Kommunstyrelsen — 24 september 2026

§ 214 Dnr 2025KS445 Antagande av policy för inköp och upphandling i Härryda kommun Beslut Kommunfullmäktige återremitterar ärendet till kommunstyrelsen för att: • Arbeta in kollektivavtalsliknande villkor, samt begränsning av underentreprenörer till tre led. • Omarbeta policyn med tillägg om att så långt det är möjligt, inom gällande EU-rätt och gällande lagstiftning, begränsa antal underleverantörsled. Sammanfattning av ärendet De nuvarande styrdokumenten för inköp och upphandling är daterade och ett förslag till nya styrdokument har tagits fram för att möta dagens förutsättningar och utmaningar, bland annat förändrade marknadsförhållanden och ökad sårbarhet i leveranskedjor. Policyn fastställer de övergripande målen och principerna och gäller för kommunen samt dess helägda bolag, medan riktlinjerna ger detaljerad vägledning för hur målen ska omsättas i praktiken. Styrdokumenten har tagits fram i samarbete med kommunens bolag och berörda verksamheter, inom ramen för det uppdrag som ekonomiutskottet gett förvaltningen, och behandlats fortlöpande i ekonomiutskottet. Förslaget presenteras nu för beslut i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Strukturen följer kommunens nya riktlinjer för styrdokument. Beslutsunderlag • Kommunstyrelsens beslut 20 november 2025 § 325 • Tjänsteskrivelse 27 oktober 2025 • Policy för upphandling och inköp 20 oktober 2025 • Riktlinjer för upphandling och inköp 20 oktober 2025 • Policy för upphandling och inköp, antagen 27 mars 2017 § 60 • Strategi för upphandling och inköp, antagen 6 mars 2017 § 66 Förslag till beslut på sammanträdet Ulla-Karin Johansson (S) föreslår med instämmande av Åsa Garberg (V), Thomas Gustavsson (S) och Kajsa Lottasdotter (S) att kommunfullmäktige återremitterar ärendet till kommunstyrelsen för att arbeta in kollektivavtalsliknande villkor, samt begränsning av underentreprenörer till tre led. Signatur justerande Utdragsbestyrkande SSididaa 1 13 6a va v5 187 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2025-12-11 Peter Arvidsson (SD) föreslår att kommunfullmäktige återremitterar ärendet till kommunstyrelsen för att omarbeta policyn med tillägg om att så långt det är möjligt, inom gällande EU-rätt och gällande lagstiftning, begränsa antal underleverantörsled. Beslutsgång Ordföranden redovisar att han först kommer att ställa Ulla-Karin Johanssons förslag om återremiss mot avslag och därefter Peter Arvidssons förslag om återremiss mot avslag. Om kommunfullmäktige avslår båda förslag om återremiss innebär det att ärendet avgörs idag och ordföranden kommer ställa kommunstyrelsens förslag mot avslag. Ulla-Karin Johanssons förslag om återremiss och avslag Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att kommunfullmäktige beslutar att avslå Ulla-Karin Johanssons förslag om återremiss. Omröstning begärs. Kommunfullmäktige godkänner följande beslutsgång: Ja-röst för att avslå Ulla-Karin Johanssons förslag Nej-röst för att bifalla Ulla-Karin Johanssons förslag Med 27 ja-röster och 20 nej-röster beslutar kommunfullmäktige att återremittera ärendet till kommunstyrelsen enligt Ulla-Karin Johanssons förslag. Ärendet har återremitterats, med stöd av 5 kap. 50 § kommunallagen, eftersom minst en tredjedel av kommunfullmäktiges ledamöter röstade för det. Hur var och en röstade framgår av omröstningslista 3. Peter Arvidssons förslag om återremiss och avslag Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att kommunfullmäktige beslutar att avslå Peter Arvidssons förslag om återremiss. Omröstning begärs. Kommunfullmäktige godkänner följande beslutsgång: Ja-röst för att avslå Peter Arvidssons förslag Nej-röst för att bifalla Peter Arvidssons förslag Med 21 ja-röster och 25 nej-röster beslutar kommunfullmäktige att återremittera ärendet till kommunstyrelsen enligt Peter Arvidssons förslag. Hur var och en röstade framgår av omröstningslista 4. Signatur justerande Utdragsbestyrkande SSididaa 1 23 7a va v5 187 VOTERINGSLISTA Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2025-12-11 Voteringslista: § 214 Ärende: Antagande av policy för inköp och upphandling i Härryda kommun, 2025KS445 Omröstningslista 3 Ledamot Ja Nej Avstår Ulla-Karin Johansson (S), ledamot X Björn Magnusson (S), ordförande X Gunilla Wathne (S), ledamot X Monica Bengtsson (S), ledamot X Jonas Andersson (S), ledamot X Berit Müllerström (S), ledamot X Lena Fredriksson (S), ledamot X Kajsa Lottasdotter (S), ledamot X Rolf Vestman (S), ledamot X Siw Hallbert (S), ledamot X Thomas Gustafsson (S), ledamot X Björn Mattsson (V), ledamot X Åsa Garberg (V), ledamot X Måns Pär Fogelberg (V), ledamot X Marie Strid (MP), ledamot X Roland Jonsson (MP), ledamot X Kristin Schmitt (MP), ledamot X Peter Arvidsson (SD), ledamot X Per Olov Risman (SD), ledamot X Patrik Strömsten (SD), ledamot X Stefan Arveros (SD), ledamot X Robert Thorin (SD), ledamot X Peter Numerius (M), ersättare X Ingemar Lindblom (M), ersättare X Lennart Vinqvist (SP), ersättare X Robert Langholz (S), ledamot X Kristin Arplöw (S), ledamot X Patrik Linde (S), ledamot X Jan Gustavsson (KP), ledamot X Martin Tengfjord (SP), ledamot X Lars Klokkervold Landrö (KD), ledamot X Håkan Eriksson (KD), ledamot X SSididaa 1 33 8a va v5 187 VOTERINGSLISTA Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2025-12-11 Anita Anger (L), ledamot X Anders Halldén (L), ledamot X Gun Wågsjö (C), ledamot X Tony Wahl (C), ledamot X Maria Kornevik Jakobsson (C), ledamot X Katia Petkova Valkova (M), ledamot X Hengameh Mokhtari Madjd (M), ledamot X Eva Karlsson (M), ledamot X Kristina Andrén (M), 2:e vice ordförande X Mikael Johannison (M), ledamot X Gunnar Häggström (M), vice ordförande X Grim Pedersen (M), ledamot X Evalotta Liljenzin (M), ledamot X Kersti Lagergren (M), ledamot X Per Vorberg (M), ledamot X Resultat 27 20 0 Omröstningslista 4 Ledamot Ja Nej Avstår Per Vorberg (M), ledamot X Kersti Lagergren (M), ledamot X Evalotta Liljenzin (M), ledamot X Grim Pedersen (M), ledamot X Gunnar Häggström (M), vice ordförande X Mikael Johannison (M), ledamot X Kristina Andrén (M), 2:e vice ordförande X Eva Karlsson (M), ledamot X Hengameh Mokhtari Madjd (M), ledamot X Katia Petkova Valkova (M), ledamot X Maria Kornevik Jakobsson (C), ledamot X Tony Wahl (C), ledamot X Gun Wågsjö (C), ledamot X Anders Halldén (L), ledamot X Anita Anger (L), ledamot X Håkan Eriksson (KD), ledamot X Lars Klokkervold Landrö (KD), ledamot X Martin Tengfjord (SP), ledamot X SSididaa 1 43 9a va v5 187 VOTERINGSLISTA Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2025-12-11 Jan Gustavsson (KP), ledamot X Patrik Linde (S), ledamot X Kristin Arplöw (S), ledamot X Robert Langholz (S), ledamot X Ulla-Karin Johansson (S), ledamot X Björn Magnusson (S), ordförande X Gunilla Wathne (S), ledamot X Monica Bengtsson (S), ledamot X Jonas Andersson (S), ledamot X Berit Müllerström (S), ledamot X Lena Fredriksson (S), ledamot X Kajsa Lottasdotter (S), ledamot X Rolf Vestman (S), ledamot X Siw Hallbert (S), ledamot X Thomas Gustafsson (S), ledamot X Björn Mattsson (V), ledamot X Åsa Garberg (V), ledamot X Måns Pär Fogelberg (V), ledamot X Marie Strid (MP), ledamot X Roland Jonsson (MP), ledamot X Kristin Schmitt (MP), ledamot X Peter Arvidsson (SD), ledamot X Per Olov Risman (SD), ledamot X Patrik Strömsten (SD), ledamot X Stefan Arveros (SD), ledamot X Robert Thorin (SD), ledamot X Peter Numerius (M), ersättare X Ingemar Lindblom (M), ersättare X Lennart Vinqvist (SP), ersättare X Resultat 21 25 1 SSididaa 1 54 0a va v5 187 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2025-11-20

§ 280 Dnr 2025KS445 Policy för inköp och upphandling i Härryda kommun Beslut Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Kommunfullmäktige antar Policy för inköp och upphandling. Kommunfullmäktige upphäver Policy för upphandling och inköp, antagen av kommunfullmäktige 27 mars 2017 § 60. Reservation Patrik Linde (S), Ulla-Karin Johansson (S), Berit Müllerström (S), Marie Strid (MP) och Thomas Gustafsson (S) reserverar sig mot beslutet. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade den 11 december 2025 § 214 att återremittera ärendet om Nya styrdokument för inköp och upphandling till kommunstyrelsen. Kommunfullmäktiges återremiss avser Policy för inköp och upphandling. Riktlinjer för inköp och upphandling omfattas inte av återremissen och har därför inte reviderats. Återremissen omfattade två yrkanden. Det ena var ett minoritetsyrkande om att arbeta in kollektivavtalsliknande villkor samt begränsning av underentreprenörer till tre led. Det andra yrkandet, som fick stöd av en majoritet, innebar att policyn skulle kompletteras med en skrivning om att, så långt det är möjligt inom gällande EU-rätt och lagstiftning, begränsa antalet underleverantörsled. Med anledning av kommunfullmäktiges majoritetsbeslut har förslaget till Policy för inköp och upphandling reviderats avseende begränsning av underleverantörsled. Kompletteringen återfinns under rubriken Förebyggande av välfärdsbrottslighet och korruption. Tidigare tjänsteskrivelse daterad den 27 oktober 2025 kvarstår oförändrad. Beslutsunderlag • Tjänsteskrivelse 31 augusti 2026 • Kommunfullmäktiges beslut 11 december 2025 § 214 • Kommunstyrelsens beslut 20 november 2025 § 325 • Tjänsteskrivelse 27 oktober 2025 • Policy för inköp och upphandling 31 augusti 2026 Signatur justerande Utdragsbestyrkande SSididaa 1 13 1a va v2 187 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2026-09-24 • Riktlinjer för inköp och upphandling 20 oktober 2025 • Policy för upphandling och inköp, antagen 27 mars 2017 § 60 • Strategi för upphandling och inköp, antagen 6 mars 2017 § 6 Förslag till beslut på sammanträdet Per Vorberg (M) föreslår att kommunstyrelsen, i enlighet med förvaltningens förslag, förslår att kommunfullmäktige antar Policy för inköp och upphandling samt att kommunfullmäktige upphäver Policy för upphandling och inköp, antagen av kommunfullmäktige 27 mars 2017 § 60. Patrik Linde (S) föreslår med instämmande av Marie Strid (MP) att kommunstyrelsen återremitterar ärendet för att införa krav på kollektivavtalslikande villkor samt sätta kravet på att begränsa antalet underentreprenörsled till två. Beslutsgång Ordföranden redovisar att han kommer ställa Per Vorbergs förslag mot Patrik Lindes förslag. Kommunstyrelsen godkänner redovisad beslutsgång. Per Vorbergs och Patrik Lindes förslag Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att kommunstyrelsen bifaller Per Vorbergs förslag. Omröstning begärs. Kommunstyrelsen godkänner följande beslutsgång: Ja-röst för att bifalla Per Vorbergs förslag Nej-röst för att bifalla Patrik Lindes förslag Med 6 ja-röster, 5 nej-röster och 2 avstår bifaller kommunstyrelsen Per Vorbergs förslag. Hur var och en röstade framgår av omröstningslista 3. Signatur justerande Utdragsbestyrkande SSididaa 1 23 2a va v2 187 TJÄNSTESKRIVELSE Ekonomi- och upphandlingsfunktionen Marlene Sahibzada Kommunstyrelsen Datum Diarienummer 2026-08-31 2025KS445 050 Policy och riktlinjer för inköp och upphandling i Härryda kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Kommunfullmäktige antar Policy för inköp och upphandling. Kommunfullmäktige upphäver Policy för upphandling och inköp, antagen av kommunfullmäktige 27 mars 2017 § 60. