Sammanträde med: Barn-, utbildnings- och kulturnämnden — 19 mars 2026

§ 1-2 Månadsrapport 1, 2025 – Ny timplan för anpassad grundskola Beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutar att anta förvaltningens förslag på ny timplan för den anpassade grundskolan i Flen som sin egen. Ärendebeskrivning Redovisning av månadens rapport med uppföljning av ärenden. Kränkande behandling Redovisning av antalet anmälda ärenden av kränkande behandling, jämförelser med tidigare perioder och en kort analys av anmälningarna. Trygghetsrapportering Information om månadens inkomna säkerhetsrelaterade ärenden samt vidtagna åtgärder kopplat till dessa ärenden. Tillsyner och granskningar Information om aktuella tillsyner och granskningar i Barn-, utbildnings- och kulturnämndens verksamheter. Timplanen har reviderats utifrån den nya statliga timplanen.

§ 2 Revidering av nämndplan 2024-2027 med budget 2025 inklusive plan för intern kontroll 2025, social- och arbetsmarknadsnämnden Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att anta förvaltningens förslag till revidering av nämndplan 2024-2027 med budget 2025 inklusive plan för intern kontroll 2025, social- och arbetsmarknadsnämnden Ärendebeskrivning På social- och arbetsmarknadsnämndens sammanträde 2424-12-04 togs beslut om nämndplan 2024- 2027 med budget 2025 inklusive plan för intern kontroll 2025. Följande ändringar behöver revideras under rubrik 2.4 Övrig planering. Ta bort två uppdrag: - att social- och arbetsmarknadsnämnden tilldelas 800 000 kronor för fortsatt arbete med SSPF. Detta beslut revideras i beslut om tilläggsbudget på Kommunfullmäktiges sammanträde 2024-12- 09 (KS/2024:190§ 123). - att samtliga nämnder åläggs att under 2025 fortsätta att arbeta med risk- och konsekvensbedömda effektiviseringsåtgärder åtgärder motsvarande 2 % av sin verksamhet. Texten var med i det första versionen av protokollet i samband med att Kommunfullmäktige antog Strategisk plan för 2025. Detta har rättats i den slutgiltiga versionen. Lägg till följande under rubrik Tilläggsbudget. - att i finansförvaltningen avsätta 500 000 kronor till kommunstyrelsen avsedda för Social- och arbetsmarknadsnämnden i syfte att skapaspråkfrämjande insatser inom kommunala vården. Detta beslut revideras i beslut om tilläggsbudget på Kommunfullmäktiges sammanträde 2024-12-09 (KS/2024:190§ 123). 61 Revisionsrapport

§ 3 Flens kommuns resursfördelningsmodell med bidragsbelopp 2025 - komplettering Beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutar att anta Flens kommuns resursfördelningsmodell med bidragsbelopp för 2025. Ärendebeskrivning Resursfördelningsmodellen är den modell som anger hur mycket bidrag olika skolor och förskolor ska få. Bidragen ska delas enligt en likabehandlingsprincip som ska ge möjlighet att göra riktade insatser till exempel utifrån socioekonomiska faktorer. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutade den 12 december 2024 att anta Flens kommuns resursfördelningsmodell för 2025. I den version som då beslutades saknades prisuppgifter för olika gymnasieprogram. Flens kommun har avtal om samarbete 46 Revisionsrapport med andra kommuner kring prissättning av vissa utvalda gemensamma gymnasieprogram för fria aktörer. Ett snittpris räknas fram för dessa program. För att sammanställa detta snittpris behövs uppgifter från alla samverkanskommuner om priser för programmen varför en komplettering av resursfördelningsmodellen nu gjorts. I denna version har, förutom av komplettering av prislista, också vissa meningar i texterna kompletterats och skrivits om för att förtydliga till exempel vad som gäller för socioekonomisk ersättning i förskola och vilken summa som gäller för fristående huvudmän utanför kommunen. Texten om tilläggsbelopp för elever i behov av särskilt stöd och för modersmålsundervisning har också förtydligats.

§ 4 Plan för arbete med åtgärder för en budget i balans 2025 Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutar • att förvaltningen begär anstånd för att lägga fram en plan för budget i balans 2025 till nämndsammanträde i april 2025 • att förvaltningen anordnar en workshop kring underlaget som togs fram till nämnden i oktober - 2024, den workshopen hålls i samband med nämndsammanträde i mars 2025 Ärendebeskrivning I ett yrkande från social- och arbetsmarknadsnämndens sammanträde 241204 § 48 nämndrapport 4 : att förvaltningen till nämndsammanträde nummer 1, 2025 presenterar en åtgärdsplan för en budget i balans för 2025. Förvaltningen föreslår en workshop tillsammans med nämnden på sammanträdet i mars. Utifrån budget 2025 i jämförelse med resultat 2024, får nämnden en tydligare bild över det ekonomiska läget för året. Resultatet för 2024 är klart i februari. I en gemensam workshop kan en plan tas fram med åtgärder på kort- och lång sikt. Åtgärder som blir hållbara och ger en minskad kostnad och en budget i balans. Inför workshopen tar förvaltningen fram olika scenarier med åtgärder och effekter och konsekvenser det ger på ekonomi, kvalitet och arbetsmiljö. Därefter vidtar förvaltningen nödvändiga åtgärder för att få en budget i balans 2025. 62 Revisionsrapport 2025-03-12

