Protokoll — 6 februari 2025

§ 1 Godkännande av dagordningen Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att godkänna dagordning.3Signature reference: 2dbb1175-c1ce-4bdd-ae97-b8561425b8d8 Ölands IT-nämnd Sammanträdesdatum Paragraf 2025-02-06 2 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (2)

§ 2 Diarienummer 2024/36 012 KS Information från IT-chef Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att tacka IT-chefen för informationen och lägga den till handlingarna Dagens sammanträde IT-chefen föredrar följande information för nämnden: Säkerhetsmedveten i Borgholms kommun - Uppstartad (genomfördes i Mörbylånga kommun föregående år). Innovationer och utveckling uppdelade i program - De som växt upp här vill leva här - Åldrande är en tillgång - Tillsammans är vi beredda - Interna strukturer – hur vi arbetar. Projekt Mörbylånga – Kalmar - Inventering - Åtgärder och konsekvenser - Arbetsplats och support - Nätverk - Licenser (byta helst innan april, om aktuellt) - Servrar och lagring - Kostnader (har inte analyserats än). Telefoniupphandling - Borgholm har lämnat fullmakt med option, Mörbylånga enbart fullmakt - Kravspecifikation innan april, annars egen upphandling - Nuvarande avtal löper till 2025-12-31.4Signature reference: 2dbb1175-c1ce-4bdd-ae97-b8561425b8d8 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 2 (2) SOC/MDR – IT-säkerhet - Upphandling kommer publiceras vecka 9 - Samverkar med övriga kommuner men egen upphandling - Byte av virusskydd (Microsoft cirka 600 000 kronor, men idag har vi BitDefender för 350 000 kronor men de har annonserat höjning med minst det dubbla). Säker backup - Omvärldsanalys pågår för att ta fram detaljerad kravbild.5Signature reference: 2dbb1175-c1ce-4bdd-ae97-b8561425b8d8 Ölands IT-nämnd Sammanträdesdatum Paragraf 2025-02-06 3 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (2)

§ 3 Diarienummer 2024/36 012 KS Återrapportering av uppdrag - Inventering av IT-miljön Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att1 tacka för återrapporteringen och lägga den till handlingarna. att2 uppdra IT-chefen att ta bort uppgifter om enskilda löner och serienummer. Ärendebeskrivning IT-nämnden har efterfrågat en inventering av IT-miljön i respektive kommun. IT-chefen gavs i uppdrag 2024-11-07 § 42 att lämna en rapport till Ölands IT-nämnd. Ledamöterna fick rapporten i december 2024. Beslutsunderlag • Beslut Ölands IT-nämnd 2024-11-07 § 42 • Inventering IT-nämnd, daterad 2025-01-28 • Personal IT-avdelningen, daterad 2025-01-28 • Tjänsteskrivelse - återrapportering kring inventering av IT-miljön, daterad 2025-01-28 Bedömning Efter utskicket har det blivit klart att verksamhetsutvecklaren slutar sin tjänst 16 februari. Ägare av licenser är nästan uteslutande den enskilda kommunen. Det finns några få undantag där den ena kommunen står som ägare till licensen men systemet används av båda. Många system har idag inga licenser utan där debiteras istället en månadskostnad eller årskostnad. Nästan alla inventarier skrivs av direkt och det är nästan bara det vi har i våra serverhallar som är investeringar och skrivs av på 3 år.6Signature reference: 2dbb1175-c1ce-4bdd-ae97-b8561425b8d8 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 2 (2) Dagens sammanträde IT-chefen sammanfattar inventeringen för nämnden och förändringar som skett sedan utskicket. Nämnden diskuterar de uppgifter som framgår i rapporten och kommer fram till att uppgifter om enskild lön och serienummer inte bör stå med. Yrkande Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut.7Signature reference: 2dbb1175-c1ce-4bdd-ae97-b8561425b8d8 Ölands IT-nämnd Sammanträdesdatum Paragraf 2025-02-06 4 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (2)