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade den 11 december 2025 § 214 att återremittera ärendet om Nya styrdokument för inköp och upphandling till kommunstyrelsen. Kommunfullmäktiges återremiss avser Policy för inköp och upphandling. Riktlinjer för inköp och upphandling omfattas inte av återremissen och har därför inte reviderats. Återremissen omfattade två yrkanden. Det ena var ett minoritetsyrkande om att arbeta in kollektivavtalsliknande villkor samt begränsning av underentreprenörer till tre led. Det andra yrkandet, som fick stöd av en majoritet, innebar att policyn skulle kompletteras med en skrivning om att, så långt det är möjligt inom gällande EU-rätt och lagstiftning, begränsa antalet underleverantörsled. Med anledning av kommunfullmäktiges majoritetsbeslut har förslaget till Policy för inköp och upphandling reviderats avseende begränsning av underleverantörsled. Kompletteringen återfinns under rubriken Förebyggande av välfärdsbrottslighet och korruption. Tidigare tjänsteskrivelse daterad den 27 oktober 2025 kvarstår oförändrad. Beslutsunderlag • Tjänsteskrivelse 31 augusti 2026 • Kommunfullmäktiges beslut 11 december 2025 § 214 • Kommunstyrelsens beslut 20 november 2025 § 325 • Tjänsteskrivelse 27 oktober 2025 • Policy för inköp och upphandling 31 augusti 2026 • Riktlinjer för inköp och upphandling 20 oktober 2025 • Policy för upphandling och inköp, antagen 27 mars 2017 § 60 • Strategi för upphandling och inköp, antagen 6 mars 2017 § 66 Ärendet Bakgrund Förslag till ny Policy för inköp och upphandling och nya Riktlinjer för inköp och upphandling har tidigare beretts och behandlats politiskt. Bakgrund, syfte och den ursprungliga beredningen av styrdokumenten framgår av tjänsteskrivelse daterad den 27 oktober 2025, vilken kvarstår oförändrad. Kommunfullmäktige behandlade ärendet den 11 december 2025 § 214 och beslutade att återremittera ärendet till kommunstyrelsen. Återremissen omfattade två yrkanden. Det ena var ett minoritetsyrkande om att arbeta in kollektivavtalsliknande villkor samt begränsning av underentreprenörer till tre led. Det andra yrkandet, som fick stöd av en majoritet, innebar att policyn skulle kompletteras med en skrivning om att, så långt det är möjligt inom gällande EU-rätt och lagstiftning, begränsa antalet underleverantörsled. Hantering av återremissen Med anledning av kommunfullmäktiges majoritetsbeslut har förslaget till Policy för inköp och upphandling reviderats avseende begränsning av underleverantörsled. Minoritetsyrkandet har inte föranlett någon revidering, eftersom de föreslagna kraven inte bedöms vara förenliga med gällande upphandlingslagstiftning. Policyn har under rubriken Förebyggande av välfärdsbrottslighet och korruption kompletterats med en skrivning om att kommunen, för att minska risker kopplade till välfärdsbrottslighet och osunda affärsmetoder, inom ramen för gällande lagstiftning ska ställa krav som skapar insyn i leverantörskedjan, exempelvis genom att säkerställa spårbarhet. När det är motiverat kan kommunen även ställa krav som begränsar antalet underleverantörsled. Förvaltningen bedömer att skrivningen svarar mot kommunfullmäktiges majoritetsbeslut och samtidigt ger utrymme för en proportionerlig tillämpning utifrån den enskilda upphandlingens art, omfattning och marknadsförutsättningar. Kommunfullmäktiges återremiss avser Policy för inköp och upphandling. Kommunstyrelsen har tidigare beslutat att anta Riktlinjer för inköp och upphandling under förutsättning att kommunfullmäktige antar policyn. Riktlinjerna omfattas inte av återremissen och har inte reviderats. Ekonomiska konsekvenser Förvaltningen bedömer att revideringen av policyn i huvudsak inte medför några direkta ekonomiska konsekvenser. En begränsning av underleverantörsled kan i vissa fall påverka konkurrensen och därmed prisbilden i upphandlingar. Det kan därför inte uteslutas att sådana krav i enskilda fall medför ökade kostnader. Eventuella ekonomiska konsekvenser är beroende av hur kraven tillämpas i den enskilda upphandlingen. Förvaltningens bedömning Förvaltningen bedömer att den reviderade skrivningen i Policy för inköp och upphandling svarar mot kommunfullmäktiges majoritetsbeslut avseende begränsning av underleverantörsled. Förvaltningen bedömer att Policy för inköp och upphandling kan lämnas till kommunfullmäktige för beslut. Pia Alhäll Oskar Nilsson Kommundirektör Ekonomichef SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2025-12-11

§ 325 Dnr 2025KS445 Policy och riktlinjer för inköp och upphandling i Härryda kommun Beslut Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Kommunfullmäktige antar Policy för inköp och upphandling. Kommunfullmäktige upphäver Policy för upphandling och inköp, antagen av kommunfullmäktige 27 mars 2017 § 60. Kommunstyrelsens beslut Under förutsättning att kommunfullmäktige antar Policy för inköp och upphandling, antar kommunstyrelsen Riktlinjer för inköp och upphandling. Kommunstyrelsen upphäver Strategi för upphandling och inköp, antagen av kommunstyrelsen 6 mars 2017 § 66. Sammanfattning av ärendet De nuvarande styrdokumenten för inköp och upphandling är daterade och ett förslag till nya styrdokument har tagits fram för att möta dagens förutsättningar och utmaningar, bland annat förändrade marknadsförhållanden och ökad sårbarhet i leveranskedjor. Policyn fastställer de övergripande målen och principerna och gäller för kommunen samt dess helägda bolag, medan riktlinjerna ger detaljerad vägledning för hur målen ska omsättas i praktiken. Styrdokumenten har tagits fram i samarbete med kommunens bolag och berörda verksamheter, inom ramen för det uppdrag som ekonomiutskottet gett förvaltningen, och behandlats fortlöpande i ekonomiutskottet. Förslaget presenteras nu för beslut i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Strukturen följer kommunens nya riktlinjer för styrdokument. Beslutsunderlag • Tjänsteskrivelse 27 oktober 2025 • Policy för upphandling och inköp 20 oktober 2025 • Riktlinjer för upphandling och inköp 20 oktober 2025 • Policy för upphandling och inköp, antagen 27 mars 2017 § 60 • Strategi för upphandling och inköp, antagen 6 mars 2017 § 66 Signatur justerande Utdragsbestyrkande SSididaa 1 14 1a va v2 187 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2025-11-20 Förslag till beslut på sammanträdet Per Vorberg (M) föreslår med instämmande av Peter Arvidsson (SD) att kommunstyrelsen, i enlighet med förvaltningens förslag, föreslår att kommunfullmäktige antar Policy för inköp och upphandling samt att kommunfullmäktige upphäver Policy för upphandling och inköp, antagen av kommunfullmäktige 27 mars 2017 § 60. Samt att kommunstyrelsen, under förutsättning att kommunfullmäktige antar Policy för inköp och upphandling, antar Riktlinjer för inköp och upphandling, och upphäver Strategi för upphandling och inköp, antagen av kommunstyrelsen 6 mars 2017 § 66. Ulla-Karin Johansson (S) föreslår med instämmande av Björn Mattsson (V) att kommunstyrelsen bifaller Per Vorbergs förslag, med tillägget om kollektivavtalsliknande och begränsning i entreprenörskapsleden. Peter Arvidsson (SD) föreslår att kommunstyrelsen avslår Ulla-Karin Johanssons tilläggsförslag. Beslutsgång Ordföranden redovisar att han kommer att fråga om kommunstyrelsen beslutar enligt Per Vorbergs förslag. Om kommunstyrelsen beslutar enligt Per Vorbergs förslag kommer ordföranden ställa Ulla-Karin Johanssons tilläggsförslag mot avslag. Kommunstyrelsen godkänner redovisad beslutsgång. Per Vorbergs förslag Ordföranden frågar om kommunstyrelsen bifaller Per Vorbergs förslag och finner att så sker. Ulla-Karin Johanssons tilläggsförslag och avslag Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att kommunstyrelsen avslår Ulla-Karin Johanssons tilläggsförslag. Signatur justerande Utdragsbestyrkande SSididaa 1 24 2a va v2 187 TJÄNSTESKRIVELSE Ekonomi och upphandlingsfunktionen Marlene Sahibzada Kommunstyrelsen Datum Diarienummer 2025-10-27 2025KS445 050 Policy och riktlinjer för inköp och upphandling i Härryda kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Kommunfullmäktige antar Policy för inköp och upphandling. Kommunfullmäktige upphäver Policy för upphandling och inköp, antagen av kommunfullmäktige 27 mars 2017 § 60. Kommunstyrelsens beslut Under förutsättning att kommunfullmäktige antar Policy för inköp och upphandling, antar kommunstyrelsen Riktlinjer för inköp och upphandling. Kommunstyrelsen upphäver Strategi för upphandling och inköp, antagen av kommunstyrelsen 6 mars 2017 § 66. Sammanfattning av ärendet De nuvarande styrdokumenten för inköp och upphandling är daterade och ett förslag till nya styrdokument har tagits fram för att möta dagens förutsättningar och utmaningar, bland annat förändrade marknadsförhållanden och ökad sårbarhet i leveranskedjor. Policyn fastställer de övergripande målen och principerna och gäller för kommunen samt dess helägda bolag, medan riktlinjerna ger detaljerad vägledning för hur målen ska omsättas i praktiken. Styrdokumenten har tagits fram i samarbete med kommunens bolag och berörda verksamheter, inom ramen för det uppdrag som ekonomiutskottet gett förvaltningen, och behandlats fortlöpande i ekonomiutskottet. Förslaget presenteras nu för beslut i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Strukturen följer kommunens nya riktlinjer för styrdokument. Beslutsunderlag • Tjänsteskrivelse 27 oktober 2025 • Policy för upphandling och inköp 20 oktober 2025 • Riktlinjer för upphandling och inköp 20 oktober 2025 • Policy för upphandling och inköp, antagen 27 mars 2017 § 60 • Strategi för upphandling och inköp, antagen 6 mars 2017 § 66 Ärendet Bakgrund De nuvarande styrdokumenten för inköp och upphandling är daterade och behöver uppdateras för att säkerställa att de är anpassade till dagens förutsättningar och utmaningar. Sedan de tidigare dokumenten antogs har det skett betydande förändringar som påverkar upphandlingsområdet, bland annat förändrade marknadsförhållanden och ökad sårbarhet i leveranskedjor samt i samhällsviktig välfärdsverksamhet. Dessa förändringar gör det nödvändigt att revidera befintliga policyer och riktlinjer för att säkerställa att upphandlingsverksamheten bedrivs effektivt, rättssäkert och hållbart. Ansvar och syfte Policyn anger de övergripande målen och principerna för inköp och upphandling och gäller för samtliga verksamheter och bolag inom kommunen samt kommunens helägda bolag. De syftar till att säkerställa god ekonomisk hushållning, långsiktig kvalitet och tillförlitlighet i leveranser, sund konkurrens, rättssäkerhet och transparens, robust försörjning av samhällsviktig verksamhet samt motverkande av välfärdsbrottslighet. Kommunfullmäktige ansvarar för att anta policyn. Riktlinjerna är ett stöd för alla som genomför inköp och upphandlingar inom kommunens förvaltning. De ska säkerställa att arbetet sker planerat, effektivt och rättssäkert, och tydliggör roller, ansvar och gränsdragningar inom organisationen. Riktlinjerna omfattar bland annat: • Planering och behovsanalys • Samordning och samverkan • Avtalsuppföljning • Hållbarhets- och miljökrav • Sociala och ekonomiska krav • Förebyggande av välfärdsbrottslighet • Krisberedskap • Dialog och rapportering De upprättas och beslutas av respektive styrelse. I detta ärende avser riktlinjerna kommunens förvaltning och beslutas av kommunstyrelsen. Tillvägagångssätt Förslaget till nya styrdokument har tagits fram i samarbete med kommunens helägda bolag och berörda verksamheter inom förvaltningen. Arbetet har genomförts inom ramen för det uppdrag som ekonomiutskottet har gett förvaltningen. Under arbetets gång har ärendet fortlöpande behandlats i ekonomiutskottet. Förslaget lämnas för beslut i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. På grund av omfattande strukturella förändringar, anpassade