Social- och arbetsmarknadsnämnden — 14 oktober 2026

1 § OSL Personakt 2. Ansökan om att bli V 5 år 26 kap 1 familjehem Bevaras Procapita/Lifecare IFO Digital Personnummer 1 § OSL 3. Ansvarsförbindelser V 26 kap Procapita/Lifecare Digital/Analog 5 år 1 Bevaras IFO Personnummer Original förvaras i personakt 1 § OSL /Personakt 4. Avtal om ersättningar vid V Procapita/Lifecare Digital/Analog 5 år 26 kap 1 vårdnadsöverflyttningar Bevaras /Personakt IFO Personnummer Original förvaras i personakt 1 § OSL 5. Avtal med familjehem V 26 kap Procapita/Lifecare Digital/Analog 5 år 1 Bevaras IFO Personnummer Original förvaras i personakt 1 § OSL /Personakt 6. Beslut om vård/medgivande V 26 kap Procapita/Lifecare Digital 5 år 1 Bevaras IFO Personnummer 1 § OSL 7. Beslut om placering V 26 kap Procapita/Lifecare Digital 5 år 1 Bevaras IFO Personnummer Dokumenteras i barnets akt 1 § OSL 8. Registerutdrag V 26 kap Procapita/Lifecare 5 år 1 Bevaras IFO Digital Personnummer Inhämtas varje år. 1 § OSL 250 / 330 9. Tillsyn över hur V Procapita/Lifecare 5 år 26 kap Kan utövas vid behov av kommunen, frivillig 1 familjehemmet fungerar. Bevaras IFO Digital Personnummer 1 § OSL 10. Beslutsunderlag, journalblad V 26 kap Procapita/Lifecare 5 år 1 Bevaras IFO Digital/Analog Personnummer Underskrivna handlingar förvaras i original i personakt familjehemsutredning 1 § OSL /Personakt V Procapita/Lifecare 5 år 11. Ekonomiska uppgifter om Gallras 7 26 kap 1 IFO Digital/Analog Personnummer Förvaras i personakt familjehemsersättning år 1 § OSL V Se Procapita/Lifecare 5 år 12. Intervjuunderlag från anmärkni 26 kap Gallras efter gjord sammanfattning 1 familjehemmet IFO Digital ng 1 § OSL Personnummer 251 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? A Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: B Processgrupp 1 Uppdragstagare inom individ och familjeomsorgen Personakter inom samtliga verksamheter berörande personer födda datumen 5, 15, 25 C Huvudprocess 3 Kontaktpersoner och kontaktfamiljer (forskningsurval) bevaras. D E F G H I J K L M N Ansvari g för Handlin Gallras/ Sekretess handlin Format på Överföring gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats Sortering till Slut- Anmärkning Bevaras (§) gens handlingen typen arkiv förvarin g 1. Anmälan mot V Procapita/Lifecare Digital kontaktpersoner/kontaktfamilj, 26 kap 1 § 1 G 5 år IFO Personnummer Skannas in i verksamhetssystem resultat av utredning och beslut OSL 2. Ansökan om att bli V Procapita/Lifecare Digital 26 kap 1 § 1 kontaktperson/kontaktfamilj G 5 år IFO Personnummer OSL 3. Ansvarsförbindelser V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Underskrivna handlingar förvaras i original i personakt. Skannas in i 1 G 5 år IFO Personnummer OSL verksamhetssystem 4. Avtal med t.ex. V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog 1 kontaktpersoner G 5 år IFO Personnummer Original förvaras i personakt OSL 5. Beslut om medgivande V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare 1 G 5 år IFO Digital Personnummer OSL 6. Beslutsunderlag, journalblad V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare 1 G 5 år IFO Digital/Analog Personnummer Underskrivna handlingar förvaras i original i personakt OSL 7. Utredningar av 26 kap 1 § Procapita/Lifecare 1 V G 5 år IFO Digital Personnummer kontaktfamilj/kontaktperson OSL 252 / 330 8. Ekonomiska uppgifter om V Procapita/Lifecare 26 kap 1 § 1 kontaktfamiljsersättning G 7 år IFO Digital/Analog Personnummer OSL 9. Intervjuunderlag från kontakt V Procapita/Lifecare 26 kap 1 § 1 med familj/kontaktperson G 5 år IFO Digital Personnummer OSL 253 / 330 Barn och familj Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: Processgrupp 2 Barn och familj Personakter inom samtliga verksamheter berörande personer födda datumen 5, 15, 25 Huvudprocess 1 Familjestöd (forskningsurval) bevaras. D E F G H I J K L M N Ansvari g för Handlin Gallras/ handlin Format på Överföring gs- Rubrik/Namn Registrering Sekretess (§) Förvaringsplats Sortering till Slut- Anmärkning Bevaras gens handlingen typen arkiv förvarin g 1.Årsberättelser/verksamhetsbe 1 rättelser D Bevaras Nej Platina IFO Digital 5 år Se 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning 2. Statistik 1 D Bevaras Nej Platina IFO Digital 5 år Se 1.5.2 Mätning av verksamhetskvalitet V 26 kap 1 § 1 3. Aktanteckningar, journalblad G 5 år Procapita/Lifecare IFO Digital Personnummer OSL V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare 1 4. Uppdrag G 5 år IFO Digital/analog Personnummer Original som är underskrivet av klient förvars i personakt OSL /Personakt V 26 kap 1 § 1 5. Genomförandeplan G 5 år Procapita/Lifecare IFO Digital Personnummer Underskrivet dokument skannas in i verksamhetssystem OSL 254 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: Processgrupp 2 Barn och familj Personakter inom samtliga verksamheter berörande personer födda datumen 5, 15, 25 (forskningsurval) bevaras. Huvudprocess 2 Insatser barn och unga Samtliga handlingar som kan hänföras till en utredning om ett barn enligt 20 kap. 3 § SoL ska undantas från gallring tills personen har fyllt 30 år. För handlingar i ett ärende där socialnämnden beslutat att inte inleda utredning enligt 20 kap. 2 § gäller att dessa ska gallras efter fem år enligt bestämmelserna i 1 §. D E F G H I J K L M N Ansvari g för Handlin Överföring Gallras/ Sekretess handlin Format på gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats Sortering till Slut- Anmärkning Bevaras (§) gens handlingen typen arkiv förvarin g 1 0. Anmälan/Ansökan (SoL) V Digital/Analog Personnummer 26 kap 1 § Kronologiska 1 1. Orosanmälan G 3 år OSL pärmen/Procapita/L IFO Registreras i verksamhetssystem. Kommer från skola/barnomsorg, annan ifecare socialtjänst, myndighet, enskilda. Polis, migrationsverket, tandläkare osv. Bekräftelse sker att anmälan tagits emot. Anmälan som inte leder till utredning registreras i verksamhetssystem. V Kronologiska Digital/Analog Personnummer Ska göras omedelbart. Registreras i verksamhetssystem om det inte leder till 26 kap 1 § 1 2. Skyddsbedömning G 5 år pärmen/Procapita/L IFO utredning OSL ifecare V Kronologiska Digital/Analog Personnummer 26 kap 1 § 1 3. Förhandsbedömning G 3 år pärmen/Procapita/L IFO Registreras i verksamhetssystem om det inte leder till utredning OSL ifecare V Kronologiska Digital/Analog Personnummer 4. Beslut att inte inleda 26 kap 1 § Registreras i verksamhetssystem om det inte leder till utredning 1 G 5 år pärmen/Procapita/L IFO utredning OSL ifecare 0. Uppgifter/handlingar i Avser bland annat placering i familjehem, jourhem och Hem för vård och boende 2 personakt (HVB). Inkl hälso- och sjukvård. 3 0. Anmälan/Ansökan (SoL) 255 / 330 V Procapita/Lifecare Personnummer Vid ansökan från en enskild (klient, föräldrar, god man, särskilt förordnad vårdnadshavare) så görs ingen skyddsbedömning eller förhandsbedömning utan 1. Ansökan om anvisning samt 26 kap 1 § 3 G 5 år IFO Digital/Analog man aktualiserar ärendet i verksamhetssystem och beslutar om att inleda ekonomiskt bistånd OSL utredning V Procapita/Lifecare Personnummer Kommer från skola/barnomsorg, annan socialtjänst, myndighet, enskilda. Polis, 26 kap 1 § migrationsverket, tandläkare osv. Bekräftelse sker att anmälan tagits emot. 3 2. Orosanmälan G 5 år IFO Digital/Analog OSL Skannas in i verksamhetssystem 3 V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer Ska göras omedelbart. 3. Skyddsbedömning G 5 år IFO Digital OSL 3. V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 4. Förhandsbedömning G 5 år IFO Digital OSL 3 5. Beslut att inleda utredning V G 5 år 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer IFO Beslut förvaras i digital personakt utan insats OSL 3 V G 5 år 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer 6. Utredning utan insats IFO Beslut förvaras i digital personakt OSL 3 7. Utredning med insats - V G 5 år 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer IFO Beslut förvaras i digital personakt öppenvård OSL 3 8. Utredning med insats- V bevaras* 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer Beslut förvaras i digital personakt. Samtliga handlingar som kan hänföras till en IFO placering OSL utredning om ett barn enligt 20 kap. 3 § SoL ska undantas från gallring tills personen har fyllt 30 år. V G 5 år 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer 3 9. Vårdplan IFO Underskriven vårdplan förvars i personakt OSL V G 5 år 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer 3 10. Genomförandeplan IFO OSL 11. Uppföljning/övervägande V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer 3 G 5 år IFO Beslut förvaras i personakt /omprövning OSL V G 5 år 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer 3 12. Avslut IFO Beslut förvaras i digital personakt OSL 3 V G 5 år 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer 13. Aktanteckning/journalblad IFO OSL 3 V G 5 år 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 14. Konsultationsdokument IFO Digital Från ex skola, hälso-sjukvården OSL 3 15. Uppdrag/vårdplan till V 26 kap 1 § G 5 år Procapita/Lifecare IFO Digitalt Personnummer Underskrivet Uppdrag/Vårdplan skannas in i digital personakt öppenvårdsinsats OSL 256 / 330 12 kap. 2 Digital Personnummer Avser placering i familjehem, jourhem och Hem för vård och boende. 4 0. Anmälan/Ansökan (LVU) IFO Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till § SoL arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer 4 1. Ansökan/Anmälan Bevaras IFO OSL V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer Ska göras omedelbart. 4 2. Skyddsbedömning Bevaras IFO OSL 3. Förhandsbedömning V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer 4 Bevaras IFO OSL V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer 4 4. Utredning öppnas Bevaras IFO Från utredningen öppnas till utredningen är klar får det högst ta fyra veckor OSL 5. Omedelbart V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer 4 omhändertagande Bevaras IFO Beslut förvaras i personakt OSL V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer 4 6. Utredning Bevaras IFO Beslut förvaras i personakt. OSL V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer 4 7. Placering Bevaras IFO OSL V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer 4 8. Vårdplan Bevaras IFO Underskriven vårdplan förvars i personakt OSL V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer 4 9. Genomförandeplan Bevaras IFO Uppdateras var 6:e månad ibland var 3:e månad OSL V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer Uppdateras var 6:e månad. T.ex. ompröva vården. Om upphörande av vården så 4 10. Uppföljning/övervägande Bevaras IFO OSL inleds en ny utredning V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer 4 11. Hälsoundersökning Bevaras IFO Skannas in i verksamhetssystem OSL 4 V G 5 år 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer 12. Aktanteckning/journalblad IFO OSL 5 0. Övriga handlingar i akt 1. Ansökningar om vård enligt V Procapita/Lifecare Digital Personnummer LVU till förvaltningsrätt med 26 kap 1 § 5 Bevaras IFO Original förvaras i personakt bilagor OSL V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/analog Personnummer 5 2. Avtal med föräldrar Bevaras IFO Original förvaras i personakt OSL 257 / 330 5 3. Beslut 5 4. Beslutsunderlag för placering 5 5. Domar 6. Dokumentation av planering V 26 kap 1 Procapita/Lifecare Digital Personnummer 5 rörande enskild Bevaras IFO § OSL 7 u . n H d a e n rs d t l ä in ll g n a in r g r ö ti r l a l nde V 26 kap 1 Procapita/Lifecare Digital Personnummer 5 Bevaras IFO förvaltningsrätt § OSL 8 b . o J e o n u d r e n a o l c e h r i i h k e o m ns f u ö l r e n vå ts r t d ö e d l d le a r V 26 kap 1 Procapita/Lifecare Digital Personnummer 5 Bevaras IFO Förs till personakt när de ej längre behövs i verksamheten. Även månadsrapporter familjehem § OSL 9. Korrespondens av betydelse i V 26 kap 1 Procapita/Lifecare Personnummer 5 ärendet Bevaras IFO Digital/Analog Analoga original förvaras i personakt § OSL 10. Meddelande från institution V 26 kap 1 Procapita/Lifecare Personnummer 5 om utskrivning Bevaras IFO Digital/analog Analoga original förvaras i personakt § OSL 11. Placeringsmeddelande från V 26 kap 1 Procapita/Lifecare Personnummer 5 Statens institutionsstyrelse Bevaras IFO Digital/analog Analoga original förvaras i personakt § OSL 12. Yttrande till åklagare, V 26 kap 1 Procapita/Lifecare Personnummer 5 Bevaras IFO Digital tingsrätt etc. § OSL 13. Yttrande (om) enligt lagen V 26 kap 1 Procapita/Lifecare Personnummer 5 Bevaras IFO Digital om unga lagöverträdare (LUL) § OSL 26 kap 1 Procapita/Lifecare Digital Personnummer 5 14. Överklaganden V IFO Original förvaras i personakt § OSL 15. Kallelse till möte med V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare 5 handläggare m.m. G i a IFO Digital Personnummer Gallras vid inaktualitet OSL 16. Överenskommelse umgänge V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital Personnummer 5. Bevaras IFO OSL Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till 6 0. Ensamkommande barn arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning 258 / 330 1. Beslut i enskilt ärende V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital 6 Bevaras IFO Personnummer Förvars i personakt OSL /Personakt 2. Inkomna och utgående V Procapita/Lifecare 6 handlingar av betydelse i Bevaras 26 kap 1 § /Personakt IFO Digitalt/analog Personnummer Analoga original förvaras i personakt ärendet OSL 3. Utredningar i enskilt ärende V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare 6 Bevaras IFO Digital Personnummer OSL 4. Upprättade handlingar av V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare 6 betydelse i ärendet Bevaras IFO Digital Personnummer OSL 5. Överenskommelser V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare 6 Bevaras IFO Digitalt/analog Personnummer Underskriva överenskommelser förvaras i personakt OSL /Personakt 6. Anmälan till V 26 kap 1 § 6 hälsoundersökning Bevaras Procapita/Lifecare IFO Digital Personnummer OSL 7. Beslut från Migrationsverket V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare 6 Bevaras IFO Digital/analog Personnummer Original förvars i personakt OSL /Personakt 8. Underlag för återsökning av Bevaras 26 kap 1 § 6 utgivet bistånd D Procapita/Lifecare IFO Digitalt/analog Personnummer (10 år) OSL 259 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: Processgrupp 2 Barn och familj Personakter inom samtliga verksamheter berörande personer födda datumen 5, 15, 25 Huvudprocess 4 Hantering medling brott (forskningsurval) bevaras. D E F G H I J K L M N Ansvarig Handlin Gallras/ Sekretess för Format på Överföring gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlinge Sortering till Slut- Anmärkning Bevaras (§) handlingen typen ns arkiv förvaring 1. Medlingsuppdrag förfrågan V Procapita/Lifecare Digital 26 kap 1 § 1 från polis eller socialtjänst G i a IFO Personnummer Skannas in i verksamhetssystem OSL 2. Dom gällande ungdomstjänst, V Procapita/Lifecare Digital ungdomskontrakt, straffvarning 26 kap 1 § 1 G 5 år IFO Personnummer Skannas in i verksamhetssystem från tingsrätt eller hovrätt. OSL 3. Kallelse till Tingsrätt gällande V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital 1 förhandling G i a IFO Personnummer OSL 4. Arbetsplan gällande V G 5 år 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital 1 ungdomstjänst IFO Personnummer OSL 5. Handlingar som rör medling V G 5 år 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital 1 IFO Personnummer OSL V G 5 år 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital 1 6. Aktanteckning/journalblad IFO Personnummer OSL V G 5 år 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/analo 1 7. Samtycke IFO Personnummer Original förvaras i personakt OSL /Personakt g 260 / 330 Vuxna Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? A Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: B Processgrupp 3 Vuxna Personakten och samtliga handlingar där gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5, 15, 25 undantas C Huvudprocess 1 Bistånd Vuxna från gallring för forskningens behov. D E F G H I J K L M N Ansvari g för Handlin Gallras/ Sekretess handlin Format på Överföring gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats Sortering till Slut- Anmärkning Bevaras (§) gens handlingen typen arkiv förvarin g Ex. El-avstängning, hyresskuld, orosanmälningar missbruk, våld i nära relation eller 1 0. Anmälan som resulterar i ett ärende övrigt och LOB-anmälan. V 26 kap Procapita/Lifecare 1 1. Anmälan G 5 år IFO Digital/analog Personnummer . OSL V 26 kap Procapita/Lifecare 1 2.Förhandsbesked/förhandsbedömning G 5 år IFO Digital Personnummer OSL Ex. El-avstängning, hyresskuld, orosanmälningar och LOB-anmälan. Kronologisk pärm kan användas eller kommunens allmänna diariesystem. Notering görs om att ärendet 2 0. Anmälan som inte resulterar i ärende överförts till verksamhetssystem. Obs personnummer får ej finnas i ärenden. 1. Inkommen anmälan som inte resulterar V G 5 år 26 kap Kronologisk pärm/ Digital/analog Kronologisk Om personen har personakt ska detta sparas i personakten där annars i kronologisk 2 IFO i ett ärende samt där personakt saknas OSL Procapita/Lifeca /personnummer pärm. re V G 5 år 26 kap Kronologisk pärm/ Digital/analog Kronologisk Om personen har personakt ska detta sparas i personakten där annars i kronologisk 2 2. Förhandsbedömning IFO OSL Procapita/Lifeca /personnummer pärm. re 261 / 330 V G 5 år 26 kap Kronologisk pärm/ Digital/analog Kronologisk Om personen har personakt ska detta sparas i personakten där annars i kronologisk 2 3. Underlag IFO OSL Procapita/Lifecare /personnummer pärm. V G 5 år 26 kap Kronologisk pärm/ Digital/analog Kronologisk Om personen har personakt ska detta sparas i personakten där annars i kronologisk 2 4. Beslut om att inte inleda utredning IFO OSL Procapita/Lifecare /personnummer pärm. V G 2 år 26 kap Kronologisk pärm/ Digital/analog Kronologisk Vid el-avstängning och hyresskuld samt vid LoB skickas erbjudande om hjälp eller 2 5. Brev till den enskilde som berörs IFO OSL Procapita/Lifecare /personnummer erbjudande om att få en tid. V G 2 år 26 kap Kronologisk pärm/ Digital/analog Kronologisk Kallelse skickas om möjligt vid LOB eller annan anmälan. Om ingen kontakt sker med 2 6. Kallelser IFO OSL Procapita/Lifecare /personnummer den enskilde så avslutas ärendet 7. Register över anmälningar, rapporter Digital/analog G 2 år 26 kap 2 och meddelanden som inte ger upphov till Kronologisk pärm IFO Kronologisk pärm Motsvaras av kronpärm eller diariet OSL ärende Personakterna sorteras i personnummerordning. Personakten och samtliga handlingar Se däri gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för 3 0. Uppgifter/handlingar i personakt anmärkning forskningens behov. och levereras till arkivmyndigheten efter 5 år efter sista anteckning V Personnummer Ex ansökan om behandlingshem, stödinsatser för missbruk, stödinsatser våld i nära 26 kap Procapita/Lifecare 3 1. Ansökan med bilagor G 5 år IFO Digital/analog relation, boende m.m OSL /Personakt Underskriven ansökan sparas i original, bilagor endast digitalt. 2. Ansökan om vård enligt 4 § LVM med G 5 år Procapita/Lifecare Personnummer 26 kap 3 bilagor V IFO Digital Ska skickas till Förvaltningsrätten när beslut finns från nämnd om ansökan om vård OSL V 26 kap Personnummer 3. 