Kommunstyrelsens arbetsutskott — 5 maj 2026

KSAU § 99/2026 Diarienummer 2026/96 Presidiemöte med barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden Beslut Arbetsutskottet har tagit emot informationen. Ärendebeskrivning På dagens sammanträde deltar barn- och utbildningsnämndens ordförande Johan Svensson, M, förste vice ordförande Elisabeth Löfkvist, C, andra vice ordförande Mikael Lång, S, socialnämndens ordförande Anna Edvardsson, C, förste vice ordförande Conny Daag, M, andre vice ordförande Jonny Bengtsson, S, ledamot Nina Lindqvist, S, ekonomichef Charlotta Hägg, administrativ chef Henric Svensson, controller Maria Bengtsson, barn- och utbildningschef Martin Snickars och socialchef Marie Stjernström. Presidierna är kallade till dagens sammanträde för att följa upp ekonomin samt befintliga åtgärdsplaner för att nå en ekonomi i balans. Skickas till Ekonomikontoret Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden 2026-05-05

KSAU § 100/2026 Diarienummer 2026/119 Motion från Ronny Olsson, C om att inleda vänortssamarbete med en Ukrainsk kommun Beslut Arbetsutskottet beslutar att remittera motionen till kommunikationsstrategen för yttrande. Vidare påminns om att kontakt ska tas med motionsställaren för att säkerställa motionens intentioner. Detta ska ske innan arbete med motionsyttrande påbörjas. Sammanfattning En motion om vänortssamarbete har lämnats in. Ärendebeskrivning Fullmäktigeledamot Ronny Olsson, C har lämnat in en motion om att inleda ett vänortssamarbete med en Ukrainsk kommun. I motionen framgår att inleda ett vänortssamarbete med en kommun i Ukraina skulle visa att kommunen står bakom Ukraina. Motionsställaren hänvisar till att andra kommuner i Sverige har inlett olika samarbeten med Ukraina. Beslutsunderlag Motion från Ronny Olsson, C Kommunfullmäktige § 52/2026 2026-05-05 Skickas till Kommunikationsstrategen 2026-05-05

KSAU § 101/2026 Diarienummer 2026/124 Motion från Mikael Lång och Ulrica Edlund, båda S, om att öppna upp för ett levande sommartorg på Tors plan Beslut Arbetsutskottet beslutar att remittera motionen till samhällsbyggnadsgruppen för yttrande. Vidare påminns om att kontakt ska tas med motionsställaren för att säkerställa motionens intentioner. Detta ska ske innan arbete med motionsyttrande påbörjas. Sammanfattning En motion om ett levande sommartorg på Tors plan har lämnats in. Ärendebeskrivning Fullmäktigeledamöterna Mikael Lång och Ulrica Edlund, båda S, har lämnat in en motion om att öppna upp för ett levande sommartorg på Tors plan. I motionen framgår att i dagsläget nyttjas Tors plan främst till torghandel, vårmarknad och andra aktiviteter där föreningar och företag deltar. I andra kommuner bedrivs sommartorg med aktiviteter för både unga och äldre. Exempel på aktiviteter i andra kommuner är fotboll, hockey och pussel med mera. Ett levande centrum skulle gynna både handel och restauranger, och även ge både barn, ungdomar och äldre tillgång till rörelse och social närvaro. Med anledning av detta föreslår motionsställarna att möjligheten att öppna upp för ett sommartorg under säsongen 2026 utreds. 2026-05-05 Beslutsunderlag Motion från Mikael Lång och Ulrica Edlund, båda S Kommunfullmäktige § 53/2026 Skickas till Samhällsbyggnadsgruppen 2026-05-05

