Valnämnden — 28 januari 2025

§ 1 Val av justerare Valnämndens beslut Valnämnden beslutar att välja Ann-Cristin Ollinen (S) som justerare till protokollet Sammanfattning av ärendet Ann-Christin Ollinen föreslås att justera protokollet. Valnämnden Mötesdatum 2026-01-28 Justerande Utdragsbestyrkande

§ 2 Godkännande av dagordning Valnämndens beslut Dagordningen godkännes Sammanfattning av ärendet Godkännande av dagordning Valnämnden Mötesdatum 2026-01-28 Justerande Utdragsbestyrkande

§ 3 VN-2026/00003 Valnämndens budget för genomförande av valet 2026 Valnämndens beslut Valnämnden tar del av informationen och beslutar att uppdra till valsamordnarna att tillsammans med ekonomiavdelningen ta fram en kostnadskalkyl för genomförandet av valet 2026. Sammanfattning av ärendet Förvaltningsekonom Minna Ylitalo informerar nämnden om budgetramen för genomförande av valet 2026. Kommunens egna medel är 125.000 och det förväntas inkomma ett statsbidrag på ca 300.000 som ger ram på ca 425 000 kronor totalt. Samtliga kostnader ska bokföras under verksamhetsområde 13010 Förslag till beslut på sammanträdet Ordförande föreslår att en kostnadskalkyl bör tas fram för att få en tydligare bild på kostnader för valets genomförande. Nämnden ställer sig bakom förslaget Beslutet skickas til Ekonomichef Valnämnden Mötesdatum 2026-01-28 Justerande Utdragsbestyrkande

§ 4 VN-2026/00001 Valnämndens delegationsordning Valnämndens beslut Valnämnden beslutar att fastställa delegationsordningen enligt förslag Sammanfattning av ärendet Valsamordnarna föredrar förslag på en delegationsordning till Valnämnden Beslutsunderlag Förslag på valnämndens delegationsordning Tjänsteskrivelse Valnämnden Mötesdatum 2026-01-28 Justerande Utdragsbestyrkande

§ 5 VN-2025/00004 Lokala föreskrifter för administration av allmänna val. Valnämndens beslut Valnämnden fastställer lokala föreskrifter för administrering av allmänna val. Sammanfattning av ärendet Valnämnden är en lokal valmyndighet och har hela ansvaret för genomförandet av röstning inom kommunen. Denna föreskrift är ett komplement till de handböcker och handledningar som Valmyndigheten tagit fram och reglerar i huvudsak de lokala avvägningar som valnämnden gjort gällande arrangerandet av val i Haparanda kommun. Beslutsunderlag Förslag på lokala föreskrifter Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Gruppledarna Valnämnden Mötesdatum 2026-01-28 Justerande Utdragsbestyrkande

§ 6 VN-2026/00006 Organisation valadministration Valnämndens beslut Valnämnden beslutar att godkänna förslaget till den planerade organisationen för valet 2026 Sammanfattning av ärendet Kommunens organisation inför valet 2026 • Huvudansvariga: valsamordnare Hanna Pitkänen och valsamordnare Maria Olofsson. • Personal från kommunledningsförvaltningen kommer även bistå vid behov Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse – organisation valadministration Valnämnden Mötesdatum 2026-01-28 Justerande Utdragsbestyrkande

§ 7 VN-2026/00002 Ångerröstning Valnämndens beslut Valnämnden beslutar att de röstberättigade som valt att förtidsrösta har möjlighet att ångerrösta på valdagen i sitt ordinarie valdistrikt. Sammanfattning av ärendet Vid ett ordinarie val har de röstberättigade som valt att förtidsrösta möjlighet att ångerrösta på valdagen i sitt ordinarie valdistrikt. Valnämnden har att besluta om möjlighet till ångerröstning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse-ångerröstning Valnämnden Mötesdatum 2026-01-28 Justerande Utdragsbestyrkande

§ 8 VN-2026/00005 Val av placeringsdistrikt Valnämndens beslut Valnämnden beslutar att Haparanda Södra – Gränsskolan är placeringsdistrikt. Sammanfattning av ärendet Ett placeringsdistrikt är det distrikt som röstberättigade som inte är folkbokförda på någon fastighet i kommunen ska rösta i. För att vara röstberättigad måste en person finnas i en röstlängd. Vilken röstlängd personen tas upp i bestäms av vilken fastighet som personen är folkbokförd på och i vilket valdistrikt denna fastighet ligger. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse-placeringsdistrikt Valnämnden Mötesdatum 2026-01-28 Justerande Utdragsbestyrkande

