Valnämnden — 27 februari 2026

§ 1 Upprop, val av justerare Beslut Valnämnden beslutar att utse Mattias Eriksson Falk (SD) att justera protokollet.Sid 4(17)

§ 2 Fastställande av föredragningslista Beslut Valnämnden beslutar att fastställa föredragningslista enligt utsänd handling.Sid 5(17)

§ 3 Ekonomiska månadsrapporter år 2025 för Diarienummer: 25VN1 Beslut Valnämnden beslutar att godkänna månadsrapport per december 2025. Ärendebeskrivning Sektor Styrning och stöd har tagit fram månadsrapport per december 2025 för Handlingar i ärendet • Månadsrapport december 2025 för Valnämnden, dnr 25VN1-10Sid 6(17)

§ 4 Verksamhetsrapport för Valnämnden 2025 Diarienummer: 25VN5 Expedieras till: Styrning och stöd ekonomienheten Beslut Valnämnden beslutar att godkänna verksamhetsrapport 2025 för Valnämnden. Ärendebeskrivning En verksamhetsrapport för 2025 har upprättats. Arbetet med att se över valdistrikt inför valet 2026 startade under första perioden av 2025, Valnämnden fattade beslut om indelning av valdistrikt den 26 september 2025 för att skicka förslaget vidare till Kommunfullmäktige och slutligt beslut av Länsstyrelsen Gävleborg. Länsstyrelsen har den 1 december 2025 inkommit med beslut om indelning av valdistrikt utifrån Valnämnden förslag. Då valnämnden utöver detta inte bedrivit någon operativ verksamhet finns det inte något mer att rapportera om nämndens lagstyrda uppdrag för 2025. Handlingar i ärendet • Tjänsteskrivelse - Verksamhetsrapport helår 2025 för Valnämnden, dnr 25VN5-7 • Verksamhetsrapport helår 2025 för Valnämnden, dnr 25VN5-6Sid 7(17)

§ 5 Internkontrollrapport 2025 för valnämnden Diarienummer: 26VN3 Expedieras till: Kommunstyrelsen Beslut Valnämnden beslutar att godkänna internkontrollrapport 2025 för valnämnden enligt bilaga ” Rapport Intern styrning och kontroll 2025 för valnämnden”. Ärendebeskrivning En rapport för interkontroll år 2025 har upprättats. Utifrån genomförd internkontroll noteras inga avvikelser kopplat till kontrollmomenten. Handlingar i ärendet • Tjänsteskrivelse - Internkontrollrapport 2025 för Valnämnden, dnr 26VN3-2 • Rapport - Intern styrning och kontroll 2025 för Valnämnden, dnr 26VN3-1Sid 8(17)

§ 6 Internkontrollplan för valnämnden 2026 Diarienummer: 26VN4 Expedieras till: Kommunstyrelsen Beslut Valnämnden föreslås besluta att anta internkontrollplan för år 2026 enligt bilaga ” Internkontroll, beskrivning och plan 2026 för valnämnden”. Ärendebeskrivning Varje nämnd ska årligen besluta om en internkontrollplan. Kontrollplanen föregås av en riskanalys där särskilda risker i verksamheten analyseras och värderas utifrån risk- och väsentlighet. Sektor styrning och stöd har tagit fram en internkontrollplan för verksamhetsåret 2026. De risker som finns i valnämndens verksamhet år 2026 är i huvudsak förknippade med genomförandet av val till riksdag, kommun- och regionfullmäktige. Handlingar i ärendet • Tjänsteskrivelse - Internkontrollplan för Valnämnden 2026, dnr 26VN4-2 • Internkontroll, beskrivning och plan 2026 för Valnämnden, dnr 26VN4-1Sid 9(17)

§ 7 Remiss gällande reglemente för Valnämnden Diarienummer: 26VN6 Expedieras till: Kommunstyrelsen Beslut Valnämnden beslutar att anta förslaget till nytt reglemente Ärendebeskrivning Valnämnden konstaterar att nämndens ansvar och verksamhetsområde förblir det samma som enligt tidigare reglemente och har därför ingenting att invända mot eller tillföra förslaget till nytt reglemente Handlingar i ärendet • Tjänsteskrivelse - Remiss gällande reglemente för Valnämnden, dnr 26VN6-5 • Gemensamt reglemente för Gävle kommuns nämnder - Remissversion, dnr 26VN6-4 • Missiv - Remiss gällande Reglementen för Gävle kommuns nämnder från 1 januari 2027, dnr 26VN6-1 • Reglemente för Valnämnden - Remissversion, dnr 26VN6-3 • Sammanfattning förslag till förändringar av reglementet - Remissversion, dnr 26VN6-2Sid 10(17)

