Kommunstyrelsen — 27 maj 2026

§ 78 Diarienummer Ks 2026/166 Informationshanteringsplan: Övergripande styrande och stödjande processer för kommunstyrelsen och övriga nämnder i Essunga kommun Kommunstyrelsens beslut Fastställa ”Informationshanteringsplan: Övergripande styrande och stödjande processer för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder i Essunga kommun” enligt framtaget förslag, att gälla från och med 1 juni 2026. I och med fastställandet av denna informationshanteringsplan samt ”Informationshanteringsplan: Kommunstyrelsen” upphör alla tidigare dokumenthanteringsplaner för kommunstyrelsen att gälla från och med 31 maj 2026. Sammanfattning av ärendet Enligt arkivlagen och kommunens arkivreglemente är det viktigt att kommunen har uppdaterade informationshanteringsplaner/dokumenthanteringsplaner som redovisar vilka handlingar som varje myndighet har och för att fastställa hur deras handlingar ska förvaras och hanteras. Kommunarkivet har under en längre tid kartlagt och funnit ett stort behov av att de olika myndigheterna, kommunstyrelsen, kommunfullmäktige, övriga nämnder och Essunga Bostäder AB, arbetar fram nya processbaserade informationshanteringsplaner för att ersätta tidigare dokumenthanteringsplaner. Planerna kommer heta informationshanteringsplan istället för dokumenthaneringsplan för att det i en informationshanteringsplan finns möjlighet att ta med mer information om handlingstyperna till exempel om det finns personuppgifter eller inte. Informationshanteringsplanerna är processbaserad, vilket innebär att handlingarna redovisas i den process där de hör hemma. Essunga kommun använder Klassa 3.0 som är en V6 gemensam variant av Klassa 2.0 som Sveriges kommuner och regioner (SKR) har tagit fram. 5f 8 4 1 Klassificeringsstrukturen är uppdelad i följande processområden: 6 4 0 4 1. Styrande processer 4 2 8- 2 2. Stödjande processer c 9 3 3. Fysisk planering 1- 2 4. Miljö och samhällsskydd 4f 8 0- 5. Infrastruktur 5 2 8- 6. Näringsliv, arbete och integration 4f e 7. Utbildning 9 c 7 0 e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si 2026-05-27 8. Kultur och fritid 9. Vård och omsorg 10. Särskilda samhällsinsatser Följande kolumner/information finns i informationshanteringsplanerna: - Klassificering: nr i klassificeringsstrukturen - Process/handlingstyp: exempel kommunfullmäktiges protokoll - Bevaras/Gallras: Ska handlingstypen bevaras för alltid eller förstöras efter viss tid? - Gallringsfrist: Efter vilken tid ska handlingen förstöras? - Format: Vilket format finns handlingen i? Digitalt, Papper? - Förvaras: Vart finns handlingen? - Överlämnas till kommunarkivet: När ska handlingen levereras till kommunarkivet? - GDPR: Finns det personuppgifter i handlingen, Ja eller Nej? - Kommentar: Hjälper läsaren att förstå hur handlingen ska hanteras. Vid framtagandet av planerna har de som deltagit utgått från riktlinje för ersättningsskanning som kommunstyrelsen (arkivmyndigheten) fastställde 2025-12-03 § 206. I kolumnen format har de arbetat utifrån att om det står endast ”Digitalt” så får handlingstypen ersättningsskannas. Står det istället ”Papper” eller ”Digitalt/Papper” får handlingen inte ersättningsskannas. Med ersättningsskanning menas att om handlingen kommer in som pappershandling kan man skanna in den, kontrollera att den ser ut som pappersoriginalet och sedan gallra bort/slänga pappret. Följande nya processbaserade informationshanteringsplaner kommer tas upp för beslut i maj månad i respektive styrelse/nämnd och föreslås börja gälla från och med 1 juni 2026. - Informationshanteringsplan: Övergripande styrande och stödjande processer för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder i Essunga kommun. - Informationshanteringsplan: Kommunstyrelsen - Informationshanteringsplan: Utbildningsnämnden - Informationshanteringsplan: Socialnämnden - Informationshanteringsplan: Byggnadsnämnden - Informationshanteringsplan: Essunga Bostäder AB 5f Beslutsunderlag 8 1 4 6 - Protokollsutdrag § 100 Kommunstyrelsens arbetsutskott, 2026-05-11 4 0 4 - Tjänsteskrivelse, 2026-04-08 4 2 8- 2 - Förslag Informationshanteringsplan: Övergripande styrande och stödjande processer för c 3 kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder i Essunga kommun, 9 1- 2 2026-04-08 4f 0- - Antagen Revidering av arkivreglemente för Essunga kommun, § 82, Kf 2025-11-24 8 5 8- 2 - Antagen - Riktlinje för ersättningsskanning Essunga kommun, § 206 Ks 2025-12-03 4f e 9 c 7 0 e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si 2026-05-27 Beslutet ska skickas till - Alla nämnder i kommunen - Alla chefer i Essunga kommun - Ansvarig tjänsteperson för kommunarkivet 5f 8 1 4 6 4 0 4 4 2 2 8- c 3 9 1- 2 4f 0- 8 5 2 8- 4f e 9 c 7 0 e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si 2026-05-27