9 § “Utbildningen inom skolväsendet ska vara likvärdig inom varje skolform och inom fritidshemmet oavsett var i landet den anordnas.” Satsningen har gjort att skolorna i större utsträckning kunnat behålla 19 grundbemanning. Skolsociala teamet: 500 Ett skolsocialt team med Rektorsrapporter visar att arbetet Förebyggande insatser medarbetare från både barn-, med närvaro och frånvaro har för att utbildnings- och intensifierats på skolenheterna. stärka ungdomars kulturförvaltningen och Samtliga skolor har tydliga rutiner för psykiska hälsa socialförvaltningen arbetar att följa upp skolfrånvaro och gemensamt för att öka mätningar göras varje månad. Det trygghet, studiero och skolsociala teamet träffar skolnärvaro. elevhälsoteamen på alla skolor regelbundet och fungerar då både som stöd i analys av orsaker till frånvaron, vilket vidgar perspektiv och möjliggör att åtgärderna blir rätt riktade, och i det mer operativa arbetet. Då arbetet med uppföljning ökade under höstterminen har det blivit tydligt att det är en för hög andel elever med oroande och problematisk frånvaro. Det skolsocialateamet har ökat kompetensen kring frånvarons orsaker och förståelsen av vikten att tidigt sätta in åtgärder för att frånvaron inte ska bli problematiskt. Skolsociala teamet har även fungerat operativt i samarbetet med/mellan skola, elev och hem. Ett nytt kartläggningsmaterial är framtaget och beslutat att användas med start vt -26. Ett förslag på ny plan för att förebygga och främja skolnärvaro är nu framtagen och ska implementeras under vårterminen. De flesta delar är redan fungerande på skolorna men det som tydligt framgår i planen är fokus på att snabbt agera då frånvaro uppmärksammas. Grundskola 1 500 Språk- och I och med det sjunkande antalet socioekonomisk kunskapsutvecklande arbete i elever har största delen av de extra alla ämnen. Se mer tilldelade resurserna gått till att täcka information på insats: underskott och bibehållen Utvecklingsledare i Språk- och grundbemanning. kunskapsutvecklande arbete (SKUA) samt matematik Utökade öppettider 500 Extra tilldelade resurser för att Effekten har uteblivit och gårdarna fritidsgårdar möjliggöra för fritidsgårdar att har haft öppet ungefär lika mycket ha utökade öppettider. 2024 och 2025. Under 2024 ökade fritidsgårdarnas kostnader för bla löner, arbetsgivaravgifter och hyra som inte kompenserades för. Av flera olika orsaker klarade gården ekonomin under 2024 utan uppsägningar/besparingar på 20 personal (bland annat en flytt av verksamheten i Flen). När tilläggsbudgeten tilldelades fyllde denna hålet i ekonomin men öppettiderna blev ungefär desamma. Utan tilläggsbudget hade det dock blivit nödvändigt med personalomställning och minskade öppettider. Vid årsskiftet 25/26 genomfördes bla omorganisation av fritidsklubbar som då organisatoriskt hamnat i skolornas organisation och flytt av gården i Hälleforsnäs. Detta gör att det ekonomiska problemet för fritidsgårdarna löses trots att 500 tkr extra tilldelade resurser tas bort. SSPF - Skola, 400 Målet med SSPF är att Vi har kunnat ge stöd till familjer i ett socialtjänst, polis, fritid tillsammans samverka för en tidigt skede av ogynnsam utveckling. positiv utveckling hos den Informationsutbytet mellan aktörerna unge - med ökad skolnärvaro, inom SSPF har stärkts och förbättrats. ökad måluppfyllelse i skolan, Vi har etablerat operativa team kring positiva fritidsintressen samt de ungdomar som ingår. SIG har att den unge inte ska hamna i startat och från vt-25 har en brottslighet, drogmissbruk implementeringsgrupp bildats för SIG. eller utveckla andra typer av SSPF-koordinatorn på VITS har varit riskbeteenden. gynnsamt för samarbetet. Under året har vi utökat styrgruppen till att även SIG ingår. Tack vare ett gott samarbete har föräldramöten anordnats där skola, socialtjänst och polis informerat om gemensamma insatser och samverkan. Rektorer uppskattar SSPF, det är konkret och de upplever att de får insikt och upplever delaktighet och rådighet över situationen med de elever som är i utsatthet och som vistas i riskfyllda och kriminella situationer. Anpassad skola 4 000 Medel har använts för att Medlen har använts fullt ut för att kunna klara av klara av att bemanna grundbemanningen till grundorganisationen samt skolledning anpassad skola, med en jämn för den anpassade skolan. Det har fördelning över anpassad också medfört att vi inte behövt grundskola och gymnasie. använda medel från andra verksamheter. Totalt nämnden 18 150 Tabell 9. Nämndens extra tilldelade medel 2025. 21 3.2 Nämndens investeringar 62% av nämndens investeringsbudget har nyttjats 2025. Investeringar årets utfall Belopp i tkr Kod Projekt Utfall Budget Avvikelse Avvikelse jan-dec 2025 % 3150 Arbetsmiljö 655 959 304 32% 3151 Utemiljö 86 1000 914 91% 3152 Offentlig gestaltning 0 375 375 100% 3191 Inventarier Måltidsservice 542 521 −21 −4% 3450 Investeringsåtgärder 117 234 117 50% 3502 IT 394 0 −394 - 3512 Möbler och inventarier 805 1130 325 29% Totalt 2 599 4 219 1 620 38% Tabell 10. Årets investeringar, budget och utfall 2025 Kommentarer till avvikelser investeringar: På grund av omställningsarbete i verksamheterna har vissa av investeringarna inte kunnat genomföras, varför ett budgetöverskott för investeringar lämnas. Begäran av tilläggsbudget avseende investeringar Tilläggsbudget begärs för de projekt som inte flyttas över till nästkommande år per automatik enligt 2-årsregeln. För att få flytta med sig ej förbrukade investeringsmedel till nästa år behövs en utförlig beskrivning och plan för hur medlen ska användas. Om detta inte sker flyttas inga medel. Investeringar Belopp i tkr Kod Beskrivning av det arbete som återstår av projektet Begäran tilläggsbudget 3151 Offentlig gestaltning 375 Kulturenheten har tillsammans med teknik och miljö sökt och fått möjlighet att delta i ett treårigt projekt tillsammans med Statens konstråd - "Konst i hela Sverige". De satsade investeringsmedlen från kulturenheten är, 175 000 kr under 2026. Totalt 375 Tabell 11. Begäran om tillägsbudget 4. Uppföljning personal Uppföljning av personal avser sjukfrånvaron på förvaltningsnivå samt per enhet för de som har en sjukfrånvaro högre än 8%. Detta i enlighet med politiskt beslut. HME värdet (Hållbart medarbetar- engagemang) redovisas för de enheter som har ett värde understigande 55. Enheter som har färre än 5 medarbetare redovisas inte eller slås ihop med andra enheter. 22 SJUKFRÅNVARO Sjukfrånvaron ligger på ungefär samma nivå som tidigare år, men det skiljer sig mycket mellan olika verksamheter. Sjukfrånvaro totalt Utfall - värde 2025 Utfall 2024 (tal i procent) januari-december januari-december Totalt 5,82 6,05 Kvinnor 6,41 6,68 Män 3,88 3,89 Långtidsfrånvaro totalt ≥ 15 dagar 2,92 2,77 Tabell 12. Sjukfrånvaro totalt 2025. Förklaring, analys och vidtagna åtgärder till sjukfrånvaron på förvaltningsnivå: Förvaltningen har genomgått ett flerårigt omställningsarbete med successiva personalneddragningar. Aktuella mätningar indikerar en mycket hög arbetsbelastning bland personal inom förskola och skola, vilket resulterar i ökad sjukfrånvaro och en försämrad arbetsmiljö. Då förvaltningens budget inte är i balans kvarstår behovet av fortsatta omställningar under 2026. För att säkerställa en attraktiv arbetsmiljö och undvika ytterligare personalminskningar krävs större strukturella effektiviseringar inom förskole- och skolverksamheterna Sjukfrånvaro per enhet högre än 8% Utfall 2025 Utfall 2024 januari -december januari -december Bibliotek - 9,73 - kvinnor - 9,88 - män - 9,18 Förskoleområde 1 8,54 8,78 - kvinnor 8,32 8,53 - män 12,10 12,37 Förskoleområde 2 12,95 12,84 - kvinnor 12,95 12,84 - män 0 0 23 Bruksskolan 8,81 - - kvinnor 9,45 - - män 5,51 - Fritidsgård och fritidsklubb 17,74 14,84 - kvinnor 23,73 19,99 - män 9,68 7,27 Anpassad grundskola - 12,13 - kvinnor - 26,78 - män - 1,13 Antal enheter med hög sjukfrånvaro 4 5 Tabell 13. Sjukfrånvaro högre än 8 % 2025. Förklaring, analys och vidtagna åtgärder till sjukfrånvaron på avdelningsnivå: För enheter med få medarbetare publiceras ingen analys för att säkerställa anonymitet. Förskoleområde 1: Det finns ett flertal långtidssjukskrivna vilket ger högre sjukfrånvaro. Åtgärder har vidtagits och kommunens upphandlade hälsoföretag finns med som stöd vid långtidsfrånvaro. Vid korttidsfrånvaro följs frånvaron upp genom samtal med medarbetaren redan första dagen och därefter uppföljande samtal. Korttidsfrånvaro är vanligt pga smitta från barn i förskolan. All frånvaro är inte heller arbetsrelaterad utan det finns i vissa fall planerad sjukfrånvaro på grund av operationer eller andra skäl. Förskoleområde 2: En av förskolorna har högre sjukfrånvaro och medarbetare har uttryckt oro utifrån arbetsmiljöperspektiv över organisationen. Organisatoriska förändringar har därefter genomförts på den aktuella förskolan. Verksamhetsplanen 2025/2026 har kompletterats med nytt mål om medarbetarskap och tillhörande indikatorer. För vissa medarbetare med högre korttidssjukfrånvaro har rektor infört regelbundna avstämningar för stöd i prioriteringar och fånga upp tidiga signaler samt att de följer de rutiner kring kort- och långtidssjukskrivningar som finns i kommunen. Då detta infördes under hösten 2025 har inga resultat kommit att kunna ses men i dialog med medarbetare önskar alla de individer med avstämningar att de önskar fortsätta med detta. Bruksskolan: Det finns flera långtidssjukskrivningar som både är arbetsrelaterade och icke arbetsrelaterade orsaker. Där är företagshälsovården inkopplad och uppföljningar sker enligt plan. 24 Det är ofta hög korttidsfrånvaro med anledning av influensa och andra förkylningssjukdomar som lättare smittar bland yngre elever. Rektor följer aktivt upp korttidsfrånvaro och har kontakt vid första sjukdagen med medarbetaren. Om medarbetaren är fortsatt sjuk har rektor/biträdande rektor uppföljande samtal andra eller tredje sjukdagen. Rektor har använt samtal och handlingsplaner i systemet Adato vid behov. HME - Hållbart Medarbetarengagemang HME står för Hållbart Medarbetarengagemang, som mäter motivation, ledarskap och styrning. Varje vecka skickas frågor ut till samtliga anställda inom kommunen och HME- värdet är ett index som baseras på svaren. HME (Hållbart medarbetarengagemang) Utfall 2025 Utfall 2024 Utfall totalt, kan delas upp per vht januari -december januari -december Totalt 78 77 Antal enheter med ett HME-värde under 55 0 1 Tabell 14. HME-värde, Hållbart medarbetarengagemang 2025. Kommentar: Genom att införa ett tydligt årshjul för det systematiska arbetsmiljöarbetet och kontinuerligt följa upp Agerusvärden tillsammans med förvaltningens chefer har HME-värdena successivt förbättrats. Verksamheter med låga värden identifieras och erhåller riktat stöd till ledarskapet 5. Uppföljning av åtgärdsplan Enligt Flens kommuns styrmodell ska nämnden vid avvikelse i måluppfyllnad, ekonomi eller annat upprätta en åtgärdsplan. Åtgärdsplanen redovisas till kommunstyrelsen i samband med delårsrapporten tillsammans med åtgärdsplanen för återställandet av underskottet 2025. 5.1 Åtgärdsplan för en budget i balans Barn-, utbildnings- och kulturnämnden har under flera år genomfört omställningar för att nå budget i balans. Nämnden står inför fortsatta ekonomiska utmaningar, som effekt av de demografiska förändringarna i samhället. I nedanstående tabell presenteras de åtgärder som bedöms kunna genomföras i befintlig struktur. Majoriteten av åtgärderna beräknas ge effekt under budgetår 2026. 25 Åtgärdsplan (belopp anges i tkr) Område Åtgärd Beskrivning Utfall Bedömd 2025 ekonomisk effekt 2026 Förskola Personalomställning Antal årsarbetare: 5 457 2 721 Förskola Lokalomställning Nedläggning Sjögården 0 1 010 Grundskola Personalomställning Antal årsarbetare: 8,15 168 4 230 Grundskola Lokalomställning Utträde källarutrymme 100 201 Malmköping Gymnasiet Personalomställning Antal årsarbetare: 1,5 0 1 642 Gymnasiet Lokalomställning Utträde nedre del av Lästen 1 182 2 365 + reducerad hyra Fritidsgård/klubb Lokalomställning Utträde Folkets hus i 0 340 /bibliotek Hälleforsnäs Bibliotek Lokalomställning Utträde nedre del av Lästen 0 679 + reducerad hyra Fritidsgård/klubb Personalomställning Antal årsarbetare: 1 0 695 Interkulturella Personalomställning Antal årsarbetare: 1,7 0 1 260 enheten Skolskjuts Fordonseffektivisering Buss med ledsagare istället för 0 1 000 flera bilar. Totalt nämnden 1 907 16 143 Tabell 15. Åtgärdsplan för att nå budget i balans. Kommentar: Den ekonomiska effekten av ovanstående åtgärder är inte tillräcklig för att nå en budget i balans. Ytterligare personalomställning i befintlig struktur bedöms påverka kvalitet, trygghet, måluppfyllelse och förutsättningar att bedriva verksamhet. Skolstrukturutredningen presenterar tre olika förslag på skolstruktur. Samtliga förslag påverkar nämndens möjlighet att genomföra ytterligare åtgärder, i olika omfattningar. Beslut om en förändrad skolstruktur påverkar nämndens förutsättningar att nå budget i balans. Lokalomställning kopplad till Folkets hus i Hälleforsnäs visar en förändrad effekt på grund av att hela lokalen inte kommer att lämnas. Bibliotekets verksamhet stannar och nytt hyreskontrakt ger den effekt som visas i tabellen ovan. En fordonseffektivisering är påbörjad inom skolskjutsverksamheten som främst påverkar anpassad grundskola, där kostnaderna för transport beräknas minska med cirka 1 000 tkr på helår. I den 26 bedömda effekten har kostnaden för medföljande ledsagare räknats med. Totala kostnaderna för skolskjuts påverkas dock av beviljade ärenden, därför kan de öka trots effektiviseringen. Om ovanstående åtgärder inte genomförts skulle den negativa årsavvikelsen för 2025 varit högre. 5.2 Åtgärdsplan för att återställa 2024 års underskott Utifrån kommunens negativa resultat 2024 ska åtgärdsplaner upprättas, för att återställa det negativa resultatet inom 3 år. För Barn-, utbildnings- och kulturnämnden är det totalt 860 tkr som ska återställas 2025. Åtgärdsplan redovisas på enhetsnivå i tabellen nedan. Åtgärdsplan återställa underskottet 2025 (belopp anges i tkr) Enhet Åtgärd Beskrivning Utfall åtgärd 2025 BUK-kontoret Fördröjd Kvalitetsstrateg rekryteras inte under 768 rekrytering 2025. Ny skolchef tillträder inte innan tidigare avgår. Vaktmästar- Ingen Nedsättning av tjänst ersätts inte med 230 enheten vikarieanskaffning vikarie. TOTALT nämnden 998 Tabell 16. Åtgärdsplan för återställande av underskott från 2024. Kommentar: Att avvakta med anställning av kvalitetsstrateg kommer att göra att utveckling och förbättring av det systematiska kvalitetsarbetet kommer att stanna av och stödet till rektorer, skolchef och förvaltningschef att utebli. Om ovanstående åtgärder inte genomförts skulle den negativa årsavvikelsen för 2025 varit högre. 27 6. Övrig uppföljning - rapportering 6.1 Uppföljning barn- och elevantal Andelen folkbokförda barn i Flens kommun födda 2025 är det lägsta som uppmätts. . Folkbokförda barn i Flens kommun: Barn födda år Antal 2019 148 2020 145 2021 145 2022 120 2023 99 2024 126 2025 88 Nedan ses antalet folkbokförda barn per födelseår som finns i Flens kommun idag. De barnkullar som nu är i gymnasieålder ligger runt 170 barn vilket innebär att det antal födda vi ser per år nu är ungefär hälften så många barn. Nedan ses antal barn i olika förskolor och pedagogisk omsorg. Förskolorna tappar en större mängd barn under sommaren då dessa går över till förskoleklass. De fylls sedan på spritt över året vilket innebär att vi ser en ökning från augusti på de flesta förskolor. Sedan våren 2025 (de senaste 8 månaderna) har Flens kommun minskat med 71 barn i förskoleålder. 28 Förskola Antal barn Rapport 2 Rapport 3 Bokslut april 2025 maj 2025 delår Januari 2026 augusti 2025 Sjögården (tätort 40 40 24 Flen)2 Kungsfågeln (tätort 125 132 102 136 Flen) Björkliden (tätort Flen) 41 43 40 41 Tomtebo (Mellösa) 41 44 33 38 Knekten (Malmköping) 105 106 80 84 Mårbacka (Bettna) 29 29 23 28 Tallbacken 54 54 45 48 (Hälleforsnäs) I ur och skur (Flen 18 18 17 17 tätort) Pinocchio (Flen tätort) 53 55 49 46 Åliden (Flen tätort) 21 20 17 21 Hooyo pedagogisk 20 20 20 20 omsorg (Flen tätort) Dunkers förskola 31 31 30 35 (Malmköping) Sparreholms förskola 32 32 23 25 (Sparreholm) Trollemo (Vadsbro) 24 24 21 24 Totalt antal barn i 634 648 524 563 förskolor i Flens kommun 2 Förskolan Sjögården har avvecklats och barnen flyttat över till Kungsfågeln. 29 Nedan ses antal barn i olika skolor. Sedan våren 2025 (de senaste 8 månaderna) har Flens kommun minskat med 23 barn i grundskoleålder. Grundskola Antal Rapport 2 Rapport 3 Bokslut elever april maj 2025 delår Januari 2026 2025 augusti 2025 Stenhammarskolan F-9 721 725 692 681 Anpassad grundskola 1-9 18 16 17 19 Kyrkskolan F-6 124 123 128 130 Bruksskolan F-6 114 114 115 115 Malmaskolan F-9 102 101 401 394 Bettna skola F-6 66 66 64 65 Europaskolan 4-93 301 296 Ålidenskolan F-9 111 113 115 117 Sparreholm skola F-6 43 43 33 34 Dunker skola F-6 62 62 61 61 Skolor utanför kommunen 118 (mars) 125 114 130 Anpassad grundskola - - 11 11 utanför kommun Totalt antal barn 1780 1784 1751 1757 folkbokförda i Flens kommun i grundskolor Gymnasieskola (antal elever) Januari 2026 Prins Wilhelm yrkesgymnasium 67 PW gymnasiet anpassad 2 Gymnasieskolor utanför kommunen 457 Gymnasieskola anpassad extern 11 Totalt antal elever i gymnasieskolor i Flens kommun och i andra kommuner 537 3 Europaskolan avvecklade sin verksamhet under sommaren 2025. Verksamheten övergick då i kommunal regi och blev en del av Malmaskolan. 30 7. Uppföljning indikatorer för nämndmålen Till varje nämndmål är indikatorerna kopplade, med syfte är att kunna följa utvecklingen och underlätta bedömningen av nämndmålet. Indikatorerna följs upp i samband med nämndrapport 3/delår och bokslut. Trend. Trendpilar redovisar utvecklingen, i jämförelse med ursprungsvärdet. ↗ = utfallet förbättrats, → =utfallet är oförändrat, ↘ = utfallet försämrats, - = går ej uttala sig Indikatorer för Flen - en tillväxtkommun Nämndmål: Få fler barnfamiljer att välja Flens kommun genom att stärka attraktionskraften och synliggöra förbättringar inom Barn-, utbildnings- och kulturnämndens verksamheter. Indikator Ursprungs- Resultat Målvärde Trend värde 2025 2027 Antal inflyttade totalt (SCB) 1130 946 (2024) Öka ↘ Invånare 1-5 år, antal (kolada) 828 677 (2024 Öka ↘ Invånare 6-15 år, antal (kolada) 1856 1745 (2024) Öka ↘ Invånare 16-19 år, antal (kolada) 746 698 (2024) Öka ↘ Antal positiva artiklar om Flens kommun 4 % 8 % Minst 30 % (Meltwater rapport) Andel elever i musik- eller kulturskola, 6-19 18,8 % 13,3 % Öka ↘ år (kolada) (2024) - flickor 23,7 % 17,7 % Öka ↘ (2024 - pojkar 14,3 % 9,7 % Öka ↘ Medarbetarengagemang (HME) Barn-, 80 (2023) 78 Öka ↘ utbildnings- och kulturförvaltningen (Motivation, ledarskap, styrning) Samlad analys av indikatorerna: Barnafödandet minskar i hela Sverige. Enligt SCB:s befolkningsprognos beräknas antalet 1-5 åringar minska med över 80 000 barn fram till 2028 vilket nästan motsvarar en hel årskull. Antalet 1-5 åringar beräknas minska i alla Sveriges kommuner. Sverige beräknas ha 172 000 färre barn i grundskoleålder om tio år. Förutom det minskade barnafödandet har också antalet immigrerade (invandring) minskat medan antalet emigrerade (utvandring) ökat. Medarbetarengagemanget har minskat något och kan komma att minska mer sett till de senaste mätningarna. När det gäller möjlighet till återhämtning, hälsosam arbetsbelastning och ett arbete fritt 31 från starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter i förskolor och skolor så är värdena oroväväckande låga. När det gäller det minskade antalet elever i kulturskolan så är statistiken felaktig. Kulturskolan har sett över det inlämnade materialet och får ut andra siffror än de som publicerats på Kolada. En rättelse kommer att skickas in till SCB/Kulturskolecentrum/Kolada. Enligt egen data bör siffran istället ligga på ungefär 18 % (19,8 % 2023). Det är fortfarande en minskning som beror på ett halverat statsbidrag från och med andra halvan 2023, samt omställning av cirka 10 % tillsvidareanställd personal under 2024 som delvis ger utfall 2024 och kommer att ge ett fortsatt tapp för kommande statistik 2025. Viktiga insatser som har genomförts för att Vilken effekt har insatsen haft för Effekt ej nå målet? måluppfyllelse tydlig Kultur- och litteraturfestival med ökad samverkan Sedan tidigare år vet vi att fler barn blev en välbesökt framgång. Genom tidig kontakt kommer med i föreningslivet (efter att med kommunikationsenheten inför 2026 års föreningar visat upp sin verksamhet upplaga, tydliga ramar med budget och ansvar blir genom aktiviteter som barnen provat förutsättning för kommande samarbeten allt på) och fler ledare blir tillgängliga där bättre. För att ytterligare effektivisera det finns konkreta exempel på att kommunikationsinsatser generellt behövs tidigare flera har blivit ledare. Ledarna (födda och tydligare samordning med 2007-2008) förstärker sina CV:n med kommunikationsavdelningen på kommunnivå. För både ledarutbildning och praktiskt att synliggöra de händelser som skapas behövs ledarskap genom att vara ledare i många olika marknadsföringsinsatser vilka grupp för barnen. behöver koordineras bättre. Summercamp anordnades för barn 8-12 år. Cirka 200 barn deltog i den traditionella delen plus 22 barn på kulturdelen (Kulturskolans regi). Som komplement stöttades även ekonomiskt ett fyra dagars fotbollsläger i Malmköping v. 26 för 50 barn (killar och tjejer) så att det kunde genomföras utan kostnad. Nämndmål: Öka andelen lärare i Flens kommun som utbildas vid det digitala lärcentret Edtech och som implementerar sina nya kunskaper i klassrummet så att 100 % av alla lärare är utbildade år 2027. Indikator Ursprungs- Resultat Målvärde Trend värde 2025 2027 Andel av Edtech utbildade lärare och pedagoger 6,26% 18 % (2024) 100 % ↗ (grundskola och fritidshem) i Flens kommun (egen (2023) mätning) Antal av Edtech utbildade externt (egen mätning) 0 (2023) 181 Öka ↗ Andel elever i årskurs 6 med lägsta betyget E i teknik, 83,6 % 83,3 % Topp 25 % ↘ kommunala skolor (kolada) (2024) 32 - flickor 88,7 % 84,1 % ↘ - pojkar 80 % 82,5 % ↗ Andel av alla elever (åk 1 gy) folkbokförda i Flens 15 % (2024) 13,2 % Öka ↘ kommun som påbörjat teknik- eller naturvetenskaplig utbildning på gymnasiet (årskurs 1 gymnasiet, egen mätning) - flickor (andel av alla flickor i årskurs 1 gy) 8 % (2024) 16,6 % ↗ - pojkar (andel av alla pojkar i årskurs 1 gy) 15,5 % 10, 8 % ↘ (2024) Samlad analys av indikatorerna: Lärare utbildas men det finns en mängd olika utbildningar inom Edtech (och KomTek). Sedan nuvarande indikatorer beslutades har verksamheten inom Edtech utvecklats. Det finns nu fem olika utbildningar varav några är påbyggnadsutbildningar. Detta innebär att indikatorerna behöver justeras för att kunna ge bättre information. De utbildningar som Edtech erbjuder just nu är: Modda grundutbildning (VR/XR), Fortsättningsutbildning skapa XR-innehåll, Fortsättningsutbildning kreativa XR-verktyg, Fortsättningsutbildning digitalt välmående (XR) och utbildning för SYV. Därtill erbjuder KomTek kompetensutveckling stem (science technology engineering mathematics) för lärare och utbildning inom stem för elever och för barn och unga på fritiden. På Edtech genomförs också utbildning om nya teman för lärare inom NTA (Natur och teknik för alla). Indikatorerna behöver visa på andel lärare som utbildas och vidareutbildas, men framförallt vad det sedan leder till i klassrummen. Kopplingen till elevernas resultat och uppföljningen för olika skolor behöver bli bättre. Ett arbete för att förbättra uppföljning och utvärdering av verksamheten har påbörjats och indikatorerna inför 2026 har justerats i ny nämndplan. Viktiga insatser som har genomförts för att Vilken effekt har insatsen haft för Effekt ej nå målet? måluppfyllelse tydlig Utbildningsinsatser AI och XR riktade mot samtliga Den effekt vi kan se är återkoppling från X lärare anställda i Flens kommun. lärare som aktivt använder XR i sin undervisning och menar att deras elever blivit mer motiverade att delta i undervisningen och gärna lär sig mer om ämnet. Tabell 17. Indikatorer för nämndens mål Flen - en tillväxtkommun. 33 Indikatorer för Flen - där människor får växa och ta plats Nämndmål: Andelen 3-5 åringar som är inskrivna i förskolor i Flens kommun ska öka så att Flens kommun är bland topp 25 % av alla kommuner i Sverige år 2027. Indikator Ursprungs-värde Resultat Målvärde Trend 2025 2027 Barn 3-5 år inskrivna i förskola i 92,3 % 89,7 % Topp 25 % ↘ Flens kommun, (2024) andel (kolada) Förskollärartäthet, antal 11,7 10,4 (2024) Minst i ↘ barn/lärare med nivå med förskollärarlegitimation, riket kommunal regi (kolada) Samlad analys av indikatorerna: Inga nya värden sedan delårsrapport. Indikatorn från Kolada (öppen databas med statistik och nyckeltal) visar att Flen ligger i det nedre skiktet bland de 25 % sämsta kommunerna i Sverige. Indikatorn omfattar enbart barn inskrivna i förskola. I Flens kommun finns en fristående verksamhet med 20 inskrivna barn som är pedagogisk omsorg. Barn inskrivna i pedagogisk omsorg är inte inskrivna i förskola och påverkar därmed resultatet i Flens kommun. Just nu finns 3,1 % av 3-5 åringarna i kommunen inskrivna i pedagogisk omsorg. Så länge den pedagogiska omsorgen har samma antal barn inskrivna och det totala barnantalet fortsätter att sjunka, kommer andelen barn inskrivna i förskola successivt att minska. Andelen barn i Sverige som är inskrivna i pedagogisk omsorg har minskat de senaste tio åren. Pedagogisk omsorg är ett samlingsbegrepp som omfattar olika typer av former såsom familjedaghem, flerfamiljslösningar eller huvudman i bolagsform med anställd personal. I Flens kommun finns Hooyo som är pedagogisk omsorg i bolagsform med anställd personal. Viktiga insatser som har Vilken effekt har insatsen haft för måluppfyllelse Effekt ej genomförts för att tydlig nå målet? Uppsökande arbete riktat mot Genom Babycafé där rektorer och barnomsorgshandläggare vårdnadshavare som väljer att deltagit har ytterligare tre familjer skrivit in sina barn i den inte ha sitt barn på förskolan. kommunala barnomsorgen. Det visar att den uppsökande verksamheten har effekt och att insatserna behöver utökas. Samverkan äldreboende och Under hösten hölls två träffar med representanter från X förskola förskola, äldreomsorg och chefer från båda organisationerna Framledes kommer pedagoger och medarbetare i äldreomsorgen att träffas för att planera vidare. Barn från Kungsfågeln lussade för de äldre på Slottsängens äldreboende vid Lucia. En plan om gemensam aktivitet våren 2026 har tagits fram. Det är ännu för tidigt att mäta effekt. 34 Nämndmål: Att minst 95 % av eleverna i årskurs 3 ska bli godkända i alla delprov på de nationella proven i matematik, svenska och svenska som andraspråk år 2027. Indikator Ursprungs-värde Resultat Målvärde Trend 2025 202x Kartläggning förskoleklass antal 50,6 % (HT 2022) 45 % (2024) Minst 90 % ↘ och andel elever som har tillräckliga kunskaper i svenska/svenska som andraspråk (egen mätning) Bedömningsstöd årskurs 1 svenska 76 % (VT 2023) 82 % (2024) Minst 90 % ↗ och svenska som andraspråk. Andel av eleverna med godtagbara kunskaper i alla moment % (egen mätning) Bedömningsstöd årkurs 1 Ma 57 % (VT 2023) 78 % (2024) Minst 90 % ↗ Andel av eleverna med godtagbara kunskaper i alla moment, % (egen mätning) Andel elever i årskurs 3 som klarat 51 % 45 % Minst 95 % ↘ alla delar av nationella proven för ämnesprovet i matematik, kommunala skolor (kolada) - flickor 46 % 48 % ↗ - pojkar 56 % 42 % ↘ Andel elever i årskurs 3 som klarat 52 % 40 % Minst 95 % ↘ alla delar av nationella proven för ämnesprovet i svenska och svenska som andraspråk, kommunala skolor (kolada) - flickor 61 % 49 % ↘ - pojkar 45 % 27 % ↘ Elever i årskurs 6, med lägst 71,3 % 77,1 % Topp 25 % ↗ betyget E i matematik, kommunala skolor, andel (kolada) - flickor 66,7 % 74 % ↗ - pojkar 74,7 % 80 % ↗ Elever i årskurs 6 med lägst 84 % 85,7 % Topp 25 % ↗ betyget E i svenska, kommunala skolor, andel (kolada) 35 - flickor - 86,1 % ↗ - pojkar - 85,4 % ↗ Elever i årskurs 9 som uppnått 4,4 3,6 (2024) Topp 25 % ↘ betygskriterierna i alla ämnen avvikelse från modellberäknat värde kommunala skolor, procentenheter (kolada) Elever i årskurs 9 . Genomsnittligt 3,6 18,3 (2024) Topp 25 % ↗ meritvärde avvikelse från modellberäknat värde kommunala skolor, meritvärde (kolada) Elever i åk 9 som är behöriga till -1,5 -3,3 (2024) Topp 25 % ↘ yrkesprogram avvikelse från modellberäknat värde kommunala skolor, procentenheter (kolada) Gymnasieelever med examen 29,4 % 26 % Topp 25 % ↘ inom 4 år, kommunala skolor, andel (kolada) - flickor 30,6 % 33,3 % ↗ - pojkar 28 % 20,7 % ↘ Andel gymnasieelever med -7,5 1 Topp 25 % ↗ examen inom 4 år, kommunala skolor, avvikelse från modellberäknat värde (kolada) Lärare (heltidstjänster) med 49,1 (Riket: 71,8) 57,8 (Riket: Minst i nivå ↗ lärarlegitimation och behörighet i 73,4) med riket minst ett ämne i grundskola åk 1-9, kommunala skolor, andel Andel elever som alltid eller oftast 63 % (2024) 61 Öka ↘ äter sig mätta i skolmatsalen (enkät skolmat Sverige grundskolor Flen) Samlad analys av indikatorerna: Nya värden för indikatorerna finns för andel elever som klarat nationella prov och för betyg. Övriga värden för 2025 har inte publicerats på Kolada än. Resultaten i kartläggningen i förskoleklass har sjunkit mellan 2022 och 2024. Dock har resultaten på bedömningsstödet åk 1 ökat något. Kartläggningen är till för att identifiera var eleverna kan både på grupp- och individnivå när de börjar i förskoleklassen, för att därefter styra undervisningen och ge tidiga stödinsatser till de som behöver. Att värdena på bedömningsstödet ökat (från 76% till 82%) är ett tecken på att undervisningen som bedrivs i förskoleklass stärker elevernas kunskaper. Dock är resultatet alldeles för lågt och behovet av att stärka lärarnas kompetens kring läs- och skrivinlärning 36 samt grundläggande matematikinlärning är stor. En bättre och tydligare systematik mellan förskola-förskoleklass och mellan stadierna kring överlämningar och kunskaper om eleverna och deras behov behövs. Bristerna kan idag vara en del av förklaringen kring varför de tidiga insatserna dröjer något. Resultaten på nationella proven i åk 3 är väldigt låga och pojkars resultat i svenska/SvA sticker ut då endast 27% klarat alla delar av proven. Det stärker ytterligare behovet av att undervisningskvaliteten på lågstadiet (åk F-3) behöver höjas och så även uppföljningen av resultaten. Mätningen av elevernas kunskaper från bedömningsstöd åk 1 till nationella prov åk 3 måste tydliggöras och elevernas kunskapsutveckling i matematik och svenska/SvA behöver ses över och ett bedömningsårshjul skapas. Intressant är att se att andelen elever som når betyget E i svenska/SvA och matematik i åk 6 ökar markant i jämförelse med måluppfyllelsen i åk 3. Det som är tydligt även i åk 6 är att skillnaden mellan pojkar och flickors resultat är stor. Pojkars resultat i matematik är högre och flickors resultat i svenska/SvA är lägre. Detta är något som behöver lyftas på skolorna för att lärarna på ett medvetet sätt behöver hitta strategier när de planerar och genomför sin undervisning. Meritvärdet i åk 9 ökar ytterligare och där når vi målet till viss del. Även andelen legitimerade lärare har ökat vilket kan vara en del av förklaringen till varför meritvärderna i åk 9 har ökat. Kartläggningsmaterialet i förskoleklass och bedömningsstödet i åk 1 mäter inte riktigt de kunskaper som behövs för att identifiera svårigheter för elever inom tidig läs- och skrivinlärning och tidig matematikinlärning. Till hösten 2026 kommer ett reviderat kartläggningsmaterial Ett bättre material kommer förhoppningsvis att göra det lättare för lärarna att identifiera behov av tidiga insatser och skapa ökad och bedömningsstöd åk 1 framtaget av skolverket. Ett material som bättre mäter elevernas kunskaper är ett stöd och förutsättning för undervisning med högre kvalitet. Viktiga insatser som har Vilken effekt har insatsen haft för måluppfyllelse Effekt ej genomförts för att tydlig nå målet? Flens jobb- och Under slutet av 2025 flyttade arbetsmarknasdenheten till X utbildningscentrum Lästens lokaler och är nu samlokaliserade med gymnasiet. Den gemensamma rektor som anställdes i november valde senare att tacka nej till tjänsten och rekrytering pågår och ny rektor bör vara på plats under våren. Vuxenutbildningen (inkl. SFI) planerar för flytt i juni då det skulle få minst inverkan för studenterna. Samlokaliseringen förväntas att gynna både invånare och medarbetare och vara resurseffektivt genom att visa ett paraply av utbildningar och arbetsliv för Flens invånare. Effekt bör ses under 2026, när de tre verksamheterna samlokaliserats (gymnasiet, vux, AME) med näringslivschef nära. Utvecklingsledare i Språk- och Detta är långsiktiga mål och svårt att på kort sikt mäta i X kunskapsutvecklande arbete resultat. Satsningen på SKUA startar först i januari 2026 och (SKUA) samt matematik handlar då om att utbilda förstelärarna till att bli lärledare för 37 SKUA (Språk- och kunskapsutvecklande arbetssätt). Det är en tvåårig fortbildning och tanken är att förstelärarna själva kommer bli skickligare lärledare och lärare samt att de ska påbörja fortbildningen av kollegor under nästkommande läsår. Effekterna kommer därför att ta tid men om man tittar på andra kommunen, där stor andel av eleverna läser SvA (Svenska som andraspråk) ser man goda effekter av SKUA. Utöver SKUA behövs också en tydligare struktur för tidiga insatser och en plan för hur det ska följas upp. Studie- och yrkesvägledning (SYV) Grundskolan har saknat behöriga SYV på skolorna vilket har X försenat effekten. Nu är behörig SYV anställd till Malmaskolan, som tidigare då det var Europaskolan, inte hade någon SYV. Samarbetet mellan SYV på Malmaskolan, Stenhammarskolan och central SYV-samordnare kommer att öka under vårterminen 2026 och då också ha fler mätbara mål under kommande år. Under 2025 har vi tyvärr inte sett effekter av arbetet som påbörjats. Kompetensförsörjning Arbetet med årshjul för intern kompetensförsörjning är påbörjat under 2025 och under 2026 kommer det att vara fokus på att utlysa obehöriga tjänster, för att säkerställa att eleverna undervisas av behöriga lärare/personal, för att bibehålla/öka kvalite i undervisningen. Arbetet hittills har fått liten effekt, men förarbetet med årshjul och internt arbete inom förvaltningen har lett till ett mer strategiskt och samlat arbete med kompetensförsörjning och en gemensam syn på hur vi önskar att arbetet med rekrytering och kompetensförsörjning ska hanteras löpande under året. Effekten förväntas att synas under 2026, i och med det förändrade interna rekryteringsarbetet. Riktat stöd (Skolverket) Skolverkets riktade stöd till Stenhammarskolan är tillfälligt X pausat på grund av Skolinspektionens pågående tillsyn och det vitesföreläggande som denna lett till. Förvaltningschef och ordförande i barn-, utbildnings- och kulturnämnden har signerat en ny överenskommelse om den insats som erbjuds under tillsynsperioden, dialogstöd. Den nya överenskommelsen sträcker sig fram till sista april 2026. Dialogstödet riktas till huvudmannen. När tillsynsprocessen på Stenhammarskolan är avslutad och bristerna har åtgärdats kan arbetet med åtgärdsplanerna återupptas i enlighet med tidigare överenskommelse. Omarbetning av biblioteksplan Personal är anställd för skolbibliotekets utökade uppdrag från och skolbiblioteksplan juli 2025 - vi bedömer att lagkravet uppfylls. Enligt utvärderingar kan vi konstatera att vi har en bra grund att stå på men att det fortsatt finns utvecklingspotential - med ändringar genomförda inför augusti 2025 finns bättre förutsättningar för att komma vidare i utvecklingen av våra skolbibliotek. Bilbioteksplan 2026-2029 beslutades i nämnd i september och ska beslutats av kommunfullmäktige. Utvecklingsplan för skolbibliotek läsår 25/26 arbetas med och väntas fullföljas till sommaren 2026. 38 Flens bibliotek har utökat sin kompetens inom området. Den första juni fanns endast 2 utbildade bibliotekarier anställda i kommunen och i augusti var de 6 stycken. Tack vare statsbidrag för inköp av böcker till skolbiblioteken har innehavet/utbudet ökat markant på skolbiblioteken under hösten. Nytt system för utlåning har också upphandlats och införts under hösten. Tabell 18. Indikatorer för nämndens mål Flen - där människor får växa och ta plats. Indikatorer för Flen - för trygghet genom hela livet Nämndmål: Att andelen elever som känner sig trygga i skolan helt och hållet eller till stor del ska öka så att Flens kommun är bland topp 25 % av alla kommuner i Sverige år 2027. Indikator Ursprungs- Resultat Målvärde Trend värde 2025 202x Skolenkät "Känner du dig trygg i skolan" Andelen 84,7 % 85,6 % Topp 25 % ↗ elever i åk 5 som känner sig trygga i skolan helt och hållet eller till stor del (Skolinspektionens skolenkät: Känner du dig trygg i skolan", kommunala skolor (kolada) - flickor 79 % 80 % ↗ - pojkar 92 % 92 % → Andelen elever i årskurs 8 som känner sig trygga i 73,5 % 80,3 % Topp 25 % ↗ skolan helt och hållet eller till stor del (Skolinspektionens skolenkät: "Känner du dig trygg i skolan", kommunala skolor (kolada) - flickor 69 % 76 % ↗ - pojkar 83 % 83 % → Andelen elever i årskurs 2 gymnasiet som känner sig 84 % 81,4 % Topp 25 % ↘ trygga i skolan helt och hållet eller till stor del (Skolinspektionens skolenkät: "Känner du dig trygg i skolan", kommunala skolor (kolada) - flickor - 76 % - pojkar 83 % - Oftast eller alltid trygg i skolan, årskurs 7 (Liv, hälsa, 85 % 85 % (2023) 100 % → ung) - flickor 81 % 81 % 100 % → - pojkar 88 % 88 % 100 % → 39 Oftast eller alltid trygg i skolan, årskurs 9 (Liv, hälsa, 96 % 93 % 100 % → ung) - flickor 95 % 92 % 100 % → - pojkar 97 % 95 % 100 % → Oftast eller alltid trygg i skolan, årskurs 2 gymnasiet 95 % 94 % 100 % → (Liv, hälsa, ung) - flickor 100 % 94 % 100 % → - pojkar 89 % 96 % 100 % → Samlad analys av indikatorerna: Enkäten Liv, hälsa, ung genomförs av Region Sörmland och har inte genomförts sedan 2023 vilket innebär att nya värden saknas. Arbete pågår med att digitalisera enkäten. Skolinspektionens skolenkät genomförs vartannat år i hälften av landets kommuner vilket innebär att samtliga kommuner deltar en gång vartannat år. Nya värden saknas även för denna. Ny mätning genomförs 2026. Skolorna ska mäta trygghet och göra mål för året i plan mot kränkande behandling. Viktiga insatser som har genomförts för att Vilken effekt har insatsen haft för Effekt ej nå målet? måluppfyllelse tydlig Informations- och cybersäkerhet Ingen effekt ännu då arbetet enbart är X (Kommunövergripande projekt) initierat. Effekt väntas under Q1-Q2 i form Syftet är att inventera, kategorisera och klassificera av förvaltningsövergripande nätverk samt förvaltningens system, program och appar för att implementering av NIS2 som påbörjas säkerställa informationssäkerhet. Även säkerställa data under Q1 2026. som resurs till utveckling och kunskap. Projektet har avslutats och arbetet ingår nu i ordinarie arbete. Tillsammans för barnens bästa i Sörmland Samverkansmodellen och Vägledning för Samverkansmodell och vägledning Barnets bästa i Flens kommun har introducerats på skolenheterna. Dock har det ej implementerats i enlighet med syftet. Ett omtag krävs och skolcheferna behöver leda rektorerna och vara ett stöd framgent i frågan. Skolsocialt team Teamet jobbar på en uppdragsbeskrivning Skolsociala teamet har sedan terminsstart HT-25 där det tydliggörs att fokusområdet fortsatt sin samverkan med skolenheterna genom att kommer att vara frånvaro på lågstadiet i bland annat delta på EHT och andra tvärprofessionella syfte att få in tidiga och förebyggande möten. Där kan teamet vara behjälpliga i insatser. Ny kommunal frånvarorutin har frånvaroarbetet, vara rådgivande samt få in upprättats och förankras nu med ny socialtjänstens perspektiv. skolchef inför implementering med fokus på att skolpersonal måste prioritera tidig upptäckt av frånvaro. Skolsociala teamet har genomgått föräldrastödsutbildning samt hållit föräldraträffar, deltagit på föräldramöten och fått en ökad andel individärenden. 40 Effekten har varit ett ökat samarbete mellan socialtjänst och skolorna avseende både frånvaroarbete och socialtjänstens insatser. Teamet ser att de finns en ökad efterfrågan av stöd till skolorna som har en mer positiv inställning till socialtjänsten efter upplevd ökad tillgänglighet. Tabell 19. Indikatorer för nämndens mål Flen - för trygghet genom hela livet. 41 8. Uppföljning av plan för intern kontroll 2025 Den interna kontrollen finns till för att säkra en effektiv förvaltning, att upptäcka och undgå allvarliga fel och att se till att verksamheterna gör det de ska utifrån nationell styrning och kommunala mål. I enlighet med “riktlinjer för intern styrning och kontroll i Flens kommun” ska genomförd intern kontroll lämnas i samband med årsbokslut och innehålla omfattning av utförd uppföljning, utfallet och eventuellt vidtagna åtgärder. Kontrollerna ska utgå från de risker som identifierats i nämndens risk- och väsentlighetsanalys. 8.1 Övergripande kontrollmoment Nedan redovisas uppföljning av de kommunövergripande kontrollmoment 2025, beslutat av kommunstyrelsen 2024-10-14 § 125. För kontrollmomentet Styrning och ledning sker uppföljning centralt. Kommunövergripande Kontrollmoment Process/område/rutin Vad har kontrollerats Hur har det gjorts - kontrollmetod Genomförd när Arbetsmiljö Att Flens kommuns rutin ● Stickprov av delegering av arbetsmiljö Nov för systematiskt arbetsmiljö- ● Kontroll av att alla chefer har gått För att förhindra risken: arbete följs arbetsmiljöutbildning i kompetens- Kvartalsvis Att arbetsmiljölagstiftningen inte portalen. efterlevs. Risken för arbets- ● Kontroll att samtliga chefer genom- relaterade olyckor och ohälsa fört alla delar i det systematiska samt otydlig ansvarsfördelning arbetsmiljöarbete. gällande arbetsmiljöarbete. Avvikelse har upptäckts Ja Har internkontrollen lett till åtgärder Ja som minskat risken? Resultatet av kontrollen Delegering av arbetsmiljöansvar har skett i pappersform och sedan diarieförts i LEX. Vid stickprov framkommer att dessa dokument inte diarieförts. Beslut finns i pappersform. Från och med januari 2026 sker delegering av arbetsmiljöansvaret digitalt via Opus och kommer därför inte att läggas in i LEX. Vid stickprov framkommer att alla chefer inte gått arbetsmiljöutbildningen. Det är svårt att följa alla delar av SAM i och med att inget i nuläget finns i systemet OPUS. Det finns inte all dokumentation som behövs för att styrka att alla moment genomförts. Det är upp till varje enhetschef att genomföra utifrån ett framtaget årshjul. Eventuella åtgärder som vid- Alla aktiviteter inom SAM ska dokumenteras i systemet Opus. Utbildning behövs för tagits utifrån identifierade brister alla chefer inom BUK. Vi behöver ta bort våra egna mallar och använda det som finns i OPUS. Utbildning inom Opus till enhetschefer är genomförd i januari. Alla chefer ska från och med 2026 använda Opus till i alla delar kopplat till SAM. Kommunövergripande Kontrollmoment 42 Process/område/rutin Vad har kontrollerats Hur har det gjorts - kontrollmetod Genomförd när Styrning och ledning -beslut Kontroll av ärendeprocessen ● Stickprovskontroll att rutiner gällande 2025 anmälan av ärende till nämnd och april För att förhindra risken med: styrelse efterlevs. Bristande rättssäkerhet och transparens, otillbörlig påverkan ● Kontrollen genomförs centralt av och ojämlikt bemötande. Demokratiservice. Minska risken för felaktiga beslut och förtroendeskador. Avvikelse har upptäckts Ja Har internkontrollen lett till åtgärder Ja som minskat risken? Avvikelser från rutin kring anmälan av ärenden till nämnd i samtliga nämnder. Resultatet av kontrollen Huvudsakligen handlar avvikelse om att rutin kring godkännande av chef ej har följts. Övriga avvikelser handlar om sent anmälda handlingar. Eventuella åtgärder som vid- Information till förvaltningschefer om resultatet och vikten av inlämningstider och tagits utifrån identifierade brister granskning. 8.2 Nämndens kontrollmoment Sammanfattande bedömning av nämndens interna kontroll. Nämndens Kontrollmoment Process/område/rutin Vad har kontrollerats Hur har det gjorts - kontrollmetod Genomförd när November Revidering av varje enhets Kontroll av att varje enhet Begärt in och kontrollerat att samtliga 2025 handlingsplan för systematiskt har reviderat sin enheter har upprättade brandskyddsarbete. handlingsplan samt brandskyddsplaner och brandskyddsorganisation för brandskyddsorganisationer. det systematiska För att förhindra risken: brandskyddet Vid brand Avvikelse har upptäckts Ja Har internkontrollen lett till åtgärder Ja som minskat risken? Resultatet av kontrollen Fem enheter saknar eller har allvarliga brister i sina brandskyddsplaner. Samtliga av förvaltningens enheter saknar underskrivna delegationer från förvaltningschef till enhetschef. En majoritet av enheterna saknar även underskrivna delegationer inom den egna brandskyddsorganisationen. Majoriteten av enheterna saknar tydliga och dokumenterade besöksrutiner. Flera enheter saknar tydliga och dokumenterade larmrutiner. Eventuella åtgärder som vid- För att befästa det systematiska säkerhetsarbetet i samtliga av förvaltningens tagits utifrån identifierade brister verksamheter implementerades “Riktlinjer för det systematiska säkerhetsarbetet inom Barn-, utbildnings-och kulturförvaltningens verksamheter 2023-2026”. Av riktlinjen framgår förvaltningschef och säkerhetsstyrgruppens viljeriktning för perioden uppdelat i fyra prioriterade säkerhetsområden, varav förvaltningens arbete med det systematiska brandskyddsarbetet är ett av dem. BUKs verksamheter ska 43 genom sitt systematiska brandskyddsarbete bland annat säkerställa att samtliga krav i lagstiftning, allmänna råd och tillämpningsföreskrifter uppfylls samt att det finns en brandskyddsorganisation genom att säkerhetsstrategen uppdaterar BUKs verksamheters brandskyddsorganisation minst en gång per kalenderår. Förvaltningsövergripande mall för brandskyddsplan samt brandskyddsorganisation har tagits fram. Förvaltningsövergripande mallar finns för delegationer för de olika rollerna i det organisatoriska brandskyddet. Ett förvaltningsövergripande årshjul har skapats där delar som rör brandskydd ingår som en del i förvaltningens systematiska säkerhetsarbete. Brandskyddskoordinator kommer att genomföra tillsyn av samtliga enheters organisatoriska brandskydd under 2026. Resultatet av tillsynen kommer att återges inom ramen för barn-, utbildnings- och kulturnämndens internkontroll 2026. Nämndens Kontrollmoment Process/område/rutin Vad har kontrollerats Hur har det gjorts - kontrollmetod Genomförd när Kontroll av att samtliga Planer har begärts in av samtliga November Upprättande/ revidering av varje enheter har upprättade enheter. Resultatet har rapporterats till 2025 enhets krisplan. krisplaner samt säkerstälal berörd verksamhetschef. att krisplanerna följer den förvaltningsövergripande För att förhindra risken: strukturen Vid kris Avvikelse har upptäckts Ja Har internkontrollen lett till åtgärder Ja som minskat risken? Resultatet av kontrollen Fem enheter saknar upprättad krisplan vid kontroll. Tre enheter behöver komplettera sina krisplaner för att de ska anses vara kompletta. Eventuella åtgärder som vid- Förvaltningsövergripande mall för krisplan samt krisorganisation har tagits fram. Ett tagits utifrån identifierade brister förvaltningsövergripande årshjul har skapats där delar som rör krishantering ingår som en del i förvaltningens systematiska säkerhetsarbete. Förvaltningen har etablerat en intern arbetsgrupp med representation från den övergripande förvaltningen, grundskolan och förskolan. Arbetsgruppen ansvarar för att upprätta och säkerställa efterlevnaden av förvaltningens årsplanering för krishanteringsarbetet. Nämndens Kontrollmoment Process/område/rutin Vad har kontrollerats Hur har det gjorts - kontrollmetod Genomförd när Kontroll av att föreningsstöd En sammanställning över utbetalda 2025-02-14 Föreningsstöd betalas ut till kontonummer bidrag per 2025-02-14 har gjorts via som tillhör de föreningar ekonomisystemet. Listan bestod av som beviljats bidraget i syfte totalt 70 st transaktioner till olika För att förhindra risken: att förhindra välfärdsbrott. föreningar. Stickprov av 10 st För välfärdsbrott utbetalningar har gjorts med urval: var sjunde transaktion i den framtagna 44 listan. Nedanstående kontrollpunkter har genomförts: - Föreningens organisationsnummer på ansökan - Kontouppgifter på bankbetalning 2025-02-14 - Jämförelse mot registrerade föreningsuppgifter via systemet Inyett One Avvikelse har upptäckts Ja Har internkontrollen lett till åtgärder Ja som minskat risken? Resultatet av kontrollen En förening hade fått utbetalning till annat konto än det konto som finns registrerat i kommunens föreningsregister. Det visade sig dock vara rätt efter kontroll. Eventuella åtgärder som vid- Kommunens leverantörsreskontra har uppdaterats med korrekta uppgifter. tagits utifrån identifierade brister Nämndens Kontrollmoment Process/område/rutin Vad har kontrollerats Hur har det gjorts - kontrollmetod Genomförd när Kontroll av att enheterna Stickprovskontroll av fem. inkomna 250901 - Kränkningar följer huvudmannens rutiner ärenden gällande kränkning av elev. 251130 för arbete med kränkningar. För att förhindra risken: Att åtgärder vid kränkningar inte genomförs. Avvikelse har upptäckts Ja Har internkontrollen lett till åtgärder Ja som minskat risken? Resultatet av kontrollen Granskningen visar att samtliga fem ärenden uppvisade brister i någon form. De identifierade bristerna omfattar bland annat avsaknad av dokumenterad bedömning om kränkning har skett, otillräcklig analys av händelseförlopp samt bristande uppföljning. I två av fallen var ärendena registrerade i fel ärendekategori. Eventuella åtgärder som vid- Samtal mellan skolchef och rektorer kring hur arbetsgången ser ut idag, vilka tagits utifrån identifierade brister svårigheter de ser i ärendehanteringssystemet Stella samt vad som gör att de olika enheterna brister i både uppföljning, bedömning av om kränkning skett samt dokumentation. Utifrån samtal har vi identifierat ett behov av ökad juridisk kompetens på huvudmannanivå då många ärenden är komplexa och där rektorerna behöver stöd i bedömning och processer. Vi ser också behov av kompetensutveckling i arbetslagen kring vad som ska anmälas och hur det ska anmälas och följas upp. Ansvarsfördelningen inom enheterna/skolorna behöver tydliggöras. Ett tydligare flödesschema kommer skapas för att tydliggöra arbetsgången när en kränkningsanmälan upprättats där det framkommer vem som är ansvarig för vad. 45 Fortbildning kommer att ske kring vad som är en kränkning eller inte samt vad som är tillbud eller olycksfall. En översyn genomförs för systemet Stella och hur det kan vara ett stöd för att vi ska följa lagkrav. En tydligare och enklare ansvarsfördelning skapas. Varje skola behöver ha minst en ansvarig person som stöttar i att kränkningar utreds och dokumenteras. Dialog med rektorerna om detta kommer ske under vårterminen 2026. Nämndens Kontrollmoment Process/område/rutin Vad har kontrollerats Hur har det gjorts - kontrollmetod Genomförd när November Närvarokontroll grundskola och Kontroll av att enheterna Kontroll av att gällande system används 2025 gymnasium följer huvudmannens rutiner och att rapporteringsgraden är 100 % för arbete med närvaro. För att förhindra risken: Att elevers frånvaro inte följs upp. Avvikelse har upptäckts Ja Har internkontrollen lett till åtgärder Ja som minskat risken? Resultatet av kontrollen 1. Lärares rapporteringsgrad är inte tillräckligt hög. Senaste mätningen var på 82 % 2. Elevernas individuella frånvarorapportering är heller inte heltäckande på grundskolan. Dock är den 100 % på gymnasiet eftersom de även rapporterar till CSN. 3. Närvaro/frånvaroarbetet fokuserar för mycket på statistiken. Det viktigaste i arbetet är analysen av statistiken och sedan åtgärderna som sätts in. Rapporteringen via systemet Unikum och skola 24 visar på att rapporteringsgraden ökat under året 2025 samt att elevfrånvaron minskat något under 2025 i jämförelse med föregående år. Dock är detta en allt för generaliserad bild av både elevfrånvaron och rapporteringsgraden. Däremot är den statistik som tas fram av skolkuratorerna varje månad och som visar frånvarograd på individnivå ett stöd i frånvaroarbetet. Eventuella åtgärder som vid- Rutiner kring skolpliktsanmälningar utifrån den statistik som kan tas fram har tagits utifrån identifierade brister uppdaterats och tydliggjorts. Administratörerna med stöd av systemansvarig kommer ha informationsmöte inför schemaläggning nästa läsår. Detta för att se till att systemet möjliggör rapporteringsgrad till 100 %. 46 8.3 Nämndens enklare egen utvärdering för intern kontrollen Egenutvärdering för helheten JA DELVIS NEJ 1. Var kontrollmomenten i planen baserade på nämndens risk- och väsentlig- X hetsanalys? 2. Täckte internkontrollen de största riskerna som identifierats? X 3. Var varje kontrollmoment tydligt beskrivet vad som skulle kontrolleras X (vad, var och hur)? (För att motverka, minimera eller eliminera risken) 4. Var det tydligt vilka delar av verksamheten som skulle kontrolleras? X 5. Frekvens, var det tydligt när kontrollmomenten skulle genomföras? X 6. Var det tydligt vem som ansvarade för kontrollmomenten och uppföljning X av dem? 7. Har kontrollerna genomförts enligt planen? X 8. Var valda kontrollmetoder ändamålsenliga för uppföljningen? X 9. Har varje enskilt kontrollmoment dokumenterats? X Går det att ta del av resultatet efteråt. 10. Om avvikelser upptäcktes, har åtgärdsplan upprättats? X 11. Har identifierade brister rapporterats till nämnden? X 12. Har förslag till förbättringar genomförts utifrån årets internkontroll? X Tabell 20. En enklare egenutvärdering av nämndens internkontroll 2025. Eventuell kommentar till egenutvärderingen: Det har saknats stöd som klargör hur valet av vad som ska risk- och väsentlighetsanalyseras ska genomföras. Det är stora omfattande områden så det krävs en mängd risk - och väsentlighetsanalyser om det skulle genomföras på allt som nämnden ansvarar för. Det finns behov av tydligare vägledning övergripande i kommunen för hur detta ska genomföras. 47 DATUM 2026-02-19 TJÄNSTESKRIVELSE Barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen Till Barn, utbildnings- och kulturnämnden HANDLÄGGARE Magnus Sandberg DIARIENR BUK/2025:168 Tillsyn av Ålidens förskola Förslag till beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden föreslås besluta att anta tillsynsrapporten, med beslut om föreläggande enligt skollagen 26 kapitlet 10 §, gällande förskolan Ålidens förskola med diarienummer BUK 2025:168, som sin egen, samt att uppdra till förvaltningen att senast till nämndens sammanträde i september 2026 återkomma med uppföljningsrapport utifrån föreläggandet. Bakgrund Enligt Skollagen 26 kapitel 4 § har kommunen tillsyn över förskola och pedagogisk omsorg vars huvudman kommunen har godkänt. Barn- utbildnings- och kulturförvaltningen genomför tillsynen. Granskningen har till syfte att kontrollera om den verksamhet som granskas uppfyller de krav som följer av lagar och andra föreskrifter. I tillsynen ingår att fatta de beslut om åtgärder som kan behövas för att den huvudman som bedriver verksamheten ska rätta fel som upptäckts vid granskningen. Den modell som kommunen använder för sin regelbundna tillsyn är avvikelserapportering. Det betyder att vi bedömer om, och i sådana fall på vilket sätt, den granskade verksamheten inte följer de regler som gäller. Kommunens granskning utgår från krav i skollagen, förordningar och läroplaner. Detta är bestämmelser som verksamheterna är skyldiga att följa och som syftar till att alla barn får en god utbildning i trygg miljö. Flens kommun har genomfört en planerad tillsyn av Ålidens förskola genom en samtalsdialog under ett verksamhetsbesök, dokumentstudier, samt jämförelse av tidigare inlämnat material. Bedömningen är att Ålidens förskola behöver vidta åtgärder för att förbättra arbetet inom bedömningsområdet systematiskt kvalitetsarbete samt bedömningsområdets rutiner särskilt stöd. Flens kommun förelägger Ålidens förskola att vidta åtgärder för att avhjälpa påtalade brister. Huvudmannen ska senast 2026-08-01 till kommunen inkomma med skriftlig dokumentation som beskriver hur bristerna har avhjälpts. Jaana Moberg Magnus Sandberg Förvaltningschef Barnomsorgshandläggare Skickas till: Förskolan Trollemo Akt DATUM 2026-02-03 Barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen HANDLÄGGARE Magnus Sandberg DIARIENR BUK/2025:168 ER REF Tillsynsrapport med beslut - Ålidens förskola Datum för tillsyn: 2025-11-06 Deltagare vid besöket Från förskolan: Nathalie Wester - Rektor Teresia Jernemalm - Förskollärare Från kommunen: Magnus Sandberg - Barnomsorgshandläggare Anna Winbäck - Processutvecklare förskolan Inledning Enligt Skollagen 26 kapitel 4 § har kommunen tillsyn över förskola och pedagogisk omsorg vars huvudman kommunen har godkänt. Barn- utbildnings- och kulturförvaltningen genomför tillsynen. Granskningen har till syfte att kontrollera om den verksamhet som granskas uppfyller de krav som följer av lagar, förordningar och andra föreskrifter. I tillsynen ingår att fatta de beslut om åtgärder som kan behövas för att den huvudman som bedriver verksamheten ska rätta fel som upptäckts vid granskningen. Den modell som kommunen använder för sin regelbundna tillsyn är avvikelserapportering. Det betyder att kommunen bedömer om, och i sådana fall på vilket sätt, den granskade verksamheten inte följer de regler som gäller. Kommunens granskning utgår från krav i bland annat skollagen, förordningar och läroplaner. Detta är bestämmelser som verksamheterna är skyldiga att följa och som syftar till att alla barn får en god utbildning i trygg miljö. Genomförande Kommunen bedömer om, och i sådana fall på vilket sätt, den granskade verksamheten inte uppfyller de regler som gäller. Granskningen utgår bland annat från skollagen, förordningar och läroplaner. Bestämmelser som verksamheterna är skyldiga att följa. Rapporten från tillsynen bygger på dokumentstudier, verksamhetsbesök, observationer samt samtal med företrädaren av förskolan. Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro E-post 642 81 Flen Sveavägen 1 0157-430000 5854-6045 flens.kommun@flen.se Flen Område - Systematiskt kvalitetsarbete Beslut Typ av ingripande  föreläggande (26 kap. 10 § skollagen) Flens kommun förelägger Ålidens förskola att vidta nedanstående åtgärder för att avhjälpa påtalade brister. De vidtagna åtgärderna ska senast 2026-08-01 redovisas till buk@flen.se. Bedömning Ålidens förskola behöver vidta följande åtgärder för att förbättra arbetet inom bedömningsområdet systematiskt kvalitetsarbete. 1. Huvudmannanivå Varje huvudman inom skolväsendet ska på huvudmannanivå systematiskt och kontinuerligt planera och följa upp utbildningen, analysera orsakerna till uppföljningens resultat och utifrån analysen genomföra insatser i syfte att utveckla utbildningen. (Skollagen 4 kap. 3 §).  Det systematiska kvalitetsarbetet enligt 4 kap. 3 -4 §§ ska dokumenteras, se 4 kap. 6 § skollagen. 2. Enhetsnivå Planering, uppföljning, analys och utveckling av utbildningen som anges i 3 § ska genomföras även på förskole- och skolenhetsnivå. Kvalitetsarbetet på enhetsnivå ska genomföras under medverkan av lärare, förskollärare, övrig personal och elever. Barn i förskolan, deras vårdnadshavare och elevernas vårdnadshavare ska ges möjlighet att delta i arbetet. Rektorn ansvarar för att kvalitetsarbete vid enheten genomförs enligt första och andra styckena. 4 kap 4 § .  Enligt kap 2 Lpfö 18 ska förskolan erbjuda en utbildning som bidrar till varje barns utveckling och lärande. Motivering Samtal med företrädare för förskolan samt av förskolan inskickat material visar att förskolan till viss del bedriver ett arbete med fokus på kvalitet och utveckling. Bedömningen är dock att detta arbete ännu inte är tillräckligt systematiskt i enlighet med skollagens krav på systematiskt kvalitetsarbete. I det inskickade underlaget saknas även underlag på hur huvudmannen systematiskt och kontinuerligt planerar, följer upp och utvecklar utbildningen. De inskickade dokumenten, Rektors resultat och kvalitetsrapport, Arbetsplan och Verksamhetsplan, tydliggör till viss del de delar av kvalitetsarbetet som syftar till att säkerställa och utveckla utbildningens kvalitet. Dessa dokument tydliggör dock inte hur huvudmannen systematiskt och kontinuerligt planerar, följer upp och utvecklar utbildningen. På enhetsnivå har förskolan tillhandahållit dokumentet systematiskt kvalitetsarbete som tydliggör den systematiska arbetsprocess som förskolan bör arbeta efter. Den inskickade mallen avser en konkretion av delarna i SKA-processen; var är vi, vart ska vi, hur gör vi och hur blev det? Dokumentet är en tydlig beskrivning av hur förskolan avser arbeta med att systematiskt utveckla förskolans arbete och säkra kvalitet på utbildningen över tid. På enhetsnivå beskrivs dessa delar delvis, men kopplingen mellan nuläge, mål, genomförande, analys och utvärdering inte helt tydliga. Flens kommun vill se ett tydligare samband mellan hur förskolan avser att arbeta (dokument systematiskt kvalitetsarbete) och hur förskolan faktiskt arbetar (dokument Rektors resultat och kvalitetsrapport). Förskolan ska erbjuda en utbildning som bidrar till varje barns utveckling och lärande. Förskolan beskriver att de använder sig av lärplattformen InfoMentor för bland annat pedagogisk dokumentation och planering. Inskickade dokument visar inte hur InfoMentor är och har varit en del i verksamhetens systematiska kvalitetsarbete i syfte att säkra kvalitet på barnens utbildning vilket gör att underlag för bedömning saknas. Detta trots att verksamhetsplanen beskriver att sammanställningar görs kontinuerligt. Sammanfattningsvis kan konstateras att det finns vissa komponenter av ett systematiskt kvalitetsarbete dokumenterade, men att sambandet mellan dokumenten, dess delar och hur de tillsammans bildar en sammanhållen process för kvalitetsutveckling inte framgår tydligt. Åtgärder Huvudmannen ska senast den 1 aug 2026 inkomma med skriftligt underlag som tydliggör sambandet mellan nuläge, mål, genomförande/aktiviteter kopplade till målen och analys samt utvärdering. Huvudmannen ska inkomma med skriftlig dokumentation där det tydligt framgår hur huvudmannen systematiskt och kontinuerligt planerar och följer upp utbildningen på förskolan. Dokumentationen ska ange analyser av orsakerna till uppföljningens resultat och utifrån analysen ange insatser som syftar till att utveckla utbildningen. Magnus Sandberg Jessica Tallklint Lundquist Anna Winbäck Barnomsorgshandläggare Juridiskt sakkunnig Processutvecklare förskolan Bilaga 1 Fakta om förskolan Förskolan är belägen på Rundvägen i Flen och delar lokal och utemiljö med Ålidenskolan F- 9. Förskolan har små barngrupper fördelat på två avdelningar i åldrarna 1-5år Förskolan har sex personer anställda för att arbeta i barngrupperna. Dessa sex anställda utgör tillsammans en tjänstgöringsgrad om 390%. Utöver detta finns det en anställd rektor DATUM 2026-02-24 TJÄNSTESKRIVELSE Barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen Till Barn-, utbildnings- och kulturnämnden HANDLÄGGARE Sabina Dernelid DIARIENR BUK/2026:65 Barn-, utbildnings- och kulturnämndens planeringsförutsättningar 2027 Förslag till beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden föreslås besluta att godkänna planeringsförutsättningar för 2027 och skicka dem vidare till Kommunstyrelsen. Sammanfattning Planeringsförutsättningar är ett analys- och beredningsunderlag för förtroendevalda politiker att fatta beslut på. Det används som underlag i budgetdialog och bedömningar av kommande års budget för de olika nämnderna i Flens kommun. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden har fått en budgetram att förhålla sig till för att kunna bedriva sin verksamhet med genomsnittlig kvalitet för 2027. Utöver det beskrivs ytterligare behov att beakta. Den största utmaningen för Barn-, utbildnings- och kulturnämnden är demografin med det minskade barn- och elevunderlaget som fortsätter att minska och bidrar till att kostnaderna per barn och elev stadigt ökar. Behovet av att minska antalet enheter så att det matchar dagens och framtidens behov är stort och brådskande. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden riskerar att bryta mot kommunalagen om budget i balans eller skollagen och barnkonventionen när det gäller trygghet och studiero, att ge förutsättningar för lärande och likvärdighet. En bedömning av barnets bästa (barnkonsekvensanalys) som beskrev konsekvenserna genomfördes och skickades till kommunstyrelsen i samband med ärende Skolstruktur - för en bra skola för alla. Denna bör tas i beaktande inför beslut om budget 2027 då den beskriver konsekvenser vid ett bibehållande av samtliga skolenheter. Övriga utmaningar som beskrivs är den ökade mängden lagkrav som påverkar skolor. Det rör bland annat förslag om 10-årig grundskola och ett utökat uppdrag för elevhälsa som båda ställer krav på förändrad och utökad kompetens hos personal i förskoleklass och elevhälsa. I planeringsförutsättningar beskrivs behov utöver befintlig ram varav några sedan tidigare beslutats för fram till 2028. Det gäller extra medel för anpassad grundskola, Summercamp, medel för skolsocialt team och strukturbidrag till små skolor utanför tätort. Utöver det beskrivs bland annat behovet av socioekonomiskt strukturbidrag. 28,9 % av 0-17 åringar i Flens kommun lever i ekonomisk utsatthet. Flens kommun har därför ett omfattande behov av att utjämna skillnader och möjliggöra det kompensatoriska uppdraget i skolor och förskolor. Nämndens lokalbehov minskar för varje år de kommande som ett resultat av det sjunkande barn- och elevunderlaget. Jaana Moberg Sabina Dernelid Förvaltningschef Verksamhetsstrateg Skickas till: Kommunstyrelsen Barn-, utbildnings- och kulturnämndens planeringsförutsättningar inför budget 2027 1 Innehållsförteckning 1. Nämndens utmaningar på kort och lång sikt......................................................................................3 2. Investeringsbehov de kommande åren...............................................................................................6 3. Nämndens lokalbehov........................................................................................................................7 4. Ekonomi i balans.................................................................................................................................7 2 Nämndens planeringsförutsättningar inför 2027 Utifrån Flens styrmodell ska nämnderna beskriva sin ekonomiska ställning för kommande budgetår utifrån de förändringar i omvärlden som kan påverka nämndens verksamhet. Det kan vara ändringar i lagar, statliga reformer, kommunala beslut eller strukturella förändringar som påverkar verksamhet och resursbehov. I underlaget framgår investeringsbehov och eventuella ändringar av lokalbehov samt hur arbetet med effektivisering går. Enligt styrmodellen ska inte budgetäskande göras i planeringsförutsättningarna. Från och med 2023 fördelas kommunens budgetramar framförallt genom SKR fördelningsmodell, en nationell budgetmodell. Nämndernas ekonomiska ramar baseras på demografi och prislappar (befolkningsprognos och prislappar för verksamheter som SCB och SKR räknar fram) och utgår från att verksamheterna ska kunna uppnå en för riket genomsnittlig kvalitet. För de verksamheter som inte har prislappar beräknas de utifrån demografi och inflation. I modellen ingår prognos för inflation och löneökningar via PKV, Prisindex för kommunal verksamhet. 