till kommunens nya riktlinjer, biläggs inte de tidigare styrdokumenten med ändringsförslag. Uppföljning Uppföljning av styrdokumenten sker systematiskt genom rapportering till förvaltningens ledningsgrupp och ekonomiutskottet. Detta inkluderar bland annat avtalsuppföljning, upphandlingsplaner och kategoristyrning, vilket säkerställer att riktlinjerna efterlevs och att eventuella avvikelser identifieras och åtgärdas i tid. Ekonomiska konsekvenser Förvaltningen bedömer att förslaget till beslut inte medför ekonomiska konsekvenser. Förvaltningens bedömning Förvaltningen bedömer att styrdokumenten behöver revideras med anledning av de betydande förändringar som skett sedan de tidigare dokumenten antogs, exempelvis förändrade marknadsförhållanden och ökad sårbarhet i leveranskedjor. Upphandlingsverksamheten ska fortsatt bedrivas effektivt, rättssäkert och med hög kvalitet, samtidigt som arbetet behöver förstärkas för att säkerställa robust försörjning av samhällsviktig verksamhet och motverka välfärdsbrottslighet. Riktlinjerna ger vägledning för hur dessa mål omsätts i den dagliga verksamheten inom kommunens förvaltning. Pia Alhäll Oskar Nilsson Kommundirektör Ekonomichef Upprättad av ekonomi och upphandlingsfunktionen 2025-10-20 Antagen av Kommunstyrelsen 2025-xx-xx Gäller från 2025-xx-xx Dnr 2025KS445 Riktlinjer för inköp och upphandling Riktlinjer beskriver vägval för att nå önskvärd utveckling och uppsatta mål Innehåll Syfte och mål .................................................................................................. 3 Policyns övergripande mål och principer ....................................................... 3 Roller och ansvar ............................................................................................. 3 Gränsdragningar inom upphandlingsområdet............................................... 3 Styrning och effektivitet genom hela förvaltningen .......................................... 4 Samordning och samverkan vid upphandling ................................................... 5 Planering och behovsanalys ............................................................................. 5 Omvärldsbevakning ......................................................................................... 5 Systematisk avtalsuppföljning ......................................................................... 6 Hållbara inköp ................................................................................................. 6 Miljökrav ........................................................................................................ 6 Sociala krav ..................................................................................................... 6 Ekonomiska krav ............................................................................................ 7 Främjande arbete mot välfärdsbrottslighet...................................................... 7 Krisberedskap ................................................................................................. 7 Dialog och kommunikation .............................................................................. 8 Uppföljning och rapportering .......................................................................... 8 Rapportering till ekonomiutskottet ............................................................... 8 Rapportering till förvaltningens ledningsgrupp ............................................. 8 Syfte och mål Riktlinjerna är ett stöd för alla som genomför inköp och upphandlingar inom förvaltningen. De ger vägledning för att säkerställa att inköp och upphandling sker på ett planerat, effektivt och rättssäkert sätt, med hänsyn till hållbarhet och konkurrenskraft. Syftet är att bidra till att förvaltningen gör affärer som skapar långsiktigt värde för invånarna och samhället, och att säkerställa att de principer som fastställts i policyn efterlevs. Policyns övergripande mål och principer • God ekonomisk hushållning och effektiv resursanvändning • Långsiktig kvalitet och tillförlitlighet i leveranser av varor, tjänster och entreprenader • Hållbar samhällsutveckling – miljömässig, social och ekonomisk • Sund konkurrens, innovationsförmåga och mångfald på leverantörsmarknaden • Rättssäkerhet och transparens i alla upphandlingsprocesser • Robust försörjning av material och tjänster till samhällsviktig verksamhet • Motverkande av välfärdsbrottslighet Roller och ansvar Riktlinjerna omfattar hela förvaltningen och gäller för samtliga medarbetare samt externa aktörer som genomför inköp eller upphandling av varor, tjänster eller entreprenader för förvaltningens räkning. Upphandlingsenheten ansvarar för att upprätta, följa upp och vid behov revidera detta styrdokument. Gränsdragningar inom upphandlingsområdet Direktupphandling: Verksamheten genomför direktupphandlingar inom de beloppsgränser som anges i lagen om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingsenheten ger stöd och vägledning vid behov. Vid direktupphandlingar över 100 000 kronor gäller dokumentationsplikt enligt LOU med syfte att säkerställa spårbarhet och transparens. Upphandlingsenheten ska alltid involveras i dessa upphandlingar. Förnyad konkurrensutsättning: Verksamheten genomför förnyade konkurrensutsättningar (FKU) enligt ramavtal. Upphandlingsenheten ger stöd och vägledning vid behov. Vid belopp över 50 pbb ska upphandlingsenheten alltid involveras. Kommungemensamma ramavtalsupphandlingar: Upphandlingsenheten ansvarar för att upprätta och förvalta ramavtal som är kommunövergripande. Verksamhetsspecifika ramavtalsupphandlingar: Sektorsspecifika ramavtal kan antingen genomföras av upphandlingsenheten på uppdrag av berörd verksamhet eller av verksamheten själv. Oavsett vem som genomför upphandlingen