§ 79 Diarienummer Ks 2026/165 Informationshanteringsplan: Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens beslut Fastställa ” Informationshanteringsplan: Kommunstyrelsen” enligt framtaget förslag, att gälla från och med 2026-06-01. I och med fastställandet av denna informationshanteringsplan samt ”Informationshanteringsplan: Övergripande styrande och stödjande processer för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder i Essunga kommun” upphör alla tidigare dokumenthanteringsplaner för kommunstyrelsen att gälla 2026-05-31. Sammanfattning av ärendet Enligt arkivlagen och kommunens arkivreglemente är det viktigt att kommunen har uppdaterade informationshanteringsplaner/dokumenthanteringsplaner som redovisar vilka handlingar som varje myndighet har och för att fastställa hur deras handlingar ska förvaras och hanteras. Kommunarkivet har under en längre tid kartlagt och funnit ett stort behov av att de olika myndigheterna, kommunstyrelsen, kommunfullmäktige, övriga nämnder och Essunga Bostäder AB, arbetar fram nya processbaserade informationshanteringsplaner för att ersätta tidigare dokumenthanteringsplaner. Planerna kommer heta informationshanteringsplan istället för dokumenthaneringsplan för att det i en informationshanteringsplan finns möjlighet att ta med mer information om handlingstyperna till exempel om det finns personuppgifter eller inte. Informationshanteringsplanerna är processbaserad, vilket innebär att handlingarna redovisas i den process där de hör hemma. Essunga kommun använder Klassa 3.0 som är en V6 gemensam variant av Klassa 2.0 som Sveriges kommuner och regioner (SKR) har tagit fram. Klassificeringsstrukturen är uppdelad i följande processområden: 1. Styrande processer 5f 1 8 2. Stödjande processer 4 6 4 3. Fysisk planering 0 4 4 4. Miljö och samhällsskydd 2 2 8- 5. Infrastruktur c 3 1- 9 6. Näringsliv, arbete och integration 2 4f 7. Utbildning 0- 5 8 8. Kultur och fritid 2 8- 9. Vård och omsorg 4f e 9 10. Särskilda samhällsinsatser c 7 0 e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si 2026-05-27 Följande kolumner/information finns i informationshanteringsplanerna: - Klassificering: nr i klassificeringsstrukturen - Process/handlingstyp: exempel kommunfullmäktiges protokoll - Bevaras/Gallras: Ska handlingstypen bevaras för alltid eller förstöras efter viss tid? - Gallringsfrist: Efter vilken tid ska handlingen förstöras? - Format: Vilket format finns handlingen i? Digitalt, Papper? - Förvaras: Vart finns handlingen? - Överlämnas till kommunarkivet: När ska handlingen levereras till kommunarkivet? - GDPR: Finns det personuppgifter i handlingen, Ja eller Nej? - Kommentar: Hjälper läsaren att förstå hur handlingen ska hanteras. Vid framtagandet av planerna har de som deltagit utgått från riktlinje för ersättningsskanning som kommunstyrelsen (arkivmyndigheten) fastställde 2025-12-03 § 206. I kolumnen format har de arbetat utifrån att om det står endast ”Digitalt” så får handlingstypen ersättningsskannas. Står det istället ”Papper” eller ”Digitalt/Papper” får handlingen inte ersättningsskannas. Med ersättningsskanning menas att om handlingen kommer in som pappershandling kan man skanna in den, kontrollera att den ser ut som pappersoriginalet och sedan gallra bort/slänga pappret. Följande nya processbaserade informationshanteringsplaner kommer tas upp för beslut i maj månad i respektive styrelse/nämnd och föreslås börja gälla från och med 1 juni 2026. - Informationshanteringsplan: Övergripande styrande och stödjande processer för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder i Essunga kommun. - Informationshanteringsplan: Kommunstyrelsen - Informationshanteringsplan: Utbildningsnämnden - Informationshanteringsplan: Socialnämnden - Informationshanteringsplan: Byggnadsnämnden - Informationshanteringsplan: Essunga Bostäder AB Beslutsunderlag - Protokollsutdrag § 101 Kommunstyrelsens arbetsutskott, 2026-05-11 - Tjänsteskrivelse, 2026-04-08 5f - Förslag Informationshanteringsplan: Kommunstyrelsen, 2026-04-08 8 4 1 - Antagen Revidering av arkivreglemente för Essunga kommun, § 82, Kf 2025-11-24 6 4 0 - Antagen - Riktlinje för ersättningsskanning Essunga kommun, § 206 Ks 2025-12-03 4 4 2 2 8- Beslutet ska skickas till c 3 9 2 1- - Kanslichef 4f 0- - Ansvarig tjänsteperson för kommunarkivet 8 5 2 8- 4f e 9 c 7 0 e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si Detta dokument är elektroniskt signerat och juridiskt bindande. Signed by: JOAKIM GUNNAR SVENSSON Signed by: DANIEL ANDERSSON Date: 2026-05-27 15:07:21 Date: 2026-05-27 15:07:30 BankID refno: 019e698b-cd69-7a75-aba3-50d47d3609bc BankID refno: 019e698b-ee87-78a4-8d7d-470cf167935f Joakim Svensson Daniel Andersson 5f 8 1 4 6 4 0 4 4 2 2 8- c 3 9 1- 2 4f 0- 8 5 2 8- 4f e 9 c 7 0 e: c n e er ef e r ur at n g Si Kopia/bekräftelse på e-signerat dokument.