§ 4 Diarienummer 2024/44 041 KS Preliminärt bokslut Ölands IT-nämnd 2024 Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att tacka för informationen lägga den preliminära årsredovisningen till handlingarna. Ärendebeskrivning I sammanställningen nedan följer Ölands IT-nämnds ekonomiska ställning efter december. - Budgetavvikelsen -1,2 miljoner kronor för året. - De gemensamma kostnader som ska fördelas mellan kommunerna uppvisar underskott på -231 tkr. Detta har fakturerats respektive kommun utifrån antalet användare. - Underskottet som uppstod i Borgholms kommun uppgick till -841 tkr och har fördelats ut på nämnderna. Resterande underskott är nämndens arvoden och det är det kvarvarande underskottet för IT-nämnden -180 tkr. - Mörbylånga kommun uppvisar underskott på -1,2 mkr för IT-kostnaderna. Underskottet beror på att intäkter från ÖKF budgeterats felaktigt utifrån tidigare IT- organisation. Beslutsunderlag • Preliminär årsredovisning 2024 (Ölands IT-nämnd), daterad 2025-01-29 • Tjänsteskrivelse – Preliminär årsredovisning 2024, daterad 2025-01-29 Dagens sammanträde Budgetstrategen föredrar det preliminära bokslutet för nämnden. Närmare specifikation på uppgifterna ska skickas ut på e-post. Yrkande Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut.8Signature reference: 2dbb1175-c1ce-4bdd-ae97-b8561425b8d8 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 2 (2) Beslutet skickas till • Ekonomiavdelningen9Signature reference: 2dbb1175-c1ce-4bdd-ae97-b8561425b8d8 Ölands IT-nämnd Sammanträdesdatum Paragraf 2025-02-06 5 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (3)