KSAU § 102/2026 Diarienummer 2026/133 Granskning av barn- och utbildningsnämndens ekonomistyrning och kommunstyrelsens uppsikt Beslut Arbetsutskottet beslutar att remittera granskningen till ekonomikontoret för att återkomma till arbetsutskottet med yttrande. Vidare beslutas att barn- och utbildningsnämndens yttrande ska överlämnas till kommunstyrelsen för kännedom. Sammanfattning En granskning av barn- och utbildningsnämndens ekonomistyrning och kommunstyrelsens uppsikt har genomförts och överlämnas till kommunstyrelsen för yttrande. Ärendebeskrivning Kommunens revisorer har genomfört en granskning av barn- och utbildningsnämndens ekonomistyrning och kommunstyrelsens uppsikt. Den samlade bedömningen är att kommunstyrelsen endast delvis utövar en ändamålsenlig uppsikt över nämndernas ekonomistyrning. Bedömningen baseras på att kommunstyrelsen under året drivit fram beslut att verksamheter som prognostiserar negativa avvikelser har i uppdrag att eliminera dessa samt öka fokus på kostnadskontroll och en budget i balans. Kommunstyrelsen har beslutat att en redovisning av åtgärder som 2026-05-05 genomförts för att få en budget i balans ska ske. Det framgår inte att beslut fattats när denna redovisning ska ske, eller att återrapportering till kommunstyrelsen skett under 2025. Protokoll visar inte heller att kommunstyrelsen tagit del av nämndens besparingsåtgärder inför 2026. Revisorernas uppfattning är att politiker som intervjuats varit väl medvetna om de åtgärder som tagits. Revisorerna rekommenderar kommunstyrelsen att: • Ta fram en kommunövergripande ekonomistyrningspolicy eller motsvarande styrdokument • I ekonomistyrningspolicy eller motsvarande styrdokument tydligt besluta när nämnderna ska återrapportera vidtagna åtgärder, särskilt när kommunstyrelsen beslutat att verksamheter ska eliminera budgetavvikelser. • Genom ekonomistyrningspolicy eller motsvarande styrdokument begära skriftliga åtgärdsplaner från nämnderna när underskott först identifieras – inte först när avvikelsen är stor. • Säkerställa att kommunens övergripande budget- och styrmodell får genomslag, särskilt gällande krav på kostnadskontroll och tidiga åtgärder vid avvikelser. Revisorerna ställer sig bakom de bedömningar som görs i revisionsrapporten och önskar svar på dessa från kommunstyrelsen senast den 11 juni 2026. Beslutsunderlag Rapport och missiv Granskning av barn- och utbildningsnämndens ekonomistyrning och kommunstyrelsens uppsikt Skickas till Ekonomikontoret Barn- och utbildningsnämnden 2026-05-05

KSAU § 103/2026 Diarienummer 2026/134 Granskning av intern kontroll inom föreningsbidragshanteringen Beslut Arbetsutskottet beslutar att remittera granskningen till kultur- och fritidskontoret för att återkomma till arbetsutskottet med yttrande. Sammanfattning En granskning av intern kontroll inom föreningsbidragshanteringen har genomförts och överlämnas till kommunstyrelsen för yttrande. Ärendebeskrivning Kommunens revisorer har genomfört en granskning av intern kontroll inom föreningsbidragshanteringen. Den samlade bedömningen är att kommunstyrelsen endast delvis säkerställer en tillräcklig intern kontroll avseende utbetalning av föreningsbidrag. Utifrån resultatet av granskningen rekommenderas kommunstyrelsen att: • Säkerställa att det finns rutiner eller riktlinjer som beskriver hur misstänkta felaktiga utbetalningar av föreningsbidrag ska hanteras. • Överväga att specificera beloppsgränser för utbetalning av aktivitetsbidrag och lokalbidrag till föreningar i gällande bidragsregler. • Säkerställ att relevanta handläggningsmoment rörande föreningsbidrag är dokumenterade i form av rutiner eller riktlinjer. 2026-05-05 • Säkerställa att relevant personal erbjuds löpande och systematisk kompetensutveckling gällande handläggning och uppföljning av föreningsbidrag, utifrån risken för oegentligheter och/eller välfärdsbedrägerier. • Säkerställ att gällande bidragsregler efterlevs i handläggningen av föreningsbidrag. • Överväga att upprätta riktlinjer eller rutiner som reglerar hur utökade driftsbidrag ska bedömas för att säkerställa en transparent och likvärdig hantering. Revisorerna ställer sig bakom de bedömningar som görs i revisionsrapporten och önskar svar på dessa från kommunstyrelsen senast den 3 september 2026. Beslutsunderlag Rapport och missiv Granskning av intern kontroll inom föreningsbidragshanteringen Skickas till Kultur- och fritidskontoret 2026-05-05