3. Begäran om handräckning G 5 år Procapita/Lifecare IFO Digital Avser både beslut i verksamhetssystemet samt dokumentet handräckningen. OSL V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer 3 4. Beslut och domar i förvaltningsdomstol IFO Digital OSL 5. Beslut i enskilt ärende om bistånd V G 5 år Procapita/Lifecare Personnummer 26 kap Beslut om insats eller avslag om insats. 3 och/eller insats IFO Digital OSL 6. Dokumentation av planering rörande V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer Avser vårdplaner, genomförandeplaner eller andra planeringar 3 IFO Digital enskild samt överenskommelser OSL V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer 3 7.Droganalyser/provsvar/labbrapporter IFO Digital OSL 8. Handlingar rörande underställning till V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer 3 IFO Digital förvaltningsrätt OSL 262 / 330 9. Journaler med bilagor från HVB/skyddat V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer 3 IFO Digital Informationsutbyte, månadsrapporter boende eller stödboende OSL V G 5 år 26 kap Personnummer 3 10. Ärendeblad/journalblad Personakt IFO Digital/analog Ska ligga i personakten OSL V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer FREDA-dokument, ASI, underlag från annan myndighet, ADDIS, journaluppgifter från 3 11. Underlag till utredning och beslut IFO Digital OSL sjukvård 12. Registerkontroller som utgör underlag V G 5 år Procapita/Lifecare Personnummer 26 kap 3 för beslut IFO Digital OSL V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer 3 13. Samtycke/Fullmakt IFO Digital/analog Samtycke/fullmakt underskriven med penna sparas i original OSL V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer 3 14. Utredning i enskilt ärende IFO Digital OSL V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer 3 15. Överklaganden med bilagor, yttrande IFO Digital OSL 16. Kallelser till rättegång, möte med V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer 3 handläggare mm IFO Digital Kallelser av klient i journalsystemet 5 år. Kallelser till rättegång gallras när akt avslutas. OSL V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer 3 17. Yttrande till Förvaltningsdomstol IFO Digital OSL 18. 2:a handskontrakt/regler för V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer 3 IFO Digital jourbostad OSL V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer 3 19. Nyckelkvittens IFO Digital OSL V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer Exempel underlag som socialtjänsten skickar till Skatteverket, Försäkringskassan eller 3 20. Handlingar till/från andra myndigheter IFO Digital annan myndighet. Kan bland annat avse underlag för sekretessmarkering, intyg om den OSL enskildes situation m.m V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer 3 21. Ansvarsförbindelse IFO Digital Avser den enskildes placering på behandlingshem inom ramavtalet. OSL V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer 3 22. Placeringsavtal IFO Digital OSL V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer Remiss till att genomgå läkarundersökning, remiss till Beroendecentrums vårdavdelning 3 23. Remisser IFO Digital OSL eller öppenvård 24. Handlingar rörande underställning till V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer 3 IFO Digital förvaltningsrätt OSL 263 / 330 25. Anmälan/beslut om V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer 3 hälsoundersökning enligt 9 § LVM IFO Digital OSL V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer Ett exemplar ska skickas med i ansökan om vård enligt 4 § LVM 3 26. Läkarintyg enligt 9 § LVM IFO Digital OSL V G 5 år 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer 3 27. Ansökan om SiS-hem IFO Digital OSL 264 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? A Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: B Processgrupp 3 Vuxna C Huvudprocess 2 Serviceinsatser Vuxna Råd och stödinsatser D E F G H I J K L M N Handlin Gallras/ Sekretess Ansvarig för Format på Överföring gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering till Slut- Anmärkning Bevaras (§) handlingen typen förvaring arkiv 1. Minnesanteckningar kring 26 kap 1 G i a IFO Analog Gallras när kontakten upphör klienter OSL 26 kap 1 2. Anhörigprogram G i a IFO Analog Gallras när kontakten upphör. OSL 265 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? A Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: B Processgrupp 3 Vuxna C Huvudprocess 3 Begäran om registerutdrag D E F G H I J K L M N Ansvari g för Handlin Överföring Gallras/ Sekretess handlin Format på gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats Sortering till Slut- Anmärkning Bevaras (§) gens handlingen typen arkiv förvarin g 1. Begäran om registerutdrag Inkommer från ex. Transportstyrelsen, Försvarsmakten, kriminalvård, åklagare, 26 kap 1 från andra myndigheter G 3 år Kronologisk pärm IFO Analog Kronologisk tingsrätt och polis. OSL 2. Begäran om registerutdrag 26 kap Kronologisk Inkommer från ex. konsulter och familjehem 1 från företag G 3 år Kronologisk pärm IFO Analog OSL 3. Begäran om registerutdrag 26 kap Kronologisk 1 från enskilda G 3 år Kronologisk pärm IFO Analog OSL 266 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? A Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: B Processgrupp 3 Vuxna Yttranden är regelrätta utredningar gjorda för myndigheter i olika ärenden ex. körkortsärenden, vapenärenden och handräckning. C Huvudprocess 4 Begäran om yttrande Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov. D E F G H I J K L M N Ansvari g för Handlin Gallras/ Sekretess handlin Format på Överföring gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats Sortering till Slut- Anmärkning Bevaras (§) gens handlingen typen arkiv förvarin g V Procapita/Lifecare Ex. Försvarsmaktens/Hemvärnets förfrågningar. Yttrandet är underlag för 1. Yttrande till 26 kap säkerhetsklassning inom Försvaret och gäller i 5 år hos dem innan ny 1 G 5 år IFO Digital Personnummer Försvarsmakten/hemvärnet OSL säkerhetsklassning/förfrågan måste göras. V 26 kap Procapita/Lifecare Yttrandet är underlag för vapenlicens 1 2. Yttrande till polismyndighet G 5 år IFO Digital Personnummer OSL 3. Yttrande till kriminalvård V 26 kap Procapita/Lifecare 1 G 5 år IFO Digital Personnummer OSL 4. Yttrande till V 26 kap Procapita/Lifecare Yttrandet är underlag för körkortsärenden 1 Transportstyrelsen G 5 år IFO Digital Personnummer OSL 267 / 330 Familjerätt Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: Processgrupp 4 Familjerätt Huvudprocess 1 Faderskapsärenden Alla handlingar i faderskapsärenden bevaras i original i personakt, se 16 kap 2-4 § SoL D E F G H I J K L M N Ansvarig Handlin för Överföring Gallras/ Sekretess Format på gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlinge Sortering till Slut- Anmärkning Bevaras (§) handlingen typen ns arkiv förvaring U-protokoll. Detta protokoll kan användas, om parterna är sambor och övertygade om att barnet är deras gemensamma eller kommit till genom en assisterad 0. Fastställande av U-protokoll, 1 befruktning utredning av faderskap och inga omständigheter har kommit fram som ifrågasätter faderskapet. Förvaras i original i personakt 1. Föranmälan om faderskap och V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 Bevaras IFO Begäran från gravid mamma. föräldraskap OSL /Personakt 2. Begäran om fastställande av V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 faderskap/föräldraskap från Bevaras OSL /Personakt IFO Original förvaras i personakt annan kommun 3. Underrättelse från V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 Skatteverket om nyfött barn Bevaras OSL /Personakt IFO Original förvaras i personakt 4. Begäran om fastställande av V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 faderskap/föräldraskap Bevaras OSL /Personakt IFO Original förvaras i personakt 268 / 330 5. Första brevet till modern V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år Påminnelse går ut om hon ej hör av sig 1 G i a IFO OSL /Personakt V Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år Oftast inga uppgifter, kommer de ej på möte så noteras det däremot i 1 6. Kallelse möte G ia 26 kap 1 § /Personakt IFO verksamhetssystem. Gäller utpekad man OSL V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 7. U-protokoll Bevaras IFO Original förvaras i personakt OSL /Personakt 8.Bekräftelse/Faderskapsbekräft V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 Bevaras IFO Original förvaras i personakt else OSL /Personakt 9. Anmälan om gemensam V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 Bevaras IFO Original förvaras i personakt vårdnad OSL /Personakt V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 10. Journalanteckningar Bevaras IFO Original förvaras i personakt OSL /Personakt 11. Intyg V Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 (ultraljudsundersökning, Bevaras 26 kap 1 § /Personakt IFO Original förvaras i personakt förlossning, utveckling, OSL assisterad befruktning etc.) U-protokoll. Detta protokoll ska användas, om parterna inte är sambor, eller om 0. Fastställande av U-protokoll, de är sambor och omständigheter kommit fram som ifrågasätter faderskapet. Om 2 utredning av faderskap modern uppger att flera män förekommer inom eller i anslutning till den beräknade konceptionstiden, ska ett U-protokoll upprättas och numreras för var och en av männen. Registreras på barnets personnummer 1. Intyg V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år T.ex. ultraljudsundersökningar, förlossning, utveckling. Registreras på barnets 2 Bevaras IFO OSL /Personakt personnummer. Original förvaras i personakt 2. Handlingar i rättsgenetiska V Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 2 och rättskemiska Bevaras 26 kap 1 § /Personakt IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvaras i personakt undersökningar OSL 3. Handlingar upprättade i V Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år samband med beslut att föra 26 kap 1 § /Personakt 2 talan i faderskaps- eller Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvaras i personakt OSL föräldraskapsärende 4. Handlingar i ärende rörande V Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 2 hävande av faderskap eller Bevaras 26 kap 1 § /Personakt IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvaras i personakt föräldraskap OSL 269 / 330 5. Handlingar som upprättats i Procapita/Lifecare Digital/Analog 5 år 2 samband med utredning om V Bevaras 26 kap 1 § /Personakt IFO Personnummer Registreras på barnets personnummer. nedläggning av OSL faderskapsutredning V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 5 år 2 6. Domstolshandlingar/domar Bevaras IFO Digital Registreras på barnets personnummer. Skannas in i personakt OSL /Personakt 7.Bekräftelse/Faderskapsbekräft V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år Faderskaps-, föräldraskaps- erkännanden/-bekräftelser. Registreras på barnets 2 Bevaras IFO else OSL /Personakt personnummer. Original förvaras i personakt 8. Anmälan om gemensam V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 2 Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvaras i personakt vårdnad OSL /Personakt 9. Svar till Skatteverket om V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 5 år 2 Bevaras IFO Digital Registreras på barnets personnummer fastställd fader/förälder OSL26 /Personakt V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 2 10. Kopia av nämndens protokoll Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. OSL /Personakt 11. Inkomna och upprättade V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år Ex Försäkringskassans förfrågan om faderskap eller Provtagning. Registreras på 2 handlingar av tillfällig betydelse Bevaras OSL /Personakt IFO barnets personnummer. Original förvaras i personakt och /eller rutinmässig karaktär FÖR-PROTOKOLL. Detta protokoll ska användas, om ett barn har kommit till 0. Fastställande av FÖR- genom en assisterad befruktning enligt lagen (2006:351) om genetisk integritet 3 protokoll, m.m. med samtycke från den kvinna som var moderns maka, registrerade partner föräldraskapsutredning eller sambo vid befruktningstillfället. Registreras på barnets personnummer 1. FÖR-protokoll för utredning V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog 5 år 3 Bevaras IFO Personnummer Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. av föräldraskap OSL /Personakt V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 3 2. Bekräftelse av föräldraskap Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. OSL /Personakt 3. Anmälan om gemensam V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 3 vårdnad i samband med Bevaras OSL /Personakt IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. bekräftelse på föräldraskap 4. Samtycke från maka, V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 5 år 3 Bevaras IFO Digital/Analog Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. registrerad partner eller sambo OSL /Personakt V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 5 år 3 5. Journalanteckningar Bevaras IFO Digital Registreras på barnets personnummer OSL /Personakt 6. Underlag för att behandlingen V Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år av insemination skett på svenskt 26 kap 1 § /Personakt 3 sjukhus enligt lagen (2006:351) Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. OSL om genetisk integritet eller på behörig klinik i utlandet 270 / 330 U-PROTOKOLL. Detta protokoll ska användas om ett barn kommit till genom 0. Fastställande av U-protokoll, assisterad befruktning enligt lagen (2006:351) om genetisk integritet m.m. och 4 utredning av föräldraskap modern vid behandlingen var en ensamstående kvinna. Registreras på barnets ensamstående kvinna personnummer V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år Utredning av ensamstående. Registreras på barnets personnummer. Original 4 1. U-protokoll Bevaras IFO OSL /Personakt förvars i personakt. 2. U-protokoll för utredning av V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 4 ensamstående Bevaras /Personakt IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. OSL 3. Underlag och beslut som V Procapita/Lifecare Personnummer upprättas i samband med 26 kap 1 § /Personakt 4 utredning om nedläggning av Bevaras IFO Digital/analog 5 år Registreras på barnets personnummer OSL faderskapsutredning 271 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: Processgrupp 4 Familjerätt Huvudprocess 2 Adoptioner Bevaras 16 kap. 2-4 § SoL D E F G H I J K L M N Handlin Gallras/ Ansvarig för Format på Överföring gs- Rubrik/Namn Registrering Sekretess (§) Förvaringsplats handlingens Sortering till Slut- Anmärkning Bevaras handlingen typen förvaring arkiv V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 1. Aktualiseringsintyg Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. OSL /Personakt V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 2. Anmälan om förslag på barn Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. OSL /Personakt 3. Ansökan till tingsrätt om V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år Registreras på barnets personnummer. Ex. om medgivande. Original förvars i 1 Bevaras IFO adoption OSL /Personakt personakt. V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 4. Ansökningar med bilagor Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. OSL /Personakt V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 5. Beslut, medgivande Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. OSL /Personakt V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 6. Beslutsunderlag Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. OSL /Personakt 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 7. Beslut/domar V Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. OSL /Personakt 8. Handlingar rörande barnets 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 V Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. ursprung OSL /Personakt V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 9. Intyg om adoptionsutbildning Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. OSL /Personakt 272 / 330 V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 10. Referenser Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. OSL /Personakt V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 11. Samtycken med bilagor Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. OSL /Personakt V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 5 år 1 12. Tingsrättens dom Bevaras IFO Digital Registreras på barnets personnummer. Scannas in i personakt. OSL /Personakt V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år Registreras på barnets personnummer. T.ex. anteckningar från hembesök. 1 13. Uppföljningsrapporter Bevaras IFO OSL /Personakt Original förvars i personakt. 14. Utdrag ur V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 socialregister/polisregister Bevaras OSL /Personakt IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 15. Utredningar Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. OSL /Personakt 16. Yttranden från V Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 1 Socialstyrelsens rättsliga råd Bevaras 26 kap 1 § /Personakt IFO 5 år Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. Myndigheten för familjerätt och OSL föräldraskapsstöd 17. Yttranden från behandlande V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. läkare OSL /Personakt 18. Yttrande från Myndigheten V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. för internationella adoptioner OSL /Personakt V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 19. Ärendeblad, journalblad Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. OSL /Personakt V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 20. Återkallelse av medgivande Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. OSL /Personakt 21. Kallelser till rättegång, möte V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. med handläggare mm OSL /Personakt 22. Medgivande till Digital/Analog Personnummer 5 år socialnämnden att hämta 26 kap 1 § Procapita/Lifecare 1 V Bevaras IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. uppgifter ur andra register, OSL /Personakt sekretesseftergift 273 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: Processgrupp 4 Familjerätt Vårdnads, - boende- och umgängesärenden (VBU- Gallras 5 år efter barnet fyllt 18 år. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens Huvudprocess 3 ärenden) behov. 