1. Nämndens utmaningar på kort och lång sikt Nämndens viktigaste utmaningar - förändringar på kort och lång sikt. Utmaningar kort sikt Utmaningar längre sikt Demografiutveckling och hög andel barn i Demografiutveckling och hög andel barn i ekonomisk utsatthet ekonomisk utsatthet ● 88 barn födda 2025 i hela kommunen. ● Det har fötts ungefär hälften så många Totalt 12 förskolor, 1 pedagogisk barn i de senaste årens kullar som det omsorg. Totalt 8 grundskolor. gjorde i de kullar som nu går i ● Lokalkostnader per barn/elev skenar gymnasiet vilket ställer stora krav på att och tränger undan resurser till minska lokaler och säkerställa att undervisning (personal) vilket leder till lokalerna matchar nuvarande behov. minskad trygghet och studiero med ● Lokalkostnader per barn/elev skenar sänkta studieresultat som följd. och tränger undan resurser till ● Svårt att fördela resurser rättvist och i undervisning (personal) vilket leder till enlighet med lagstiftning när minskad trygghet och studiero med överkapaciteten hela tiden ökar. sänkta studieresultat som följd. En ökad mängd lagkrav riktade mot skola Skärpt lagstiftning som påverkar skola och förskola ● Det kommer flera stora lagförändringar som medför behov av ökade resurser. I ● SOU 2025:113 En förbättrad elevhälsa vissa fall kopplade till statsbidrag men (vilken föreslår att Elevhälsans uppdrag detta kräver också mer resurser att breddas vilket leder till ett ökat behov administrera. av resurser) ● SOU2025:44 - förbättrad stöd i skolan (vilken bland annat föreslår att införa ny stödundervisning och separata undervisningsgrupper vilket medför ett 3 ökat behov av resurser) ● Prop. 2024/25:143 Tioårig grundskola och ny läroplan med grundläggande förändringar kopplad till detta medför ett omfattande implementeringsarbete. ● SOU 2025:26: Reglering av lärarnas arbetstid, vilket innebär att lärares undervisningstid kommer att minska och det kommer att behövas fler lärare på samma mängd elever. Nya socialtjänstlagen (SoL) från 2025 stärker samverkan mellan skola och socialtjänst genom ökad fokus på förebyggande arbete, tidiga insatser och tydligare barnrättsperspektiv. ● Att bygga långsiktiga strukturer för samverkan mellan socialtjänst och skola kräver resurser (såsom skolsociala team). ● För att kunna tydliggöra barnperspektiv behövs utbildning och utveckling av rutiner och arbetssätt. BUK har fyra utbildade barnrättsstrateger men för att sådant arbete ska bli implementerat övergripande krävs mottagarkapacitet i verksamheter som saknas om personal i verksamheter inte har någon tid över för annat än sitt kärnuppdrag. Risken för välfärdsbrott Risken för välfärdsbrott ● För att motverka välfärdsbrott ökar ● För att motverka välfärdsbrott ökar kraven på förvaltning och nämnd för att kraven på förvaltning och nämnd för att arbeta med insatser såsom ökad arbeta med insatser såsom ökad samverkan, ökad kontroll, utbildning samverkan, ökad kontroll, utbildning och omvärldsbevakning vilket kräver och omvärldsbevakning vilket kräver resurser. resurser. Kompetensförsörjning Kompetensförsörjning ● I enlighet med lagstiftning behöver ● I enlighet med lagstiftning behöver verksamheter öka andelen behörig verksamheter öka andelen behörig personal vilket medför ökade löner som personal vilket medför ökade löner som leder till ökade kostnader. leder till ökade kostnader. ● Det minskade antalet barn och elever ● Det minskade antalet barn och elever leder till en minskad organisation vilket leder till en minskad organisation vilket ställer höga krav på att vi tar tillvara på ställer höga krav på att vi tar tillvara på 4 kompetens och resurser. Erfarna och kompetens och resurser. Erfarna och utbildade medarbetare krävs för att utbildade medarbetare krävs för att möta allt mer komplexa utmaningar och möta allt mer komplexa utmaningar och att kunna arbeta resurseffektivt och i att kunna arbeta resurseffektivt och i enlighet med rådande lagstiftning. enlighet med rådande lagstiftning. ● Socialförvaltningen har ett stort behov av barnomsorg på obekväma tider för att tillgodose behovet av personal inom vård och omsorg. Detta betyder att de tider som förvaltningen erbjuder, lördagar och söndagar fram till 21, inte täcker behovet. Brottsförebyggande och krisberedskap Brottsförebyggande och krisberedskap ● Nya lagkrav gällande skolans del i det ● Lagstiftning gällande skolans del i det brottsförebyggande arbetet kräver att brottsförebyggande arbetet kräver att skolorna tar ett mer omfattande ansvar skolorna tar ett mer omfattande ansvar för att förebygga brott och främja för att förebygga brott och främja trygghet. Enligt de nya reglerna ska alla trygghet. Enligt de nya reglerna ska alla offentliga verksamheter, inklusive offentliga verksamheter, inklusive skolor, arbetsplatser och möteslokaler, skolor, arbetsplatser och möteslokaler, utveckla specifika rutiner för att utveckla specifika rutiner för att hantera och förebygga brott och våld. hantera och förebygga brott och våld. Mottagarkapacitet scenkonst ● En viktig del för kulturverksamheterna är att kunna ta emot externa samverkansparter såsom regionens turnéer och professionella aktörer. Den lokal vi har idag - Stenhammarskolans aula - är bara delvis anpassad för att ta emot föreställningar utifrån. Investeringar skulle behövas för att skapa tillgänglighet, ytor bakom scen och loger. Flens kommun har idag begränsad möjlighet att ta emot det kulturutbud som Region Sörmland erbjuder. Tabell 1. Nämndens utmaningar på kort och lång sikt. 5 Förändrade volymer utifrån demografin i Flens kommun Volymer Nuvarande Prognos 2027 Prognos 2026 5 år 2031 Antal barn 1-5 år (totalt i hela kommunen) 662* 638* 629* (prognos 2024) (prognos 2024) (prognos 2024) Nuläge 578 Antal barn 6-15 år (totalt i hela kommunen) 1675* 1619* 1489* (Prognos 2024) (prognos 2024) Nuläge 1679 Antal barn 16-19 år (totalt i hela kommunen) 695* 663* 632* (Prognos 2024) (prognos 2024) Nuläge 673 Tabell 2. Förändrade volymer. *Prognosen 2024 har kraftigt underskattat barnminskningen vi ser 2026 vilket innebär att prognos för 2027 och 2031 med största sannolikhet inte stämmer. Barnantalen för 2027 och 2031 väntas bli betydligt lägre än vad som anges i tabellen. Just nu fyller de fristående förskolorna upp sina platser vilket innebär att den kraftiga minskningen väntas slå ännu hårdare på kommunens egna verksamheter. Viktigt att beakta är också att siffrorna visar prognos för antal barn i kommunen. Av dessa barn går en andel i skolor i andra kommuner eller på fristående skolor. Av siffrorna ovan är det viktigt att också beakta att cirka 85 % av gymnasieeleverna, 20 % av grundskoleleverna och 29 % av förskolebarnen idag går i externa verksamheter. De kommunala verksamheternas “kostym” är alldeles för stor för det antal barn som finns idag och blir större för varje år. Antalet barn i Flens kommun minskar i så snabb takt att de prognoser som beställdes 2024 idag är helt inaktuella. Vi ser det lägsta barnafödandet någonsin i kommunen med endast 88 barn födda under 2025. De inskrivna på mödravården utgör prognos för 2026 och där ser vi i dagsläget färre beräknade födslar under våren 2026 än 2025 vilket väntas få stora konsekvenser för förskolor i Flens kommun under många år framöver. Läget är allvarligt och åtgärder krävs på flera nivåer. Det ställer stora krav på att hela kommunen; politiker och tjänsteorganisation arbetar tillsammans för att möta de utmaningar Flens kommun står inför i och med detta. Nedan ses det totala antalet barn folkbokförda i Flens kommun och födda 2006-2025. 6 2. Investeringsbehov de kommande åren Vad har nämndens verksamheter för behov av investeringar framöver, utöver det som nämnden redan har fått medel för. Ange behovet i prioriteringsordning nedan, viktigaste först. Investeringsförslag, behov Verksamhet Varför behövs 2027 2028 2029 2030 belopp i tkr och vhtkod investeringen Arbetsmiljöåtgärder (resultat Alla Regelbunden anskaffning 1 450 1 450 1 450 1 450 från de årliga skyddsronderna verksamheter av inventarier på grund av samt regelbundet utbyte av slitage och skadegörelse inventarier pga slitage) (under 2025 uppgick kostnaden för skadegörelse till 194 000 kronor.) Säkerhetsanpassningar för Förskola, Viktig del i krishantering 200 200 200 200 inrymning grundskola, tkr tkr tkr tkr gymnasium Utveckling utemiljöer Förskola, För att stärka barn och 500 500 500 500 Grundskola elevers trivsel, hälsa och tkr tkr tkr tkr pedagogiska förutsättningar Beslut om ny policy om offentlig Kultur 125 125 125 125 gestaltning och utsmyckning *) tk tk tk tk fonderas årligen till det börjar användas Totalt 2 275 Tabell 3. Nämndens kommande investeringsbehov, 2027-2030 7 *Från 2022-01-01 gäller en policy om offentlig konst och konstnärlig gestaltning av det offentliga rummet i Flens kommun. Beslut om fonderade medel till ändamålet anpassas efter hur stora investeringar som ska göras och vilket ekonomiskt utrymme som finns i kommunen. Riktmärket kommer att vara 1 % av investeringskostnaden. 125 000 kronor per år från 2024-2026. Beloppet ska kunna förvaltas och innehas årligen som en fond vilket innebär att man årligen ökar dess medel med 125 000 kronor om ingen förbrukning sker. Investeringsbehov på längre sikt, fram till 2036. Investeringsförslag, VHT kod Varför behövs investeringen 2031 2032 2033 2034 2035 2026 behov belopp i tkr Totalt Tabell 4. Nämndens kommande investeringsbehov 2031-2036. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden har svårt att bedöma investeringsbehov på längre sikt innan beslut om skolstruktur och plan för minskning av antal förskolor är beslutade. 3. Nämndens lokalbehov Har nämnden behov av nya lokaler eller avyttra befintliga, på kort och lång sikt. Behov nya lokaler Behöver avyttra lokaler Skollokaler (hela skolenheter) Förskolelokaler (hela förskoleenheter) Tabell 5. Nämndens behov av lokaler. 4. Ekonomi i balans Har nämnden en ekonomi i balans 2026? NEJ För att få balans görs … på kort sikt För att få balans görs … på längre sikt Uppsägning av personal i förskola, grundskola Uppsägning av personal i förskola, grundskola och gymnasieskola. och gymnasieskola. Uppsägning av personal på Uppsägning av personal på förvaltningsövergripande nivå. förvaltningsövergripande nivå. Förvaltningsledning har beslutat att inga nyanställningar får ske utan godkännande av 8 verksamhetschef och förvaltningschef Tabell 6. Vad görs för att få ekonomi i balans på kort och lång sikt. Effektiviseringsmöjligheter Utifrån det ekonomiska läget behöver kommun fortsätta att anpassa sina verksamheter. Vilka effektiviseringar är möjliga att göra inom nämndens ansvarsområde, utöver det som redan görs och finns med i någon åtgärdsplan eller i årets budgetram. Möjlig effektivisering ny, Möjlig Belopp Belopp Konsekvens ej pågående (belopp tkr) start 2027 2028 Ange verksamhet Sammanslagning av förskolor 1 januari Den kraftiga nedgången i antal barn utanför tätort i områden där det 2027 medför stora svårigheter för saknas barnunderlag (åtgärd förskoleorganisationen med krävs under 2026 för att undvika personal och för barn i förskolan om stor underskott) inget görs. Minska antalet skolenheter Augusti Beslutet som fattades av 2027 kommunstyrelsen om att skjuta på beslut om ny skolstruktur har fått stora konsekvenser för nämndens budget. Den omfattande barnkonsekvensanalys1 som genomfördes inför beslut om ny skolstruktur visade att nuläget och att behålla samtliga skolenheter trots det kraftigt minskade barnunderlaget innebär allvarliga risker för majoriteten av barn (där kommunen bryter eller riskerar bryta mot skollagen och barns rättigheter enligt barnkonventionen). Områden som visade rött (allvarlig risk) var trygghet och studiero, förutsättningar för lärande och likvärdighet. Tabell 7. Möjliga effektiviseringar. 1 Barnkonsekvensanalys - Skolstruktur för en bra skola för alla BUK 251113 § 67 9 Eventuella behov utöver fördelad budgetram Om nämnden har ytterligare kända realistiska behov utöver ram, behov som budgetberedningen bör beakta, om möjlighet finns att fördela om eller ut mer pengar 2027. Behov utöver Kort beskrivning av Verksamhet 2027 Behov Konsekvens befintlig ram behovet och vht-kod flera -tilldelade medel år Socioekonomisk Förvaltningen behöver kunna Förskola och 10 mkr Ja 28,9 % av 0-17 åringar i strukturersättning till fördela extra pengar till de grundskola Flens kommun lever i grundskola och förskolor och skolor som har ekonomisk utsatthet. Flens förskola. barn och elever från kommun har därför ett socioekonomiskt utsatta omfattande behov av att områden. utjämna skillnader och möjliggöra det Den fördelning som kan göras kompensatoriska ur befintlig ram, i och med uppdraget i skolor och höga lokalkostnader som förskolor. Uteblivet kommer i och med tomma socioekonomiskt platser, täcker inte i och med strukturbidrag riskerar att det stora behov som Flens få stora konsekvenser kommun har. såsom minskad trygghet och studiero, försämrade skolresultat och fler barn och unga som riskerar att inte nå skolans mål och att inte fullfölja sin utbildning vilket leder till ökade kostnader för samhället och kommunen övergripande till exempel ökat försörjningsstöd. Missad effektivisering Då inget beslut togs om Grundskola 7,75 Den omfattande skolstruktur skolstruktur kan inte de mkr barnkonsekvensanalys2 planerade effektiviseringarna som genomfördes inför genomföras vilket behöver beslut om ny skolstruktur kompenseras. Ny skolstruktur visade att nuläget och att kan tidigast verkställas augusti behålla samtliga 2027 och därför behövs skolenheter trots det kompensation för våren 2027. kraftigt minskade barnunderlaget innebär allvarliga risker för majoriteten av barn (där kommunen bryter eller riskerar bryta mot skollagen och barns rättigheter enligt barnkonventionen). 2 Barnkonsekvensanalys - Skolstruktur för en bra skola för alla BUK 251113 § 67 10 Områden som visade rött (allvarlig risk) var trygghet och studiero, förutsättningar för lärande och likvärdighet. Detta i och med de minskade ekonomiska resurser det innebär med minskat barnunderlag och behållande av samtliga enheter. Skolsociala teamet Utökat skolsocialt team riktat Förskola 700 tkr Ja Möjlighet att förstärka förskola: för förskolan team riktade mot 2 årsarbetare, en till grundskolan vid behov. SOC och en till BUK Effekter; gynnar barns utveckling, trygghet och närvaro om fler vuxna finns tillgängliga för att ge stöd riktat för barn i förskolan. Skolsociala teamet Utökning av nuvarande Grundskola 700 tkr Ja Att samtliga skolor i utökning grundskola: skolsociala teamet för fokus på kommunen får tillgång till 2 årsarbetare, en till samtliga skolor skolsocialt team. SOC och en till BUK Bidrar till trygghet, ökad närvaro och att elever med en ogynnsam utveckling får stöd i ett tidigt skede. Beslut i Behov av förtydligande om vad Kultur/fritid 500 tkr Ja Föreningsbidragen har inte brottsförebyggande sociala insatser innebär samt indexhöjts på över tio år. plan: Möjliggöra fler medel som täcker de sociala Föreningar kan idag inte få sociala insatser insatser som man önskar ska de höjningar de i enlighet “Erbjuda extra genomföras. med reglemente ska kunna föreningsstöd till få. Det finns därmed inte föreningar som Det krävs mer information om utrymme för extra incitament för sociala vad de sociala insatserna ska satsningar inom befintlig insatser (tex innebära och vilka andra ram. I brottsförebyggande nattfotboll)” områden som ska prioriteras plan framgår att medel ska ner om inga medel tillsätts. tillsättas insatsen. Om detta inte görs kan insatserna inte genomföras utan konsekvenser för andra föreningar genom mindre tilldelning. Det krävs en politisk prioritering om vilka föreningar som ska prioriteras ner till förmån för den beslutade insatsen. Föreningsbidragen har Kultur/fritid 400 tkr Ja Risk för ett minskat inte indexhöjts på föreningsliv. över tio år. Föreningar kan idag inte få de Risk för att barn drabbas 11 höjningar de i enlighet när det finns färre med reglemente ska fritidsaktiviteter. kunna få. Vikariekostnad för Förordning (2025:280) om Grundskola 500 tkr Ja Risk för att personal inte lärare som ska gå nationellt professionsprogram får sin utbildning. Påverkan professions- för rektorer, lärare och på kompetensförsörjning. programmet förskollärare. Risk för att barn inte får rätten till utbildning tillgodosedd. Risk för minskad trygghet och studiero med färre vuxna på skolan. Behov utöver Beskrivning Verksamhet 2027 Behov Konsekvens befintlig ram och vht-kod flera -tilldelade medel år som redan beslutats i KF fram till år 2028 Anpassad grundskola Ekonomiska medel till Anpassad 4 mkr Ja Om ej medel tillförs och gymnasium kostnader för undervisning för grundskola och anpassad skola är anpassad elever i anpassad grundskola konsekvensen en gymnasieskola och gymnasium finns inte med kvalitetssänkning för i volymberäkningen i förskola-, grundskola-, och prislappsmodellen som Flens gymnasieskola som då får kommun använder sig av för sänkt barn- och elevpeng att skapa nämndernas årliga vilket får till effekt att budgetramar. Elever i några verksamheter får anpassad skola genererar ställa om med mindre samma grundpeng som övriga personaltäthet som följd. elever gör i volymberäkningen, men dessa elever kostar betydligt mer vad gäller undervisning, fritidshem och skolskjuts. Förebyggande insatser Ett skolsocialt team har under Grundskola 500 tkr Ja Tidigare politisk för att stärka 2026 finansierats med prioritering om 500 tkr ungdomars psykiska prioriterade medel i under 2026 för hälsa (skolsociala kombination med statsbidrag. I förebyggande insatser för teamet) strategisk plan framgår att att stärka barn/ungdomars medel ska prioriteras även hälsa har vikts till ett 2027 och 2028. Osäkerhet skolsocialt team. Behovet kring statsbidrag gör att kvarstår 2027. Om finansiering för 2027 inte kan statsbidrag inte garanteras. utlyses/tilldelas måste 12 kommunens skolsociala team tas bort, vilket kan leda till ökade kostnader och behov av insatser framgent. Summercamp Ett brett utbud av aktiviteter Kultur/fritid 250 tkr Ja Om ej medel tillförs har erbjudits inom ramen för kommer Summercamp ej summercamp tidigare år. kunna att genomföras då Föreningar har kunnat visat det saknas medel för upp sig vilket lett till större detta. kännedom och ökad delaktighet i föreningslivet. Ledarutbildning för unga som får arbetslivserfarenhet och referenser till CV vilket bidrar till målet om fler i jobb. Strukturbidrag för Strukturbidrag som fördelas till Grundskola 6 mkr ökad tillväxt små skolor utanför Flens tätort i syfte att öka tillväxt. Tabell 8. Nämndens behov utöver befintlig ram och tilldelade medel. Möjlighet att kommentera behoven ytterligare: Nuvarande skol- och förskolestruktur är anpassad för betydligt större barn- och elevunderlag än det som idag finns. Antalet barn minskar kraftigt varje år. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden har genomfört förändringar i förskolskolestruktur genom att avveckla två förskolor i Flen tätort de senaste åren och genom att varsla personal. Det finns fortfarande 12 förskolor och en pedagogisk omsorg i kommunen och 2025 föddes endast 88 barn. Det finns med andra ord fortfarande en överkapacitet som hela tiden ökar. Det låga barnafödandet medför allvarliga konsekvenser för förskoleorganisationen, omöjliggör rektors uppdrag, samt medför att barn-, utbildnings- och kulturnämnden bedöms att gå med stora underskott framöver om inga åtgärder genomförs. Det krävs politiska beslut för att anpassa förskoleorganisationen i de områden där tillräckligt barnunderlag saknas. Beslut om ny skolstruktur behöver fattas omgående då de ekonomiska konsekvenserna blir mer omfattande för varje år. I enlighet med 11 kap. § 5 Kommunallagen behöver kommuner och regioner varje år upprätta en budget för nästa kalenderår. Budgeten ska upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna. Kommunala skolor och förskolor har idag inte möjlighet att göra detta. Deras budget går med underskott vilket innebär att nämnden riskerar bryta mot lagstiftning. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden riskerar att antingen bryta mot kommunallagen då det blir allt svårare att ha en budget i balans eller mot skollagen och barnkonventionen då personal sägs upp i sådan utsträckning att det riskerar få allvarliga konsekvenser för barn och unga i Flens kommun. En bedömning av barnets bästa (barnkonsekvensanalys)3 som beskrev konsekvenserna genomfördes 3 Barnkonsekvensanalys - Skolstruktur för en bra skola för alla BUK 251113 § 67 13 och skickades till kommunstyrelsen i samband med ärende Skolstruktur - för en bra skola för alla. Denna bör tas i beaktande inför beslut om budget 2027. I tabell nedan ses underskott för kommunal förskola och grundskola samt vilken kompensation till fristående som underskotten genererat för åren 2023-2025. Observera att det är all verksamhet i egen regi för förskola och grundskola, inklusive centrala stödfunktioner. Under 2025 tilldelade barn-, utbildnings- och kulturnämnden totalt 18, 3 miljoner kronor extra i politiska prioriteringar, tilläggsbudget och budgetomföring vilket gav ett mindre underskott detta år. Kommande år beräknas underskottet öka, om inga strukturella åtgärder för förskola och grundskola genomförs. Kommunala enheter (egen regi) Avv. Komp. Avv. Komp. Avv. Komp. inkl. centrala stödfunktioner* 2023 2023 2024 2024 2025 2025 Belopp i tkr Förskola -1 100 -376 -11 883 - 4 719 -1 696 -786 Grundskola -13 259 -5 887 -20 878 -8 974 -11 858 -4 450 (inkl f-klass & fritidshem) Total avvikelse -14 359 -6 263 -32 761 -13 693 -13 554 -5 236 *Centrala stödfunktioner - de enheter som verkar för att stötta verksamheter i egen regi, såsom central ledning, barn- och elevhälsa, vaktmästeri, skolbibliotek, studiehandledning och IKTeket. Årsavvikelse och utbetalning av underskottskompensation för egen regi 2023-2025 Nedan ses nuvarande barn (antal 0-7 åringar) indelat per ort. Barnen födda 2019 började förskoleklass i höstas. Barnen födda 2020 lämnar förskolan i sommar och ersätts av årskullar med betydligt färre barn. Barnkullen 2021 är något större än de kullar vi sett de senaste åren vilket innebär att förskolan står inför enorma utmaningar de kommande två åren med stora tapp av barn. Det riskerar att leda till allvarliga konsekvenser om inga åtgärder genomförs. Barnunderlaget i några av orterna är för litet för att det ska vara möjligt att driva förskola på orten utan konsekvenser för både barn och ekonomi. 14 15 DATUM 2026-03-06 TJÄNSTESKRIVELSE Barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen Till Barn-, utbildnings- och kulturnämnden HANDLÄGGARE Sabina Dernelid DIARIENR BUK/2026:70 Revision ekonomistyrning 2025 - Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Förslag till beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden föreslås besluta att anta svar till revisorerna gällande revision av ekonomistyrning 2025 som sitt eget och skicka det vidare till revisorerna. Sammanfattning Revisionsbyrån PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Flens kommun genomfört en granskning av ekonomistyrning inom kommunstyrelsens, barn-, utbildnings- och kulturnämndens och social- och arbetsmarknadsnämndens ansvarsområden. Granskningen syftar för barn-, utbildnings- och kulturnämndens del till att bedöma om nämnden har säkerställt en ändamålsenlig ekonomistyrning för den verksamhet den ansvarar för samt för att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Utifrån den genomförda granskningen är PwC:s samlade bedömning att barn-, utbildnings- och kulturnämnden inte helt har säkerställt en ändamålsenlig ekonomistyrning för den verksamhet nämnden ansvarar för. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden bedöms heller inte helt ha säkerställt en tillräcklig intern kontroll i ekonomistyrningen. Baserat på de iakttagelser som gjorts inom ramen för granskningen lämnades rekommendationer till barn-, utbildnings- och kulturnämnden. Revisorernas rekommendation: Tillse att resursfördelning samt fördelningsprinciper och beräkningar för verksamheter som inte omfattas av volymbaserad ersättning, utan sker med utgångspunkt från föregående års budget, även tar hänsyn till verksamhetens mål samt demografiska och strukturella behov för att få en god ekonomisk styrning. Svar: Förvaltningen kommer under 2026 att utreda vilka parametrar som ska utgöra grunden för en ny resursfördelning. Arbetet syftar till att ta fram fördelningsprinciper och beräkningar för de verksamheter som idag inte omfattas av volymbaserad ersättning. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden kommer att få ta del av och besluta om dessa principer under hösten 2026 i samband med budgetprocessen inför 2027. Genom detta tillgodoses revisionens rekommendation om att resursfördelningen även ska ta hänsyn till verksamhetens mål samt demografiska och strukturella behov för att säkerställa en god ekonomisk styrning. Revisorernas rekommendation: Fortsätta det åtgärdsarbete som har påbörjats under år 2025 för att säkerställa att verksamheten bedrivs inom den av fullmäktige tilldelade budgetramen och därmed följsamhet till kommunallagens bestämmelser. Åtgärdsarbetet behöver innefatta arbete på såväl förvaltningsnivå som på politisk nivå. Som en del i detta ingår att löpande följa upp vidtagna åtgärder för att säkerställa att åtgärderna har gett förväntad effekt, och vid behov besluta om ytterligare åtgärder för att skapa en långsiktig struktur för en ekonomi i balans. Svar: Förvaltningen kommer löpande att följa upp åtgärdsplaner och deras effekter i nämndrapporterna. För att uppnå en budget i balans i verksamheterna är dock övergripande strukturella beslut gällande skol- och förskolestrukturen nödvändiga. De demografiska förändringarna med minskande barnantal ställer under lång tid framöver krav på att Barn-, utbildnings- och kulturnämnden anpassar sina verksamheter. Den långa beslutsprocessen, som är en konsekvens av att strukturbeslut för enskilda enheter fattas som principiella ärenden, får stora konsekvenser för nämndens ekonomi. För att effektivisera processen och uppnå ekonomisk balans finns det behov av att dessa beslut istället fattas utifrån i förväg fastställda mättal (till exempel gränsen för minsta antal barn på en förskola för att den ska kunna drivas vidare) och en beslutad plan för hela förskolestrukturen. Eftersom dessa strukturella frågor utgör principiella beslut ligger de utanför förvaltningens och nämndens beslutsmandat, vilket innebär att de måste hanteras av kommunfullmäktige. Nämnden saknar därmed rådighet att fatta de strukturella beslut som krävs för en budget i balans. Ett inriktningsbeslut om en ny skolstruktur fattades av nämnden i november 2025, men ärendet återremitterades senare av kommunstyrelsen, varpå beslutet sköts upp. Revisorernas rekommendation: Se över behov av att besluta om budgetäskande för år 2026 utifrån nämndens ekonomiska utmaningar och ramsänkningen för år 2026. Detta kan vara av särskild vikt i väntan på kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges genomförandebeslut om strukturförändring inom nämndens verksamhetsområde. Svar: Barn-, utbildnings- och kulturnämnden har, som svar på rekommendationen om att se över behovet av ett budgetäskande för 2026, agerat utifrån nämndens ekonomiska utmaningar och den planerade ramsänkningen. Nämnden beslutade att äska 7 750 000 kronor i tilläggsbudget för år 2026. Denna åtgärd vidtogs på grund av en utebliven reduceringseffekt, vilken var kopplad till att beslutet om en ny skolstruktur har blivit framflyttat (BUK 260219 § 1). Äskandet har godkänts i kommunstyrelsen och nu skickats vidare till kommunfullmäktige för hantering. För att hantera de långsiktiga konsekvenserna av den framflyttade skolstrukturen har nämnden även i sina planeringsförutsättningar för 2027 lyft behovet av en tilläggsbudget för att täcka den uteblivna skolstruktureffekten under våren 2027. Jaana Moberg Sabina Dernelid Förvaltningschef Verksamhetsstrateg Skickas till: Revisorerna Kommunstyrelsen Akt DATUM 2026-02-25 Revisorerna Till: Kommunstyrelsen Barn, - utbildnings- och kulturnämnden Social- och arbetsmarknadsnämnden Kommunfullmäktige för kännedom HANDLÄGGARE DIARIENR Ekonomistyrning inom kommunstyrelsens, barn-, utbildnings- och kulturnämndens samt social- och arbetsmarknadsnämndens ansvarsområde PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Flens kommun genomfört en gransk- ning av ekonomistyrning inom kommunstyrelsens, barn-, utbildnings- och kulturnämndens och social- och arbetsmarknadsnämndens ansvarsområde. Granskningens syfte är att bedöma om kommunstyrelsen har säkerställt en ändamålsenlig mål- och budgetprocess på kommunövergripande nivå samt om barn-, utbildnings- och kulturnämn- den och social- och arbetsmarknadsnämnden har säkerställt en ändamålsenlig ekonomistyrning för den verksamhet den ansvarar för. Granskningen syftar även till att bedöma om den interna kontrollen inom granskningsområdena är tillräcklig. Utifrån genomförd granskning är vår samlade bedömning att kommunstyrelsen i allt väsentligt har säkerställt en ändamålsenlig mål- och budgetprocess på kommunövergripande nivå. Vidare är den sammanfattande bedömningen att kommunstyrelsen inte helt har säkerställt en tillräck- lig intern kontroll i mål- och budgetprocessen. Vår samlade bedömning är att barn-, utbildnings- och kulturnämnden inte helt har säkerställt en ändamålsenlig ekonomistyrning för den verksamhet den ansvarar för. Vidare är den sam- manfattande bedömningen att barn-, utbildnings- och kulturnämnden inte helt har säkerställt en tillräcklig intern kontroll i ekonomistyrningen inom barn-, utbildnings- och kulturnämndens verksamhetsområde. Vår samlade bedömning är att social- och arbetsmarknadsnämnden inte helt har säkerställt en ändamålsenlig ekonomistyrning för den verksamhet den ansvarar för. Vidare är den samman- fattande bedömningen att social- och arbetsmarknadsnämnden inte helt har säkerställt en till- räcklig intern kontroll i ekonomistyrningen inom social- och arbetsmarknadsnämndens verk- samhetsområde. Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro E-post 642 81 Flen Sveavägen 1 0157-430000 5854-6045 flens.kommun@flen.se Flen  Signerat 2026-03-03 07:57:13 UTC Oneflow ID 13744641 Sida 1 / 4 Baserat på de iakttagelser som gjorts inom ramen för granskningen lämnas följande rekom- mendationer till kommunstyrelsen: • Komplettera och förtydliga dokumentationen av resursfördelningsmodellen så att det tydligt framgår hur budgetfördelning sker för de verksamheter vars tekniska ramar inte baseras på prislappar. • Noggrant följa barn-, utbildnings- och kulturnämndens respektive social- och arbets- marknadsnämndens åtgärdsarbete för att vid behov aktivt utöva uppsikten genom att vidta ytterligare åtgärder. Om en nämnd går med underskott har kommunstyrelsen inom ramen för sin uppsikt ett ansvar att säkerställa att åtgärder vidtas. I uppsikten in- går därav att göra påpekanden och ge anvisningar till nämnderna samt uppmärksamma fullmäktige på och ge förslag till åtgärder vid behov. • Tillse att ärendet kring strukturförändring inom barn-, utbildnings- och kulturnämndens verksamhetsområde hanteras så skyndsamt som möjligt. Ärendet behöver därefter ak- tualiseras till kommunfullmäktige i enlighet med kommunallagen 5 kap § 3 avseende ärenden av principiell beskaffenhet. • Om barn-, utbildnings- och kulturnämnden respektive social- och arbetsmarknads- nämnden fortsätter redovisa underskott kommande verksamhetsår, behöver kommun- styrelsen utreda och besluta om strukturella förändringar inte bara inom dessa nämn- der, utan även inom andra nämnders verksamheter för att nå en ekonomi i balans. Som en del i detta behöver styrelsen även aktualisera till kommunfullmäktige att nämnderna inte kan bedriva sin verksamhet inom den tilldelade budgetramen. Baserat på de iakttagelser som gjorts inom ramen för granskningen lämnas följande rekom- mendationer till barn-, utbildnings- och kulturnämnden: • Tillse att resursfördelning samt fördelningsprinciper och beräkningar för verksamheter som inte omfattas av volymbaserad ersättning, utan sker med utgångspunkt från före- gående års budget, även tar hänsyn till verksamhetens mål samt demografiska och strukturella behov för att få en god ekonomisk styrning. • Fortsätta det åtgärdsarbete som har påbörjats under år 2025 för att säkerställa att verk- samheten bedrivs inom den av fullmäktige tilldelade budgetramen och därmed följsam- het till kommunallagens bestämmelser. Åtgärdsarbetet behöver innefatta arbete på så- väl förvaltningsnivå som på politisk nivå. Som en del i detta ingår att löpande följa upp vidtagna åtgärder för att säkerställa att åtgärderna har gett förväntad effekt, och vid behov besluta om ytterligare åtgärder för att skapa en långsiktig struktur för en eko- nomi i balans. • Se över behov av att besluta om budgetäskande för år 2026 utifrån nämndens ekono- miska utmaningar och ramsänkningen för år 2026. Detta kan vara av särskild vikt i vän- tan på kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges genomförandebeslut om struktur- förändring inom nämndens verksamhetsområde.  Signerat 2026-03-03 07:57:13 UTC Oneflow ID 13744641 Sida 2 / 4 Baserat på de iakttagelser som gjorts inom ramen för granskningen lämnas följande rekom- mendationer till social- och arbetsmarknadsnämnden: • Fastställa en resursfördelningsmodell som ska tillämpas vid fördelning av nämndens till- delade budgetram på olika verksamhetsområden. Detta i syfte att göra resursfördelning och fördelningsprinciper transparenta och säkerställa att principerna tar hänsyn till verksamhetens mål samt demografiska och strukturella behov för att få en god ekono- misk styrning. Som ett led i detta arbete behöver även rutin införas där resursfördel- ningsmodell och fördelningsprinciper inför varje budgetår utvärderas och uppdateras vid förändringar i behov och politiska mål. • Fortsätta det åtgärdsarbete som har påbörjats under år 2025 för att säkerställa att verk- samheten bedrivs inom den av fullmäktige tilldelade budgetramen och därmed följsam- het till kommunallagens bestämmelser. Åtgärdsarbetet behöver innefatta arbete på så- väl förvaltningsnivå som på politisk nivå. Som en del i detta ingår att löpande följa upp vidtagna åtgärder för att säkerställa att åtgärderna har gett förväntad effekt, och vid behov besluta om ytterligare åtgärder för att skapa en långsiktig struktur för en eko- nomi i balans. • Skapa beredskap för att hantera förändringar avseende erhållna riktade statsbidrag, vil- ket kan påverka nämndens totala finansiering av verksamheten. Minskade eller ej er- hållna statsbidrag kan i sin tur innebära att ytterligare åtgärder behöver vidtas för att nå en ekonomi i balans. Revisorerna önskar svar från kommunstyrelsen, barn, - utbildning- och kulturnämnden samt social- och arbetsmarknadsnämnden senast den 7 april 2026. Granskningen delges kommunfullmäktige för kännedom och beaktande. För revisorerna Erik Wahlberg Bilaga: PwC:s rapport: Granskning Ekonomistyrning inom kommunstyrelsens, barn-, ut- bildnings- och kulturnämndens samt social- och arbetsmarknadsnämndens ansvarsom- råde- Flens kommun  Signerat 2026-03-03 07:57:13 UTC Oneflow ID 13744641 Sida 3 / 4 Deltagare ÖHRLINGS PRICEWATERHOUSECOOPERS AB 556029-6740 Sverige ERIK WAHLBERG Sverige Signerat med Svenskt BankID 2026-03-03 07:57:13 UTC Undertecknare Datum Namn returnerat från Svenskt BankID: Per Erik Daniel Wahlberg Erik Wahlberg Leveranskanal: E-post KRISTINA JÄVERGREN Sverige Signerat med Svenskt BankID 2026-03-03 07:39:10 UTC Undertecknare Datum Namn returnerat från Svenskt BankID: ANNA KRISTINA JÄVERGREN Kristina Jävergren Leveranskanal: E-post  Signerat 2026-03-03 07:57:13 UTC Oneflow ID 13744641 Sida 4 / 4 Granskning ekonomistyrning inom kommunstyrelsens, barn-, utbildnings- och kulturnämndens samt social- och arbetsmarknads- nämndens ansvarsområde Flens kommun Februari 2026 Sammanfattning PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Flens kommun genomfört en granskning av ekonomistyrning inom kommunstyrelsens, barn-, utbildnings- och kulturnämndens och social- och arbetsmarknadsnämndens ansvarsområde. Granskningens syfte är att bedöma om kommunstyrelsen har säkerställt en ändamålsenlig mål- och budgetprocess på kommunövergripande nivå samt om barn-, utbildnings- och kulturnämnden och social- och arbetsmarknadsnämnden har säkerställt en ändamålsenlig ekonomistyrning för den verksamhet den ansvarar för. Granskningen syftar även till att bedöma om den interna kontrollen inom granskningsområdena är tillräcklig. Utifrån genomförd granskning är vår samlade bedömning att kommunstyrelsen i allt väsentligt har säkerställt en ändamålsenlig mål- och budgetprocess på kommunövergripande nivå. Vidare är den sammanfattande bedömningen att kommunstyrelsen inte helt har säkerställt en tillräcklig intern kontroll i mål- och budgetprocessen. Vår samlade bedömning är att barn-, utbildnings- och kulturnämnden inte helt har säkerställt en ändamålsenlig ekonomistyrning för den verksamhet den ansvarar för. Vidare är den sammanfattande bedömningen att barn-, utbildnings- och kulturnämnden inte helt har säkerställt en tillräcklig intern kontroll i ekonomistyrningen inom barn-, utbildnings- och kulturnämndens verksamhetsområde. Vår samlade bedömning är att social- och arbetsmarknadsnämnden inte helt har säkerställt en ändamålsenlig ekonomistyrning för den verksamhet den ansvarar för. Vidare är den sammanfattande bedömningen att social- och arbetsmarknadsnämnden inte helt har säkerställt en tillräcklig intern kontroll i ekonomistyrningen inom social- och arbetsmarknadsnämndens verksamhetsområde. Nedan ses bedömning för varje revisionsfråga. För fullständiga bedömningar se respektive revisionsfråga i rapporten eller det avslutande avsnittet “Sammanfattande bedömningar utifrån revisionsfrågor”. Revisionsfrågor Bedömning 1. Finns det tydliga regler och riktlinjer för Ja den kommunövergripande mål- och budgetprocessen? 2. Finns det regler och riktlinjer för Ja nämndernas ekonomistyrning? 3. Finns ändamålsenliga Kommunstyrelsen fördelningsprinciper? Ja (kommunövergripande och inom respektive nämnd) 2 Revisionsrapport Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Delvis Social- och arbetsmarknadsnämnden Nej 4. Är fördelningen av ansvar och Ja befogenheter i nämndernas verksamhet tydlig? 5. Säkerställer nämnderna en löpande Ja kunskap om ekonomiskt läge? 6. Vidtar nämnderna åtgärder för att Barn-, utbildnings- och åstadkomma en ekonomi i balans? kulturnämnden Delvis Social- och arbetsmarknadsnämnden Delvis 7. Vidtar kommunstyrelsen åtgärder utifrån Delvis sin uppsiktsplikt vid befarat ekonomiskt underskott? Rekommendationer Mot bakgrund av de iakttagelser som framkommit i granskningen lämnar vi ett antal rekommendationer, vilka finns redovisade under avsnittet Samlad bedömning. 3 Revisionsrapport Innehållsförteckning Inledning ....................................................................................................................................................... 5 Bakgrund ................................................................................................................................................ 5 Syfte och revisionsfrågor ........................................................................................................................ 5 Revisionskriterier ................................................................................................................................... 6 Avgränsning ........................................................................................................................................... 6 Metod ..................................................................................................................................................... 6 Granskningsresultat ...................................................................................................................................... 8 Mål- och budgetprocessen ..................................................................................................................... 8 Iakttagelser ...................................................................................................................................... 8 Bedömning ..................................................................................................................................... 11 Riktlinjer ekonomistyrning .................................................................................................................. 12 Iakttagelser .................................................................................................................................... 12 Bedömning ..................................................................................................................................... 15 Ändamålsenliga fördelningsprinciper ................................................................................................... 15 Iakttagelser ..................................................................................................................................... 15 Bedömning .................................................................................................................................... 22 Ansvar och befogenheter ...................................................................................................................... 23 Iakttagelser .................................................................................................................................... 23 Bedömning .................................................................................................................................... 25 Kunskap om ekonomiskt läge .............................................................................................................. 26 Iakttagelser .................................................................................................................................... 26 Bedömning .................................................................................................................................... 27 Åtgärder för en ekonomi i balans ......................................................................................................... 28 Iakttagelser .................................................................................................................................... 28 Bedömning .................................................................................................................................... 33 Åtgärder utifrån kommunstyrelsens uppsiktsplikt .............................................................................. 35 Iakttagelser .................................................................................................................................... 35 Bedömning .................................................................................................................................... 37 Samlad bedömning ...................................................................................................................................... 39 Rekommendationer.............................................................................................................................. 39 Sammanfattande bedömningar utifrån revisionsfrågor ...................................................................... 42 Bilagor ......................................................................................................................................................... 44 Bilaga 1 – Budget 2025 och plan för 2026-2028 .......................................................................... 44 Bilaga 2 – Sammanställning protokollsgranskning barn-, utbildnings- och kulturnämnden ..... 46 Bilaga 3 – Sammanställning protokollsgranskning social- och arbetsmarknadsnämnden ......... 61 4 Revisionsrapport Inledning Bakgrund En fungerande ekonomistyrning är en viktig del av den samlade styrningen och ledningen av kommunen. Att en och samma nämnd eller verksamhet under flera år har stora återkommande ekonomiska underskott kan tyda på att ekonomistyrningen inte fungerar, på bristande politiskt ansvarstagande eller att resursfördelningen inte sker utifrån realistiska underlag. Återkommande ekonomiska underskott riskerar medföra att kommunen inte klarar av att bedriva en verksamhet med god ekonomisk hushållning. Det kan därför finnas skäl att komplettera den grundläggande granskningen av den aktuella nämnden och kommunstyrelsen med en fördjupad granskning av ekonomistyrningen. Nämnderna ansvarar enligt kommunallagen kapitel 6 § 6 för att verksamheten bedrivs enligt de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt. Kommunstyrelsen ansvarar enligt samma lag, kapitel 11 § 8, för att ett förslag till budget upprättas. Det är kommunstyrelsen som ska tydliggöra när de olika nämnderna ska inlämna underlag med mera till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska enligt samma lag ha uppsikt över nämndernas verksamhet. Nämnderna har under flera år inte bedrivit sin verksamhet inom tilldelad driftbudgetram. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden redovisade ett underskott under åren 2023 och 2024 om -14,9 mnkr respektive -49,1 mnkr. Social- och arbetsmarknadsnämnden redovisade ett underskott under åren 2023 och 2024 om -6,1 mnkr respektive -25,6 mnkr. Av kommunens delårsrapport per augusti 2025 framgår att kommunen som helhet beräknas gå med ett underskott på -58,6 mnkr under år 2025, varav barn-, utbildnings- och kulturnämnden prognostiserar ett underskott om 5,4 mnkr och social- och arbetsmarknadsnämnden ett underskott om 12,6 mnkr. Kommunens revisorer har med hänsyn till risk och väsentlighet bedömt det som angeläget att göra en granskning av kommunstyrelsens mål- och budgetprocess samt av barn-, utbildnings- och kulturnämndens och social- och arbetsmarknadsnämndens ekonomistyrning. Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftar till att bedöma om kommunstyrelsen har säkerställt en ändamålsenlig mål- och budgetprocess på kommunövergripande nivå samt om barn-, utbildnings- och kulturnämnden och social- och arbetsmarknadsnämnden säkerställt en ändamålsenlig ekonomistyrning för den verksamhet den ansvarar för. Granskningen syftar även till att bedöma om den interna kontrollen inom granskningsområdena är tillräcklig. 5 Revisionsrapport Revisionsfrågor: 1. Finns det tydliga regler och riktlinjer för den kommunövergripande mål- och budgetprocessen? 2. Finns det regler och riktlinjer för nämndernas ekonomistyrning? 3. Finns ändamålsenliga fördelningsprinciper? (kommunövergripande och inom respektive nämnd) 4. Är fördelningen av ansvar och befogenheter i nämndernas verksamhet tydlig? 5. Säkerställer nämnderna en löpande kunskap om ekonomiskt läge? 6. Vidtar nämnderna åtgärder för att åstadkomma en ekonomi i balans? 7. Vidtar kommunstyrelsen åtgärder utifrån sin uppsiktsplikt vid befarat ekonomiskt underskott? Revisionsfråga 1-4 utgör grund för bedömning av ändamålsenlighet och revisionsfråga 5-7 utgör grund för bedömning av intern kontroll. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser och bedömningar. • Kommunallag 6:6, 11:8 samt 6:1 • Kommmuninterna styrdokument/särskilda fullmäktigebeslut som rör granskningsområdet. Avgränsning Granskningen avser kommunstyrelsen, barn-, utbildnings- och kulturnämnden och social- och arbetsmarknadsnämnden och avser i huvudsak år 2025. Till viss mån omfattas även tidigare år. Metod Granskningen har genomförts genom: • Dokumentgranskning av riktlinjer, regler och rutiner inom området, dokumenterad ansvarsfördelning, ekonomiska underlag, prognoser och uppföljningar, protokoll och underliggande handlingar med mera. • Intervjuer med kommunstyrelsens presidium, nämndernas presidium samt ansvariga tjänstepersoner på såväl kommunstyrelsenivå som nämndnivå. Följande tjänstepersoner har intervjuats: o Kommunchef o Ekonomichef 6 Revisionsrapport o Förvaltningschef för barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen o Förvaltningsekonomer för barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen o Förvaltningschef för socialförvaltningen o Ekonomi- och kvalitetsstrateg för socialförvaltningen • En utökad dokumenterad uppföljning av tillhörande protokoll från barn-, utbildnings- och kulturnämnden samt social- och arbetsmarknadsnämnden som bifogas rapporten som en bilaga. Rapporten har kvalitetssäkrats i enlighet med PwC:s interna rutiner och checklistor för kvalitetssäkring. De intervjuade har beretts möjlighet att sakgranska rapporten. 7 Revisionsrapport Granskningsresultat Mål- och budgetprocessen Revisionsfråga 1: Finns det tydliga regler och riktlinjer för den kommunövergripande mål- och budgetprocessen? Iakttagelser Riktlinje för styrning och ledning – Flens kommuns styrmodell Riktlinjen1 redogör för Flens kommuns styrmodell och är främst avsedd för förtroendevalda, chefer samt de personer som bistår politiker och chefer i frågor om ledning och styrning. Dokumentet fungerar även som vägledning för medarbetare genom att förklara hur styrning och ledarskap praktiseras inom Flens kommun. Styrmodellen tydliggör kopplingen mellan kommunens vision, strategiska områden och mål, nämndplaner, verksamhetsplaner samt den enskilde medarbetarens utvecklingsplan. Den säkerställer en ändamålsenlig uppföljning och återrapportering, med anknytning till fastställda planer, mål och uppdrag. Samtliga verksamheter inom kommunen ska förhålla sig till styrmodellen. Den innehåller en beskrivning av samspelet både med medborgarna och internt inom organisationen i syfte att arbeta mot gemensamma mål. Planering, genomförande och uppföljning utgör modellens centrala delar och i figur 1 nedan framgår kommunens planeringshjul för kvalitetsarbete och uppföljning. Figur 1. Planeringshjul för kvalitetsarbete och uppföljning. Hämtad ur riktlinje för styrning och ledning – Flens kommun styrmodell. 1 Antagen av kommunfullmäktige § 3 2021-01-25 och senast reviderad § 1 2025-02-03 8 Revisionsrapport I riktlinjen finns en beskrivning av kommunens mål- och resultatstyrning samt planeringsprocessen för strategisk plan med budget. Mål- och resultatstyrning i kommunen sker enligt modellen i fyra steg genom att: 1. Mål sätts 2. Resurser fördelas 3. Uppföljning sker 4. Förbättringar genomförs I Flens kommun ska de mål som kommunfullmäktige beslutar om vara tydliga och innehålla mätbara indikatorer för att kunna följa upp resultatet i verksamheterna. Målen ska så långt det är möjligt vara specifika, möjliga att mäta, accepterade, realistiska samt tidsbestämda. Kommunens riktlinjer för styrning och ledning omfattar ett årshjul för planerings- och uppföljningsprocessen. Årshjulet återfinns i figur 2 nedan. Figur 2. Årshjul för planerings- och uppföljningsprocessen. Hämtad ur Riktlinje för styrning och ledning – Flens kommuns styrmodell. Av årshjulet i figuren ovan framgår tidplan för budgetarbetet från budgetberedning till beslut om strategisk plan med budget i september. Årshjulet omfattar även tidplan för uppföljning som sker i samband med nämndrapporter per mars, maj och oktober samt vid delårsrapport och årsredovisning. I riktlinjen framgår att planeringsförutsättningar, uppföljning, nämndrapport, delårsrapport och årsredovisning är viktiga hörnstenar i processen. 9 Revisionsrapport Riktlinjen fastställer att planeringsprocessen för strategisk plan med budget inleds med förvaltningsorganisationens omvärldsdag för att skapa en bild av kommunens nuläge och gemensamma utmaningar. I början av planeringsprocessen ska även nämnderna i underlag för planeringsförutsättningar beskriva sin ekonomiska ställning och förändringar i omvärlden som påverkar verksamheten. Därefter sker budgetberedning kring den kommande strategiska planen som leds av kommunstyrelsens ordförande. Budgetberedningen ska ha dialoger med alla nämnder och styrelser senast maj månad utifrån de planeringsförutsättningar som nämnderna har antagit. I juni lämnar budgetberedningen ett preliminärt underlag till strategisk plan utan politiska prioriteringar till nämnderna så att processen för framtagande av nämndplan kan påbörjas. Slutligen fastställs den strategiska planen med budget av fullmäktige i september. Strategisk plan med budget Strategisk plan 2024-2027 med budget 20262 fastställer att planen anger ambitionsnivån för kommunens verksamheter och anger hur fullmäktige prioriterar och fördelar de ekonomiska resurserna för de kommande åren. De strategiska områdena beskriver önskat läge för den aktuella mandatperioden, utifrån kommunens vision och tidigare beslutade program. Till dessa områden kopplas tydliga mål och indikatorer som visar och mäter hur kommunen lyckas nå sina målsättningar. Kommunfullmäktige antar den strategiska planen varje år i september, bortsett från valår då antagandet istället sker i november. All kommunal verksamhet styrs och följs därefter upp genom delårsrapporter och årsredovisningar mot den strategiska planen. Enligt Strategisk plan 2024-2027 med budget 2026 antog kommunfullmäktige ett hållbarhetsprogram år 2020 för kommunens arbete mot en hållbar samhällsutveckling. Programmet beskriver de övergripande målen, och fungerar tillsammans med den strategiska planen och andra styrdokument som verktyg för att nå dessa mål. För perioden 2024-2027 har tre strategiska områden med mål tagits fram, baserat på politiska riktlinjer, rekommendationer från uppföljningen av hållbarhetsprogrammet samt identifierade behov. Planens tre strategiska områden är: • Flen – en tillväxtkommun • Flen - där människor får växa och ta plats • Flen – för trygghet genom livet Samtliga strategiska områden har försetts med relevanta indikatorer i syfte att underlätta och stödja utvärdering av måluppfyllelsen. Dessa områden är förbundna med gemensamma mål. Styrelsen, nämnderna och de kommunala bolagen ansvarar för att formulera egna specifika och mätbara mål samt tillhörande indikatorer, vilka ska bidra till uppfyllelsen av organisationens strategiska områden. 2 Fastställd av kommunfullmäktige 2025-09-15 § 63 10 Revisionsrapport Riktlinje för god ekonomisk hushållning Enligt 11 kap. kommunallagen ska kommunfullmäktige fastställa riktlinjer för god ekonomisk hushållning. Enligt Flens kommuns Riktlinjer för god ekonomisk hushållning3 innebär begreppet att verksamheten bedrivs effektivt och ändamålsenligt med tillgängliga resurser samt att kostnader inte överförs till senare generationer. God ekonomisk hushållning omfattar två perspektiv: det finansiella och det verksamhetsmässiga. Det finansiella perspektivet syftar till att varje generation ansvarar för kostnaderna för den service den konsumerar, vilket förhindrar att framtida generationer belastas av tidigare generationers utgifter. Verksamhetsperspektivet fokuserar på kommunens förmåga att genomföra sin verksamhet kostnadseffektivt och med ändamålsenliga metoder. Enligt riktlinjen fastställer kommunfullmäktige årligen de finansiella och verksamhetsmässiga målsättningar för god ekonomisk hushållning som ska Iakttagelser vid intervjuer Vid intervjuer med såväl tjänstepersoner inom de olika förvaltningarna som med politiker beskrivs mål- och budgetprocessen som tydlig och strukturerad. Den strategiska planen med budget anges fungera som kommunens främsta mål- och budgetdokument och är det centrala styrinstrumentet i organisationen. De intervjuade anger att processen är väl fungerande. Nämnderna anges vara delaktiga i processen genom att lämna in planeringsförutsättningar och delta i budgetdialoger och får tidigt kännedom om budgetramarna för att kunna planera verksamheten. Enligt uppgift arbetar nämnderna med underlag till budgeten under våren med hjälp av kommunens de uppföljningsrapporter som upprättas under våren. Detta ger nämnderna tidiga indikationer för vilka prioriteringar som är aktuella inför planering av kommande verksamhetsår. Några av de intervjuade ger dock uttryck för utmaningar i den politiska samsynen och att kommunstyrelsen inte har insyn i hur politiska prioriteringar implementeras i praktiken i nämndernas verksamheter. Bedömning Revisionsfråga 1: Finns det tydliga regler och riktlinjer för den kommunövergripande mål- och budgetprocessen? Ja. Bedömningen baseras på att Flens kommun har en dokumenterad styrmodell med en fastställd planerings- och uppföljningsprocess som tydligt reglerar den kommunövergripande mål- och 3 Antogs av kommunfullmäktige § 139 2023-11-28 och reviderades § 116 2023-12-11 11 Revisionsrapport budgetprocessen. Styrmodellen tillsammans med riktlinjer för god ekonomisk hushållning bidrar till att skapa struktur och tydlighet från kommunfullmäktiges fastställda vision och strategiska områden till mål och nämndplaner. Det finns ett framtaget årshjul för mål- och budgetprocessen där arbetet inititeras tidigt på året och ger utrymme för budgetberedning och dialoger i nämnderna. Styrmodellen fastställer också rutiner för uppföljning och återrapportering med anknytning till fastställda planer, mål och uppdrag. Riktlinjer ekonomistyrning Revisionsfråga 2: Finns det regler och riktlinjer för nämndernas ekonomistyrning? Iakttagelser Nämndernas ansvar för ekonomistyrning Enligt Riktlinje för styrning och ledning ansvarar nämnderna för att verksamheten inom dess ansvarsområde bedrivs inom givna ekonomiska ramar och i enlighet med lagar samt de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige beslutat om. Nämnden ska leda den egna verksamheten, prioritera samt ta initiativ till de förändringar och förbättringar som behövs. Nämnden har det yttersta ekonomiska ansvaret inom sitt ansvarsområde. Riktlinjen fastställer vidare att nämnden ska formulera egna nämndmål med indikatorer som utgår från inriktningar i övergripande program, den strategiska planen med övergripande mål och nämndens ansvarsområden. Varje år antar nämnden en nämndplan med budget som baseras på det kommunövergripande styrdokumentet strategisk plan med budget som årligen fastställs av kommunfullmäktige. Planen anses vara det mest centrala styrdokumentet avseende den ekonomiska styrningen genom budget och finansiella mål. När nämndplanen har blivit antagen av nämnden bearbetas den, enligt riktlinje för styrning och ledning, av förvaltningsledningsgruppen, som i sin tur tilldelar en ansvarig processägare för varje mål. Dessa processägare ser till att målen omsätts i praktiskt arbete. Alla chefer har ansvar för att nämndplanen är känd i organisationen och att de verksamhetsplaner som tas fram kopplas till de mål som kommunstyrelsen har angivit. Det är reglerat i riktlinjen att om en nämnd prognostiserar eller konstaterar ett underskott eller annan avvikelse i mål eller uppdrag ska detta anmälas till kommunstyrelsen. Nämnden ska vidta åtgärder för att uppnå målen, ekonomisk balans och presentera för kommunstyrelsen hur det negativa resultatet ska återställas. Rapporten ska göras i en åtgärdsplan som återredovisas för kommunstyrelsen i samband med nämndrapport eller delår. En åtgärdsplan följs upp kontinuerligt under verksamhetsåret av 12 Revisionsrapport kommunstyrelsen. I samband med årsredovisningen ska en uppföljning av åtgärdsplanernas effekt redovisas. Riktlinjen gör gällande att nämnden ska återrapportera läget i nämnden till kommunstyrelsen i nämndsrapporter. I nämndsrapporten beskrivs målen, vad som ska uppnås, den förväntade effekten samt vilket samarbete som krävs för att nå målen. Denna beskrivning ligger till grund för aktiviteterna i verksamheterna och används dessutom vid uppföljning. Mål och budget följs upp fyra gånger per år genom nämndrapporter och sammanfattas även i en årsredovisning. Indikatorer följs upp två gånger per år. De nämndsrapporter och den årsredovisning som nämnden upprättar är vid följande perioder: • Nämndrapport 1 redovisas på nämndsammanträde i april (maj KS). • Nämndrapport 2 redovisas på nämndsammanträde i juni (augusti KS). • Nämndrapport 3 är en delårsrapport och inkluderar uppföljning av nämndplanens indikatorer och status på nämndens egna kontrollmoment i intern kontroll. Den redovisas på nämndsammanträde i september (oktober KS) • Nämndrapport 4 redovisas på nämndsammanträde i november. (november KS) Efter årets slut redovisas hela året samt indikatorer och intern kontroll i årsbokslut. Vi har inom ramen för granskningen tagit del av barn-, utbildnings- och kulturnämndens respektive social- och arbetsmarknadsnämndens nämndrapporter för 2025. I nämndrapporterna anges att varje tjänsteorganisation ska beskriva hur dess verksamhet bidrar till uppsatta mål, vilken effekt som märks samt om det finns behov av ytterligare insatser eller åtgärder för att nå målen. Om det behövs vidtas åtgärder för att uppnå budget i balans, skulle vissa åtgärder kräva beslut från nämnden föreslår tjänsteorganisationen dessa i samband med att rapporten presenteras för nämnden. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Barn-, utbildnings- och kulturnämndens Nämndplan 2024–2027 med budget 20254 innehåller nämndens mål kopplat till kommunfullmäktiges tre strategiska områden, nämndens ekonomiska ramar för 2025 och en plan för intern kontroll 2025. Nämndplanen omfattar även en bilaga med riktlinjer och planer som är styrande och vägledande för nämnden. Under avsnittet för budget, framgår att nämnden har 22 st olika verksamhetsområden som nämndens finansiella resurser fördelas på. Det största verksamhetsområdet med stor marginal är området för Grundskola med en budget om 180,1 mnkr år 2025, vilket motsvarar cirka 40 % av grundbudgetens totala beloppet om 454,5 mnkr. 4 Beslutad av nämnden 2024-12-12 § 81 13 Revisionsrapport I barn-, utbildnings- och kulturnämndens nämndplan framgår att nämndens övergripande mål för ekonomin är att tilldelad budgetram hålls och att resurserna nyttjas effektivt. Av nämndplanen framgår vidare att förvaltningen inför 2025 står inför utmaningar att nå en budget i balans. Fokus har varit att genomföra effektiviseringsåtgärder och genomlysa verksamheterna för att hitta sätt att bli mer resurseffektiva. Under 2025 krävs ytterligare effektiviseringsåtgärder och nämndens fokus är att under 2025 vidareutveckla och förbättra den ekonomiska uppföljningen och arbetet med en aktiv ekonomistyrning. Social- och arbetsmarknadsnämnden Av Social- och arbetsmarknadsnämndens Nämndplan 2024-2027 med budget 20255 som antogs under nämndsammanträdet 2025-02-05 § 49, framgår fyra kapitel som avser nämndens ansvarsområde och organisation, strategiska områden med mål och uppdrag, budget 2025 samt plan för intern kontroll 2025. Nämndplanen omfattar även en bilaga med riktlinjer och planer som är styrande och vägledande för nämnden. Avsnittet för strategiska områden med mål och uppdrag beskriver både kommunövergripande och nämndspecifika mål. I nämndplanen framgår ett ekonomiskt mål om en ekonomi i balans. Målvärdet för år 2027 är noll eller positiv avvikelse mot ram. Den övergripande ekonomiska utmaningen under den kommande planperioden anges vara att få en ekonomi i balans. Nämnplanen fastställer att det viktigt att fortsätta arbetet med uppföljningsbara åtgärdsplaner och faktabaserade budgetunderlag. Iakttagelser vid intervjuer Vid intervjuer beskrivs att nämnderna har nämndspecifika styrdokument för sin verksamhet som generellt anses vara tydliga. Verksamhetsföreträdare från barn-, utbildnings- och kulturnämnden ger uttryck för att centraliseringen av ekonomiavdelningen har medfört att den ekonomiska kompetensen inom förvaltningen påverkats negativt med minskad effektivitet vid hantering av ekonomiska frågor. Något som upplevs utmanande för nämndernas ekonomistyrning är de politiska beslut som kommer utöver budgeten från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Det är inte alltid tydligt hur besluten förväntas att implementeras med tilldelade resurser som inte alltid tar hänsyn till organisationen som dessa beslut förväntas implementeras i. Av intervjusvar från såväl förvaltningsnivå som på politisk nivå i barn-, utbildnings- och kulturnämnden samt social- och arbetsmarknadsnämnden framgår att kommunens övergripande styrdokument i mål- och budgetprocessen är tillräckliga, det finns därför inget behov av att komplettera dessa med nämndspecifika styrdokument. 5 Beslutad av nämnden 2025-02-05 § 49 14 Revisionsrapport Bedömning Revisionsfråga 2: Finns det regler och riktlinjer för nämndernas ekonomistyrning? Barn-, utbildnings- och kulturnämnden samt social- och arbetsmarknadsnämnden - Ja. Vår bedömning baseras på att barn-, utbildnings- och kulturnämnden och social- och arbetsmarknadsnämndens ekonomistyrning har sin grund i fullmäktiges styrmodell som bland annat tydlliggör nämndernas ansvar för att bedriva verksamheten inom givna ekonomiska ramar och i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige beslutat om. Ytterligare centralt styrdokument för nämnderna utgörs av respektive nämnds nämndplan med budget 2025. Vidare grundar vi vår bedömning på att det i intervjuer har framkommit att det på nämndnivå inte finns något behov av ytterligare regler som stöd i ekonomistyrningen än de som finns på kommunövergripande nivå. De kommunövergripande reglerna anges vara tillräckliga. Ändamålsenliga fördelningsprinciper Revisionsfråga 3: Finns ändamålsenliga fördelningsprinciper? (kommunövergripande och inom respektive nämnd) Iakttagelser Kommunövergripande fördelningsprinciper Kommunens budget- och resursfördelningsmodell Av Riktlinje för styrning och ledning framgår att kommunens budget arbetas fram genom en systematiserad modell att fördela resurser. Syftet med metoden beskrivs vara att inom rådande finansieringsmöjligheter anpassa de ekonomiska förutsättningarna efter verksamheternas behov. Utgångspunkten för resursfördelningen är den av SKR framtagna budget- och resursfördelningsmodellen, som även benämns prislappsmodellen. Modellen utgår från att verksamheterna har realistiska och rättvisande budgetramar baserade på utjämningssystemets prislappar, den tar hänsyn till demografi och kommunernas förutsättningar. Det innebär att modellen styr resurserna efter antal brukare, elever och så vidare per åldersgrupp och beräknar de tekniska ramarna per nämnd. Riktlinjerna gör gällande att resursfördelningen mellan nämnder slutligen är en politisk prioritering som genomförs under budgetberedning och som slutligen fastställs i en strategisk plan med budget i samband med fullmäktiges beslut om budget i september. 