Beslutsinstans: Kommunstyrelsen — 27 mars 2026

1 § Kommuner och RUR och God ekonomisk landsting är hushållning bokföringsskyldiga enligt Lag om RKR R1 bokföring och 2 kap och skyldiga att arkivering. Enligt 3 kap. 13 § upprätta en årsredovisning första stycket LKBR Lag (1997:614) om Enligt 3 kap. 13 § första stycket kommunal redovisning ska LKBR minst bevaras fram till och förvaras bevarande. Av 3 med det sjunde året efter kap. 14 §. utgången av räkenskapsåret Jordabalken JB Lantmäteriet Förkortas LM Livsmedelslagen Förkortning LL (2006:804) Föreskrifter LIVSFS Livsmedelsförordningen (2006:813) Avgiftsförordning 2006:1166 Medbestämmandelag Förkortas MBL Hushållning med Miljöbalken Förkortas MB mark- och Fem grundstenar styr vattenområden. tillämpning. Agenda 2023 Miljökvalitetsnormer = vägledande mark, vatten, luft, övrig miljö Myndigheten för Förkortas MSB samhällsskydd och beredskap Offentlighets- och Förkortas OSL sekretesslag (2009:400) Plan och bygglag Förkortning PBL Tobakstillstånd, OL2 Tobakslagen Förkortas TL anmälan försäljning av Ärendehanteringssystem tobak, nikotinfria tobaksprodukter, folköl, receptfria läkemedel, e- cigarretter Public 360, Ärendehanteringssystem EDP VISION Serveringstillstånd AlkT Alkohollagen Förkortas AL Ärendehanteringssystem Protokoll Förkortning: kommunfullmäktige, kf kommunstyrelse, ks Bygg- och miljönämnd BMN Resultat- och Förkortas RUS utvecklingssamtal Räddningstjänst Förkortning RTJ gemensam Sektor Förkortning SHB LG samhällsbyggnad ledningsgrupp ¹Handlingar = Benämning på handling till exempel protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar, ansökan om ekonomiskt bistånd, ansökan till lantmäteriet, annonser ²Förvaring = Här anges lokal (anges inte namnknutet till person utan efter funktion, till exempel närarkiv myndighetskontoret, pärm tjänsterum handläggare.) eller system (till exempel Public 360, Personec, Procapita). ³ Eventuell personuppgift, ange även typ = till exempel namn, personnummer, bild ⁴Gallring = Gallringsfrist, den tid efter vilken en handling ska gallras, till exempel 1 år. Bevaras innebär spara för all framtid. ⁵Lagrum = Här anges vilken lag och paragraf (i själva lagen) som tillämpas rörande hanteringen av handlingen exempelvis: SoL, OSL, Föräldrabalken, etcetera ⁶Anmärkning = Här kan ytterligare förklaringar ges. Exempelvis i vilka tidsintervaller handlingarna ska levereras till Kommunarkiv. Sammanfattning Informationshanteringsplanen är en sammanställning av samtliga handlingar inom sektor samhällsbyggnad (SHB). Sektors huvuduppdrag är att ansvara för samhällsplanering, bygg- och miljö, räddningstjänst, klimat och miljö, försäkringar samt krisberedskap och civilt försvar. Informationshanteringsplanen kan med fördel användas som underlag vid upprättande av registerförteckningen. Registret är en förteckning över personuppgiftsbehandlingar som sker inom sektorn. Se artikel 30 i dataskyddsförordningen. Sammanfattning Samhällsplaneringsenheten Övergripande ansvarar samhällsplanering för nedanstående verksamhetsområden: • Detaljplanering • Kart, mät och GIS • Förvaltning och utveckling av kommunala gator, parker, torg och allmän plats • Förvaltning av kommunens övriga mark och skog • Naturvård • Exploatering • Trafik och parkering • Investeringar Sammanfattning Bygg- och miljöenheten Övergripande ansvarar bygg- och miljöenheten för nedanstående verksamhetsområden: • Bygglovshandläggning • Tillsyn enligt PBL • Miljötillsyn • Livsmedelskontroll • Information och rådgivning enligt Plan- och bygglagen, Miljöbalken och Livsmedelslagen • Energirådgivning • Alkohol – tobakshandläggning • Anmälan om folköl, tobaksfria nikotinprodukter, receptfria läkemedel, e-cigarretter, påfyllningsbehållare och spelautomater Räddningstjänsten Räddningstjänsten arbetar med räddningsinsatser, tillsyn och förebyggande arbete för att minska olyckor i samhället. Strateggrupp Arbetar med kommunens miljöstrategiska områden, brottsförebyggande och beredskaps arbete, försäkringar, internkontroll och verksamhetsutveckling samt säkerhetsfrågor. SHB:s handlingar från ansökan till beslut Handling, ansökan, beslutsunderlag, förhandsbesked, lägesbild, mötesanteckning, tjänsteskrivelse, remiss, utredning, Verksamhetsspecifika handlingar finns under respektive enhet som bilaga. personuppgift Ansökan om utredning Public 360, enhetsmapp Ja Bevaras Förordning: /undersökning, server • (2004:100) om bidrag ekonomiska rapporter, för sanering av slutrapport av statliga förorenade områden, bidrag / stöd • (2009:381) om statligt stöd till lokala vatten- vårdsprojekt (LOVA), • (2022:98) om statligt stöd till åtgärder för efterbehandling av föroreningsskador • 2022:98 statligt stöd om återbehandling av miljöskador personuppgift Lägesbild Public 360 Nej Bevaras § 4 Lag (2023:196) om Lägesbild gällande kommuners ansvar för social oro brottsförebyggande arbete Mötesanteckning från Public 360 Ja Bevaras KL Exempel beredning- politiska forum eller uppföljningsgrupper Tjänsteskrivelse Public 360, enhetsmapp Ja Bevaras KL (2017:725) 2 kap 1, • till nämnd, chef, KS, server 3§, 8 §, 2 kap 1–10 §, 3 KF KS, KF. kap 1–5 §. Arkivlag • Uppdragsgivna (1990:782) 1, 4, 10 § ärende frånpolitiken KL lag (2017:725) 2 kap 1 § Utredning, rapport Public 360, enhetsmapp Ja Bevaras KL (2017:725) 2 kap 1, Utredning, rapport server 3§, 8 § Remiss Public 360, enhetsmapp Ja Bevaras KL server Handling, förfrågan, korrespondens, mötesanteckning, samråd, klagomål, personuppgift Korrespondens, Public 360, Ja Bevaras KL (2017:725) 2 kap 1, relevant för beslut Kommunarkiv 3§, 8 §, 2 kap 1–10 §, 3 enhetsmapp server kap 1–5 §. Mötesanteckningar, Under H-disk egen mapp Ja Gallring vid aktualitet. KL (2017:725) 2 kap 1, samverkansmöten, och X-disk SHB LG och 3§, 8 §, 2 kap 1–10 §, 3 informationsmöten enhetsspecifik mapp. kap 1–5 §. Beslut, handlingsplan, lokala föreskrifter, planer, policys, riktlinjer, samverkansavtal, sanktioner, taxa personuppgift Beslut om investering Public 360, enhetsmapp Bevaras i Public 360, KL för genomförande server, SHB LG mapp. enhetsmapp server Beslut om Public 360, SHB LG Ja Bevaras GDPR systemförvaltningsplan mapp. Beslut, Public 360 Ja Bevaras KL delegationsbeslut personuppgift Handlingsplan Public 360 Nej Vid inaktualitet §5 Lag (2023:196) om BRÅ kommuners ansvar för brottsförebyggande arbete Internkontroll, Public360, Stratsys. Ja Vid inaktualitet KL, PBL KL 6 kap. 1,6 §§ beslutsunderlag till KS Gemensam SHB katalog 9 kap. 38 § KL. (X-disk). Enhetschefs PBL 3 kap 2 §. mapp H-disk. Planer, riktlinjer, Gemensam SHB katalog Ja Vid inaktualitet KL, PBL KL 6 kap. 1, 2§§. policys med uppföljning (X-disk). Enhetschefs § KL9 kap. 38 och revidering. mapp H-disk. PBL 3 kap 2 §. Samverkansavtal Public 360 Ja Vid inaktualitet KL 6 kap 1 § första Samverkansavtal externa & interna med Katalog stycket, 9 kap. 38 § BRÅ uppföljning internkontroll, Kommungemensamma, KL 7 kap 6§ övriga Gemensam SHB katalog PBL 3 kap 2 § (X-disk). Enhetschefs Lag (2023:196) §9 om mapp H-disk. kommuners ansvar för brottsförebyggande arbete SHB, HR, arbetsmiljö personuppgift Anhöriguppgifter Självservice, under Ja Gallras löpande när AML Fylls i av avseende medarbetare enhetsspecifik mapp på de blir inaktuella medarbetaren X-disk. Fysisk pärm hos chef och enhet. Anställningsavtal Personec P, pärm, Ja Bevaras AMLen (1977:1160). Hanteras av HR- personalakt HR Arbetsrätt och avdelning. arbetsmiljörätt / Lag Tystnadsplikt och (1982:80) om GDPR information anställningsskydd / SFS ingår i avtalet. 2022:835 Lag om ändring i lagen (1982:80) om anställningsskydd Arbetsmiljömätning Gemensam SHB katalog Ja Gallring efter behov, AML (1977:1160) 1 kap arbetssituation (X-disk), enhetsnivå vid aktualitet. 1–3 §, 2 kap 1–4 §, 3 under H-disk. kap 1–3 §, 6 kap 1 §. Arbetsskador och Digitalt i STELLA, från Ja. Bevaras AML Årsredovisning tillbud, till exempel 2016 och tidigare i tillbudsanmälningar, arkivet hos HR. årssammanställningar Digitalt i mapp: Gallras årligen Incidentrapport L:\Incidentrapporter personuppgift Avtal praoelever / Gemensam SHB katalog Ja Gallras vid in Lag (1982:80) om Anställningsavtal praktikanter (X-disk och H-disk) aktualitet. Senast 3 år anställningsskydd efter avslutad period. Brandskyddskontroll OPUS. Gemensam SHB Ja Bevaras 3 år AML /1977:1160) Lagens ändamål är katalog (X-disk) LG eller AML 1 kap 1 § att förebygga ohälsa strateggrupp, enhetsnivå (1994:579) och olycksfall i under H-disk. arbetet samt att även LSO i övrigt uppnå en god arbetsmiljö. Lag (1994:579). Disciplinärenden Diariet på HR. Ja Bevaras AML (erinran, tillrättavisade Tillrättavisade samtal – MBL samtal, varning) Adato systemstöd. Förhandlingsprotokoll, Gemensam SHB-katalog Ja Bevaras eller gallras KL HR är löner / löneöversyn / LG (X-disk). Personec P vid inaktualitet. BML systemansvarig. lönesättning. förhandling. Bevaras. Utfall kvinnor/män, Personalstatistik Diariet HR. Lag (1982:80) om länet, riket + utfall (nyckeltal inkl. analys) Bevaras anställningsskydd per sektor och total. Mångfald, Lönestatistik (inkl. Jämställdhetslag AML sjukfrånvaro analys av utfall och BFL 1999:1078 löneöversyn) personuppgift Handledning vid Digitalt i mapp: Nej Gallras vid inaktivitet Uppdateras vid smittorisk L:\Handledning vid behov smittorisk Introduktionsmall vid Gemensam SHB-katalog Ja Gallras vid inaktualitet AML (1977:1160) nyanställning (X-disk), Enskild chef, strateg (H-disk) Kompetensutvecklings- Enskild (H-disk) digitalt Ja Vid inaktualitet (när AML Handlingen plan. hos ansvarig chef, nytt dokument förändras årligen, tas annars i pärm. upprättas vid RUS) upp i samband med Digitalt i mapp senast vid avslut av RUS-samtalet. Utbildning L:\Utbildning tjänst. Larmlistor Gemensam SHB-katalog Vid inaktualitet Lag (2006:544) om (X-disk), mapp kommuners och regioners beredskapssamordnare åtgärder inför och vid och sektorchef. Intranät extraordinära händelser i koordinatorer och fredstid och höjdberedskap krisledningsnämnden 1 kap, §1 Ledigheters ansökning Personec P Ja. Gallras enligt rutin på Semesterlag (1977:480) med och utan lön, inkl. HR fackligt uppdrag, AML föräldraledighet KL personuppgift Läkarintyg. Rehab Personec P Adato, Ja 5 år. Arbetsskador AML (1977:1160) uppföljning och åtgärder. Närarkivet och rehabilitering hanteras separat. Lag (2008:565) om rätt Sekretessärenden till ledighet för att på grund av sjukdom prova förvaras inlåst i annat arbete arkivet hos HR KL Medarbetarenkät Gemensam SHB katalog Nej Vid inaktualitet AML (1977:1160) hos ansvarig chef (X- Diskrimineringslag disk), enhetsnivå under (2008:567) H-disk på chefsnivå. Nyckelkvittenser I pärm Hyresgäster Raderas i samband Kl. Fastighets- fastighetsavdelningen med återlämnad AML avdelningens rutin. nyckel Hanteras av SHB. Gemensam katalog (F) Personal På hemkatalog Medarbetare Nyckelkvittens taggar, I pärm på plan 4 Medarbetare, externa Rensas årligen och Kl Rutin för taggar och beställning I Outlook löpande vid AM behörigheter i På hemkatalog X-fil beställning kommunhuset personuppgift Omplacering, Gemensam SHB katalog Ja Bevaras eller gallras Lag (1982:80) om Mötesanteckningar rehabiliteringsinsatser (X-disk) beroende på anställningsskydd rehab plan gallras och personalärenden. Adato. Sekretess skåp ärendeart vid uppnådd Arbetsträning. HR, Personec P Lag (1967:531) om pensionsålder. Företagshälsovårdens Försäkringskassans och tryggande av bedömning ex. arbetsförmedlingens pensionsutfästelse med arbetsförmåga. uppgifter sparas som mera Rehabplan. Beslut från bifogad handling. arbetsförmedlingen. Arbetstidslag (1982:673) Mötesanteckningar samt övriga dokument Lag (1974:981) om arbetstagares rätt till ledighet för utbildning personuppgift Personalstatistik Gemensam SHB-katalog Ja Gallras vid