Valnämnden — 24 april 2026

§ 10 Fastställande av föredragningslista Beslut Föredragningslistan fastställs. 2026-04-24

§ 11 VALN/2026:13 Information till valnämnden Sabine Jensen utvecklare informerar om. - Utbildningar för röstmottagare. - Arbetet kring vallokaler. - Utskick till väljare. - Infomöte om valsäkerhet med polisen. Andreas Lindbom kommunstrateg informerar om - Gällande information till partierna. - Regler gällande röstmottagare. - Eventuella avvikelser från valmyndighetens ställningstagande. 2026-04-24

§ 12 VALN/2026:20 Information om hantering av otillbörlig påverkan och propaganda vid val Allmänna val är fria och hemliga och utgör en central del av vårt demokratiska statsskick. Väljaren ska vara ostörd och skyddad från påverkan under tiden denne röstar. Försök att otillbörligt påverka valgenomförandet är ett brott. Som komplement till bestämmelserna i lagstiftningen tog valnämnden inför 2018 års val fram en Instruktion för hantering av propaganda i och i anslutning till ett röstmottagningsställe. Valnämnden beslutade 2019 att förlänga instruktionen till att gälla även över EU-valet samma år. Instruktionen omarbetades därefter och inför 2022 års val antog valnämnden Riktlinjer för hantering av otillbörlig påverkan och propaganda vid val. Riktlinjen är mer omfattande än den tidigare instruktionen och gäller tills vidare. Riktlinjerna omfattar avsnitt om värdeneutrala röstmottagningsställen, propaganda i eller i anslutning till vallokaler och lokaler för förtidsröstning, ordningen på röstmottagningsstället, röstmottagarnas objektivitet, otillbörligt verkande vid röstning och verksamhetsskyddsanalys. Vid sammanträdet redogör valkansliet för innehåller i riktlinjen. 2026-04-24

§ 13 VALN/2025:35 Vallokaler vid riksdag, kommun och regionvalet 2026, revidering Beslut 1. Valnämnden fastställer vallokaler för valet till riksdag, kommun och region den 13 september 2026 i enlighet med valkansliets reviderade förslag. Ärendebeskrivning Eskilstuna kommun är indelat i 61 valdistrikt. Varje valdistrikt ska ha en vallokal där de som hör till distriktet kan rösta. Vallokalerna ska vara öppna mellan klockan 08.00 och 20.00. Det är valnämnden som bestämmer vilken lokal som är mest lämpad att vara vallokal för respektive distrikt. En vallokal bör vara centralt placerad med hänsyn till kommunikationer för de väljare som bor i valdistriktet. Vallokalerna ska vara tillgängliga, tydligt avgränsade och i övrigt lämpade för ändamålet så att väljare inte hindras eller störs under röstningen. En vallokal får inte ha anknytning till en viss politiskt sammanslutning och den bör inte ha sådan anknytning till en viss religiös sammanslutning eller ett visst företag som kan påverka väljaren i samband med röstningen. Valnämnden hat den december 2025, § 38, beslutat om vallokaler för valet till riksdag, kommun- och regionfullmäktige 2026. Valkansliet föreslår följande ändringar av det beslutet: Vallokal för valdistrikten 45 Kjula och 46 Barva-Jäder ändras från matsalen till idrottshallen vid Kjula skola. Vallokal för valdistrikt 48 Hällbybrunn Södra-Råby Rekarne ändras från Hällby skola, gymnastiksalen, till Hällby församling, församlingssalen. Valkansliet har undersökt möjligheten till andra närliggande lokaler. Bedömningen är att Svenska Kyrkans lokal är ändamålsenliga utifrån lokalisering, tillgänglighetskrav och storlek, samt att dessa kriterier har fått väga tyngre än det faktum att lokalerna har koppling till en religiös sammanslutning. Vallokal för valdistrikt 48 Hällbybrunn Norra ändras från gymnastiksalen till mediateket i Hällby skola. Valkansliet föreslår att det reviderade förslaget på vallokaler vid 2026 års val ska fastställas av valnämnden. ____ 2026-04-24

