Protokoll — 15 februari 2022

Bygg- och miljönämnden beslutar att: 1. Bygg- och miljönämnden utser Tommy Lövgren (SD) till justerare av dagens protokoll. 2. Bygg- och miljönämnden fastställer föreliggande dagordning. Sammanfattning Bygg- och miljönämnden låter kontrollera närvaron och utser en justerare att tillsammans med ordförande justera sammanträdesprotokollet. Bygg- och miljönämnden fastställer dagordningen.

Bygg- och miljönämndens beslut Bygg- och miljönämnden beslutar att: 1. Godkänna redovisning av de delegationsbeslut som förtecknas i protokoll den 15 febrvari 2022. Sammanfattning Bygg- och miljönämnden har med stöd av delegationsordning (BMN 2021-06-08 $ 45) lämnat över rätt att besluta till tjänstemän och ordförande. Beslut fattade med delegation ska enligt kommunallagen 6 kapitlet $ 35 anmälas till nämnd på närmast följande sammanträde. Anmälan sker genom en skriftlig sammanställning i form av en delegationslista från bygg- och miljöavdelningens enheter. Sammanställning över delegationsbeslut: Bygglovenheten:143 stycken Miljöenheten:59 stycken Bostadsanpassningsbidrag:27 stycken Geodataenheten:2 stycken Beslutsunderlag — Delegationslista bygglovenheten — Delegationslista miljöenheten — Delegationslista bostadsanpassningsbidrag — Delegationslista geodataenheten

Bygg- och miljönämndens beslut Bygg- och miljönämnden beslutar att: 1. Godkänna redovisningen av inkomna handlingar som presenteras på nämnden den 15 februari år 2022. Sammanfattning Bygg- och miljöavdelningen redovisar inkomna handlingar av betydelse för perioden 19 november 2021-27 januari 2022: 1. Kommunfullmäktige, 2021-11-29 Budget 2022, plan för år 2023-2024. 2. Länsstyrelsen, 2021-11-23 Beslut att ge tillstånd till markingrepp i fornlämningarna. 3. Länsstyrelsen i Uppsala län, 2021-11-26 Dispens från biotopskyddet inte behövs för åtgärden 4. Länsstyrelsen i Uppsala län, 2021-12-21 Beslut att godkänna Håbo kommuns beslut den 7 december 2021 i ärende 2021/00074 om strandskyddsdispens för markstation och dragning av kabel och kopparlina på fastigheten. 5. Länsstyrelsen i Uppsala län, 2021-11-23 Anmälan om att ta jordbruksmark ur produktion på fastighet. 6. Länsstyrelsen i Uppsala län, 2021-12-14 Samråd enligt miljöbalken för om- och tillbyggnad av transformatorstation på fastighet. 7. Åklagarmyndigheten, 2021-12-21 Felaktig kemikaliehantering på fastighet. Beslutsunderlag — Tjänsteskrivelse — Överklagandelista

Bygg- och miljönämndens beslut Bygg- och miljönämnden beslutar att: 1. Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan- och arkivbeskrivning för bygg- och miljönämnden godkänns. 2. Upphäva nuvarande arkivbeskrivning- och dokumenthanteringsplan BMN 2019-12-10 $ 35. Sammanfattning Allmänna handlingar, både inkomna och upprättade ska enligt 5 kap. 1 $ offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) registreras och hållas ordnade på ett sådant sätt att de kan återfinnas utan svårighet. Kommunala förvaltningar måste leva upp till kraven i offentlighetslagstiftningen, främst tryckfrihetsförordningens regler om allmänna handlingar, offentlighets- och sekretesslagens krav på registrering av allmänna handlingar samt arkivlagen. Varje myndighet bör upprätta en dokumenthanteringsplan som beskriver de handlingar som hanteras. Dokumenthanteringsplanen ger myndigheten nödvändig kontroll och överblick över de allmänna handlingar som behandlas. Enligt Håbo kommuns arkivreglemente (kommunstyrelsen 2016/00250) ska respektive nämnd upprätta och anta en dokumenthanteringsplan som beskriver hur handlingar ska hanteras utifrån aspekter så som gallring, bevaring och förvaring. Dokumenthanteringsplanen ska även underlätta : administrationen inom verksamheterna för miljöenheten, bygglovenheten, handläggning av bostadsanpassning samt geodataenheten. Bygg- och miljönämndens dokumenthanteringsplan- och arkivbeskrivning har reviderats med anledning av att en omorganisation skett. Sedan den 1 i september år 2021 ingår tidigare bygg- och miljöförvaltningen i samhällsbyggnadsförvaltningen som en avdelning. Justering av det organisatoriska till att stämma överens med omorganisering samt viss justering av titlar har därför varit nödvändig.