§ 5 Diarienummer 2025/46 041 KS Budgetprioriteringar 2026 Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att1 fastställa nämndens budgetprioriteringar för investeringar enligt nedan (siffran till vänster indikerar prioriteringsgrad) till respektive kommun: 1. Brandvägg, 500 000 kronor år 2026 2. Servrar, 1 000 000 kronor år 2026 2. UPS, 100 000 kronor år 2026 2. Lagring, 2 500 000 kronor år 2026 att2 fastställa nämndens budgetprioriteringar för driftskostnader enligt nedan (siffran till vänster indikerar prioriteringsgrad) till Borgholms kommun: 1. Cybersäkerhet och NIS-2, 810 000 kronor år 2026 2. Skyddad backup 563 000 kronor år 2026 3. Ökade kostnader för datakommunikation 200 000 kronor år 2026 3. Ökade licenskostnader 300 000 kronor år 2026 3. Nämndens arvodeskostnader 116 000 kronor år 2026 3. Nytt system för mallar och signaturer minus 113 000 kronor år 2026 att3 fastställa nämndens budgetprioriteringar för driftskostnader enligt nedan (siffran till vänster indikerar prioriteringsgrad) till Mörbylånga kommun: 1. Cybersäkerhet och NIS-2, 990 000 kronor år 2026 2. Skyddad backup 687 000 kronor år 2026 3. Nytt system för mallar och signaturer minus 137 000 kronor år 2026 Ärendebeskrivning I budgetprocessen för 2026 ska nämnden lämna in sina budgetprioriteringar. Beslutsunderlag • Prioriteringsunderlag budget 2026 IT, daterad 2025-01-28 • Tjänsteskrivelse - Prioriteringsunderlag budget 2026, daterad 2025-01-2810Signature reference: 2dbb1175-c1ce-4bdd-ae97-b8561425b8d8 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 2 (3) Bedömning Beskrivningar och konsekvensbeskrivning för varje post finns med i bilagan. Investeringsplanen för Mörbylånga kan komma att ändras beroende på beslut kring projektet tillsammans med Kalmar. Årets investering i trådlösa nätverk ligger också på paus tills vi har beslut kring drift i Kalmars IT-miljö. Investering 8 och 10 måste genomföras vilket fall. Även Mörbylånga har ökade licenskostnader och kommunikation men på grund av felräkning i budget behövs inget tillägg. Följande lista med prioriteringar presenterades för nämnden, utan inbördes ordning. 1. Byte av antivirus avdrag 300 000 kronor. 2. Nytt system för mallar och signaturer avdrag 250 000 kronor. 3. Servrar i Borgholm investering 1 000 000 kronor. 4. UPS i Borgholm investering 100 000 kronor. 5. Lagring i Borgholm investering 2 500 000 kronor. 6. Brandvägg i Borgholm 500 000 kronor. 7. Servrar i Mörbylånga investering 1 000 000 kronor. 8. UPS i Mörbylånga investering 100 000 kronor. 9. Lagring i Mörbylånga investering 2 500 000 kronor. 10. Brandvägg i Mörbylånga 500 000 kronor. 11. Nämndens arvoden i Borgholm tillägg 116 000 kronor. 12. Ökade licenskostnader i Borgholm tillägg 300 000 kronor. 13. Ökade kostnader för kommunikation i Borgholm tillägg 200 000 kronor. 14. Skyddad backup fortsatt kostnad 1 250 000 kronor. 15. Cybersäkerhet och NIS 2.0 fortsatt kostnad 1 800 000 kronor. Dagens sammanträde Budgetstrategen föredrar de prioriteringar som förvaltningen föreslår att nämnden går fram med till budgetberedningarna. Förslaget liknar det förslag som nämnden gick fram med förra året. Nämnden önskar att man flaggar för separationskostnaden som kan uppstå om Mörbylånga kommun lämnar samarbetet. Nämnden diskuterar listan med investeringar och diskuterar vilken prioriteringsordning de ska ha. Förslaget till beslut har ändrats sedan kallelsen skickades ut. De förslag som skickades ut i ”förslag till beslut” ska inte ses som prioriteringar. Ordförande ajournerar mötet för att sammanställa ett nytt förslag till beslut som IT-chefen och budgetstratrategen föredrar för nämnden,11Signature reference: 2dbb1175-c1ce-4bdd-ae97-b8561425b8d8 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 3 (3) Yrkande Marcel van Luijn (M) och Linda Hedlund (C) yrkar: Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut. Beslutet skickas till • Budgetberedningen i Borgholms kommun • Budgetberedningen i Mörbylånga kommun • IT-chef att1 fastställa nämndens budgetprioriteringar för investeringar enligt nedan (siffran till vänster indikerar prioriteringsgrad) till respektive kommun: 1. Brandvägg, 500 000 kronor år 2026 2. Servrar, 1 000 000 kronor år 2026 2. UPS, 100 000 kronor år 2026 2. Lagring, 2 500 000 kronor år 2026 att2 fastställa nämndens budgetprioriteringar för driftskostnader enligt nedan (siffran till vänster indikerar prioriteringsgrad) till Borgholms kommun: 1. Cybersäkerhet och NIS-2, 810 000 kronor år 2026 2. Skyddad backup 563 000 kronor år 2026 3. Ökade kostnader för datakommunikation 200 000 kronor år 2026 3. Ökade licenskostnader 300 000 kronor år 2026 3. Nämndens arvodeskostnader 116 000 kronor år 2026 3. Nytt system för mallar och signaturer minus 113 000 kronor år 2026 att3 fastställa nämndens budgetprioriteringar för driftskostnader enligt nedan (siffran till vänster indikerar prioriteringsgrad) till Mörbylånga kommun: 1. Cybersäkerhet och NIS-2, 990 000 kronor år 2026 2. Skyddad backup 687 000 kronor år 2026 3. Nytt system för mallar och signaturer minus 137 000 kronor år 202612Signature reference: 2dbb1175-c1ce-4bdd-ae97-b8561425b8d8 Ölands IT-nämnd Sammanträdesdatum Paragraf 2025-02-06 6 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (2)