ska upphandlingsenheten alltid involveras i ett tidigt skede för att säkerställa att processen följer gällande regelverk och förvaltningens riktlinjer. Objektsupphandlingar och övriga upphandlingar: För objektsupphandlingar och övriga upphandlingar som inte omfattas av ramavtal gäller att upphandlingsenheten ska involveras redan i planeringsfasen för att säkerställa att processen följer gällande regelverk och förvaltningens riktlinjer. Detta är särskilt viktigt när upphandlingen avser betydande belopp. Verksamheternas roll i upphandlingsarbetet: Verksamheten har en central roll i upphandlingsarbetet oavsett upphandlingstyp. Genom att bidra med behovsanalys, sakkunskap och aktivt deltagande säkerställs att avtalen blir ändamålsenliga och väl anpassade för verksamhetens behov. Verksamheten ansvarar också för att använda ramavtalen på rätt sätt och följa de villkor som gäller. Avtalsuppföljning: Upphandlingsenheten ansvarar för att samordna och utveckla det övergripande arbetet med avtalsuppföljning inom förvaltningen. Respektive verksamhet ansvarar för uppföljning av de avtal som tecknas inom den egna verksamheten samt för att, i egenskap av beställare, medverka i uppföljningen av kommungemensamma eller övergripande avtal. Styrning och effektivitet genom hela förvaltningen Härryda kommun tillämpar ett kategoristyrt arbetssätt i syfte att utveckla strategiska och långsiktigt hållbara inköpslösningar för hela förvaltningen. Genom att analysera behov och marknad inom olika inköpskategorier skapas förutsättningar för ökad kvalitet och kostnadseffektivitet. I upphandlingsarbetet och andra inköpsrelaterade projekt ska relevanta delar av förvaltningen involveras. Detta innebär att sakkunniga, användare och andra med relevant expertis inom aktuell kategori ska bidra med sin kunskap, för att säkerställa välgrundade och förankrade beslut. Samordning och samverkan vid upphandling Förvaltningen ska arbeta systematiskt med att samordna upphandlingar både inom den egna verksamheten och, när det är lämpligt, inom hela kommunkoncernen. Syftet är att säkerställa en effektiv resursanvändning och stärka kommunens köpkraft genom att konsolidera behov i gemensamma upphandlingar, vilket möjliggör bättre priser och villkor Möjligheten att delta i gemensamma upphandlingar med externa aktörer, såsom andra kommuner eller inköpscentraler, ska noggrant övervägas. Syftet med samverkan är att genom gemensamma upphandlingar kunna nyttja gemensamma avtal. Vid bedömning av samverkan ska lokala förutsättningar, behov och beredskapsperspektiv alltid beaktas innan beslut fattas. Planering och behovsanalys Inköp ska planeras i god tid som en integrerad del av verksamhetens övergripande planering och budgetarbete. En uppdaterad upphandlingsplan ska ligga till grund för arbetet och säkerställa framförhållning och resurseffektivitet. Alla upphandlingar ska utgå från verksamhetens faktiska behov samt ställa tydliga krav på kvalitet, hållbarhet, uppföljning och kontroll. Omvärldsbevakning Förändringar, trender och innovationer inom relevanta produkt- och tjänsteområden samt den aktuella marknaden ska bevakas noggrant. En god förståelse för marknadsutvecklingen är avgörande för att kunna fatta välgrundade och långsiktiga inköpsbeslut. Strategisk dialog och kunskapsutbyte med leverantörer ska uppmuntras som ett sätt att främja öppenhet och ökad kvalitet. Systematisk avtalsuppföljning Förvaltningen ska bedriva en systematisk och strukturerad uppföljning av avtal för att säkerställa att leveranser, kvalitet, villkor och åtaganden följs enligt överenskommelse. Resultatet av uppföljningen ska användas som underlag för framtida inköp och strategiska beslut. Hållbara inköp Förvaltningen ska använda inköp och upphandlingar som ett verktyg för att stödja kommunens mål för hållbar utveckling. Miljömässiga, ekonomiska och sociala aspekter ska beaktas, kraven ska vara rimliga och balanseras mot kostnader, relevans och möjligheten att följa upp dem. När det är möjligt ska Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier användas på minst basnivå. Detta är en tjänst som är utformad för att stödja upphandlande myndigheter i kravställningsprocessen och för att jämställa hållbarhetskrav mellan olika upphandlande myndigheter. Miljökrav Förvaltningen ska uppmuntra leverantörer att arbeta aktivt och systematiskt med miljöfrågor i enlighet med kommunens styrdokument för hållbarhet. Miljöhänsyn ska beaktas så långt som möjligt, med fokus på hela produktens eller tjänstens livscykel. Sociala krav Förvaltningen ska ställa relevanta sociala och arbetsrättsliga krav i enlighet med gällande lagstiftning och med stöd av Upphandlingsmyndighetens vägledningar. Detta inkluderar krav på att leverantörer följer svensk arbetsrätt samt internationella arbetsrättsliga normer där så är tillämpligt. När det är relevant ska även krav ställas inom följande områden: • Jämställdhet och likabehandling • Skydd mot diskriminering • Meddelarfrihet Förvaltningen ska dessutom säkerställa att avtalade lösningar är tillgängliga för alla, med särskild hänsyn till personer med funktionsnedsättning. Ekonomiska krav Inköp och upphandling erbjuder betydande möjligheter att minska kostnader och säkerställa en god ekonomi för förvaltningens verksamheter. Förvaltningen ska arbeta för att alla inköp ska vara ekonomiskt fördelaktiga på lång sikt, vilket innebär att beslut inte enbart ska baseras på inköpspriset. I stället ska även hela livscykelkostnaden för varan eller tjänsten beaktas, inklusive drift, underhåll och avveckling. Upphandlingar ska inte bara tillgodose aktuella behov utan också främja utveckling genom att uppmuntra till innovation, alternativa lösningar och högre kvalitet. Målet är att tillgodose verksamhetens behov samtidigt som vi