Bygg- och miljönämndens beslut Bygg- och miljönämnden beslutar att: 1. Godkänna reviderad delegationsordning. 2. Upphäva nuvarande delegationsordning (BMN 2021-06-08 $ 45) Sammanfattning Det som tidigare var bygg- och miljöförvaltningen ingår sedan den 1 september år 2021 i samhällsbyggnadsförvaltningen som en avdelning. Med anledning av omorganisationen till bygg- och miljöavdelningen är bygg- och miljönämndens delegationsordning i behov av revidering. Ärendet De juridiska förutsättningarna för bygg- och miljönämndens möjlighet att delegera beslutanderätt följer av 6 kap. 37-40 $$ i kommunallagen som reglerar delegering inom en nämnd. Med delegering avses att bygg- och miljönämnden överför självständig beslutanderätt till förtroendevalda eller anställda i kommunen, det vill säga att bygg- och miljönämnden ger någon i uppdrag att fatta beslut på nämndens vägnar i vissa ärenden. Beslut som är fattade med stöd av delegationsordning har samma rättsliga verkan som om det skulle ha fattats av bygg- och miljönämnden. Rätten att ta beslut överförs helt till delegaten. Som ett led i och med att bygg- och miljöförvaltningen nu ingår i samhällsbyggnadsförvaltningen som en avdelning; bygg- och miljöavdelning är delegationsordningen i behov av justering. Beslutsunderlag — Tjänsteskrivelse — Delegationsordning BMN 2022-02-15 Beslutet skickas till: Samhällsbyggnadsförvaltningen Bygg- och miljöavdelningen

Bygg- och miljönämndens beslut Bygg- och miljönämnden beslutar att: 1. Godkänna redovisade synpunkter för år 2021. Sammanfattning Kommunfullmäktige antog 2019-12-09, $ 173 policy för synpunktshantering. Syftet med synpunktshanteringen är att tydliggöra brister i den kommunala servicen, samt att ta tillvara de kommuninvånare som har intresse av att vara delaktiga i kommunens verksamhetsutveckling. Dessutom är avsikten att kunna ge politiken en återkoppling på vad våra kommuninvånare tycker och hur de upplever kommunens service och åtaganden. Rapporten sammanställer inkomna synpunkter, såsom förslag, beröm och klagomål tillsammans med genomförda eller planerade åtgärder. Bygg- och miljöavdelningen redovisar rapporten för år 2021 i samband med årsbokslut för år 2021. Under året är det 16 stycken synpunkter som har registrerats och majoriteten rör miljöenhetens ansvarsområden. Det är 12 stycken synpunkter som handlar om gipsdamm på område, 1 som handlar om råttor vid containrar, 1 för buller samt 1 som är kopplade till Corona och oro kring trängsel. 1 av synpunkterna handlar om att webverktyget ”Håbo växerkartan” är svårnavigerad på hemsidan Håbo.se. En inkommen synpunkt ska enligt policyn ha besvarats inom 48 timmar, och det brukar avdelningen klara. Uppföljning Synpunkterna följs upp enligt rutin för synpunktshantering KS 2018/00484, nr 83050. Beslutsunderlag — Sammanställning av synpunkter för år 2021.