15 Revisionsrapport Riktlinjerna gör även gällande att resursfördelningsmodellen förväntas ge förutsättningar för stärkt ekonomi, realistiska budgetramar, koppling till demografin, än mer medvetna prioriteringar samt en långsiktig planering. Även av kommunfullmäktiges fastställda Strategisk plan 2024-2027 med budget 20256 framgår att kommunen använder sig av SKR:s resursfördelningsmodell. I den strategiska planen går att utläsa att i resursfördelningsmodellen ger SKR prognoser gällande inflation och löneökningar via PKV7. I ramarna finns därmed kompensation för kostnadsuppräkningar, det vill säga inflation, kapitalkostnader och löneuppräkningar. Uppräkningsfaktorer som SKR har använt för 2025 är -0,7 % för personalkostnadsökningar och 2,4 % för uppräkning av övriga externa kostnader. Av den strategiska planen framgår att budget för kapitalkostnader och löneökningar finns med i respektive nämnds ram, vilket innebär att inga kompensationer för dessa kostnader sker under året. Av intervjusvar framkommer att verktyget i budgetmodellen utgörs av en Excel-fil med ett flertal flikar skapad av SKR. På SKR:s hemsida framgår att uppdatering av budgetmodellen sker i anslutning till uppdateringar av pris- och intäktslappar, kommunalt arbetskraft- och prisindex, nya framskrivningar av befolkning, samt när uppdateringar av övriga data som påverkar modellen sker. Prislappen består av en genomsnittskostnad i kronor per invånare i riket med hänsyn till kommunens kostnadsutjämning. Därmed är prislappen unik och kommunspecifik. Resursfördelning per verksamhet Av Riktlinje för styrning och ledning framgår att de verksamheter som har en budgetram baserat på prislappar är förskola, förskoleklass, grundskola, gymnasieskola, vuxenutbildning, LSS, IFO, samt vård och omsorg av äldre. För övriga verksamheter styr demografi och inflation resursfördelningen. Av intervjusvar framkommer att för dessa verksamheter sker budgettilldelning utifrån föregående års budgetram. Budgetramar och prioriteringar för 2025 I bilaga 1 återfinns en tabell med fördelning av budgetramar som fullmäktige har fastställt i Strategisk plan 2024-2027 med budget för 2025. Nämndernas totala driftbudgetram för år 2025 uppgår till 1.267 mnkr. I tabellen framgår att det finns en grundbudget och i förekommande fall tillskott och avdrag för bland annat effektivisering. Granskningen noterar att det inte tydligt framgår av driftbudgetramen att grundbudgeten utgör den tekniska ramen per nämnd och vilka politiska prioriteringar som har gjorts (se vidare beskrivning kring strategisk plan 2024-2027 med budget 2026 under nästa avsnitt i denna revisionsfråga). 6 Antagen av kommunfullmäktige 2024-09-23 § 99 7 Prisindex för kommunal verksamhet 16 Revisionsrapport Barn-, utbildnings- och kulturnämndens driftbudget för år 2025 uppgår till 465,3 mnkr, varav 454,5 mnkr utgör nämndens grundbudget. Social- och arbetsmarknadsnämndens driftbudget för år 2025 uppgår till 134,1 mnkr, varav 132,8 mnkr utgörs av en grundbudget. Av tabellen i bilaga 1 framgår att barn-, utbildnings- och kulturnämnden har fått tillskott om totalt 10,8 mnkr. Dessa tillskott omfattar framförallt strukturbidrag för ökad tillväxt och anpassad skola. Vidare framgår att social- och arbetsmarknadsnämnden har erhållit tillskott om totalt 1,3 mnkr under år 2025 för SSPF-samverkan och förebyggande insatser. Av intervjusvar framkommer att dessa tillskott utgörs av politiska prioriteringar som fastställts i budgetmodellen. Beslut om tilläggsbudget 2025 Kommunfullmäktiges har i december 20248 beslutat om tilläggsbudget för 2025 som bland annat innebär att intäktsbudget för skatter och utjämning revideras med SKR:s prognos från 2024-10-03 och att till barn-, utbildnings- och kulturnämnden avsätta 5,5 mnkr för stärkning förskola ur ett socioekonomiskt perspektiv och för arbete med fritidsgårdarna i syfte att skapa ökad trygghet. Därutöver beslutade fullmäktige om en ramjustering genom att förflytta satsningen för SSPF från social- och arbetsmarknadsnämnden till kommunstyrelsen. Budgetramar och prioriteringar för 2026 Av Strategisk plan 2024-2027 med budget för 20269 framgår att kommunen har använt sig av SKR:s resursfördelningsmodell. Nämndernas totala driftbudgetram för år 2026 uppgår till 1.280 mnkr. Granskningen noterar att det i budgeten för år 2026 framgår tydligt vad som utgör den tekniska ramen och vilka prioriteringar som gjorts tidigare år, att jämföra med budgeten för år 2025 som vi redogjort för tidigare. Driftbudgeten omfattar även krav på effektivisering per nämnd och är angiven i kronor. För barn-, utbildnings- och kulturnämnden finns ett effektiviseringskrav på 2,8 mnkr under åren 2026 respektive år 2027. För social- och arbetsmarknadsnämnden uppgår effektiviseringskravet till 1,5 mnkr per år under 2026-2027. Barn-, utbildnings- och kulturnämndens driftbudget för år 2026 uppgår till 460,3 mnkr, vilket innebär att nämnden får en ramsänkning för år 2026 om 5 mnkr (-1,1 %). Social- och arbetsmarknadsnämndens driftbudget för år 2026 uppgår till 139,1 mnkr, vilket innebär att nämnden får en ramökning för år 2026 om 5 mnkr (3,6 %). Iakttagelser vid intervjuer avseende kommunövergripande fördelningsprinciper Vid intervju med verksamhetsföreträdare från kommunstyrelseförvaltningen anges att resursfördelningsmodellen innebär att en teknisk ram tas fram baserat på volymer och demografiska faktorer samt genomsnittlig kvalitet. Politiska prioriteringar och särskilda satsningar läggs därefter in i 8 2024-12-09 § 123 9 Antagen av kommunfullmäktige 2025-09-15 § 63 17 Revisionsrapport modellen. Vissa nämnder får riktade satsningar medan andra, bland annat social- och arbetsmarknadsnämnden, får effektiviseringskrav. Nämnderna anges vara involverade i budgetprocessen genom att lämna in planeringsförutsättningar tidigt under budgetprocessen och delta i budgetberedningar. Det innebär i sin tur att nämnderna tidigt får information om sina preliminära ramar och därmed kan påbörja planering av verksamheten redan i maj eller juni året före budgetåret. De intervjuade från kommunstyrelseförvaltningen ger uttryck för att modellen ger en mer rättvis och transparent resursfördelning jämfört med den tidigare modellen där fördelningen av budgetramen utgick från föregående års budget. Modellen tydliggör vilka grunder som resurserna fördelas på samt vilka hur resurserna påverkas av politiska prioriteringar. Nuvarande budgetmodell ger mer budgettilldelning till verksamheterna än den tidigare då det i den fanns budgetreserver avsatta för att skapa en buffert, vilket inte uppmuntrade till budgetdisciplin. I och med den nya resursfördelningen ställs tydligare krav på nämnderna att hålla en budget i balans men det är en omställning för verksamheterna som tar några år. Enligt uppgift finns även incitament att frigöra resurser till verksamheten genom förändringar i lokalhanteringen. Vidare anges att social- och arbetsmarknadsnämnden har haft höga kostnader för ekonomiskt bistånd men istället för att ge nämnden ytterligare ekonomisk kompensation har nämnden genom effektiviseringskrav arbetat för att minska kostnaderna. Verksamhetsföreträdare på såväl förvaltningsnivå som politisk nivå inom barn-, utbildnings- och kulturnämnden respektive social- och arbetsmarknadsnämnden anger att den nuvarande resursfördelningsmodellen är transparent och i huvudsak fungerar väl. De intervjuade påtalar att det däremot har tagit tid att implementera och skapa förståelse för modellen i organisationen. Vid intervju med social- och arbetsmarknadsnämndens presidium framkommer att presidiet har initierat ett arbetsmöte med ekonomiavdelningen för att skapa ökad förståelse för resursfördelningsmodellen bland politiker och tjänstemän. Därtill lyfts att ekonomifunktionen har centraliserats, vilket medfört utmaningar med bemanning och leverans av beslutsunderlag till nämnden men att det har blivit bättre. Flertalet av de intervjuade lyfter utmaningar med resursfördelningsmodellen. Från barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen anges att det finns verksamheter som inte finansieras genom en prislapp. Utgångspunkten är istället föregående års budget med uppräkning. Dessa verksamheter är bland annat fritidsgårdar, allmänkultur, kulturskola, bibliotek och föreningsbidrag, vilket överensstämmer med nämndens ansvarsområde enligt Reglemente för kommunstyrelsen och nämnderna i Flens kommun, som beskrivs närmare under revisionsfråga 4. Därtill ger de intervjuade uttryck för att resursfördelningen är komplicerad då den styrs utifrån prioriteringar och strukturersättning, vilket kan påverka likvärdigheten mellan elever. I granskningen framkommer att det finns otydligheter kring kommunens resursfördelning. Verksamhetsföreträdare inom social- och arbetsmarknadsnämnden uppger att arbetsmarknadsinsatser och det kommunala aktivitetsansvaret inte fullt ut upplevs vara omhändertagna i 18 Revisionsrapport resursfördelningsmodellen och därför hanteras inom nämndens tilldelade budgetram. Det har vidare framförts att resursfördelningen inte alltid upplevs följa kommunens organisationsstruktur, bland annat då fördelning sker utifrån åldersgrupper oavsett var kostnaderna uppstår i organisationen. Samtidigt har kommunledningens företrädare vid sakgranskning påtalat att detta inte är korrekt samt att resursfördelningens uppbyggnad har förklarats vid flera tillfällen. Fördelningsprinciper inom barn-, utbildnings- och kulturnämnden I Nämndplan 2024-2027 med budget 2025 Barn-, utbildnings- och kulturnämnden10 (som tidigare har beskrivits under revisionsfråga 2) finns en fördelning av nämndens tilldelade budgetram på olika verksamhetsområden, vilket framgår av tabell 1 nedan. Tabell 1. Fördelning av ekonomiska förutsättningar 2024 och 2025. Hämtad ur Nämndplan 2024- 2027 med budget 2025 Barn-, utbildnings- och kulturnämnden. 10 Antagen av barn-, utbildnings- och kulturnämnden 2024-12-12 § 81 19 Revisionsrapport Av tabellen ovan framgår att grundbudgeten, dvs den tekniska ramen, uppgår till 454,6 mnkr, vilket motsvarar grundbudgeten som är fastställd i fullmäktiges strategiska plan med budget 2025. Av nämndplanen går att utläsa att ett antal politiska prioriteringar och budgetomföring har gjorts som mynnat ut i ytterligare cirka 18,3 mnkr, innebärande att nämnden har en total driftbudget på 472,9 mnkr. Barn-, utbildnings- och kulturnämndens driftbudget för år 2024 uppgick till 446,1 mnkr, vilket innebär att nämnden har fått en ramökning för år 2025 om 26,8 mnkr eller motsvarande 6,0 %. Under 2023 genomfördes en genomlysning avseende resursfördelningsmodellen för skolan i Flens kommun. Genomlysningen genomfördes av Ensolutions. Av slutrapporten framgår ett antal rekommendationer i den fortsatta processen, bland annat att hitta ett mer konkret och gemensamt arbetssätt för att fördela resurser och att förvaltningens ledningsgrupp tar ett gemensamt grepp kring arbete för att skapa förståelse för resursfördelningens helhet. Ytterligare en rekommendation var att systematisera budgetprocessen i synnerhet för delaktighet och transparens, exempelvis att tydliggöra strategier för att möta minskade barn- och elevkullar. Utöver den kommunövergripande resursfördelningsmodellen har vi även tagit del av nämndens Resursfördelningsmodell 2025 11. Resursfördelningsmodellen omfattar fördelning av volymbaserad ersättning i form av barnpeng inom förskola, elevpeng inom grundskola och elevpeng för fritidshem för både kommunal verksamhet och fristående verksamhet. Därtill omfattar modellen ersättning för anpassad grundskola samt gymnasieskola och tilläggsbelopp för extraordinära stödinsatser. Av intervjusvar framkommer att det inte finns några dokumenterade beräkningar som visar hur fördelning av nämndens tilldelade budgetram vidare till olika verksamhetsområden i nämndplanen har skett utifrån fastställd barn- och elevpeng. 11 Antagen av barn-, utbildnings- och kulturnämnden 2024-12-12 § 82 och 2025-02-13 § 3 (komplettering för bidragsbelopp). 20 Revisionsrapport Vid intervjuer på såväl förvaltningsnivå som politisk nivå framkommer att fördelningen av budgetramen är volymbaserad och sker utifrån nämndens fastställda skolpeng för det aktuella budgetåret. Prislappsmodellen används för att räkna fram skolpengen och har bidragit till ökad transparens och tydlighet i resursfördelningen, även om den kan vara utmanande när elevantalet sjunker och resurserna minskar. Granskningen noterar att nämndens beslutade resursfördelningsmodell för 2025 inte omfattar resursfördelning för verksamheterna som omfattar fritidsgårdar, allmänkultur, kulturskola, bibliotek och föreningsbidrag. I nämndsplanen har däremot en fördelning av budgetramen skett per verksamhetsområde vilket även inkluderar dessa områden (se tabell 1 ovan). Som nämnts tidigare är utgångspunkten istället föregående års budget med uppräkning. Av intervjusvar framkommer att det inte finns några dokumenterade beräkningar som grund till nämndens fördelning till dessa verksamheter. Fördelningsprinciper inom social- och arbetsmarknadsnämnden I Nämndplan 2024-2027 med budget 2025 inklusive plan för intern kontroll 2025 Social- och arbetsmarknadsnämnden12 (som tidigare har beskrivits under revisionsfråga 2) finns en fördelning av nämndens tilldelade budgetram på olika verksamhetsområden, vilket framgår av tabell 2 nedan. Tabell 2. Fördelning av budget 2025. Hämtad ur Nämndplan 2024-2027 med budget 2025 inklusive plan för intern kontroll 2025 Social- och arbetsmarknadsnämnden. Av tabellen ovan framgår att grundbudgeten, dvs den tekniska ramen, uppgår till 132,8 mnkr, vilket motsvarar grundbudgeten som är fastställd i fullmäktiges strategiska plan med budget 2025. Av nämndplanen går att utläsa att en politisk prioritering har gjorts som mynnat ut i ytterligare cirka 0,5 mnkr, innebärande att nämnden har en total driftbudget på 133,3 mnkr. Social- och arbetsmarknadsnämndens driftbudget för år 2024 uppgick till 120,4 mnkr, vilket innebär att nämnden har fått en ramökning för 2025 om 12,9 mnkr eller motsvarande 10,7 %. 12 Antagen av barn-, utbildnings- och kulturnämnden 2024-12-12 § 81 21 Revisionsrapport Vid intervjuer framkommer att social- och arbetsmarknadsnämnden inte har fastställt några resursfördelningsmodeller innehållande bakgrundsfaktorer och volymmått som grund för fördelning av nämndens budget på olika verksamhetsområden. Enligt uppgift sker det på förvaltningsnivå en fördelning av budgetramen på verksamhetsnivå. Utgångspunkten i fördelningen anges vara historisk fördelning, aktuella behov och tillgängliga medel. En genomgång sker tillsammans med nämndens presidium kring fördelningen innan beslut fattas i nämnden. Nämndens beslut omfattar inte beslut om detaljbudget utan endast på den nivå som finns i nämndplanen. Av intervjusvar framkommer att myndighetsavdelningen utgör den verksamhet som får den största delen av tilldelad budgetram, vilket även framgår av tabell 2 ovan. Bedömning Revisionsfråga 3: Finns ändamålsenliga fördelningsprinciper? (kommunövergripande och inom respektive nämnd) Kommunstyrelsen – Ja. Bedömningen baseras på att det finns en resursfördelningsmodell på kommunövergripande nivå. Den utgår från SKR:s prislappsmodell med anpassningar till Flens kommuns kostnadsutjämning. Resursfördelningsmodellen finns på övergripande nivå dokumenterad i kommunfullmäktiges fastställda riktlinjer och den strategiska planen. Genom modellen sker en uppräkning av standardkostnader mot prisindex PKV vilket ger kompensation för löneökningar och andra kostnadsökningar. Den kommunövergripande resursfördelningsmodellen tar inte har hänsyn till bemanningsbehov eller andra förutsättningar utan utgångspunkten för fördelningen är standardkostnader och antal invånare i olika åldersgrupper. Däremot kan fullmäktige besluta om politiska prioriteringar upp till den nivå som inryms inom Flens kommuns totala budgetram i form av bland annat skatteintäkter, utjämning och generella statsbidrag. Inför år 2025 har beslut om prioriteringar till bland annat barn-, utbildnings- och kulturnämnden samt social- och arbetsmarknadsnämnden fattats, vilket tydligt framgår av den strategiska planen. Vi bedömer att modellen bidrar till en transparent dokumentation av resursfördelning av kommunens totala budgetram och vilka politiska prioriteringar som har beslutats. I granskningen har däremot framkommit att det föreligger viss otydlighet kring resursfördelningsmodellen avseende arbetsmarknadsinsatser. Trots att modellens uppbyggnad har förklarats vid upprepade tillfällen, bedömer vi att informationen inte fullt ut har fått genomslag i verksamheterna. Sammantaget bedöms detta peka på brister i tydlighet och förankring, vilket i sin tur kan påverka resursfördelningsmodellens ändamålsenlighet. 22 Revisionsrapport Barn-, utbildnings- och kulturnämnden - Delvis. Bedömningen baseras på att det utöver den kommunövergripande resursfördelningen även finns en fastställd resursfördelningsmodell för år 2025 på nämndsnivå. Resursfördelningen är volymbaserad och beräknas utifrån ett pengsystem med barn- och elevpeng samt ersättnings- och tilläggsbelopp. I granskningen har däremot framkommit att det inte finns några underliggande dokumenterade beräkningar till nämndens fastställda resursfördelningsmodell för år 2025. För nämndens övriga verksamheter sker resursfördelning utifrån föregående års budget med uppräkning. Vi vill i sammanhanget påtala vikten av att resursfördelning samt fördelningsprinciper och beräkningar för övriga verksamheter även tar hänsyn till verksamhetens mål samt demografiska och strukturella behov för att få en god ekonomisk styrning. Social- och arbetsmarknadsnämnden - Nej. Bedömningen baseras på att det utöver den kommunövergripande resursfördelningen inte finns någon fastställd resursfördelningsmodell eller dokumenterade fördelningsprinciper på nämndnivå. Resursfördelningen baseras främst på föregående års budget. Det är väsentligt att resursfördelning samt fördelningsprinciper och beräkningar är transparenta och tar hänsyn till verksamhetens mål samt demografiska och strukturella behov för att få en god ekonomisk styrning med utgångspunkt i en realistisk budget. Ansvar och befogenheter Revisionsfråga 4: Är fördelningen av ansvar och befogenheter i nämndernas verksamhet tydlig? Iakttagelser I Reglemente för kommunstyrelsen och nämnderna i Flens kommun13 är det reglerat i § 24 att styrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ett helhetsansvar för kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen har en central styr- och ledningsfunktion som innefattar flera viktiga ansvarsområden. Styrelsen ska leda kommunens verksamhet genom att utöva en samordnad styrning och leda arbetet med att ta fram styrdokument för kommunen. För det andra ska styrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. 13 Antagen av barn-, utbildnings- och kulturnämnden 2023-01-26 § 2 23 Revisionsrapport Vidare har kommunstyrelsen till uppdrag att följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning och fortlöpande i samråd med nämnderna följa upp de fastställda målen och återrapportera till fullmäktige. I styrelsens övergripande uppgifter, som finns angivna i § 26, ingår att kontinuerligt följa verksamheten i övriga nämnder. Återrapportering till fullmäktige av fastlagda mål och ekonomisk ställning ska ske två gånger per år, vilket finns angivet i § 32. Av reglementet framgår att styrelsen har delegation från kommunfullmäktige att på begäran av nämnd omfördela medel som anslagits till nämnden inom den budgeterade verksamhetsvolymen och av fullmäktige fastställd beloppsram och andra riktlinjer (§ 30). Reglementet för styrelsen och nämnderna omfattar även nämndernas ansvar. Det är i § 40 reglerat att nämnderna var och en inom sitt verksamhetsområde är kommunens organ för de verksamheter som kommunfullmäktige delegerat eller som ankommer på sådan nämnd enligt lag eller annan författning. Bestämmelsen i 2 § i reglementet gör gällande att kommunstyrelsen och nämnderna inom sitt verksamhetsområde bland annat ska följa vad som anges i av kommunfullmäktige antagen budget, fastställda program, mål, stadgor och i övrigt angivna riktlinjer och direktiv. Inom dessa ramar ska styrelsen och nämnderna fatta alla beslut och vidta alla åtgärder. Av Barn-, utbildnings- och kulturnämndens delegationsordning14 framgår ansvar och befogenheter för olika roller genom nämndens delegation av angivna beslutsärenden. Det görs gällande att den delegerade beslutanderätten i nämndens delegationsordning endast får utnyttjas inom ramen för respektive enhets detaljbudget eller inom ramen för kostnadskalkyl för visst projekt. Av Social- och arbetsmarknadsnämndens delegationsordning15 framgår ansvar och befogenheter för olika roller genom nämndens delegation av angivna beslutsärenden. Delegationsordningen omfattar bestämmelser om vem som får besluta om inköp av exempelvis varor och tjänster som inte är av principiell betydelse eller som inte överstiger tröskelvärde. Av Riktlinje för styrning och ledning framgår att nämnderna ska formulera egna nämndmål med indikatorer som utgår från inriktningar i övergripande program, den strategiska planen med övergripande mål och nämndens ansvarsområden. Nämnderna har det övergripande ansvaret för att deras verksamhet bedrivs inom fastställda ekonomiska ramar och enligt kommunfullmäktiges mål och riktlinjer. Nämnden ansvarar även för att vidta åtgärder för att uppnå mål och ekonomisk balans. Av kommunens Ekonomihandbok som finns på intranätet, framgår det ekonomiska ansvaret som är ålagt chefsrollen. Av handboken framgår att chefen har ett resultat- och budgetansvar. Detta ekonomiska 14 Antagen av kommunfullmäktige 2002-12-18 § 162 15 Antagen av social- och arbetsmarknadsnämnden 2023-01-02 § 1 24 Revisionsrapport ansvar innebär att hålla en budget, vilket kräver löpande ekonomiska uppföljningar och nödvändiga åtgärder om så krävs. Om den tilldelade budgeten inte kan hållas ska en åtgärdsplan upprättas och kommuniceras med närmaste chef. Av handboken framgår att åtgärdsplanen bland annat ska innehålla beskrivning av åtgärder, bedömda ekonomiska effekter innevarande och nästkommande år samt konsekvenser. Vid intervjuer med verksamhetsföreträdare från barn-, utbildnings- och kulturnämnden, på såväl förvaltningsnivå som på politisk nivå, har inget framkommit som pekar på otydlighet kring ansvar i nämndens verksamhetsområde. Styrning och ansvar anges vara tydlig i framtagna styrdokument såsom kommunens strategisk plan och mål med krav på återkommande uppföljning. Däremot ger de intervjuade uttryck för att det föreligger svårigheter för nämnden att besluta om strukturella åtgärder bland annat kring omstruktureringar inom skolområdet som kräver beslut utanför nämndens mandat. Enligt uppgift har nämnden befogenhet att fatta beslut inom sin ram men åtgärder som innebär verksamhetsförändringar tar tid, vilket ger negativ påverkan på nämndens ekonomi. Som redogörs för närmare i revisionsfråga 6 har nämnden i november 2025 beslutat om yttrande av den skolstrukturutredning som har genomförts under år 2025 och att yttrandet ska överlämnas till kommunstyrelsen. Vid intervjuer med verksamhetsföreträdare från social- och arbetsmarknadsnämnden, på såväl förvaltningsnivå som på politisk nivå, har inget framkommit som pekar på otydlighet kring ansvar och befogenheter inom nämndens verksamhetsområde. Däremot påtalar flera av de intervjuade att centraliseringen av ekonomerna har medfört vissa svårigheter att skapa förståelse kring styrmodell och resursfördelning på förvaltningsnivå. Enligt uppgift har nämnden varit drivande att få till ett arbetsmöte mellan politik och förvaltning för att skapa en tydligare bild på området. Bedömning Revisionsfråga 4: Är fördelningen av ansvar och befogenheter i nämndernas verksamhet tydlig? Barn-, utbildnings- och kulturnämnden samt social- och arbetsmarknadsnämnden - Ja. Vår bedömning baseras på att det finns ett uttalat ansvar för kommunens utveckling och ekonomistyrning kopplat till planering, uppföljning och rapportering av kommunens ekonomi och verksamhet. Detta ansvar åligger kommunstyrelsen men ska ske med stöd av kommunens nämnder. Det finns angivet i reglementen att nämnderna ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med fastställda mål och riktlinjer samt fastställda budgetramar. Vidare finns det bestämmelser hur nämndernas uppföljning av ekonomi och verksamhet ska ske till nämnd , kommunstyrelse och fullmäktige. Granskningen visar även på att det finns ett tydligt ekonomiskt ansvar ålagt chefer inom förvaltningarna att svara för att verksamheten bedrivs inom tilldelade budgetramar och att tillse att 25 Revisionsrapport åtgärder vidtas vid budgetavvikelser. Detta innefattar även hur rapportering av åtgärder ska ske till överordnad chef och vad åtgärdsplanen ska innehålla. I granskningen har det dock framkommit att det föreligger en frustration rörande barn-, utbildnings- och kulturnämndens befogenheter att kunna vidta åtgärder för en ekonomi i balans. Vi vill i sammanhanget påtala vikten av att nämnden som första steg fattar beslut om åtgärder. Om dessa beslut omfattar ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen behöver nämnden även besluta att överlämna ärendet till kommunstyrelsen för vidare beredning till kommunfullmäktige. Kunskap om ekonomiskt läge Revisionsfråga 5: Säkerställer nämnderna en löpande kunskap om ekonomiskt läge? Iakttagelser Enligt kommunens styrmodell ska nämnderna följa upp sin ekonomi fyra gånger per år i nämndrapporter samt i samband med årsbokslut. Av ekonomihandboken har chefer ett ekonomiskt ansvar som innebär att löpande följa upp enhetens ekonomi och vidta åtgärder i syfte att hålla budget, vilket finns beskrivet närmare under revisionsfråga 4. Flera av de intervjuade påtalar att det ska finnas en uppföljningskedja från enhetscheferna ute i verksamheterna hela vägen upp till kommunstyrelsen. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Vår genomgång av barn-, utbildnings- och kulturnämndens sammanträdesprotokoll från januari till december för år 2025 finns sammanställt i bilaga 2. Protokollsgenomgången visar att nämnden har tagit del av fyra nämndrapporter under 2025 samt ett årsbokslut. Vidare har nämnden varje månad under år 2025 tilldelats en månadsrapport från förvaltningen avseende uppföljning av både verksamhet och ekonomi. Dessa månadsrapporter är nämndinterna och är utöver de obligatoriska nämndrapporter som rapporteras fyra gånger per år till nämnd och till kommunstyrelsen. Av intervjusvar framgår att förvaltningen löpande har hållt nämnden uppdaterad kring det ekonomiska läget. Förvaltningen har anordnat workshops med nämnden där nämndföreträdare själva fick testa att bemanna skolor med tilldelad budget. Nämnden kunde inte heller få ihop bemanningen mot budget, och fick där av en tydlig bild av problematiken i förvaltningen med att uppnå en budget i balans. Enligt uppgift sker även ekonomisk uppföljning med rektorerna utan upprättande av rapporteringsunderlag till nämnden. Enligt uppgifter från intervju har barn-, utbildnings- och kulturnämnden påbörjats ett arbete med att ta fram en ny rutin över budgetarbetet inför år 2026, som på detaljnivå ska förtydliga för cheferna vilka indikationer som ska följas upp och hur. Det har därför identifierat förbättringspotential i att vidareutbilda cheferna inom dessa områden. 26 Revisionsrapport Social- och arbetsmarknadsnämnden Vår genomgång av social- och arbetsmarknadsnämndens sammanträdesprotokoll för perioden januari till december år 2025 finns sammanställt i bilaga 3. Protokollsgenomgången visar även att nämnden har tagit del av fyra nämndrapporter under 2025 samt ett årsbokslut. Av protokollsgenomgången framgår vidare att nämnden tilldelas regelbunden information avseende ekonomi och aktuella ärenden i förvaltningen i form av inledande informationer och diskussioner på samtliga nämndsammanträden. Informationen presenteras i huvudsak av förvaltningschef samt ekonomi- och kvalitetsstrateg, deltagande av avdelningschefer från förvaltningen förekommer även vid vissa tillfällen. Det förs diskussioner avseende ekonomi där bland annat förslag på “skarpa beslut” för en budget i balans och åtgärdsplan har diskuterats. Denna information är utöver de obligatoriska nämndrapporter som rapporteras fyra gånger per år till nämnd och till kommunstyrelsen. Vid intervjuer med verksamhetsföreträdare framgår att förvaltningen löpande tilldelar nämnden med information om det ekonomiska läget, både skriftligt och muntligt. Något som nämnden upplever saknas är en tidsplan för åtgärderna samt uppföljande information gällande effekten av genomförda åtgärder. Enligt uppgift tilldelas nämnden i viss mån information om åtgärdernas effekter kopplat till standardiserade nyckeltal gällande till exempel personal och volym av hanterade ärenden från verksamheterna. De intervjuade ger uttryck för att uppföljning och rapportering kan förbättras. Nämnden önskar att få mer tydlig information av förvaltningen genom att titta på fler nyckeltal, vilket är något som nämnden arbetat med att införa för verksamhetsåret 2026. Bedömning Revisionsfråga 5: Säkerställer nämnderna en löpande kunskap om ekonomiskt läge? Barn-, utbildnings- och kulturnämnden och social- och arbetsmarknadsnämnden – Ja. Vi grundar vår bedömning på protokollsgenomgång samt efterföljande intervjuer med nämndens politiska ledning samt förvaltning. Som redogjorts för både under denna och tidigare revisionsfrågor ska ekonomisk uppföljning ske fem gånger per år enligt kommunens styrmodell. Den ekonomiska uppföljningen ska även innehålla en helårsprognos. Protokollsgranskningen visar att de två aktuella nämnderna har tagit del av ekonomisk uppföljning i enlighet med fastställda principer. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden specifikt Vi konstaterar att förvaltningen har en fungerande och tydlig rapporteringsstruktur avseende ekonomisk uppföljning med såväl nämndrapporter och månadsrapporter. Förvaltningschefen deltar ofta på nämndsammanträden för att tilldela information samt svara på frågor. Det framgår däremot även att 27 Revisionsrapport förståelsen från cheferna om vad som ska följas upp och när inte alltid är helt tydlig, vilket skapat behov av att upprätta en ny mer detaljerad rutin för budgetarbetet. Social- och arbetsmarknadsnämnden specifikt Vi konstaterar att nämnden har en tydlig rapporteringsstruktur avseende löpande kunskap om ekonomiskt läge. Förvaltningschef deltar ofta på nämndsammanträden för att presentera samt diskutera förvaltningens ekonomi. Det framgår även att rapporteringens innehåll inte är helt optimal och att utvecklingspotential finns i att utöka den ekonomiska uppföljningen med fler relevanta nyckeltal som kan återge en mer detaljerad bild av det rådande ekonomiska läget. Åtgärder för en ekonomi i balans Revisionsfråga 6: Vidtar nämnderna åtgärder för att åstadkomma en ekonomi i balans? Iakttagelser Enligt den kommunövergripande styrmodellen ska en åtgärdsplan upprättas i samband med avvikelser. Det framgår att åtgärdsplaner upprättas där förslag på olika effektiviseringsåtgärder presenteras. Vid beslutade åtgärder följs dessa upp regelbundet i rapporter och muntliga genomgångar med presidiet. Enligt kommunens årsredovisning år 202416 ska det upprättas en utförlig åtgärdsplan under år 2025 i syfte att uppnå en ekonomi i balans. Vidare framgår att kommunen har vidtagit omedelbara åtgärder om restriktivitet i både anställningar av vikarier och inköp av produkter och tjänster samt att det under år 2025 ska upprättas en utförlig åtgärdsplan till följd av återkommande underskott. Av kommunens delårsrapport år 202517 framgår att barn-, utbildnings- och kulturnämnden prognostiserar ett underskott om -5,4 mnkr, vilket främst är hänförligt till förskolor och grundskolor på grund av lägre barn- och elevantal samt anpassad grundskola på grund av ökade kostnader för köpta platser. Social- och arbetsmarknadsnämnden prognostiserar ett underskott om -12,6 mnkr, vilket främst är hänförligt till ekonomiskt bistånd och externa placeringar. I kommunens delårsrapport en återfinns en åtgärdsplan som inkluderar åtgärder för samtliga nämnder som prognostiserar att gå med underskott och inte nå en budget i balans. Denna åtgärdsplan framgår av tabell 3 på nästa sida. 16 Godkänd av kommunfullmäktige § 29 2025-04-28 17 Beslutad av kommunfullmäktige § 67 2025-11-03 28 Revisionsrapport Tabell 3. Kommunövergripande åtgärdsplan. Hämtad ur kommunens delårsrapport år 2025. Tabell 3 visar beslutade åtgärder och dess bedömda effekt på ekonomin under år 2025 per nämnd samt bedömd effekt år 2026 för barn-, utbildnings- och kulturnämnden. Den beräknade effekten för barn-, utbildnings- och kulturnämnden uppgår till 1,9 mnkr för 2025 och 16,5 mnkr för 2026. Den prognostiserade effekten för 2025 för social- och arbetsmarknadsnämnden beräknas att uppgå till 10,0 mnkr. Barn-, utbildnings- och kulturnämndens åtgärder enligt åtgärdsplanen omfattas av personalomställning, nedläggning av Sjögården, lokalomställning samt förändringar inom skolskjuts, varav personalomställning med ca 17 årsarbetare beräknas ge en effekt om 0,6 mnkr under år 2025 och 10,9 mnkr under år 2026. Social- och arbetsmarknadsnämndens åtgärder enligt åtgärdsplanen omfattas av ej tillsättande av vakanta tjänster, restriktioner gällande rekryteringar samt minskning av kostnader för bland annat konsulter. I åtgärdsplanen finns även angivet att nämnden kommer att erhålla ett statsbidrag till ett prognostiserat belopp om 6,1 mnkr vilket utgör den största delen av den prognostiserade effekten för 2025. Barn, utbildnings- och kulturnämnden Av intervjusvar framgår att förvaltningen tagit fram åtgärdsprogram med förslag på åtgärder för att möta avvikelser som uppstått. Enligt uppgift har ekonomiska utmaningar funnits en längre tid avseende att kunna möta skolkraven inom skolväsendet samt stora demografiska förändringar som har skapat behov av omstrukturering och en ny skolstruktur. Det framgår att åtgärder ofta skjuts upp eller pausas på grund av utdragna politiska processer där åtgärdsförslag som skickats upp för beslut till kommunstyrelsen har återremitterats till nämnden. Vidare påtalar de intervjuade att en anpassad skola i kommunen har haft besök av Skolinspektionen som påpekat flera brister, bland annat kravet om likvärdig skolgång inom kommunen. Till följd av dessa brister tillsatte kommunstyrelsen en skolberedning i syfte att utreda 29 Revisionsrapport utmaningarna inom skolväsendet. Det framgår däremot även att det inte fattats något beslut till följd av beredningen. Av intervjusvar framkommer även att förvaltningens åtgärdsförslag ofta krockar med politikens önskemål. Skolstrukturutredning återrapporterades till kommunfullmäktige i september 2025. Av fullmäktiges protokoll 2025-09-15 § 61 framgår att fullmäktige överlämnar rapporten till förvaltning för vidare skyndsam beredning där ansvarig nämnd ska yttra sig i ärendet. Vår genomgång av barn-, utbildnings- och kulturnämndens sammanträdesprotokoll för perioden januari till december 2025 finns sammanställt i bilaga 2. Nedan återfinns en redovisning hur nämnden har arbetat med åtgärder för en ekonomi i balans under år 2025. I nämndsammanträdesprotokollet 2025-06-12 § 37 framgår att effekten av listade åtgärder i nämndrapporten inte är tillräcklig för att nå en budget i balans. En bredare personalomställning i den befintliga strukturen bedöms ej vara möjlig utan att påverka kvalitet, trygghet, måluppfyllelse samt förutsättningarna att kunna bedriva verksamhet. Till följd av detta har en barnkonsekvensanalys med inriktning på skolstrukturen utförts av förvaltningen och presenterats för nämnden under nämndsammanträdet §37 2025-06-12. Av delårsrapporten år 2025 presenteras åtgärdsplanen från tabell 3 som inkluderar 4 st åtgärder och förväntas ge en total besparingseffekt om cirka 1,9 mnkr år 2025. Under nämndsammanträdet 2025-11-13 § 67 beslutar barn-, utbildnings- och kulturnämnden om att anta ett yttrande och barnkonsekvensanalys av den skolstrukturutredning som presenterades för kommunfullmäktige i september 2025. Nämnden beslutar om att överlämna yttrandet till kommunstyrelsen för vidare beredning. Nämnden föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta om ett inriktningsbeslut enligt handlingsalternativ 3 i skolstrukturutredningen innebärande att en skola stängs, för implementering höstterminen 2026. Beslutsunderlagen ska då inkludera en investeringsplan med analys över kostnader och eventuella hyreshöjningar för nämndens verksamhetslokaler. För att nämnden ska kunna vidta åtgärder mer effektivt önskas det en mer effektiv beslutsprocess inom politiken avseende dessa åtgärdsförslag. Flera av de intervjuade ger uttryck för att effekterna av utförda åtgärder kommer långt senare än tidsplanen för utförandet, vilket har skapat behov för mer långsiktig uppföljning av åtgärdernas effekter. Inför år 2025 beslutade kommunfullmäktige om en tilläggsbudget på 5 mnkr till förskola avseende socioekonomiska faktorer och befolkningssammansättningen. Av nämndens protokoll från 2025-02-13 § 10 framgår att nämnden även gjort en begäran om tilläggsbudget om 400 tkr avseende arbete med SSPF, som står för socialtjänst, skola, polis och fritid i samverkan, på uppdrag av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen beslutade under sammanträdet 2025- 09-01 § 88 om att tilldela barn-, utbildnings- och kulturnämnden hela summan. 30 Revisionsrapport I strategisk plan 2024-2027 med budget för 2026 har barn-, utbildnings- och kulturnämnden fått en ramsänkning för 2026 om 5 mnkr. Vår protokollsgranskning för januari – december 2025 visar att nämnden under 2025 inte har beslutat om något budgetäskande för 2026 trots nämndens ekonomiska utmaningar och ramsänkningen för 2026. Av nämndrapport 4 per oktober 202518 för barn-, utbildnings- och kulturnämnden framgår att helårsprognosen 2025 beräknas uppgå till en positiv avvikelse om ca 1 mnkr, vilket är en förbättring om 6,3 mkr mot prognosen i delårsrapporten som uppgick till -5,4 mnkr. Den främsta förklaringen till det prognostiserade överskottet är främst på centrala volymreserver för förskola och grundskola, som justeras om barn- och elevantalet ökar/minskar. Volymreserverna har ökat under året på grund av att enheter i egen regi haft lägre barn- och elevantal, då får enheterna mindre pengar och volymreserverna på övergripande nivå ökar. Intäkter från sålda platser (elever folkbokförda i andra kommuner som går i skola i Flens kommun) och bidrag från Migrationsverket som ej budgeterats för, bidrar också till ett överskott på övergripande nivå. På övergripande enheter finns även vakanta tjänster och personalfrånvaro som inte ersatts fullt ut inom flera verksamhetsområden. I nämndrapporten återfinns en redovisning av nämndens mål om en ekonomi i balans som bedöms uppnås. Trots att den totala avvikelsen för nämnden visar på ett överskott, är avvikelsen för Flens kommunala förskolor och skolor fortsatt negativ. Av nämndens verksamhetsberättelse för år 2025 framgår att barn-, utbildnings- och kulturnämnden redovisar ett underskott om 1,6 mnkr för helåret 2025. Social- och arbetsmarknadsnämnden I ett yrkande från social- och arbetsmarknadsnämndens sammanträde 2024-12-04 § 48 framgår beslut om att förvaltningen, till det första nämndsammanträdet år 2025, ska presentera en åtgärdsplan för en budget i balans för 2025. Förvaltningen föreslår att en workshop tillsammans med nämnden görs på sammanträdet i mars för att hinna få ta del av resultatet år 2024 att utgå ifrån inför planeringen av åtgärder år 2025. Utifrån budget 2025 i jämförelse med resultat 2024 förväntas nämnden få en tydligare bild över det ekonomiska läget för året. En gemensam workshop anses vara ett bra alternativ för att tillsammans kunna hitta kostnadseffektiva- och hållbara åtgärder för att uppnå en budget i balans. Inför workshopen ska förvaltningen enligt beslutet ta fram olika scenarier med åtgärder samt dess effekter och potentiella konsekvenser de förväntas ge på ekonomi, kvalitet och arbetsmiljö. Därefter ska förvaltningen vidta nödvändiga åtgärder för att få en budget i balans 2025. 18 Lagd till handlingar vid nämndsammanträdet 2025-11-13 § 70 31 Revisionsrapport Vår genomgång av social- och arbetsmarknadsnämndens sammanträdesprotokoll från januari till december 2025 finns sammanställt i bilaga 3. Nedan återfinns en redovisning hur nämnden har arbetat med åtgärder för en ekonomi i balans under år 2025. Under nämndsammanträdet 2025-04-23 § 26 antar nämnden förvaltningens åtgärdsplan som, utöver tidigare generella effektiviseringar, ställer krav på riktade effektiviseringar om 400 tkr som ingår i åtgärdsplanen. Av nämndsammanträdesprotokollet 2025-10-22 §48 framgår att social- och arbetsmarknadsnämnden, i de ekonomiska uppföljningarna under år 2025, visat negativa prognoser för utfallet gentemot erhållen ram. I nämndrapporterna har planerade åtgärder visat viss effekt i bland annat utfallet för utbetalt ekonomiskt bistånd, som minskat med 18% från delårsuppföljningen 2024 till delårsuppföljningen 2025. Minskningen anges vara till följd av ett utvecklingsarbete av heltidsaktivitet för den som söker ekonomiskt bistånd där samarbeten med företag har skapat ett flertal erbjudanden av praktikplatser samt tidsbegränsade anställningar. Detta har gjort att arbetslösheten och behovet av ekonomiskt bistånd har minskat i kommunen. Då åtgärderna inte har gett tillräcklig effekt för att klara ett nollresultat mot erhållen ram 2025 har nämnden gett förvaltningen i uppdrag att ta fram ytterligare åtgärder för att nå en budget i balans som även ska ge effekt under år 2026 samt ge skarpa förslag till beslut om så är nödvändigt. Åtgärdsplan för en budget i balans år 2026 antas av nämnden under denna beslutspunkt. Vid intervjuer med verksamhetsföreträdare för nämnden framkommer att nämnden har arbetat med åtgärder kopplat till ekonomiskt bistånd de senaste åren och enligt uppgift har kostnaderna minskats väsentligt. Ett utvecklingsområde som framgår av intervjusvar är en tydligare struktur avseende åtgärdernas tidsplaner och uppföljning av åtgärdernas effekt, både på kort och lång sikt. Av nämndrapport 4 per oktober 202519 för social- och arbetsmarknadsnämnden framgår att helårsprognosen 2025 beräknas uppgå till en negativ avvikelse om 11,5 mnkr, vilket är en förbättring om 1,1 mnkr mot prognosen i delårsrapporten som uppgick till 12,6 mnkr. Den främsta förklaringen till det prognostiserade underskottet är ekonomiskt bistånd. I nämndrapporten återfinns en redovisning av nämndens mål om en ekonomi i balans som inte bedöms uppnås. Det görs gällande att insatser för att nå måluppfyllelsen sker men dessa insatser räcker inte för att få en ekonomi i balans under 2025. En åtgärdsplan anges vara framtagen och huvudåtgärden är att inte tillsätta de vakanser som har uppstått inför 2026, motsvarande 16 årsarbetare jämfört med nämndens budget 2025. Av nämndens verksamhetsberättelse för år 2025 framgår att social- och arbetsmarknadsnämnden redovisar ett underskott om 8 mnkr för helåret 2025. 19 Lagd till handlingar vid nämndsammanträdet 2025-12-03 §56 32 Revisionsrapport Iakttagelser vid intervjuer med kommunstyrelsen Av intervjusvar framkommer att nämndernas åtgärdsförslag i vissa fall kräver en mer fördjupad analys som kan backa upp och ge god grund för att besluta om åtgärdsförslagen. Detta leder till att åtgärdsförslag, exempelvis skolstrukturutredningen, återremitteras till nämnderna för komplettering med djupare analyser och slutsatser. Det framgår att politiska beslut och bristande uppföljning i vissa fall kan försvåra genomförandet av förvaltningarnas åtgärder. De intervjuade påtalar att det i vissa fall kan behövas ett mer aktivt engagemang samt tätare och mer detaljerad uppföljning i syfte att kunna åtgärda avvikelser mer effektivt. Bedömning Revisionsfråga 6: Vidtar nämnderna åtgärder för att åstadkomma en ekonomi i balans? Barn-, utbildnings- och kulturnämnden – Ja. Det har i vår granskning framkommit att det finns en framtagen åtgärdsplan inom barn-, utbildnings- och kulturnämndens verksamhetsområde som presenteras i kommunens delårsrapport per augusti 2025. Åtgärderna väntas framför allt ge effekt under år 2026 även om viss effekt kan utskönjas redan under år 2025. Den åtgärd som beräknas ge störst effekt utgörs av personalomställning. I nämndens protokoll från maj 2025 påtalar nämnden samtidigt att en personalomställning i den befintliga strukturen påverkar förutsättningar att bedriva verksamhet med god kvalitet och måluppfyllelse. Utdragna politiska processer anges som en utmaning för nämnden att kunna vidta åtgärder avseende skolstrukturen. Då ett genomförandebeslut om att förändra skolstrukturen förväntas fattas under våren 2026 finns det en plan om att få ordning på grundskolans återkommande underskott. Utifrån barn-, utbildnings- och kulturnämndens redovisade resultat för år 2025, som uppgår till ett underskott om 1,6 mnkr, gör vi bedömningen att vidtagna åtgärder har gett en positiv effekt men att nämnden fortsatt redovisar ett visst underskott. Bedömningen baseras på en jämförelse mot det underskott som redovisades för år 2024 om 14,9 mnkr. Även nämndens tilldelade ramökning om 26,8 mnkr för år 2025 bedömer vi ha bidragit till nämndens överskott. Av granskningen har framkommit att nämndens ekonomiska utmaningar främst är hänförliga till skolkrav och demografiska förändringar vars kostnader är svåra att påverka utan ett tydligt politiskt beslut kring en ny skolstruktur. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden ansvarar enligt kommunallagen 6 kap 6 § för att nämndens verksamhet bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt. Utifrån detta ansvar och nämndens ekonomiska utmaningar är det väsentligt att nämnden fortsätter sitt åtgärdsarbete för att tillse att verksamheten kan bedrivas inom den av fullmäktige tilldelade budgetramen. Vi konstaterar att nämndens driftbudgetram för år 2026 innebär en ramsänkning om 5 mnkr, vilket kommer att vara en utmaning för nämnden under det kommande året om verksamhetens nettokostnader fortsätter att vara i 33 Revisionsrapport paritet med år 2025. Vi bedömer att nämnden behöver fortsätta sitt åtgärdsarbete under kommande år för att skapa en långsiktig struktur för en ekonomi i balans. I nämndens åtgärdsarbete ingår att löpande följa upp att vidtagna åtgärder har gett förväntad effekt, och vid behov besluta om ytterligare åtgärder för att skapa en långsiktig struktur för en ekonomi i balans. Social- och arbetsmarknadsnämnden – Delvis. Det har i vår granskning framkommit att det finns en framtagen åtgärdsplan inom social- och arbetsmarknadsnämndens verksamhetsområde som presenteras i kommunens delårsrapport per augusti 2025. Åtgärderna utgörs främst av tillkommande statsbidrag men även vakanta tjänster och prognostiseras att uppgå till 10 mnkr för 2025. Det har även framkommit att nämnden löpande arbetar med att få till åtgärder i samverkan med förvaltningen och en åtgärdsplan för budget i balans år 2026 finns beslutad. Granskningen visar att det behövs bättre planering och uppföljning av åtgärder, med tydliga tidsplaner och uppföljningsplaner, för att klargöra när åtgärder ska vara utförda och vilken effekt de haft. Utifrån social- och arbetsmarknadsnämndens redovisade resultat för år 2025, som uppgår till ett underskott om -8 mnkr, gör vi bedömningen att vidtagna åtgärder har gett positiv effekt men att nämnden fortsatt redovisar ett underskott. Bedömningen baseras på en jämförelse mot det underskott som redovisades för 2024 om 25,6 mnkr. Nämndens underskott har förbättrats jämfört med föregående år vilket vi ser som positivt. Även nämndens tilldelade ramökning om 12,9 mnkr för 2025 bedömer vi ha bidragit till nämndens minskade underskott jämfört med föregående år. Av granskningen har framkommit att nämndens återkommande underskott främst kan hänföras till ekonomiskt bistånd och externa placeringar, varav kostnaden för ekonomiskt bistånd har minskat under år 2025 jämfört med år 2024, vilket indikerar på att verksamheten har effektivserats. Social- och arbetsmarknadsnämnden ansvarar enligt kommunallagen 6 kap 6 § för att nämndens verksamhet bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt. Utifrån detta ansvar och nämndens ekonomiska utmaningar är det väsentligt att nämnden fortsätter sitt åtgärdsarbete för att tillse att verksamheten kan bedrivas inom den av fullmäktige tilldelade budgetramen. Nämndens driftbudgetram för 2026 innebär en ramökning om 5 mnkr. Vi konstaterar att denna ramökning inte är tillräcklig för att möta ett eventuellt underskott för 2026 som är i paritet med det prognostiserade underskottet för år 2025. Vi bedömer att nämnden behöver fortsätta sitt åtgärdsarbete under kommande år för att skapa en långsiktig struktur för en ekonomi i balans. I nämndens åtgärdsarbete ingår att löpande följa upp att vidtagna åtgärder har gett förväntad effekt, och vid behov besluta om ytterligare åtgärder för att skapa en långsiktig struktur för en ekonomi i balans. 34 Revisionsrapport Åtgärder utifrån kommunstyrelsens uppsiktsplikt Revisionsfråga 7: Vidtar kommunstyrelsen åtgärder utifrån sin uppsiktsplikt vid befarat ekonomiskt underskott? Iakttagelser Av reglemente för nämnder och styrelse framgår att kommunstyrelsen har ett helhetsansvar för kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen har i sin ledningsfunktion ett ansvar att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Reglementet gör även gällande att kommunstyrelsen har en uppföljningsfunktion innebärande att styrelsen ska följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning och fortlöpande i samråd med nämnderna följa upp de fastställda målen och återrapportera till fullmäktige. Vid genomgång av kommunstyrelsens sammanträdesprotokoll för perioden juni 2024 till december 2025 kan konstateras att kommunstyrelsen har delgetts ekonomisk uppföljning för såväl den egna verksamheten som för nämnderna i samband med nämndsrapporter, delårsrapporter för år 2024 respektive år 2025 och årsredovisning 2024. Under denna period har kommunstyrelsen delgetts ekonomisk uppföljning vid åtta tillfällen. Vid protokollsgenomgången noteras vidare att vid kommunstyrelsens sammanträde 2025-03-03 skedde en uppsiktsdialog med social- och arbetsmarknadsnämnden där nämndens ordförande och förvaltningschef deltog. Vid kommunstyrelsens sammanträde 2025-11-24 skedde en uppsiktsdialog med barn-, utbildnings och kulturnämnden där nämndens ordförande och förvaltningschef deltog. Vid kommunstyrelsens sammanträde 2025-11-24 § 113 har styrelsen beslutat om tilläggsbudget om 0,4 mnkr till vård- och omsorgsnämnden gällande arbetsskor. Vid samma sammanträde § 140 skedde planering av dialoger med nämnder och bolag inom ramen för kommunstyrelsens uppsiktsplikt 2026. Vid kommunstyrelsens sammanträde 2025-11-24 § 132 har styrelsen beslutat om att återremittera ärendet gällande skolstruktur ur ett kommunkoncernperspektiv. Ärendet är återremitterat till barn-, utbildnings och kulturnämnden samt till kommunstyrelsen för att: 1. Återkomma med ett kompletterat och fördjupat underlag för beslut senast hösten 2026. 2. Ta fram ett komplett beslutsunderlag som möjliggör ett politiskt ställningstagande i kommunfullmäktige under hösten 2026. 3. Planera för att en eventuell ny skolstruktur kan börja gälla från och med höstterminen 2027, inklusive tidsplan för genomförande, kommunikation och organisatoriska åtgärder. 35 Revisionsrapport Av beslutsärendet 2025-11-24 § 132 framgår att det fördjupade beslutsunderlaget ska klargöra handlingsalternativ 1 och investeringskostnader för renovering av Kyrkskolan inklusive hyreskonsekvenser. Underlaget ska även omfatta en konsekvensanalys av de föreslagna skolstrukturerna, en lokalförsörjningsanalys med kostnadsbedömningar, en implementeringsplan samt barn-, utbildnings- och kulturnämndens lokalbehovsplan. Inom ramen för granskningen har vi tagit del av kommunstyrelsens plan för intern kontroll för år 202520 (som ingår i nämndplanen) samt uppföljning av plan för intern kontroll 202421. Risker kopplat till budgetföljsamhet finns inte med varken i planen för intern kontroll för 2024 eller för 2025. Kommunrapport 4 per oktober 202522 visar att nämnderna sammantaget prognostiserar ett överskott på 0,1 mnkr. Nämnder som inte når sina mål under 2025 ska redovisa hinder och föreslå justeringar inför år 2026. Rapporten sammanfattar social- och arbetsmarknadsnämndens samt barn-, utbildnings- och kulturnämndens utmaningar och åtgärdsplaner. Vidare framgår att barn-, utbildnings- och kulturnämndens åtgärder inte bedöms tillräckliga för att nå en budget i balans på sikt. För år 2025 väntas dock en positiv budgetavvikelse tack vare centrala överskott, samtidigt som kommunens egna förskolor och skolor prognostiserar betydande underskott. Fortsatta personalneddragningar inom nuvarande struktur bedöms påverka kvalitet, trygghet och måluppfyllelse negativt. Ett beslut om ny skolstruktur kan påverka möjligheterna att nå budgetbalans. Iakttagelser vid intervjuer Flera av de intervjuade beskriver att kommunstyrelsen löpande följer nämndernas mål och ekonomi samt åtgärdsplaner. Det sker kontinuerligt genom skriftliga rapporter och muntliga dragningar vid varje sammanträde samt vid särskilda uppsiktsdialoger. Enligt uppgift från ledamöter i kommunstyrelsen ger uppsiktsdialogerna möjlighet till fördjupad dialog mellan styrelsen och nämnderna, men intresset att skicka in frågor inför dialogerna anges vara lågt. Vid behov kan kommunstyrelsen begära extra information exempelvis vid ekonomiska utmaningar. Enligt uppgift från kommunstyrelseförvaltningen ger däremot inte kommunstyrelsen några uppdrag till nämnd utan det åligger kommunfullmäktige att göra. Kopplat till kommunstyrelsens beslut om återremittering av ärendet rörande den skolstruktur som har genomförts anger de intervjuade inom kommunstyrelsen att den skolstrukturberedning som gjorts redogör för läget och tre framtagna alternativ. Däremot framgår det inte tydligt vilka konsekvenser det får att lägga ner skolor, vilket behöver beaktas innan beslut kan fattas. 20 Antagen av kommunstyrelsen 2024-11-25 § 150 21 Beslutad av kommunstyrelsen 2025-04-07 § 38 22 Beslutad av kommunstyrelsen 2025-11-14 § 142 36 Revisionsrapport De intervjuade från kommunstyrelsen påtalar även vikten av att nämnderna inte bara ser över personalneddragningar, utan även omprövar icke lagstadgad verksamhet. Önskvärt är en mer samordnad ekonomistyrning mellan nämnder för att optimera kommunens resurser. Vid intervju lyfts även utmaningar bland annat brist på resurser och ledarskap vilket har påverkat organisationens förmåga att hålla ihop styrningen. Handlingsutrymmet att jobba fram adekvata åtgärder anges ha minskat när det finns återställningskrav på verksamheterna. Enligt uppgifter beslutar kommunstyrelsen i många fall att sätta upp effektiviseringskrav istället för att tilldela en utökad budget. Av intervjusvar från verksamhetsföreträdare på politisk nivå inom barn-, utbildnings- och kulturnämnden anges att kommunstyrelsens uppföljning har blivit bättre men några av de intervjuade ger dock uttryck för avsaknad av tydliga anvisningar och stöd i genomförande av åtgärder. De uppsiktsdialoger som sker beskrivs främst bestå av avstämningar och inte vara av styrande karaktär. Flera av de intervjuade både inom barn-, utbildnings- och kulturnämnden och social- och arbetsmarknadsnämnden anger att det är sällan förekommande att kommunstyrelsen lämnar konkreta direktiv till nämnderna för att få en ekonomi i balans. Bedömning Revisionsfråga 7: Vidtar kommunstyrelsen åtgärder utifrån sin uppsiktsplikt vid befarat ekonomiskt underskott? Delvis. Kommunstyrelsen har en uppsiktsplikt enligt fullmäktiges reglemente. Utifrån genomförd protokollsgenomgång samt intervjuer konstaterar vi att det finns en systematik i kommunstyrelsens arbete med uppsikt och styrelsen följer barn-, utbildnings- och kulturnämndens samt social- och arbetsmarknadsnämndens ekonomiska resultat i enlighet kommunens styrmodell. Genom kommunrapporter och delårsrapporter har kommunstyrelsen bekräftat att det sker en löpande uppföljning av de olika nämndernas ekonomiska ställning, vilket även inkluderar en redovisning av åtgärdsplaner från nämnderna för att motverka underskott. I granskningen har framkommit att kommunstyrelsen har beslutat om återremittering av skolstrukturutredningen för att komplettering av fördjupad underlag, vilket innebär att ett beslut om strukturförändring inom barn-, utbildnings- och kulturnämndens verksamhetsområde tidigast kan ske hösten 2026. Vi bedömer att detta beslut behöver prioriteras för att skapa bättre förutsättningar för barn-, utbildnings- och kulturnämnden att bedriva verksamheten inom tilldelad budgetram. Kommunstyrelsen behöver bedriva en mer aktiv uppsikt kopplat till de nämnder som prognostiserar underskott genom att vidta ytterligare åtgärder genom att göra påpekanden och ge anvisningar till nämnderna. 37 Revisionsrapport Granskningen visar att kommunstyrelsen i fastställd strategisk plan för 2026-2028 har tilldelat barn-, utbildnings- och kulturnämnden en ramsänkning om 5 mnkr och social- och arbetsmarknadsnämnden en ramökning om 5 mnkr inför budgetår 2026. Sammanfattningsvis bedömer vi att kommunstyrelsen vidtar åtgärder enligt sin uppsiktsplikt vid ekonomiska avvikelser. Men utifrån barn-, utbildnings- och kulturnämndens långsiktiga ekonomiska utmaningar samt social- och arbetsmarknadsnämndens ekonomiska utmaningar och prognostiserade underskott för helåret 2025 krävs det dock ytterligare åtgärder för att säkerställa en långsiktig balans i kommunens samlade ekonomi. 38 Revisionsrapport Samlad bedömning PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Flens kommun genomfört en granskning av ekonomistyrning inom kommunstyrelsens, barn-, utbildnings- och kulturnämndens och social- och arbetsmarknadsnämndens ansvarsområde. Granskningens syfte är att bedöma om kommunstyrelsen har säkerställt en ändamålsenlig mål- och budgetprocess på kommunövergripande nivå samt om barn-, utbildnings- och kulturnämnden och social- och arbetsmarknadsnämnden har säkerställt en ändamålsenlig ekonomistyrning för den verksamhet den ansvarar för. Granskningen syftar även till att bedöma om den interna kontrollen inom granskningsområdena är tillräcklig. Utifrån genomförd granskning är vår samlade bedömning att kommunstyrelsen i allt väsentligt har säkerställt en ändamålsenlig mål- och budgetprocess på kommunövergripande nivå. Vidare är den sammanfattande bedömningen att kommunstyrelsen inte helt har säkerställt en tillräcklig intern kontroll inom mål- och budgetprocessen. Vår samlade bedömning är att barn-, utbildnings- och kulturnämnden inte helt har säkerställt en ändamålsenlig ekonomistyrning för den verksamhet den ansvarar för. Vidare är den sammanfattande bedömningen att barn-, utbildnings- och kulturnämnden inte helt har säkerställt en tillräcklig intern kontroll i ekonomistyrningen inom barn-, utbildnings- och kulturnämndens verksamhetsområde. Vår samlade bedömning är att social- och arbetsmarknadsnämnden inte helt har säkerställt en ändamålsenlig ekonomistyrning för den verksamhet den ansvarar för. Vidare är den sammanfattande bedömningen att social- och arbetsmarknadsnämnden inte helt har säkerställt en tillräcklig intern kontroll i ekonomistyrningen inom social- och arbetsmarknadsnämndens verksamhetsområde. Vår samlade bedömning baseras på uppställda revisionsfrågor i rapporten. Rekommendationer Med utgångspunkt från de iakttagelser och bedömningar som har framkommit i granskningen lämnar vi följande rekommendationer till kommunstyrelsen: • Komplettera och förtydliga dokumentationen av resursfördelningsmodellen så att det tydligt framgår hur budgetfördelning sker för de verksamheter vars tekniska ramar inte baseras på prislappar. • Noggrant följa barn-, utbildnings- och kulturnämndens respektive social- och arbetsmarknadsnämndens åtgärdsarbete för att vid behov aktivt utöva uppsikten genom att vidta ytterligare åtgärder. Om en nämnd går med underskott har kommunstyrelsen inom ramen för sin 39 Revisionsrapport uppsikt ett ansvar att säkerställa att åtgärder vidtas. I uppsikten ingår därav att göra påpekanden och ge anvisningar till nämnderna samt uppmärksamma fullmäktige på och ge förslag till åtgärder vid behov. • Tillse att ärendet kring strukturförändring inom barn-, utbildnings- och kulturnämndens verksamhetsområde hanteras så skyndsamt som möjligt. Ärendet behöver därefter aktualiseras till kommunfullmäktige i enlighet med kommunallagen 5 kap § 3 avseende ärenden av principiell beskaffenhet. • Om barn-, utbildnings- och kulturnämnden respektive social- och arbetsmarknadsnämnden fortsätter redovisa underskott kommande verksamhetsår, behöver kommunstyrelsen utreda och besluta om strukturella förändringar inte bara inom dessa nämnder, utan även inom andra nämnders verksamheter för att nå en ekonomi i balans. Som en del i detta behöver styrelsen även aktualisera till kommunfullmäktige att nämnderna inte kan bedriva sin verksamhet inom den tilldelade budgetramen. Med utgångspunkt från de iakttagelser och bedömningar som har framkommit i granskningen lämnar vi följande rekommendationer till barn-, utbildnings- och kulturnämnden: • Tillse att resursfördelning samt fördelningsprinciper och beräkningar för verksamheter som inte omfattas av volymbaserad ersättning, utan sker med utgångspunkt från föregående års budget, även tar hänsyn till verksamhetens mål samt demografiska och strukturella behov för att få en god ekonomisk styrning. • Fortsätta det åtgärdsarbete som har påbörjats under år 2025 för att säkerställa att verksamheten bedrivs inom den av fullmäktige tilldelade budgetramen och därmed följsamhet till kommunallagens bestämmelser. Åtgärdsarbetet behöver innefatta arbete på såväl förvaltningsnivå som på politisk nivå. Som en del i detta ingår att löpande följa upp vidtagna åtgärder för att säkerställa att åtgärderna har gett förväntad effekt, och vid behov besluta om ytterligare åtgärder för att skapa en långsiktig struktur för en ekonomi i balans. • Se över behov av att besluta om budgetäskande för år 2026 utifrån nämndens ekonomiska utmaningar och ramsänkningen för år 2026. Detta kan vara av särskild vikt i väntan på kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges genomförandebeslut om strukturförändring inom nämndens verksamhetsområde. Med utgångspunkt från de iakttagelser och bedömningar som har framkommit i granskningen lämnar vi följande rekommendationer till social- och arbetsmarknadsnämnden: 40 Revisionsrapport • Fastställa en resursfördelningsmodell som ska tillämpas vid fördelning av nämndens tilldelade budgetram på olika verksamhetsområden. Detta i syfte att göra resursfördelning och fördelningsprinciper transparenta och säkerställa att principerna tar hänsyn till verksamhetens mål samt demografiska och strukturella behov för att få en god ekonomisk styrning. Som ett led i detta arbete behöver även rutin införas där resursfördelningsmodell och fördelningsprinciper inför varje budgetår utvärderas och uppdateras vid förändringar i behov och politiska mål. • Fortsätta det åtgärdsarbete som har påbörjats under år 2025 för att säkerställa att verksamheten bedrivs inom den av fullmäktige tilldelade budgetramen och därmed följsamhet till kommunallagens bestämmelser. Åtgärdsarbetet behöver innefatta arbete på såväl förvaltningsnivå som på politisk nivå. Som en del i detta ingår att löpande följa upp vidtagna åtgärder för att säkerställa att åtgärderna har gett förväntad effekt, och vid behov besluta om ytterligare åtgärder för att skapa en långsiktig struktur för en ekonomi i balans. • Skapa beredskap för att hantera förändringar avseende erhållna riktade statsbidrag, vilket kan påverka nämndens totala finansiering av verksamheten. Minskade eller ej erhållna statsbidrag kan i sin tur innebära att ytterligare åtgärder behöver vidtas för att nå en ekonomi i balans. 41 Revisionsrapport Sammanfattande bedömningar utifrån revisionsfrågor Revisionsfråga Bedömning 1. Finns det tydliga regler och Ja riktlinjer för den Styrmodellen tillsammans med kommunövergripande mål- riktlinjer för god ekonomisk hushållning bidrar till att skapa och budgetprocessen? struktur och tydlighet från kommunfullmäktiges fastställda vision och strategiska områden till mål och nämndplaner. 2. Finns det regler och Ja riktlinjer för nämndernas Nämndernas ekonomistyrning har sin grund i fullmäktiges ekonomistyrning? styrmodell som bland annat tydlliggör nämndernas ansvar för att bedriva verksamheten inom givna ekonomiska ramar och i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige beslutat om. Ytterligare centralt styrdokument för nämnderna utgörs av respektive nämnds nämndplan med budget 2025. 3. Finns ändamålsenliga fördelningsprinciper? (kommunövergripande och inom respektive nämnd) Kommunstyrelsen Ja Resursfördelningsmodellen finns på övergripande nivå dokumenterad i kommunfullmäktiges fastställda riktlinjer och den strategiska planen. Den kommunövergripande resursfördelningsmodellen tar inte har hänsyn till bemanningsbehov eller andra förutsättningar utan utgångspunkten för fördelningen är standardkostnader och antal invånare i olika åldersgrupper. Barn, utbildnings-, och Delvis kulturnämnden Resursfördelningen är volymbaserad och beräknas utifrån ett pengsystem med barn- och elevpeng samt ersättnings- och tilläggsbelopp. För nämndens övriga verksamheter sker resursfördelning utifrån föregående års budget med uppräkning. Social- och Nej arbetsmarknads- Utöver den kommunövergripande resursfördelningen finns nämnden inte någon fastställd resursfördelningsmodell eller dokumenterade fördelningsprinciper på nämndnivå. Resursfördelningen baseras främst på föregående års budget. 4. Är fördelningen av ansvar Ja och befogenheter i Det finns angivet i reglementen att nämnderna ansvarar för nämndernas verksamhet att verksamheten bedrivs i enlighet med fastställda mål och tydlig? riktlinjer samt fastställda budgetramar. Vidare finns det bestämmelser hur nämndernas uppföljning av ekonomi och verksamhet ska ske till nämnd. 42 Revisionsrapport 5. Säkerställer nämnderna en Ja löpande kunskap om Vi konstaterar att nämnderna har en fungerande och tydlig ekonomiskt läge? rapporteringsstruktur avseende ekonomisk uppföljning med såväl nämndrapporter och månadsrapporter. Förvaltningschefen deltar ofta på nämndsammanträden för att tilldela information samt svara på frågor. 6. Vidtar nämnderna åtgärder för att åstadkomma en ekonomi i balans? Barn, utbildnings-, och Delvis kulturnämnden Det finns en framtagen åtgärdsplan inom barn-, utbildnings- och kulturnämndens verksamhetsområde som presenteras i kommunens delårsrapport per augusti 2025. Åtgärderna utögrs främst av personalomställning och lokalomställning och väntas framför allt ge effekt under år 2026. Nämnden redovisade resultat för år 2025 uppgår till ett underskott om 1,6 mnkr. Vidtagna åtgärder har gett en positiv effekt men nämnden redovisar fortsatt ett visst underskott. Social- och Delvis arbetsmarknads- Det finns en framtagen åtgärdsplan inom social- och nämnden arbetsmarknadsnämndens verksamhetsområde som presenteras i kommunens delårsrapport per augusti 2025. Åtgärderna utgörs främst av tillkommande statsbidrag men även vakanta tjänster och prognostiseras att uppgå till 10 mnkr för 2025. Nämnden redovisade resultat för år 2025 uppgår till ett underskott om 8 mnkr. Vidtagna åtgärder har gett en positiv effekt men nämnden redovisar fortsatt ett underskott. 7. Vidtar kommunstyrelsen Delvis åtgärder utifrån sin Genom kommunrapporter och delårsrapporter har uppsiktsplikt vid befarat kommunstyrelsen bekräftat att det sker en löpande ekonomiskt underskott? uppföljning av de olika nämndernas ekonomiska ställning, vilket även inkluderar en redovisning av åtgärdsplaner från nämnderna för att motverka underskott. Det finns dock områden där förbättringar kan göras. I granskningen har framkommit att kommunstyrelsen har beslutat om återremittering av skolstrukturutredningen, vilket innebär att ett beslut om strukturförändring inom barn-, utbildnings- och kulturnämndens verksamhetsområde tidigast kan ske hösten 2026. 43 Revisionsrapport Bilagor Bilaga 1 – Budget 2025 och plan för 2026-2028 I tabell 4 nedan framgår den fördelning av budgetramar som fullmäktige har fastställt i Strategisk plan 2024-2027 med budget för 2025. Tabell 4. Fördelning av budget 2025 och plan för 2026-2028 44 Revisionsrapport 45 Revisionsrapport Bilaga 2 – Sammanställning protokollsgranskning barn-, utbildnings- och kulturnämnden Nedan återfinns en dokumenterad uppföljning av barn-, utbildnings- och kulturnämndens protokoll för 2025 med bäring på ekonomisk uppföljning samt åtgärder med anledning av ekonomiska underskott under 2025. 2025-02-13