§ 14 VALN/2025:37 Förtidsröstning vid de allmänna valen 2026 – öppettider och lokaler, revidering Beslut 1. Lokaler och öppettider för förtidsröstning vid 2026 års val till riksdag, region- och kommunfullmäktige fastställs i enlighet med valkansliets reviderade förslag. Ärendebeskrivning Den som inte kan rösta i sin vallokal på valdagen kan rösta i förtid i en förtidsröstningslokal. Förtidsröstningen startar 18 dagar före valdagen, det vill säga onsdagen den 26 augusti, och pågår till och med valdagen söndagen den 13 september. Det går att förtidsrösta i vilken förtidsröstningslokal som helst i hela landet. Det är valnämnden i respektive kommun som bestämmer vilka lokaler som ska användas till förtidsröstning och öppettiderna för dessa. I varje kommun ska minst en röstningslokal vara öppen varje dag under förtidsröstningsperioden. På valdagen ska minst en lokal vara öppen mellan klockan 8.00-20.00. Lokalerna ska vara så många till antalet och ha en sådan geografisk spridning att de kan klara av att ta emot det förväntade antalet förtidsröstande i området. Öppettiderna ska anpassas till när väljarna förväntas rösta. Det är inte heller nödvändigt med samma plats eller platser alla dagar. Valnämnden kan variera detta utifrån tidigare erfarenheter och sina förutsättningar, så länge som grundkravet på minst en öppen lokal varje dag är uppfyllt och att det ger väljaren rimliga möjligheter att förtidsrösta. Huvudregeln är att all röstmottagning är offentlig, men valnämnden kan ordna förtidsröstning på institutioner där allmänheten har begränsat eller inget tillträde, till exempel vård- och omsorgsboenden. På dessa platser får de som bor, arbetar eller annars vistas där rösta. Valnämnden har den 13 februari 2026 beslutat om öppettider och lokaler för förtidsröstningen vid de allmänna valen 2026. Valkansliet föreslår att några revideringar ska göras av det beslutet. Som förtidsröstningslokal i centrala Eskilstuna föreslås Gallerian istället för Cityhuset, med de öppettider som framgår i den sammanställning som redovisas i ärendet. Förtidsröstningslokalen Sveaplan föreslås få något ändrade öppettider jämfört med det tidigare beslutet. Ett antal ändringar föreslås också gällande förtidsröstningslokaler med begränsat tillträde: 2026-04-24  Vård- och omsorgsboendet Solåsen kommer under våren att läggas ned och hela verksamheten kommer flytta till ett nybyggt boende i Skogstorp (Rosenforsgården). Samtliga brukare och personal kommer att flytta med.  För Skogsgläntan och Ekebo föreslås andra tidpunkter för röstmottagningen än vad som tidigare beslutats.  För Odlarbäcken och Spångagården föreslås av praktiska skäl ambulerande röstmottagning istället för förtidsröstning med begränsat tillträde. För brukarna innebär det inte någon större skillnad i röstningsförfarandet då ambulerande röstmottagning kommer att genomföras vid en särskild tidpunkt. ____ 2026-04-24

§ 15 VALN/2026:8 Valnämndens behovsbeskrivning 2027 med förslag till investeringar 2027 – 2031 Beslut 1. Valnämndens behovsbeskrivning 2027 godkänns. Ärendebeskrivning Som en del av kommunens planeringsprocess ska alla nämnder och kommunala bolag beskriva sina behov och prioriteringar 2027 samt behov av investeringar 2027-2031. Planeringsförutsättningar antagna av kommunstyrelsen redogör för kommunens förutsättningar inför nästa planperiod med fokus på befolkningsprognos, skatteintäkter, behov av effektiviseringar, volymförändringar och ekonomiska ramar. Övergripande planeringsförutsättningar utgör sedan grunden för nämndernas behovsbeskrivningar, vilka ska behandlas av nämnd och överlämnas till kommunstyrelsen senast i april 2026. Valkansliet har tagit fram ett förslag på behovsbeskrivning. Av förslaget framgår bland annat att 2027 är ett mellanvalsår och att valnämnden därmed har väldigt lite verksamhet. 2028 är ett förberedelseår och 2029 är det val till Europaparlamentet vilket betyder mer verksamhet men också mer kostnader. Förändringar i valets genomförande och röstmottagningen kommer kunna medföra ökade kostnader. Större delar av röstmottagningen och förändringar i processen i förtidsröstningen genomförs redan till valet 2026 men kommer även att inkludera valdagen 2029. Detta medför behov av mer digital utrustning men även resurser för IT-stöd, utbildning med mera. Parallellt med dessa förändringar pågår även en valsedelsutredning (Kommittédirektiv 2024:24) som kan innebära förändringar i valnämndens uppdrag. Valnämnden har under de senaste åren haft en ekonomi i balans. Valnämndens särskilda uppdrag, avvikande budgetförutsättningar och förvaltningsorganisation innebär också att valnämnden i stor utsträckning bör undantas generella sparbeting och kommunövergripande effektiviseringar. Valkansliets bedömning är att valnämnden behöver en budgetram på 1 miljon kronor 2027, 2,6 miljoner kronor 2028 och 3 miljoner kronor 2029. Valnämnden avser inte att göra några investeringar under perioden 2027-2031. ____ Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Kommunrevisionen 2026-04-24

