Arkivnämnden — 11 juni 2026

§ 29 Val av justerare Beslut Arkivnämnden väljer Linda Jansson (M) att jämte ordföranden justera dagens protokoll.

§ 30 Godkännande av dagordning Beslut Arkivnämnden fastställer dagordningen enligt föredragningslistan.

§ 31 Anmälan av jäv Ordförande Margareta Åvall (S) informerar om att de som omfattas av jäv i något ärende på sammanträdet den 11 juni 2026 har möjlighet att anmäla detta. Ingen anmäler jäv Beslut Arkivnämnden antecknar ovanstående anmälan av jäv till protokollet.

§ 32 Gallring av handlingar som rör frivilliga anhöriguppgifter i Personec P - RAR-2026-01769 Beslut 1. Arkivnämnden beslutar att handlingar från samtliga myndigheter i Göteborgs Stad som använder systemet Personec ska gallras i enlighet med bilaga. 2. Arkivnämndens beslut gäller retroaktivt från och med 1 januari 2007. Beslutet fattas med stöd av 6 kap. 2 § i Göteborgs Stads föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering Handlingar Regionarkivets tjänsteutlåtande daterat 2026-05-18 samt bilaga. Ärendet Arkivnämnden föreslås fatta beslut om att handlingar och information som dokumenterar information så som kontaktuppgifter eller andra uppgifter till eller om anhöriga som av anställda frivilligt förts in i Personec, ska gallras. Förslaget bygger på en gallringsutredning från Intraservice. Sändes till Samtliga myndigheter i Göteborgs Stad

§ 33 Bevarande och gallring av handlingar inom socialtjänsten - RAR-2025-09790 Beslut 1. Arkivnämnden beslutar att handlingar från socialnämnden Centrum, socialnämnden Hisingen, socialnämnden Nordost och socialnämnden Sydväst ska bevaras eller gallras i enlighet med bilaga 1. 2. Arkivnämndens beslut gäller retroaktivt från och med 4 januari 2021. 3. Arkivnämndens beslut ersätter föregående beslut från den 20 september 2023, om bevarande och gallring av handlingar inom utreda, bedöma, besluta och följa upp inom socialtjänsten, AN-02329/23. Beslutet fattas med stöd av 6 kap. 2 § i Göteborgs Stads föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering. Handling Regionarkivets tjänsteutlåtande daterat 2026-05-18 samt bilaga 1. Ärendet Arkivnämnden föreslås fatta beslut om bevarande och gallring av handlingar som uppstår inom verksamhet för att utreda, bedöma, besluta och följa upp inom socialtjänsten. Förslaget bygger på en gallringsutredning från socialnämnden Centrum, socialnämnden Hisingen, socialnämnden Nordost och socialnämnden Sydväst. Arkivnämnden har tidigare fattat ett bevarande- och gallringsbeslut rörande handlingar som uppstår i Verksamhetsområde 3 Utreda, bedöma, besluta och följa upp inom socialtjänsten. Socialnämnderna har därefter uppdaterat sina klassificeringsstrukturer vilket inneburit att ytterligare processer tillkommit. Uppdateringar har även gjorts utifrån förändringar i och med ny socialtjänstlag (2025:400). De förändringar som skett har skapat ett behov av ett nytt bevarande- och gallringsbeslut som ersätter det bevarande- och gallringsbeslut som gäller nu. Sändes till Socialnämnden Centrum, Socialnämnden Hisingen, Socialnämnden Nordost och Socialnämnden Sydväst