§ 9 VN-2026/00008 Vallokaler och öppettider Valnämndens beslut Valnämnden beslutar:  att ha följande vallokaler och öppettider under valdagen: Haparanda Norra- Aspstrandens skola - 08.00-20.00 Haparanda Södra – Gränsskolan - 08.00-20.00 Marielund – Marielundskolan - 08.00-20.00 Grankullen – Förskolan framtiden - 08.00-13.00, 17.00-20.00 Nikkala- Nikkala skolan 08.00-13.00, 17.00-20.00 Seskarö- Träffpunkten - 08.00-13.00, 17.00-20.00 Karungi- Karl-Gustav hallen - 08.00-13.00, 17.00-20.00 Särskilda röstmottagningsställen: Säivis Byagård (tillhör Nikkala valdistrikt) 12.00-15.00.  att delegera åt valsamordningen att föra samråd med Länsstyrelsen om begränsade öppettider.  att till Valmyndigheten skicka ett önskemål om att informationen på röstkorten bör även stå på finska. Sammanfattning av ärendet Valnämnden ansvarar för att fastslå vallokalernas öppettider för valet 2026. Samråd med Länsstyrelsen ska ske om det finns behov av att begränsa öppettider för en vallokal. Valnämnden diskuterar att eftersom kommunen är förvaltningsområde för finska och meänkieli hade det varit önskvärt om informationen på röstkorten hade även varit på dessa språk. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse-vallokaler och öppettider Beslutet skickas till Valmyndigheten Valnämnden Mötesdatum 2026-01-28 Justerande Utdragsbestyrkande

§ 10 VN-2026/00007 Förtidsröstning Valnämndens beslut Valnämnden beslutar att utse solklippans lokal som förtidsröstningslokal under valet 2026. Sammanfattning av ärendet Då stadsbiblioteket har flyttat till nya lokaler har man behövt hitta en ny förtidsröstningslokal. Valsamordnarna föreslår att solklippans lokal i Klippanhuset skulle passa som en förtidsröstningslokal. Valnämnden Mötesdatum 2026-01-28 Justerande Utdragsbestyrkande

§ 11 VN-2026/00011 Hantering av förtidsröster Valnämndens beslut Valnämnden tar del av information. Sammanfattning av ärendet Ny teknik och nya arbetssätt införs vid förtidsröstningen som innefattar bland annat :  Digital väljarförteckning ersätter avprickning på papper  Röstkort behövs inte längre för att transportera röster till rätt vallokal  Det kuvert som rösten läggs ner i får en kod som skannas och kopplas till väljarens uppgifter i den digitala väljarförteckningen  Förtidsröstningslokaler utrustas med dator och skanner. Information ges om att Valmyndigheten har tillsammans med PostNord utvecklat en lösning för hantering av kommunens förtidsröster som kommunen avser att använda sig utav. Valnämnden Mötesdatum 2026-01-28 Justerande Utdragsbestyrkande

§ 12 VN-2026/00009 Nyheter i vallagen Valnämndens beslut Valnämnden tar del av information Sammanfattning av ärendet Valsamordnarna informerar om nyheter i valsystemet som innefattar bland annat:  Vid valen 2026 får väljare med digital brevlåda rösta digitalt.  Valmyndigheten får ett utökat ansvar för skyddet av valen – tydligt ansvar att stödja och samordna arbetet med skydd av val  Kommunen ska rapportera incidenter så snart som möjligt efter att de upptäckts. Detta får inte störa pågående röstmottagning eller andra skyldigheter enligt vallagen.  Tillgängligheten vid röstning ska förbättras  Fler väljare får rätt att rösta med ambulerande röstmottagare  Fler väljare får rätt att rösta med ambulerande röstmottagare Valnämnden Mötesdatum 2026-01-28 Justerande Utdragsbestyrkande

§ 13 VN-2026/00010 Valnämndens sammanträden 2026 Valnämndens beslut Valnämnden beslutar att nästa sammanträde äger rum 15 april på eftermiddagen. Sammanfattning av ärendet Val av datum för nästa sammanträde Valnämnden Mötesdatum 2026-01-28 Justerande Utdragsbestyrkande