§ 16 VALN/2026:21 Rekommendation om gallring av inskannade pappershandlingar som saknar bevisvärde Beslut 1. Ersättningsskannade pappershandlingar som saknar bevisvärde ska gallras. Gallringen ska ske retroaktivt från och med 2026-01-01. Ärendebeskrivning I Eskilstuna kommun hanteras dagligen en mängd olika pappershandlingar. För att kommunen ska börja ta kliv mot en helt digital informationshantering och för att vi ska kunna kvalitetssäkra kommunens information inför ett framtida e-arkiv har stadsarkivet tagit fram en Anvisning för inskanning av pappershandlingar. När en pappershandling skannas skapas en digital kopia av samma handling. Om syftet med skanningen är så kallad ersättningsskanning, det vill säga att ersätta en pappershandling med en digital handling, kan pappershandlingen utifrån vissa förutsättningar gallras efter genomförd skanning. Dessa förutsättningar är att skanningen genomförts korrekt utifrån den framtagna anvisningen för skanning av pappershandlingar – ingen väsentlig informationsförlust ska ha skett genom inskanningen, den digitala handlingen har hanterats utifrån gällande informationshanteringsplan och att pappershandlingen i sig saknar bevisvärde. Med bevisvärde menas att det finns lagkrav på att handlingen ska kunna presenteras i sin ursprungliga form annars förlorar den sin rättsliga legitimitet. Detta gäller exempelvis de handlingstyper som har krav på att vara egenhändigt undertecknande. Stadsarkivet har utifrån de rättsliga förutsättningarna gjort en bedömning av olika handlingstypers bevisvärde och slutsatsen är att det bara är ett fåtal som fortsatt måste finnas kvar i pappersform (se Anvisning för skanning av pappershandlingar). Övriga pappershandlingar kan gallras vid inaktualitet efter inskanning. Varje nämnd i kommunen är en egen myndighet och måste därför fatta ett eget beslut om gallring pappershandlingar efter inskanning. Gallring får bara ske i enlighet med varje nämnds informationshanteringsplan. För annan typ av gallring krävs ett särskilt beslut av respektive nämnd. Kultur- och fritidsnämnden, i sin roll som arkivmyndighet, har därför tagit fram vägledande rekommendationer som varje nämnd kan fatta beslut om att följa. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Genom att ta fram säkra rutiner för inskanning av pappershandlingar kvalitetssäkrar vi kommunens digitala information och tar viktiga kliv mot ett framtida e-arkiv. _____ 2026-04-24 Beslutet skickas till: Kultur- och fritidsnämnden 2026-04-24

§ 17 VALN/2026:18 Digital originalakt i ärendehanteringssystemet Lex Beslut 1. Valnämnden övergår från och med 1 januari 2026 till digital originalakt i kommunens diarie- och ärendehanteringssystem Lex. Ärendebeskrivning För nämndadministration och registrering av allmänna handlingar används i Eskilstuna kommun diarie- och ärendehanteringssystemet Lex. Samtliga nämnder i Eskilstuna kommun samt Eskilstuna kommunfastigheter använder Lex och i dagsläget skrivs samtliga handlingar ut för att årligen skickas till stadsarkivet för slutarkivering. Arbetssättet med utskrifterna ur Lex är ineffektivt och papperskrävande. Stadsarkivet har därför tillsammans med kommunledningskontoret och serviceförvaltningens enhet för nämnd och registratur undersökt möjligheterna att upphöra med dessa utskrifter. Målet ska i stället vara ”digitala originalakter” i Lex innebärandes att det är den digitala handlingen som ska utgöra originalhandlingen och vara den som hanteras och vårdas i enlighet med gällande lagar och riktlinjer och sedermera levereras till ett framtida e- arkiv. Den samlade bedömningen är att införandet av digitala originalakter i Lex måste ske med utgångspunkt i arkivlagen, för att säkerställa att de handlingar som skapas och lagras digitalt i Lex kan bevaras långsiktigt. I enlighet med arkivlagen ska allmänna handlingar (digitala såväl som analoga) framställas med material och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Det innebär att innan eller samtidigt som handlingarna blir allmänna handlingar ska de ha förutsättningar för att kunna bevaras och det ska finnas en garant för informationens spårbarhet, åtkomst samt autenticitet över tid. De handlingar som ska registreras i Lex kan både vara i digital form och på papper. En övergång till digital originalakt i Lex förutsätter att de pappershandlingar som ska läggas in i Lex blir inskannade. Våren 2025 tog stadsarkivet därför fram en anvisning för skanning av pappershandlingar som har till syfte att säkra att de inskannade handlingarna som läggs in i Lex uppfyller kraven på beständighet. Vidare måste ett införande av digitala originalakter i Lex ske i samklang med de principer och strategier för informationsförvaltning som håller på att tas fram i kommunen. Det innebär att förutom arkivlagen ska Riktlinje för informationsförvaltning (KSKF 2024:23) vara styrande för verksamheterna och hantering av handlingar ske utifrån beslutade informationshanteringsplanen. För att ytterligare kvalitetssäkra de digitala handlingarna i Lex krävs också att det tas fram rutiner för hur handlingarna ska skapas och hanteras. Rutinerna ska bland annat ta 2026-04-24 upp ansvarsfördelning, val av filformat, namngivning och metadatasättning av ärenden och handlingar (inkluderandes sekretess- och GDPR-markeringar), registrering samt genomförande av gallring. Finansiering Införandet av digital akt i Lex kommer genomföras inom ramen för ordinarie budget. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Arbetssättet med utskrifterna ur Lex är idag ineffektivt och papperskrävande. En övergång till digital originalakt i Lex är ett viktigt steg mot en helt digital ärendehantering i Eskilstuna kommun och en effektivisering i kommunens processer. Det är också ett viktigt steg mot att förbereda kommunens verksamheter för ett framtida e-arkiv. ____ Beslutet skickas till: Kultur- och fritidsnämnden, Stadsarkivet 2026-04-24

