Protokoll — 22 februari 2024

NVE § 1 Fastställande av dagordningen Dagordningen ändras på följande sätt: • Extra informationsärende: Information från ekonomiförvaltningen ______

NVE § 2 Information från ekonomiförvaltningen Ekonomichefen rapporterar att arbetet med införande av nytt ekonomisystem fortlöper. Nytt avtal har tecknats och börjar gälla den 1 mars 2024. Nämnden tackar för informationen. ______

NVE § 3 Dnr. 2024/0003 Verksamhetsberättelse 2023 med måluppfyllelse Ekonomiförvaltningen har lämnat in ett förslag till verksamhetsberättelse år 2023 för Norra Västmanlands ekonominämnd. Under året har NVE tagit fram och implementerat en ny logotyp. Tidigare har Fagersta kommuns logotyp använts i viss kommunikation så som epost- signaturer. Den nya logotypen är framtagen för att markera att nämnden består av en gemenskap även om Fagersta agerar organisatorisk värdkommun. Ett omfattande arbete med att ändra ekonomimodell har påbörjats. Projektet innebär att kodsträngen ändras från ID-begreppet till en flerdimensionell modell och en struktur som förenklar ekonomistyrningen. Under året har ett nytt avtal avseende leverans av ekonomisystem upphandlats som en del i projektet. Det nya avtalet innebär att ekonomisystemet köps som en tjänst istället för dagens lösning med en lokal installation och ett nyttjandeavtal. En ny förvaltningschef har anställts från och med den 15 maj. Tjänsten har tidigare innehavts av en inhyrd konsult. Förvaltningen har som mål att ha en låg sjukfrånvaro. För år 2023 uppgick den totala sjukfrånvaron till 1,8 procent av ordinarie arbetstid, att jämföra med 11 procent år 2022. Norra Västmanlands ekonominämnd redovisar för året ett underskott på 36 200 kronor. Verksamhetsberättelse år 2023 med måluppfyllelse för Norra Västmanlands ekonominämnd godkänns. ______ Skickas till:

NVE § 4 Dnr. 2022/0003 Uppföljning av internkontrollplan 2023 Ekonomiförvaltningen har lämnat in en rapport om uppföljning av internkontrollplanen 2023. Enligt internkontrollplanen för 2023 ska nämnden följa upp följande områden vilka också redovisas i rapporten: • IT-/Informationssäkerhet • Ekonomi och inköp • Arbetsmiljö • Kontanthantering • Dubbelattest leverantör • Makulering/kreditering av kundfakturor • Privata bonuskort • Utbetalningar • Upphandling • Periodisk faktura Förvaltningen föreslår att rapporten godkänns och läggs till handlingarna. Rapporten godkänns och läggs till handlingarna. ______ Skickas till:

NVE § 5 Dnr. 2024/0004 Internkontrollplan 2024 Ekonomiförvaltningen har lämnat in ett förslag till internkontrollplan år 2024 för Norra Västmanlands ekonominämnd. Kommunfullmäktige i Fagersta har i ett internkontrollreglemente fastställt hur den interna kontrollen ska organiseras och följas upp. Varje nämnd är skyldig att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. I ansvaret ingår att se till att det finns en organisation för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar tas fram. Nämnden ska som grund för sin styrning genomföra en risk- och väsentlighetsanalys för sin verksamhet. Nämnderna ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Förvaltningen föreslår att nämnden antar förslaget till interkontrollplan 2024. Förslag till interkontrollplan 2024 antas. ______ Skickas till: Revisorerna

NVE § 6 Dnr. 2024/0002 Återrapport om tillämpning av funktionsupphandling 2023 Ekonomiförvaltningen har inkommit med en återrapport av ett tidigare lämnat uppdrag gällande funktionsupphandling. Kommunfullmäktige i Fagersta beslutade 15 juni, 2020 paragraf 75, att Fagersta kommun i första hand ska använda sig av funktionsupphandling i alla upphandlingsförfaranden för att stimulera kreativitet och nya innovativa lösningar i syfte att få minskade totalkostnader, högre kvalitet och ökad effektivitet. Vidare beslutades att detaljkrav i möjligaste mån ska undvikas. Upphandlingsavdelningen har under 2023 genomfört upphandlingar med enbart funktionskrav i upphandlingen avseende ekonomisystem. I upphandlingarna avseende distansutbildning gymnasial vuxenutbildning och multisportarena har dessa delvis genomförts med funktionskrav. Rapporten godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen i Fagersta. ______ Skickas till: Norbergs kommun, för kännedom

NVE § 7 Övriga frågor Johanna Odö (S) frågar om arbetet med ekonomistyrningspolicyn för Norbergs kommun. ______