Servicenämnden — 21 april 2026

§ 14 Fastställande av föredragningslista Beslut 1. Föredragningslistan fastställs. _____

§ 15 SEN/2026:1 Val till kommunala uppdrag 2026 för servicenämnden Beslut 1. Nedanstående personer väljs till respektive uppdrag för angiven tid. Servicenämndens arbetsutskott Väljs för perioden 2026-04-21 – 2026-12-31 Ordförande Fredrik Anderson (C) Efter Jari Puustinen (-) Ersättare Filip Rundström (M) Efter Åsa Salo (-) _____ Beslutet skickas till: Politikerarvoden Förtroendemannaregistret Lex-support

§ 16 SEN/2026:33 Firmatecknare för servicenämnden Beslut 1. Följande personer utses att teckna kommunens firma avseende avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av servicenämnden. Firma tecknas av förtroendevald i förening med tjänsteperson. Delegat som fattat beslut med stöd av servicenämndens delegationsordning får ensamt underteckna avtal och andra handlingar som omfattas av delegationsbeslutet oavsett om delegaten namnges här: Ordförande Fredrik Anderson 1:e vice ordförande Björn Larsson 2:e vice ordförande Anton Berglund Förvaltningschef Jörgen Axelsson Ekonomichef Erik Malm Områdeschef Jan Åkerviken Områdeschef Helena Swärd Områdeschef Björn Eriksson Områdeschef Marko Ravlic Områdeschef Pär Wiker Upphandlingschef Tobias Karlsson 2. Följande personer utses att underteckna checkar och kvittera medel på kommunens bank- och plusgirokonton, värdeförsändelser och liknande. Firma tecknas av två personer i förening: Förvaltningschef Jörgen Axelsson Ekonomichef Erik Malm Enhetschef Isabelle Söderström Ekonom Josefin Söderholm Redovisningshandläggare Helena Forsberg Systemadministratör Helén Andersson Ekonomiadministratör Mikael Johansson Ekonom Ewa Halvarsson Ekonomiadministratör Pia Karlsson Ekonomiadministratör Thomas Karlsson Ekonomiadministratör Rathai Thirunavukarasu Ekonomiadministratör Susanne Elmgart Ekonomiadministratör Elisabeth Carlsson Ekonomiadministratör Mikael Hård Enhetschef Namila Khalaf 3. Följande personer utses att underteckna delgivning från myndigheter: Förvaltningschef Jörgen Axelsson Ekonomichef Erik Malm Enhetschef Isabelle Söderström 4. Följande personer utses att underteckna moms- och skattedeklarationer: Förvaltningschef Jörgen Axelsson Ekonomichef Erik Malm Ekonom Josefin Söderholm Ekonom Ewa Halvarsson Ekonom Sari Östermark Enhetschef Alice Kalfas 5. Utdrag ur servicenämndens beslutsprotokoll ska gälla som bevis för firmatecknare. Ärendebeskrivning Av skrivelsen framgår namnlista för firmateckning för servicenämnden. _____ Beslutet skickas till: Samtliga firmatecknare