§ 10 Begäran om tilläggsbudget 2025 Beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden föreslår kommunstyrelsen att besluta att tilldela Barn-, utbildnings- och kulturnämnden 400 000 kronor för arbete med SSPF (socialtjänst, skola, polis och fritid i samverkan) för 2025, medel av den gemensamma potten för projektet enligt beslut i kommunfullmäktige Tilläggsbudget 2025 KS/2024:190 Ärendebeskrivning SSPF är ett viktigt samverkansforum för socialtjänst, skola, polis och fritid. Arbetet i SSPF är viktigt för att kunna fånga upp ungdomar som hamnat snett. Flera medarbetare har en del av tjänst som kopplas mot SSPF och idag saknas finansiering för detta arbete. De tjänster som idag arbetar mot SSPF är verksamhetschef barn- och elevhälsa 20 % av tjänsten, enhetschef säkerhet och lokaler 20 % av tjänsten, övergripande skolkurator 20 % av tjänsten och enhetschef fritidsgårdar och fritidsklubbar 20 % av tjänsten. 2025-03-20

§ 15 Bokslut 2024 inklusive uppföljning av plan för intern kontroll 2024 Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att fastställa 2024 års bokslut för social- och arbetsmarknadsnämnden, samt att godkänna rapporteringen av genomförd intern kontroll för social- och arbetsmarknadsnämndens ansvarsområden år 2024 Ärendebeskrivning Årsredovisningen för 2024 omfattar skattad måluppfyllelse i förhållande till de konkreta mål och strategiska områden som kommunfullmäktige beslutat i strategisk plan 2024-2027 med budget 2024, samt beskrivning av hur arbetet har fortgått under året. Årsredovisningen innehåller även årsuppföljning av ekonomin. Social- och arbetsmarknadsnämnden har för verksamhetsåret 2024 en negativ avvikelse mot budgetram med -25,6 miljoner kronor. Enligt kommunallagen (2017:725) ansvarar varje nämnd för att upprätthålla den interna kontrollen i sina verksamheter i syfte att säkerställa att verksamheterna uppfyller sina uppgifter enligt lagar, förordningar och uppdrag på ett effektivt och säkert sätt. Ramarna för nämndens arbete med intern kontroll anges i riktlinjer för intern styrning och kontroll i Flens kommun som beslutas av kommunfullmäktige. Enligt riktlinjerna ska nämnderna i kommunen årligen besluta om en plan för intern kontroll som sedan ska följas upp vid årets slut. Förvaltningschef ansvarar för att nämnden minst en gång per år får en samlad rapport om hur den interna kontrollen fungerar, vilka iakttagelser som gjorts och vilka åtgärder som vidtagits för att hantera identifierade brister. Rapporteringen ska också innehålla eventuella förslag på förbättringar avseende systemet för intern kontroll. Den årliga uppföljningen av internkontrollen rapporteras från och med 2024 i nämndernas bokslut.