16 kap. 2-4 § SoL D E F G H I J K L M N Handlin Gallras/ Sekrete Ansvarig för Format på Överförin gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering g till Slut- Anmärkning Bevaras ss (§) handlingen typen förvaring arkiv 1. Ansökan om kontaktperson V Se 26 kap Procapita/Lifecare Digital Personnummer Registreras på barnets personnummer. Gallras 5 år efter att barnet fyllt 18 år. 1 vid umgänge anmärkning 1 § OSL /Personakt IFO 2. Av socialnämnden godkända V Se 26 kap Procapita/Lifecare Digital Personnummer Registreras på barnets personnummer. Gallras 5 år efter att barnet fyllt 18 år. 1 avtal om boende, vårdnad, anmärkning 1 § OSL /Personakt IFO umgänge V Se 26 kap Procapita/Lifecare Digital Personnummer Registreras på barnets personnummer. Gallras 5 år efter att barnet fyllt 18 år. 1 3. Avtal som inte blivit godkända IFO anmärkning 1 § OSL /Personakt 4. Begäran från domstol om V Se Procapita/Lifecare Personnummer Original förvaras i personakt. Registreras på barnets personnummer. Gallras 5 år 1 genomförande av anmärkning 26 kap /Personakt IFO Digital/Analog efter att barnet fyllt 18 år. samarbetssamtal och/eller 1 § OSL umgängesstöd i VBU-ärenden 5. Begäran från domstol om V Se 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer Original förvaras i personakt. Registreras på barnets personnummer. Gallras 5 år 1 upplysningar eller utredning i anmärkning 1 § OSL /Personakt IFO Digital/Analog efter att barnet fyllt 18 år. VBU-ärenden V Se 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer Registreras på barnets personnummer. Gallras 5 år efter att barnet fyllt 18 år. 1 6. Domar i VBU-ärende IFO Digital anmärkning 1 § OSL /Personakt V Se Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer Registreras på barnets personnummer. Ex. brev från parterna eller ombud, 7. Inkomna och utgående 1 handlingar av betydelse i anmärkning 26 kap /Personakt IFO uppgifter från referenspersoner, läkarutlåtande, brev till andra myndigheter 1 § OSL begäran om registeruppgifter och begäran om uppskov. Gallras 5 år efter att ärendet barnet fyllt 18 år. 274 / 330 8. Handlingar som inkommit i V Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. Gallras 5 år 1 samband med genomförande av Se 26 kap /Personakt IFO efter att barnet fyllt 18 år. umgängesstöd, t.ex. rapport anmärkning 1 § OSL från umgängesstödjande 9. Kallelser till rättegång, möte V 26 kap Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 1 G i a IFO Registreras på barnets personnummer. Gallras vid inaktualitet med handläggare mm 1 § OSL /Personakt 10. Kontrakt/avtal med V Se 26 kap Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. Gallras 5 år 1 kontaktperson anmärkning 1 § OSL /Personakt IFO efter att barnet fyllt 18 år. 11. Meddelande till V Se Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. Gallras 5 år 1 Skatteverket, CSN, anmärkning 26 kap /Personakt IFO efter att barnet fyllt 18 år. Försäkringskassan om godkänt 1 § OSL avtal 12. Motivering och beslut till att V Se 26 kap Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. Gallras 5 år 1 nämnden inte godkänt avtal anmärkning 1 § OSL /Personakt IFO efter att barnet fyllt 18 år. 13. Personbevis V Se 26 kap Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. Gallras 5 år 1 anmärkning 1 § OSL /Personakt IFO efter att barnet fyllt 18 år. 14. Anmälan om behov av god V Se 26 kap Procapita/Lifecare Digital Personnummer Registreras på barnets personnummer. Gallras 5 år efter att barnet fyllt 18 år. 1 IFO man till tingsrätt anmärkning 1 § OSL /Personakt 15. Rapporter från V Se 26 kap Procapita/Lifecare Digital Personnummer Registreras på barnets personnummer. Gallras 5 år efter att barnet fyllt 18 år. 1 IFO kontaktperson anmärkning 1 § OSL /Personakt 16. Redovisning till domstolen V Se 26 kap Procapita/Lifecare Digital Personnummer Registreras på barnets personnummer. Gallras 5 år efter att barnet fyllt 18 år. 1 IFO om utfall av umgängesstöd anmärkning 1 § OSL /Personakt 17. Uppdrag att utse V Se 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer Registreras på barnets personnummer. Gallras 5 år efter att barnet fyllt 18 år. 1 IFO Digital kontaktperson anmärkning 1 § OSL /Personakt V Se Procapita/Lifecare Personnummer Registreras på barnets personnummer. Ex. utredning och andra upprättade 18. Upprättade handlingar av anmärkning 26 kap /Personakt handlingar i samband med upplysningar eller yttrande till domstolen, handlingar i 1 IFO Digital samband med underrättelse om beslut/yttrande. betydelse i ärendet 1 § OSL Gallras 5 år efter att barnet fyllt 18 år. 19. Utdrag ur V Se 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. Gallras 5 år 1 socialregister/polisregister anmärkning 1 § OSL /Personakt IFO Digital/Analog efter att barnet fyllt 18 år. 20. Utredningar i namnärenden V Se 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer Registreras på barnets personnummer. Gallras 5 år efter att barnet fyllt 18 år. 1 IFO Digital till tingsrätten anmärkning 1 § OSL /Personakt 275 / 330 V Se Procapita/Lifecare Personnummer Registreras på barnets personnummer. Kommunerna yttrar sig i vissa fall till 1 21. Äktenskapslicens anmärkning 26 kap /Personakt IFO Digital/Analog Länsstyrelsen angående äktenskapslicenser enl 15 kap 2 § ÄktB. Original förvars i 1 § OSL personakt. Gallras 5 år efter att barnet fyllt 18 år. V Se 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer Registreras på barnets personnummer. Gallras 5 år efter att barnet fyllt 18 år. 1 22. Ärendeblad IFO Digital anmärkning 1 § OSL /Personakt V Se 26 kap Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. Gallras 5 år 1 23. Överenskommelser anmärkning 1 § OSL /Personakt IFO efter att barnet fyllt 18 år. 24. Anteckningar förda i V Se 26 kap Procapita/Lifecare Digital/Analog Registreras avidentifierat i verksamhetssystem. Gallras så snart samtalen avslutats 1 samband med samarbetsavtal i anmärkning 1 § OSL /Personakt IFO och uppgifter överförts till avidentifierad statistik. samarbetssamtal 25. Brev till parterna inför och Se 26 kap 1 IFO Registreras på barnets personnummer. Gallras så snart samtalen avslutats under samarbetssamtal anmärkning 1 § OSL 26. Meddelanden från domstol V Procapita/Lifecare Digital/Analog 1 om äktenskapsskillnad m.m. G 3 år 26 kap /Personakt IFO Kronologisk beträffande personer som 1 § OSL pärm saknar personakt 27. Skriftlig begäran om Se Gallras så snart samtalen avslutats och uppgifter överförts till avidentifierad 1. samarbetssamtal anmärkning statistik 276 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: Processgrupp 4 Familjerätt Huvudprocess 4 Namnärenden Utredning och yttrande kring byte av barns efternamn D E F G H I J K L M N Handlin Ansvarig för Överförin Gallras/ Sekrete Format på gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering g till Slut- Anmärkning Bevaras ss (§) handlingen typen förvaring arkiv 1. Begäran om yttrande från V Se 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer 1 domstol anmärkning 1 § OSL /Personakt IFO Digital Registreras på barnets personnummer. Handlingen följer akten 2. Utredning och yttrande till V Se 26 kap Procapita/Lifecare Personnummer 1 IFO Digital Registreras på barnets personnummer. Handlingen följer akten domstol anmärkning 1 § OSL /Personakt 277 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: Processgrupp 4 Familjerätt Vårdnadsöverflytt, förmyndare, god man, eller ny Huvudprocess 5 vårdnadshavare D E F G H I J K L M N Handlin Gallras/ Sekretess Ansvarig för Format på Överföring till gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering Slut- Anmärkning Bevaras (§) handlingen typen förvaring arkiv 1. Utredning med hänvisning till V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 5 år 1 Bevaras IFO Digitalt Registreras på barnets personnummer 5 kap §3 SOF OSL /Personakt 2. Anmälan behov av V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 5 år 1 förmyndare Bevaras OSL /Personakt IFO Digital/Analog Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. 3. Journalanteckningar V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 5 år 1 Bevaras IFO Digitalt Registreras på barnets personnummer OSL 4. Utredning vårdnadsöverflytt V Bevaras 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 5 år 1 IFO Digitalt Registreras på barnets personnummer OSL 5. Kortutredning familjehem/ V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 5 år 1 god man Bevaras IFO Digitalt Registreras på barnets personnummer OSL 6. Utdrag ur socialregister/ Procapita/Lifecare Personnummer polisregister /kronofogde/ 26 kap 1 § 1 V Bevaras IFO Digital/Analog 5 år Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. transportstyrelseregister OSL 7. Samtyckesblankett för utdrag 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 5 år 1 V Bevaras IFO Digital/Analog Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. OSL /Personakt 278 / 330 8. Samtycke till V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 5 år 1 vårdnadsöverflytt Bevaras OSL /Personakt IFO Digital/Analog Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. 9. Beslut från utskott/nämnd V 26 kap 1 § Digital/Analog Personnummer 5 år 1 Bevaras Procapita/Lifecare IFO Registreras på barnets personnummer. Original förvars i personakt. OSL 10. Kallelse till förhandling V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 G i a IFO Registreras på barnets personnummer. Gallras vid inaktualitet OSL /Personakt 11. Dom från Tingsrätten V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 5 år 1 Bevaras IFO Digitalt Registreras på barnets personnummer. Skannas in i personakt. OSL /Personakt 279 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: Processgrupp 4 Familjerätt Huvudprocess 6 Medling Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov. D E F G H I J K L M N Handlin Ansvarig för Överföring till Gallras/ Sekretess Format på gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering Slut- Anmärkning Bevaras (§) handlingen typen förvaring arkiv 0. Rådgivning och stöd vid 1 oklarheter kring vårdnad, boende och/eller umgänge V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 1 1. Avtal som inte blivit godkända G 5 år IFO Digital/Analog Registreras på barnets personnummer OSL /Personakt 2. Journalanteckningar och V G 5 år 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 1 IFO Digital/Analog Registreras på barnets personnummer underlag för avtal OSL /Personakt 3. Motivering och beslut till att V G 5 år 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 1 IFO Digital/Analog Registreras på barnets personnummer socialtjänst inte godkänt avtal OSL /Personakt 4. Meddelande till Skatteverket, V G 5 år 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 1 CSN, Försäkringskassan om OSL /Personakt IFO Digital/Analog Registreras på barnets personnummer godkänt avtal 2 0. Samarbetssamtal 1. Minnesanteckningar förda i Se IFO Digital/Analog Gallras så snart samtalen avslutats och uppgifter överförts till 2 samband med samarbetssamtal anmärkning avidentifierad statistik 2. Brev till parterna inför och Se IFO Digital/Analog 2 Gallras så snart samtalen avslutats under samarbetssamtal anmärkning 3. Skriftlig begäran om Se IFO Digital/Analog Gallras så snart samtalen avslutats och uppgifter överförts till 2 samarbetssamtal anmärkning avidentifierad statistik 280 / 330 Ekonomiskt bistånd Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? A Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: B Processgrupp 5 Ekonomiskt bistånd Personakter inom samtliga verksamheter berörande personer födda datumen 5, 15, 25 C Huvudprocess 1 Försörjningsstöd (forskningsurval) bevaras. D E F G H I J K L M N Ansvarig Handlin för Överföring till Gallras/ Format på gs- Rubrik/Namn Registrering Sekretess (§) Förvaringsplats handlinge Sortering Slut- Anmärkning Bevaras handlingen typen ns arkiv förvaring V Se 1. Rådfrågan/ärende som inte leder Kronologisk Om personen har personakt sedan tidigare ska det sparas i personakten, annars 1 anmärkni 26 kap OSL Kronologisk pärm IFO Analog till ansökan /personnummer i kronologiska pärmen. ng V Procapita/Lifecare 1 2. Ansökan om ekonomiskt bistånd G 5 år 26 kap OSL IFO Analog Personnummer Blankett, både digital och analogt /Personakt 3. Bilagor till V Procapita/Lifecare 1 G 5 år 26 kap OSL IFO Digital Personnummer Handlingarna skannas in i samband med ansökan. ansökan/beslutsunderlag 1 4. Ärendeblad/journalblad V G 5 år 26 kap OSL Procapita/Lifecare IFO Analog Personnummer Ska ligga i personakten V Procapita/Lifecare 1 5. Utredningar i enskilt ärende G 5 26 kap OSL IFO Digital Personnummer 1 6. Beslut V G 5 år 26 kap OSL Procapita/Lifecare IFO Digital Personnummer 1 7. Fullmakt/avtal V G 5 år 26 kap OSL Procapita/Lifecare IFO Analogt Personnummer Återkrav, förmedlingskonto, förskott förmån, god man. V Procapita/Lifecare Viktigt att det på samtyckesblanketten framkommer under vilken tidsperiod 1 8. Samtycke G 5 år 26 kap OSL IFO Analogt Personnummer /Personakt samtycke avser. 281 / 330 V Se Procapita/Lifecare 9. Registerkontroll som utgör 1 anmärkni 26 kap OSL IFO Digitalt Personnummer Handläggaren kan titta men inte spara underlag för beslut ng 1 10. Företagskoll, bilregister V G 5 år 26 kap OSL Procapita/Lifecare IFO Digitalt Personnummer 11. Skriftlig information från andra V Procapita/Lifecare 1 G 5 år 26 kap OSL IFO Digitalt Personnummer aktörer 1 12. Överklagan med bilagor V G 5 år 26 kap OSL Procapita/Lifecare IFO Digitalt Personnummer Original skickas till förvaltningsrätten 1 13. Yttrande V G 5 år 26 kap OSL Procapita/Lifecare IFO Digitalt Personnummer 1 14. Dom V G 5 år 26 kap OSL Procapita/Lifecare IFO Digitalt Personnummer 15. Underskrivna V Procapita/Lifecare Fysiska kan gallras vid in aktualitet. Den är inaktuell när det finns en ny 1 G 5 år 26 kap OSL IFO Digitalt Personnummer genomförandeplaner genomförande plan eller om ärendet har avslutats. 16. Meddelande från V- Vid aktuellt ärende scannas in i verksamhetssystemet, vid avslutat ärende G i a/G 5 Procapita/ kronologisk 1 hyresvärd/elbolag/kronofogden/upps sys/kronolog 26 kap OSL IFO Digitalt Personnummer sparas i personakt och vid saknad av personakt sparas i kronologiska pärmen i år pärm ägning/avhysning isk pärm arkivet 1 17. Beräkningar V G 5 år 26 kap OSL Procapita/Lifecare IFO Digital Personnummer 1 18. Beslut från Migrationsverket V G 5 år 26 kap OSL Procapita/Lifecare IFO Digital Personnummer I pärmen förvaras: bankkontoinsättningar på kommunens bankgiro som tillhör försörjningsstöd, sammandrag, attestlista (vid in- och utbetalning), 19. Underlag för in- och utbetalningar sammandragslista (summa av in- och utbetalning), betalningsuppdraget (dras ut 1 G 7 år 26 kap OSL Pärm i närarkiv IFO Analog Månad kommunens bankkonto från bankkontot), samlingslista (specifikkontoinsättning barnbidrag). I pärmen finns även kontoutdrag kvartalsvis. Pärm förvaras i arkivet, vid mellangallring efter två år förvaras pärmen i arkivet i källaren fram till gallring 1 20. Rekvisitioner V G 5 år 26 kap OSL Procapita/Lifecare IFO Digital Personnummer 282 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? A Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: B Processgrupp 5 Ekonomiskt bistånd Personakter inom samtliga verksamheter berörande personer födda datumen 5, 15, 25 C Huvudprocess 2 Dödsboanmälan (forskningsurval) bevaras. D E F G H I J K L M N Ansvarig Handlin för Överföring Gallras/ Sekretess Format på gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlinge Sortering till Slut- Anmärkning Bevaras (§) handlingen typen ns arkiv förvaring 1. Dödsfallsintyg/Kontroll i V 26 kap 1 G 5 år Procapita/Lifecare IFO Digital Personnummer Infotorg OSL V 26 kap Procapita/Lifecare 1 2. Ansökan G 5 år IFO Analog Personnummer OSL /Personakt 3. Försäkran om korrekt V 26 kap Procapita/Lifecare 1 G 5 år IFO Analog Personnummer inlämnade uppgifter OSL /Personakt V 26 kap Procapita/Lifecare 1 4. Utredning/Beslut G 5 år IFO Digital Personnummer OSL V 26 kap Procapita/Lifecare 1 5. Ekonomiska redovisningar G 5 år IFO Digital Personnummer Minnesanteckningar, deklaration, värderingar, bankpapper, kvitton och kronofogden OSL V 26 kap Procapita/Lifecare 1 6. Fullmakter G 5 år IFO Analog Personnummer OSL /Personakt V Procapita/Lifecare Blir det ja så överförs ärendet till ekonomiskt bistånd. Om förutsättningarna för 26 kap 1 7. Dödsboanmälan G 5 år IFO Digital Personnummer dödsboanmälan ej är uppfyllda hänvisas till bouppteckning. Själva dödsboanmälan OSL inges till Skatteverket. 283 / 330 V 26 kap Procapita/Lifecare 1 8. Kopior på fakturor G 5 år IFO Digital Personnummer OSL 9. Inkommande och upprättade 26 kap 1 V G i a Procapita/Lifecare IFO Digital Personnummer Gallras vid inaktualitet handlingar av ringa betydelse OSL 10. Protokoll provisorisk 26 kap 1 V G 5 år Personakt IFO Analog Personnummer Tas med vid hembesök och fylls i där. Skannas in i aktuell dödsboakt vid färdigställande. dödsboförvaltning OSL 11. Begäran om jämkning enligt 26 kap 1 V G 5 år Personakt IFO Analog Personnummer 12 kap 2 § Äktenskapsbalken OSL 284 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? A Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: B Processgrupp 5 Ekonomiskt bistånd Personakter inom samtliga verksamheter berörande personer födda datumen 5, 15, 25 C Huvudprocess 3 Förmedlingsmedel (forskningsurval) bevaras. D E F G H I J K L M N Ansvari g för Handlin Gallras/ Sekretess handlin Format på Överföring gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats Sortering till Slut- Anmärkning Bevaras (§) gens handlingen typen arkiv förvarin g V 26 kap Procapita/Lifecare 1 1. Ansökan G 5 år IFO Digital/Analog Personnummer OSL /Personakt V 26 kap Procapita/Lifecare 1 2. Avtal/fullmakter G 5 år IFO Digital/Analog Personnummer OSL /Personakt V Se 26 kap Procapita/LífeCare Pappersfaktura G 10 år. Föregående 2 år förvaras i närarkiv. Resterande i källararkiv. 1 3. Fakturor anmärkni IFO Digital Personnummer OSL Närarkiv Registrering av utbetalning görs i personakt. ng 4. Uppgifter om bilaga samt V summa som noterats i 1 G 5 år 26kap OSL Procapita/Lifecare IFO Digital Personnummer personakten I pärmen förvaras: bankkontoinsättningar på kommunens bankgiro som tillhör egna 26 kap medel, sammandrag, attestlista (vid in- och utbetalning), betalningsuppdraget (dras ut 1 5. Egna medel G 7 år Närarkiv IFO Analog Månad OSL från bankkontot), saldo förmedlingsmedel och saldoredovisning för varje enskilt ärende samt månadslista för varje enskilt ärende. I pärmen finns även kontoutdrag kvartalsvis. 285 / 330 Familjerätt Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: Processgrupp 6 Familjerätt Huvudprocess 7 Ensamkommande barn D E F G H I J K L M N Ansvarig Handlin Gallras/ Sekretess för Format på Överföring gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlinge Sortering till Slut- Anmärkning Bevaras (§) handlingen typen ns arkiv förvaring V 26 kap 1 § Digital/Analog Personnummer 1 1. Ansökan - ensamma barn Bevaras Procapita/Lifecare IFO 5 år Original förvaras i personakt OSL 2. Åtagande och samtycke från V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 Bevaras IFO Original i personakt god man OSL /Personakt V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 3. Beslut på god man Bevaras IFO Original i personakt OSL /Personakt 4. Registerutdrag på att barnet V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 Bevaras IFO Original i barnets personakt fått god man OSL /Personakt 5. Barnets samtycke vad gäller V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 överförmyndarens förordnande Bevaras OSL /Personakt IFO Original i personakt av god man V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 6. Förteckning över tillgångar Bevaras IFO Original i personakt OSL /Personakt V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 7. Befrielse från redovisning Bevaras IFO Original i uppdragstagarens personakt OSL /Personakt V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 1 8. Beslut på arvode Bevaras IFO 5 år Original i uppdragstagarens personakt OSL /Personakt 286 / 330 V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 9. Tillfälligt uppehållstillstånd Bevaras IFO Original i personakt OSL /Personakt 10. Permanent V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 Bevaras IFO Original i personakt uppehållstillstånd OSL /Personakt 11. Beslut från Tingsrätten om V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Digital/Analog Personnummer 5 år 1 Bevaras IFO Original i personakt särskilt förordnande OSL /Personakt V 26 kap 1 § Procapita/Lifecare Personnummer 5 år 1 12. Personbevis Bevaras IFO Digital/Analog Original i personakt OSL /Personakt 287 / 330 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2026-10-14 Social- och arbetsmarknadsnämnden

