Jävsnämnden — 4 september 2024

§ 1 Val av justerande Jävsnämnden utser Gun-Britt Penderos (S) att jämte ordföranden justera dagens protokoll. Justeringen sker digitalt senast torsdagen den 5 september.

§ 2 Antagande av delegationsordning för jävsnämnden 2024-2026 Jävsnämnden beslutar att anta delegationsordning i enlighet med föreliggande förslag, samt att förklara beslutet omedelbart justerat. Ärendebeskrivning Jävsnämnden har att anta en delegationsordning då nämnden inrättats den 1 september 2024 och behö- ver säkerställa att den löpande verksamheten kan fortgå. Föreliggande förslag till delegationsordning hänvisar huvudsakligen till samhällsbyggnadsnämndens delegationsordning. Detta då behovet av jävs- nämndens beslut är styrt av eventuella jävsförhållanden som kan föreligga inom samhällsbyggnadsnämn- dens ansvarsområden. Förslag till delegationsordning för jävsnämnden

§ 3 Antagande av attestordning Jävsnämnden beslutar att fastställa attestordning för 2024 enligt i ärendet redovisat förslag. Ärendebeskrivning Från samhällsbyggnadsförvaltningen föreligger förslag till attestordning för jävsnämndens verksamhet. Attestordningen grundas på den aktuella tjänstemannaorganisationen och kan komma att revideras un- der året utifrån eventuella personal- eller organisationsförändringar som påverkar attesträtten. Förslag till attestordning för samhällsbyggnadsnämndens verksamheter

§ 4 Undertecknande av handlingar m.m. – firmateckning – inom jävsnämndens verksamheter 2024 Jävsnämnden beslutar att från och med den 4 september 2024 till dess att annat beslut fattas, utse följande firmatecknare för jävsnämnden - Till att underteckna jävsnämndens handlingar utses ledamöterna i nämndens presidium, vardera med i förekommande fall kontrasignation av avdelningschef Martina Zelenkova Olsson. - Till att underteckna avtal och andra liknande handlingar som inte beslutas av jävsnämnden utses avdelningschef Martina Zelenkova Olsson, i förekommande fall med kontrasignation av vederbö- rande handläggare. Ärendebeskrivning I kommuner styrs rätten att underteckna handlingar eller företräda kommunen i första hand genom kommunstyrelsens och nämndernas reglementen eller andra beslut. Begreppet firmatecknare finns inte i kommunallagen. Många företag och andra aktörer använder ändå begreppet firmatecknare i kontakten med kommunen. Av effektivitetsskäl och för att underlätta ärendehanteringen använder många kommu- ner därför ändå begreppet firmatecknare. Verkställighetsbeslut, samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav, undertecknas av budgetansvarig chef eller tjänsteperson inom dennes ansvarsområde och budget, och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill.

§ 5 Utseende av dataskyddsombud för jävsnämnden Jävsnämnden beslutar att utse Christoffer Hällefors till dataskyddsombud för jävsnämnden i Burlövs kommun. Ärendebeskrivning Enligt dataskyddsförordningen ska varje myndighet utnämna ett dataskyddsombud. Enligt nämndernas reglementen är varje nämnd personuppgiftsansvarig för sin behandling och ska därför utse ett data- skyddsombud. Burlövs kommun har tidigare beslutat att samma person ska vara dataskyddsombud för samtliga nämn- der, med organisatorisk tillhörighet på HR-avdelningen. Jävsnämnden föreslås därför utse samma person som dataskyddsombud.

§ 6 Utseende av arkivansvarig för jävsnämnden Jävsnämnden beslutar att utse miljö- och byggchef Martina Zelenkova Olsson som arkivansvarig för jävsnämndens arkiv. Ärendebeskrivning Jävsnämnden har enligt Burlövs kommuns arkivreglemente 2 § att utse en arkivansvarig med formellt ansvar för verksamhetens arkiv. Den arkivansvarige ska i sin tur utse arkivredogörare med ansvar för full- görande av arkivuppgifter på myndigheten.

§ 7 Antagande av arkivbeskrivning för jävsnämnden Jävsnämnden beslutar att anta arkivbeskrivning för jävsnämnden i enlighet med föreliggande förslag. Ärendebeskrivning Myndigheten ska upprätta en arkivbeskrivning som ger information om vilka sorters handlingar som kan finnas i en myndighets arkiv och hur arkivet är organiserat, enligt arkivlagen 6 §. Då jävsnämnden inrät- tats den 1 september 2024 behöver en arkivbeskrivning antas. Samhällbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse 2024-08-13 Förslag till arkivbeskrivning för jävsnämnden

§ 8 Sammanträdesplanering Jävsnämndens sammanträdestider för hösten 2024 fastställs enligt följande: • Onsdagen den 25/9 kl. 15.00 • Tisdagen den 8/10 kl. 15.00 • Torsdagen den 14/11 kl. 15.00 • Torsdagen den 12/12 kl. 15.00 Vidare uppdrar nämnden åt förvaltningen att tillse att förslag till sammanträdestider för 2025 tas fram för fastställande av kommunfullmäktige. Jävsnämndens sammanträden ska i möjligaste mån hållas i nära anslutning till samhällsbyggnadsnämndens sammanträden. Detta dokument är elektroniskt signerat och juridiskt bindande. Sekreterare: Johan Bjurnemark Justerande: Gun-Britt PenderosOrdförande: Håkan DahlgrenSignature reference: f88c115d-ed8e-47f3-8a68-788816e51eedKopia/bekräftelse på e-signerat dokument.Signed by: JOHAN BJURNEMARKDate: 2024-09-05 10:02:44BankID refno: c785dcb5-62a3-4d99-bee2-fa6fc1954993Signed by: Gun-Britt PenderosDate: 2024-09-06 13:26:53BankID refno: bf31b720-67a3-41a5-8c03-739215ca5b1dSigned by: HÅKAN DAHLGRENDate: 2024-09-05 11:42:52BankID refno: 6151a291-edf3-40bb-9540-bf5ff462e184