inaktualitet KL Ingår i bokslut och (personalnyckeltal) (X-disk), Enskild chef, AML årsredovisning. (H-disk) Personaluppföljning Lag (1982:80) om (analys av nyckeltal: anställningsskydd trender avseende timanställningar, Lag (1967:531) om vikariat, intern och tryggande av pensions- extern rekrytering, utfästelse med mera mångfald/etnicitet, sjukfrånvaro Arbetstidslag etcetera. (1982:673) Lag (1974:981) om arbetstagares rätt till ledighet för utbildning Personalärende, Diariet, inlåst i Närarkivet Ja Bevaras eller gallras MBL Individärenden förhandlingsprotokoll på enheten, SHB beroende på AML enligt chefsnivå under H-disk ärendeart Lag om (1982:80) medbestämmandelagen eller fysiskt i personalakt anställningsskydd HR Lag (1974:13) om vissa anställningsfrämjande åtgärder personuppgift Protokoll / Digitalt på Finspånätet. Ja. 5 år eller vid MBL minnesanteckningar Gemensam SHB katalog inaktualitet AML arbetsplatsträffar SHB, (X-disk), enhetsnivå enhetsmötesunderlag under kataloger (H-disk, Ja RTJ - bevarar L-disk) Gemensam RTJ-katalog (X-disk) Protokoll, arbetsmiljö, Gemensam SHB katalog Ja. Vid in aktualitet. MBL (1977:1160) Interna rutiner – systematiskt (X-disk), enhetsnivå Skyddsrond 3–5 år AML tidplan för arbetsmiljöarbete, under H-disk, diariet, Arbetsmiljöförordning arbetsmiljöarbetet, samverkansprotokoll OPUS (1977:1166) riskbedömning av (arbetsmiljö ronder, Gemensam RTJ-katalog Ja arbetsmiljön vid till skyddsrond etc), (X-disk) Lag (1974:358) om exempel verksam- facklig förtroendemans hetsförändring inkl. ställning på handlingsplan arbetsplatsen Kontroll en gång per år-RTG. personuppgift Rekrytering, annonser, Hanteras digitalt i Varbi, Ja Gallras vid inaktualitet Lag (1982:80) om I Varbi anonymiseras ansökningar, underlag Gemensam SHB katalog anställningsskydd ansökningar rekryteringsprocess (X-disk). automatiskt efter en tidsperiod. Sker inte med Ansökningshandlingar Personakt. Bevaras MBL spontanansökningar. erhållen tjänst Jämställdhetslag AML Diskrimineringslagen Möjligheten finns att Ansökningshandlingar ej Närarkivet 2 år överklaga enl. § 23 i erhållen tjänst lag om förbud mot diskriminering enligt diskrimineringslagen Riskanalys personal / Gemensam SHB katalog Ja Vid inaktualitet. OSL 2099:400 Större utredningar, Arbetsmiljöutredningar (X-disk) chef, enhetsnivå Större utredningar AML kan vara utförda av / kartläggning (större). under H-disk, CESAM bevaras. extern konsult; avser Tids- och handlingsplan centralt. OPUS. till exempel för arbetsmiljöarbetet, teamutveckling, riskbedömningar av kartläggning av arbetsmiljö vid till psykosociala exempel förhållanden verksamhetsförändringar personuppgift RUS (resultat-och Enskild (H-disk) digitalt Ja 1 år, vid inaktualitet AML Handlingen utvecklingssamtal) hos ansvarig chef, (när nytt dokument förändras årligen, medarbetarsamtal annars i pärm. upprättas) senast vid Lag (1976:580) om gallras vid chefsbyte avslut av tjänst. medbestämmande i Medarbetaren får en arbetslivet kopia. Skattning av SHB chefsnivå under X Ja Bevaras eller gallras AML arbetssituationen och H-disk chefsnivå. vid inaktualitet Arbetstidslag1982:673 Schema, Semesterlistor, Gemensam SHB katalog Ja Vid inaktualitet AML semesteravstämning/- (X-disk), enhetsnivå Ca 2 år. Arbetstidslag1982:673 planering under H-disk, L-disk, MBL gemensam RTJ-katalog KL (2017:725) 11 kap. samt Daedalos. 1, 3 9, och 10 §. Pappersform. AL 2010:1622 9 kap 6 §, 17–20 § återkallelse. Sekretess- Personalakt HR Ja Bevaras Avtal Ex. dokumentation för OSL (2009:400) rehabutredningar, personal. arbetsförmågebedö mning, omplacering personuppgift Systematiskt förda Personec P Ja Bevaras KL Ansökningar om uppgifter om den MBL facklig tid, rapporter anställdes tjänstgöring Arkiveringslag och och lön. sammanställningar Lag (1982:80) om registreras. anställningsskydd Personalinformation Lag (1967:531) om tryggande av pensions- utfästelse med mera Arbetstidslag (1982:673) Lag (1974:981) om arbetstagares rätt till ledighet för utbildning Säkerhetsdatablad I pärm på enhetsnivå, i Nej Gallras vid Uppdateras årligen nära anslutning till inaktualitet. och rengöringsmedlet där löpande för aktualitet aktuella produkter och bäst föredatum. förvaras. SHB informationssäkerhet, dataskydd, SITHS kort personuppgift Anmälan om Public 360 samt pärm Ja Bevaras GDPR DSF artikel 33 Utförs av personuppgiftsincident dataskyddsombud. till IMY Kopia på anmälan till IMY:s e-tjänst Användarhandledning- Intranätet. Gemensam Nej Vid inaktualitet GDPR lathund, instruktion, SHB katalog (X-disk) guide Beställning av SITHS- Ärendehanteringssyst Ja Vid aktualitet GDPR kort em hos IT samt SITHS Dokumentation av Pärm Ja Bevaras GDPR DSF artikel 33 personuppgiftsincident Gallringsbeslut Pärm i tjänsterum. Ja Bevaras 5 år OSL 2099:400 Gemensam SHB LG under X. Enskild chef / administratör H-disk Informations- Intranät, Public 360 Nej Vid inaktualitet Ansvarig IT-enheten. säkerhetspolicy Uppdateras vid behov personuppgift IT-systemstöd Gemensam SHB LG Ja 3 år GDPR Kontroll en gång per katalog (X-disk) Förordning (EU) år enligt 2016/679 systemförvaltningspla Direktiv EU 2016/680 n. KL Klagomål, hantering, Public 360, Ja Bevaras. Enklare KL Rutiner finns på inkommande och Gemensam SHB klagomål gallras intranätet. befogade, synpunkter katalog (X-disk, H- disk) ansvarig chef / handläggare Kommunarkiv Konsekvens- Förvaras hos Ja Bevaras GDPR DSF artikel 35 Avser även bedömningar sektorchef i handlingsplan och pappersform, berörd beslut om åtgärder enhet i pärm eller och uppföljning under SHB-katalog (H-disk), Public 360 Kontinuitetsplan SHB SHB H-disk ansvarig Ja Bevaras LSO, Offentlighets- och Uppdateras vid behov handläggare, sekretesslagen chefskatalog. X-disk (2009:400).18 kap. 13 § serviceenheten. personuppgift Kontroll av efterlevnad/ Enskild (H-disk), pärm Ja Gallras vid inaktualitet, GDPR DFS art. 39b Utförs av IT-enheten /underlag för granskning Gemensam SHB LG under X-disk. Enskild Bevaras Rapport H-disk. Public 360 Kursmaterial, Fysisk plats SHB:s Ja vid individuella Vid inaktualitet GDPR handböcker, enheter, Gemensam kursintyg bruksanvisningar och SHB katalog (X-disk), dylikt Enskild (H-disk) Registerförteckning Gemensam SHB Ja Vid inaktualitet GDPR DSF artikel 30 ledningsgruppkatalog (X-disk) samt i systemet Draftit - Privacy Records eller annat systemstöd Riskanalys / Gemensam SHB - Ja Vid inaktualitet DSF GDPR artikel 25, Avser informationssäkerhet katalog (X-disk), SHB 32 informationsklassning, chefer + system upphandlingskrav, ägare/förvaltare H- handlingsplan disk Uppdateras löpande Beslut om åtgärder Public 360 Ja Bevaras personuppgift Rutin SITHS intranätet SHB LG (X-disk) eller Ja Vid inaktualitet GDPR Utförs av IT-enheten. hos enskild SHB chef Arbetsplats noteras under H-disk. som Finspångs kommun Serviceskyldighet Public 360, VISION, Ja Enklare synpunkter FL 6 § Myndighetens ansvar AlkT, OL2, besvaras. Större Skollag 2010:800 4 kap att kontakten med Gemensam SHB synpunkter och klagomål 7–8 §§ enskilda blir smidiga katalog (X-disk) bevaras Alkohol och tobakslag, och enkla. Hjälp och ansvarig chef / lagen om tobaksfria svar ska ges utan handläggare H-disk. nikotinprodukter. dröjsmål. SITHS-kort Efter tilldelning fysisk Ja Vid tjänsteavslut Avtal Inlämnad förvaring hos enskild, KL värdehandling strimlas ID-kort. Miljöbalken Tillsynsärenden från Public 360 Nej Bevaras GDPR DI-2019-1280 Utförs av IT-enheten IMY tillsynspolicy, DSF artikel 58, 6 kap. 1§ dataskyddslagen (2018:218) SHB IT ansvar, behörighet, felanmälningar, rutiner, systemstöd personuppgift Anteckningar om SHB LG X-disk och enskild Ja Vid inaktualitet KL 8 kap. 1 §, 5 §, 9 kap. ärenden (H-disk), IT 1 § ärendehanteringssystem Felanmälan / Planeringsenheten H-disk. Ja. 2 år KL 2 kap. 1 §, 8 kap. 1 §. ärendehantering Enskild (H-disk) Public 360, PBL Jordabalken 1 §. Exchange, röstbrevlåda. Guider för användare Intranät SHB så arbetar vi. Nej Vid inaktualitet KL 2 kap. 1 § Enskild H-disk IT beställning av AD-konto Gemensam SHB LG- Ja 2 år KL 2 kap. 1 §, När anställning till enhet/avd., IT-utrustning katalog (X-disk), enskild (H- Vid inaktualitet KL 8 kap. 1 § upphör. dator, plattor, mobil/telefon disk), Esmaker, Exchange, Gallring när telefonabonnemang, Tele2 eller motsvarande. abonnemanget eller registrering av arbetsplats. avtal upphör Inkluderat avbeställning av konto, flytt av arbetsplats, telefon, dator, plattor Konsekvensbedömningar Under enskild chefs (H- Ja Vid inaktualitet DSF artikel 35 Handlingsplan och disk), X-disk SHB LG ingår beslut om åtgärder i systemförvaltningsplanen och uppföljning ingår. personuppgift PuB-avtal Public360 Ja Gallring av Dataskyddsförordningen Katalog H disk enhets- / systemägare eller artikel 28 avdelningschef. utsedd ansvarig (personuppgiftsbiträden), X-disk SHB LG för SHB vid in GDPR, rättsliga aktualitet grunderna i GDPR:s artikel 6 samt vid behandling av känsliga personuppgifter artikel 9. GDPR kompletteras av svensk lagstiftning, till exempel lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. Riskanalys Under enskild chefs (H- Ja Vid inaktualitet DSF artikel 25, 32 Avser informationssäkerhet disk), X-disk SHB eller hos informationsklassning, ansvarig för systemstödet upphandlingskrav, ingår i handlingsplan systemförvaltningsplanen Uppdateras löpande Statistik skrivare Gemensam SHB LG- Nej Vid inaktualitet KL 8 kap. 1 § Avtal delas med katalog (X-disk) ansvariga för varje avdelning personuppgift Systemförvaltningsplan Public 360. Ja Vid inaktualitet DSF artikel 25 Kontroll skall ske 1 Under enskild chefs (H- dataskyddsförordningen gång per år disk), X-disk gemensam SHB LG. Utbytesplan skrivare Gemensam SHB LG- Nej Vid inaktualitet KL 8 kap. 1 § katalog (X-disk) SHB administration, avtal, projekt, upphandling personuppgift Anbud antaget E-avrop, Gemen- Ja Bevaras Lag 2016:1145 Ekonomi- och sam SHB katalog LOU styrningsenheten är (X-disk och H-disk) ansvarig för E-avrop Anbud ej antagna E-avrop Ja 2 år Lag 2016:1145 Anbud kompletteringar E-avrop, Gemen- Ja Bevaras Lag 2016:1145 Ekonomi- och sam SHB-katalog LOU kap. 12 11§, styrningsenheten är (X-disk) kap 15 3§ ansvarig för E-avrop Arrendeavtal Enhetens arkiv, Public Ja Bevaras 360, enhetsmapp server X-disk personuppgift Avbrytande av avrop e-avrop, Public Ja Bevaras Lag 2016:1145 360 LOU Avbrytande av E-avrop, Public 360 Ja Bevaras Lag 2016:1145 upphandling, beslut LOU kap.12 12§ avbryta upphandling Avtal E-avrop, Gemensam Ja Bevaras Avtal Lag 2016: • direktupphandling SHB Katalog (X-disk) 1145 LOU inklusive m bilagor Pärm, Public 360. Upphandlingssamordn are. Avtal inklusive bilagor Public 360. e-avrop, Ja Bevaras Lag 2016:1145 LOU Gemensam SHB- FL verkställighet av • Samarbetsavtal katalog (X-disk) beslut FL 35 § Avtal- samverkansavtal Katalog Ja Vid inaktualitet KL 6 kap. 1 underlag till externa & Kommungemensam, § första stycket och 9 kap. 38 interna avtal Gemensam SHB § KL katalog (X-disk). PBL 3 kap 2 §. Enhetschefs mapp H- disk. E-avrop. personuppgift Avtalslista med Gemensam SHB- Ja Vid inaktualitet KL kundkontakter katalog (X-disk), ledningsgrupp. SHB enhetschefer H-disk, verksamhetsspecifika kataloger Beslut av upphandling E-avrop, Public 360 Ja Bevaras Lag 2016:1145 FL skyldighet att LOU, FL 38§ ändra beslut 38 § Beslut om avrop från Public 360, sektorchef Ja Bevaras Lag 2016:1145 ramavtal inom LOU verksamhetsområde och budget Direktupphandling Gemensam SHB Ja Vid inaktualitet Avtal Lag Katalog (X-disk eller 2016:1145 H-disk). LOU kap.19 E-avrop Frågor och svar. E-avrop. Ja. Bevaras Lag 2016:1145 Upphandling Public 360 LOU Förfrågningsunderlag E-avrop/Ansvarig Ja Gallras enligt KL Lag 2016:1145 upphandling SHB-katalog (H-disk). LOU, KL Gemensam katalog på X-disk SHB Försäkringar personuppgift Förlängning av avtal E-avrop. Public360. Ja Bevaras Lag 2016:1145 Ekonomi- och X- eller H-disk hos LOU styrningsenheten är ansvarig chef, strateg. ansvarig för E-avrop Prenumerationer Gemensam SHB- Ja Vid ny KL exempelvis tidningar katalog (X-disk), prenumerationstid ledningsgrupp. SHB enhetschefer H-disk, verksamhetsspecifika kataloger Projekt, EU-projekt, Gemensam SHB- Bevaras LKBR 3 kap 13 § saneringar katalog (X-disk), ledningsgrupp. SHB enhetschefer H-disk, verksamhetsspecifika kataloger. E-avrop. Public360 Sändlista E-avrop Ja Bevaras Lag 2016:1145, LOU Tilldelningsbeslut, E-avrop, Gemen- Ja Bevaras Lag 2016:1145 LOU kap FL dokumentation av beslut sam SHB-katalog 4 10§, kap.16. 1,2 §. beslut FL 31 §, (X) och H-disk FL 28 – 39 § motivering av beslut