2 § Processbehörighet Nämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden inom sitt ansvarsområde.

3 § Uppdrag och verksamhet Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde följa vad som anges i lag eller annan författning. Nämnden ska följa det fullmäktige – i reglemente, i samband med budget eller annat särskilt beslut – har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt att verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och riktlinjer. 295 / 330 2026-XX-XX 26/KS/XX 5(11)

4 § Organisation inom verksamhetsområdet Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten.

5 § Personalansvar Nämnden har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som anges i 24 § i kommunstyrelsens reglemente.

6 § Behandling av personuppgifter Nämnden är personuppgiftsansvarig för den personuppgiftshantering som sker inom nämndens verksamhetsområde. Ansvaret innebär att genomföra tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa och kunna visa att behandlingen utförs i enlighet med dataskyddsförordningen. Nämnden utser dataskyddsombud.

7 § Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige Nämnden ska kontinuerligt följa upp sin verksamhet. Nämnden ska två gånger per år redovisa till fullmäktige hur de fullgjort de uppdrag som fullmäktige har lämnat till dem i reglemente och genom finansbemyndigande. Nämnden ska vid redovisningen även redogöra för hur uppdrag som delegerats till dem har fullgjorts. Redovisning ska ske skriftligen enligt riktlinjer som fastställts av fullmäktige. Redovisningen lämnas till styrelsen som samordnar de olika nämndernas redovisningar. Nämnden ska också fullgöra rapporteringsskyldighet som ålagts dem enligt speciallag.

8 § Information och samråd Styrelsen, nämnderna och kommunalråd respektive oppositionsråd ska i möjligaste mån från nämnd erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. 296 / 330 2026-XX-XX 26/KS/XX 6(11) Nämnderna ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör styrelsens eller annan nämnds verksamhet. Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Nämnden beslutar om formerna för samrådet.