§ 17 SEN/2026:8 Servicenämndens behovsbeskrivning 2027 med förslag till investeringar 2027-2031 Beslut 1. Servicenämndens behovsbeskrivning 2027 godkänns. 2. Servicenämndens förslag till investeringar 2027–2031 godkänns. Deltar inte Richard Eklund (KD) och Stefan Sjöberg (MP) deltar inte i beslutet. Ärendebeskrivning Övergripande planeringsförutsättningar antagna av kommunstyrelsen utgör grunden för servicenämndens behovsbeskrivningar inför 2027, vilken inklusive investeringsbilagor ska behandlas av nämnd och överlämnas till kommunstyrelsen senast 28 april 2026. Flera stora utredningar pågår just nu som kommer att påverka nämnden och nämndens finansiering. I behovsbeskrivningen utgås från att servicenämnden och serviceförvaltningen bedriver verksamhet i samma organisation och finansieras på samma sätt 2027 som 2026. Behovsbeskrivningen för servicenämndens verksamheter handlar framför allt om beroendet av andra nämnders behov, prioriteringar och ramar. Dels för att nämnden ska kunna stödja kärnförvaltningarna på det sätt som efterfrågas dels i dialog med framför allt kommunledningskontoret och processledningsgrupperna göra prioriteringar kring vilket stöd nämnden ska erbjuda utifrån den budget som ges för stödprocesserna. Måltidsservice påverkas mest av den förändrade demografin. Krisberedskap och frågor om olika beredskapslager arbetas mycket med idag och det arbetet kommer fortsätta 2027. Servicenämnden är beroende av centrala beslut och input från övriga nämnder samt att även sätt att finansiera att hålla en bestämd beredskap blir beslutat för att kunna ta på sig uppdrag och åtaganden inom området. I investeringsplanen för 2027-2031 ligger investeringar i kök på 227 miljoner kronor. De kommande årliga kostnaderna kopplade till investeringarna kan uppskattas till cirka 9 miljoner kronor vilket kommer att påverka måltidspriset. Den verkliga ökningen av investeringarna kommer att vara något lägre då även avskrivningar på äldre investeringar upphör. Övriga investeringar beräknas uppgå till 41 miljoner kronor år 2027 vilket till största delen består av inventarier för infrastruktur inom IT-området. Förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta 1. Servicenämndens behovsbeskrivning 2027 godkänns. 2. Servicenämndens förslag till investeringar 2027–2031 godkänns. Yrkanden Fredrik Anderson (C) yrkar bifall till förvaltningens förslag. _____ Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Kommunrevisionen

§ 18 SEN/2026:17 Yttrande över remiss - Plan för livsmedelsförsörjning Beslut 1. Serviceförvaltningens förslag till yttrande antas som servicenämndens yttrande över remissen - Plan för livsmedelsförsörjning. Ärendebeskrivning Plan för livsmedelsförsörjning har remitterats till servicenämnden från kommunstyrelsen. Planen syftar till att stärka Eskilstuna kommunkoncerns beredskap och hållbarhet genom en mer utvecklad samordning gällande lokal matproduktion, samhällsplanering, livsmedelsberedskap och offentliga måltider. Planen hanterar sårbarheter i livsmedelskedjan genom fokus på importberoendet av insatsvaror och behovet av robusthet vid kriser, i samklang med nationella strategier och Vision 2030. Kommunen stödjer detta via samhällsplanering och ekosystemtjänster, inom sin rådighet. Plan för livsmedelsförsörjning kompletteras av ett kunskapsunderlag som ger en fördjupad analys och nulägesbild av livsmedelsförsörjning. Definitioner av centrala begrepp återfinns i kunskapsunderlaget. Planen föreslås gälla 2026–2030 för kommunstyrelsen, nämnder och bolag. Planen syftar till att samordna Eskilstuna kommunkoncerns arbete för en säker, resilient och hållbar livsmedelsförsörjning, med fokus på att stärka lokal produktion och beredskap mot kriser som klimatförändringar eller leveransstörningar. Serviceförvaltningens förslag till yttrande i sammanfattning Serviceförvaltningen kan i nuvarande form inte ställa sig bakom förslaget till Plan för livsmedelsförsörjning. Serviceförvaltningen bedömer att dokumentet inte uppfyller de grundläggande krav som ställs på en plan enligt kommunens styrdokumentsstruktur. Avsaknaden av tydliga mål, konkret färdriktning och klar styrning innebär att förslaget riskerar att bli verkningslöst som styrinstrument. Planen behöver därför omarbetas i grunden innan den kan antas. En reviderad plan bör innehålla: • tydliga, mätbara mål och prioriteringar • klargöra ansvar, beslutsmandat och politisk förankring • definiera centrala begrepp • tydligt avgränsas i förhållande till befintliga styrdokument eller hänvisa till befintliga styrdokument Först när dessa delar är på plats kan planen utgöra ett relevant och verkningsfullt styrdokument. Förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta 1. Serviceförvaltningens förslag till yttrande antas som servicenämndens yttrande över remissen - Plan för livsmedelsförsörjning. Yrkanden Fredrik Anderson (C) yrkar bifall till förvaltningens förslag. _____ Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen

§ 19 SEN/2025:44 Gallring av inskannade pappershandlingar som saknar bevisvärde Beslut 1. Ersättningsskannade pappershandlingar som saknar bevisvärde ska gallras. Gallringen ska ske retroaktivt från och med 1 januari 2026. Ärendebeskrivning I Eskilstuna kommun hanteras dagligen en mängd olika pappershandlingar. För att kommunen ska börja ta kliv mot en helt digital informationshantering och för att vi ska kunna kvalitetssäkra kommunens information inför ett framtida e-arkiv har stadsarkivet tagit fram en Anvisning för inskanning av pappershandlingar. När en pappershandling skannas skapas en digital kopia av samma handling. Om syftet med skanningen är så kallad ersättningsskanning, det vill säga att ersätta en pappershandling med en digital handling, kan pappershandlingen utifrån vissa förutsättningar gallras efter genomförd skanning. Dessa förutsättningar är att skanningen genomförts korrekt utifrån den framtagna anvisningen för skanning av pappershandlingar – ingen väsentlig informationsförlust ska ha skett genom inskanningen, den digitala handlingen har hanterats utifrån gällande informationshanteringsplan och att pappershandlingen i sig saknar bevisvärde. Med bevisvärde menas att det finns lagkrav på att handlingen ska kunna presenteras i sin ursprungliga form annars förlorar den sin rättsliga legitimitet. Detta gäller exempelvis de handlingstyper som har krav på att vara egenhändigt undertecknande. Stadsarkivet har utifrån de rättsliga förutsättningarna gjort en bedömning av olika handlingstypers bevisvärde och slutsatsen är att det bara är ett fåtal som fortsatt måste finnas kvar i pappersform (se Anvisning för skanning av pappershandlingar). Övriga pappershandlingar kan gallras vid inaktualitet efter inskanning. Varje nämnd i kommunen är en egen myndighet och måste därför fatta ett eget beslut om gallring pappershandlingar efter inskanning. Gallring får bara ske i enlighet med varje nämnds informationshanteringsplan. För annan typ av gallring krävs ett särskilt beslut av respektive nämnd. Den 21 maj 2025 beslutade kultur- och fritidsnämnden i egenskap av arkivmyndighet att rekommendera samtliga nämnder och kommunala bolag att besluta att ersättningsskannade pappershandlingar som saknar bevisvärde ska gallras. Gallringen kan ske retroaktivt. Beslutet är en del i arbetet med att kvalitetssäkra kommunens digitala handlingar och är även en viktig förutsättning för att införandet av digitala originalakter i Lex ska kunna genomföras. Genom att ta fram säkra rutiner för inskanning av pappershandlingar kvalitetssäkrar vi kommunens digitala information och tar viktiga kliv mot ett framtida e-arkiv. _____ Beslutet skickas till: Kultur- och fritidsnämnden

