Kommunstyrelsen — 27 maj 2026

§ 78 Diarienummer Ks 2026/166 Informationshanteringsplan: Övergripande styrande och stödjande processer för kommunstyrelsen och övriga nämnder i Essunga kommun Kommunstyrelsens beslut Fastställa ”Informationshanteringsplan: Övergripande styrande och stödjande processer för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder i Essunga kommun” enligt framtaget förslag, att gälla från och med 1 juni 2026. I och med fastställandet av denna informationshanteringsplan samt ”Informationshanteringsplan: Kommunstyrelsen” upphör alla tidigare dokumenthanteringsplaner för kommunstyrelsen att gälla från och med 31 maj 2026. Sammanfattning av ärendet Enligt arkivlagen och kommunens arkivreglemente är det viktigt att kommunen har uppdaterade informationshanteringsplaner/dokumenthanteringsplaner som redovisar vilka handlingar som varje myndighet har och för att fastställa hur deras handlingar ska förvaras och hanteras. Kommunarkivet har under en längre tid kartlagt och funnit ett stort behov av att de olika myndigheterna, kommunstyrelsen, kommunfullmäktige, övriga nämnder och Essunga Bostäder AB, arbetar fram nya processbaserade informationshanteringsplaner för att ersätta tidigare dokumenthanteringsplaner. Planerna kommer heta informationshanteringsplan istället för dokumenthaneringsplan för att det i en informationshanteringsplan finns möjlighet att ta med mer information om handlingstyperna till exempel om det finns personuppgifter eller inte. Informationshanteringsplanerna är processbaserad, vilket innebär att handlingarna redovisas i den process där de hör hemma. Essunga kommun använder Klassa 3.0 som är en V6 gemensam variant av Klassa 2.0 som Sveriges kommuner och regioner (SKR) har tagit fram. Klassificeringsstrukturen är uppdelad i följande processområden: 1. Styrande processer 2. Stödjande processer 3. Fysisk planering 4. Miljö och samhällsskydd 5. Infrastruktur 6. Näringsliv, arbete och integration 7. Utbildning 8. Kultur och fritid 9. Vård och omsorg 10. Särskilda samhällsinsatser Följande kolumner/information finns i informationshanteringsplanerna: - Klassificering: nr i klassificeringsstrukturen - Process/handlingstyp: exempel kommunfullmäktiges protokoll - Bevaras/Gallras: Ska handlingstypen bevaras för alltid eller förstöras efter viss tid? - Gallringsfrist: Efter vilken tid ska handlingen förstöras? - Format: Vilket format finns handlingen i? Digitalt, Papper? - Förvaras: Vart finns handlingen? - Överlämnas till kommunarkivet: När ska handlingen levereras till kommunarkivet? - GDPR: Finns det personuppgifter i handlingen, Ja eller Nej? - Kommentar: Hjälper läsaren att förstå hur handlingen ska hanteras. Vid framtagandet av planerna har de som deltagit utgått från riktlinje för ersättningsskanning som kommunstyrelsen (arkivmyndigheten) fastställde 2025-12-03 § 206. I kolumnen format har de arbetat utifrån att om det står endast ”Digitalt” så får handlingstypen ersättningsskannas. Står det istället ”Papper” eller ”Digitalt/Papper” får handlingen inte ersättningsskannas. Med ersättningsskanning menas att om handlingen kommer in som pappershandling kan man skanna in den, kontrollera att den ser ut som pappersoriginalet och sedan gallra bort/slänga pappret. Följande nya processbaserade informationshanteringsplaner kommer tas upp för beslut i maj månad i respektive styrelse/nämnd och föreslås börja gälla från och med 1 juni 2026. - Informationshanteringsplan: Övergripande styrande och stödjande processer för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder i Essunga kommun. - Informationshanteringsplan: Kommunstyrelsen - Informationshanteringsplan: Utbildningsnämnden - Informationshanteringsplan: Socialnämnden - Informationshanteringsplan: Byggnadsnämnden - Informationshanteringsplan: Essunga Bostäder AB Beslutsunderlag - Protokollsutdrag § 100 Kommunstyrelsens arbetsutskott, 2026-05-11 - Tjänsteskrivelse, 2026-04-08 - Förslag Informationshanteringsplan: Övergripande styrande och stödjande processer för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder i Essunga kommun, - Antagen Revidering av arkivreglemente för Essunga kommun, § 82, Kf 2025-11-24 - Antagen - Riktlinje för ersättningsskanning Essunga kommun, § 206 Ks 2025-12-03 Beslutet ska skickas till - Alla nämnder i kommunen - Alla chefer i Essunga kommun - Ansvarig tjänsteperson för kommunarkivet