KSAU § 104/2026 Diarienummer 2026/128 Samrådsyttrande avseende Vetlanda kommuns nya översiktsplan Förslag Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna samrådsyttrande avseende Vetlanda kommuns nya översiktsplan. Sammanfattning Hultsfreds kommun har fått möjlighet att yttra sig i samband med samråd av Vetlanda kommuns nya översiktsplan. Ärendebeskrivning Hultsfreds kommun har getts möjlighet att yttra sig i samband med samråd av Vetlanda kommuns nya översiktsplan. Samrådsförslaget redovisar en positiv inställning till att förenkla kollektivt resande mellan Vetlanda och sina grannkommuner, däribland Hultsfred. Detta är något som Hultsfreds kommun ser som positivt. Samrådsförslaget identifierar ett potentiellt område för vindkraftsetablering i anslutning till den gemensamma kommungränsen, i södra delen av Hultsfreds kommun. Vetlanda anger i samrådsförslaget att samråd ska ske med grannkommuner vid en placering närmare än två kilometer från respektive kommungräns. Detta ser Hultsfreds kommun som positivt. Vid sjön Hjortesjön finns ett utpekat område för utveckling i strandnära läge (LIS-område). Hjortesjön ligger både inom Vetlanda kommun och Hultsfreds kommun. Hultsfreds kommun har inget något att erinra kring ett sådant utpekande. 2026-05-05 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse planarkitekt 2026-04-15 Skickas till Kommunstyrelsen 2026-05-05 Detaljplanens innehåll Genom detaljplanen föreslås fastigheten utökas mot norr och söder med totalt ca 690 kvadratmeter. Dessa delar ligger inom kommunens fastighet Planområdet mäter totalt ca 7075 kvadratmeter och anges för centrum- och bostadsändamål med flexibilitet och byggrätt för utvecklingsmöjlighet. Byggrätten föreslås till byggnadsarea motsvarande 30% av egenskapsområdets area (ca 4820 kvadratmeter). Möjligheter finns att renovera, bygga till eller bygga nytt inom planområdet. Befintlig bebyggelse ges lättnader gentemot tidigare detaljplan inom ämnet att behålla kulturhistoriska karaktärsdrag. Restriktioner för markens användning ges i form av prickmark, samt med förbud mot att hårdgöra eller anpassa mark som ansluter till känslig natur till körbara ytor. Enligt upprättad undersökning om betydande miljöpåverkan (UBM) kan detaljplanen inte antas medföra en betydande miljöpåverkan. Beslutet tas enligt miljöbalken 6 kap. 5, 7 §§ och plan- och bygglagen 5 kap. 11 a §. Konsekvenser Fastigheten ges möjlighet att utökas till mark som ligger inom kommunens fastighet Ett genomförande kräver markköp samt en fastighetsreglering. Inom området finns en magasinsbyggnad samt brunn som ägs av Hultsfreds kommun, vilket behöver hanteras inom markköpet. Planförslaget medför inga kommunala åtaganden. Till följd av beslutet offentliggörs planförslaget och sänds ut för granskningsskede enligt plan- och bygglag 5 kap. 18 §. Beslutsunderlag Planbeskrivning, granskningshandling, 2025-12-02 Plankarta, granskningshandling, 2025-12-02 Samrådsredogörelse, granskningshandling, 2026-04-15 UBM, granskningshandling, 2026-04-17 Tjänsteskrivelse planarkitekt 2026-04-21 2026-05-05 Skickas till Kommunstyrelsen 2026-05-05