4§ Diariekort, Diarieblad EDP Vision. Alk T, Ja 10 år MB 7 kap. OL2, arkiv Bevaras AL (2010:1622) tobakslag Foto, film, ljud Public 360, VISION, Ja Vid inaktualitet Dataskydds- Rättslig grund att verksamhetsspecifika, intranätet, hemsidan. förordningen GDPR ska tillhandahålla skador, åtgärder Pappersform. Gemensam följas. Rättslig grund 6 § information om sin SHB-katalog (X-disk), SHB myndighetsförordningen. verksamhet framgår H-disk, AlkT, OL2 Samtycke krävs enligt av 6 § myndighets- IMY.se, MB, AL, LSO, förordning. Foto för tobakslagen intern användning inom SHB Fotografier Kommunarkiv Ja Bevaras/gallras 10 MB 7 kap., PBL, LSO, Beslutad handling år AL, tobakslagen sparas personuppgift Kursmaterial, Fysisk plats SHB:s enheter, Nej ev. vid kursintyg Vid inaktualitet GDPR Rutiner finns på handböcker, Gemensam SHB katalog intranätet. bruksanvisningar (X-disk), Enskild (H-disk), Provsvar EDP Vision Ja Bevaras eller gallras PBL Sparas vid Gemensam SHB-katalog beroende på Livsmedelslag- egenkontroll. Separat (X-disk), SHB H-disk ärendeart stiftningen rutin. ansvarig handläggare, chefskatalog. Fysisk plats på enhetsnivå. Bilaga; Alkohol- och tobakstillstånd enhetsspecifik informationshantering Bygg- och miljöenheten ansvarar för ovanstående områden. Omfattar; Alkohol- och tobakstillstånd, anmälningspliktig försäljning folköl, tobaksfria nikotinprodukter, e-cigarretter, receptfria läkemedel Avtal; Kommunsamverkan tillstånd och tillsynsverksamhet för alkohol-, tobaks- och läkemedelsförsäljning Kommunsamverkan sker av ärenden gällande serveringstillstånd, tobakstillstånd samt försäljning av e-cigaretter, folköl och receptfria läkemedel i kommunerna Boxholm, Finspång, Mjölby, Motala, Vadstena och Ödeshög handläggs av alkohol- och tobakshandläggare på alkohol- och tobaksenheten i Motala kommun. Utredning och tillsyn av ärenden utförs av handläggarna i Motala. Ansökan eller anmälan lämnas alltid till den kommun där försäljnings- eller serveringsstället ligger, och registreras av respektive kommun. Beslut i ärenden hanteras och tas av respektive kommun. Avgift för prövning och tillsyn bestäms i respektive kommun. Kommunerna är ansvariga för sin respektive information och tar beslut om bevarande och gallring. Denna informationshanteringsplan gäller för ärenden som tillhör Finspångs kommun. personuppgift Samverkansavtal Public 360, tjänsteskrivelser Ja Bevaras KL 3 kap 1§, 5 kap 1 § alkohol – och B_AVD_BYGG- OCH fullmäktige, 26 §, tobaksutredningar med MILJÖ behörighetsstyrd 9 kap 2 § lag särskilda tillsyn bestämmelser 2019:835, 37 § avtals- samverkan 10 kap 1 §. Bilaga; HR, krögarmöte, mötesanteckning personuppgift Mötesanteckningar, B_AVD_BYGG- OCH Ja Gallring vid KL (2017:725) 2 kap samverkansmöten, MILJÖ behörighetsstyrd aktualitet. kommunala informationsmöten, angelägenheter 1, 3§, 8 Krögarmöte §, 2 kap 1–10 §, 3 kap 1–5 §, Semesterlista över B_AVD_BYGG- OCH Ja Gallring efter behov KL (2017:725) 11 kap. handläggare för alkohol- MILJÖ behörighetsstyrd ca 2 år 1, 3 9, och 10 §. AL och tobakshandläggning 2010:1622 9 kap 6 §, 17–20 § återkallelse. Bilaga; ekonomisk uppföljning, budget, fakturaunderlag, taxa för prövning och tillstånd personuppgift Budget Under IT-katalog X-disk Nej Bevaras KL (2017:725) SHB LG Faktura; prövningsavgift AlkT behörighetsstyrd Ja Gallring vid AL 2010:1622, 8 kap 10 Restaurangnummer av ansökan, anmälan av OL2 behörighetsstyrd aktualitet. § ansökan om skapas hos försäljning, avlagt Raindance serveringstillstånd görs Folkhälsomyndigheten. kunskapsprov, X-disk mapp SHB-katalog skriftligen. Avgift för Resultat av serverings- och B_STR_ALKOHOL prövning och tillsyn personuppgift tobakstillstånd, årlig kunskapsprov hämtas tillsynsavgift, enligt taxa. hos FoHM. Underlag för debitering. Fakturering Ja 10 år KL Restaurangrapporter • Taxa AlkT behörighetsstyrd AL (2010:1622) 8 kap rapporteras till FHM. • Årlig tillsynsavgift OL2 behörighetsstyrd 10 §, 9 kap, 3 kap. • Restaurangrapport Raindance Lag om tobak och • Tillstånd tobaksfria • Kunskapsprov nikotinprodukter. Information enligt dataskyddsförordningen GDPR (2016/679) KL (2017:725) 2 kap 5§ Arkivlag (1990:782) 10§ Taxa för prövning och Public 360 Ja 10 år. AL 2010:1622 8 kap,10§ tillsyn av alkohol och BMN Lagen om tobak och Tobakstillstånd med Mapp X SHB liknande produkter mera B_AVD_BYGG- OCH 2018:2088 8 kap. 1–6§. MILJÖ Lagen om handel med vissa receptfria- läkemedel 2009:730 KL 2 kap, 5 § rätt att ta ut avgifter, 6 § självkostnadsprincipen Bilaga, Alkohol- och tobaksansökningar, utredningar, beslut, tillstånd, uppföljningar, restaurangrapport personuppgift Anmälan om OL2 behörighetsstyrd Ja Bevaras AL • försäljning av folköl AlkT behörighetsstyrd (2010:1622). Folköl.8–9 • tobaksfria Närarkivet under kap. 13 Kap register 1–5 nikotinprodukter handläggningstid. § • receptfria Kommunarkiv Läkemedelslagen läkemedel (2015:315). • e-cigarretter Lag (2009:730) om Bekräftelse, utredning handel med vissa enligt lag av anmälan. receptfria läkemedel. 17 § tillsyn. Lag (2018:2088) om tobak och liknande produkter. 17 § tillsyn Lag (2017:425) om elektroniska cigaretter och påfyllningsbehållare 17–29 §. Information enligt dataskyddsförordningen GDPR (2016/679) Arkivlag (1990:782) 10§ personuppgift Anmälan om AlkT behörighetsstyrd Ja 5 år AL (2010:1622). 8 kap. Exempel förändringar OL2 behörighetsstyrd, Folköl. 13 Kap register 1- ägarförändring, pappersform i när arkiv, 5 § Laglig grund av Serveringsansvarig. Kommunarkiv uppgifter i register med samverkan med myndigheter. Arkivlag (1990:782) 10§ Lag (2009:730) om handel med vissa receptfria läkemedel. Lag (2018:2088) om tobak och liknande produkter. Information enligt Anmälan om lokal vid AlkT behörighetsstyrd, Ja Bevaras eller AL (2010:1622) 8 kap 4§. catering Kommunarkiv gallras efter 5 års inaktualitet. personuppgift Anmälan om AlkT behörighetsstyrd Ja Bevaras. AL (2010:1622). 8 kap. Anmälan kan göras via upphörande av OL2 behörighetsstyrd Folköl. 13 Kap register 1– e-tjänst serveringstillstånd, om Kommunarkiv 5 § Laglig grund av försäljning av folköl, uppgifter i register med tobaksfria samverkan med nikotinprodukter och myndigheter. receptfria läkemedel. Arkivlag (1990:782) 10 § Lag (2009:730) om handel med vissa receptfria läkemedel. Lag (2018:2088) om tobak och liknande produkter. Information enligt dataskyddsförordningen GDPR (2016/679) Arkivlag (1990:782) 10 § Anmälning om AlkT behörighetsstyrd Ja 5 år AL (2010:1622) kryddning av snaps 8 Kap Information enligt dataskyddsförordningen GDPR (2016/679) Arkivlag (1990:782) 10 § personuppgift Anmälning om AlkT behörighetsstyrd Ja 5 år AL (2010:1622) provsmakning 8 Kap Information enligt dataskyddsförordningen GDPR (2016/679) Arkivlag (1990:782) 10 § Anmälning om AlkT behörighetsstyrd Ja Vid inaktualitet AL (2010:1622) Anmälan kan göras via serveringsansvariga. 8 Kap e-tjänst. Information enligt dataskyddsförordningen GDPR (2016/679) Arkivlag (1990:782) 10§ Ansökan av Närarkivet och i Ja. Bevaras Lag (2018:2088) om Originalansökningar tobakstillstånd. systemstödet OL2 under tobak och liknande förvaras i pärm under Tillhörande handlingar, handläggnings- och produkter. 1–9 Kap. handläggningstid. utredningar, remisser, beslutstid, Inlåst vid behov. diarieförda handlingar behörighetsstyrd. KL (2017:725) 6 kap. 37 Obehöriga har ej upprättat i ärendet, kredit Beslut expedieras till och 40 §, 7 kap. 5 och 8§ tillträde till kontor. Efter och bankuppgifter, sökande, Polis, beslut överförs alla handling förslag till beslut, Folkhälsomyndighet, Registrering av handlingar till arkivet. tjänsteskrivelse till nämn Länsstyrelsen. personuppgifter utförs Anmälan kan göras via för beslut i ärendet. Kommunarkiv - hos e-tjänst. tillståndsbevis och slutförvaring Folkhälsomyndigheten, delegationsbeslut av och i systemstödet OL2 tobakstillstånd samt Information enligt EU:s tillsynsärende. Ändring av dataskyddsförordningen ägarfördelning, försäljning GDPR (2016/679). / köp av företag med Arkivlag (1990:782) 10 § beslutsunderlag och nytt tillståndsbevis. Korrespondens rörande tobakstillstånd. Fastighetshandlingar från Lantmäteriet. Remisser och svar från Polisen, Länsstyrelsen, Folkhälso- myndighetens, Räddningstjänst, Bygg- och miljöenheten, Skatteverket, Tull, domstol, förvaltningsrätten Ansökningshandlingar Närarkivet och i - Ja Bevaras AL (2010:1622) 1–13 Originalansökningar av stadigvarande och systemstödet AlkT under kap. 8 kap 1 § och 9 kap förvaras i pärm hos tillfälliga handläggnings- och tillsyn 6 §. delegat under serveringstillstånd. beslutstid, 9 kap tillsyn 6 § erinran handläggningstid i Tillhörande utredningar, behörighetsstyrd. om varning enligt 9 kap bokhylla som kan anmälan om Kommunarkiv för 17 §. låsas vid behov. serveringsansvariga, slutförvaring 9 Kap tillsyn återkallelse Obehöriga har ej remisser, diarieförda av tillstånd enligt 18 § tillträde till kontor. Efter handlingar upprättat i eller meddelande om beslut överförs alla ärendet. Credit Safe försäljningsförbud enligt handlingar till arkivet. Betalningsanmärkningar – 19 § alkohollag Anmälan kan göras via ägare/tillståndshavare, Registrering av e-tjänst. skuld till företag. personuppgifter utförs Skatteskulder. enligt Lag (2018:1688) Kredit och bankuppgifter, och Lag (2013:635) hos ändring av ägarfördelning, FoHM och i systemstödet försäljning / köp av företag AlkT. med beslutsunderlag och AB om försäljning Lag nytt tillståndsbevis. (2019:345) och lag Korrespondens rörande (2019:345). alkoholtillstånd. Information enligt Fastighetshandlingar från dataskyddsförordningen Lantmäteriet. Remisser GDPR (2016/679) /tillstånd och svar från Arkivlag (1990:782) 10 § Polismyndigheten, KL 13 kap 10 §. Länsstyrelsen, Lag (2019:345) Kronofogden, kommunen beslutar om Folkhälsomyndigheten tillstånd. med Kunskapsprov godkänt/ underkänt för serveringstillstånd – resultat, namn och personnummer, Räddningstjänst, Bygg- och miljöenheten, Skatteverket, Skönstaxering, Tull, domstol, förvaltningsrätten, uppefter om styrelsemedlemmar. Tillsynsrapporter från inre och yttre tillsyn. Domar/ beslut / handlingar från förvaltningsrätten/domstol. Korrespondens mellan användare, myndigheter, inkomna och utgående handlingar av betydelse (brev, E-post, SMS/MMS, telefonsamtal). Serveringsansvarigas namn och personnummer. Personer i betydande inflytande PIB namn, personnummer, inkomst, uppgifter från bank och Skatteverket med namn, personuppgift adress, konto nr, förmögenhet. Avregistrering av AlkT behörighetsstyrd Ja Vid inaktualitet AL (2010:1622) serveringstillstånd, OL2 behörighetsstyrd 8 kap. Folköl. 