9§ istället vara så tydligt utformade att patienten kan bedöma om åtkomsten till journaluppgifterna varit befogad, och loggen ska innehålla uppgifter om vårdenhet och tidpunkt för när någon tagit del av journalinformationen. I den offentliga sjukvården kan patienten även begära att få ta del av namnet på dem som varit inloggade, vilket kan ske efter sekretessprövning enligt OSL. D E F G H I J K L M N Handlin Ansvarig för Överföring Gallras/ Sekretess Format på gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering till Slut- Anmärkning Bevaras (§) handlingen typen förvaring arkiv Om uppgifter i logg leder till åtgärd ska uppgifterna bevaras tillsammans med det ärende som då bildas. Avser rutinmässiga loggar som dokumenterar loggar över åtkomst till Loggar patientjournaler (anropens ursprung och plats, ansvarig användare för operationer, datum, tidpunkt, berörda tabeller och fält, historiska samt uppdaterade värden etc.) HSL- 1. Checklista för ansvarig vid 1 G i a Nej K: enheten/äldre Digital Gallras när ny checklista upprättats loggningskontroll omsorg HSL- Se Begäran från verksamhetschef om riktad loggkontroll. Om uppgifter i logg leder till 1 2. Mall för riktad loggkontroll Nej K: enheten/äldre Digital anmärkning åtgärd ska handlingen bevaras tillsammans med det ärende som då bildas. Annars g i a. omsorg HSL- 3. Mall för rutinkontroll utförd i 1 G i a Nej K: enheten/äldre Digital Gallras när ny mall upprättats procapita omsorg 218 / 330 HSL- 4. Loggningskontroll utförd i 1 G 10 år Ja K: enheten/äldre Digital Kronologisk Procapita omsorg HSL- 1 5. Loggningsrutin för NPÖ G i a Nej K: enheten/äldre Digital omsorg HSL- 6. Rutin för loggning i Procapita 1 G i a Nej K: enheten/äldre Digital inom vård och omsorg omsorg HSL- 7. Begäran om loggar eller Procapita/Lifecare Analog/digit 1 V G 10 år Ja enheten/äldre Personnummer Begäran från patient om loggar eller journalkopior vid dataintrång journalkopior /patientjournal al omsorg HSL- Analog/digit 1 8. Brev om begäran av loggar G i a Nej K: enheten/äldre Försättsbrev till begäran om loggar eller journalkopior al omsorg 9. Information till berörd individ Ansvarig 1 D Bevaras Ja Platina Digital Kronologisk 5 år vid dataintrång verksamhet 10. Mall för kontroll utförd i 1 G i a Nej HSL-enheten Digital NPÖ 1 11. Loggar NPÖ G 10 år Ja K: HSL-enheten Digital Kronologisk 219 / 330 Föra vårdrelaterade register Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 8 Vård och omsorg Beskrivning: Processgrupp 5 Föra vårdrelaterade register Huvudprocess 1 Lämna uppgifter till interna och externa register D E F G H I J K L M N Handlin Gallras/ Sekretess Ansvarig för Format på Överföring gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering till Slut- Anmärkning Bevaras (§) handlingen typen förvaring arkiv 1. Underlag för ändring och Avser blankett (motsv.) med uppgifter om vilka personuppgifter som ska Se Ansvarig 1 rättelse av personuppgifter i ändras/rättas, orsak, samt ev. kontroll. Underlaget gallras efter 10 år, om anmärkning verksamhet lokala system ändringar/rättelser bevaras i systemets historik. 220 / 330 Hantera journaler, förfrågningar och tillstånd Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 8 Vård och omsorg Beskrivning: Processgrupp 6 Hantera journaler, förfrågningar och tillstånd Använd denna endast vid förfrågningar om överföring av information mellan vårdgivare eller Huvudprocess 1 Hantera journaler och förfrågningar forskningsprojekt som bedrivs av vårdgivare. I övriga fall är det bättre att använda 1.7.2 Lämna ut handlingar framför allt vid frågor från privatpersoner till arkivmyndighet D E F G H I J K L M N Handlin Gallras/ Sekretess Ansvarig för Format på Överföring gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering till Slut- Anmärkning Bevaras (§) handlingen typen förvaring arkiv 1. Fullmakt/samtycke till Gallras Anteckning om utlämnande ska göras i aktiva journaler, inte i de som är 1 utlämnande eller delning av V Ja Patientjournal HSL-enheten Analog Personnummer 10 år tidigast överlämnande till arkivmyndighet. uppgifter i journal efter 70 år 2. Förstörande av uppgifter i Avser t.ex. IVO:s beslut om förstörande av uppgifter. När beslut finns om att en hel patientjournal på begäran av Ansvarig 1 D Bevaras Ja Platina Digital Kronologisk 5 år journal ska förstöras får ingen mapp eller dokumentation finnas på journalens plats. enskild person, handlingar verksamhet Bevaras bland diarieförda handlingar rörande Avser förteckningar (i förekommande fall), som dokumenterar förflyttningar av 3. Förteckning (motsv.) över Ansvarig 1 Bevaras Digital journaler mellan t.ex. BVC och skola, eller överlämnande av journaler till patienter och journaler verksamhet arkivmyndighet. Förteckningarna är användbara vid återsökning. Avser kopior som beställts för patient som man har en aktuell vårdrelation till. 4. Journalkopior inkomna från 1 V G 10 år Ja Patientjournal HSL-enheten Analog Personnummer Papperskopior förs till den egenupprättade patientjournalen och bevaras där. annan vårdgivare Inkomna elektroniska uppgifter bifogas i egen elektronisk journal. 221 / 330 Begäran om journalkopior är i första hand en beställning av en allmän handling som registreras (diarieföras). Vid utlämnande av journalkopior görs med fördel en 5. Anteckning om utlämnade av 1 D Bevaras Platina HSL-enheten Digital 5 år notering i journalen om aktuellt diarienummer för att enkelt kunna spåra hela journalkopior ärendet. Bevaras med tanke på ev. framtida begäran om journalförstöring eller ändring. Gäller även kopior från mikrofilmade, skannade eller helt digitala journaler. 6. Reversal över överlämnade 1 D Bevaras Platina Nämndkansli Digital 5 år Upprättas vanligen vid överlämnande till arkivmyndighet. journaler Gallras 7. Samtycke till utlämnande eller Procapita/Lifecare 1 V tidigast Ja HSL-enheten Digital/analog Personnummer 10 år Avser skriftliga samtycken eller noteringar i journal i förekommande fall. delning av uppgifter i journal /patientjournal efter 70 år 222 / 330 Stöd och omsorg Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 8 Vård och omsorg Beskrivning: Processgrupp 7 Stöd och omsorg Huvudprocess 1 Administration av stöd och omsorg Enligt Socialtjänstlagen SoL. D E F G H I J K L M N Ansvarig för Överföring Handlings- Gallras/ Sekretess Format på Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering till Slut- Anmärkning typen Bevaras (§) handlingen förvaring arkiv 1. Anmälningar till ansvarig Platina Ansvarig 1 D Bevaras Digital 5 år Se 1.5.5 Anmälningar enligt lag nämnd enligt Lex Sarah verksamhet 2. Protokoll från Platina Kommunala pensionärsrådet (KPR), kommunala rådet för 1 pensionärsråd, förtroenderåd D Bevaras Nämndkansli Digital 5 år funktionsrättsfrågor (KFR) och motsvarande organ 3. Styr- och policydokument D/V Se Platina Ansvarig Digital Se 1.3.1 Styrande dokument 1 5 år rörande verksamheten anmärkning Kvalitetsledningssystem verksamhet 4. Dokumentation från V K:/Stratsys Ansvarig Digital Se Se 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet 1 metod- och verksamhet 5 år anmärkning Skrivs in i verksamhetsrapporter, i övrigt arbetsmaterial gia verksamhetsutveckling 5. Dokumentation från V Se K:/Stratsys Ansvarig Digital Se 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet 1 kvalitetsarbete anmärkning verksamhet Skrivs in i verksamhetsrapporter, i övrigt arbetsmaterial gia 6. Årsstatistik över antal V Ansvarig Digital Se Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet 1 brukare i olika K: verksamhet anmärkning Ingår i årsredovisningen. Underlag gallras efter upprättad årsredovisning. verksamhetsformer 7. Sammanställning över D Ansvarig Digital 1 Bevaras Platina 5 år Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet brukarenkäter verksamhet 223 / 330 8. Tillsynsrapporter över Se Ansvarig Digital 1 Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet enskilt bedrivna verksamheter anmärkning verksamhet 9. Anmälningar som inte Ansvarig Digital 1 tillhör ärende och inte ger G 5 år verksamhet upphov till ärende 10. Anmälningar som D Ansvarig Digital 1 Bevaras Platina 5 år resulterar i ett ärende verksamhet Ansvarig verksamhet Ansvarig Analog Se 2.8 Systematiskt arbetsmiljöarbete 11. Arbetsmiljöbesiktningar Se verksamhet När nytt skyddsrondsprotokoll upprättas så kan det gamla gallras under 1 t.ex. skyddsrond anmärkning förutsättning att ev. risker som inte blivit åtgärdade förs över till det nya protokollet. Ansvarig verksamhet Ansvarig Digital/Analog 1 12. Brukarenkäter G i a Gallras när sammanställning är gjord. Sammanställning diarieförs. verksamhet 13. Kontrakt och avtal av Se Ansvarig verksamhet Ansvarig 1 Digital/analog Avtal gällande enskild förvaras i personakt. rutinmässig karaktär anmärkning verksamhet 14. Rapporter och meddelanden som inte tillhör 1 G 2 år Ansvarig verksamhet Digital ärende och inte ger upphov till ärende Ansvarig 1 15. Rutiner V G i a Nej Kvalitetsledningssystem Digital Gallras när ny rutin upprättats verksamhet Nej Ansvarig Gallras när ny checklista upprättats 1 16. Checklistor V G i a Kvalitetsledningssystem Digital verksamhet Nej Ansvarig Gallras när ny broschyr upprättats 1 17. Broschyrer V G i a Kvalitetsledningssystem Digital verksamhet Nej Ansvarig Gallras när ny arbetsinstruktion upprättats 1 18. Arbetsinstruktioner V G i a Kvalitetsledningssystem Digital verksamhet Nej Ansvarig Gallras när ny blankett upprättats, ifylld blankett följer personakt 1 19. Blanketter V G i a Kvalitetsledningssystem Digital/Analog verksamhet 20. Verksamhetsberättelser D Se Nej Platina Ansvarig Digital Se 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning 1 anmärkning verksamhet 224 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? A Verksamhetsområde 8 Vård och omsorg Beskrivning: B Processgrupp 7 Stöd och omsorg Gäller SoL-ärenden inom äldreomsorg och socialpsykiatri. C Huvudprocess 2 Dokumentera i personakt enligt SoL inom omsorg Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov. D E F G H I J K L M N Handlin Gallras/ Sekretess Ansvarig för Format på Överföring till gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering Slut- Anmärkning Bevaras (§) handlingen typen förvaring arkiv 1 0. Handläggarfas 1. Anmälningar som tillhör Lifecare IFO Registreras G 5 år digital 1 ärende eller som ger upphov till Ja Handläggare Vuxenenheten Personnummer V ärende 2. Ansökningar från enskild om Registreras Lifecare IFO Bilagor kan vara läkarutlåtande, utredningar, handlingar från G 5 år digital 1 bistånd med eventuella bilagor V Ja Handläggare Vuxenenheten Personnummer Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, skola. Anteckningar från personal inom verksamheten. 3. Beslut i enskilt ärende Registreras Lifecare IFO G 5 år T ex insatsbeslut, beslut om nedläggning av utredning, beslut att 1 V Ja Handläggare Vuxenenheten digital Personnummer inte inleda utredning. 4. Avslag i enskilt ärende om Registreras Lifecare IFO G 5 år 1 bistånd och/eller insats V Ja Handläggare Vuxenenheten digital Personnummer Registreras Lifecare IFO G 5 år 1 5. Domar V Ja Handläggare Vuxenenheten digital Personnummer Registreras Lifecare IFO 6. Dokumentation av planering T.ex. vårdplaner. 1 V G 5 år Ja Handläggare Vuxenenheten digital Personnummer som rör den enskilde 225 / 330 Registreras Lifecare IFO V Handläggare/perso digital/analog 1 7. Fullmakter G 5 år Ja Vuxenenheten Krono-logiskt Originalet förvaras i personakt nakt 8. Inkommande och utgående Lifecare IFO Ex. läkarintyg, ADL-bedömningar, aktivitetsbedömningar, Registreras 1 handlingar av betydelse i G 5 år Ja Handläggare Vuxenenheten digital Personnummer minnestest V ärendet Registreras Lifecare IFO 9. Upprättade handlingar av 1 V G 5 år Ja Handläggare Vuxenenheten digital Personnummer Ex. riskbedömningar, barnkonsekvensanalys betydelse i ärendet Registreras Lifecare IFO 1 10. Journalblad V G 5 år Ja Handläggare Vuxenenheten digital Personnummer Registreras Lifecare IFO 1 11. Överklaganden, med bilagor V G 5 år Ja Handläggare Vuxenenheten digital Personnummer Registreras Lifecare IFO 12. Kallelser (till möte med G i a 1 V Ja Handläggare Vuxenenheten digital Personnummer handläggare m.m.) Registreras Lifecare IFO G 5 år Exempelvis informationsutbyte 1 13. Samtycke V Ja Handläggare Vuxenenheten digital Personnummer Registreras Lifecare IFO 14. Utredningar i enskilt ärende Gällande rätten till bistånd. Egenupprättande samt inkomna från 1 V G 5 år Ja Handläggare Vuxenenheten digital Personnummer annan kommun Registreras Lifecare IFO Personnummer 15. Samordnad individuell plan digital Sip:ar som genomförs och förvaras i Lifecare SP gallras enligt 1 V G 5 år Ja Handläggare Vuxenenheten (SIP) Region Örebro läns gallringsregler. Registreras Lifecare IFO Personnummer 1 16. Yttranden till domstol V G 5 år Ja Handläggare Vuxenenheten digital Registreras Lifecare IFO Personnummer 17. Begäran om uppgifter från 1 V G 5 år Ja Handläggare Vuxenenheten digital annan kommun Registreras Lifecare IFO Personnummer 18. Begäran om verkställighet av G 5 år 1 V Ja Handläggare Vuxenenheten digital insats från annan kommun 226 / 330 19. Anmälningar som inte tillhör Registreras G 3 mån/G 3 Lifecare IFO Kronologisk Den digitala handlingen gallras ur Lifecare handläggare efter 3 mån 1 ärende och som inte ger upphov V Ja Handläggare/ Digital/analog år Vuxenenheten och i kronpärm efter 3 år till ärende Kronologisk pärm 0.Genomförandefas/verkställigh 2 et 1. Anmälningar om D Ansvarig 5 år 2 Bevaras Ja Platina Digital Original i diariet och kopia i personakt missförhållande verksamhet 2. Avtal om handhavande av G 5 år Nej Ansvarig Förvaras i personakt, gallras med akten 2 Personakt Analogt annans medel verksamhet 3. Genomförandeplaner V Ja Ansvarig 2 (arbetsplaner, omsorgsplaner G 5 år Procapita/Lifecare verksamhet Digital Pappersversion finns i enskildas hem (gallras vid inaktualitet) m.m.) 4. Social dokumentation, V Ja Ansvarig Digital 2 G 5 år Procapita/Lifecare daganteckningar verksamhet 5. Handlingar som rör V Ja Ansvarig Digital Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras 2 G 5 år Procapita/Lifecare avvikelsehantering verksamhet med ärendeakten 6. Signeringslista för V G 5 år Ansvarig Mobilsignering, planering - bevis på insats 2 Nej Phoniro Care Digitalt hemtjänstinsats verksamhet 7. Rutiner V G i a Nej Kvalitetsledningssys Ansvarig Digital Gallras när ny rutin upprättats 2 tem verksamhet 8. Checklistor V G i a Nej Kvalitetsledningssys Ansvarig Digital Gallras när ny checklista upprättats 2 tem verksamhet 9. Broschyrer V G i a Nej Kvalitetsledningssys Ansvarig Digital Gallras när ny broschyr upprättats 2 tem verksamhet 10. Arbetsinstruktioner V G i a Nej Kvalitetsledningssys Ansvarig Digital Gallras när ny arbetsinstruktion upprättats 2 tem verksamhet 11. Blanketter V G i a Nej Kvalitetsledningssys Ansvarig Digital/Analog Gallras när ny blankett upprättats, ifylld blankett följer personakt 2 tem verksamhet 227 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? A Verksamhetsområde 8 Vård och omsorg Beskrivning: B Processgrupp 7 Stöd och omsorg C Huvudprocess 3 Omsorg D E F G H I J K L M N Handli Ansvarig för Gallras/ Sekretess Format på Överföring till Slut- ngs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering Anmärkning Bevaras (§) handlingen arkiv typen förvaring 1. Boenderegister V G i a Ansvarig 1 Ja K: Digital Under ständig bearbetning verksamhet 2. Brukarenkäter, enkäter till V Se Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Sammanställningar förs in i Ansvarig Analogt/Digi 1 närstående anmärkning Nej K: verksamhetsberättelse, pappersenkät gallras vid inaktualitet verksamhet talt 3. Egenkontroll V Se livsmedelshygien, rapport om anmärkning Ansvarig 1 Nej System Digitalt Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet kyl, frys m.m. enligt verksamhet egenkontrollprogram 4. Hyreskontrakt, Gallras efter Nej Pärm Ansvarig Analogt Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att besiktningsprotokoll etc för 2 år verksamhet hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår 1 bostäder som tillhandhålls av socialtjänsten 5. Larmloggar V Se Ansvarig Digital Se 5.5.6 Säkerhet för brukare 1 anmärkning verksamhet 6. Månadsredovisning utförda V G i a Nej Lifecare Ansvarig Digital 1 timmar Planering/TimeCare verksamhet /Phoniro 7. Nyckelkvittenser, boendes V Se K: Ansvarig Se 5.5.6 Säkerhet för brukare 1 nycklar anmärkning verksamhet 228 / 330 8. Nyckelkvittenser till brukares V Se Ansvarig Digital/Anal Se 5.5.6 Säkerhet för brukare; förvaras olika beroende på 1 boenden anmärkning verksamhet og verksamhet, gallras vid inaktualitet 9. Nyckelkvittenser, personal, V Se K: Ansvarig Digital Se 5.5.6 Säkerhet för brukare; gallras vid inaktualitet 1 enhetens nycklar anmärkning verksamhet 10. Planering av genomförande V Se Lifecare Planering Ansvarig Digital Gallras automatiskt av systemet efter två månader, statistik kan 1 av insatser anmärkning verksamhet tas ut även efter gallring 11.Protokoll/mötesanteckningar V Se Ansvarig Digital Se 1.5.6 Forum för samråd från boenderåd (eller anmärkning verksamhet 1 motsvarande samråd med de boende/och eller deras närstående) 12.Protokoll/mötesanteckningar V Se Ansvarig Digital Se 1.3.3 Leda det interna arbetet 1 från möten med Enhetschefer anmärkning verksamhet för de särskilda boendeformerna 13. Register över innehavare av V Se Lifecare/Procapita Ansvarig Digital Se 5.5.6 Säkerhet för brukare, gallras fem år efter avslutad 1 trygghetstelefon/-larm anmärkning verksamhet verkställighet, undantag för personer födda 5, 15, 25 14. Personalscheman V Gallras efter Nej Timecare Ansvarig Digital 1 2 år verksamhet 15. Vårdtyngdsmätningar, V G i a Nej Ansvarig När sammanställning gjorts 1 underlag verksamhet 16. Rutiner V G i a Nej Kvalitetsledningssys Ansvarig Digital Gallras när ny rutin upprättats 1 tem verksamhet 17. Checklistor V G i a Nej Kvalitetsledningssys Ansvarig Digital Gallras när ny checklista upprättats 1 tem verksamhet 18. Broschyrer V G i a Nej Kvalitetsledningssys Ansvarig Digital Gallras när ny broschyr upprättats 1 tem verksamhet 19. Arbetsinstruktioner V G i a Nej Kvalitetsledningssys Ansvarig Digital Gallras när ny arbetsinstruktion upprättats 1 tem verksamhet 20. Blanketter V G i a Nej Kvalitetsledningssys Ansvarig Digital/Anal Gallras när ny blankett upprättats, ifylld blankett följer personakt 1 tem verksamhet og 21. Verksamhetsberättelser D Se Platina Ansvarig Digital Se 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning 1 anmärkning verksamhet 0. Handlingar rörande de 2 boende 229 / 330 1.Kontaktperson/Omsorgskonta V G i a Ansvarig I hemtjänst lagstadgat from 230701 att endast legitimerad 2 kt bekräftelse från anställd och verksamhet undersköterska får vara omsorgskontakt information till boende 230 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 8 Vård och omsorg Beskrivning: Processgrupp 7 Stöd och omsorg Huvudprocess 4 Aktiviteter/Öppen verksamhet D E F G H I J K L M N Handli Ansvarig för Gallras/ Sekretess Format på Överföring till Slut- ngs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering Anmärkning Bevaras (§) handlingen arkiv typen förvaring 1. Aktivitetsutbud, program i V G i a Nej K: Ansvarig Digital/Anal 1 dagverksamhet verksamhet ogt 2. Avpersonifierad V G i a Nej K: Ansvarig Digital Redovisas i verksamhetsberättelse, gallras vid inaktualitet 1 deltagarstatistik i verksamhet dagverksamheten 3. Verksamhetsberättelser D Se Nej Platina Ansvarig Digital Se 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning 1 anmärkning verksamhet 4. Rutiner V G i a Nej Kvalitetsledningssys Ansvarig Digital Gallras när ny rutin upprättats 1 tem verksamhet 5. Checklistor V G i a Nej Kvalitetsledningssys Ansvarig Digital Gallras när ny checklista upprättats 1 tem verksamhet 6. Broschyrer V G i a Nej Kvalitetsledningssys Ansvarig Digital Gallras när ny broschyr upprättats 1 tem verksamhet 7. Arbetsinstruktioner V G i a Nej Kvalitetsledningssys Ansvarig Digital Gallras när ny arbetsinstruktion upprättats 1 tem verksamhet 8. Blanketter V G i a Nej Kvalitetsledningssys Ansvarig Digital/Anal Gallras när ny blankett upprättats, ifylld blankett följer personakt 1 tem verksamhet og 231 / 330 Insatser för personer med funktionsnedsättning Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? A Verksamhetsområde 8 Vård och omsorg Beskrivning: B Processgrupp 8 Insatser för personer med funktionsnedsättning Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov. Administration av insatser för personer med C Huvudprocess 1 funktionsnedsättning D E F G H I J K L M N Handlings Registreri Gallras/ Sekretess Ansvarig för Format på Överföring till Rubrik/Namn Förvaringsplats handlingens Sortering Slut- Anmärkning -typen ng Bevaras (§) handlingen förvaring arkiv 1. Anmälningar till ansvarig nämnd Ansvarig 1 D Bevaras Ja Platina Digital 5 år Se 1.5.5 Anmäla enligt lag verksamhet 1 2. Anmälan enligt Lex Sarah till IVO D Bevaras Ja Platina Ansvarig Digital 5 år Se 1.5.5 Anmäla enligt lag verksamhet 1 3. Avtal med externa utförare V G 5 år Ja Procapita/Lifecare Ansvarig Digital/analog personnr Förvaras i personakt verksamhet 1 4. Korrespondens med enskilda V G 5 år Ja Procapita/Lifecare Ansvarig Digital personnr Följer personakten. utförare verksamhet 5. Protokoll och 5 år 1 mötesanteckningar från D Bevaras Platina Ansvarig Digital/analog Se 1.5.6 Forum för samråd samverkan med verksamhet frivilligorganisationer 1 6. Styr- och policydokument D Bevaras Platina Ansvarig Digital 5 år Se 1.3.1 Styrande dokument rörande verksamheten verksamhet Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Se Ansvarig 1 Digital Ingår i årsredovisningen. Underlag gallras efter upprättad anmärkning verksamhet 7. Statistik över olika insatser årsredovisning. 