§ 16 Planeringsförutsättningar 2026 för social- och arbetsmarknadsnämndens verksamheter Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden föreslås besluta att godkänna förvaltningens förslag till planeringsförutsättningar för socialoch arbetsmarknadsnämndens verksamhetsområden avseende år 2026. Ärendebeskrivning Planeringsförutsättningarna ska vara en beskrivning av ett förändrat åtagande för nämnden utifrån statliga reformer, beslut eller annat som kan påverka nämndens verksamhet framåt. Socialförvaltningen har analyserat verksamheternas behov och förutsättningar och endast tagit upp investeringar som är nödvändiga. 63 Revisionsrapport

§ 17 Hälsofrämjande insats för ungdomar Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att återremittera ärendet om hälsofrämjande insats för ungdomar med motiveringen att efter att förfrågan gått genom lokalberedningsgruppen ge nämnden ett tydligare underlag gällande totala ökade kostnader för en uppstart av hälsofrämjande insats för ungdomar. Hyreskostnader samt till exempel kostnader gällande lokalförändringar, tillståndskostnader samt andra kostnader som kan förväntas tillkomma. Ärendebeskrivning I Flens kommun finns ungdomar/unga vuxna med behov av andra typer av arbetsmarknadsinsatser än de som idag finns tillgängliga via Arbetsmarknadsenheten och Arbetsförmedlingen. Bland annat finns behov av att öva upp sociala färdigheter och förbättra den psykiska och fysiska hälsan. Arbetsträning är en effektiv metod för att stärka både välmående och social samvaro genom att det ger struktur, mening och sammanhang. För personer med psykisk ohälsa eller psykosocial problematik kan en anpassad arbetsmiljö bidra till ökad självkänsla, minskad stress och en förbättrad livskvalitet. För att öka denna målgrupps anställningsbarhet avser Arbetsmarknadsenheten att skapa en meningsfull sysselsättning där ungdomar/unga vuxna kan göra stegförflyttningar mot arbete i en takt som är anpassad efter individens förmåga. Detta i form av att skapa en hälsofrämjande insats där ungdomar/unga vuxna får delta i daglig skötsel och umgänge med hundar. Insatsen ska arbeta med strukturerade rutiner där hundskötsel kombineras med social färdighetsträning och regelbundna uppföljningssamtal. Detta för att stödja individernas psykiska hälsa, självkänsla och sociala färdigheter så att de kan komma vidare till arbete, studier eller andra jobbmatchande insatser i kommunens eller Arbetsförmedlingens regi. 2025-04-23