13 Kap försäljning av folköl, register 1–5 § tobaksfria Arkivlag (1990:782) 10§ nikotinprodukter och Lag (2009:730) om receptfria läkemedel. handel med vissa receptfria läkemedel. Lag (2018:2088) om tobak och liknande produkter. Information enligt dataskyddsförordningen GDPR (2016/679) personuppgift Delegationsbeslut AlkT behörighetsstyrd Ja Bevaras AL (2010:1622) Beslut av delegat eller • Återkallelse av OL2 behörighetsstyrd 8 Kap vid behov av bygg- och serveringstillstånd Närarkiv Lag (2018:2088) om miljönämnd. och Kommunarkiv tobak och liknande tobakstillstånd. produkter 5 kap, 1 §. Beslut rörande Information enligt erinran och dataskyddsförordningen varning. GDPR (2016/679) Handling som omfattas i Arkivlag (1990:782) 10§ beslut, inkomstuppgifter, registeruppgifter om bolaget, förening, uppgifter från Skatteverket, polisen, Kronofogden, bank utdrag, räddningstjänst, personuppgifter av styrelsemedlemmar, fastighetsägare, person av betydande ställning i företaget. Uppgift av betydande i utredning och beslut. Ev. domar och ekonomiska utredningar personuppgift Delegationsbeslut, AlkT behörighetsstyrd Ja Bevaras AL (2010:1622) Beslut enligt beslut OL2 behörighetsstyrd 8 Kap 1§, 2§,18§. delegationsordning. • stadigvarande Kommunarkiv Lag (2018:2088) om Beslutsexpediering till, serveringstillstånd SHB-katalog tobak och liknande länsstyrelsen, • tillfälliga serverings Mapp X SHB produkter. 5 Kap 1 §, 7 polismyndigheten, tillstånd B_AVD_BYGG- OCH kap. 9–10 §. FHM. • stadigvarande MILJÖ behörighetsstyrd Lag (2022:1257) om tobakstillstånd tobaksfria • tillfälliga nikotinprodukter 17§, 28- tobakstillstånd 29 § • tillsynsärende Registrering av • erinran personuppgifter utförs • varning enligt Lag (2018:1688) • sanktioner Lag (2013:635) hos Tillhörande handlingar, Folkhälsomyndigheten. tjänsteskrivelse med KL (2017:725) 6 kap. 37 förslag till beslut av och 40 §, 7 kap. 5 och 8 nämnd. § Beslutsexpediering av AB om försäljning Lag delegationsbeslut med (2019:345) och lag tillståndsbevis, (2019:345). besvärshänvisning, Information enligt underrättelsebrev. dataskyddsförordningen GDPR (2016/679) Arkivlag (1990:782) 10§ personuppgift Diarieblad, AlkT behörighetsstyrd Ja Bevaras Arkivlag (1990:782) 10 § objektinformation för Ol2 behörighetsstyrd aktuell tillståndshavare Egenkontroll SHB systemstöd AlkT och Ja Vid inaktualitet Lag 2018:2088) om tobak Egenkontrollprogram OL2 behörighetsstyrd och likande produkter, avser alkoholtillstånd, folköl 5 kap 5,6 §. tobak och likande produkter, folköl, receptfria läkemedel. Intyg för kunskapsprov AlkT behörighetsstyrd Ja 5 år eller gallras AL 2010:1622, 8 kap. 12 Kunskapsprovet med provresultat för Kommunarkiv vid inaktualitet § genomförs på FoHM serveringstillstånd hemsida. Handläggare har åtkomst till provresultat och intyg, biläggs beslutet och läggs i akt. Korrespondens av Mapp X-disk SHB Ja Bevaras vid 27 § FL. Handlingar av vikt betydelse mellan B_AVD_BYGG- OCH betydelse. AL (2010:1622) kap 1– bevaras, ex. rättsligt användare, leverantörer, MILJÖ behörighetsstyrd 13. värde, tillför ett ärende, inkomna och utgående OL2 behörighetsstyrd AB om försäljning Lag utgör allmän handling. handlingar (brev, E- AlKT. behörighetsstyrd (2019:345) och lag Ärende som rör post, SMS/MMS, Public360 (2019:345). brottslig handling telefonsamtal) Exchange, mobiltelefon, Information enligt överförs till system- pärm hos berörd dataskyddsförordningen stöd för arkivering. enhet/avdelning GDPR (2016/679) Arkivlag (1990:782) 10§ personuppgift Korrespondens med AlkT behörighetsstyrd Ja 5 år med undantag AL (2010:1622) Korrespondens av vikt näringsidkare, medborgare OL2 behörighetsstyrd 9 Kap 1§, 14 §. bevaras. Lag (2018:2088) om tobak och liknande produkter. 7 Kap 1 §, 10 §. Lag (2022:1257) om tobaksfria nikotinprodukter 19 §

7 §. Delegationsbeslut Public 360 Ja *Bevaras KL E-förslag och Public 360 Ja *Bevaras KL medborgarförslag Enkäter, enkätsvar av Public 360. Outlook. Ja Vid inaktualitet. KL betydelse (egna och Gemensam SHB 1 år eller 3 år vid MB, miljötillsyns- externa), från myndighet, katalog (X-disk). återkommande enkäter. förordningen privatperson, företag Verksamhetsstyrd etcetera chef/delegats mapp H-disk. personuppgift Frågor om anställda Outlook Ja 1 år OSL (2009:400) (kontaktuppgifter lön kap 5 §1 etcetera), frågor om kommunens verksamhet, öppettider, adresser, vem som är ansvarigchef. Fullmakt Kommunarkiv. Ja Bevaras i arkiv 7 kap. MB Enhetens arkiv, Public Public 360, enhetsmapp server AL (2010:1622) 360, enhetsmapp server, AlkT, OL2 Handling som SHB H-disk enskild Ja Enligt enhetens rutiner. OSL (2009:400) 2 Enligt enhetens innehåller sekretess. chefs mapp. AlkT, kap, 3 §. rutiner OL2. Kommunarkiv Tillstånd gallras vid inaktualitet. AL (2010:1622), enligt rutin. Arkivlag (1990:782)8§,10§ Handling; visar Kommunarkiv Ja Bevaras Miljöbalken överlämnandet till Länsstyrelsen och rättidsprövning personuppgift Handlingar från andra Public 360 Ja Bevaras KL myndigheter, till exempel remisser, föreläggande, beslutslut, meddelande om tillsyn etcetera Handlingar, beslut från Public 360. Ja Bevaras AL (2010:1622) domstol, övriga ärenden AlkT, OL2, Kap 10–11, 1–12 kommunarkiv §§, kap 12 1 § Handläggning av Kommunarkiv Ja Bevaras SSMFS (2012:5) Strålsäkerhetsmyndigh anmälan för kosmetiskt etens föreskrifter. solarium enligt Förkortas SSMFS Registreringsbevis Enhetens arkiv, Public Ja Bevaras i Arkiv, Public 360, 360, enhetsmapp enhetsmapp server server Rådgivning (frågor med Hos enskild ansvarig Ja - Kan förekomma Vid inaktualitet AML, underlag, för ärendet under H- KL, tjänsteanteckningar, disk LL korrespondens med mera) Statistik exempel Public 360. Hos Ja Bevaras KL Kolada, NKIK, INSIKT, enskild ansvarig för Origo rapportering, ärendet under H och X-disk personuppgift Synpunkter, klagomål, Public 360, Vision, Ja *Bevaras avvikelser, AlkT, OL2 tvisteprotokoll med Kommunarkivet kravframställan, stämningsansökningar, överklaganden med underlag Säkerhetsskydds- Säkerhetsskåp Ja Bevaras Säkerhetsskyddsl Separat rutin finns klassificerade agen (2018:585) handlingar 2 kap. 2,3§§ Värde intyg Enhetens arkiv, Public Bevaras i Arkiv, Public 360, 360, enhetsmapp enhetsmapp server server Övrig kommunikation Exchange, mobiltelefon, Ja Vid inaktualitet FL 27 § Övrigt gallras vid som inte utgör allmän pärm hos ansvarig inaktualitet handling eller ingår i ett (löpande) exempelvis ärende/projekt (brev, E- reklam, spam, allmän post, SMS/MMS, konversation, privat. telefonsamtal) * Bevaras digitalt, eventuell pappershandling sparas i 2 år på SHB:s, enhetsnivå. SHB/ styrdokument personuppgift Agenda 2030 Public360, Stratsys SHB. SHB Ja Bevaras Agenda 2023 LG X-disk, SHB X-disk enskild Sveriges regering verksamhetsstyrd H-disk. Kontinuitetsplan Digitalt hos Ja Gallras vid inaktivitet Publ.nr MSB1507 Uppdateras vid behov vid elbrist beredskapssamordnare eller hos Enheten för Kontinuitetsplaner – SHB sektorchef försörjningsberedskap övriga planer personuppgift Styrdokument Public 360, SHB X-disk och SHB Ja. Ansvarig sektorchef Verksamhets- KL Uppdateras utifrån LG X disk, Enskild plats specifika dokument behov eller enligt plan. • Riktlinjer verksamhetsstyrd (H-disk). gallras vid • Policys, Förvars digitalt. Publiceras på uppdatering. • Verksamhetsplan, Finspang.se, intranätet under så Bevaras i Public 360 god ekonomisk arbetar vi. hushållning • Investeringsrutin • Delegationsordning Ja • Delegationsbeslut, • Attestreglemente Ja Bevars • Arbetsgivardelegat Ja ion – protokoll • Planer exempelvis Nej Bevaras Lag om allmänna energi och vattentjänster klimatplan. 2006:412 vattentjänstplan, Lag (1977:439) avfallsplan, kommunal klimatanpassnings energiplanering. plan MB (1998:808) 15kap • Kommunala 41§ föreskrifter Avfall och • Lokala föreskrifter producentansvar för att skydda Avfallsförordningen människors hälsa (2020:614). och miljö Avfallsföreskrifter: personuppgift Verksamhetsplan SHB LG X-disk. Enskild plats Ja Gallras 10 är KL verksamhetsstyrd (H-disk). Bilagor; Bygg- och miljöenheten enhetsspecifik informationshantering Bygg- och miljöenhetens byggfunktion, hanterar ärenden inom plan- och bygglagen (PBL) gällande bland annat bygglov, marklov, rivningslov, anmälan och tillsyn samt strandskyddsärenden enligt miljöbalken (MB). I nedanstående tabeller redovisas hur byggfunktionen hanterar information vid olika ärendetyper. Beslut och handlingar som hanteras enligt ÄPBL har inte särskilt benämnts utan hanteras enligt nya PBL:s motsvarande beslut. Fast årlig avgift kan ändras efter 10 år om förhållandena ändras. Bilagor, underlag, överklagandehänvisning bifogas beslut. Delgivning kan ske via e-post, post, delgivningsman, muntligt. Delgivningskvitto arkiveras. Info. delgivning av beslut till andra myndigheter. Handling, beslutsunderlag, förhandsbesked, remiss, tjänsteskrivelse, utredning personuppgift Anmälan om mindre Kommunarkiv Ja Bevaras LL ändring av livsmedelsanläggning Begäran Kommunarkivet Ja Arkivlagen, PBL personuppgift Begäran om yttrande för Public 360 Ja Ordningslag ansökan om nyttjande av (1993:1617) allmän platsmark Beslut som inte nyttjats EDP Vision Ja 10 år PBL Förhandsbesked som ej nyttjats (lov ej sökts inom 2 år) Blankett inklusive övrigt beslutade och inlämnade handlingar Bokning av inspektion EDP Vision Ja PBL, MB, LL Delgivning EDP vision Ja 10 år MB Dokumentation vid Kommunarkiv Ja Bevaras 7 kap. MB Vid avslut görs plats-besök, avslut EDP Vision foton med mera Foto, fotografi, EDP Vision Ja 10 år PBL Bygglov platsbesök, AlkT, OL2, AL (2010:1622) Underlag för beslut mötesanteckning, Kommunarkiv Tobakslagen beräkning Bevars MB, LSO Färdigställandeskydd EDP Vision Ja 10 år PBL Förslag till beslut, Public 360, EDP Vision Ja 10 år MB underlag Kommunarkiv, Alk, T OL2 AL (2010:1622) KL personuppgift Handlingar som initierat Kommunarkiv Ja Bevaras PBL till exempel klagomål vid ärendet tillsynsärende, via e-post, telefon, post Information innan Kommunarkiv Ja Bevaras 3 kap 1 § 1 stycket. installation påbörjas Naturvårdsverkets eller hantering inleds av föreskrifter om skydd brandfarliga vätskor mot mark- och vatten- eller spillolja i cistern förorening vid hantering ovan eller i mark som av brandfarliga vätskor rymmer mer än 1 m³ och spilloljor (NFS vätska 2017:5), 2 kap 31 § p 5 miljötillsynsför- ordningen (2011:13) Kallelse samråd/möten EDP Vision, Ja 10 år PBL B_AVD_BYGG- OCH AL (2010:1622) MILJÖ TL Karta Kommunarkiv, Ja Bevaras PBL AlkT, AL (2010:1622) OL2 TL Komplettering Kommunarkivet Ja Bevaras MB Rapporter och underlag EDP Vision som krävs i beslutet innan AlkT AL (2010:1622) ärendet kan avslutas. OL2 TL Komplettering till ansökan/anmälan personuppgift Kontrollplan Kommunarkiv Ja Bevaras PBL Verifierad/signerad sparas med slutbeskedet, Förslag på kontrollplan beslutad i startbeskedet gallras vid inaktualitet Miljöfarlig verksamhet Kommunarkiv Ja Bevaras Miljöprövnings- förordningen (2013:251) 9 kap 6 §, 1 kap 10 § Obefogade anmälningar EDP Vision Ja 10 år MB om olägenhet för människors hälsa Platsbesök, EDP Vision Ja 10 år PBL Tex. fotodokumentation, anteckningar AlkT LSO LBE mötesanteckningar, OL2 AL (2010:1622) beräkningar TL Protokoll samråd, Kommunarkiv Ja Bevaras PBL arbetsplatsbesök Påminnelse EDP Vision Kommunarkiv Ja Bevaras MB AlkT AL (2010:1622) OL2 TL Rapporter, EDP Vision Ja Bevaras MB inspektionsrapport Kommunarkiv personuppgift Redovisning EDP Vision, Ja Bevaras MB, LSO, Exempel fotografi AlkT, AL (2010:1622) OL2 TL Kommunarkivet Redovisning klagomål EDP Vision, Public360, Ja 10 år FL 6 § Bevaras vid eventuellt AlkT, Bevaras AL (2010:1622) beslut. OL2, TL Kommunarkiv Remisser EDP Vision Ja Bevaras 10 år MB 7 kap. Till exempel grannehörande PBL och myndigheter AlkT Bevaras AL (2010:1622) OL2 Bevaras TL Ritningar Kommunarkiv Ja Bevaras PBL Beslutad handling sparas, AlkT tillsammans AL (2010:1622) eventuell tidigare version OL2 med beslut TL gallras Rådata EDP Vision Ja 10 år MB, PBL, LL Hos handläggaren. Fukt- och bullermätning med mera. Resultat sparas med eventuellt beslut. Rättidsprövning Kommunarkiv Ja Bevaras Miljöbalken, PBL personuppgift Tjänsteanteckning EDP Vision. Ja 10 år i