§ 14 VN-2025/00001 Uppföljande granskning av 2022 års granskningar Valnämndens beslut Valnämnden tar del av information. Sammanfattning av ärendet EY har överlämnat rapporten om Uppföljande granskning av 2022 års granskningar till valnämnden. Revisionen har gjort bedömningen att valnämnden inte i tillräcklig omfattning har omhändertagit de rekommendationer som tidigare lämnats samt att vidtagna åtgärder inte tydligt framgår av den granskade dokumentationen. Revisionsrapportens punkt 3.4.1 uppföljning av lämnade rekommendationer anges följande rekommendationer till valnämnden: 15. Se över behovet av att fastställa lokala föreskrifter för genomförande av val och folkomröstningar för att tydliggöra hur vallagen bör tolkas. 16. Säkerställa att risk- och konsekvensanalyser följer Valmyndighetens riktlinjer avseende omfattning och innehåll. 17. Säkerställa att samtliga informations- och kommunikationsinsatser är lättillgängliga även för icke svenskspråkiga väljare, särskilt med hänsyn till stadens ansvar som förvaltningsområde för nationella minoritetsspråk. 18. Vidta åtgärder för att motverka sårbarhet inom förvaltningsorganisationen för valadministration. Sammantagen bedömning av granskningen är att föreslagna rekommendationer ej är åtgärdade. Det framställs även av uppföljning av granskning att vidtagna åtgärder inte tydligt framgår av den granskade dokumentationen. Valnämnden svarade enligt följande: Valnämnden har tagit del av revisionens iakttagelser och vill tydliggöra att samtliga punkter hanteras inom ramen för Valmyndighetens krav på genomförandet av allmänna val. I samband med valförberedelser sker ett omfattande samordningsarbete i nära samverkan med Länsstyrelsen Norrbotten och Valmyndigheten. Inom detta arbete: • Genomförs risk- och konsekvensanalyser i enlighet med Valmyndighetens riktlinjer i samverkan med säkerhetsskyddschef. • Utarbetas en informations- och kommunikationsplan i samarbete med intern kommunikatör för att säkerställa tillgänglighet för alla väljare. Valnämnden Mötesdatum 2026-01-28 Justerande Utdragsbestyrkande • Vidtas åtgärder inom ramen för befintlig budget för att minska sårbarhet inom valadministrationens organisation. Revisionens synpunkter avseende dokumentation har noterats, och valnämnden arbetar kontinuerligt med att stärka dokumentationen av beslut, handlingar till nämnden samt att ytterligare se över lokala föreskrifter och processer. Valnämnden kommer fortsätta utveckla arbetet i enlighet med de rekommendationer som framförts för att säkerställa ett rättssäkert och välorganiserat genomförande av allmänna val. Klicka eller tryck här för att ange text. Beslutsunderlag Revisionsrapport Uppföljande granskning 2022 HAP -24 Skrivelse_Uppföljande_granskning_Haparanda_-24 Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Kommunrevisionen Valnämnden Mötesdatum 2026-01-28 Justerande Utdragsbestyrkande

§ 15 VN-2025/00002 Grundläggande granskning Valnämnden 2024 Valnämndens beslut Valnämnden beslutar att uppdra valsamordnare att ta fram ett svar på granskningen. Sammanfattning av ärendet Nämnden diskuterar den genomförda granskningen och konstaterar att valnämndens verksamhets överstämmer inte med kommunens styrmodell och kan därmed inte appliceras fullt ut. Beslutsunderlag Grundläggande granskning Valnämnden 2024 Beslutes skickas till Haparanda Stads revisorer Kommunfullmäktige Valnämnden Mötesdatum 2026-01-28 Justerande Utdragsbestyrkande

§ 16 VN-2026/00004 Övriga frågor Valnämndens beslut Valnämnden tar del av information Sammanfattning av ärendet Inga övriga frågor lyfts Undertecknat av följande personer SVEN OSSIAN TORNBERG E-Legitimation: BankID Mobile Datum: 2026-02-03 14:08:07 ANN-CRISTIN OLLINEN E-Legitimation: BankID Mobile Datum: 2026-02-04 05:52:36 HANNA PITKÄNEN E-Legitimation: BankID Mobile Datum: 2026-02-04 07:31:05 Underskriftstjänst: twoday Underskriftstjänst © twoday Dokumentet är signerat av Ciceron DoÄ Organisation Organisation: twoday Organisationsnr: 556117-7543 E-post: ciceron@twoday.com © twoday