§ 105 Beslut om granskning för detaljplan 2026/130 – Hultsfred

KSAU § 106/2026 Diarienummer 2026/129 Återrapportering gällande granskning av direktupphandling Beslut Arbetsutskottet godkänner återrapporteringen gällande granskningen av direktupphandling. Sammanfattning Administrativ chef återrapporterar till arbetsutskottet hur arbetet med åtgärder utifrån revisionens granskning av direktupphandling har fortskridit. Ärendebeskrivning Azets Revision & Rådgivning AB har på uppdrag av revisorerna i Hultsfreds kommun granskat direktupphandlingar i kommunen. Syftet med granskningen var att bedöma om kommunstyrelsen och berörda nämnder har en tillräcklig intern kontroll i arbetet med direktupphandling. Revisorernas samlade bedömning utifrån granskningens syfte var att kommunstyrelsen och berörda nämnder endast delvis har en tillräcklig intern kontroll i arbetet med direktupphandling. Azets ansåg att det fanns brister i kommunens interna kontroll avseende att säkerställa att direktupphandlingar genomförs i enlighet med egna riktlinjer samt gällande lagstiftning. Ekonomichef i samråd med administrativ chef tog fram förslag till svar på granskningen som kommunstyrelsen godkänt, KS § 69/2025. Samtidigt fick administrativ chef i uppdrag att säkerställa att föreslagna åtgärder genomförs samt att återrapportering ska ske till arbetsutskottet. 2026-05-05 Nedan återges revisionens rekommendationer, ekonomikontorets svar på åtgärder samt återrapportering av hur arbetet fortskridit. 1. Stärka den interna kontrollen avseende direktupphandling enligt kommunens egna riktlinjer samt säkerställa att dokumentationskravet avseende inköp över 100 000 kronor uppfylls Kommentar: Här föreslås att enheten för ekonomi- och löneadministration utökar sin interna kontroll med en punkt för granskning av direktupphandling. Inköpssamordnaren får i uppdrag att stickprovsgranska riktlinjernas efterlevnad, hur direktupphandlingar dokumenteras samt att de inte överstiger fastställda beloppsgränser. Återrapportering: Stickprovsgranskning av direktupphandlingar har skrivits in i internkontrollplanen för Enheten för ekonomi- och löneadministration till 2026. Inköpssamordnare har stickprovsgranskat under hösten 2025 genom att mejla till slumpmässigt utvalda chefer och be dem återkomma med senaste genomförda direktupphandling. Kontroll har skett av beloppsgränser, avtalsperiod och dokumentation. Av 13 stickprov har 6 en anmärkning där främst dokumentation av inkomna offerter saknas. I syfte att hjälpa verksamheter göra rätt har digitaliseringsansökan för e- tjänst för direktupphandlingar har skickats in men är inte en av de prioriterade e-tjänsterna 2026. 2. Tillse att en inköpsansvarig utses för varje verksamhet för att stärka samordningen av inköp och avtal ute i verksamheterna Kommentar: Kommunen avser inte att utse inköpsansvariga i varje verksamhet med hänsyn till ansvarsfördelning och resursförutsättningar. I stället prioriteras att förstärka det centrala stödet via inköpssamordnaren och att säkerställa att verksamheterna har tillgång till tydlig vägledning. Översyn av befintliga rutiner kommer att ske och informationsinsatser för att nå ut med dessa rutiner kommer att genomföras. Återrapportering: Inköpssamordnare har gjort informationsinsatser genom informationsutskick, deltagande på ledningsgruppsmöten samt basutbildningen för chefer. Samtal med Upphandlingsenheten pågår om en LOU-utbildning för chefer och inköpsansvariga i verksamheterna under 2026. När kommunens lärplattform lanseras planeras den innehålla utbildningar om inköp och upphandling. 2026-05-05 3. Ta fram rutiner för att kontrollera att direktupphandlingar inte överstiger direktupphandlingsgränsen Kommentar: Det finns framtagna rutiner och stödmaterial som tydliggör beloppsgränser och krav vid direktupphandling. Granskningen visar dock att efterlevnaden brister, vilket tyder på behov av att stärka uppföljningen och medvetandegörandet hos berörda medarbetare. Enheten för ekonomi- och löneadministration kommer därför att se över hur dessa rutiner kan förankras bättre i verksamheterna, bland annat genom ökad information, riktade utbildningsinsatser och förstärkt intern kontroll. Återrapportering: Inköpssamordnare och ekonomiassistent har börjat föra en Excelfil över utlägg. Vid avvikelser från avtal (främst Ge-kås, Rusta, Dollarstore och Jysk) skickas ett mejl till chefen och påtalar att det är felaktigt hanterat. Vid större avvikelser, om beloppet överstiger 1000kr, så ska chefen till påskrivande chef meddelas. 4. Säkerställa att medarbetare som genomför inköp erhåller utbildningsinsatser och medvetandegörs rörande vikten av följsamhet till gällande lagstiftning Kommentar: Enheten för ekonomi- och löneadministration kommer att se över hur interna kommunikationen kan förbättras och genomföra utbildningsinsatser till alla inköpare i detta avseende. Sammanfattningsvis instämmer enheten i flera av de iakttagelser som framkommit i granskningen, och har initierat eller planerat åtgärder för att stärka kommunens arbete med direktupphandlingar i enlighet med gällande regelverk och riktlinjer. Återrapportering: Se svar på tidigare punkter. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse administrativ chef 2026-04-10 Skickas till Administrativa chefen 2026-05-05