§ 34 Överlämnande och införlivande av allmänna handlingar och arkiv från Socialnämnden Hisingen till Idrotts- och föreningsnämnden – RAR-2026-00942 Beslut 1. Arkivnämnden beslutar att Socialnämnden Hisingen ska överlämna allmänna handlingar till Idrotts- och föreningsnämnden enligt bilaga 1 från och med 1 juni 2026. 2. Arkivnämnden beslutar att Idrotts- och föreningsnämnden ska införliva de handlingar som överlämnas enligt bilaga 1 från och med 1 juni 2026. Besluten i punkt 1 och 2 fattas med stöd av 8 kap. 11 § i Göteborgs Stads föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering. Handling Regionarkivets tjänsteutlåtande daterat 2026-05-18 samt bilaga 1. Ärendet Arkivnämnden föreslås fatta beslut om att Socialnämnden Hisingen ska överlämna allmänna handlingar från verksamhet för fritidsbanker till Idrotts- och föreningsnämnden. Arkivnämnden föreslås även fatta beslut om att Idrotts- och föreningsnämnden ska införliva överlämnade allmänna handlingar. Kommunfullmäktige beslutade 26 mars 2026 om att socialnämnden Hisingen i samband med beslutad verksamhetsöverföring till idrotts- och föreningsnämnden ska överlämna samt överlämna och införliva de allmänna handlingar som behövs för att driva verksamheten Fritidsbanker vidare. Sändes till Socialnämnden Hisingen Idrotts- och föreningsnämnden

§ 35 Överlämnande och införlivande av allmänna handlingar och arkiv från Socialnämnden Sydväst till Idrotts- och föreningsnämnden- RAR-2026-02253 Beslut 1. Arkivnämnden beslutar att Socialnämnden Sydväst ska överlämna allmänna handlingar till Idrotts- och föreningsnämnden enligt bilaga 1 från och med 1 juni 2026. 2. Arkivnämnden beslutar att Idrotts- och föreningsnämnden ska införliva de handlingar som överlämnas enligt bilaga 1 från och med 1 juni 2026. Besluten i punkt 1 och 2 fattas med stöd av 8 kap. 11 § i Göteborgs Stads föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering. Handling Regionarkivets tjänsteutlåtande daterat 2026-05-18 samt bilaga 1. Ärendet Arkivnämnden föreslås fatta beslut om att socialnämnden Sydväst ska överlämna allmänna handlingar från verksamhet för fritidsbanker till idrotts- och föreningsnämnden. Arkivnämnden föreslås även fatta beslut om att idrotts- och föreningsnämnden ska införliva överlämnade allmänna handlingar. Kommunfullmäktige beslutade 26 mars 2026 om att socialnämnden Sydväst i samband med beslutad verksamhetsöverföring till idrotts- och föreningsnämnden ska överlämna samt överlämna och införliva de allmänna handlingar som behövs för att driva verksamheten Fritidsbanker vidare. Sändes till Socialnämnden Sydväst Idrotts- och föreningsnämnden

§ 36 Samlad riskbild inklusive intern kontrollplan - uppföljning av åtgärder/kontrollaktiviteter– RAR-2026-04114 Beslut Arkivnämnden antecknar informationen i protokollet. Handling Regionarkivets skrivelse, Samlad riskbild inkl. intern kontrollplan – uppföljning av åtgärder/kontrollaktiviteter daterad 2026-06-03 samt bilaga. Ärendet Varje avdelning på Regionarkivet har gjort en riskbild för de processer som avdelningen leder och ansvarar för. Förvaltningsledningen har med dessa som underlag gjort en samlad riskbild för hela förvaltningen i slutet av 2025, som följts upp efter ett halvår, i maj 2026 samt vid slutet av 2026. Ansvarig för varje risk har omvärderat risken och aktiviteterna kopplat till den. Flera risknivåer har omvärderats och sänkts utifrån nuvarande förutsättningar där till exempel arbetet med säkerhet har intensifierats.

§ 37 Ekonomisk lägesrapport Beslut Arkivnämnden antecknar informationen i protokollet. Information Sofia Olsén, ekonom, redovisar Arkivnämndens resultat för perioden januari–mars 2026 ett positivt resultat om 854 tkr jämfört med budget och lämnar en prognos om 1000 tkr över budget.