EDP PBL (2010:900) Från 2021 sparas allt och • i ärenden Vision eller i LL skickas digitalt till • checklista Kommunarkivet. MM Kommunarkivet. Bevaras då . tillsammans med beslut Kommunarkivet Bevaras med AL (2010:1622) AlkT, OL2 beslut TL Tjänsteskrivelse EDP Vision. Under X Ja Bevaras. MB, SHB ledningsgrupp, 7 kap. MB, Arkivlag Enskild (1990:782) 1, 4,10 § verksamhetschefs mapp. KL (2017:725) 2 kap 1 § Ärende till BMN, KS, KF. BMN/Public360. Tjänsteskrivelse – till EDP Vision. Public360. Ja Bevaras PBL. nämnd Kommunarkiv, Arkivlag (1990:782) 1, B_AVD_BYGG- OCH 4, 10 § MILJÖ KL lag (2017:725) 2 kap Tjänsteskrivelser till BMN, 1 § KS, KF. Diarieförs BMN. AL (2010:1622), TL personuppgift Underrättelse EDP Vision Ja 10 år PBL Exempel. Bekräftelse AL (2010:1622) mottaget ärende, AlkT, OL2, Kommunarkiv Bevaras TL kungörelse, meddelande om beslut, POIT, påminnelser. Utlåtanden Kommunarkiv Ja Bevaras PBL Exempel. Utlåtande tillgänglighet, Utlåtande kultur, Parkeringsutredning Utredning Ja 10 år MB 7 kap. Granskningsblad, foton • Material EDP Vision tagna av enheten, flygfoton Gällande nyttjanderätt Public 360, enhetsmapp server Utredningar om Kommunarkiv Ja Bevaras MB olägenhet för människors hälsa Yttranden, remissvar, EDP Vision, Ja Bevaras FL Yttrande till Lantmäteriet yttrande i samråd Kommunarkiv PBL Endast med synpunkter MB bevaras Alk central arkiv AL (2010:1622) OL2 Kommunarkiv TL personuppgift Överklagan, skrivelse Kommunarkiv Ja Bevaras PBL, Tillståndet kan vara MB tidsbegränsat AL (2010:1622) TL Handling, enkät, förfrågan, klagomål, korrespondens, samråd personuppgift Begäran om samråd EDP Vision Ja Bevaras FL Handlingar från LM Enkäter, enkätsvar av EDP-Vision Ja 10 år PBL, betydelse (egna och MB, externa), från myndighet, miljötillsynsförordningen privatperson, företag etcetera Förfrågningar EDP Vision Ja 10 år PBL Inkommande Public 360, enhetsmapp förfrågningar som ej server utgör formell ansökan Informationsbrev Enhetsmapp server Nej PBL (2010:900) under X Kallelse samråd/möten EDP Vision Ja 10 år PBL personuppgift Klagomål, underlag, EDP Vision Ja 10 år, bevaras vid PBL, Information om skrivelse angående Kommunarkiv behov MB, klagomålet förmedlas klagomål till JB till fastighetsägaren / fastighetsägare eller verksamhetsutövaren verksamhetsutövare med frågeformulär eller informationsmaterial. Skrivelse angående undersökning av klagomål och vidtagande av åtgärder. Kommunicering om EDP Vision Ja 10 år PBL åtgärder AlkT, OL2 AL, Lag (2018:2088) om tobak och liknande produkter. 1–9 Kap. Komplettering EDP Vision Ja 10 år PBL. Komplettering från AL, Lag (2018:2088) om verksamhetsutövaren / tobak och liknande fastighetsägaren mm produkter. 1–9 Kap. personuppgift Kontaktärenden; bygg- EDP VISION Ja 10 år PBL, E-post, anteckningar och miljö. MB efter samtal • Korrespondent LL • Inskickade handlingar Tjänsteanteckning Korrespondens från EDP Vision Ja 10 år PBL, Länsstyrelsen AlkT, OL2 MB 7 kap. AL, Lag (2018:2088) om tobak och liknande produkter. 1–9 Kap. Korrespondens som EDP Vision Ja 10 år PBL Brev, E-post, samtal inte ligger till grund för MB 7 kap. eller beslut. tjänsteanteckningar. Tillsynsärende OVK, hissar och andra motordrivna anordningar Korrespondens, EDP Vision Ja Bevaras MB 7 kap. Övrig korrespondens. relevant för beslut Kommunarkiv Public 360, enhetsmapp 10 år LL E-post, anteckningar Arrende server efter samtal personuppgift Mötesanteckningar, AlkT Ja Gallring vid aktualitet. PBL, samverkansmöten, OL2 KL (2017:725) 2 kap 1, informationsmöten 3§, 8 §, 2 kap 1–10 §, 3 kap 1–5 §. AL (2010:1622) kap 1– 13. TL Protokoll samråd, Kommunarkiv Ja Bevaras PBL arbetsplatsbesök Handling, anmälan om/från: personuppgift Anmälan att driva eller Kommunarkiv Ja Bevaras 38 § förordningen arrangera anmälnings- (1998:899) om pliktig hälsoskydds- miljöfarlig verksamhet verksamhet. Där och hälsoskydd allmänheten yrkesmässigt erbjuds hygienisk behandling som innebär risk för blodsmitta. personuppgift Anmälan Kommunarkiv Ja Bevaras Avfallsförordningen Anmälan av: avfallshanteringen Fastighetsinnehavare att på fastigheten själv återvinner eller bortskaffa avfall. Övriga anmälningar enligt kommunens föreskrifter om avfallshantering Anmälan beviljad/nekad Kommunarkiv Ja Bevaras PBL Anmälan om kontrollansvarig. Fullmakt Anmälan och ansökan EDP Vision Ja 10 år eller då tillstånd MB 1998:808, Anmälan, ansökan om beslut som inte upphör miljötillsynsförordningen och beslut som inte utnyttjas nyttjas Att driva eller arrangera Kommunarkiv Ja Bevaras 38 § förordningen anmälningspliktig (1998:899) om hälsoskydds- miljöfarlig verksamhet verksamhet med och hälsoskydd bassängbad för allmänheten, eller som annars används av många människor. personuppgift Avlägsnande av Kommunarkiv Ja Bevaras MB fogmassa eller halkskyddad golvmassa Felanmälan / EDP Vision, Public360 Ja. 2 år KL 2 kap. 1 §, 8 kap. 1 Genom PBL åläggs ärendehantering Ärendehanteringssystem §. fastighetsägare ett Exchange, röstbrevlåda. PBL Jordabalken 1 §. juridiskt ansvar för att följa lagkraven för fastighetsunderhåll. Fotografier EDP Vision, AlkT, OL2, Ja Beslutad handling PBL, AL, TL Kommunarkiv sparas, eventuell tidigare version gallras Försäkringsgivare om EDP Vision Ja 10 år betalningsförsummelse , miljöskadeförsäkring Grannemedgivande Kommunarkiv Ja Bevaras PBL Vid bygglovbefriade åtgärder I andra frågor enligt vad Kommunarkiv, EDP Ja Bevaras 40 § förordningen kommunen har Vision (1998:899) om föreskrivit för att miljöfarlig verksamhet förhindra olägenheter och hälsoskydd, 9 kap för människors hälsa 12 § MB personuppgift Inkommen skrivelse Public 360, EDP Vision Ja Vid inaktualitet PBL (2010:900) Nybyggnadskarta Kommunarkiv Ja Bevaras PBL Ofullständig anmälan EDP Vision Ja 10 år PBL Blankett inkl. övrigt som avvisats inlämnade handlingar Platsbesök, EDP Vision Ja Bevaras. PBL, LSO fotodokumentation, anteckning, beräkning Ritningar, Kommunarkiv Ja Bevaras, eventuell PBL Beslutad handling arkitektritningar tidigare version sparas, gallras Smittsam sjukdom vid EDP Vision Ja 10 år eller när LL livsmedelshantering verksamheten upphör Tekniska handlingar Kommunarkiv Ja Bevaras PBL Till exempel konstruktion, installation, rivningsplan, geoteknisk undersökning, brandskyddsbeskrivning Utlåtanden enligt PBL, Kommunarkiv Ja Bevaras PBL Till exempel Utlåtande plan och bygglag tillgänglighet, kultur, parkeringsutredning personuppgift Utredningar Kommunarkiv Ja Bevaras PBL Sakkunnig, brandskydd (intyg/utlåtande), parkeringsutredning, geotekniska undersökningar, miljöinventering Verksamhet eller åtgärd Kommunarkiv Ja Bevaras Gällande föreskrifter Enligt föreskrifter inom vattenskyddsområden meddelade för vattenskyddsområde vattenskyddsområde Verksamhet som Kommunarkiv Ja Bevaras 28 § förordningen orsakar miljöskador. (1998:899) om Avhjälpande av vissa miljöfarlig verksamhet föroreningsskador. och hälsoskydd. Verksamheter som Kommunarkiv Ja Bevaras MB 18 § förordningen orsakar miljöskador, (2007:19) om PCB, PCB enligt 17, 17 a eller 17 b § förordning. Återtagen anmälan som EDP Vision Ja 10 år PBL Blankett inkl. övrigt avskrivits inlämnade handlingar personuppgift Ändring av Kommunarkiv Ja Bevaras 14 § förordningen avloppsanordning (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd Ändring av miljöfarlig Kommunarkiv Ja Bevaras 1 kap 11 § miljö- verksamhet prövningsförordningen (2013:251) Handling, ansökan: Ansökningar inkluderar alla handlingar, särskilda tillstånd så som fullmakt, beslut, avslag, beviljade, undantag och dispenser inom respektive område. personuppgift Avfall Kommunarkiv Ja Bevaras MB Avfallsförordningen (2011:927) Biocidprodukter Kommunarkiv Ja Bevaras Naturvårdsverkets föreskrifter om spridning av vissa biocidprodukter 4 kap1-4 § (NFS2015:3) Bygglov Kommunarkiv Ja Bevaras PBL Energihushållning Kommunarkiv Ja Bevaras - personuppgift Fluorerade Kommunarkiv Ja Bevaras MB växthusgaser Förhandsbesked EDP Vision Ja 10 år PBL Ansökningsblankett, - Ofullständig 7 kap. MB inkl. övrigt inlämnade ansökan som handlingar, fullmakt avvisas Återtagen ansökan som avskrivits. Ansökan och beslut 10 år eller då tillstånd MB som inte utnyttjats upphör Kemiska produkter och Kommunarkiv Ja Bevaras 2 kap 40 § förordningen biotekniska organismer (2014:425) om bekämpningsmedel Kommunalt bidrag för Public 360, enhetsmapp Ja Vart 3:e år enskild och samfälld server väg Miljöfarlig verksamhet Kommunarkiv Ja Bevaras Miljöbalken, PBL PCB-produkt Kommunarkiv Ja Bevaras 17 b § förordningen (2007:19) om PCB Strandskydd Kommunarkiv Ja Bevaras 7 kap. MB Transportdispens Public 360 Ja Ja, efter ett år Trafikförordningen (1998:1276) personuppgift Utplånande av servitut Enhetens arkiv, Public Bevaras i Arkiv, 360, enhetsmapp server Public 360, enhetsmapp server Vattenskyddsområde Kommunarkiv Ja Bevaras Föreskrifter för Tillstånd till åtgärd vattenskyddsområde. 7 som är förbjuden för kap 24 § miljöbalken att den strider mot syftet med det Gällande föreskrifter, 7 tilltänkta skyddet av ett kap 7§§ MB, 9§ område eller föremål förordning (1998:1252) som omfattas av ett om områdesskydd enligt interimistiskt beslut miljöbalken. meddelat av kommunen Natur-eller kulturreservat, naturminne, djur-och växtskydds- eller vattenskyddsområde personuppgift Växtskyddsmedel Kommunarkiv Ja Bevaras 6 kap 1 och 2 §§ Naturvårdsverkets föreskrifter om spridning och viss övrig hantering av växtskyddsmedel (NFS 2015:2) 2 kap 37 och 39 §§ förordningen (2014:425) om bekämpningsmedel Handling från bygg och miljönämnden; beslut, framställan, handling från högre instans, svarshandling överklagande, underrättelse personuppgift Aktivitetsrapportering - Kommunarkiv Ja Bevaras En rapport lämnas Energimyndigheten årligen till Energimyndigheten. Begäran om EDP Vision Ja 10 år MB, polishandräckning, råd miljötillsynsförordningen. och anvisningar Bekräftelse avslutat Kommunarkiv Ja Bevaras 7 kap. MB Meddelande om ärende avslutat ärende Besked från högre instans EDP Vision Ja Vid inaktualitet PBL, När ärendet slutligt att deras beslut MB, har avgjorts överklagats i rätt tid LL Beslut av bygg- och EDP Vision Ja Bevaras PBL miljönämnden att själv Kommunarkiv överklaga med tillhörande motivering Beslut av bygg- och Närarkivet under Ja Bevaras AL (2010:1622) miljönämnden av alkohol- handläggningstid. 