232 / 330 1 D Bevaras Platina Ansvarig Digital 5 år Se 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet 8. Verksamhetsberättelser verksamhet 233 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? A Verksamhetsområde 8 Vård och omsorg Beskrivning: B Processgrupp 8 Insatser för personer med funktionsnedsättning Gäller LSS-ärenden för både barn och vuxna. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov. C Huvudprocess 2 Utreda insatser för personer med funktionsnedsättning D E F G H I J K L M N Handlings Gallras/ Sekr Ansvarig för Format på Överföring Rubrik/Namn Registrering etess Förvaringsplats handlingens Sortering till Slut- Anmärkning -typen Bevaras handlingen (§) förvaring arkiv 0. Personakt enligt Lagen om V OBS! Personakter som upprättats i samband med insats rörande boende 1 stöd och service (LSS) vuxna i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar Handläggarfas utanför familjehemmet ska bevaras. 1. Anmälan om V Lifecare IFO Personnummer 5 år/Bevaras digital 5 år 1 ställföreträdare/god Ja Handläggare Vuxenenheten man/förvaltare 2. Registerutdrag om V Lifecare IFO Personnummer 5 år/Bevaras digital 5 år 1 ställföreträdarskap Ja Handläggare Vuxenenheten 3. Begäran/ansökan om insats V Lifecare IFO Personnummer Bilagor kan vara läkarutlåtande, utredningar, handlingar från 5 år/Bevaras digital 5 år 1 med eventuella bilagor Ja Handläggare Vuxenenheten Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, skola. Anteckningar från personal inom verksamheten. V Lifecare IFO Personnummer 5 år/Bevaras digital 5 år T ex insatsbeslut, beslut om förhandsbesked, beslut om nedläggning av 1 4. Beslut Ja Handläggare Vuxenenheten utredning. V Lifecare IFO Personnummer 5 år/Bevaras digital 5 år 1 5. Domar Ja Handläggare Vuxenenheten Från domstol 234 / 330 V Lifecare IFO Personnummer 1 6. Individuell plan 5 år/Bevaras Ja Handläggare Vuxenenheten digital 5 år V Lifecare IFO Personnummer 7. Samordnad individuell plan 5 år/Bevaras digital 5 år Sip:ar som genomförs och förvaras i Lifecare SP gallras enligt Region 1 Ja Handläggare Vuxenenheten (SIP) Örebro läns gallringsregler. V Lifecare IFO 5 år/Bevaras digital/analog 5 år 1 8. Fullmakter Ja Handläggare/ Vuxenenheten Personnummer original i akt personakt 9. Inkommande och utgående V Lifecare IFO Personnummer 5 år/Bevaras digital 5 år Ex. läkarintyg, ADL-bedömningar, aktivitetsbedömningar 1 handlingar av betydelse i Ja Handläggare Vuxenenheten ärendet V Lifecare IFO Personnummer 10. Upprättade handlingar av 5 år/Bevaras digital 5 år 1 Ja Handläggare Vuxenenheten Ex. barnkonsekvensanalys betydelse i ärendet V Lifecare IFO Personnummer 11. Överklaganden, med 5 år/Bevaras 5 år 1 Ja Handläggare Vuxenenheten digital bilagor V Lifecare IFO Personnummer 5 år/Bevaras 5 år Informationsutbyte t.ex. 1 12. Samtycke Ja Handläggare Vuxenenheten digital 13. Utredningar i enskilt V Lifecare IFO Personnummer 5 år/Bevaras 5 år 1 ärende Ja Handläggare Vuxenenheten digital Egenupprättande samt inkomna från annan kommun V Lifecare IFO Personnummer 5 år/Bevaras 5 år 1 14. Journalblad Ja Handläggare Vuxenenheten digital V Lifecare IFO Personnummer 5 år/Bevaras 5 år 1 15. Yttranden till domstol Ja Handläggare Vuxenenheten digital V Lifecare IFO 16. Begäran om uppgifter från 5 år/Bevaras 5 år 1 Ja Handläggare Vuxenenheten Digital Personnummer annan kommun 0.Genomförandefas/verkställi 2 ghet 2 1. Anmälning enligt Lex Sarah D Bevaras Ja Platina VFF Digital 5 år Original i diariet och ev. kopia i personakt 235 / 330 2. Anteckningar från V Procapita/Lifecar Ansvarig 2 G 5 år Ja Digital Endast vid samtal om brukaren närståendesamtal e verksamhet 2 3. Genomförandeplanering V Procapita/Lifecar Ansvarig (individuella planer m.m.) G 5 år Ja e verksamhet Digital Innehåller även dokumentation om dagliga rutiner och aktivitetsschema 2 4. Informationsblad (fakta, V Ansvarig personuppgifter, sjukdomar, G 5 år Ja Procapita/Lifecar verksamhet Digital Förvaras i personakt e vanor m.m.) 2 5. Korrespondens av vikt med Ansvarig brukare/närstående/ställföret Se Ja verksamhet Digital Dokumenteras normalt genom journalanteckning anmärkning rädare/ombud 2 V Procapita/Lifecar Ansvarig 6. Samordnad individuell plan G 5 år Ja Digital/analog Förvaras i personakt e verksamhet 2 7. Kopior av anteckningar från Ansvarig annan kommun eller G i a Ja Procapita/Lifecar verksamhet Om relevanta noteringar gjorts i personakt e landsting 2 Procapita/Lifecar Ansvarig När dokumentation sammanfattats i personakt eller 8. Social dokumentation G i a Ja Digital e verksamhet verksamhetssystem. 2 Ansvarig 9. Observationslistor G i a Ja När noteringar gjorts i personakt verksamhet 2 10. Avtal extern utförare Daglig Se Procapita/Lifecar V Ja verksamhet/barn Digital/analog Följer personakten. Analog kopia i akt, digital i verksamhetssystem anmärkning e och unga 2 Procapita/Lifecar Ansvarig 11. Strukturmapp G i a Ja Analog När noteringar gjorts i personakt e verksamhet 236 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 8 Vård och omsorg Beskrivning: Processgrupp 8 Insatser för personer med funktionsnedsättning Huvudprocess 3 Personlig assistans D E F G H I J K L M N Handlings- Gallras/ Sekretess Ansvarig för Format på Överföring Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering till Slut- Anmärkning typen Bevaras (§) handlingen förvaring arkiv 1. Tidsredovisning SFB till Administration 1 G 7 år Ja Närarkiv Analog Debiteringsunderlag Försäkringskassan VFF 2. Utbetalningsbesked från G 7 år Närarkiv Administration Analog 1 Ja Försäkringskassan VFF 3. Kopior på beslut från G 7 år Närarkiv Administration Analog 1 Ja Försäkringskassan, räkningar VFF 237 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? A Verksamhetsområde 8 Vård och omsorg Beskrivning: B Processgrupp 8 Insatser för personer med funktionsnedsättning Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov. Utse ledsagarservice för personer med C Huvudprocess 4 funktionsnedsättning D E F G H I J K L M N Ansvarig för Överföring Handlings Gallras/ Sekrete Format på Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering till Slut- Anmärkning -typen Bevaras ss (§) handlingen förvaring arkiv 1. Anmälan mot ledsagare, IFO Diarium/perso Kronologisk/person 1 resultat av utredning och Diarium G 5 år Ja Vuxenenheten Digital Original i diariet. Kopior i ledsagarakt. nakt nummer beslut IFO 1 2. Avtal med ledsagare G 5 år Ja Lifecare Vuxenenheten Analog, original i akt Kronologisk Skannas in i Lifecare resursregister VoO Resursregister VoO/Personakt 3. Ekonomiska uppgifter om IFO timersättning och 1 G 5 år Lifecare Vuxenenheten Analog Personnummer Ingår i avtal med ledsagare. omkostnadsersättning för Resursregister ledsagare VoO/Personakt IFO Personnummer 4. Intervjuunderlag med 1 G 5 år Ja Lifecare Vuxenenheten Analog Skannas in i Lifecare resursregister VoO ledsagare Resursregister VoO/Personakt IFO Personnummer 1 5. Utdrag ur polisens G 5 år Ja Lifecare Vuxenenheten Analog Skannas in i Lifecare resursregister VoO belastningsregister Resursregister VoO/Personakt 238 / 330 IFO Personnummer 1 6. Informationsbrev skickade G 5 år Lifecare Vuxenenheten Analog Skannas in i Lifecare resursregister VoO till ledsagare Resursregister VoO/Personakt 7. Kopia av tidrapporter för IFO 1 G 5 år Ja Lifecare Analog Personnummer Skannas in i Lifecare resursregister VoO ledsagare Vuxenenheten Resursregister VoO/Personakt Registreras G 5 år IFO 1 8. Genomförandeplaner V Ja Lifecare Vuxenenheten Digital Personnummer Förvaras i biståndstagarens akt utförare 1 9. Utredning av ledsagare Registreras Ja Lifecare IFO Digital Personnummer G 5 år V Resursregister Vuxenenheten VoO/Ledsagarakt 239 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? A Verksamhetsområde 8 Vård och omsorg Beskrivning: B Processgrupp 8 Insatser för personer med funktionsnedsättning Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov. Utse kontaktperson för personer med C Huvudprocess 5 funktionsnedsättning D E F G H I J K L M N Handlings Gallras/ Sekrete Ansvarig för Format på Överföring Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering till Slut- Anmärkning -typen Bevaras ss (§) handlingen förvaring arkiv 1 0. Kontaktperson 1. Anmälan mot IFO Diarium/perso 1 kontaktpersoner resultat av D G 5 år Ja Vuxenenheten Digital Personnummer Original i diariet. Kopior i kontaktpersonakt. nakt utredning och beslut 2. Avtal med t.ex. IFO 1 G 5 år Ja Personakt Digital Kronologisk Skannas in i Lifecare resursregister VoO kontaktpersoner Vuxenenheten Gallras efter Digital 3. Intervjuunderlag med gjord IFO 1 Ja Lifecare Personnummer Läggs in i Lifecare resursregister VoO kontaktperson sammanfattnin Vuxenenheten Resursregister g VoO / Kontaktpersonak t IFO Digital 4. Utdrag ur polisens G 5 år 1 Ja Lifecare Vuxenenheten Personnummer Skannas in i Lifecare Resursregister VoO belastningsregister Resursregister VoO / Kontaktpersonak t IFO Digital 5. Informationsbrev skickade 1 G 5 år Lifecare Vuxenenheten Personnummer Skannas in i Lifecare Resursregister VoO till kontaktperson Resursregister VoO / Kontaktpersonak t 240 / 330 6. Ekonomiska uppgifter om IFO arvode och G 5 år 1 Lifecare Vuxenenheten Digital Personnummer Skannas in i Lifecare Resursregister VoO omkostnadsersättning för Resursregister kontaktperson VoO / Kontaktpersonak t Registreras Ja 1 V G 5 år Lifecare IFO Digital Personnummer Förvaras i biståndstagarens akt 7. Genomförandeplaner Utförare Vuxenenheten 1 8. Utredning av kontaktperson Registreras Ja Lifecare Digital Personnummer G 5 år IFO V Resursregister Vuxenenheten VoO / Kontaktpersonak t 241 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 8 Vård och omsorg Beskrivning: Processgrupp 8 Insatser för personer med funktionsnedsättning Huvudprocess 6 Avlösarservice i hemmet Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov. D E F G H I J K L M N Handlings- Gallras/ Sekretess Ansvarig för Format på Överföring Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering till Slut- Anmärkning typen Bevaras (§) handlingen förvaring arkiv Daglig 1 1. Dokumentation i personakt V 5 år Ja Procapita/Lifecare verksamhet/Barn Digital Följer personakten och unga 242 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 8 Vård och omsorg Beskrivning: Processgrupp 8 Insatser för personer med funktionsnedsättning Huvudprocess 7 Korttidsvistelse utanför hemmet Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov. D E F G H I J K L M N Handlings- Gallras/ Sekretess Ansvarig för Format på Överföring Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering till Slut- Anmärkning typen Bevaras (§) handlingen förvaring arkiv Daglig 1 1. Avtal extern utförare Registreras V G 5 år Ja Procapita/Lifecare verksamhet/Barn Digital/analog Följer personakten och unga 243 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 8 Vård och omsorg Beskrivning: Processgrupp 8 Insatser för personer med funktionsnedsättning Huvudprocess 8 Korttidstillsyn för skolungdom över tolv år D E F G H I J K L M N Handlings- Gallras/ Sekretess Ansvarig för Format på Överföring Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering till Slut- Anmärkning typen Bevaras (§) handlingen förvaring arkiv Daglig Låst skåp på 1 1. Scheman G i a Ja verksamhet/Barn Analog Sörängen och unga 244 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 8 Vård och omsorg Beskrivning: Processgrupp 8 Insatser för personer med funktionsnedsättning Huvudprocess 9 Bostad med särskild service för barn och ungdomar. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov. D E F G H I J K L M N Handlings- Gallras/ Sekretess Ansvarig för Format på Överföring Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering till Slut- Anmärkning typen Bevaras (§) handlingen förvaring arkiv Daglig 1 1. Avtal extern utförare V G 5 år Ja Procapita/Lifecare verksamhet/Barn Digital Förvaras i personakt och unga 245 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 8 Vård och omsorg Beskrivning: Processgrupp 8 Insatser för personer med funktionsnedsättning Huvudprocess 10 Bostad med särskild service för vuxna Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov. D E F G H I J K L M N Handlings- Gallras/ Sekretess Ansvarig för Format på Överföring Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering till Slut- Anmärkning typen Bevaras (§) handlingen förvaring arkiv 1. Anmälningar till ansvarig 1 D Bevaras Ja Platina VFF Digital 5 år Se 1.5.5 Anmäla enligt lag nämnd 2. Dagböcker, G i a 1 Ja Hos den enskilde VFF Analog Får inte innehålla uppgifter om enskilda meddelandeböcker 3. Egenkontroll G i a Analog livsmedelshygien, rapport om Ansvarig 1 VFF Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet kyl, frys m.m enligt verksamhet egenkontrollprogram 4. Nyckelkvittenser, boendes G i a Ansvarig Analog Se 5.5.6 Säkerhet för brukare 1 VFF nycklar verksamhet Förvaras i personakten V G 5 år Ansvarig Digital 1 5. Genomförandeplan Ja Procapita/Lifecare verksamhet G i a Ansvarig Ansvarig Analog 1 6. Brukarenkäter Gallras efter sammanställning. verksamhet verksamhet 7. Sammanställning av D 5 år Digital 1 Platina VFF 5 år brukarenkäter 246 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 8 Vård och omsorg Beskrivning: Processgrupp 8 Insatser för personer med funktionsnedsättning Huvudprocess 11 Daglig verksamhet för personer med funktionsnedsättning Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov. D E F G H I J K L M N Ansvarig för Överföring Handlings- Gallras/ Sekretess Format på Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering till Slut- Anmärkning typen Bevaras (§) handlingen förvaring arkiv 1. Avpersonifierad 1 deltagarstatistik i daglig V G i a Stratsys VFF Digital Ingår i årsredovisning verksamhet 1 2. Verksamhetsberättelser D 5 år Platina VFF Digital 5 år Se 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning G 7 år Administration Analog 1 3. Närvarorapporter Ja Närarkiv Underlag för debitering VFF 4. Utbetalning av V G 7 år Administration Digital/analog 1 Agresso/Närarkiv habiliteringsersättning VFF 247 / 330 Socialt stöd Uppdragstagare inom individ- och familjeomsorg Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? Verksamhetsområde 9 Socialt stöd Beskrivning: Processgrupp 1 Uppdragstagare inom individ- och familjeomsorg Hem för vård och boende, stödboende och boende för Huvudprocess 1 Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov. nyanlända D E F G H I J K L M N Ansvarig för Överföring Handlings- Gallras/ Sekretess Format på Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering till Slut- Anmärkning typen Bevaras (§) handlingen förvaring arkiv 1. Ansvarsförbindelser för 1 kostnader Se Se 2.6.4 Förvalta avtal. OBS! Se till att avtalet även reglerar att anmärkning dokumentationen som rör brukare/klienter ska åter till kommunen vid 1 2. Avtal med enskilda utförare upphörande av verksamhet eller om brukare/klient inte längre är aktuell hos den privata utföraren. 3. Beslut om anvisning och D Bevaras Platina IFO Digital Gäller från 2016 1 mottagande av nyanlända för bosättning från Migrationsverket 4. Korrespondens med enskilda D Bevaras Platina IFO Digital 1 utförare D Bevaras Platina IFO Digital 1 5. Utredningar 6. Förteckningar över barn som v G i a Digital 1 vistas i familjehem eller annat OSL Platina/Lifecare IFO Gallras när ny förteckning upprättats enskilt boende 1 7. Förteckningar över familjehem v G i a OSL Platina/Lifecare IFO Digital Gallras när ny förteckning upprättats 248 / 330 8. Förteckningar över v G i a Digital 1 OSL Platina/Lifecare IFO Gallras när ny förteckning upprättats kontaktpersoner/kontaktfamiljer 249 / 330 Informationshanteringsplan för: Hallsbergs kommun/Social- och arbetsmarknadsnämnden Giltig från: 2026-10-? A Verksamhetsområde 9 Socialt stöd B Processgrupp 1 Uppdragstagare inom individ och familjeomsorgen Personakt för familjehem sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år C Huvudprocess 2 Familjehem efter sista anteckning. Sekretess enligt 26 kap 1 § OSL, 16 kap 2-4 § SoL D E F G H I J K L M N Handlin Gallras/ Sekrete Ansvarig för Format på Överföring gs- Rubrik/Namn Registrering Förvaringsplats handlingens Sortering till Slut- Anmärkning Bevaras ss (§) handlingen typen förvaring arkiv 1. Anmälan mot familjehem, V 26 kap Procapita/Lifecare/ 5 år 1 resultat av utredning och beslut Bevaras IFO Digital Personnummer