§ 18 Planeringsförutsättningar 2026 Beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutar att godkänna planeringsförutsättningar för 2026 och skicka dem vidare till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Planeringsförutsättningar är ett analys- och beredningsunderlag för förtroendevalda att fatta beslut på, som används i budgetdialog och bedömningar av kommande års budget för de olika nämnderna i Flens kommun. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden har fått en budgetram att förhålla sig till för att kunna bedriva sin verksamhet med genomsnittlig kvalitet för 2026. Utöver det beskrivs ytterligare behov att beakta. Den största utmaningen för Barn-, utbildnings- och kulturnämnden är det minskade barn- och elevunderlaget som fortsätter att minska och bidrar till att kostnaderna per barn och elev stadigt ökar. Behovet av att minska antalet enheter så att det matchar dagens och framtidens behov är stort och brådskande. Ekonomiska medel till kostnader för undervisning för elever i anpassad grundskola och gymnasium finns inte med i volymberäkningen för prislappsmodellen som Flens kommun använder sig av för att skapa nämndernas årliga budgetramar. Elever i anpassad skola ger samma grundpeng som övriga elever trots att kostnaderna för anpassad skola, fritidshem och skolskjuts är högre. Utöver detta beskrivs behov för skolsociala teamet, kompetensutveckling för språksvaga elever, måltidsservice, föreningsbidrag, totalförsvar och krisberedskap, SSPF (socialtjänst, skola, polis och fritid), utökade öppettider på fritidsgårdar och satsningar på barn och ungas fritids på sommaren (summercamp). Nämndens största utmaningar på sikt är bland andra demografiutveckling (färre barn) och socioekonomisk utsatthet, digitalisering, välfärdsbrott och brottsförebyggande strategiskt arbete. Nämndens lokalbehov kommer att minska för varje år de kommande fem åren och sannolikt längre än så sett till det sjunkande barn- och elevunderlaget. Ovissheten som kommer av det sjunkande antalet födda barn och de konsekvenser det för med sig för alla kommunens skolor och förskolor leder till ytterligare osäkerhet för kommunen, som ansvarar för alla barn och elever, om fristående verksamheter inte har förutsättningar (tillräckligt stort elevunderlag) att fortsätta bedriva verksamhet. Den nationella utredningen om skolpengsnorm kan därtill komma att ge stor påverkan för både fristående verksamheter 48 Revisionsrapport och kommun beroende av vilka beslut som fattas nationellt. Den skolstrukturutredning som just nu pågår kan också komma att leda till en förändrad skolstruktur vilket påverkar behovet av lokaler. Sammantaget gör den stora andelen osäkra parametrar att det är svårt att bedöma behovet av lokaler de kommande åren. 2025-04-17

§ 24 Nämndrapport 1 2025 - social- och arbetsmarknadsnämnden Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att lägga nämndrapport 1 2025 till handlingarna. Ärendebeskrivning Den 25 januari 2021 § 3 antog kommunfullmäktige i Flens kommun en ny styrmodell. Styrmodellen är den struktur och det ramverk som krävs för att styra Flens kommun i riktning mot visionen och de uppsatta målen. I styrmodellen fogas politik och verksamhet samman på olika nivåer i organisationen. Genom styrmodellen ska de politiska besluten få genomslag i arbetet och säkerställa att verksamheten i 64 Revisionsrapport kommunen hålls samman. Styrmodellen ska säkerställa en ändamålsenlig uppföljning och återrapportering som relaterar till de planer, mål och uppdrag som är fastställda. Varje nämnd ska återrapportera läget i nämnden till kommunstyrelsen vid fyra tillfällen under verksamhetsåret enligt en särskild mall. Nämndrapport 1 omfattar perioden 1 januari till 31 mars. Nämndrapport 2 avser januari till 31 maj. Nämndrapport 3 tillika delårsrapport avser januari till 31 augusti och nämndrapport 4 januari till 30 oktober.

§ 25 Svar på återremiss från social- och arbetsmarknadsnämnden: Uppdrag att ta fram en lokalbehovsplan för social- och arbetsmarknadsnämndens verksamhetslokaler Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att anta förvaltningens förslag till lokalbehovsplan för social- och arbetsmarknadsnämnden 2025. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade 2024-04-29 § 39 att uppdra till samtliga nämnder att ta fram en lokalbehovsplan för sina verksamhetslokaler samt att uppdraget skulle vara implementerat i nämnderna under 2024. Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutade att begära uppskov med redovisningen av uppdraget 2024-12-04 § 50. Förvaltningen presenterade ett förslag till lokalbehovsplan för social- och arbetsmarknadsnämnden 2025-2028 med utblick till 2035 vid nämndens sammanträde 2025-02-05 § 3. Nämnden beslutade att återremittera ärendet med motiveringen att planen behöver fokusera på befintligt lokalbestånd och kommande lokalbehov och ta bort visioner som saknar politiska beslut. Nämnden vill se en plan som inte förutsätter att politiska beslut tagits och att förhandlingar med andra aktörer redan gjorts. Vidare vill nämnden se kostnader som ställs mot varandra, vilka kostnader finns nu och hur skulle kostnadsbilden ändras vid en ändring av lokaler.

§ 26 Plan för arbete med åtgärder för en budget i balans 2025 Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att anta förvaltningens förslag till plan för arbete med åtgärder för budget i balans 2025 Ärendebeskrivning Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutade 2025-02-05 § 4 att förvaltningen skulle lägga fram en plan för budget i balans 2025 vid nämndsammanträdet i april 2025. Förutom åtgärder som presenteras i nämndens åtgärdsplan behövs ytterligare åtgärder motsvarande 8 miljoner kronor. Nämndens kostnader består till största del av löner förutom utbetalt ekonomiskt bistånd och placeringar, se tabellen nedan 65 Revisionsrapport som visar kostnadsposterna för perioden januari-mars 2025, i tusental kronor: En besparing om 8 miljoner kr motsvarar ytterligare minskning med ca 15 heltidstjänster på helårsbasis, eller 14 % av de totalt ca 105 tjänsterna som i nuläget finns inom nämndens verksamheter. Förvaltningen kommer att påbörja en översyn av organisationen och se över vilka tjänster som inte nödvändigtvis behöver återbesättas vid vakans. Denna översyn gäller hela förvaltningen och kommer att startas omgående. Övriga omedelbara åtgärder är att inte ta in timvikarier. Enligt KS-beslut ska nämnden genomföra omedelbara åtgärder för 2025 generella effektiviseringar: - Generell restriktivitet i anställningar, Förvaltningschef beslut krävs för anställning Begränsningar inför i vikarietillsättning och nytt arbetssätt tas fram för vikariepoolen - Begränsningar i konsultuppdrag, Förvaltningschef beslut krävs - Begränsningar i inköp av produkter och tjänster - Extern förhyrning av nya lokaler begränsas - Plan för arbete mot välfärdsbrottslighet tas fram utifrån erfarenheter från FUTarbetet i kommunen - Resultatkrav införs på enhetsnivå De generella effektiviseringarna för SAN ska enligt beslutet uppgå till 150 000 kr. För dessa har restriktivitet i anställningar tagits med i nämndens åtgärdsplan. Även arbete med FUT pågår, men ingår i det utfall och den prognos som nämnden visar för ekonomiskt bistånd i nämndrapport 1. Övriga generella effektiviseringsåtgärder är svåra att genomföra, dels beroende på att nämnden inte har vikarier i någon större utsträckning, och köper inte heller produkter och tjänster utöver rena förnödenheter som kontorsmaterial. De externa lokaler som förhyrs är Norra Kungsgatan, som ligger på kontrakt med lång löptid. Någon ny förhyrning av externa lokaler är inte planerad. Konsultuppdragen är redan begränsade till konsult för arbetet med omställning till ny socialtjänstlag, enligt kontrakt till och med juni. Detta 66 Revisionsrapport uppdrag kommer inte att förlängas och är under löptiden helt finansierad av för ändamålet riktat statsbidrag. Utöver de generella effektiviseringarna ställs kravet på riktade effektiviseringar om 400 000 kr. Dessa ingår i nämndens åtgärdsplan. 2025-06-18

§ 31 Nämndrapport 1, 2025 Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutar att lägga nämndrapport 1, 2025 till handlingarna. Ärendebeskrivning Nämndplan 2024–2027 med internkontroll och budget 2025 utgår ifrån kommunens strategiska plan med mål, indikatorer och ekonomi. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden följer upp Nämndplanens mål och ekonomi fyra gånger per år via nämndrapporter till Kommunstyrelsen enligt riktlinjer för styrning och ledning i Flens kommun. Nämndplanens indikatorer följs upp i nämndrapport 3 (delårsrapport) och i årsredovisning. 49 Revisionsrapport Mål I nämndrapporten redovisas vilka insatser som genomförs kopplat till varje mål. För nämndmålen kopplade till strategiskt mål om Flen – en tillväxtkommun pågår eller planeras insatser som kompetenscentrum, informationshanteringsplan, digitalisering och summercamp. För nämndmålen kopplade till strategiskt mål om Flen – där människor får växa och ta plats finns insats som följs upp såsom socioekonomisk ersättning till förskolor, strukturbidrag till små skolor – utanför tätort, kompetensförsörjning och tillsammans för barnens bästa i Sörmland. För nämndmålet kopplat till strategiskt mål om Flen – för trygghet genom hela livet pågår insatser som projekt för informations- och cybersäkerhet, skolsociala teamet med förebyggande insatser för att stärka ungdomars psykiska hälsa och utökade öppettider på fritidsgårdar. Ekonomi Uppföljningen av ekonomin publiceras senare på grund av att perioden inte är färdig vid tid för utskick. Personal Sjukfrånvaron under perioden har sjunkit till 5,78 % från 7,13 % samma period föregående år. Implementering av ett nytt system kommer att underlätta för chefer att få en överblick samt tydlighet i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Enheter med hög rapporterad sjukfrånvaro är fritidsklubbar och fritidsgårdar och förskoleområde 1 och 2. 2025-06-12

§ 35 Hälsofrämjande insats för ungdomar Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att pausa planerad hälsofrämjande insats för ungdomar/unga vuxna. Ärendebeskrivning Ett ärende om hälsofrämjande insats för ungdomar/unga vuxna presenterades för Social- och arbetsmarknadsnämnden den 12 mars 2025. Ärendet blev återremitterat med anledning av att lokalförfrågan först behövde gå via lokalberedningsgruppen för att ge nämnden ett tydligare underlag gällande den totala ökade kostnadsbilden för uppstart av insatsen, hyreskostnader, kostnader gällande lokalförändringar, tillståndskostnader samt andra kostnader som kunde förväntas tillkomma. Utifrån det ekonomiska läge som kommunen befinner sig i föreslår förvaltningen att planerad insats pausas. Därav presenteras ingen total ökad kostnadsbild.

§ 37 Nämndrapport 2, 2025 Beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutar att lägga nämndrapport 2, 2025 till handlingarna. Ärendebeskrivning Nämndplan 2024–2027 med internkontroll och budget 2025 utgår ifrån kommunens strategiska plan med mål, indikatorer och ekonomi. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden följer upp Nämndplanens mål och ekonomi fyra gånger per år via nämndrapporter till Kommunstyrelsen enligt riktlinjer för styrning och ledning i Flens kommun. Nämndplanens indikatorer följs upp i nämndrapport 3 (delårsrapport) och i årsredovisning. Mål I nämndrapporten redovisas vilka insatser som genomförs kopplat till varje mål. Uppföljningen av de insatser som ska leda till att uppfylla målet visar bland annat att arbetet med informationshanteringsplan och digitalisering går framåt enligt plan. Summercamp planeras till sommaren och ungdomar (ferieanställda) utbildas för att leda de yngre barnen i aktiviteter. Arbetet med Flens jobb- och 50 Revisionsrapport utbildningscentrum (tidigare kompetenscentra) går framåt; förslag för lokal har presenterats och beslutet om samlokalisering planeras verkställas till hösten. De insatser som inte går enligt plan är bland annat strukturbidraget till små skolor utanför tätort som trots att det bidrar till att minska det ekonomiska underskottet samtidigt bidrar till att skolorna inte ges likvärdiga förutsättningar. Prioriteringen att utöka öppettider för fritidsgårdar har inte kunnat genomföras på grund av begränsade resurser och ekonomiskt läge. Ekonomi Uppföljningen av ekonomin publiceras senare på grund av att perioden inte är färdig vid tid för utskick. Åtgärdsplan för en budget i balans är en del av nämndrapporten. Den ekonomiska effekten av de åtgärder som listas i rapporten är otillräcklig för att nå en budget i balans. Ytterligare personalomställning i befintlig struktur bedöms dock påverka kvalitet, trygghet, måluppfyllelse och även förutsättningarna att kunna bedriva verksamhet. Till följd av detta har en barnkonsekvensanalys tagits fram och bifogas som bilaga till nämndrapporten. Personal Sjukfrånvaron under perioden har ökat till 7 % från 6,97 % samma period föregående år. Omställningsarbete pågår i många verksamheter vilket bidrar till oro och ökad sjukfrånvaro. Färre personal i verksamhet får en negativ påverkan på arbetsmiljön vilket kan ses i antalet anmälda tillbud. Enheter med sjukfrånvaro högre än 8 % är fritidsklubbar och fritidsgårdar, förskoleområde 1 och 2 och anpassad grundskola.

§ 38 Månadsarapport 4, 2025 Beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutar att lägga redovisad månadsrapport till handlingarna. Ärendebeskrivning Kränkande behandling Redovisning av antalet anmälda ärenden av kränkande behandling, jämförelser med tidigare perioder och en kort analys av anmälningarna. Frånvarostatistik Redovisning av senaste periodens frånvaro. Trygghetsrapportering Information om månadens inkomna säkerhetsrelaterade ärenden samt vidtagna åtgärder kopplat till dessa ärenden. Tillsyner och granskningar Information om aktuella tillsyner och granskningar i Barn-, utbildnings- och kulturnämndens verksamheter. 51 Revisionsrapport

§ 40 Samlokalisering av Flens jobb- och utbildningscentrum Beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutar att barn-, utbildnings- och kulturnämnden ställer sig bakom förslaget att samlokalisera verksamheter i Flens jobb- och utbildningscentrum i fastigheten Lästen 10. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade 240129 § 4 i uppdraget “Projekt för höjd utbildningsnivå och livslångt lärande” att ett kompetenscenter införs i Flens kommun i samverkan mellan barn-, utbildnings- och kulturnämnden, social- och arbetsmarknadsnämnden och kommunstyrelsen. I kompetenscenter samverkar gymnasieskola, vuxenutbildning (komvux och SFI), arbetsmarknadsenhet (inklusive kommunalt aktivitetsansvar), studie och yrkesvägledning, EdTech och näringsliv. Kompetenscenter syftar till att ge ökad effektivitet avseende administration, ekonomi, ledning och lokaler. Ett särskilt fokus ska läggas vid en samlokalisering av kompetenscenter Flen. Införandet av ett kompetenscenter, numera Flens jobb- och utbildningscentrum, innefattar en samlokalisering av Flens jobb- och utbildningscentrum till plan 2 och plan 5 i fastigheten Lästen 10 som bas. Detta syftar till att skapa en mer effektiv och sammanhållen verksamhet. Samlokaliseringen berör i första hand gymnasieskola, vuxenutbildning (komvux och SFI), del av arbetsmarknadsenheten (inklusive kommunalt aktivitetsansvar, studie- och yrkesvägledning och näringsliv. Inför beslut om lokal för samlokalisering har medarbetare inom berörda verksamheter genomfört risk- och konsekvensanalyser som har samverkats med fackliga representanter vid gemensam samverkan mellan de båda förvaltningarna vid två tillfällen. Facklig samverkan kommer att ske vid fler tillfällen innan flytt sker för att minimera risker och tillsammans gå igenom åtgärder för detta.

§ 41 Ny timplan för anpassad grundskola Beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutar att anta förvaltningens förslag på ny timplan för den anpassade grundskolan i Flen som sin egen. Ärendebeskrivning Timplanen har reviderats utifrån den nya statliga timplanen. 2025-09-18

§ 43 Nämndrapport 3 2025 med delårsbokslut - social- och arbetsmarknadsnämnden Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutar • att lägga nämndrapport 3 till handlingarna. • att hos kommunstyrelsen återsöka 500 000 kronor av de medel som avsatts i finansförvaltningen i syfte att skapa språkfrämjande insatser inom kommunala vården enligt kommunfullmäktiges beslut om tilläggsbudget 2025 2024-12-09 § 123. Ärendebeskrivning Den 25 januari 2021 § 3 antog kommunfullmäktige i Flens kommun en ny styrmodell. Styrmodellen ska säkerställa en ändamålsenlig uppföljning och återrapportering som relaterar till de planer, mål och uppdrag som är fastställda. Varje nämnd ska återrapportera läget i nämnden till kommunstyrelsen vid fyra tillfällen under verksamhetsåret enligt en särskild mall. Nämndrapport 1 omfattar perioden 1 januari till 31 mars. Nämndrapport 2 avser januari till 31 maj. Nämndrapport 3 tillika delårsrapport avser januari till 31 augusti och nämndrapport 4 januari till 30 oktober. Nämndrapport 3 tillika delårsrapport innehåller uppföljning av mål och uppdrag, ekonomi och personalläge, utifrån social- och arbetsmarknadsnämndens nämndplan 2024–2027 med budget 2025 inklusive plan för intern kontroll 2025. Delårsrapporten är reglerad i kommunallagen. Social- och arbetsmarknadsnämnden har under våren 2025 inlett ett pilotprojekt för språkutbildning för personal inom den kommunala vården. Skräddarsydda utbildningar för vård- och omsorgspersonal, handledarutbildningar och insatser för språkutvecklande arbetssätt på arbetsplatserna fortsätter enligt plan under hösten 2025. Nämnden återsöker hos kommunstyrelsen 500 000 kronor av de medel som avsatts i finansförvaltningen i syfte att skapa språkfrämjande insatser inom kommunala vården enligt kommunfullmäktiges beslut om tilläggsbudget 2025 2024-12-09 § 123. 2025-10-22

§ 48 Åtgärder för budget i balans 2026 Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att godkänna socialförvaltningens förslag till åtgärder för en budget i balans 2026 Ärendebeskrivning 68 Revisionsrapport Social- och arbetsmarknadsnämnden har i de ekonomiska uppföljningarna under 2025 visat negativa prognoser för utfallet gentemot erhållen ram. I samtliga nämndrapporter har därför åtgärdsplaner visats, och viss effekt av åtgärderna har kunnat ses - inte minst i utfallet för det utbetalda ekonomiska biståndet, som minskat med 18% från delårsuppföljningen 2024 till delårsuppföljningen 2025. Men åtgärderna har dock inte gett tillräcklig effekt för klara ett nollresultat mot erhållen ram 2025. Nämnden har därför gett förvaltningen i uppdrag att ta fram ytterligare åtgärder för att nå en budget i balans 2025, som ska ge effekt även under 2026, och att ge skarpa förslag till beslut om så är nödvändigt. 2025-12-03

§ 53 Månadsarapport 5, 2025 52 Revisionsrapport Beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutar att lägga redovisad månadsrapport till handlingarna. Ärendebeskrivning Redovisning av månadens rapport med uppföljning av ärenden. Trygghetsrapportering Information om månadens inkomna säkerhetsrelaterade ärenden samt vidtagna åtgärder kopplat till dessa ärenden. Tillsyner och granskningar Information om aktuella tillsyner och granskningar i Barn-, utbildnings- och kulturnämndens verksamheter.

§ 55 Nämndrapport 3 delår, 2025 Beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutar att lägga nämndrapport 3, 2025 till handlingarna. Ärendebeskrivning Nämndplan 2024–2027 med internkontroll och budget 2025 utgår ifrån kommunens strategiska plan med mål, indikatorer och ekonomi. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden följer upp Nämndplanens mål och ekonomi fyra gånger per år via nämndrapporter till Kommunstyrelsen enligt riktlinjer för styrning och ledning i Flens kommun. Nämndplanens indikatorer följs upp i nämndrapport 3 (delårsrapport) och i årsredovisning. Mål Av de nämndmål som syftar till att nå strategiska mål om Flen – en tillväxtkommun genomförs flera insatser för att nå målen och bedöms delvis uppnås. De demografiska förändringarna påverkar nämndens verksamheter i stor utsträckning. Antalet födda barn per år minskar kraftigt och antalet födda i Flen 2025 ser ut att bli det lägsta så långt statistiken går att utläsa med en kraftig minskning från föregående år. Det minskade barnantalet leder till minskad budget för förskolor och skolor och ställer höga krav på flexibilitet och att kunna ställa om snabbt. De nämndmål som handlar om att öka andelen 3–5 åringar i förskolor bedöms inte nås. Det beror delvis på att det finns en liten andel barn som är hemma men en större andel av de barn som inte är inskrivna i förskola och som påverkar statistiken är inskrivna i fristående pedagogisk omsorg. När det gäller målet om att höja skolresultat (fler godkända på nationella prov) bedöms det inte att nås då majoriteten av indikatorerna snarare visar på försämrade värden. Skolinspektionen har under året genomfört sina regelbundna tillsyner i vissa verksamheter vilka visar på behovet av förbättrad analys och uppföljning. 53 Revisionsrapport Det genomförs många insatser men det finns behov av att säkerställa att det är rätt insatser genom förbättrad analys. Nämndens verksamheter genomgår och har genomgått stora förändringar under året kopplat till det sjunkande barnunderlaget. Ekonomi Uppföljningen av ekonomin publiceras senare på grund av att perioden inte är färdig vid tid för utskick. Personal Den totala sjukfrånvaron ligger på ungefär samma nivå som tidigare år. Kvinnor har högre sjukfrånvaro än män. En djupare analys behövs på enhetsnivå. Förvaltningens ledningsgrupp följer upp personal- och arbetsmiljöfrågor varje månad. Enheter med högre rapporterad sjukfrånvaro än 8 % är förskoleområde 1, förskoleområde 2, fritidsgårdar och fritidsklubbar och anpassad grundskola. 2025-10-16

§ 56 Nämndrapport 4 2025 - social- och arbetsmarknadsnämnden Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att lägga nämndrapport 4 2025 till handlingarna. Ärendebeskrivning Den 25 januari 2021 § 3 antog kommunfullmäktige i Flens kommun en ny styrmodell. Styrmodellen ska säkerställa en ändamålsenlig uppföljning och återrapportering som relaterar till de planer, mål och uppdrag som är fastställda. Varje nämnd ska återrapportera läget i nämnden till kommunstyrelsen vid fyra tillfällen under verksamhetsåret enligt en särskild mall. Nämndrapport 1 omfattar perioden 1 januari till 31 mars. Nämndrapport 2 avser januari till 31 maj. Nämndrapport 3 tillika delårsrapport avser januari till 31 augusti och nämndrapport 4 januari till 30 oktober. Nämndrapport 4 visar en prognosförbättring om 1,15 miljoner kronor jämfört med den prognos som nämnden avgav vid delår. Detta beror dels på tillkommande, sent utlyst, tilläggsmedel om 0,55 miljoner kronor för statsbidraget för subvention av placeringar av barn och unga, dels på att det efter delåret uppstått vakanser och tjänstledigheter som inte var kända då delårsprognosen beräknades.