1–13 Kap. och tobakstillstånd med AlkT eller OL2. Lag (2018:2088) om tillhörande handlingar Kommunarkiv. tobak och liknande med domar och produkter 1–11 Kap. överklagande Registrering av personuppgifter utförs enligt Lag (2018:1688) och Lag (2013:635) hos Folkhälsomyndigheten. Information enligt dataskyddsförordningen GDPR (2016/679) Arkivlag (1990:782) 10§ KL 13 kap laglighetsprövning 10 § handling till domstol Beslut från högre instans. EDP Vision Ja Bevaras PBL Bekräftelse om nytt Kommunarkiv FL Handling från LM ärende. KL (2017:725) 6 kap. 37 och 40 §, 7 kap. 5 Beslut från och 8 § Förvaltningsrätten AL 8 kap. 17–19 §§ Beslut enligt AL och AlkT, Lag (2018:2088) om Lag om tobak och Ol2, tobak och liknade likande produkter produkter 9 kap 1 §, 10 rapporteras till FHM, kap 1–7 §. polismyndigheten och Länsstyrelsen. Registrering av personuppgifter utförs enligt Lag (2018:1688) och Lag (2013:635) Beslut om föreläggande, Kommunarkivet Ja Bevaras PBL, förbud och rättelse på MB, annans bekostnad jämte miljötillsynsförordningen. förslag och erinringar över förslag enligt PBL, MB eller miljötillsynsförordningen Beslut om överprövning Kommunarkiv Ja Bevaras MB7 kap från Länsstyrelsen Bygg- och miljönämndens Kommunarkiv Ja Bevaras PBL yttrande till högre instans Ekonomisk redovisning - Kommunarkiv Ja Bevaras Ekonomisk Energimyndigheten redovisning lämnas Kommunarkiv årligen till Energimyndigheten. Energimyndighetens Kommunarkiv Ja Bevaras beslut om finansiellt stöd Framställningar till Kommunarkiv Ja Bevaras (26 kap. 3 § MB och 10 länsstyrelsen om § FTM) överlåtelse av tillsyn och länsstyrelsens beslut om överlåtelse av tillsyn Förbud enligt miljöbalken Kommunarkiv Ja Bevaras MB Förbud enligt miljöbalken Kommunarkiv Ja Bevaras MB förenat med vite Handling som visar Kommunarkiv Ja Bevaras PBL överlämnandet till Länsstyrelsen och rättidsprövning Handlingar inskickade EDP Vision Ja 10 år PBL Ritningar, beskrivning, inskickad dokumentation Inkommen överklagande Kommunarkiv Ja Bevaras PBL skrivelse FL Länsstyrelsens beslut om EDP Vision Ja 10 år MB transport av farligt avfall Polisanmälan utgående EDP Vision Ja 10 år MB Polismyndighetens beslut EDP Vision Ja 10 år eller vid om tillstånd för jakt inom inaktualitet planlagt område (skyttar som kommunen anlitar för skadedjursbekämpning Rättidsprövning EDP Vision, Ja Bevaras FL 24 § Kommunarkiv Underrättelse och samråd EDP Vision Ja 10 år 14 § förordning innan installation eller (2016:1128) om konvertering sker av sådan fluorerade växthus- utrustning som innehåller 14 gaser, 2 kap 31 och 32 ton koldioxidekvivalenter f- §§ miljötillsyns- gas eller mer. förordningen (2011:13) Underrättelse om avslutad EDP Vision Ja Bevaras FL Handlingar från LM förrättning Underrättelse om upptäckt Kommunarkiv Ja Bevaras MB av att en allvarlig miljöskada har uppstått. Underrättelse om upptäckt Kommunarkiv Ja Bevaras MB av en förorening på en fastighet och föroreningen kan medföra skada eller olägenhet för människors hälsa eller miljön. Underrättelse om upptäckt Kommunarkiv Ja Bevaras MB av en överhängande fara för att en verksamhet eller åtgärd medför en allvarlig miljöskada. Underrättelse om EDP Vision Ja 10 år 9 kap 3 § vattentäkt, grundvatten Naturvårdsverkets eller en sjö eller ett föreskrifter om spridning vattendrag befaras bli och viss övrig hantering förorenat av av växtskyddsmedel växtskyddsmedel. (NFS 2015:2), 2 kap 31 § p 5 och 2 kap 32 § 1 st p 2b miljötillsyns- förordningen (2011:13) Underrättelse till berörd EDP Vision Ja 10 år PBL myndighet Underrättelse vid olyckor Kommunarkiv Ja Bevaras 9 kap 1 § då en större mängd Naturvårdsverkets växtskyddsmedel läckt ut föreskrifter om spridning eller kan befaras läcka ut. och viss övrig hantering av växtskyddsmedel (NFS 2015:2), 2 kap 31 § p 5 och 2 kap 32 § 1 st p 2b miljötillsyns- förordningen (2011:13) Åklagares beslut vid Kommunarkiv Ja Bevaras Kan gallras vid beslut begäran om åtalsprövning av nedlagt ärende Handling, besiktning, checklistor, egenkontroll, informationsmaterial, process, projekt, protokoll, rapporter, register, ritning, statistik, personuppgift Analysprotokoll livsmedel EDP Vision Ja 3 år LL Dricksvattenprotokoll vattenanläggning bevaras Analysprotokoll EDP Vision Ja 3 år LL Från ackrediterat vattenanläggningar laboratorium Besiktningsprotokoll (vid EDP Vision Ja Vid inaktualitet PBL Bevaras i registret, allvarligare anmärkning) vid gallras i tillsyn av hissar eller andra tillsynsärendet motordrivna anordningar Besiktningsprotokoll OVK EDP Vision Ja Vid inaktualitet PBL Bevaras i registret, (vid allvarligare anmärkning) gallras i tillsynsärendet Checklista EDP Vision Ja 10 år Livsmedel och vatten Egenkontrollprogram Kommunarkiv Ja Bevaras MB Egenproducerat EDP Vision Ja 10 år MB, informationsmaterial miljötillsynsförordningen. Egontrollprogram som Kommunarkiv Ja Bevaras MB 26 kap. 19 § vunnit laga kraft Följesedlar laboratorieprov EDP Vision Ja 3 år LL, MB Granskningsblad/Diariekort EDP Vision Ja 10år PBL Information om cistern Kommunarkiv Ja Bevaras 6 kap 1 § Naturvårds- som tagits ur bruk verkets föreskrifter om skydd mot mark- och vattenförorening vid hantering av brandfarliga vätskor och spilloljor (NFS 2017:5), 2 kap 31 § p 5 miljötillsyns- förordningen (2011:13) Inskickade handlingar EDP Vision ja 10 år MB, Ritningar, Livsmedelsförordningen beskrivningar, inskickad dokumentation Inventeringar, projekt, EDP Vision Ja 10 år MB, sammanställningar, miljötillsynsförordningen. besvärsundersökningar, resultat och beskrivning av kampanjer och liknande sammanställt material Kontrollrapporter EDP Vision Ja 10 år LL Har mer kortsiktig betydelse för människors hälsa Kopior på rapporter från EDP Vision Ja 10 år 3 kap 1 § 2 stycket kontroller, inklusive Naturvårdsverkets periodiska kontroller, av föreskrifter om skydd cisterner och rörledningar. mot mark- och vatten- förorening vid hantering av brandfarliga vätskor och spilloljor (NFS 2017:5), 2 kap 31 och

10§, kap. 19. 17§ ansvarig för E-avrop Bilaga; Samhällsplaneringsenheten Planering ansvarar för: trafiksäkerheten i Finspångs kommun på gatunät där kommunen är väghållare. Kommunen kan utfärda särskilda lokala trafikföreskrifter samt besluta om dispens från dessa. Förvaltningen beslutar även om undantag av den art som avses i Trafikförordningen 13 kap §8. parkering på allmän plats enligt 1 § Allmänna ordningsstadgan, parkeringsövervakning och handläggning av parkeringstaxor, samt parkeringsövervakning enligt lagen om kommunal parkeringsövervakning (1987:24). att hantera tillstånd för nyttjande av allmän platsmark Tillstånd för användande av torg och offentlig plats, offentlig tillställning, allmän sammankomst och idrottsevenemang söks hos Polismyndigheten. Kommunen får sedan möjlighet att ge sina synpunkter genom att polisen begär in remiss. Tillstånd för användande av offentlig plats till affischering och skyltning söks hos kommunen. tillsyn över ingripande för trafiksäkerhet vad gäller trafikfarliga häckar och plank. Processen startar med att en anmälan inkommer. Ett platsbesök genomförs och om situationen bedöms vara trafikfarlig skickas ett informationsbrev till fastighetsägaren. Ansökningar inkluderar alla handlingar, särskilda tillstånd så som fullmakt, beslut, avslag, beviljade, undantag och dispenser inom respektive område. nyttjanderätten som är en rätt för en person att på visst sätt använda någon annans fastighet. Avtal om nyttjanderätt kan ske utan avgift (nyttjanderättsavtal) eller mot avgift (hyresavtal). servitut innebär den rätt en fastighet har att på visst sätt nyttja en annan fastighet. Avtalsservitut regleras av Jordabalken och kan vara av olika typer, exempelvis rätt att nyttja väg, leda vatten eller dra kraftledningar. arrende är en upplåtelse av jord mot betalning, bland annat jaktarrende samt jordbruks- och betesarrende. köp av mark och fastighet. Planering handlägger och genomför markköp på uppdrag av kommunstyrelsen. I investeringsplanen som fastställs i samband med kommunfullmäktiges beslut om budget finns anslag för markinköp och exploatering. personuppgift Anbud om Public 360, enhetsmapp Ja Bevaras i Public markanvisning server 360, enhetsmapp server Avtal E-avrop, Gemensam SHB Ja Bevaras Avtal Lag 2016: direktupphandling Katalog (X-disk), tillfälligt i 1145 LOU inklusive m bilagor pärm hos hadläggare, Public 360. Upphandlingssamordnare. Bekräftelse på bokning e-tjänst tomtkö, enhetsmapp Ja Arkiveras i e- av tomt server tjänsten vid försäljning Beslut att genomföra / ej Public 360, enhetsmapp Bevaras i Public genomföra server 360, enhetsmapp exploateringsprojekt server Beslut för registrering av Enhetens arkiv, Public 360, Ja Bevaras i Public servitut till Lantmäteriet enhetsmapp server 360, enhetsmapp server Beslut om LINA, nationellt Ja Digital hantering i • Adressnummer- adressregister Lantmäteriets system sättning Lägenhetsnummer- sättning personuppgift Beslut om dispens från Public 360 och digital Ja Ja, efter ett år Trafikförordningen lokala trafikföreskrifter trafikliggare (1998:1276) Beslut om flytt av Public 360, enhetsmapp Ja Mapp gallras 1 gång fordon server om året Beslut om kommunalt Public 360 Ja bidrag för enskild och samfälld väg Beslut om lagfart Enhetens arkiv, Public 360, Bevaras i Arkiv, enhetsmapp server Beslut om Public 360 och trafikmapp Ja Ja, efter ett år Trafikförordningen transportdispens (1998:1276) Beslut om utplånande av Enhetens arkiv, Public 360, Ja Bevaras i Arkiv, servitut enhetsmapp server Public 360, enhetsmapp server Beslut/tillstånd om Public 360 Ja Ordningslag nyttjande av allmän (1993:1617) platsmark Beställningar EDP Vision Ja 10 år PBL Blankett inkl. övrigt Geografisk information inlämnade handlingar Bokföringsorder Digitalt i Raindance. SHB 10 år KL. Bokföringslag och IT katalog (H-disk) på LKBR 3 kap 13 § planeringsenheten. personuppgift Dispens från lokala Public 360 och digital Ja Ja, efter ett år Trafikförordningen trafikföreskrifter trafikliggare (1998:1276) Faktureringsuppgift / Hemkatalog (H) Hyresgäster Uppdateras löpande Jordabalken 12 kap. Fastighetsavdelningen. underlag Raindance 10 år 1–73 §§. KL. Fakturor (internt, kund Digitalt i Raindance, H-disk Ja 10 år Bokföringslag. Kopior gallras och leverantörs- administratör Projektfakturor LKBR 3 kap 13 § fakturor) verksamhetsansvarig. bevaras. (gallring efter 7 år är Gallras årligen möjlig) Fastighetstaxering Enhetens arkiv Ja Bevaras i arkiv Felanmälan / Public360, Infra Control Ja 2 år KL 2 kap.1 §, 8 kap.1 Genom PBL åläggs ärendehantering allmän Ärendehanteringssystem §. fastighetsägare ett plats. Planeringsenheten H-disk. PBL JB 1 §. juridiskt ansvar för att Enskild (H-disk), Public 360, följa lagkraven för Exchange, röstbrevlåda. fastighetsunderhåll Flygbilder Datafiler på server Ja Bevaras Förfrågan om arrende Public 360, enhetsmapp Ja Bevaras i Public JB 8 kap. 1 – 33§, 9 server 360, enhetsmapp kap. 1–35 §§, 10 kap. server 1–10 §§, 11 kap. Förklaringar och Public 360, Kommunarkiv Ja Bevaras PBL redovisning personuppgift Försäljning tomträtt, Enhetens arkiv, Public 360, Ja Bevaras i Arkiv, Tomträttsavtal enhetsmapp server Public 360, Friköpsavtal enhetsmapp server GIS-data översiktskarta Systematisk förvaring Ja Löpande uppdatering GIS-data översiktskarta Systematisk förvaring Ja Löpande uppdatering Gransknings av I systemstödet hos IT- Ja 3 månader – 1 år Behov av Se gemensamt för loggar/säkerhetsloggar enheten eller extern part beroende på logguppföljning följer SHB. Kontroll och genom molntjänst. Hos systemlogg av säkerhetskraven i uppföljning ska utföras respektive systemägare art. 5.1f samt art. 32 i av systemägarombud inom SHB. DSF. enligt Loggar finns i varje system. systemförvaltning. Jävsituation Även vid molntjänst. förvaltningslag § 16– 18, dataintrång brottsdatalag Brottsbalken 4kap. 9c§ Hyresavtal Public 360, Ja Bevaras Hyreslagen /hyreskontrakt fastighetsavdelningen, Vitec, Kommunarkiv. kap. pärm hos handläggare. Eventuellt gallras JB Enhetsmapp server enligt lag. personuppgift Inventering och Public 360, Kommunarkiv Ja Bevaras PBL Exempel anteckningar, dokumentation fotografier vid platsbesök, beräkningar. Handlingar som tillhör beslutet arkiveras Kallelse samråd/möten Public 360 Ja Ja PBL Köpeavtal / Enhetens arkiv, Public 360, Ja Bevaras i Arkiv, Köpekontrakt enhetsmapp server Public 360, enhetsmapp server Köpebrev Enhetens arkiv, Public 360, Ja Bevaras i Arkiv, enhetsmapp server Public 360, enhetsmapp på server Laga kraftbevis Public 360, enhetsmapp Ja Bevaras i tjänsteutlåtande/ beslut server Kommunarkiv, Kommunarkiv Public 360, enhetsmapp server Laserdata Datafiler på server Nej Bevaras Lokala trafikföreskrifter Public 360 och digital Nej Nej Trafikförordningen trafikliggare (1998:1276) Lägeskontroll eller EDP Vision Ja Bevaras PBL Till Kommunarkiv efter utsättning 5 år. personuppgift Meddelande om ändrad Enhetens arkiv, Public 360, Ja Bevaras i Arkiv, lagfart enhetsmapp server Public 360, enhetsmapp server Parkeringsanmärkning, Enhetsmapp server Nej Vart 3:e år KL statistik Parkeringstillstånd Gemensam katalog (F) Anställda med Uppdateras löpande KL. parkeringskort Trafikförordningen 11 kap. 9 § punkt 7 Planer, riktlinjer, Gemensam SHB katalog (X- Ja Vid inaktualitet