§ 20 SEN/2026:25 Digital originalakt i ärendehanteringssystemet Lex Beslut 1. Servicenämnden beslutar att från och med 1 januari 2026 övergå till digital originalakt i kommunens ärendehanteringssystem Lex. Ärendebeskrivning För registrering av allmänna handlingar används i Eskilstuna kommun ärendehanteringssystemet Lex. Samtliga nämnder i Eskilstuna kommun samt Eskilstuna kommunfastigheter använder Lex och i dagsläget skrivs samtliga handlingar ut för att skickas till stadsarkivet för slutarkivering. Arbetssättet med utskrifterna ur Lex är ineffektivt och papperskrävande. Stadsarkivet har därför tillsammans med kommunledningskontoret och Serviceförvaltningens enhet för nämnd och registratur undersökt möjligheterna att upphöra med dessa utskrifter. Målet ska i stället vara ”digitala originalakter” i Lex innebärandes att det är den digitala handlingen som ska utgöra originalhandlingen och vara den som hanteras och vårdas i enlighet med gällande lagar och riktlinjer och sedermera levereras till ett framtida e- arkiv. Den samlade bedömningen är att införandet av digitala originalakter i Lex måste ske med utgångspunkt i arkivlagen, för att säkerställa att de handlingar som skapas och lagras digitalt i Lex kan bevaras långsiktigt. I enlighet med arkivlagen ska allmänna handlingar (digitala såväl som analoga) framställas med material och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Det innebär att innan eller samtidigt som handlingarna blir allmänna handlingar ska de ha förutsättningar för att kunna bevaras och det ska finnas en garant för informationens spårbarhet, åtkomst samt autenticitet över tid. De handlingar som ska registreras i Lex kan både vara i digital form och på papper. En övergång till digital originalakt i Lex förutsätter att de pappershandlingar som ska läggas in i Lex blir inskannade. Våren 2025 tog stadsarkivet därför fram en anvisning för skanning av pappershandlingar som har till syfte att säkra att de inskannade handlingarna som läggs in i Lex uppfyller kraven på beständighet. Vidare måste ett införande av digitala originalakter i Lex ske i samklang med de principer och strategier för informationsförvaltning som håller på att tas fram i kommunen. Det innebär att förutom arkivlagen ska Riktlinje för informationsförvaltning (KSKF 2024:23) vara styrande för verksamheterna och hantering av handlingar ske utifrån beslutade informationshanteringsplanen. För att ytterligare kvalitetssäkra de digitala handlingarna i Lex krävs också att det tas fram rutiner för hur handlingarna ska skapas och hanteras. Rutinerna ska bland annat ta upp ansvarsfördelning, val av filformat, namngivning och metadatasättning av ärenden och handlingar (inkluderandes sekretess- och GDPR-markeringar), registrering av arbetsmaterial samt genomförande av gallring. Stadsarkivet kommer tillsammans med Nämnd och registratur och systemförvaltare för Lex ta fram sådana rutiner. En övergång till digital originalakt i Lex är ett viktigt steg mot en helt digital ärendehantering i Eskilstuna kommun och en effektivisering i kommunens processer. Det är också ett viktigt steg mot att förbereda kommunens verksamheter för ett framtida e-arkiv. Tillsammans med Nämnd och registratur och kommunledningskontoret har stadsarkivet tagit fram en strategi för ett säkert genomförande i enlighet med arkivlagen. _____ Beslutet skickas till: Kultur- och fritidsnämnden

§ 21 SEN/2026:3, SEN/2026:15 Anmälan av delegationsbeslut till servicenämnden i april 2026 Beslut 1. Redovisade delegationsbeslut läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Beslut som fattas med stöd av servicenämndens delegationsordning ska samtliga anmälas till nämnden. Nedan redovisas anmälda delegationsbeslut enligt avsnitt i delegationsordningen. SEN/2026:15 Delegationsbeslut taget av förvaltningschef 2026-03-11 - Komplettering av svar på anmälan till DO dnr 2026/180. SEN/2026:3 Delegationsrapport - nyanställningar på serviceförvaltningen 2026-02-26 - 2026-03-25 enligt underlag registrerat 2026-04-02 _____

§ 22 SEN/2026:2, SEN/2026:29 Rapporter och meddelanden till servicenämnden i april 2026 Beslut 1. Rapporter och meddelanden till servicenämnden godkänns och läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Inkomna skrivelser för kännedom till servicenämnden så som beslut, rapporter och skrivelser från andra nämnder och myndigheter. SEN/2026:2 2026:132 - Återkoppling till servicenämnden från jämställdhetsberedningen 20 oktober 2025 SEN/2026:29 Kommunrevisionens årliga grundläggande granskning av styrelse och nämnden 2025 _____

§ 23 SEN/2026:13 Information till servicenämnden i april 2026 10.1 Presentation - slutrapport subvention av måltid - vård och omsorgsförvaltningen Annelie Pettersson, Ensolution presenterar slutrapporten för nämnden. 10.2 Dialog efter slutrapport subvention av måltid - vård och omsorgsförvaltningen Björn Eriksson, områdeschef för en dialog med nämnden om slutrapporten. 10.3 Ekonomichefens rapport Erik Malm, ekonomichef informerar om servicenämndens prognos efter mars 2026 10.4 Kvalitetschefens rapport Ann-Sofie Zetterljung, kvalitetschef informerar om status i finansieringsutredningen. _____