§ 57 Nämnd- och internkontrollplan 2026 Beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden beslutar att anta nämndplan 2024–2027 med budget 2026 inklusive plan för intern kontroll 2026 för social- och arbetsmarknadsnämnden. Ärendebeskrivning Förslaget till nämndplan 2024–2027 med budget 2026 inklusive plan för intern kontroll 2026 för social- och arbetsmarknadsnämnden grundar sig på strategisk plan 2024–2027 med budget 2026. Strategisk plan är ett övergripande styrdokument i Flens kommun antaget av kommunfullmäktige 2025-09-15 § 63. Efter att social- och arbetsmarknadsnämnden har fattat beslut om nämndplan och plan för intern kontroll kommer socialförvaltningens olika avdelningar och enheter att fördjupa och konkretisera mål 69 Revisionsrapport och uppdrag i verksamhetsplaner och aktivitetsplaner för förvaltningen. 2026-02-25 Petra Ribba Cecilia Axelsson __________________________ _________________________________ Uppdragsledare Projektledare Denna rapport har upprättats av Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB (org nr 556029-6740) (PwC) på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Flens kommun enligt de villkor och under de förutsättningar som framgår av reviderad projektplan från den 14 november 2025. PwC ansvarar inte utan särskilt åtagande, gentemot annan som tar del av och förlitar sig på hela eller delar av denna rapport 70 Revisionsrapport DATUM 26-03-03 TJÄNSTESKRIVELSE Barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen Barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen, Till Barn- utbildnings- och kulturnämnden TJÄNSTESTÄLLE Carolina Eriksson HANDLÄGGARE DIARIENR BUK/2026:64 Patientsäkerhetsberättelse 2025 Förslag till beslut Barn- utbildnings- och kulturnämnden föreslås besluta att anta Patientsäkerhetsberättelsen som sin egen. Sammanfattning Enligt patientsäkerhetslagen har vårdgivaren skyldighet att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete. Enligt 3 kap. 10 § patientsäkerhetslagen ska vårdgivaren senast 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse av vilken det ska framgå hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under året, vilka åtgärder som har vidtagits för att öka patientsäkerheten samt vilka resultat som har uppnåtts. Förslag till patientsäkerhetsberättelser som omfattar elevhälsans medicinska insatser samt psykologiska insatser har arbetats fram. Förvaltningen föreslår att nämnden antar patientsäkerhetsberättelserna som sina egna. Jaana Moberg Carolina Eriksson Förvaltningschef Avdelningschef Skickas till: Akt Patientsäkerhetsberättelse för små vårdgivare År 2025 2026-03-01 Carolina Eriksson, Daniel Mella, Åza Falk Mallen är framtagen av Sveriges Kommuner och Landsting reviderad 2017-03-01 Patientsäkerhetsberättelsen för år 2025 är upprättad av vårdgivarens två medicinskt ledningsansvariga, skolsköterska Åza Falk, skolläkare Daniel Mella samt verksamhetschef Carolina Eriksson. Förkortningar: EMI - Elevhälsans medicinska insats MLA - Medicinskt ledningsansvarig PMO - det digitala journalverktyget som EMI använder för att journalföra och administrera i. CGM - CompuGroup Medical. Sköter drift, uppdateringar och säkerhet av PMO. VITS - Vardagsnära insatser i tidig samverkan SIP - Samordnad individuell plan EHT - Elevhälsoteam (lokalt på skolorna) APT - Arbetsplatsträff 2 Verksamhetens övergripande mål 2025 för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659, 3 kap. 1 § och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 § 1. Använda “hälsoplanen” i PMO med patienterna i syfte att åstadkomma en beteendeförändring genom att stärka patientens hälsofaktorer. 2. Öka kvalitet och likvärdighet i dokumentation i PMO. 3. Använda samtyckesmodulen i PMO vid vaccination. 4. Implementera Samverkansmodellen 5. Närvarofrämjande och trygghetsskapande arbete genom att belysa patienternas behov och förutsättningar inför planering av åtgärder i skolan ur ett medicinskt perspektiv för att stärka patientens rätt. 6. Utvärdera patientens upplevelse av stöd och bemötande av EMI. 3 Ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 § och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2 §, p 1 Vårdgivare ● Barn-, utbildning- och kulturförvaltningen i Flens kommun är vårdgivare och ytterst ansvarig för den hälso- och sjukvård som bedrivs inom Elevhälsans medicinska insats. Vårdgivaren ska utse en verksamhetschef för nämnda verksamhet. Verksamhetschef ● Ansvarar för att det bedrivs en säker vård av god kvalitet genom att leda, planera och utveckla verksamheten. Det innebär att medarbetarna har rätt kompetens, får fortbildning och möjlighet att tidsmässigt bedriva vård av hög kvalitet. Om verksamhetschefen inte har medicinsk kompetens skall han/hon uppdra åt annan med sådan kompetens att fullgöra enskilda ledningsuppgifter med stöd av 30§ i hälso- och sjukvårdslagen. ● Ansvar för lokaler och utrustning för arbetet är anpassat efter verksamhetens behov. Rutiner och riktlinjer skall upprättas och följas. Avvikelser skall analyseras och följas upp. ● Verksamhetschefen är den person som såväl tillsynsmyndighet (IVO) som elever, föräldrar och personal ska kunna vända sig till när det gäller frågor som rör verksamheten. Medicinskt ansvarig ● Verksamhetschef har gett uppdraget, det medicinska ledningsansvaret åt MLA. Uppdraget innebär att fullgöra enskilda ledningsuppgifter. Det innebär bl.a. att ansvara för 4 systematisk tillsyn, uppföljning och utvärdering av verksamhetens kvalitet. ● Avvikelserapporter från verksamheten lämnas till MLA som ansvarar för avvikelsehantering, analys och återkoppling till verksamhetschefen och övrig personal inom Elevhälsans medicinska insats. Rapporterna granskas och analyseras vid regelbundna yrkesträffar. ● Ansvarar för aktuell läkemedelslista och säker läkemedelshantering. ● Ansvarar för att upprätthålla, utveckla och uppdatera regler och riktlinjer för elevhälsans medicinska insats genom att tillhandahålla en metodbok för verksamheten. Anmälningsansvarig ● Verksamhetschefen har delegerat anmälningsansvar enligt Lex Maria till MLA som också ansvarar för att meddela elev/föräldrar i ärenden som anmäls enligt Lex Maria. Skolsköterska och skolläkare ● All hälso- och sjukvårdspersonal är skyldiga att bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. Risker för vårdskada samt händelser som medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada skall rapporteras till vårdgivaren. 5 Rutiner för egenkontroll samt vilken egenkontroll som genomförts under året SOSFS 2011:9 5 kap. 2 § Egenkontroll är systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. ● Verksamhetsuppföljning I vårt arbete med systematiskt kvalitetsarbete använder vi oss av datainsamling genom att alla skolsköterskor fyller i formulär med resultatbeskrivning: Individuell verksamhetsberättelse. Alla skolsköterskor har lämnat in i juni 2025, men jämförelse/analys av datan med öppen/annan statistik har inte genomförts. Den individuella verksamhetsberättelsen innehåller information om bland annat om vaccinationstäckning, antal genomförda hälsobesök, öppen mottagning, samverkan med vårdgrannar mm. ● Kontroll av temperatur i medicinska kylskåp ● Egenkontroll av läkemedel och förråd ● Årlig kontroll av medicinteknisk utrustning ● Avvikelsehantering ● Journalgranskning ● Genomgång av risker, avvikelser, synpunkter och klagomål på varje yrkesträff följs upp av verksamhetschefen. 6 ● Loggläsning genomförs i journalsystemet, PMO, för att kontrollera att PMO-användarna endast öppnar journaler i enheter där de har behörighet. Loggläsningen utförs av systemadministratör. M ● Månatlig rapport delges verksamhetschefen. Kontrollen gäller även om användarna stänger ner PMO efter användning och därigenom förhindrar att obehöriga kan få tillgång till journalsystemet. 7 Vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 § p 1-2 ● EMI träffas regelbundet. Där lyfts frågor om arbetssätt och metoder, gällande lagar, förordningar och riktlinjer samt annat av vikt för verksamheten. En stående punkt är avvikelsehantering och riskanalys. ● Verksamhetschefen deltar på enskilda yrkesträffarna för Elevhälsans medicinska i samråd med MLA. ● Inventering görs varje läsår angående behov av kompetensutveckling och fortbildning. ● Löpande fortbildning, framför allt digitala föreläsningar efter behov och intresse. ● Alla skolsköterskor och verksamhetschef har medverkat på skolsköterskekongressen. ● Skolläkaren har medverkat på skolläkardagarna. ● MLA arbetar med att upprätthålla, utveckla och uppdatera arbetet inom Elevhälsans medicinska insats genom att tillhandahålla en metodbok för verksamheten. Vi köper tjänsten från Uppsala men målsättningen är att skapa en egen metodbok. 2025 lanserades en fullständig vaccinationsrutin, och en rutin för hälsobesök och allmänna hälsokontroller är under utveckling. ● MLA arbetar tillsammans med resterande kollegor i EMI för att utveckla verksamheten kontinuerligt. Ett exempel på detta under 2025 är PMO där vi tillsammans gjort en revision av samtliga moduler, för att anpassa den mer specifikt till verksamhetens ändamål. 8 ● Enligt rutin är huvudregeln att vi planerar och genomför gemensamma vaccinationsdagar under läsåret så att alltid två skolsköterskor arbetar tillsammans vid varje vaccinationstillfälle. Undantagsregeln för att vaccinera ensam har använts på ett högstadium. ● Hälsosamtal för nyanlända sker på Kompassen och utförs av utsedd skolsköterska. Under 2025 minskade antalet nyanlända elever från föregående år. 220103-221231= 40 elever 230103-231231 = 14 elever 250103-251231 = 10 elever ● Blanketter och formulär har uppdaterats för att främja likvärdighet och högre patientsäkerhet. 9 Rutiner för att identifiera risker i verksamheten SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 § ● Inom EMI identifieras risker i samband med det dagliga arbetet av skolsköterska eller skolläkare, bland annat i samband med hälsobesök, vaccinationer och journalföring. Risker uppmärksammas och hanteras genom avvikelser, egenkontroller samt genom inkomna synpunkter och klagomål. ● Förändringar i verksamheten ska föregås av riskbedömningar och/eller barnkonsekvensanalyser. ● Vid respektive yrkesträff redogör respektive skolsköterska till MLA om det finns risk för händelser i verksamheten. MLa redogör vidare till verksamhetschef. ● EMI i Flen har en rutin med checklista för inskolning av nyanställd skolsköterska. Under 2025 har en ny skolsköterska anställts med start i augusti där rutinen har använts. Rutin för inskolning. ● Rutin för behörighet till patientjournal finns. Loggningar av legitimerad personal sker regelbundet mot patientjournalen för att säkerställa att sekretess inte bryts. 10 Rutiner för händelseanalyser SFS 2010:659, 3 kap. 3§ Händelser som har medfört allvarlig vårdskada eller risk för sådan utreds genom händelseanalys inom EMI, och anmälan enligt Lex Maria till IVO upprättas om det bedöms nödvändigt. Analysen genomförs av MLA och verksamhetschef i samverkan med berörd personal. Syftet med händelseanalysen är att identifiera bakomliggande orsaker och vidta åtgärder för att förebygga att liknande händelser inträffar igen. Resultatet av analysen följs upp och återkopplas till berörd personal samt, vid behov, till rektor och huvudman. 11 Informationssäkerhet HSLF-FS 2016:40, 7 kap. 1§ Inom EMI finns rutiner för att säkerställa informationssäkerhet i hanteringen av personuppgifter. Journalföring och informationshantering sker i enlighet med gällande lagstiftning och kommunens fastställda rutiner avseende sekretess, behörighetsstyrning och åtkomstkontroll. ● Systemadministratör genomför kontroller kontinuerligt för att uppmärksamma olovligt intrång i journalsystemet. ● Under ledning av MLA har samtal förts kring dokumentation och sekretess. ● Under 2025 har en ny gallringsplan skapats för EMI, vilken bygger på Flen kommuns informationshanteringsplan. 12 Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6 § ● Samverkan mellan BVC och EMI: När eleven har börjat i förskoleklass har EMI och BVC en muntlig överlämning. BVC överlämnar också information över de elever som behöver en tidig kontakt med EMI. Skolsköterskorna mottar efter överlämningen en digital läskopia på BVC-journalen till PMO, som gås igenom och vid behov följs barnet upp innan första hälsosamtalet. ● Skolsköterskorna deltar vid behov i andra samverkande forum, som till exempel: o VITS o SIP o EHT ● EMI har vid behov gemensamma genomgångar av vårdgrannars uppdaterade rutiner. 13 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet/klagomål och synpunkter SFS 2010:659, 6 kap. 4 §, SOSFS 2011:9, 5 kap. 3 § Hälso- och sjukvårdspersonal inom EMI är skyldiga att rapportera händelser och medfört eller hade kunnat medföra vårdskada. Rapportering sker enligt gällande rutiner för avvikelsehantering. MLA tar emot alla avvikelser i avvikelsemodulen i PMO och hanterar dessa vid återkommande avvikelsemöten där MLA och verksamhetschef deltar. Avvikelserna diskuteras sedan fortlöpande på EMI-möten. Nödvändiga åtgärder vidtas, det kan till exempel handla om kompetensförstärkning eller revidering av rutiner. Klagomål och synpunkter från elever, vårdnadshavare och personal tas emot och hanteras enligt kommunens gällande rutiner för synpunktshantering. Det är rektor på skolan eller EMIs verksamhetschef som ansvarar för utredning, analys och uppföljning av inkomna synpunkter och klagomål. Återkoppling till den som lämnat synpunkten sker när det är lämpligt. 14 Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 § Inom EMI samverkar skolsköterska och skolläkare med elever och vårdnadshavare för att skapa trygghet, delaktighet och god vård. Samverkan sker vid alla typer av kontakter. Elever och vårdnadshavare erbjuds information om sin vård och möjlighet att lämna synpunkter. Synpunkter kan förbättra verksamheten och minska risken för vårdskador. Vid alla patientmöten har barn och vårdnadshavare rätt, efter menprövning skett, att läsa journalen. Alla patienter har också rätt till att vara delaktig i sin vård. 15 Resultat av verksamhetens övergripande mål SFS 2010:659, 3 kap. 10 § p 3 Elevhälsans medicinska insatser består av 6 skolsköterskor som bemannar de kommunala skolenheterna i Flen, från förskoleklass till gymnasiet. Det finns en skolläkare på 50% i Flens kommun. Skolläkaren har sedan juli 2025 fått utökat uppdrag och delar MLA-uppdraget tillsammans med en skolsköterska. Under året har en skolsköterska och tillika MLA gått i pension, för att ersätta skolsköterske-uppdraget har en skolsköterska på 100% rekryterats och MLA-uppdraget lades över till en anställd skolsköterska och delas med skolläkaren. Verksamhetens övergripande mål för 2025 har varit att stärka och tydliggöra EMI genom förbättrade rutiner, ökad kompetens och ett systematiskt arbetssätt för likvärdig vård. Målen har följts upp genom egenkontroller, avvikelserapportering, samt dokumentation och uppföljning i verksamhetens system för patientsäkerhetsarbete. Mål 1 Se vidare i sammanställningen för diskussion kring mål 1. Mål 2 Öka kvalitet och likvärdighet i dokumentation i PMO. Målet har varit att arbeta för och sträva efter att EMI har användbara och dokumenterade rutiner för att säkerställa likvärdighet i viktiga processer. Uppföljning har skett genom egenkontroller och genomgång av rutiner tillsammans med medarbetare. 16 ● Metodbok Målet är att utveckla en egen metodbok för EMI i Flen. Metodboken ska tydliggöra lokala arbetssätt och ge stöd i bedömningar och åtgärder. Resultat: Arbetet med att utveckla en metodbok har påbörjats och en helt ny rutin är färdigställd. Ytterligare en kommer att vara klar i början av 2026. Fortsatt arbete kommer att ske löpande. ● Rensa dokumentation Målet har varit att rensa bort irrelevanta och gamla rutiner, dokument och informationsmaterial i Flens EMI för att öka tydlighet och likvärdighet. Resultatet: Nya, uppdaterade och aktuella dokument har skapats. Medarbetare har ombetts att rensa bort gammalt material från sina mottagningar och att använda det som finns uppdaterat på google drive. Arbetet är inte helt klart och behöver sammanställas och delges alla skolsköterskor så det säkerställs att alla vet var de hittar rätt material. Detta arbete kommer att fortsätta under vårterminen 2026. ● PMO Målet har varit fortbildning och revision av PMO tillsammans med alla medarbetare i EMI för att säkra korrekt journalföring och användning av verktyget. Resultat: Utbildningsinsatser, genomgång och revision har genomförts med gott resultat. Det är dock en modul i journalen som fortsatt behöver revidering. 17 Mål 3 Vi har under 2025 i samverkan med CGM och Flens interna IT-tekniker arbetat för att starta den digitala samtyckesmodulen i PMO. Funktionen är viktig då den underlättar och säkrar samarbetet med vårdnadshavare kopplat till det Svenska barnvaccinationsprogrammet. I slutet av 2025 fanns en plan för implementering och vi räknar med att starta upp funktionen tidigt 2026. Målet kvarstår under 2026. Mål 4 Implementering av samverkansmodellen. ● Säkerställa att barnets röst beaktas och efterfrågas i de forum och möten vi är inblandade i. Under 2025 har vi vid hälsobesök använt nyframtaget bildstöd vid samtal med barn. Vi har också använt “Barnets bästa hjul” för att få ett helhetsperspektiv kring eleven, dess familj och deras hälsa. ● I början av 2025 försvann funktionen med en namngiven SIP-samordnare inom central barn- och elevhälsa för Flens skolbarn. Det har medfört att skolläkaren i lägre grad deltagit i SIP-möten, även skolsköterskornas deltagande i SIP-möten har minskat. ● Under 2025 har skolläkaren arbetat fram material för att erbjuda en utvecklingsbedömning för barn som går sista året på förskolan. Projektet är avslutat och är gjort i samverkan med rektorn i förskolan. 18 Mål 5 Genom hälsobesök, skolläkarbedömning och “ öppen dörr” samlar EMI fortlöpande in kunskap och data om elever i Flens kommunala skolor, vi har en god tillgänglighet på skolsköterskor och skolläkare i kommunen vilket resulterat i hög andel av deltagande i hälsobesök och skolläkarbedömningar. Skolsköterskorna har lokaler anpassade för verksamheten med följande undantag, sjuksköterskeexpeditionen på högstadiet Stenhammar saknar rinnande vatten på rummet, och skolsköterskan på PW-gymnasiet saknar sjuksköterskeexpedition i anslutning till gymnasiets lokaler. För PW så medför det ett nytt sätt att tänka kopplat till snabba kontaktvägar. Vid samtliga kommunala skolor deltar EMI vid en mycket hög grad av EHT, under höstterminen 2025 var skolsköterskan på högstadiet Malmaskolan på grund av tidsbrist tvungen att välja bort EHT under ett flertal tillfällen. Detta berodde på sammanslagningen av Europaskolan med Malmaskolan och det merarbete som de administrativa arbetsuppgifterna medförde, som till exempel journalrekvisition, genomläsning, skanning av journalhandlingar och prioritering av hälsouppföljningar. Målet omformuleras till verksamhetsåret 2026 men kvarstår i sitt syfte. Mål 6 Under 2025 har det inte skett något arbete med att utveckla en mall eller enkät för att utvärdera patientens upplevelse av bemötande och stöd vid kontakt med EMI. MLA har under året gjort prioriteringar bland målen, 19 vi ser detta mål som fortsatt viktigt och förnyar det målet inför 2026 med ambition att utarbeta en metod och enkät för ändamålet. 20 Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 § Avvikelser, synpunkter och andra rapporterade händelser sammanställs regelbundet av MLA, och analyseras för att identifiera mönster och riskområden. Analysen ligger till grund för prioritering av åtgärder och förbättringsarbete inom EMI. Resultatet används i det systematiska patientsäkerhetsarbetet, som exempelvis att revidera och uppdatera rutiner. Yrkesgruppen får kontinuerliga genomgångar om uppdateringar och kompletteringar av metodbokens innehåll. Mönster som framträtt under 2025 är att avvikelserna mestadels faller in i kategorin “Kommunikation och information” och “Procedurer, rutiner och riktlinjer". Vi har arbetat med att skapa nya rutiner för att kvalitetssäkra och minimera risker samt haft dialog i hela gruppen om dokumenthantering. 2025 rapporterades 21 avvikelser, inga klagomål, synpunkter eller externa avvikelser inkom. Samtliga avvikelser har tagits emot av MLA och har bedömts, analyserats och av 21 stycken är 3 stycken pågående per datum 12/12 -25, övriga har åtgärdats. MLA har bedömt att ingen av avvikelserna når upp till nivå risk för vårdskada eller vårdskada eller risk för allvarlig vårdskada eller allvarlig vårdskada eller dödsfall. Ingen avvikelse har heller föranlett någon anmälan enligt Lex Maria. Några händelseanalyser har inte bedömts nödvändig under kalenderåret 2025. Anledningen till ökat antal avvikelser från föregående år beror på att skolsköterskor i högre grad uppmanats att göra avvikelser i syfte att förbättra patientsäkerheten samt att Flens kommun tagit över Europaskolans elever och därmed också vårdgivaransvaret, där det har uppmärksammats brister i EMIs löpande arbete. 21 EMI har fortlöpande diskuterat frågor om barnets delaktighet vid möten med EMI och Elevhälsan, det har skett vid interkollegiala möten under Elevhälsans APT:er och vid EMI-möten. Då EMI arbetar med individuella samtal och träffar alla skolbarn i kommunen så säkerställer vi att barnets röst blir hörd i dessa samtal. Inga avvikande temperaturer har uppmätts i de medicinska kylskåpen. Nya termometrar har köpts in till de kylskåp som behöver extern mätare för att säkerställa hög säkerhet och kvalitet. Nya logglistor har utformats och implementeras i verksamheten, vid verksamhetsbesök av MLA kommer avstämning ske. Varje enskild skolsköterska gör en individuell egenkontroll avseende läkemedel och medicinskt material. Detta görs två gånger per år i enlighet med skolsköterskornas årshjul. I ansvaret ingår att bevaka utgångsdatum samt att tillse att inga andra mediciner än de som finns för generell ordination finns. Inga avvikelser gällande läkemedel och förråd har inkommit. Årlig kontroll av medicinteknisk utrustning sker i slutet av varje läsår. Kontroll och kalibrering av medicinska vågar, blodtrycksmätare och audiometer genomförs av extern tekniker. Ingen avvikelse har rapporterats vid kontrollen. Journalgranskning har inte genomförts under augusti-december 2025. Ny MLA tillträdde vid läsårsstart. Under hösten har MLA behövt prioritera övertaget av Europaskolan och utvecklingen av ny metodbok, varpå ingen journalgranskning genomförts. Det finns en plan på att revidera processen för journalgranskning 2026, vilket innebär att årlig journalgranskning kommer att ingå i årshjulet. 22 Mål 1 för 2025 var att använda “hälsoplanen” i PMO. EMI har under 2025 inte arbetat vidare med att utveckla eller utvärdera detta arbetsverktyg i PMO. Hälsoplan finns kvar som ett arbetsverktyg för kollegor att fritt använda sig av i sitt löpande elevhälsoarbete, men vi avser inte lägga fokus på att lyfta fram just det arbetsverktyget i PMO då det inte används i någon högre utsträckning. Målet tas bort inför 2026. Europaskolan Under 2025 avvecklade stiftelsen Europaskolan sin verksamhet, grundskola åk 4-9, i Malmköping, vilket resulterade i att Flens kommun tog över vårdgivaransvaret för alla elever som stannade kvar på den nya sammanslagna skolan. Det handlade om ca 300 elever. Malmaskolan tog emot eleverna vid läsårsstart augusti 2025, Europaskolan stängde verksamheten vid skolavslutningen juni 2025. Vid byte av huvudmannaskap som i detta fall var övergång från privat till kommunal verksamhet så regleras också det medicinska ansvaret och den medicinska sekretessen. Den verksamhet som avslutar sitt uppdrag som huvudman för en skolverksamhet har fortsatt ansvar för att hantera, lagra och gallra samtliga journaler som skapats under deras verksamhetstid. När Malmaskolan och Europaskolan slogs samman var skolsköterskorna på den nya kommunala sammanslagna Malmaskolan tvungen att som vid alla skolövergångar inhämta samtycke från vårdnadshavare för att rekvirera den medicinska journalen till sig. Normalt sett brukar antalet journalrekvisitioner ligga på cirka 20 stycken, 2025 när skolorna slogs samman handlade om att föra över ca 300 journaler på samma tid. 23 Inför Europaskolans avveckling deltog inte företrädare för EMI, elevhälsans medicinska insats, vid kommunens riskanalyser eller planeringsmöten. Vår bedömning är att arbetsmiljön för skolsköterskorna på Malmaskolan påverkades under läsårets inledande månader hösten 2025, dels på grund av den påtagligt ökade arbetsbelastningen men också på grund av bristande planering inför övertagandet. Framöver är det viktigt att bjuda in centrala aktörer vid sammanslagningar av skolor framförallt vid samtida byte av huvudman. Vid övergången uppstod svårigheter att rekvirera journalerna från Europaskolans tidigare huvudman, vi fick inte tillgång till journalerna i tid för genomläsning, bedömning och inskanning i vårt journalsystem PMO. Vi har också inom EMI, med skolsköterskor från Malmaskolan och i samråd med MLA identifierat flertal brister hos Europaskolan och dess huvudman. Det har medfört ytterligare merarbete under höstterminen där skolsköterskorna inom Flens EMI på Malmaskolan behövt göra extra hälsobesök för hela årskurser, bedöma och utföra extra hälso-uppföljningar med besök för kontroll av till exempel tillväxtavvikelser eller sneda ryggar. Även genomläsning av journaler och bedömning av vaccinationsstatus har gjorts på samtliga elever. En mer samlad analys av sammanslagningen av Europaskolan med Malmaskolan utifrån ett EMI-perspektiv kommer göras av MLA under 2026. 24 Specifika mål 2026: 1. Fortsatt utveckling av EMI Flens egna metodbok, inklusive att köpa in ett system som är specifikt för rutiner och kvalitetsarbete. 2. Öka kvalitet och likvärdighet i dokumentation i PMO. a. Implementering av samtyckesmodulen i PMO, så att den kan användas till vaccinationerna läsår 26/27. b. Fortsatt arbete med åtgärdsmodulen i PMO. 3. Utvärdera patientens upplevelse av stöd och bemötande av EMI. 4. Arbeta med slutbetänkandet av utredningen om en förbättrad elevhälsa, SOU 2025:113, för att planera för elevhälsans förstärkta vårduppdrag. 5. Införa kollegial journalgranskning i årshjulet. 25 Omvärldsbevakning, vad händer inom EMI framöver? År 2027 kommer vaccin mot vattkoppor att införas i det nationella barnvaccinationsprogrammet. Det innebär att alla skolbarn som inte har haft vattkoppor ska erbjudas kompletterande vaccin mot sjukdomen. Under 2027 och 2028 kommer EMI att erbjuda och genomföra dessa kompletterande vaccinationer för alla barn som går i kommunal skola i Flen. Detta blir ett tillfälligt och prioriterat utökat uppdrag för skolsköterskorna. Pojkar som är födda 2007 och 2008 och går sina sista år på gymnasiet har inte erbjudits eller erhållit vaccin mot Humant papillomvirus (HPV), på grund av att pojkar inte omfattades av detta vaccin i det nationella barnvaccinationsprogrammet innan höstterminen 2020. HPV kan orsaka cancer i olika former och vaccinationen ger ett mycket gott skydd mot dessa cancerformer. Vaccinet ges i två doser med minst 6 månaders mellanrum. Folkhälsomyndigheten har gått ut med rekommendationer att alla medborgare under 26 har nytta av att ha ett skydd av HPV-vaccination. Som en konsekvens av de nya rekommendationerna från folkhälsomyndigheten har kommunens skolläkare tagit beslut om att genomföra en insats där vi erbjuder HPV-vaccin till alla pojkar i åk 2 och 3 på gymnasiet, så att alla våra skolbarn får möjligheten att ta del av detta skydd. I och med att vi kommer att få en förstärkt elevhälsa och ett nationellt hälsoprogram, liknande BHVs nationella program, kommer EMI att behöva kunskapsstärka och resursstärka sin verksamhet. I praktiken innebär den förstärkta elevhälsan större närvaro av skolläkare och psykolog på enheterna och fler hälsobesök, hälsosamtal och uppföljningar för skolsköterskor. En del av det utökade kravet på 26 hälsosamtal skulle kunna ligga på kuratorer med rätt kompetens. 27 DATUM 2026-03-06 Kommunledningsförvaltningen Barn-, utbildnings- och kulturnämnden TJÄNSTESTÄLLE Demokratiservice HANDLÄGGARE Anton Wiman DIARIENR BUK/2026:1 ER REF Anmälningsärenden under perioden 2026-02-07 - 2026-03-06 Förslag till beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden föreslås besluta att lägga redovisade anmälningsärenden till handlingarna. Sammanfattning Samtliga redovisade anmälningsärenden går att begära ut hos Demokratiservice, demokratiservice@flen.se. Bakgrund Skolverket -Beslut om förändrat belopp för statsbidrag litteratur 2025 Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro E-post 642 81 Flen Sveavägen 1 0157-430000 5854-6045 flens.kommun@flen.se Flen Delegationsbeslut under perioden 2026-02-07 - 2026-03-06 Beslutsnummer Beslutsdatum Beteckning Beskrivning Delegat BUK Delegation 2026-02-13 BUK/2026:38 Evenemangsstöd Tomas Larsson §/2026 § 4 ansökan och beslut 10851 - Föreningen Dunkers församlingshem BUK Delegation 2026-02-16 BUK/2026:38 Evenemangsstöd Tomas Larsson §/2026 § 5 260216 ansökan och beslut - 10902 - Vadsbro Blacksta Föreningsgård utomhusbio BUK Delegation 2026-02-23 BUK/2026:38 Evenemangsstöd Tomas Larsson §/2026 § 6 ansökan och beslut - Vänföreningen pianomusik i Flen - 10990 Inkomna synpunkter under perioden 2025-11-29 - 2026-02-06 Datum Beteckning Beskrivning 2026-02-27 SPH/2026:32 Synpunkt gällande elevers tillgång till uteleksaker på Stenharmmaskolan 2026-02-27 SPH/2026:33 Synpunkt gällande utemiljö och rastvakter på Stenhammarskolan Inkomna klagomål under perioden 2025-11-04 – 2026-02-06 Datum Beteckning Beskrivning 2026-02-11 KLH/2026:3 Klagomål gällande brist i särskilt stöd elev - Stenhammarskolan 2026-02-25 KLH/2026:4 Klagomål gällande elevs behov kopplat till frånvaro och särskilt stöd - Malmaskolan 2026-02-26 KLH/2026:5 Klagomål på utbildning - Prins wilhelmgymnasiet

§ 60 Månadsarapport 6, 2025 Beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutar att lägga redovisad månadsrapport till handlingarna. Ärendebeskrivning Redovisning av månadens rapport med uppföljning av ärenden. Kränkande behandling Redovisning av antalet anmälda ärenden av kränkande behandling, jämförelser med tidigare perioder och en kort analys av anmälningarna. Frånvarostatistik Redovisning av senaste periodens frånvaro. Trygghetsrapportering Information om månadens inkomna säkerhetsrelaterade ärenden samt vidtagna åtgärder kopplat till dessa ärenden. Tillsyner och granskningar Information om aktuella tillsyner och granskningar i Barn-, utbildnings- och kulturnämndens verksamheter. 54 Revisionsrapport 2025-11-13

§ 67 Yttrande och barnkonsekvensanalys skolstruktur Beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutar • att anta yttrandet som sitt eget, • att överlämna yttrandet till kommunstyrelsen för vidare beredning, • att beslutet omedelbart justeras, • att till huvudinriktningen för klasstorlekar är att hamna så nära 25 elever per klass som möjligt, samt att ett genomförandebeslut/verkställighetsbeslut fattas under våren 2026. Följande skall redovisas i beslutet: - en investeringsplan framtagen av FKAB i samråd med för barn-, utbildnings och kulturnämnden innehållande kostnader och eventuella hyreshöjningar för nämndens verksamhetslokaler. - Kostnaderna för eventuella verksamhetsanpassningar som krävs för alternativ 3 i “Yttrandet skolstrukturutredning”. Ärendebeskrivning Flen kommun har en överkapacitet av grundskoleplatser på grund av den minskade befolkningen, befintliga skolors kapacitet och det faktiska behovet av elevplatser de kommande åren. Detta, i kombination med att skolverksamheten har haft en ansträngd ekonomi under flera år, gör att det finns ett behov av att förändra skolstrukturen för att ge barnen en likvärdig och kvalitativ skolverksamhet med god ekonomisk hushållning. För att möta detta behov tillsattes en fullmäktigeberedning december 2024 med uppdraget att se över de ekonomiska och strukturella förutsättningarna för grundskoleverksamheten i kommunen. Den 15 september 2025 presenterades utredningen "Skolstruktur för en bra skola för alla" med tre handlingsalternativ, i syfte att skapa en långsiktigt hållbar struktur för alla grundskoleelever i kommunen. Enligt kommunfullmäktiges beslut (2025-09-15 § 61) ska berörda förvaltningar och nämnder yttra sig i ärendet.

§ 68 Månadsarapport 7, 2025 Beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutar att lägga redovisad månadsrapport till handlingarna. Ärendebeskrivning Redovisning av månadens rapport med uppföljning av ärenden. 55 Revisionsrapport Kränkande behandling Redovisning av antalet anmälda ärenden av kränkande behandling, jämförelser med tidigare perioder och en kort analys av anmälningarna. Frånvarostatistik Redovisning av senaste periodens frånvaro. Trygghetsrapportering Information om månadens inkomna säkerhetsrelaterade ärenden samt vidtagna åtgärder kopplat till dessa ärenden. Tillsyner och granskningar Information om aktuella tillsyner och granskningar i Barn-, utbildnings- och kulturnämndens verksamheter.

§ 70 Nämndrapport 4, 2025 Beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutar att lägga nämndrapport 4, 2025 till handlingarna. Ärendebeskrivning Nämndplan 2024–2027 med internkontroll och budget 2025 utgår ifrån kommunens strategiska plan med mål, indikatorer och ekonomi. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden följer upp Nämndplanens mål och ekonomi fyra gånger per år via nämndrapporter till Kommunstyrelsen enligt riktlinjer för styrning och ledning i Flens kommun. Nämndplanens indikatorer följs upp i nämndrapport 3 (delårsrapport) och i årsredovisning. Mål Endast de mål som vid nämndrapport 3 prognostiserades att inte uppnås redovisas i denna rapport. Det innebär de två mål som ligger under målområdet Flen där människor får växa och ta plats redovisas kopplat till avvikelser och med beskrivning av vad som hindrat måluppfyllelse. Ekonomi Barn-, utbildnings- och kulturnämndens totala utfall och prognos visar positiva avvikelser mot budget, som beror på övergripande intäkter och ej nyttjade budgetposter, trots att kommunens förskolor och skolor som bedrivs i egen regi visar stora underskott. Nämnden har ett fortsatt behov av effektivisering för att möta de minskade barn- och elevunderlagen. Personal Sjukfrånvaron ligger ungefär på samma nivå som föregående år. Förvaltningen följer regelbundet upp sjukfrånvaron i verksamheterna och arbetar efter ett beslutat årshjul för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Enheter med högre rapporterad sjukfrånvaro än 8 % är förskoleområde 1, 56 Revisionsrapport förskoleområde 2 och anpassad grundskola. 2025-12-11

§ 75 Nämndplan 2024-2027 med internkontroll och budget 2026 Beslut • att anta nämndplan 2024–2027 med internkontroll och budget 2026, • att uppdra till barn-, utbildnings- och kulturnämndens presidium att skyndsamt informera kommunstyrelsens arbetsutskott den 12 januari om barn-, utbildnings- och kulturnämndens ekonomiska situation dånämnden trots intensiva besparingsåtgärder inte kommer att kunna uppnå budget i balans 2026 i och med uppskjutet beslut om skolstruktur. Ärendebeskrivning Nämndplanens mål utgår ifrån mål i Strategisk plan 2024–2027 med budget 2026. Nämndplanen följs upp i fyra nämndrapporter (med delårsrapport) per åroch i bokslut. Mål Den befintliga nämndplanen sträcker sig över fyra år till år 2027 och har fungerat bra utifrån den uppföljning som hittills hunnit genomföras. Några mindre justeringar och tillägg har gjorts i nämndplan 2026. En del nya grunddata förmätning av volymer såsom antal anställda, antal barn i olika verksamheter och sjukfrånvaro har tillkommit i nämndplanen och följs upp i nämndrapporter under 2026. Beskrivning av utmaningar och möjligheter under innevarande år liksom nämndens bidrag till arbetet med Flens vision har tillkommit i den kommunövergripande mallen för nämndplaner och därför lagts till. Indikatorerna har förändrats något. En indikator som följer upp trygghet (kränkande uttryck) har utgått ifrån regionens enkät Liv, hälsa, ung och har därför tagits bort. Indikatorer som rör uppföljning av Edtech har justerats så att de mäter VR i undervisning istället för andel lärare som utbildas. Det har även tillkommit en indikator för att mäta resultatet av det målet i form av teknikbetyg i årskurs 9. Indikatorer som mäter skolresultat i tidiga åldrar har formulerats om så att de stämmer med de system som uppgifterna hämtas från. Det har också justerats såatt de mäter resultat för flickor och pojkar separat vilket är viktigt för att de ska kunna jämföras med de uppgifter som hämtas från Kolada och som tidigare visat på betydande skillnader mellan flickor och pojkars skolresultat. Intern kontroll Enligt reglementet för internkontroll ska respektive nämnd anta sin internkontrollplan i samband med att nämndplanen antas. Avsikten med den interna kontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. Den interna kontrollen ska bidra till att ändamålsenlighetenstärks och att verksamheten med medborgarnas bästa för ögonen bedrivs effektivt och säkert.Flertalet 57 Revisionsrapport internkontrollområden är förvaltningsspecifika utifrån den egna verksamhetens behov och tre är kommunövergripande kontrollmoment som alla förvaltningar utgår ifrån (arbetsmiljö och styrning och ledning). De kommunövergripande kontrollmomenten har inte beslutats än vilket innebär att de inte kan publiceras i nämndplanen. Budget 2026 Barn-, utbildnings- och kulturnämnden har utifrån Strategisk plan 2024–2027 med budget 2026 tilldelats en total budget för år 2026 på 460 338 000 kronor. Pågrund av färre antal barn och unga samt en extra tilläggsbudget 2025 är den totala ramen 2026 ungefär 12 500 000 kronor lägre jämfört med 2025. Sannolikt kommer ytterligare omställning av personal att behövagenomförasunder 2026. Det minskade barnunderlaget får störst påverkanpåförskoleverksamheterna. Barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen har under flera års tid behövt minska personal, inte bara i takt med barnminskningen utan också på grund av ökade lokal- och måltidskostnader per barn. Dessa kostnader blir ett resultat av att Flens kommun har ett större antal enheter än vad kommunen har behov av sett till antal barn. Detta medför en stadig minskning av barn- och elevpengens undervisningsresurser (personalkostnader). Den minskade personalstyrkan har medfört att arbetsbelastningenökar och förvaltningen ser nu en allvarlig nedgång i värden i de enkätmätningar som genomförs veckovis med all personal. När det gäller arbetsbelastning ochstödligger förvaltningens totala värde just nu på 47 (rött) av 100. Fortsatta nedskärningar av personal medför svårigheter att efterleva skollagen och barns rättigheter enligt barnkonventionen vilket framgått i tidigare barnkonsekvensanalys rörande åtgärd att minska personal. Fackliga perspektiv Vid facklig samverkan i februari 2025 informerade arbetsgivaren de fackliga organisationerna om de neddragningar som skulle ske under 2025. Sveriges lärare, Kommunal, Vision, Vårdförbundet och Akademikeralliansen förde då till protokollet att det inte är möjligt att dra ner mer på personal “degårredan på knäna” och att de inte ansåg det möjligt att minska mer på personal.

§ 76 Flens kommuns resursfördelningsmodell med bidragsbelopp 2026 Beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutar att anta Flens kommuns resursfördelningsmodell med bidragsbelopp för 2026. Ärendebeskrivning Resursfördelningsmodellen är den modell som anger hur mycket bidrag olika skolor och förskolor ska få. Bidragen ska delas enligt en likabehandlingsprincip som ska ge möjlighet att göra riktade insatser till exempel utifrån socioekonomiska faktorer. Elevpengen är uppdelad i olika delar och när en del ökar behöver övriga minska eller den totala pengen öka. Elevpengen består av undervisning, måltider, 58 Revisionsrapport läromedel och lokalkostnader. Barn- och elevpeng för 2026 har räknats upp med index som motsvarar 2026 årslönenivå, höjning av lokalhyror och städ samt en extra förstärkning av undervisningsdelen. Den socioekonomiska strukturersättningen för förskola uppgår 2026 till 8 miljoner kronor vilket motsvarar cirka 10 % av den totala barnpengen. Den socioekonomiska strukturersättningen för grundskola och förskoleklassuppgår 2026 till 15 miljoner kronor vilket motsvarar cirka 10 % av den totala elevpengen. Den socioekonomiska strukturersättningen har ökat något sedan 2025 för att ökamöjligheterna att uppnå det kompensatoriska uppdraget i och med den högaandelen barn som lever i ekonomisk utsatthet. Måltidskostnaderna ökar per barn i förskola på grund av lägre barnantal 2026. I grundskolan minskar snittkostnaden för måltider något till följd av att fler elever går i kommunal skola vilket möjliggjort för effektiviseringar hos Måltidsservice. Snittkostnader för lokaler per elev fortsätter att öka på grund av det sjunkande elevantalet. När lokalkostnaderna per barn och elev är höga och ökar innebär det att undervisningsresurser sänks. Det ger stora konsekvenser för alla elever i kommunala skolor samtidigt som de fristående enheternas bidrag ökar. Det beror på att de fristående enheterna har möjlighet att fördela pengarna som de önskar medan de kommunala skolornas pengar till stor del går till lokalkostnader. Höga lokalkostnader ger en kedjeeffekt av ökade kostnader som ytterligare skenar i och med det minskade barn- och elevunderlaget vilket innebär att situationen vi står i nu kommer att bli svårare de kommande åren.

§ 77 Månadsarapport 8, 2025 Beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutar att lägga redovisad månadsrapport till handlingarna. Ärendebeskrivning Redovisning av månadens rapport med uppföljning av ärenden. Kränkande behandling Redovisning av antalet anmälda ärenden av kränkande behandling, jämförelser med tidigare perioder och en kort analys av anmälningarna. Frånvarostatistik Redovisning av senaste periodens frånvaro. Trygghetsrapportering Information om månadens inkomna säkerhetsrelaterade ärenden samt vidtagna åtgärder kopplat till dessa ärenden. Tillsyner och granskningar Information om aktuella tillsyner och granskningar i Barn-, utbildnings- och kulturnämndens 59 Revisionsrapport verksamheter.

§ 78 Kriterier för strukturbidrag till små skolor 2026 Beslut Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutar att fastställa kriterier för strukturbidrag till små skolor enligt förslag nedan. Ärendebeskrivning I samband med att kommunfullmäktige beslutade om strategisk plan den 15 september 2025 beslutades också att tilldela Barn-, utbildnings- och kulturnämnden en ramförstärkning om 6 000 000 kronor i ett strukturbidrag förökad tillväxt. Dessa pengar ska användas för att ge långsiktiga och likvärdigaförutsättningar för små skolor, med syfte att bibehålla attraktivitet, bidra till ökad tillväxt samt en god samhällsservice på orten och därmed hela kommunen. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden behöver upprätta kriterier för hur dessa pengar ska fördelas. Barn-, utbildnings- och kulturnämndens presidium har tillsammans med förvaltningsledning arbetat för att ta fram ett förslagpåkriterier enligt kommunfullmäktiges beslut. Kriterierna som föreslås är att grundskolor i Flens kommun belägnautanför Flen tätort med max 140 elever ska tilldelas strukturbidrag enligt följande: - 17 500 kronor per elev och år till grundskolor med 1 – 80 elever - 12 000 kronor per elev och år till grundskolor med 81 – 140 elever Gränsen vid 140 elever utgår ifrån att grundskolor med årskurserfrånförskoleklass upp till årskurs 6, med en klass i varje årskurs och elevantal över 20 elever per klass, bedöms ha bättre förutsättningar att kunna bedriva verksamhet med budget i balans än grundskolor med färre elever. Strukturbidraget fördelas till små skolor i Flens kommun belägnautanför Flen tätort. I Flens kommun har grundskolorna olika förutsättningar att bedriva en kvalitativ verksamhet på grund av att de små skolorna har lägre fyllnadsgrad i klasser och att de är belägna utanför tätort vilket innebär fördyrandeomständigheter såsom behov av resor under skoldagen. Enligt skollagen ska alla, oberoende av geografisk hemvist och sociala och ekonomiska förhållanden, ha lika tillgång till utbildning i skolväsendet (1 kap. 8 §skollagen). För att uppnå det fördelas idag pengar till grundskolor, förutom den grundläggande elevpengen och strukturbidraget till små skolor, också ett socioekonomiskt strukturbidrag. Det är ett sätt för kommunen att arbeta kompensatoriskt genom att fördela extra pengar till de grundskolor som har ett större behov utifrån elevsammansättning (föräldrars utbildningsbakgrund, eventuell invandrarbakgrund och andra liknande faktorer). 60 Revisionsrapport Bilaga 3 – Sammanställning protokollsgranskning social- och arbetsmarknadsnämnden Nedan återfinns en dokumenterad uppföljning av social- och arbetsmarknadsnämndens protokoll för 2025 med bäring på ekonomisk uppföljning samt åtgärder med anledning av ekonomiska underskott under 2025. 2025-02-05