§ 79 Diarienummer Ks 2026/165 Informationshanteringsplan: Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens beslut Fastställa ” Informationshanteringsplan: Öommvnstdrelsen” enligt framtaget fyrslagc att gälla frön oj h mek u, uEå, Eå, 12 I oj h mek fastställanket a0 kenna informationshanteringsplan samt ”Informationshanteringsplan: 6 0ergripanke stdranke oj h styk.anke proj esser fyr KommvnfvllmäKtigec Kommvnstdrelsen oj h y0riga nämnker i 3 ssvnga Kommvn” vpphyr alla tikigare koKvmenthanteringsplaner fyr Kommvnstdrelsen att gälla u, uEå, / åb12 Sammanfattning av ärendet 3 nligt arKi0lagen oj h Kommvnens arKi0reglemente är ket 0iKtigt att Kommvnen har vppkaterake informationshanteringsplanerBkoKvmenthanteringsplaner som reko0isar 0ilKa hanklingar som 0ar.e mdnkighet har oj h fyr att fastställa hvr keras hanklingar sKa fyr0aras oj h hanteras2 ÖommvnarKi0et har vnker en längre tik Kartlagt oj h fvnnit ett stort Peho0 a0 att ke oliKa mdnkigheternac Kommvnstdrelsenc KommvnfvllmäKtigec y0riga nämnker oj h 3 ssvnga x ostäker Ax c arPetar fram nda proj essPaserake informationshanteringsplaner fyr att ersätta tikigare koKvmenthanteringsplaner2 Vlanerna Kommer heta informationshanteringsplan istället fyr koKvmenthaneringsplan fyr att ket i en informationshanteringsplan finns my.lighet att ta mek mer information om hanklingstdperna till eSempel om ket finns personvppgifter eller inte2 Informationshanteringsplanerna är proj essPaserakc 0ilKet innePär att hanklingarna reko0isas i ken proj ess kär ke hyr hemma2 3 ssvnga Kommvn an0änker Ölassa b2, som är en ( E gemensam 0ariant a0 Ölassa u2, som R0eriges Kommvner oj h regioner )RÖ4 Mhar tagit fram2 Ölassifij eringsstrvKtvren är vppkelak i fyl.anke proj essomröken: 12 Rtdranke proj esser u2 Rtyk.anke proj esser b2 FdsisKplanering 52 N il.y oj h samhällssKdkk / 2 InfrastrvKtvr E2 7 äringsli0c arPete oj h integration U2 8 tPilkning 92 Övltvr oj h fritik ?2 ( örk oj h omsorg 1, 2RärsKilka samhällsinsatser Fyl.anke KolvmnerBinformation finns i informationshanteringsplanerna: - Klassificering: nr i Klassifij eringsstrvKtvren - Process/handlingstyp: eSempel KommvnfvllmäKtiges protoKoll - Bevaras/Gallras: RKa hanklingstdpen Pe0aras fyr alltik eller fyrstyras efter 0iss tikD - Gallringsfrist: 3 fter 0ilKen tik sKa hanklingen fyrstyrasD - Format: ( ilKet format finns hanklingen iDJ igitaltc VapperD - Förvaras: ( art finns hanklingenD - Överlämnas till kommunarkivet: 7 är sKa hanklingen le0ereras till KommvnarKi0etD - GDPR: Finns ket personvppgifter i hanklingenc Ha eller 7 e.D - Kommentar: - .älper läsaren att fyrstö hvr hanklingen sKa hanteras2 ( ik framtaganket a0 planerna har ke som keltagit vtgött frön riKtlin.e fyr ersättningssKanning som Kommvnstdrelsen )arKi0mdnkighetenMfastställke u, u/ å1uå, b § u, E2 I Kolvmnen format har ke arPetat vtifrön att om ket stör enkast ”J igitalt” sö för hanklingstdpen ersättningssKannas2 Rtör ket istället ”Vapper” eller ”J igitaltBVapper” för hanklingen inte ersättningssKannas2 N ek ersättningssKanning menas att om hanklingen Kommer in som pappershankling Kan man sKanna in kenc Kontrollera att ken ser vt som pappersoriginalet oj h sekan gallra PortBslänga pappret2 Fyl.anke nda proj essPaserake informationshanteringsplaner Kommer tas vpp fyr Peslvt i ma. mönak i respeKti0e stdrelseBnämnk oj h fyreslös Pyr.a gälla frön oj h mek 1 .vni u, uE2 å Informationshanteringsplan: 6 0ergripanke stdranke oj h styk.anke proj esser fyr KommvnfvllmäKtigec Kommvnstdrelsen oj h y0riga nämnker i 3 ssvnga Kommvn2 å Informationshanteringsplan: Öommvnstdrelsen å Informationshanteringsplan: 8 tPilkningsnämnken å Informationshanteringsplan: Roj ialnämnken å Informationshanteringsplan: x dggnaksnämnken å Informationshanteringsplan: 3 ssvnga x ostäker Ax Beslutsunderlag å VrotoKollsvtkrag § 1, 1 Öommvnstdrelsens arPetsvtsKottc u, uEå, / å11 å T.änstesKri0elsec u, uEå, 5å, 9 å Fyrslag Informationshanteringsplan: Öommvnstdrelsenc u, uEå, 5å, 9 å Antagen 4 e0ikering a0 arKi0reglemente fyr 3 ssvnga Kommvnc § 9uc Öf u, u/ å11åu5 å Antagen å 4 iKtlin.e fyr ersättningssKanning 3 ssvnga Kommvnc § u, E Ös u, u/ å1uå, b Beslutet ska skickas till å Öanslij hef å Ans0arig t.änsteperson fyr KommvnarKi0et
Daniel AnderssonJoakim Svensson Kopia/bekräftelse på e-signerat dokument. Signed by: DANIEL ANDERSSON Date: 2026-05-27 15:07:30 BankID refno: 019e698b-ee87-78a4-8d7d-470cf167935f Signed by: JOAKIM GUNNAR SVENSSON Date: 2026-05-27 15:07:21 BankID refno: 019e698b-cd69-7a75-aba3-50d47d3609bc