Bygg- och miljönämndens beslut Bygg- och miljönämnden beslutar att: 1. Uppföljning av planen för intern kontroll för 2021 inom bygg- och miljönämndens verksamhetsområden godkänns, Sammanfattning Bygg- och miljönämnden har i början av 2021 godkänt en plan för intern kontroll inför verksamhetsåret 2021. Efter fullgjort verksamhetsår görs en slutlig uppföljning av planen som bifogas tjänsteskrivelsen. Samtliga kontrollmoment i planen anses genomförda med gott resultat. Ärendet De riskområden med sina kontrollimoment som planen omfattar har tagits upp där just för att de har ett angeläget förbättringsbehov. Summeringen ger att samtliga områden har bearbetats och uppnått en förbättring dock i olika grad. Ett särskilt gott resultat har nåtts i arbetet med att tydliggöra ansvar och roller kopplat till våra olika verksamhetssystem. Under året har en modell för systemförvaltning upprättats tillsammans med en organisation med tydliga roller för att strukturellt hantera våra system, En förvaltningsplan togs fram avseende andra halvåret kring vad som planeras för systemen och vilka behov som finns. Nästkommande år blir det en förvaltningsplan för helåret. Arbetet genomförs i gott samarbete med IT-avdelningen, som konstaterar att bygg- och miljöavdelningen är först ut i kommunen med detta. När det gäller processkartläggningen blir det möjligt kring halvårsskiftet att publicera de kartlagda processerna på intranätet vilket underlättar mycket för handläggarna. Vidare konstateras att bygglovshandläggarna mycket väl inser vikten av att hålla plan- och bygglagens tidsfrister för vissa ärenden. Om inte dessa hålls sker en nedtrappning av avgiften. Ett annat riskområde som rör ekonomi är taxor som inte är uppdaterade och aktuella. Där har en ny miljöbalkstaxa blivit antagen i december 2021, och nämnden ser nu gärna att både PBL- taxan och livsmedelstaxan omarbetas och kommer upp för politisk hantering under 2022. Inom miljöenheten pågår utvecklingsarbete med tidsrapporteringen inom handläggningen i syfte att ärendena debiteras korrekt. Slutligen kan nämnas att beredskapsplanen inom livsmedelskontrollen i stort finns framtagen och kommer att behandlas för beslut vid 2022 års första nämndsammanträde. JUSTERARE CM |

De kontrollmoment som har genomförs i syfte att effektivisera och förbättra verksamheten är i förlängningen positivt för kommunens företagare när de har ärende/kontakt med bygg- och miljöavdelningen. Beslutsunderlag — Uppföljning av plan för intern kontroll för verksamhetsåret 2021. Beslutet skickas till: Förvaltningschef Samhällsbyggnadsförvaltningen Bygg- och miljöavdelningen Kommunstyrelsen Kommunrevisionen

Bygg- och miljönämndens beslut Bygg- och miljönämnden beslutar att: 1. Upprättat förslag till plan för intern kontroll för 2022 inom bygg- och miljönämnden godkänns. Sammanfattning Bygg- och miljönämnden har tillsammans med bygg- och miljöavdelningen tagit fram ett förslag till plan för intern kontroll för verksamhetsåret 2022 inom nämndens verksamhetsområden. Vid en workshop i november utfördes gemensamt en risk- och konsekvensanalys av våra processer. I arbetet har även beaktats uppföljningen av 2021 års plan. Avsikten med den interna kontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. Den interna kontrollen ska bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheten med invånarnas bästa för ögonen bedrivs effektivt och säkert. I denna bedömning ska inte endast ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för kommunens samtliga verksamheter. Ärendet För verksamheten inom Håbo kommun finns ett reglemente gällande intern kontroll som antogs av kommunfullmäktige december 2018. Reglementet hanterar hur den interna kontrollen ska hanteras och vem som ansvarar för vad. I reglementet stadgas bland annat att samtliga nämnder varje år ska anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen inom nämndens verksamhetsområde. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll, medan nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Förvaltningschefen har att samordna arbetet inom förvaltningen. Det är varje nämnds skyldighet att följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Chefsnivån ansvarar för att rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar. För att identifiera vilka rutiner/arbetsmoment som är i behov av översyn görs en risk- och konsekvensanalys. Målet med analysen är att identifiera och värdera de största riskerna som hotar nämndens verksamhet. Det kan handla om ledningsprocesser, verksamhetsprocesser och stödprocesser (till exempel ekonomi- och andra administrativa processer). Vilka större risker