10 § Tidpunkt för sammanträden Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordförande se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet.

11 § Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fyra dagar innan sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. 297 / 330 2026-XX-XX 26/KS/XX 7(11) Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett.

12 § Offentliga sammanträden Nämnden får besluta om offentliga sammanträden.

13 § Sammanträde på distans Nämnden får om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Ledamot som deltar på distans ansvarar för att lokalen som används är så avskild att inga obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska senast tre dagar i förväg anmäla detta till nämndens sekreterare. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden.

14 § Närvarorätt Kommunalråd och styrelsens ordförande har rätt att närvara vid nämndernas sammanträden och delta i överläggningarna. Nämnd får därutöver om särskilda skäl föreligger för detta, medge ledamot av styrelsen denna rätt. Den förtroendevalde har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Här utöver får nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden.

15 § Sammansättning Nämnden består 11 ledamöter och 11 ersättare. 298 / 330 2026-XX-XX 26/KS/XX 8(11)

16 § Ordföranden Det åligger ordföranden att 1. leda nämndens arbete och sammanträden 2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente 3. kalla ersättare 4. inför sammanträden se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda 5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden 6. bevaka att nämndens beslut verkställs.

17 § Presidium Nämndens presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs.

18 § Ersättare för ordföranden och vice ordföranden Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller del av sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter.

19 § Förhinder En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare eller någon annan anställd vid aktuellt nämndkansli. Kansliet ska underrätta den ersättare som står i tur om att denne ska tjänstgöra. 299 / 330 2026-XX-XX 26/KS/XX 9(11)

20 § Ersättares tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. Ersättarna ska, om dessa inte väljs proportionellt tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad i protokollet. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare.

21 § Jäv, avbruten tjänstgöring En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna.

22 § Ledamotsinitiativ Ledamöter och ersättare som tjänstgör vid ett sammanträde kan väcka ett ärende genom ledamotsinitiativ. Initiativet ska innehålla ledamotens namn och partitillhörighet och lämnas in skriftligt senast två arbetsdagar innan det sammanträde där initiativet ska anmälas. Initiativet måste hålla sig inom nämndens ansvarsområde och vara av sådan karaktär att beslutet normalt sett tas i den instansen. Nämnden beslutar på sammanträdet om ärendet ska beredas eller inte. Inget beredningstvång finns, såvida inte ärendet gäller myndighetsutövning. Ärendet kan avgöras vid samma sammanträde som det anmäls om nämnden anser att den inte behöver något ytterligare underlag för att kunna ta beslut.

23 § Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra detta skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren samma dag som sammanträdet hållits. 300 / 330 2026-XX-XX 26/KS/XX 10(11)

24 § Justering av protokollet Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot.