§ 38 Pilot om gallring Beslut Arkivnämnden antecknar informationen i protokollet. Information Lucia Johansson och Johan Lindgren, arkivarier, informerar Arkivnämnden om planerna för att förenkla och snabba upp gallringsprocessen. Målet är att bibehålla rättssäkerheten men att den administrativa processen ska bli enklare för myndigheterna samt tillämpningen av gallringsbesluten. Ett pilotprojekt har pågått på GöteborgsOperan och Exploateringsförvaltningen. De båda förvaltningarna har testat de nya arbetssätten i teorin och fått komma med återkoppling i slutet av maj. Den feedback som rapporterats har varit konstruktiv, det finns många bra aspekter i det nya men också funktioner i strukturen som myndigheterna behöver arbeta med för att lära sig. Vi kommer behöva arbeta pedagogiskt för att nå ut till våra myndigheter med det nya arbetssättet och förhoppningsvis ta fram en ny mall för att förenkla arbetet i praktiken. Förväntade effekter av ett nytt arbetssätt är snabbare ledtider och minskad administration och en modell som är lättare att hålla uppdaterad över tid.

§ 39 Fortsatt arbete efter översynen Beslut Arkivnämnden antecknar informationen i protokollet. Information Peter Nilsson avdelningschef, redovisar för tidplanen avseende hemställan till respektive fullmäktige att anta förslag till riktlinjer. Senast i september ska beslut tas i Regionstyrelsen och Kommunstyrelsen för att slutligen beslutas i fullmäktige. Riktlinjerna börjar i det fallet att gälla från 1 november. Vid behov av redigering av hemställan går ändringar att göras på Arkivnämndens sammanträde den 8 september.

§ 40 Lägesbild för införande av offentlighetsprincipen hos enskilda i skolväsendet Beslut Arkivnämnden antecknar informationen i protokollet. Information Brigitta Torgén, förvaltningschef och Peter Nilsson avdelningschef, informerar om beslutet att införa offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet. Arkivnämnden kommer från och med 1 januari 2029 att vara arkivmyndighet för de verksamheterna som hamnar under den nya lagen. Svårigheterna är att hitta en enhetlig hantering och hur kostnadsmodellen ska se ut för tillsyn och lagring samt krav vid leveranser av digital information. Regionarkivet har tagit initiativ till samverkan med de övriga tre kommuner som har flest enskilda utövare inom skolväsendet, Stockholm, Malmö och Uppsala. Det ska vara enligt självkostnadsprincipen, det ska inte belasta kommunen med kostnader för arkivarbetet. Ett arbete med att räkna ut taxor och hur det ska tillämpas kommer att vara en av frågorna som behöver tas i beaktande.

§ 41 Presidiet informerar Information lämnas angående Ingen övrig info meddelas

§ 42 Förvaltningschefen informerar Information lämnas angående Ingen övrig info meddelas

§ 43 Anmälan av inkomna skrivelser och protokoll Vid sammanträdet den 11 juni 2026 föreligger följande inkomna skrivelser och andra angelägna handlingar och beslut: FSG/skyddskommitte, förvaltningens samverkansgrupp FSG protokoll från 2026-03-31 och 2026-04-22. Beslut Arkivnämnden antecknar ovanstående skrivelser och handlingar till protokollet. Yrkande Ordförande Margareta Åvall (S) yrkar att skrivelserna och handlingarna antecknas till protokollet.

§ 44 Förteckning över delegationsbeslut – dnr RAR-2026-00002 Beslut Arkivnämnden godkänner förteckningen över delegationsbeslut. Handling Förteckning över delegationsbeslut, daterat 2026-06-04. Ärendet Förteckning över delegationsbeslut för perioden 2026-04-28 till 2026-06-03 redovisas vid sammanträdet.

§ 45 Övriga frågor Inga övriga frågor anmäls.