Valnämnden — 18 augusti 2026

§ 34 Fastställande av föredragningslista och val av justerare Valnämndens beslut 1. Föredragningslistan fastställs. 2. Torsten Ramberg (SD) utses att justera dagens protokoll. Protokollet har justerats elektroniskt

§ 35 Information • Affischering – Skogsbacken kontrollerar alla affischställ på måndagar, de åker även ut om det hänt något däremellan. Skadegörelse har redan skett, bland annat i Kolbäck. Valnämnden ser allvarligt på detta. • Annonser – VLT, kommunens webb, sociala medier, Taltidningen, tidningen Här & Nu. • Valsedlar – Sammanlagt 11 partier har lämnat i valsedlar. • Röstmottagare/ambulerande – Reserver har satts in vid eventuella avhopp. Samtliga i valnämnden är också reserver och kommer gå utbildning. • Utbildning av röstmottagare/valnämnd – Första utbildningskvällen är genomförd, förtidsröstning 17/8. Kommande utbildningar för valdagen är 24/8, 1/9 och 7/9. • Samverkansmöten – valkansliet deltar på samverkanträffar med Länsstyrelsen och övriga kommuner i länet, samt vid webbseminarier med Valmyndigheten. • Valnämndens kommande möten – Uppsamlingsräkningen 16/9 samt 30/9. Inga fler sammanträden är inbokade i nuläget. • Uppsamlingsräkningen onsdagen den 16/9 - Representanter från valnämnden är Thure Andersen (S) ordförande, Reinder Nispeling (L) 1:e vice ordförande samt Peter Hödefors 2:e vice ordförande. Protokollet har justerats elektroniskt

§ 36 VN 2026/4 Tillsättande av dataskyddsombud Valnämnden 2026 Valnämnden har tidigare beslutat att utse Alex Kristiansson från Xeeda AB till förvaltningens dataskyddsombud, Alex Kristiansson kommer dock inte längre inneha den rollen. Xeeda AB kommer fortsatt att bistå kommunen med konsultstöd men samtliga nämnder kan nu fatta beslut om att anlita Xeeda AB utan att en specifik person utses. Ärendets beredning Ärendet har beretts av datasskyddssamordnare. Underlag till beslut Tjänsteutlåtande. Valnämndens beslut Xeeda AB utses till externt dataskyddsombud enligt avtal. Beslutet skickas till Dataskyddssamordnare Xeeda AB IMY (Integritetsmyndigheten) Protokollet har justerats elektroniskt

§ 37 VN 2025/2 Informationshanteringsplan för Valnämnden Informationshanteringsplanerna i Hallstahammars kommun är i stort behov av revidering. De nuvarande planerna är upprättade mellan 1995 och 2000 och speglar inte dagens digitala arbetssätt, regelverk eller tekniska förutsättningar. Under perioden september 2024 till april 2025 har nya informationshanteringsplaner arbetats fram för samtliga nämnder med stöd av extern konsult. I detta arbete togs inte utkast till valnämndens informationshanteringsplan fram utan denna har nu arbetats fram i ett senare skede. De nya planerna bygger på SKR:s klassificeringsstruktur Klassa och utgör ett viktigt stöd i arbetet med att säkerställa struktur, rättssäker hantering av information samt möjliggöra införandet av ett digitalt slutarkiv. Förvaltningen föreslår att valnämnden beslutar att fastställa den nya informationshanterings- planen. Ärendets beredning Ärendet har handlagts av nämndkansliet i samverkan med kommunstyrelseförvaltningen. Arbetet har skett i nära dialog med berörda verksamheter. En extern konsult med expertis inom informationshantering har bistått i arbetet. Informationshanteringsplanerna har utformats processbaserat i enlighet med SKR:s klassificeringsstruktur. Underlag till beslut Informationshanteringsplan för valnämnden. Valnämndens beslut 1. Fastställande av ny informationshanteringsplan för valnämnden. 2. Informationshanteringsplanen ska träda i kraft den 1 september 2026. Beslutet skickas till Förvaltningschef Chef nämndkansliet Protokollet har justerats elektroniskt

§ 38 VN 2026/28 Remiss - Kommunstyrelsens och nämndernas reglementen En översyn av kommunstyrelsens och nämndernas reglementen har genomförts av förvaltningarna med konsultstöd från Conectura AB. Syftet med översynen har varit att säkerställa att reglementena överensstämmer med kommunens nuvarande organisation och ansvarsfördelning samt att de är kompletta. Förslag till nya reglementen utgår från SKR:s mallar och vägledning för reglementen, med anpassningar utifrån Hallstahammars kommuns organisation. Kommunstyrelsens arbetsutskott har fattat beslut, 2026-04-28 § 77, om att samtliga reglementen sänds ut på remiss under perioden 18 maj 2026 – 30 september 2026. Respektive nämnd ansvarar för att yttra sig över det egna reglementet, men får samtliga reglementen för kännedom i syfte att möjliggöra en samlad helhetsbedömning. Valnämnden diskuterade ärendet och kommer fatta beslut vid kommande sammanträde den 30 september 2026. Protokollet har justerats elektroniskt Elektroniska underskrifter Det här dokumentet har skrivits under elektroniskt av de personer som listas i signaturpanelen. Underskrifterna uppfyller kraven för avancerad elektronisk underskrift enligt definitionen i eIDAS (EU:s förordning 910/2014). Äktheten kan valideras enligt internationella standarder i en valideringstjänst som uppfyller förordningen. Validering kan exempelvis göras här: https://hallstahammar.signport.se/validate Där finns även information om hur validering kan göras i Adobe Acrobat Reader. Notera, om dokumentet skrivs ut på papper, eller ’skrivs ut’ till ett nytt PDF-dokument, följer de elektroniska underskrifterna inte med. Endast det elektroniskt underskrivna originaldokumentet kan valideras. 88fdc4c8-1193-4a5e-b04f-4f41fb80a0af