§ 6 Diarienummer 2024/72 808 KS Nytt samverkansavtal mellan Borgholm och Mörbylånga Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att överlämna frågan om ett nytt avtal om IT-samverkan till respektive kommun. Ärendebeskrivning Ölandskommunerna har samverkan kring IT sedan 2014. Fram till 2023-12-31 organiserades detta i Ölands kommunalförbund. Samverkan har sedan dess drivits i en gemensam nämnd, Ölands IT-nämnd, med ett samverkansavtal som beskriver nämndens uppdrag och ansvar. Nuvarande avtal är generellt skrivet och löper ut 2026-12-31. Enligt tidigare beslut 2024-04- 05 § 19 har IT-chefen fått i uppdrag att se över samverkansavtalet. Enligt beslut 2024-05-08 §28 skulle nämnden samlas till ett planeringsmöte för att få fram inriktning och tidsplan för ett nytt samverkansavtal. Ärendet behandlades 2024-09-05 § 35 men bordlades på sammanträdet och har inte hanterats sedan dess. Beslutsunderlag • Beslut KSAU-IT 2024-04-05 § 19 • Tjänsteskrivelse – Översyn avtal om samverkan i gemensam IT-nämnd, upprättad 2024-04-17 • Avtal om samverkan i gemensam IT-nämnd, upprättad 2024-04-17 • Beslut KSAU-IT 2024-05-08 § 28 • Avtal om samverkan i gemensam IT-nämnd version 2026 objekt • Tjänsteskrivelse - Översyn av samverkansavtal, upprättad 2024-09-12 • Beslut KSAU-IT 2024-09-05 § 35 Bedömning I en uppdelning av kostnaderna i objekt finns det många kostnader som måste uppskattas då till exempel licenser kan gälla för flera objekt. Arbetstiden som ingår i respektive objekt måste också uppskattas då personalen på IT-avdelningen arbetar med flera objekt var. De flesta IT-kostnader, licenser, produkter och tjänster faktureras direkt till nyttjande kommun eller bolag och fördelas inte. Det som fördelas är kostnaderna för personal och omkostnader.13Signature reference: 2dbb1175-c1ce-4bdd-ae97-b8561425b8d8 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 2 (2) En modell som bygger på att IT-nämnden ska erhålla fördefinierade objekt eller IT-tjänster kommer tillföra mer administration, men också ge både verksamheterna och nämnden en uppskattad bild av vilken leverans som ges. Det finns en risk att verksamheter sparar in på vilka objekt, men som inte ger en lägre kostnad för IT-nämnden totalt. Det är fortfarande oklart vad som ska uppnås med ett nytt samverkansavtal. Under hösten 2024 och våren 2025 utreds möjligheten att Kalmar kommun samverkar med Mörbylånga kommun kring IT-drift. Konsekvensanalys Nuvarande avtal är giltigt till 2026-12-31 och redovisning av objekt och tjänster kan göras till nämnden utan att justera samverkansavtalet. Utredningen kring samverkan mellan Kalmar och Mörbylånga kan också användas eller påverka framtida samverkansavtal. Samsyn kring utformningen av samverkansavtalet saknas och det är bättre vi utnyttjar tiden med nuvarande avtal för att få fram ett bättre avtal. Dagens sammanträde Nämnden diskuterar presidiets förslag till beslut som skickades ut med e-post. Det lyder som följande: ”att överlämna ärendet till respektive kommun för att förhandla om ett nytt samverkansavtal”. Nämnden framför önskemål om en justering till den utskickade formuleringen i och med att det är upp till de bägge kommunerna att ta ställning till om respektive kommun vill förhandla om ett nytt avtal eller inte. Yrkande Ändringsyrkande från Linda Hedlund (C): ”att lämna över frågan om ett nytt avtal om IT- samverkan till respektive kommun”. Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut. Beslutet skickas till • IT-chefen • Mörbylånga kommun • Borgholms kommun14Signature reference: 2dbb1175-c1ce-4bdd-ae97-b8561425b8d8 Ölands IT-nämnd Sammanträdesdatum Paragraf 2025-02-06 7 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (1)

§ 7 Diarienummer 2024/61 002 KS Redovisning av delegationsbeslut och meddelanden Ölands IT-nämnd februari Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att godkänna redovisade delegationsbeslut och meddelanden och lägga dessa till handlingarna. Beslutsunderlag • Delegationsbeslut Ölands IT-nämnd 2025-02-06, daterad 2025-01-29 Dagens sammanträde Ordförande frågar om nämnden vill godkänna redovisade delegationsbeslut och meddelanden och lägga dessa till handlingarna och finner att så är fallet. Yrkande Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut.15Signature reference: 2dbb1175-c1ce-4bdd-ae97-b8561425b8d8 Detta dokument är elektroniskt signerat enligt EU:s förordning eIDAS och utgör en avancerad elektronisk underskrift och är juridiskt bindande. Ordförande: Eva-Lena Israelsson Sekreterare: Anton Karlsson Ledamot: Linda HedlundSignature reference: 2dbb1175-c1ce-4bdd-ae97-b8561425b8d8Kopia/bekräftelse på e-signerat dokument.Signed by: KERSTIN EVA-LENA ISRAELSSONDate: 2025-02-12 14:51:22BankID refno: 0194fa6d-88ba-79aa-a554-e6526a1dcf48Signed by: ANTON KARLSSONDate: 2025-02-12 15:39:42BankID refno: 0194fa99-d1e6-710b-bf2a-c7d3b119a631Signed by: LINDA KARIN ELISABET HEDLUNDDate: 2025-02-12 14:54:34BankID refno: 0194fa70-7425-7cd9-99d1-f586ce639ba2