KSAU § 107/2026 Diarienummer 2026/126 Registerförteckning för kommunstyrelsen Förslag Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att godkänna förslag till registerförteckning för kommunstyrelsen att gälla från och med 1 juni 2026. Registerförteckningen ska redovisas för kommunstyrelsen en gång per år. Vidare föreslås att kommunkansliet får det övergripande ansvaret för registerförteckningen vad gäller aktualitet och enklare revideringar. Slutligen föreslås att samtliga blanketter för personuppgiftsbehandlingar upphör att gälla den 1 juni 2026. Sammanfattning Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för kommunstyrelsens förvalt- ning. Förslag till registerförteckning har tagits fram och föreslås gälla för hela kommunstyrelsens förvaltning. Detta register ersätter alla blanketter avseende personuppgiftsbehandlingar som idag finns i förvaltningen. Detta är också en del i arbetet för att möjliggöra en säkrare, effektivare och enhet- lig hantering av personuppgiftsbehandlingar. Ärendebeskrivning Bakgrund Enligt artikel 30 i dataskyddsförordningen är personuppgiftsansvariga skyldiga att föra register över sina behandlingar av personuppgifter. 2026-05-05 Register ska upprättas skriftligen, vara tillgängliga i elektroniskt format och hållas uppdaterade. Nuläget Respektive verksamhet i kommunstyrelsens förvaltning har använt en pappersblankett för varje personuppgiftsbehandling som har arkiverats hos respektive verksamhet. Blanketterna har tidigare undertecknats av ordfö- rande, den uppgiften utgår härmed. Att samla samtliga personuppgifts- behandlingar i en registerförteckning som specificerar på ett gemensamt och överskådligt vis hur de olika personuppgiftsbehandlingarna hanteras för att säkerställa dess säkerhet. Kommunkansliet har haft engagerade möten med alla verksamheterna för en noggrann genomgång, justeringar och kompletteringar har genomförts för att få en för kommunstyrelsen gemensam registerförteckning. Samtliga blanketter är ersatta med registerförteckningen. Registerförteckningen är ett levande dokument som kommunkansliet har det övergripande ansvaret att hålla den aktuell. Kommunkansliet kommer att ha skrivrättigheter och övriga verksamheter får läsbehörighet. Det är alla verksamheters ansvar att hålla den aktuell. Vid större ändringar bör registerförteckningen lyftas till kommunstyrelsen för godkännande. Kommunkansliet får det övergripande ansvaret för registerförteckningen vad gäller aktualitet och enklare revideringar. Registerförteckningen ska redovisas för kommunstyrelsen en gång per år. Beslutsunderlag Förslag till registerförteckning för kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse handläggare 2026-04-23 Skickas till Kommunstyrelsen 2026-05-05

KSAU § 108/2026 Diarienummer 2026/7 Anmälningsärenden 1. Arbetsförmedlingens månadsstatistik mars 2026 2. Arbetsförmedlingens statistik uppdelad per kommun mars 2026