strävar efter att minska kostnaderna där det är möjligt. För att bidra till en mer hållbar utveckling ska krav på cirkulära lösningar ställas i upphandlingar när det är relevant. Det kan exempelvis handla om krav på reparation, återbruk och återvinning av produkter och material för att minska miljöpåverkan och maximera nyttjandegrad. Främjande arbete mot välfärdsbrottslighet Att förebygga välfärdsbrottslighet är viktigt för att behålla förtroendet för kommunen. Genom att förvaltningen säkerställer att offentliga medel används korrekt kan vi se till att de når de människor och verksamheter som verkligen behöver dem. Detta bidrar till en rättvis och hållbar välfärd för alla invånare. För att säkerställa detta ska tydliga rutiner etableras för kontroll, rapportering och uppföljning av misstänkta fall av välfärdsbrottslighet i hela inköpsprocessen, från upphandling till avtalsförvaltning. Förvaltningen ska också samarbeta med andra myndigheter och organisationer för att dela information och bästa praxis kring ansvarsfull användning av offentliga medel. Krisberedskap Vid upphandlingar som rör samhällsviktig verksamhet ska det ställas krav på leverantörens förmåga att hantera och motstå störningar som kan påverka verksamheten. Leverantören ska ha en väl utvecklad beredskap och handlingsplan för att säkerställa kontinuitet även vid oväntade händelser eller kriser. De ekonomiska konsekvenserna av en störning ska noggrant vägas mot verksamhetens beroende av leverantören och allvaret i eventuella avbrott. För att kunna hantera riskerna på ett effektivt sätt ska förvaltningen identifiera vilka specifika områden och funktioner som är mest utsatta för störningar. Vid behov bör alternativa lösningar och riskhantering ingå som en del av upphandlingen för att minimera potentiella störningar och garantera stabilitet och trygghet för samhällsviktig verksamhet. Dialog och kommunikation Dialog och kommunikation är avgörande i alla steg av inköps- och upphandlingsprocessen. Genom att upprätthålla en kontinuerlig och öppen dialog med leverantörer kan förvaltningen öka förståelsen för behov, förbättra konkurrenskraften och säkerställa effektiva upphandlingar. Tidiga samtal med leverantörer ger värdefull kunskap om marknaden och ökar medvetenheten om förändringar och trender i branschen. En aktiv dialog under hela avtalstiden bidrar inte bara till att snabbt lösa eventuella problem, utan gör också att förvaltningen kan uppdateras om marknadsförändringar. För att främja dialogen bör följande principer beaktas: • Inled upphandlingsprocessen med att bjuda in leverantörer till tidiga dialoger. • Upprätta och utveckla dialogarbete samt kunskapsutbyte med leverantörer. • Vid behov, kontakta relevanta branschorganisationer för samtal och informationsutbyte inför planerade upphandlingar Uppföljning och rapportering Rapportering till ekonomiutskottet Rapportering till ekonomiutskottet ska ske systematiskt. Rapporteringen innefattar exempelvis den årliga upphandlingsplanen och en sammanfattning av arbetet med avtalsuppföljning. Rapportering till förvaltningens ledningsgrupp Förvaltningens ledningsgrupp får regelbundna uppdateringar om exempelvis avtalsuppföljning, upphandlingsplan och kategoristyrning. 61-21-6102 ,0.1v ,0052KH Policy för upphandling och inköp Inledning Upphandling och inköp i Härryda kommun baseras på en helhetssyn med utgångspunkt från kommunens gemensamma bästa. Var och en i förvaltningen har i samband med anskaffning ett ansvar att följa gällande upphandlingslagstiftning samt av kommunfullmäktige antagen policy, av kommunstyrelsen antagen strategi för upphandling och inköp samt av förvaltningens ledningsgrupp antagna riktlinjer för direktupphandling. Målformulering 1 Kommunen ska utifrån ett verksamhets- och medborgarperspektiv ha den goda affären i fokus och använda skattemedel på ett effektivt sätt. 2 Kommunen ska vara en attraktiv kund som stimulerar marknadsaktörer att lämna anbud. Möjligheter för små och medelstora företag ska särskilt beaktas. 3 Kommunen ska aktivt verka för att bidra till ett hållbart samhälle. 4 Kommunen ska utgå från tydliga mål och syften där uppföljning av upphandling, avtal och leverantör ska vara en central del i upphandlingsprocessen. Fastställd av kommunfullmäktige 2017-03-27, § 60 f 61-21-6102 ,0.1v ,0052KH Strategi för upphandling och inköp Inledning Denna strategi beskriver vägval för att nå uppsatta mål enligt av kommunfullmäktige antagen policy för upphandling och inköp. Strategin omfattar hela förvaltningen samt andra aktörer till vilka kommunen uppdrar att upphandla varor, tjänster och entreprenader. Arbetssätt och ansvarsfördelning preciseras i rutinbeskrivning för upphandling och inköp och uppdras till förvaltningschefen att besluta om. Allmänt Rättssäkerhet Upphandling och inköp ska präglas av rättssäkerhet. Leverantörer ska behandlas på ett likabehandlande och icke-diskriminerande sätt. Upphandling ska genomföras på ett öppet sätt och i enlighet med principerna proportionalitet och ömsesidigt erkännande. Det är inte tillåtet att utnyttja sin ställning för att uppnå otillbörlig fördel. Personligt engagemang eller intressen får inte prägla inköps- eller upphandlingsprocessen. För att även säkra tillämpningen av dessa bestämmelser för upphandlingar utan krav på form ska kommunens riktlinjer för direktupphandling tillämpas. Affärsetik och sund konkurrens Kommunen ska anlita leverantörer som har god affärsetik och som följer lagar och förordningar. Erforderliga åtgärder ska vidtas om det kommer kommunen till kännedom att det förhåller sig på annat sätt. Målformulering och strategi Kommunen ska utifrån ett verksamhets- och medborgarperspektiv ha den goda affären i fokus och använda skattemedel på ett effektivt sätt. God framförhållning