KL, PBL KL 6 kap. 1,6 §§ policys. Internkontroll disk). Enhetschefs mapp H- 9 kap. 38 § KL. PBL 3 kap 2 §. med handling till disk. nämnden Registrering av servitut Enhetens arkiv, Public 360, Ja till Lantmäteriet enhetsmapp server Reservation av tomt e-tjänst tomtkö, enhetsmapp Ja Arkiveras i e- server tjänsten vid försäljning Samverkansavtal Katalog Ja Vid inaktualitet KL, KL 6 kap. 1 externa & interna med Kommungemensamma, PBL § första stycket och 9 kap. 38 uppföljning internkontroll, Gemensam SHB katalog (X- § KL övriga disk). Enhetschefs mapp H- PBL 3 kap 2 §. disk. Stompunkter Datafiler på server Nej Bevaras personuppgift Tomtkarta Systematisk förvaring Nej Tomtkartor finns på finspang.se Tomtväljaren e-tjänst tomtkö Ja Arkiveras i e- tjänsten vid avslut Trafikanordningsplaner Public 360 och i system för Ja Ja, efter ett år Trafikförordningen (TA-plan) hantering av TA-planer (1998:1276) Transportdispens Public 360 Ja Ja, efter ett år Trafikförordningen (1998:1276) Upphörande av tomträtt Enhetens arkiv, Public 360, Ja Bevaras i Arkiv, enhetsmapp server Public 360, enhetsmapp server Uppsägning av Enhetens arkiv, Public 360, Ja Bevaras i Arkiv, nyttjanderätts- eller enhetsmapp server Public 360 hyresavtal Utlåtanden Kommunarkiv Ja Bevaras PBL Till exempel utlåtande tillgänglighet, kultur och parkerings- utredningar. Beslutad handling bevaras, övriga gallras Yttrande om Public 360 Ja Ja, efter ett år Trafikförordningen transportdispens (1998:1276) personuppgift Yttrande, ansökan om Public 360 Ja Ordningslag nyttjande av allmän (1993:1617) platsmark Översikts- och Katalog Ja Vid inaktualitet KL 6 kap. 1,6 §§ detaljplaner, ÖP med Kommungemensamma, KL 9 kap. 38 § uppföljning Gemensam SHB katalog (X- PBL 3 kap 2 § disk). Chefs + systemägare/ förvaltares H-disk. Bilaga; Räddningstjänsten personuppgift Anbud antaget Gemensam RTJ-katalog Ja Bevaras Lag 2016:1145 (X-disk) LOU E-avrop Anbud kompletteringar E-avrop, RTJ-katalog(X- Ja Bevaras Lag 2016:1145 Ekonomi- och disk) LOU kap. 12 11§, styrningsenheten är kap 15 3§ ansvarig för E-avrop personuppgift Avtal E-avrop, Gemensam SHB Ja Bevaras Avtal Lag 2016: direktupphandling Katalog (X-disk). Pärm 1145 LOU inklusive m bilagor ansvarig för avtalet på räddningstjänsten, Public 360. Upphandlingssamordnare. Gemensam RTJ- Katalog (X-disk) Avtal inklusive bilagor Public 360. e-avrop, RTJ- Ja Bevaras Avtal. FL verkställighet av beslut (X-disk), pärm, Kommunarkiv, Lag 2016:1145 LOU FL 35 § E-avrop Public 360, KL enhetsmapp server Daedalos Gemensam RTJ-katalog Ja Vid inaktualitet (X-disk) Direktupphandling Gemensam RTJ- Ja Vid inaktualitet Avtal Lag för RTJ-relaterade Katalog (X-disk) 2016:1145 Funktioner E-avrop LOU kap.19 Dokumentation och intyg Daedalos. Ja Bevaras PBL Till bygglov. Exempel Brandskyddsdokumentation, tillgänglighetsintyg, intyg kultur. personuppgift Dokumentation Gemensam RTJ-katalog Ja 5 år Dataskyddsförordningen uppgraderingslogg (X-disk) (GDPR) Enkäter av mindre Gemensam Ja Gallras vid KL betydelse, (egna och RTJ-katalog (X-disk) inaktualitet externa) svar och andra Esmaker underlag sammanställningar Enkäter, enkätsvar av Public 360. Ja 10 år eller KL betydelse (egna och Gemensam Gallras vid externa), från myndighet, RTJ-katalog (X-disk) inaktualitet. privatperson, företag Esmaker etcetera Felanmälan / RTJ, Enskild (H-disk), Ja 2 år KL 2 kap. 1 §, 8 kap. 1 ärendehantering Gemensam RTJ-katalog §. (X-disk) PBL Jordabalken 1 §. Fotografier Gemensam RTJ-katalog Ja Vid inaktualitet LSO Intern användning inom RTJ (X-disk) Beslutad handling sparas, eventuell tidigare version gallras personuppgift Förfrågningsunderlag E-avrop Ja Gallras enligt Lag 2016:1145 upphandling Gemensam RTJ-katalog KL LOU, KL (X-disk) Handlingsprogram LSO Fysisk plats RTJ, Nej Bevaras LSO Uppdateras varje Gemensam RTJ-katalog mandatperiod (X-disk), Public 360 Hyresavtal Public 360, Ja 2 år RTJ Hyreslagen Kontrakt /hyreskontrakt Gemensam RTJ- kap. Jordabalken Katalog(X-disk) Pärm IT Drift dokumentation Gemensam. RTJ-katalog Ja 5 år RTJ Dataskyddsförordningen Säkerhetskopia utgör inte (X-disk) (GDPR) allmän handling enligt tryckfrihets- förordningen. Konsekvens- (H-disk räddningschef, Ja Bevaras GDPR DSF artikel 35 Avser även handlingsplan bedömningar Public 360 och beslut om åtgärder och Gemensam RTJ-katalog uppföljning (X-disk). Kontaktuppgifter Gemensam RTJ-katalog Ja Vid inaktualitet Avtal, FL, KL Bestämmelser om god leverantörer Daedalos (X-disk) förvaltning Kontinuitetsplan vid Fysisk plats RTJ, Nej - RTJ. Gallras vid Publ.nr MSB1507 Uppdateras vid behov elbrist. Gemensam RTJ-katalog inaktivitet Enheten för Kontinuitetsplan (X-disk), försörjningsberedskap Beredskapssamordnare personuppgift Kursmaterial, Fysisk plats RTJ, Enskild Ja individuella kursintyg Vid inaktualitet GDPR handböcker, (H-disk), Gemensam RTJ- bruksanvisningar och katalog (X-disk) dylikt Medarbetarundersökning Gemensam Nej Vid inaktualitet Lag (1976:580) om RTJ-katalog (X-disk) medbestämmande i arbetslivet Offerter, beställningar, Gemensam RTJ-katalog Ja 2 år LOU, Köpeavtal Offerter, beställningar, orderbekräftelse (X-disk) / pärm/ orderbekräftelse Raindance Platsbesök, Daedalos Ja 5 år LSO LBE Tex. fotodokumentation, anteckningar mötesanteckningar, beräkningar Protokoll samråd, Kommunarkiv Ja Bevaras LSO LBE arbetsplatsbesök R-Card M5 (Taggar) Gemensam RTJ-katalog Nej Vid inaktualitet Digitalt nyckellåssystem. (X-disk) Riskanalys Gemensam RTJ-katalog Nej Bevaras (X-disk) Riskanalys personal Daedalos Ja Vid inaktualitet AML (1977:1160) personuppgift Tilldelningsbeslut, beslut E-avrop, Ja Bevaras Lag 2016:1145 LOU kap FL dokumentation av beslut RTJ-Katalog (X-disk) 4 10§, kap.16. 1,2 §. FL 31 §, motivering av FL 28 – 39 § beslut 32 §. Tjänsteanteckning - Enskild (H-disk) RTJ. Ja Vid inaktualitet LSO, LBE i ärenden, checklista RTJ Tjänsteskrivelse Daedalos. Ja Bevaras. LSO; LBE Arkivlag (1990:782) 1, 4,10 § KL (2017:725) 2 kap 1 § Tjänsteskrivelse – till Public360. Ja Bevaras Arkivlag (1990:782) 1, Tjänsteskrivelser till BMN, nämnd 4, 10 § KS, KF. KL lag (2017:725) 2 kap

11§ ansvarig för E-avrop Rutin för försäkringar SHB katalog (X-disk) Nej Vid inaktualitet KL Försäkring personuppgift Tilldelningsbeslut E-avrop Ja Bevaras Lag 2016:1145 Ekonomi- och LOU, kap 4. 10§ styrningsenheten är ansvarig för E-avrop Upphandling av Under katalog X-disk SHB Ja Vid in aktualitet Avtal Lag Ekonomi- och försäkringsförmedlare Försäkringar 2016:1145 styrningsenheten är Samt i E-avrop LOU kap.19 ansvarig för E-avrop Utvärderingsprotokoll E-avrop Ja Bevaras Lag 2016:1145 Ekonomi- och LOU styrningsenheten är ansvarig för E-avrop Öppningsprotokoll E-avrop Ja Bevaras Lag 2016: 1145 Ekonomi- och LOU kap. 12 styrningsenheten är

21 § underrättelser, 22 § kontrollköp. 8 Kap 1 § -7 §. 11 kap bemyndigande 1 – 20 §. Tillsynsplan Mapp X-disk SHB Ja Bevaras i diariet AL 2010:1622, 9 kap 1– Rapporteras till B_AVD_BYGG- OCH BMN 3 §, 5–6 § Länsstyrelsen MILJÖ behörighetsstyrd Beslut av bygg- och miljönämnd Tillsynsrapport av AlkT behörighetsstyrd Ja Sparas vid AL (2010:1622) 1 § och serveringstillstånd aktualitet. Gallras 9 kap tillsyn 6 §. när tillståndet går ut Information enligt eller efter 5 år. dataskyddsförordningen GDPR (2016/679) Arkivlag (1990:782) 10§ personuppgift Tillsynsrapporter av OL2 behörighetsstyrd Ja Gallras när Lag (2018:2088) om Ingår kassarapport, försäljningsställen med tillståndet går ut. tobak och liknande personalliggare, tobakstillstånd produkter. 7 Kap. företagsuppgifter. Information enligt Försäljningsuppgifter dataskyddsförordningen GDPR (2016/679) Arkivlag (1990:782) 10§ Tjänsteskrivelse Under Mapp X-disk SHB Ja Bevaras i diariet. AL 2010:1622. Lagen B_AVD_BYGG- OCH om tobak och liknande MILJÖ behörighetsstyrd produkter 2018:2088. Tjänsteskrivelser till BMN, Arkivlag (1990:782) 1, KS, KF. Diarieförs 4,10 § BMN/Public360, EDP KL (2017:725) 2 kap 1§ Vision. Bilaga försäkringar; avtal, beslut, rutin, upphandling, övrigt personuppgift Anbud antaget E-avrop Ja Bevaras Lag 2016:1145 Ekonomi- och LOU styrningsenheten är ansvarig för E-avrop Anbud ej antagna E-avrop Ja 2 år Lag 2016:1145 Ekonomi- och styrningsenheten är ansvarig för E-avrop Beslut försäkringar. Public360. Under X SHB Ja, Bevaras om Förordning (2018:1231) Foto för Fotografier Försäkringar under möjligt gallras vid kap 5 försäkrings- handläggning i försäkringsärenden in aktualitet förmedlarregister 2 § försäkringsärenden Arkivlag (1990:782) 1, 4,

32 §. Upphandling Under katalog X-disk Ja Vid in aktualitet Avtal Lag Ekonomi- och SHB Försäkringar 2016:1145 styrningsenheten är E-avrop LOU kap.19 ansvarig för E-avrop personuppgift Upphandling över E-avrop. Ärende Ja Bevaras Avtal Lag tröskelvärde för SHB ansvarig Katalog (H- 2016:1145 LOU disk) Uppsägning av avtal Enhetens arkiv, Public Ja Bevaras i Arkiv, Public 360, enhetsmapp 360, enhetsmapp server server Utvärderingsprotokoll E-avrop Gemen- Ja Bevaras Lag 2016:1145 Ekonomi- och sam SHB-katalog LOU kap. 16, 1 § styrningsenheten är (X-disk) ansvarig för E-avrop Yttrande – upphandling E-avrop, Public 360 Ja Bevaras Lag 2016:1145 LOU Öppningsprotokoll E-avrop. Gemen- Ja Bevaras Lag 2016: 1145 Ekonomi- och sam SHB-katalog LOU kap. 12 styrningsenheten är (X) och H-disk 10§, kap. 19. 17§ ansvarig för E-avrop enhetsnivå Överprövning, skrivelse E-avrop, Public360, Ja Bevaras PBL. FL möjlighet att ändra om överprövning från Gemensam Lag 2016:1145 beslut 37 § Förvaltningsrätt, SHB-katalog eller LOU, FL 37§, 40–48 §§ överklagande enhetsnivå under X- eller H-disk SHB budget, bokslut, ekonomisk uppföljning, fakturering, inköpsorganisation, inköpsrutiner Budget personuppgift Budget, flerårsplan. Digitalt. Gemensam SHB Ja Bevaras alternativt LKBR Internbudget. LG katalog (X-disk). Chef/ gallras vid inaktualitet. KL (2017:725) budgetansvarig H-disk Budgetanvisningar Digitalt exempel Insight. Ja Gallras vid inaktualitet LKBR tidplan Arkivering digitalt. Gemensam SHB LG katalog (X-disk). Chef/ budgetansvarigs H-disk Budgetförslag Digitalt exempel Insight. Ja Gallras vid inaktualitet LKBR Gemensam SHB LG katalog (X-disk). Chef/ budgetansvarigs H- disk Översikts- och Katalog Ja Vid inaktualitet KL 6 kap. 1,6 §§ detaljplaner, ÖP med Kommungemensamma, KL 9 kap. 38 § uppföljning Gemensam SHB katalog PBL 3 kap 2 § (X-disk). Chefs och systemägare/ förvaltares H- disk. SHB bokslut, ekonomisk uppföljning, internkontroll personuppg ift Bokslut anläggning Gemensam SHB-katalog Ja Bevaras KL, Underlag gallras sedan (X-disk). Ansvarig enhet LKBR rapporten är upprättad SHB H-disk. Public 360 och beslutad. Bokslut och underlag Gemensam SHB-katalog Ja Bevaras KL, Underlag gallras sedan till bokslut – (X-disk). LKBR rapporten är upprättad delårsbokslut. Sektors Chefsnivå SHB H-disk och beslutad och enhetsnivå/avd. Ekonomisk uppföljning Gemensam SHB katalog Ja Bevaras. Aktualiseras Dataskyddsförordningen Underlag gallras sedan med helårs prognos (X-disk). Chefs + årligen eller vid behov. (GDPR) rapporten är upprättad (exempel, tertialrapport 1, systemägare/ förvaltares KL, och beslutad majrapport, tertialrapport H-disk. Insight. LKBR 2, oktoberrapport) Internkontroll Stratsys. Gemensam Ja Vid inaktualitet KL 6 kap. 1,6 §§ Rapportering till nämnden SHB katalog (X-disk). 