finns exempelvis som hotar att målen för verksamheten inte uppnås, att regler och avtal inte följs eller att avsiktliga eller oavsiktliga fel kan uppstå? Mot bakgrund dels av genomförd risk- och konsekvensanalys enligt ovanstående, dels av erfarenheterna av föregående års plan för intern kontroll har bygg- och miljöavdelningen tillsammans med nämnden tagit fram ett förslag till plan för intern kontroll gällande bygg- och miljönämndens ansvarsområden för verksamhetsåret 2022. Planen för intern kontroll dokumenteras i verksamhetssystemet Stratsys och den bilagda planen är en så kallad utskriftsvy direkt från Stratsys. Näringslivsperspektivet De risker och behov av förbättringar som planen för intern kontroll tar upp kommer i förlängningen också vara positiva för företagarna när de är i kontakt med verksamheten eller har ärende i process. Uppföljning Uppföljning av planen för intern kontroll görs kontinuerligt under året inom avdelningen och redovisas till nämnden vid delårsbokslut och i samband med årsbokslut. Beslutsunderlag — Plan för intern kontroll för verksamhetsåret 2022 inom bygg- och miljönämndens verksamhetsområden — Håbo kommuns reglemente för intern kontroll, antaget december 2018 Beslutet skickas till: Förvaltningschef Samhällsbyggnadsförvaltningen Bygg- och miljöavdelningen Kommunstyrelsen Ekonomiavdelningen Kommunrevisionen

Bygg- och miljönämndens beslut Bygg- och miljönämnden beslutar att: 1. Bygg- och miljöavdelningens systematiska arbetsmiljöarbete genom presentation av handlingsplanerna för arbetsmiljöarbetet föregående år respektive planen för 2022 godkänns. Ärendet Bygg- och miljönämnden har det övergripande ansvaret för arbetsmiljön på bygg- och miljöavdelningen, vilket framgår av reglementet för Håbo kommuns nämnder (antaget i KF 202-04-14 $37). Vidare framgår också av de riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete som kommunstyrelsen beslutade om 2021 att årlig uppföljning ska göras till nämnden. Mot den bakgrunden redovisas här en summering av det arbete som avdelningen genomför för att ha en god arbetsmiljö. Ett nytt mål för 2022 är just en god arbetsmiljö. Dessutom är en av våra identifierade kritiska kvalitetsfaktorer ”En trivsam och attraktiv arbetsplats”. Bygg- och miljöavdelningens fokus på arbetet inom arbetsmiljön är att göra det systematiskt och planerat. Det finns en rad rutiner, riktlinjer, årscykler och andra dokument i en ”pärm” för avdelningens systematiska arbetsmiljöarbete. Men istället för en fysisk pärm är det en katalog i datastrukturen för att göra allt lättillgängligt för medarbetarna. Målet är att göra det systematiska arbetsmiljöarbetet till en naturlig del av det dagliga arbetet där vi alla bidrar till den arbetsmiljö vi har. Sedan bygg- och miljöförvaltningen bildades 2014 har det systematiska arbetsmiljöarbetet varit upplagt på detta vis. Men det blir nu första gången som avdelningen nu mer konkret presenterar upplägg och uppföljning för nämnden i enlighet med de nya riktlinjerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Den handlingsplan som avdelningen årligen tar fram syftar till att summera och överskådligt ta upp vilka åtgärder som blir aktuella inför kommande år. Flertalet åtgärder är återkommande varje år. Handlingsplanen arbetas med på respektive arbetsplatsträff för att säkerställa medarbetarnas delaktighet med förslag på nya behov och åtgärder. Handlingsplanen i sig är ett levande material och kan justeras under året vartefter nya behov och förslag kommer i fram. Handlingsplanen tas även upp för samverkan med de fackliga organisationerna. Bifogat finns uppföljning av föregående års handlingsplan inom arbetsmiljön samt handlingsplanen för 2022 med det innehåll som den för närvarande har. De nya åtgärder eller andra justeringar redovisas som gulmarkerade för att enkelt kunna se vad som är nytt jämfört med föregående år. Därutöver är det genomgående justerat till rätt organisation och roller, det vill säga att det nu är bygg- och miljöavdelning, avdelnings- och enhetschefer och liknande. Bygg- och miljöavdelningen vill härmed ge nämnden en bättre insikt genom att delge information om vårt systematiska arbetsmiljöarbete som nämnden ytterst är ansvarig för. Därför bifogas uppföljning av handlingsplanen för 2021 samt handlingsplanen för 2022. Beslutsunderlag — Uppföljning av Handlingsplan för åtgärder arbetsmiljö och hälsa, mångfald och jämställdhet för år 2021 — Handlingsplan för åtgärder arbetsmiljö och hälsa, mångfald och jämställdhet för år 2022 — Riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete KS2021/00072 Beslutet skickas till: Förvaltningschef Samhällsbyggnadsförvaltningen Bygg- och miljöavdelningen

Bygg- och miljönämndens beslut Bygg- och miljönämnden beslutar att: 1. Godkänna återrapporte