Anskaffning ska planeras med god framförhållning och genomförandet ska ske enligt denna strategi. Härigenom säkerställs hela anskaffningsprocessen och att kommunen fattar beslut på rätt grunder. Behovsstyrd upphandling Verksamhetens behov och servicen till medborgarna ska alltid stå i fokus vid upphandling och inköp. Kommunen ska ställa krav på och följa upp önskvärd kvalitet. Behov och önskvärd kvalitet ska alltid identifieras av verksamheten för aktuellt område och sättas i relation till gällande lagsstiftning och övriga parametrar som styr verksamheten och den specifika marknaden. Framtidsspaning Kommunen ska vara uppmärksam på förändringar och trender vad gäller produkt, tjänst, marknad och omvärld och beakta framtida utveckling och visioner i behovsanalysen. Samverkan För att ta tillvara den samlade köpkraften ska intern samordning eftersträvas. Där så är lämpligt sker samverkan med inköpscentral eller annan upphandlande enhet/myndighet. Totalkostnad Kommunen ska sträva efter att det som köps in blir ekonomiskt fördelaktigt ur ett totalkostnadsperspektiv, dvs. utöver anskaffningsvärdet även kostnaden över tid för användandet av varan eller tjänsten. Kommunen ska vara en attraktiv kund som stimulerar marknads-aktörer att lämna anbud. Möjligheter för små och medelstora företag ska särskilt beaktas. Avtalstrohet Genom hög avtalstrohet blir vi en attraktiv kund som erhåller konkurrenskraftiga priser och hög leveransservice. Ramavtal och andra kontrakt mellan kommun och leverantör är bindande för alla i förvaltningen. Leverantörsperspektiv och marknadsmedvetenhet Genom mångfald av leverantörer, varor och tjänster skapas en väl fungerande konkurrens och bra affärer till följd. Upphandlingsunderlagen ska utformas på ett sätt som uppmuntrar företag och organisationer att lämna anbud. Kommunen ska se till att ställda krav är väl avvägda i förhållande till kommunens behov och den specifika branschen. Dialog Med hjälp av tidig dialog kan vi öka leverantörers förståelse för kommunens behov och vår egen kunskap om vilka lösningar som marknaden kan erbjuda. Detta hjälper oss i utformandet av kravställningen. Ogenomtänkta krav kan leda till onödigt höga priser eller att leverantörer avstår från att lämna anbud. Tidig dialog är också ett sätt att bevaka förändringar och trender inom branschen. Finns branschorganisationer inom området som är föremål för upphandlingen kan de med fördel kontaktas för dialog och informationsutbyte. Kommunen ska där så är befogat eftersträva dialog efter tilldelning av kontrakt i syfte att öka förståelsen för ett beslut. Enkelhet Den enkla processen ska stå i fokus. Onödiga krav som gör processen svårhanterlig och komplicerad för såväl den egna organisationen som för leverantör ska undanröjas. Digitalt upphandlingsverktyg ska användas vid upphandling med krav på annonsering. Standardiserade mallar ska i möjligaste mån användas för att säkerställa kvaliteten på anbudsförfrågan, det skapar också en trygghet och enkelhet för leverantören genom ökad igenkänning och att kommunen uppfattas som en enda organisation. Små och medelstora företag Kommunen ska sträva efter att skapa förutsättning för små och medelstora företags medverkan i upphandling. I samma syfte ska kommunen pröva att dela upp kontraktet i mindre delar och beakta effekterna av samverkan med inköpscentraler och/eller andra upphandlande myndigheter/enheter. Kommunen ska aktivt verka för att bidra till ett hållbart samhälle. Etiska krav Där så är tillämpligt och där möjlighet för uppföljning finns, ska kommunen ställa krav i upphandling utifrån FN:s barnkonvention och ILO:s åtta kärnkonversioner. Krav på försäkringsskydd Där så är tillämpligt ska krav ställas på utökat försäkringsskydd för anställda. Kravet ska anges som särskilt kontraktsvillkor. Tillgänglighet Enligt lag gäller att när det som anskaffas ska användas av fysiska personer ska de tekniska specifikationerna bestämmas med beaktande av samtliga användares behov, däribland tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Undantag får göras endast av särskilda skäl. Meddelarfrihet I kontrakt som tilldelas en enskild yrkesmässigt bedriven verksamhet som till någon del är finansierad av kommunen och som utgör skolväsende, hälso- och sjukvård eller socialtjänst, ska kommunen ställa krav om meddelarskydd för samtliga anställda som omfattas av den aktuella verksamheten. Antidiskriminering Kommunen ska där så är motiverat följa upp att leverantörer för tjänst- eller byggentreprenad följer antidiskrimineringslagen. Miljökrav Kommunen ska stimulera leverantörer till ökad miljömedvetenhet och att arbeta systematisk med miljöfrågor. Miljöhänsyn kan beaktas i alla led, råvara, produktion, transport och avfall men också i form av energiförbrukning och livscykelkostnader. Krav ska alltid ställas i proportion till kostnad och varans eller tjänstens beskaffenhet. Möjlighet till uppföljning är en förutsättning. Hållbar utveckling och innovation Kommunen ska sträva efter att främja innovation genom att efterfråga funktion i upphandling där så är möjligt. Det innebär att kommunen i möjligaste mån ska ha fokus på vad vi vill uppnå med upphandlingen och låta leverantören ta hand om hur det ska uppnås. Kommunen ska utgå från tydliga mål och syften där uppföljning av upphandling, avtal och leverantör ska vara en central del i upphandlingsprocessen. Uppföljning Uppföljning krävs för att säkerställa att vi köper och får den kvalitet och kvantitet som avtalats och för att kontrollera att leverantörer uppfyller kraven i de ingångna avtalen. Uppföljning är också ett verktyg för att utveckla arbetet inför kommande upphandling. Plan för uppföljningsarbetet ska fastställas i samband med kravställandet. Fastställd av kommunstyrelsen 2017-03-06, § 66