9 kap. 38 § KL. Enhetschefs mapp H- PBL 3 kap 2 §. disk. Kontrollista – bruttolön Digitalt Personec P chef Ja Bevaras KL inkl. tidrapporter och administratör. personuppg ift Rapport till ks, kf enligt Digitalt i Gemensam - Bevaras enligt KL KL budgetuppföljning, SHB-katalog LG (X-disk). internkontrollplan Ansvarig enhet SHB H- disk. Public 360. Revisionsrapporter Digitalt i Gemensam Ja Bevaras KL, LKBR SHB-katalog (X-disk). Ansvarig enhet SHB H- disk. Public 360. Fakturering, hantering, utbetalning Kommunen lämnar bidrag för underhåll av enskilda vägar. Bidrag lämnas till vägsamfälligheter, vägföreningar och enskilda för allmänt underhåll av de enskilda vägarna. personuppgift Bokföringsorder Digitalt i Raindance. SHB Ja 10 år KL. Bokföringslag och IT katalog (H-disk) på LKBR 3 kap 13 § enhetsnivå. Faktura- Raindance, Gemensam Ja Vid inaktualitet efter Bokföringslag Kopior gallras abonnemang SHB och IT-katalog (X-disk) avslutad tjänst eller byte LKBR 3 kap 13 § • Telefoni av arbetsplats. 10 år. (gallring efter 7 år är möjlig) Fakturerings – Digitalt i mapp: KL underlag • Omsorgsresor L:\Omsorgsresor Ja Gallras efter fakturering • Reserapporter L:\Reserapporter Nej Gallras efter fakturering Faktureringsuppgift / Gemensam katalog (F) Ja Uppdateras årligen Jordabalken 12 kap. Fastighetsavdelningen. underlag 1–73 §§. Hemkatalog (F) Ja Uppdateras årligen KL Fakturor (internt, Digitalt i Raindance, H-disk Ja 10 år Bokföringslag. kund och administratör Projektfakturor bevaras. LKBR 3 kap 13 § leverantörs- verksamhetsansvarig. Gallras årligen (gallring efter 7 år är fakturor) möjlig) PBL Digitalt i Raindance, X-disk Ja 10 år Bokföringslag SHB Försäkringar Utbetalningar Enhetsmapp server X-disk Nej Vid förändringar i KL Ansökan om bidrag till respektive förening enskilda vägar Inköpsorganisation personuppg ift Inköpsansvarig Kommungemensam IT- Ja 5 år. Gallring sker GDPR. Lag (2018:597) Enligt SHB: lista med katalog inköpsorganisation fortlöpande under behörighet, SHB (X-disk) verksamhetsåret inköpsorganisation personuppg ift Inköpsorganisation SHB Under X kommungem/ Ja Gallras centralt eller KL (2017:725) 11 kap, samlad lista. inköpsorganisation och av ansvarig på SHB 1,3 och 11§ Upphandling rutin och upphandling, X-disk SHB vid in aktualitet checklista LG. inköpsorganisation samlad lista. Referenskoder Gemensam SHB-katalog Ja Vid inaktualitet GDPR. Lag (2018:597) (X-disk), intranätet. SHB inköp, beställningsunderlag från kund, kund & leverantörsfakturor personuppgift Debiteringsunderlag, Digitalt i Raindance, Ja Bevaras i Randance. Bokföringslag Påminnelse är kundfakturor underlag i pärm Gallras enligt LKBR 3 kap 13 § (gallring märkning på påminnelsefakturor bokföringslagen. efter 7 år är möjlig), FL ursprungsfakturan. Följesedlar Digitalt i Raindance. Ja Gallras av ansvarig för LKBR 3 kap 13 § (gallring Sparas tillsammans Fakturaunderlag Gemensam SHB ekonomisystemet efter efter 7 år är möjlig) med fakturan om det katalog (X och H-disk). 7 år. krävs för att uppfylla X-disk försäkringar. 2 år eller gallras om verifikationskrav. uppgiften finns på fakturan. personuppgift Leasingavtal lista Gemensam IT-katalog Ja Vid inaktualitet FL Kontroll av legalitet. (X-disk) Offerter, beställningar, Gemensam SHB Ja 2 år LOU, Köpeavtal Offerter, beställningar, orderbekräftelse katalog (X-disk) / pärm. orderbekräftelse H-disk SHB chef. SHB IT infrastruktur personuppgift Dokumentation Gemensam SHB LG, Ja. Aktualiseras årligen eller Dataskyddsförordningen uppgraderingslogg SHB systemägare vid behov. Gallas vid (GDPR) under H-disk/X- disk. inaktualitet. Granskningsloggar/säk I systemstöd hos IT- Ja 3 månader systemlogg Behov av IT-enhetens ansvar erhetsloggar enheten/ hos logguppföljning följer av För AlkT och OL2 utför • Loggar över molntjänstleverantör. 5 år vid uttagen logg säkerhetskraven i art. Motala kommun systemfel och Kontroll dokumenteras 5.1f samt art. 32 i DSF. kontroll. Efterfrågas av felmeddelande/larm i hos respektive 8 – 24 timmar användande enhet och IT- infrastrukturen systemägareombud systemlogg Jävsituation systemägarombud som (s.k. systemlogg.) inom SHB under X- förvaltningslag § 16–18, ansvar för kontroll och • Spårningsloggar för eller H-mapp. dataintrång uppföljning. analys av fel Loggar finns i varje brottsdatalag Kontroll ska utföras • Loggar över system. Brottsbalken 4kap. 9c§ enligt händelser som rör systemförvaltningsplan. applikationens säkerhet (s.k. säkerhetslogg) • Loggar över systemfel och felmeddelande/larm i applikationer. • Säkerhetsloggar för antivirus på hårdvara. • Övervakningsloggar nätverk av intrångs- försök, virusangrepp • Säkerhetsloggar över spamfilter • Loggar för utskrifter • Loggar över inloggningar i AD personuppgift IT Drift dokumentation Gemensam SHB LG- Ja Aktualiseras årligen eller Dataskyddsförordningen Säkerhetskopia utgör katalog (X-disk), enskild vid behov. Gallas vid (GDPR) inte allmän handling systemägare H-disk. inaktualitet. enligt tryckfrihets- Gemensam. RTJ- förordningen. katalog (X-disk) 5 år RTJ Kontaktuppgifter Systemförvaltningsplan Ja Vid inaktualitet Avtal, FL, KL Bestämmelser om god leverantörer / systemägare under förvaltning SHB H-disk. Gemensam RTJ- katalog (X-disk) Licenser för Gemensam SHB LG- Ja Aktualiseras årligen eller Dataskyddsförordningen Licenser gallras vid infrastruktur katalog (X-disk) vid behov. Gallas vid (GDPR) ersättning av ny licens SHB systemägare inaktualitet. eller avslutad licens. under H-disk Pub-avtal Public 360, Ja Gallring av systemägare Avtal samt Dataskydd- Enskild katalog (H-disk) vid in aktualitet förordning art.28 GDPR, sektorchef, X-disk SHB rättsliga grunderna i alkohol, systemägare/ GDPR:s artikel 6 9. förvaltare GDPR kompletteras av svensk lagstiftning, till exempel lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. personuppgift Standardrutiner, Gemensam SHB Nej Vid inaktualitet användarhandledning- katalog. SHB chefs eller lathund, instruktion, administratörs H-disk. guide Systemdokumentation Gemensam SHB Ja Bevaras och aktualiseras Dataskyddsförordningen katalog (X-disk). Chefs årligen eller vid behov. (GDPR) och systemägare/ förvaltares H-disk. SHB systemstöd IT, bredband, internkontroll, Origo rapportering, projekt, övrig dokumentation personuppgift Internkontroll Stratsys I systemstödet Stratsys, Ja Gallring av KL 2017:725 10 SHB samt under H-disk systemägare ekonomi kap 1 § mapp strateg och styrningsenheten. överlämnande av Gallring vid in kommunala aktualitet angelägenheter. Kap 11, 1 §. Mobila bredband Gemensam IT-katalog Ja Vid inaktualitet Avtal (X-disk) personuppgift Projektdokumentation Under X SHB LG Ja Vid in aktualitet KL (2017:725) Registerförteckning Under X-disk SHB Ja Vid in aktualitet DSF artikel 30 Registerförteckning gemensam ska finnas men strateggrupp och H-disk innehållet ska hållas under SHB samt i aktuellt och systemet Draftit - uppdaterat Privacy Records eller motsvarande system. Riskanalys Under X-disk SHB Ja Vid in aktualitet DSF artikel 25, 32 Avser informationssäkerhet Uppdateras löpande informationsklassning, upphandlingskrav, handlingsplan Övrig kommunikation Exchange, mobiltelefon, Ja Vid in aktualitet KL (2017:725) Övrigt gallras vid in som inte utgör allmän pärm aktualitet handling eller ingår i ett (löpande) exempelvis ärende/projekt (brev, E- reklam, spam, allmän post, SMS/MMS, konversation, privat. telefonsamtal) SHB / Mjukvara IT personuppgift Korrespondens Public360, enskild plats Ja Bevaras. Se anmärkning 27 § förvaltningslag Handlingar av vikt mellan användare, verksamhetsstyrd (H-disk). bevaras, ex rättsligt leverantörer, inkomna Exchange, mobiltelefon, värde, tillför ett och utgående pärm på berörd enhet. På ärende, utgör allmän handlingar av X-disk SHB Alkohol, handling. Ärende betydelse (brev, E- Försäkringar eller i som rör brottslig post, SMS/MMS, systemstöd OL2 eller handling överförs till telefonsamtal) AlkT. säk. Vilka bevarar ärendet Systemförvaltarlista Gemensam SHB LG IT- Ja Vid inaktualitet GDPR SHB mapp (X-disk) Systemförvaltnings- Gemensam SHB LG IT- JA Vid inaktualitet GDPR Uppdateras vid plan mapp (X-disk), Fysiskt hos DSF artikel 25 förändringar med årlig revison SHB sektorchef och SHB dataskyddsförordningen chef Public 360. X-disk SHB LG/ Revison ska X- eller H-disk, enhetschef genomföras 1 gång SHB. per år av alla RTJ-katalog (X-disk) systemförvaltningspl aner. personuppgift Övrig kommunikation Exchange, mobiltelefon, Ja Vid inaktualitet Övrigt gallras vid som inte utgör allmän pärm på berörd enhet inaktualitet handling eller ingår i ett (löpande) ärende/projekt (brev, exempelvis reklam, E-post, SMS/MMS, spam, allmän telefonsamtal) konversation. SHB registratur Handling av ringa betydelse för myndighetens verksamhet OSL kap 5 §1 personuppgift Enkäter (egna och Gemensam SHB- Ja 3 år KL externa) svar och andra katalog (X-disk) och underlag SHB H-disk. Inga personuppgifter i Gallras vid inaktualitet sammanställningar Digitalt hos ansvarig enkäter för chef, strateg (X-disk). servicemätning personuppgift Reklam, nyhetsbrev, Nej Omgående OSL kap 5 §1 Offentlighets- och utbildning, spam. Frågor sekretesslag om reklamartiklar med (2009:400) mera. Handling ska registreras, besvaras eller hålls ordnande på annat sätt av verksamhet OLS kap 4 §1 och OSL 5 § 1–5 * Bevaras digitalt, eventuell pappershandling sparas i 2 år på SHB:s, enhetsnivå. personuppgift Attestlista Gemensam SHB LG Ja Fysiska blanketter gallras vid KL7 kap 5 § Interna beloppsgränser katalog (X-disk) mapp, inaktualitet. vid attest. chefsnivå under H- 10 år disk. Pärm hos ansvarig för listan. Public 360 Attesträtt, digitala Public 360. Ja 10 år KL Från 2022 hanteras blanketter attesträtter endast digitalt med delegationsbeslut. personuppgift Avslag på begäran om Public 360 Ja *Bevaras KL *När någon har allmänna handlingar begärt skriftligt och överklagningsbart beslut. Begäran om allmänna Public 360 Ja 1 år KL handlingar Beslut av BMN, ks, kf, Vision, Public360, Ja Bevaras PBL, KL, SHB enligt delegation, enskild plats, arkiv, AL (2010:1622) verkställighet inom verksamhetsstyrd 11 kap, 1–12 §, SHB chef/delegats mapp 12kap 1–5§. TL 9 (H-disk). AlKT, OL2 kap 1 §.10 kap 1–

247§, 32 § Planritning AlkT behörighetsstyrd Nej Bevaras. Gallras AL (2010:1622) vid inaktualitet. Restaurangrapport AlkT behörighetsstyrd Ja Sparas vid AL (2010:1622) Handläggning till aktualitet. Gallras 3 Kap. Folkhälsomyndigheten efter 10 år. Folkhälsomyndigheten med fakturering. rapporteringsskyldighet. Fakturering enligt taxa. Information enligt dataskyddsförordningen GDPR (2016/679) KL (2017:725) 2 kap 5 § Arkivlag (1990:782) 10§ personuppgift Rutin för AlkT OL2 SHB-katalog Ja Vid in aktualitet AL (2010:1622) Rutinen förändras flera Användarhandledning- Mapp X-disk SHB 1–13 Kap. gånger under året. lathund, instruktion rutin B_AVD_BYGG- OCH 8 kap 1 § och 9 kap för delgivning av beslut, MILJÖ behörighetsstyrd tillsyn 6 § meddelande av ärenden av alkohol och serveringstillstånd. tobaksansökningar, Registrering av inloggning till systemstöd personuppgifter utförs för delgivning av beslut, enligt Lag (2018:1688) länsstyrelsen, och Lag (2013:635) hos Folkhälsomyndigheten. Folkhälsomyndigheten och i systemstödet AlkT. Lag (2018:2088) om tobak och liknande produkter. 1–9 Kap. KL (2017:725) 6 kap. 37 och 40 §, 7 kap. 5,8 §§ Serveringstillstånd AlkT behörighetsstyrd Ja Bevaras AL (2010:1622) 1-13 kap. stadigvarande och Kommunarkiv 8 Kap 2 §. tillfälligt tillstånd Information enligt dataskyddsförordningen GDPR (2016/679) Arkivlag (1990:782) 10§ Sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslag 30 kap 20§ personuppgift Tillsynsrapporter / AlkT behörighetsstyrd Ja Gallras när AL (2010:1622) Ingår kassarapport, tillsynskontroll vid Kommunarkiv tillståndet går ut 9 Kap personalliggare, inspektioner av eller efter 5 år. Information enligt företagsuppgifter försäljningsställen med dataskyddsförordningen adress mm. serveringstillstånd. GDPR (2016/679) Försäljningsuppgifter Arkivlag (1990:782) 10§ Tobakstillstånd med OL2 behörighetsstyrd Ja Bevaras Lag (2018:2088) om Delgivning av beslut, likande produkter, Kommunarkiv tobak och liknanden länsstyrelsen, beslut / återkallelse produkter5 kap 1 §, 7 kap polismyndigheten,