Protokoll — 30 maj 2023

NVE § 4 Fastställande av dagordningen Dagordningen fastställs med följande ändringar: • Extra ärende: Ny kodplan för Norra Västmanlands ekonomiförvaltning • Extra ärende: Konsekvensbeskrivningar av planeringsförutsättningar inför budget 2024 med plan 2025-2026 för Norra Västmanlands ekonominämnd ______

NVE § 5 Dnr. 2023/0005 Budget 2024 med plan 2025-2026 och effektmål Ekonomiförvaltningen har upprättat ett förslag till budget samt effektmål för år 2024 och plan för år 2025 och 2026 för Norra Västmanlands ekonominämnd, NVE. Budgetförslag 2024-2026 är baserat på följande antaganden: • Norbergs kommun står för 41,5 procent av nettokostnaderna för ekonomiadministration och 35 procent av nettokostnaderna för upphandlingsverksamheten. Fagersta kommun står för 58,5 procent av nettokostnaderna för ekonomiadministration och 65 procent av upphandlingsverksamheten. • Uppräkning av bidrag från Fagersta kommun och Norbergs kommun med 3,0 procent år 2024, 3,03 procent år 2025 och 3,12 procent år 2026 i enlighet med Fagersta kommuns planeringsförutsättningar. Uppräkning av intäkter från samverkansorganisationerna har gjorts med samma index och i enlighet med överenskommelse med respektive organisation. • Ingen känd pensionsavgång är aktuell under planperioden. • Omfördelning av tjänster inom controllergrupp och ekonomiassistentgruppen är delvis genomfört efter omorganisation inom Fagersta kommun med behöver ses över i samband med att några tjänster behöver nyrekryteras. • Verksamheten arbetar med digitaliseringsprocesser och ser över möjligheter att automatisera processer. Ett förslag för att uppnå ett bättre och effektivare arbetssätt är att standardisera kontosträngen och beskrivs i eget ärende och kräver utökad finansiering. • Införandet av nytt systemstöd för mål, budget och prognos påbörjades under år 2022 och beräknas pågå under hela år 2023 och år 2024. • Nämndens har beslutat om utökning av två tjänster, en som controller och en som ekonomiassistent som finansieras via justerad beräkning utifrån frånvaro och intern ombudgetering och att ingen utökad kostnad belastar kommunerna. En ekonomiassistent är anställd men ingen controller. Fokus riktas istället mot att arbeta med effektivare arbetssätt för att inte behöva utöka personalbudget. • Nämnden äskar även kompensation för ökat po-pålägg från kommunerna med 475 000 kronor som fördelas Fagersta 283 000 kronor och Norberg 192 000 kronor, kompensationen är inte medräknad i budget. → NVE § 5, fortsättning. 1. Förslag till budget för år 2024 och plan för år 2025 och 2026 antas. 2. Förslag till effektmål för år 2024 antas. ______ Skickas till: Budgetberedningen, Norbergs kommun Budgetberedningen, Fagersta kommun

NVE § 6 Dnr. 2023/0009 Ny kodplan för Norra Västmanlands ekonomiförvaltning Ekonomiförvaltningen har inkommit med ett förslag till byte av kodplan då nuvarande tillämpar en gammal kodstruktur som försvårar utvecklingen av redovisning, styrning, budgetering och uppföljning. Koddelarna som används för närvarande är konto, id och aktivitet/aoakt, vilket ger en kort och enkel kontering, men komplicerar decentralisering och uppföljning på ansvarsnivå i och med att mängden id-begrepp blir stor och internredovisningen måste byggas upp på intervall i koddelarna för de olika uppdragsgivarna. Nuvarande kodstruktur tillåter inte en tidsenlig flerdimensionell internredovisning på grund av för få koddelar. Med en kodstruktur som följer SKR:s standard förbättras möjligheterna för att utveckla redovisning, styrning, budgetering och uppföljning. En analys daterad 2021-05-10 som gjordes internt på NVE visar på att det finns nära 1 miljon kronor att spara i form av konsultkostnader och mindre ombokningsarbete, resurser som kan frigöras för andra värdeskapande uppgifter. Utvecklingen av en ny kodplan kommer kräva att en ny databas byggs upp. Projektet kommer att ge upphov till framtida ekonomiska fördelar i form av kostnadsbesparingar och bedömningen är att delar av projektet uppfyller kriterierna för att redovisas som investering (immateriell anläggningstillgång) och att en avskrivningstid på 5 år kan tillämpas för dessa delar av projektet. NVE:s bedömning är att projektet kommer kräva konsultinsatser med mera på cirka 1,4 miljoner kronor för anpassning av befintliga verksamhetssystem och cirka 700 000 kronor för en extra tjänst under tiden projektet pågår. Bedömningen är att utgifterna för bland annat konsultinsatserna uppfyller kraven för att redovisas som en investering, medan utgifterna för en extratjänst bör kostnadsföras direkt. 1. Ekonominämnden godkänner och står bakom utvecklingsprojektet. 2. Ekonomiförvaltningen uppdras att påbörja projektet inom ram och inkomma med en konsekvensbeskrivning för genomförandet inför nästa nämndsammanträde. ______ Skickas till:

NVE § 7 Dnr. 2023/0005 Konsekvensbeskrivningar av planeringsförutsättningar inför budget 2024 med plan 2025-2026 för Norra Västmanlands ekonominämnd Kommunstyrelsen i Norberg fastställde planeringsförutsättningar inför budget 2024 med plan 2025-2026 vid sammanträdet 12 april 2023. Kommunstyrelsen beslutade också att remittera planeringsförutsättningarna till berörda nämnder och samverkansorgan för konsekvensanalys. En konsekvensbeskrivning av planeringsförutsättningar inför budget 2024 med plan 2025-2026 för Norra Västmanlands ekonominämnd har tagits fram. Nämnden tackar för informationen och lägger den till handlingarna. ______ Skickas till:

NVE § 8 Dnr. 2022/0004 Återrapport av uppdrag gällande funktionsupphandling Ekonomiförvaltningen har inkommit med en återrapport av ett tidigare lämnat uppdrag gällande funktionsupphandling. Kommunfullmäktige i Fagersta beslutade 15 juni, 2020 paragraf 75, att Fagersta kommun i första hand ska använda sig av funktionsupphandling i alla upphandlingsförfaranden för att stimulera kreativitet och nya innovativa lösningar i syfte att få minskade totalkostnader, högre kvalitet och ökad effektivitet. Vidare beslutades att detaljkrav i möjligaste mån ska undvikas. Upphandlingsavdelningen har under 2022 genomfört upphandlingar med enbart funktionskrav i upphandlingen avseende kommunikation som tjänst (telefoni). I upphandlingarna avseende SFI och finansiella tjänster har dessa delvis genomförts med funktionskrav. Rapporten godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen i Fagersta. ______ Skickas till: Norbergs kommun, för kännedom

NVE § 9 Dnr. 2023/0006 Plan för rapportering av personuppgiftsincidenter till nämnd Ekonomiförvaltningen har inkommit med en plan för rapportering av personuppgiftsincidenter till nämnd. En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som kan innebära risker för människors fri- och rättigheter. Fagersta kommun har skapat en e-tjänst där anställda, politiker och allmänheten kan anmäla misstanke om, eller risk för personuppgiftsincidenter. Anmälningarna ska enligt fastställd rutin handläggas skyndsamt av förvaltningschef för Norra Västmanlands ekonomiförvaltning samt förvaltningens dataskyddssamordnare i samråd med kommunens dataskyddsombud. De anmälningar som inkommer kan bedömas som att ingen personuppgiftsincident inträffat, vara mindre allvarlig eller endast av ringa betydelse för den registrerade, mer allvarlig med större risker för den registrerade eller mycket allvarlig med stor risk för den registrerade. Eftersom nämnden är personuppgiftsansvarig ska handläggningen av incidentanmälningarna också rapporteras till nämndens ledamöter på ett relevant sätt. Nämnden behöver därför ta beslut om när och i vilken utsträckning rapportering av incidentanmälningarna ska ske. 1. Antalet anmälda misstankar och risker för personuppgiftsincidenter som inte bedöms vara incidenter eller är incidenter av mindre allvarlig karaktär, rapporteras av förvaltningschef till nämnden årligen. Rapportering sker vid första nämndsammanträdet efterföljande år. 2. Personuppgiftsincidenter av allvarligare karaktär rapporteras av förvaltningschef med översiktlig beskrivning av ärendet till nämnden på det sammanträde som infaller närmast efter att incidenten blivit känd. 3. Mycket allvarliga personuppgiftsincidenter rapporteras omgående av förvaltningschef till nämndens ordförande efter att incidenten blivit känd, samt till nämnden på närmast efterföljande sammanträde. ______ Skickas till: Dataskyddsombud

NVE § 10 Dnr. 2023/0007 Konsekvensbeskring av användandet av Microsoft 365 Norra Västmanlands ekonominämnd beslutade den 4 december 2020, paragraf 21, att använda Microsoft 365 och dess tjänster med förbehållet att inga känsliga, sekretessbelagda eller skyddsvärda personuppgifter får förekomma. Innan beslutet fattades gjorde Norra Västmanlands ekonomiförvaltning en konsekvensbedömning för användandet av Microsoft 365, som utgick från att det främst var kommunikations- och mötesapplikationen Teams som användes av ekonomiförvaltningen. Fagersta och Norbergs kommuner har nu tillsammans med Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund tagit beslut om att köpa in licenser för samtliga applikationer som ingår i Microsoft 365 till alla användare. Norra Västmanlands ekonomiförvaltning har därför genomfört en ny risk- och konsekvensbedömning för Microsoft 365 utifrån detta. Ekonomiförvaltningen föreslår nämnden att mot bakgrund av den nya konsekvensbedömningen godkänna ett fortsatt användande av Microsoft 365. Norra Västmanlands ekonominämnd beslutar att fortsätta använda Microsoft 365 och dess applikationer, med förbehållet att inga känsliga, sekretessbelagda eller extra skyddsvärda personuppgifter får förekomma. ______ Skickas till:

NVE § 11 Dnr. 2023/0008 Anmälan av delegationsbeslut Inga beslut har anmälts till dagens sammanträde. ______ Skickas till:

NVE § 12 Övriga frågor Johanna Odö (S) frågar om personalsituationen på ekonomiförvaltningen. Johanna Odö (S) frågar om aktuell status på det uppdrag som lämnades av nämnden den 17 november 2022, paragraf 20, gällande att återkomma med en redovisning av vidtagna åtgärder samt en tidsatt åtgärdsplan för att förbättra processer och rutiner inom förvaltningen. Ekonomiförvaltningen uppdrogs även att inhämta extern hjälp för att göra en genomlysning av organisationen och lämna förslag på eventuella långsiktiga åtgärder. ______