Södertörnsupphandlingsnämnd — 22 maj 2024

§ 16 Val av justerare Beslut Södertörns upphandlingsnämnd beslutar 1. Jan-Erik Ljusberg (M) väljs till justerare. Justerare Utdragsbestyrkande

§ 17 Godkännande av dagordning Beslut Södertörns upphandlingsnämnd beslutar 1. Dagordningen godkänns. Justerare Utdragsbestyrkande Dnr SUN-2024-00126

§ 18 Godkännande av upphandlingsdokument, sekretessärende Justerare Utdragsbestyrkande Dnr SUN-2024-00153

§ 19 Godkännande av upphandlingsdokument, sekretessärende Justerare Utdragsbestyrkande Dnr SUN-2024-00037

§ 20 Godkännande av upphandlingsdokument, sekretessärende Justerare Utdragsbestyrkande Dnr SUN-2024-00154

§ 21 Godkännande av upphandlingsdokument, sekretessärende Justerare Utdragsbestyrkande Dnr SUN-2024-00157

§ 22 Ekonomisk uppföljning Beslut Södertörns upphandlingsnämnd beslutar 1. Uppföljningen godkänns. Sammanfattning av ärendet Budgetuppföljning Av bifogat utdrag från beslutstöd för verksamhetsstyrning framgår att SUN har ett ackumulerat underskott och resultat per april månad om – 2 713 tkr. Resultatet ska dock läsas i ljuset av följande tillägg och kommentarer: Intäkter - Ökas med 951 tkr avseende fakturering genomförd under maj månad som saknas i utfallet per april månad. Kostnader - Ökas med 1 100 tkr för upplupna konsultkostnader för april månad som ännu inte förfallit till betalning. Resultat - Intäkterna uppskattas till ett justerat ackumulerat resultat för perioden januari – april på 9 861 tkr. - Kostnaderna för perioden är uppskattas till ett justerat ackumulerat resultat för motsvarande period om 12 724. Risker - Konsultkostnaderna kommer, om behovet kvarstår, att fortsätta att påverka resultatet under resterande del av året. Hur detta kan komma att påverka årets resultat är svårt att i nuläget spekulera i. Kommentarer - För att kunna leverera upphandlingar utifrån verksamheternas behov anlitas för tillfället upphandlingskonsulter - Kostnaderna för detta uppgår uppskattningsvis till 1,1–1,2 mkr per månad. För perioden januari till och med april har Justerare Utdragsbestyrkande utfallet varit 3,7 Mkr exkluderat kostnader för april månad; inkluderat april månad uppgår dessa kostnader till 4,75 mkr. - Upphandling Södertörn har i nuläget fem vakanta tjänster vilket bidrar till att täcka konsultkostnaderna med ca 300 tkr per månad. Netto innebär konsulterna en extra kostnad med cirka 800 tkr per månad. Överskott i lön uppgår per april till 1 421 tkr. - Kommunerna är via ekonomidirektör i Haninge och ekonomichef i Nynäshamn informerade om den aktuella situationen. Möte för att diskutera hur frågan ska hanteras vidare är inbokat till vecka 20. Justerat nettoresultat Mot bakgrund av ovan uppskattas ett justerat nettoresultat per april månad till -2 863 tkr Om kostnaderna fortsätter i samma takt kan utfallet för perioden fram till 30 juni uppgå till ett underskott på 4,5–5,0 mkr. Handlingar i ärendet - Tjänsteskrivelse, Ekonomisk uppföljning SUN maj 2024 - Ekonomisk uppföljning per april 2024 Beslutet skickas till: Nynäshamns kommun för kännedom Justerare Utdragsbestyrkande Dnr SUN-2024-00158

§ 23 Tertialrapport 1 Beslut Södertörns upphandlingsnämnd beslutar 1. Uppföljning av tertial 1 fastställs. Sammanfattning av ärendet Södertörns upphandlingsnämnd är en gemensam nämnd genom vilken Haninge kommun och Nynäshamns kommun samverkar om kommunernas upphandlingsverksamhet. Den gemensamma nämnden ingår i Haninge kommuns nämndorganisation, vilket innebär att Haninge är värdkommun. Den personal som arbetar åt nämnden är anställd av Haninge kommun och ingår i kommunstyrelseförvaltningen. Södertörns upphandlingsnämnd och Upphandling Södertörn har under årets första tertial arbetat vidare med den löpande verksamheten och verksamhetsutveckling avseende såväl processer, rutiner och styrdokument. Verksamheten är för tillfället mycket konsultintensiv med anledning av vakanta tjänster samt ett högt tryck med många upphandlingar som behöver genomföras. Verksamheten sammanfattas i bifogad tertialrapport. Handlingar i ärendet - Tjänsteskrivelse, Tertialrapport 1 - Södertörns upphandlingsnämnd tertialrapport 1 2024 Beslutet skickas till: Haninge kommun för kännedom Nynäshamns kommun för kännedom Justerare Utdragsbestyrkande Dnr SUN-2024-00001

§ 24 Information från förvaltningen Beslut Södertörns upphandlingsnämnd beslutar 1. Informationen noteras till protokollet. Sammanfattning av ärendet - Stående punkt: Aktuella ärenden - Stående punkt: Aktuella utbildningar/konferenser - Stående punkt: Pågående överprövningar Justerare Utdragsbestyrkande Dnr SUN-2024-00002

§ 25 Delegationsbeslut Beslut Södertörns upphandlingsnämnd beslutar 1. Anmälan av delegationsbeslut godkänns. Sammanfattning av ärendet I enlighet med 6 kap. 40 § kommunallagen (2017:725) har nämnden beslutat att alla delegationsbeslut ska redovisas löpande. Nämndens delegationsbeslut redovisas som bilagor. Justerare Utdragsbestyrkande Dnr SUN-2024-00003

§ 26 Meddelanden Beslut Södertörns upphandlingsnämnd beslutar 1. Meddelandena noteras till protokollet. Sammanfattning av ärendet Inga meddelanden har inkommit. Justerare Utdragsbestyrkande Dnr SUN-2024-00004

§ 27 Övriga frågor Beslut Södertörns upphandlingsnämnd beslutar 1. Informationen noteras till protokollet. Sammanfattning av ärendet - Övergång från gemensam nämnd till respektive kommuns beslutsinstanser - Uppföljning av hållbarhetsmålen - Vad som görs för att undvika att bolag med kriminell koppling får avtal och om man har upptäckt att det funnits sådana