25 § - Namnet på nämndens utskott har ändrats från individ- och familjeutskott till individutskott. Paragraferna om utskott och beredning har slagits ihop till en paragraf. Paragraferna hette tidigare utskott, utskotts ordförande, utskottens sammanträden samt beredning men informationen finns nu i § 25 som heter utskott. Utöver dessa ändringar förekommer vissa språkliga ändringar som inte förändrar innehållet i reglementet. Förslag till beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden föreslås besluta att godkänna ändringarna i reglementet för social- och arbetsmarknadsnämnden och lämna ärendet vidare till kommunfullmäktige för beslut. ☐Barnkonsekvensanalys är utförd och redovisas i tjänsteskrivelsen eller i bilaga ☒Vid prövning av barnets bästa är bedömningen att ärendet som ska beslutas inte rör barn. Social- och arbetsmarknadsförvaltningen Jaana Jansson Jakob Nadir Förvaltningschef Nämndsekreterare Bilagor Reglemente för social- och arbetsmarknadsnämnden Följebrev 290 / 330 Sida Datum 2026-04-27 Kommunstyrelseförvaltningen Administrativa avdelningen Remiss av förslag på reviderat reglemente Inför varje mandatperiod ses nämndernas reglementen över. Kommunfullmäktige antar sedan nya reglementen för nämnderna där deras verksamhetsområden och arbetssätt framgår. Social- och arbetsmarknadsnämnden får nu reglementet på remiss för att ges möjlighet att yttra sig över föreslaget reglemente. Eventuella synpunkter ska skickas till kommunstyrelseförvaltningens administrativa avdelning senast den 2 oktober 2026. Nedan anges ändringarna:

29 § Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnden ska underrätta styrelsen så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig.

30 § Delgivningsmottagare Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschef eller annan anställd som nämnden beslutar. 301 / 330 2026-XX-XX 26/KS/XX 11(11)

31 § Undertecknande av handlingar Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. Vid förhinder för ordföranden inträder vice ordföranden och förhinder för denne, den ledamot som nämnden utser. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämndens lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar. Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill. 302 / 330 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2026-10-14 Social- och arbetsmarknadsnämnden

§ 108- Sammanträdets inledning Ärendebeskrivning 1. Sammanträdets öppnande. Ordförande välkomnade alla och förklarade mötet öppnat. 2. Godkännande av dagordning. Dagordningen godkändes med ändringen att paragraf 115 flyttas till nästa nämnd. 3. Anmälan om jäv. Ingen anmälan om jäv. 4. Val av justerare. Johny Ring (SD) valdes av jämte ordförande justera protokollet. Paragrafen är justerad Justerare signatur Utdragsbestyrkande 3 / 330 Sammanträdets inledning § 108 4 / 330 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2026-10-14 Social- och arbetsmarknadsnämnden

§ 109 - Samtalsinsatser utan behovsprövning (25/SAN/120) Ärendebeskrivning Individ och Familjomsorg föreslog att samtalsinsatser vid våld i nära relationer får erbjudas utan individuell behovsprövning. Förvaltningschef föredrog ärendet. Förslag till beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden föreslogs besluta att samtalsinsatser vid våld i nära relationer, för såväl våldsutsatta som våldsutövare, får erbjudas utan individuell behovsprövning. Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutade att samtalsinsatser vid våld i nära relationer, för såväl våldsutsatta som våldsutövare, får erbjudas utan individuell behovsprövning. Beslutsunderlag • TS - samtals insatser vid våld i nära relation utan individuell behovsprövning Paragrafen är justerad Justerare signatur Utdragsbestyrkande 5 / 330 Samtalsinsatser utan behovsprövning § 109 25/SAN/120 6 / 330 Tjänsteskrivelse Sida 1 av 2 Dnr: Beslut om att samtalsinsatser vid våld i nära relation utan individuell behovsprövning Ärendebeskrivning Enligt den nya socialtjänstlagen ger social- och arbetsmarknadsnämnden möjlighet att erbjuda vissa insatser för personliga behov utan individuell behovsprövning. Social- och arbetsmarknadsnämnden behöver därför ta ställning till vilka insatser som ska kunna erbjudas på detta sätt Förslag till beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden föreslås besluta att samtalsinsatser vid våld i nära relationer, för såväl våldsutsatta som våldsutövare, får erbjudas utan individuell behovsprövning. Ärendet Våld i nära relation är ett allvarligt samhällsproblem som kräver tidiga, tillgängliga och förebyggande insatser. För att kunna nå både våldsutsatta och våldsutövare i ett tidigt skede behöver öppenvården kunna erbjuda stöd- och behandlingssamtal utan krav på biståndsbeslut från socialtjänsten. Lågtröskelinsats till stöd ökar sannolikheten för att personer söker hjälp innan våldet eskalerar. Många våldsutövare är ovilliga att ta kontakt med socialtjänsten av rädsla för myndighetsutövning, skam eller oro för konsekvenser för familjen. Om samtalsstöd kan erbjudas direkt via insats utan behovsprövning skapas bättre förutsättningar att motivera till förändring och bryta ett destruktivt beteende innan ytterligare våld utövas. Även för våldsutsatta är lättillgängligt stöd av stor betydelse. Ett krav på biståndsbedömning kan upplevas som ett hinder och riskerar att fördröja eller försvåra möjligheten att få hjälp. Genom att erbjuda stöd utan biståndsbeslut kan fler individer få hjälp i ett tidigare skede, vilket stärker skyddet för den enskilde och minskar risken för fortsatt utsatthet. En insats utan behovsprövning ligger också i linje med nya socialtjänstlagen och socialtjänstens förebyggande uppdrag. Tidiga insatser kan minska behovet av mer omfattande och kostsamma åtgärder längre fram, såsom placeringar, skyddsinsatser eller omfattande behandlingsinsatser för vuxna och barn som påverkas av våldet. Genom att insatser utan behovsprövning ges möjlighet att arbeta med både våldsutsatta och våldsutövare utan föregående biståndsbeslut stärks socialtjänstens möjligheter att förebygga våld, öka säkerheten för utsatta personer och bidra till långsiktigt hållbara förändringar för individer och familjer. Detta gagnar såväl den enskilde som samhället i stort. 7 / 330 Tjänsteskrivelse Sida 2 av 2 Dnr: ☐Barnkonsekvensanalys är utförd och redovisas i tjänsteskrivelsen eller i bilaga ☒Vid prövning av barnets bästa är bedömningen att ärendet som ska beslutas inte rör barn. Social- och arbetsmarknadsförvaltningen Jaana Jansson Jessica Zingmark Förvaltningschef Verksamhetschef IFO Bilagor 8 / 330 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2026-10-14 Social- och arbetsmarknadsnämnden

§ 110 Riktlinje - Biståndshandläggning och ersättning enligt arbetsmodellen IBIC

§ 112 Reviderad Informationshanteringsplan 2026

§ 113 - Revidering av reglemente för social- och arbetsmarknadsnämnden 2026 (26/SAN/219) Ärendebeskrivning Inför varje mandatperiod ses nämndernas reglementen över. Kommunfullmäktige antar sedan nya reglementen för nämnderna där deras verksamhetsområden och arbetssätt framgår. Social- och arbetsmarknadsnämnden har nu fått reglementet på remiss för att ges möjlighet att yttra sig över föreslaget reglemente. Nämndsekreterare och förvaltningschef föredrog ärendet. Förslag till beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden föreslogs besluta att godkänna ändringarna i reglementet för social- och arbetsmarknadsnämnden, och lämna ärendet vidare till kommunfullmäktige för beslut. Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutade att godkänna ändringarna i reglementet för social- och arbetsmarknadsnämnden, och lämna ärendet vidare till kommunfullmäktige för beslut. Beslutsunderlag • Tjänsteskrivelse Reglemente SAN 2027 • Följebrev SAN • Reglemente för social- och arbetsmarknadsnämnden Paragrafen är justerad Justerare signatur Utdragsbestyrkande 288 / 330 Revidering av reglemente för social- och arbetsmarknadsnämnden 2026 § 113 26/SAN/219 289 / 330 Tjänsteskrivelse Sida 1 av 1 26/SAN/219DNR: 26/SAN/219 Reglemente för social- och arbetsmarknadsnämnden - Remiss Ärendebeskrivning Inför varje mandatperiod ses nämndernas reglementen över. Kommunfullmäktige antar sedan nya reglementen för nämnderna där deras verksamhetsområden och arbetssätt framgår. Social- och arbetsmarknadsnämnden får nu reglementet på remiss för att ges möjlighet att yttra sig över föreslaget reglemente. Eventuella synpunkter ska skickas till kommunstyrelseförvaltningens administrativa avdelning senast den 2 oktober 2026. Nedan anges ändringarna:

§ 114- Diskussion kring flerårsplan för budget (mål och budget) Ärendebeskrivning Förvaltningschefen och förvaltningens ekonom informerade om förvaltningens förutsättningar och utmaningar kopplade till personalförsörjning och det ekonomiska läget. Under presentationen redogjordes även för hur demografiska förändringar påverkar verksamheterna genom att skapa nya utmaningar och förstärka redan befintliga behov inom förvaltningens olika verksamhetsområden. Nämndens ledamöter delades därefter in i mindre grupper för diskussion utifrån de frågor och utmaningar som presenterats. Förslag till beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden föreslogs besluta att godkänna informationen. Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutade att godkänna informationen. Paragrafen är justerad Justerare signatur Utdragsbestyrkande 303 / 330 Diskussion kring flerårsplan för budget (mål och budget) § 114 304 / 330 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2026-10-14 Social- och arbetsmarknadsnämnden

§ 115- Uppföljning patientsäkerhetsberättelsen Ärendebeskrivning Punkten uteblev på grund av att föredragande inte kunde närvara. Punkten tas upp igen vid nästa nämnd. Förslag till beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden föreslogs besluta att flytta punkten till nästkommande nämnd. Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutade att flytta punkten till nästkommande nämnd. Paragrafen är justerad Justerare signatur Utdragsbestyrkande 305 / 330 Uppföljning patientsäkerhetsberättelsen § 115 306 / 330 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2026-10-14 Social- och arbetsmarknadsnämnden

§ 116- Information från verksamhetsutvecklare - schema och resurstid Ärendebeskrivning Verksamhetsutvecklare Gabriella Jörgensen informerade om hur resurstid och schemaläggning fungerar inom hemtjänsten. Nämnden ställde kompletterande frågor. Förslag till beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden föreslogs besluta att godkänna informationen. Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutade att godkänna informationen. Paragrafen är justerad Justerare signatur Utdragsbestyrkande 307 / 330 Information från verksamhetsutvecklare - schema och resurstid § 116 308 / 330 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2026-10-14 Social- och arbetsmarknadsnämnden

§ 118 - Sammanträdestider 2027 (26/SAN/221) Ärendebeskrivning Nämndsekreterare och nämndens ordförande presenterade förslaget till sammanträdestider för verksamhetsåret 2027. Förslag till beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden föreslogs besluta att godkänna sammanträdestider för verksamhetsåret 2027. Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutade att godkänna sammanträdestider för verksamhetsåret 2027. Beslutsunderlag • Sammanträdestider SAN 2027 Paragrafen är justerad Justerare signatur Utdragsbestyrkande 317 / 330 Sammanträdestider 2027 § 118 26/SAN/221 318 / 330 2026-10-01 Social- och arbetsmarknadsnämnden Sammanträdestider för SAN, och SANBU 2027 Kallelse går ut till SANBU SANBU Kallelse går ut till SAN SAN sammanträde Kl.08.30 Fredagar Onsdag Fredagar Onsdagar 08.30 5 feb 10 feb 19 feb 24 feb 5 mars 10 mars 19 mars 24 mars 9 april 14 april 23 april 28 april 5 maj *ons 12 maj 21 maj 26 maj 28 maj 2 juni 11 juni 16 juni OBS! 13-16:30 3 sep 8 sep 17 sep 22 sep 8 okt 13 okt 22 okt 27 okt 5 nov 10 nov 19 nov 24 nov 26 nov 1 dec 10 dec 15 dec OBS! 13-16:30 319 / 330 2026-10-01 Social- och arbetsmarknadsnämnden Sammanträdestider till individutskott 2027 Kallelse skickas ut onsdag veckan innan Individutskott onsdagar kl. 13:30 sammanträdet 20 januari 27 januari 17 februari 24 februari 3 mars 10 mars 13 april 21 april OBS: tisdag 5 maj 12 maj 15 juni 23 juni OBS: tisdag 4 augusti 11 augusti 25 augusti 1 september 29 september 6 oktober 9 november 17 november OBS: tisdag 1 december 8 december 320 / 330 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2026-10-14 Social- och arbetsmarknadsnämnden

§ 119- Frågor till ordförande/förvaltningschef Ärendebeskrivning Inga frågor ställdes Paragrafen är justerad Justerare signatur Utdragsbestyrkande 321 / 330 Frågor till ordförande/förvaltningschef § 119 322 / 330 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2026-10-14 Social- och arbetsmarknadsnämnden

§ 120- Information från förvaltningschef/verksamhetschef Ärendebeskrivning Förvaltningschef informerade om aktuella händelser inom förvaltningen. Förslag till beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden föreslogs besluta att godkänna informationen. Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutade att godkänna informationen. Paragrafen är justerad Justerare signatur Utdragsbestyrkande 323 / 330 Information från förvaltningschef/verksamhetschef § 120 324 / 330 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2026-10-14 Social- och arbetsmarknadsnämnden

§ 121- Redovisning av delegeringsbeslut Ärendebeskrivning Inga delegeringsbeslut att redovisa för perioden 1 augusti till 23 september 2026. Förslag till beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden föreslogs besluta att godkänna informationen. Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutade att godkänna informationen. Paragrafen är justerad Justerare signatur Utdragsbestyrkande 325 / 330 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2026-10-14 Social- och arbetsmarknadsnämnden

§ 122- Meddelanden Ärendebeskrivning Statistik över beläggningsgrad VoBo, hemtjänststatistik och resursfördelningsmodellen för september. Förslag till beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden föreslogs besluta att godkänna informationen. Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutade att godkänna informationen. Anmälningar • Beläggningsgrad VoBo - sep • Resursfördelningsmodell - september • Hemtjänststatistik - september Paragrafen är justerad Justerare signatur Utdragsbestyrkande 326 / 330 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2026-10-14 Social- och arbetsmarknadsnämnden

§ 123- Övriga frågor Ärendebeskrivning Inga övriga frågor ställdes. Paragrafen är justerad Justerare signatur Utdragsbestyrkande 327 / 330 Övriga frågor § 123 328 / 330 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2026-10-14 Social- och arbetsmarknadsnämnden

§ 124- Sammanträdets avslutning Ärendebeskrivning Ordförande tackade och förklarade mötet avslutat. Paragrafen är justerad Justerare signatur Utdragsbestyrkande 329 / 330 Sammanträdets avslutning § 124 330 / 330