§ 8 Gallring av fysiska original till bokföringsunderlag Diarienummer: 25VN19 Expedieras till: Jessica Kallysson, Ekonomiservice, Styrning och Stöd John Frölander, Informationsförvaltningsenheten, Styrning och Stöd Beslut Valnämnden beslutar att anta det föreslagna gallringsbeslutet för fysiska original för bokföringsunderlag som digitaliserats. Ärendebeskrivning Med att regeringens proposition 2023/24:78 trätt i kraft har kraven runt bevarandet av fysiska original för bokföringsunderlag lättats på så vis att fysiskt inkomna eller upprättade original såsom t.ex. inkomna fakturor, kvitton etc. nu inte behöver bevaras förutsatt att de har korrekt digitaliserats. Detta påverkar i sig inte tiden som bokföringsunderlag ska sparas enligt kommunal bokföringslag, utan endast villkoren för hur handlingarna ska sparas och i vilka format. Då inga lagkrav längre finns för att bevara fysiska original i ursprungligt format är det möjligt att gallra dessa original. Detta kräver fortfarande gallringsbeslut från nämnderna. Ett gallringsbeslut för fysiska original till digitaliserat bokföringsunderlag skulle kraftigt minska behovet av fysiska lagringsutrymmen för förvaltningens ekonomifunktioner såväl som inhyrda lagringsutrymmen hos scanningstjänst som i dagsläget förvarar merparten av kommunens fakturor i lager tills dess att gallringstiden för handlingarna utlöpt och gallring verkställs. För att besluten i praktiken ska kunna verkställas effektivt av den centrala ekonomifunktionen under styrning och stöd förutsätter det att samtliga nämnder antar beslutet. Handlingar i ärendet • Tjänsteskrivelse - Gallring av fysiska original till bokföringsunderlag, dnr 25VN19-4Sid 11(17) • Underlag - Förändrat gallringsbeslut för bokföringsunderlag Valnämnden, dnr 25VN19-5Sid 12(17)

§ 9 Distribution av valsedlar vid valen 2026 Diarienummer: 26VN7 Beslut Valnämnden beslutar att anta ”Riktlinje till partier för distribution av valsedlar vid valen 2026”, att erbjuda samtliga politiska partier samordnad distribution av namnvalsedlar och partivalsedlar i enlighet med det som framgår av den reviderade riktlinjen, att informationen i riktlinjen tillkännages på Gävle kommuns webbplats, att valkansliet har rätt att neka mottagande och distribution av valsedlar som inte levereras enligt angivna instruktioner i riktlinjen, samt att valkansliet uppdaterar riktlinjen med information om val- och röstningslokaler när beslut om dessa är tagna av nämnd. Ärendebeskrivning Valnämnden vill erbjuda samtliga politiska partier samordnad distribution av valsedlar till Gävle kommuns val- och röstningslokaler vid valen 2026. Detta gäller både namnvalsedlar och partivalsedlar. Distribution erbjuds under förutsättning att partierna anmält deltagande i valet innan riktlinjens angivna leveransdatum, samt att partierna följer de instruktioner som finns i denna riktlinje. Yrkanden Ann-Helen Persson (C) yrkar att leverans av valsedlar till valnämndens vallager även ska kunna ske på eftermiddagen den 6 augusti kl. 13.00–15.00. Ordföranden instämmer i Ann-Helen Perssons (C) yrkande och lägger fram ett reviderat förslag i enlighet med detta.Sid 13(17) Beslutsgång Valnämnden beslutar enligt ordförandens reviderade förslag och gör följande tillägg i ”Riktlinje till partier för distribution av valsedlar vid valen 2026”: Torsdag 6 augusti 2026 kl. 09.00–11.00 och 13.00–15.00 Handlingar i ärendet • Tjänsteskrivelse - Distribution av valsedlar vid valen 2026, dnr 26VN7-2 • Riktlinje till partier för distribution av valsedlar vid valen 2026, dnr 26VN7-1 • Skrivelse - Distribution av valsedlar vid valen 2026, dnr 26VN7-3Sid 14(17)

§ 10 Kommunikationsplan för valet 2026 Diarienummer: 26VN8 Expedieras till: Kommunikationsavdelningen, Styrning och stöd Beslut Valnämnden beslutar att anta kommunikationsplan för valet 2026 Ärendebeskrivning Styrning och stöd har tagit fram ett förslag till kommunikationsplan för valet 2026. Kommunikationsplanen beskriver både de generella kommunikationsinsatserna och de insatser som enligt valnämndens reglemente syftar till att upprätthålla ett högt valdeltagande, vilket denna kommunikationsstrategi ska stödja. I kommunikationsplanen föreslås även val av kommunikationskanaler. Andra kommunikationssätt än de som anges i planen kan dock komma att användas. Handlingar i ärendet • Tjänsteskrivelse - Kommunikationsplan för valet 2026, dnr 26VN8-2 • Kommunikationsplan för valen 2026, dnr 26VN8-1Sid 15(17)

§ 11 Anmälningar för kännedom Beslut Valnämnden beslutar att godkänna redovisade anmälningar för kännedom. Anmälningsärenden • Valmyndighetens nyhetsbrev vecka 8 2026, VN261462r • Valmyndighetens nyhetsbrev vecka 7 2026, VN261458r • Valmyndighetens nyhetsbrev vecka 6 2026, VN261444r • Valmyndighetens nyhetsbrev vecka 5 2026, VN261428r • Valmyndighetens nyhetsbrev vecka 4 2026, VN261426r • Valmyndighetens nyhetsbrev vecka 3 2026, VN261423rSid 16(17)

§ 12 Information Ärendebeskrivning • Ta del av delbetänkande av Valsedelskommittén. 710 miljoner skäl till reformer - Regeringen.se • Karl Nässén presenterar en kort redovisning av den valutbildning som Länsstyrelsen höll den 21 januari.Sid 17(17)