Valnämnden — 19 februari 2024

Justeringens plats och tid Linbanegatan 12, fredagen den 23 februari 2024, klockan 16.00 Avser paragrafer 9 - 24 Sekreterare Sofia Holm Ordförande Henrik Lindberg Justerande Jan-Ove Ragnarsson Bevis om anslag Protokollet är justerat och justeringen har meddelats genom anslag på kommunens anslagstavla som finns på enkoping.se/anslagstavla. Beslutande organ Valnämnden Sammanträdesdatum 2024-02-19 Anslaget sätts upp 2024-02-26 Anslaget tas ned 2024-03-19 Sista dag att överklaga 2024-03-18 Protokollet finns tillgängligt på enkoping.se/kommun-och-politik och hos det beslutande organet. Beslutande organ Valnämnden Plats och tid UF Mentorn, Linbanegatan 12, måndagen den 19 februari 2024, klockan 12.30 – 15.35 Ajournering Mellan § 13–14 klockan 14.10 – 14.30 Beslutande Henrik Lindberg (KD), ordförande Jan-Ove Ragnarsson (S), vice ordförande Tiina Nyberg (M) Tord Enström (NE) Angelika Bergfeldt (SD) Ej tjänstgörande ersättare Christer Löfgren (NE) Eva Emanuelsson (C) Karin Nilsson (S) Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Övriga deltagare Anders Wikman (NE), kommunalråd, §§ 9–11 Peter Book (M), kommunalråd, §§ 9–11 Emma Larsson, kommunikationsstrateg, §§ 11–12 Christian Holm, säkerhetsstrateg, § 13 Magnus Holm, tillförordnad trygghets- och säkerhetschef, § 13 Pernilla Madesäter, valsamordnare Åsa Olsson, kansli- och utredningschef Sofia Holm, nämndssekreterare Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Innehållsförteckning Ärende Sidnr Upprop och val av protokolljusterare .................................................................................................................3 Godkännande av föredragninglistan ..................................................................................................................4 Information om nya styrmodellen samt presentation och dialog om valnämndens nämndsplan för 2024 med plan för 2025-2026 .............................................................................................................................................5 Uppföljning av kommunikationsplanen ..............................................................................................................6 Utbildning och diskussion om verksamhetsskyddsanalys .................................................................................7 Verksamhetsberättelse för valnämnden 2023 ...................................................................................................8 Beslut om delad röstlängd ...............................................................................................................................10 Behörighet att administrera VALID ..................................................................................................................11 Beslut om vallokaler och extra lokal i EU-valet 2024 .......................................................................................12 Beslut om förtidsröstningslokal och öppettider i EU-valet 2024 .......................................................................13 Behörighet att kvittera ut förtidsröster ..............................................................................................................15 Ändrad starttid för valnämndens sammanträden år 2024 ................................................................................16 Nämndplan med internkontrollplan samt budget för valnämnden 2024...........................................................17 Valsamordnare informerar ...............................................................................................................................19 Meddelandeärenden valnämnden ...................................................................................................................20 Övriga frågor ....................................................................................................................................................21 Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Paragraf 9 Upprop och val av protokolljusterare Beslut Upprop genomförs och Jan-Ove Ragnarsson (S) utses till protokolljusterare. Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Paragraf 10 Godkännande av föredragninglistan Beslut Föredragningslistan godkänns. Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Paragraf 11 Ärendenummer VALN2024/17 Information om nya styrmodellen samt presentation och dialog om valnämndens nämndplan för 2024 med plan för 2025–2026 Beskrivning av ärendet Kommunalråden Peter Book och Anders Wikman informerar om kommunens nya styrmodell samt kommunfullmäktiges långsiktiga plan 2024–2027. Kansli- och utredningschef Åsa Olsson informerar nämnden om arbetet med framtagandet av nämndplan med budget 2024 samt plan för 2025–2026. Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Paragraf 12 Ärendenummer VALN2023/10 Uppföljning av kommunikationsplanen Beskrivning av ärendet Kommunikatör Emma Larsson informerar om de kommunikationsinsatser som genomförts och planeras att genomföras inför val till Europaparlamentet 2024. Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Paragraf 13 Ärendenummer VALN2023/20 Utbildning och diskussion om verksamhetsskyddsanalys Beskrivning av ärendet Säkerhetsstrateg Christian Holm och tillförordnad trygghets- och säkerhetschef Magnus Jacobsson informerar om framtagandet av och innehållet i verksamhetsskyddsanalysen inför val till Europaparlamentet 2024. Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Paragraf 14 Ärendenummer VALN2024/16 Verksamhetsberättelse för valnämnden 2023 Beslut Valnämnden beslutar att: 1. godkänna verksamhetsberättelsen för 2023, daterad 2024-02-19, 2. överlämna ärendet till kommunfullmäktige. Beskrivning av ärendet Valnämnden genomför val på ett rättssäkert sätt med hög kvalitet. Valadministrationen arbetar med omvärldsbevakning från nationella instanser som Länsstyrelsen och Myndigheten för delaktighet rekommenderar för genomförande av val i kommunerna. Valnämndens verksamhetsberättelse är en del av kommunstyrelsens årsredovisning, dess upplägg och innehåll med en reviderad styrmodell ger i grunden goda förutsättningar att arbeta med en flerårig verksamhetsplanering. Då 2023 inte var ett valår har begränsade åtgärder gjorts. Ett valadministrativt system har upphandlats för att samla all information före, under och efter valet. Ett antal behöriga från valkansliet har tillgång till uppgifterna som kontinuerligt fylls på. I kommunstyrelsens årsplan 2023 finns nio KF-mål under kommunfullmäktiges samlade uppdrag. Valnämnden arbetar mot ett mål, mål 2, ”Enköpingsborna känner förtroende för hur kommunen styrs och känner att de kan vara delaktiga i kommunens utveckling”. I verksamhetsberättelsen redovisar nämnden att den bidrar till att uppfylla verksamhetsmålet. Beslutsgång Utifrån diskussioner är valnämnden överens om att anta verksamhetsberättelse för valnämnden 2023 med följande korrigeringar i punkt 5; Valnämnden har ökade kostnader för 2024 på grund av köp av rullcontainrar. Dessa ska användas för transport av valmaterial till och från respektive röstnings- och vallokaler. Detta för att säkerställa att allt material transporteras på ett samlat sätt till röstnings- och vallokalerna samt minska riskerna för tunga lyft. Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kommunledningsförvaltningen, 2024-02-08 Verksamhetsberättelse, valnämnden, 2024-02-12 Kopia till: Kommunstyrelsen, för kännedom Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Paragraf 15 Ärendenummer VALN2024/18 Beslut om delad röstlängd Beslut Valnämnden beslutar att: 1. använda delad röstlängd till alla distrikt i Enköpings kommun vid val till Europaparlamentsvalet 2024. Beskrivning av ärendet Valnämnden ska beställa delad röstlängd om distrikten är större än 1800 invånare. Valnämnden kan besluta om att använda delad röstlängd även i mindre distrikt. En delad röstlängd, vilket är samma röstlängd men delad i två delar, kan underlätta flödet av väljare i vallokalen och hanteringen av förtidsröster. När den ena röstlängden är ledig kan röstmottagarna granska förtidsröster som hör till denna. Vid valen 2022 hade samtliga valdistrikten delad röstlängd. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kommunledningsförvaltningen, 2024-02-08 Kopia till: Valsamordnare, för åtgärd Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Paragraf 16 Ärendenummer VALN2024/19 Behörighet att administrera VALID Beslut Valnämnden beslutar att: 1. utse följande fyra personer till behörighetsadministratör samt inskrivare i Valmyndighetens valsystem VALID: 1. Åsa Olsson, kansli- och utredningschef 2. Pernilla Madesäter, valsamordnare 3. Sofia Holm, nämndsekreterare 4. Johanna Sköld, kommunsekreterare Beskrivning av ärendet Länsstyrelsen använder valdatasystemet Valid för att kommunicera med kommunerna. De ger åtkomst och behörighet till Valid för de som ska vara behörighetsadministratörer och inskrivare hos kommunen. Valnämnden utser de som ansvarar för behörighetsadministrationen och för användarna i Enköpings kommun. Det innebär bland annat att se till att användarna har rätt behörighetsroll och att användare läggs till och tas bort. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kommunledningsförvaltningen, 2024-02-08 Kopia till: Länsstyrelsen Uppsala län, för kännedom Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Paragraf 17 Ärendenummer VALN2023/19 Beslut om vallokaler och extra lokal i EU-valet 2024 Beslut Valnämnden beslutar att: 1. anta PM, vallokaler och extra lokal i EU-valet 2024, daterad 2024-02-09 med följande korrigering: vallokal för valdistrikten S:t Ilian norra samt S:t Ilian södra ändras till S:t Ilianskolan utan angivelse av rum. Beskrivning av ärendet I enlighet med vallagen 4 kap 20 § ska varje kommun ska se till att det finns lämpliga lokaler som kan användas som vallokaler och som i fråga om lokalisering, tillgänglighet och öppethållande ger väljarna goda möjligheter att rösta. För varje valdistrikt ska det finnas en vallokal. En vallokal ska vara tydligt avgränsad och även i övrigt lämpad för ändamålet så att väljare inte hindras eller störs under röstningen. Den ska inte ha anknytning till en viss politisk sammanslutning och den bör inte ha sådan anknytning till en viss religiös sammanslutning eller till ett visst företag som kan påverka väljaren i samband med röstningen. Till Europaparlamentsvalet 2024 finns 24 valdistrikt i Enköpings kommun och för varje distrikt ska det finnas en vallokal. Vallokalerna ska ha öppet mellan klockan 8.00 - 21.00 på valdagen. Lokalerna i förslaget finns i PM, vallokaler och extra lokal till EU-valet 2024, daterad 2024-02-09. Lokalerna har valts utifrån lokalisering och tillgänglighet för de som bor i distriktet och besöker lokalen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kommunledningsförvaltningen, 2024-02-08 PM, vallokaler och extra lokal till EU-valet 2024, 2024-02-09 Kopia till: Valsamordnare, för kännedom Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Paragraf 18 Ärendenummer VALN2023/19 Beslut om förtidsröstningslokal och öppettider i EU- valet 2024 Beslut Valnämnden beslutar att: 1. anta PM, förtidsröstningslokaler samt öppettider i EU-valet 2024, daterad 2024-02-09. Beskrivning av ärendet I vallagen 7 kap anges att röstning äger rum på röstmottagningsställen. Väljare röstar i första hand i sin vallokal på valdagen. De kan också före eller under valdagen rösta i röstningslokaler som kommunerna eller utlandsmyndigheterna har inrättat. Väljare får dessutom i vissa fall lämna sina röster till av valnämnden särskilt förordnade röstmottagare (ambulerande röstmottagare) eller rösta genom bud eller brev. Lag (2014:301). Det går att förtidsrösta i vilken röstningslokal som helst i hela landet och så även på valdagen, vilket inte ska ej förväxlas med röstning i vallokal på valdagen. I Europaparlamentsvalet 2024 är förtidsröstningsperioden 2024-05-22 - 2024-06- 09. I Enköpings kommun kommer det finnas ett antal platser där möjlighet till förtidsröstnings är möjligt. Lokaler och öppettider är valda utifrån de bestämmelser som vallagen 4 kap 22 § anger. I varje kommun ska det finnas minst en röstningslokal som har öppet även på valdagen. Även budröstning och ambulerande röstmottagning pågår under förtidsröstningsperioden. Förslag till förtidsröstningslokaler och öppettider har tagits fram av valkansliet och presenteras i PM, förtidsröstningslokaler samt öppettider i EU-valet 2024. Utifrån tidigare års förtidsröstningslokaler har fyra av fem förtidsröstningslokaler har bytts ut på grund av att de inte var tillräckligt tillgängliga. Lokalerna har inspekterats av Funktionsrätt Enköping. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kommunledningsförvaltningen, 2024-02-08 PM, Förtidsröstningslokaler samt öppettider i EU-valet 2024, 2024-02-09 Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Kopia till: Valsamordnare, för åtgärd Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Paragraf 19 Ärendenummer VALN2024/22 Behörighet att kvittera ut förtidsröster Beslut Valnämnden beslutar att: 1. utse nedanstående personer för att kvittera värdeinnehållande förtidsröster från Post Nord under hela valperioden från den dagen förtidsröstningen börjar till onsdagen efter valdagen: 1. Pernilla Madesäter, valsamordnare, 19680826–6925, 2. Conny Ferm, teamledare kontorsstöd, 19680726–6975, 3. Johanna Sköld, kommunsekreterare, 19931127–4683, 4. Åsa Olsson, kansli- och utredningschef, 19740610–0144. Beskrivning av ärendet Förtidsröster som lämnas in i annan kommun är den röstberättigade är skriven, ska skickas via PostNord till den röstberättigades hemkommun. Vid ankomst till mottagande kommun överlämnas förtidsrösterna endast till valnämndens utsedda personer. ID-kontroll görs vid överlämnandet. Därför behöver valnämnden besluta om vilka personer som ska ha behörighet att hämta ut dessa röster. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kommunledningsförvaltningen, 2024-02-09 Kopia till: Valsamordnare, för åtgärd Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Paragraf 20 Ärendenummer VALN2023/17 Ändrad starttid för valnämndens sammanträden år 2024 Beslut Valnämnden beslutar att: 1. Valnämndens sammanträden under år 2024, förutom den preliminära onsdagsräkningen, startar klockan 14.00. Beskrivning av ärendet Valnämnden beslutade den 6 oktober 2023, § 28 om sammanträdesdagar för 2024. Valnämnden beslutade då att valnämndens sammanträden skulle ske på måndagar med en starttid klockan 13.00. Efter beslutet har valnämnden inkommit med ett önskemål om att förändra starttiden, vilket därför föreslås en ny starttid till klockan 14.00. Efter valet bedöms valnämnden inte ha lika omfattande sammanträden och därför kan tiden komma att korrigeras vid senare tillfälle. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kommunledningsförvaltningen, 2024-02-08 Protokollsutdrag, valnämnden, 2023-10-17, § 28 Kopia till: KLF Kommunikation, för åtgärd Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Paragraf 21 Ärendenummer VALN2024/17 Nämndplan med internkontrollplan samt budget för valnämnden 2024 Beslut Valnämnden beslutar att: 1. godkänna nämndplan med budget för 2024 och plan för 2025/2026 daterad 2024-02-19. Beskrivning av ärendet Valnämndens kansli har tillsammans med ekonomiavdelningen tagit fram ett förslag till preliminär verksamhetsplan med budget för 2024 och plan för 2025/2026 vilken föreslås antas av valnämnden. Efter det att kommunfullmäktige har beslutat om nämndplan med budgetramar för 2024 ska valnämnden anta en definitiv verksamhetsplan med budget. 2024 är det val till Europaparlamentet, vilket innebär att det blir ett intensivt år inom valnämndens verksamhetsområde. Antalet röstberättigade är (oktober 2023) 35 709 personer. Det innebär att sedan 2019 års val, då det var 33 044 personer som var röstberättigade till Europaparlamentets valet, har röstberättigade ökat med 2655 personer. Frågor som kommer att belysas särskilt under 2024 är bland annat valsäkerhet, beredskapen för extra val, omval och tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning. Valkansliet utgår från en budget på 1,6 miljoner kronor samt statsbidrag på drygt 1,3 miljoner kronor. Den största kostnadsposten är arvoden till röstmottagare cirka 1,6 miljoner kronor. Nämndplanen består av årets plan och resurser för att nå nämndens långsiktiga planmål. Nämndplanen är till för att lokalisera vart på resan nämnden befinner sig för att uppnå de långsiktiga målen och med hjälp av uppdaterade förutsättningar och budgetramar beskriva prioriteringar för att nå dit, samt dess risker. Nämndplanerna är upprättade enligt en mall för att uppnå en likartad utformning och innehåll. Beslutsgång Valnämnden är överens om att anta nämndplanen med ändringar som återfinnes i versionen daterad 2024-02-19, markerade förändringar. Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kommunledningsförvaltningen, 2024-02-08 Förslag, valnämndens nämndplan, 2024-02-19 Kopia till: Kommunstyrelsen, för kännedom Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Paragraf 22 Ärendenummer VALN2024/12 Valsamordnare informerar Beskrivning av ärendet Valsamordnare Pernilla Madesäter informerar valnämnden om bland annat:  antalet inkomna intresseanmälningar från personer som vill tjänstgöra som röstmottagare,  inköp av material inför valet,  hanteringen av röstlängder och väljarförteckningar. Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Paragraf 23 Ärendenummer VALN2024/9 Meddelandeärenden valnämnden Beskrivning av ärendet Meddelandeärenden är en sammanställning av ärenden och beslut som meddelats Enköpings kommun och som bör komma valnämnden till dels för kännedom. Följande beslut eller handlingar har inkommit till valnämnden för kännedom:  Nyhetsbrev, valmyndigheten, 2024-02-05  Nyhetsbrev, valmyndigheten, 2024-02-06 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kommunledningsförvaltningen, 2024-02-08 Nyhetsbrev, valmyndigheten, 2024-02-05 Nyhetsbrev, valmyndigheten 2024-02-06 Justerarnas signaturer Intygas att kopian överensstämmer med originalet Paragraf 24 Ärendenummer VALN2024/10 Övriga frågor Beskrivning av ärendet Christer Löfgren (NE) frågar om tillgång till parkering vid röstningslokalerna på brandstationerna vid Örsundsbro och Fjärdhundra. Ordförande Henrik Lindberg (KD) svarar att frågan diskuterades vid ett tidigare sammanträde och tillgången till parkering vid röstningslokalerna är god.