§ 18 VALN/2026:19 Svar på dataskyddsombudets kommunövergripande åtgärdsplan till Eskilstuna kommun efter tillsyn 2025 Beslut 1. Dataskyddsombudets kommunövergripande åtgärdsplan till Eskilstuna kommun efter tillsyn 2025 anmäls och läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Respektive nämnd är personuppgiftsansvarig för behandlingar inom sitt verksamhetsområde och ansvarar för att utse ett dataskyddsombud. Ett dataskyddsombuds uppgift är att informera och ge råd till den personuppgiftsansvariga organisationen kring vilka skyldigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Ombudet ska också bevaka att reglerna följs och fungera som kontaktperson för Integrationsskyddsmyndigheten (IMY). Valnämnden har den 4 juni 2025, § 21, beslutat utse JP Infonet till dataskyddsombud. Dataskyddsombudet upprättar årligen en rapport som sammanfattar genomförd tillsyn av Eskilstuna kommuns personuppgiftshantering. Tillsynen syftar till att följa upp efterlevnaden av dataskyddsförordningen, stärka organisationens dataskyddskultur och identifiera eventuella brister samt behov av åtgärder. Genom tillsynen får organisationen en övergripande bild av nuläget inom dataskyddsområdet och ett underlag för fortsatt förbättringsarbete. Rapporten redovisar övergripande iakttagelser och identifierade utvecklingsområden. Åtgärdsplanen är tillställd hela kommunen. Av rapporten framgår att samtliga nämnder som intervjuats i kommunen, utöver den kommungemensamma åtgärdsplanen, också har erhållit en egen åtgärdslista. Valnämnden har dock inte erhållit någon sådan separat åtgärdslista. Den kommungemensamma åtgärdslistan omfattar områdena kamerabevakning, utbildning för medarbetare i dataskyddsförordningen, digitala verktyg inom vård och omsorg samt hur arbetsgivaren behandlar medarbetares personuppgifter. Valnämnden har som personuppgiftsansvarig nämnd inga eller mycket begränsade möjligheter att vidta åtgärder utifrån denna förteckning. Det åtgärder som föreslås hanteras antingen kommungemensamt eller av andra nämnder. Valkansliet föreslår att rapporten anmäls och läggs till handlingarna. ____ Beslutet skickas till: Dataskyddsombudet Dataskyddssamordnarna 2026-04-24

§ 19 VALN/2026:3, VALN/2025:38 Anmälan av delegationsbeslut till valnämnden 2026 Beslut 1. Redovisade delegationsbeslut läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Valnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstepersoner enligt en av valnämnden antagen delegationsordning. Dessa beslut skall redovisas till valnämnden. Redovisningen innebär inte att valnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbeslutet. Däremot står det valnämnden fritt att återkalla lämnad delegation. Delegationsbeslut Punkt Benämning Delegat Diarienummer Datum 5.3 Utse Ordförande VALN/2025:38 2026-03-23 behörighetsadministratörer och inskrivare i Valmyndighetens system Valid ____ 2026-04-24

§ 20 VALN/2026:2 Rapporter och meddelanden till Valnämnden 2026 Beslut 1. Rapporter och meddelanden till valnämnden läggs till handlingarna Ärendebeskrivning Nämndadministrationen har gjort en sammanställning över ärenden som inkommit till nämnden för kännedom. Nämnden delges härmed följande. Skriftliga rapporter  Kommunfullmäktiges beslut 2026-04-01 § 29 Revisionsberättelse och fråga om ansvarsfrihet för år 2025 Eskilstuna kommun ____