Protokoll — 5 september 2024

§ 30 Godkännande av dagordningen Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att godkänna dagordning för Ölands IT-nämnd 2024-09-05. Dagens sammanträde En informationspunkt angående samverkan mellan Mörbylånga kommun och Kalmar kommun har lagts till som ny punkt tre på dagordningen.3Signature reference: a703344d-5be8-4e40-85e9-507cead4c610 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (1)

§ 31 Diskussionspunkt: Nämndens och förvaltningens roll Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att tacka ordförande för informationen och lägga den till handlingarna. Ärendebeskrivning På nämndsordförandes initiativ ska nämnden diskutera rollfördelning mellan förvaltningen och nämnden för att tydliggöra vilket ansvar nämnden respektive förvaltningen har. Diskussionen utgår ifrån dokumentet ”Stöd – för att styra och leda bättre tillsammans” framtaget av Sveriges Kommuner och Regioner. Dokumentet lyfter fram följande förhållningssätt mellan förvaltningen och nämnden: transparens, lyssnande, tydlighet, tillförlitlighet och positiv återkoppling. Beslutsunderlag Stöd styra leda bättre tillsammans politik verksamhet TGA, inkommen 2024-08-26 Dagens sammanträde Ordförande föredrar för nämnden den information som framgår ur Sveriges kommuner och regioners rapport och väljer ut ett flertal punkter. Nämnden diskuterar de utvalda punkterna och även vikten av att tydliggöra vad Ölands IT-nämnds uppdrag och syfte är. Något som kan klargöra detta är att ta fram en verksamhetsplan Yrkande Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut.4Signature reference: a703344d-5be8-4e40-85e9-507cead4c610 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (1)

§ 32 Informationspunkt: Samverkan mellan Mörbylånga kommun och Kalmar kommun Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att tacka kommundirektören för informationen och lägga den till handlingarna. Dagens sammanträde Kommundirektören för Mörbylånga kommun, Ann Willsund, föredrar följande information för nämnden angående samverkan mellan Mörbylånga kommun och Kalmar kommun: Mörbylånga kommun har ett tydligt uppdrag från politiken att kommunen ska jobba med att minska driftskostnader med bibehållen kvalitet eller öka kvaliteten. Ett verktyg för att göra detta är att öka samverkan med andra. I linje med det hakade Mörbylånga kommun på den dialog som pågick mellan Borgholms kommun och Kalmar kommun i syfte att samarbeta kring löneadministration. Syftet med samverkan är att omhänderta utmaningarna kopplat till kompetensförsörjning och ekonomi. Borgholms kommun valde att hoppa av detta och Kalmar och Mörbylånga gick vidare och bestämde att titta på förutsättningarna kring detta. När projektet beslutades valde man att göra detta i två olika steg. Första steget var att ha en samverkan kring lönehantering. Det beräknas innebära en besparing motsvarande 300 000 kronor/år. Steg 2 innebar att ha ett gemensamt personalsystem och på så sätt få en större ekonomisk besparing. Det sattes upp en förstudie kopplat till detta. Förstudien som ska ge oss svar på möjligheter till gemensamt personalsystem förväntas vara klart till sommaren 2026. Yrkande Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut.5Signature reference: a703344d-5be8-4e40-85e9-507cead4c610 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (1)

§ 33 Diarienummer 2024/36 012 KS Information från IT-avdelningen Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att tacka IT-chefen för informationen och lägga den till handlingarna. Dagens sammanträde IT-chefen föredrar följande information för nämnden: Händelser - Inloggningsservern i Mörbylåna slutar att svara var 4 – 6 vecka. - Internetförbindelsen i Borgholm, oklart fel. Pågående projekt - Automatisering via intelligent process automation (IPA) i Mörbylånga kommun. - Onboarding i Borgholms kommun. - Integration med hjälp av TietoEvry Integration Server (TEIS) – vi tittar på ersättare. - Informationssäkerhet, NIS2 direktivet, CER direktivet. Upphandlingar - Journalsystem (ProCapita/LifeCare) i båda kommunerna. Inom kort - Nytt ekonomisystem (upphandlat av Kalmar). Software as a service (SaaS) men många integrationer måste ändras. - Lön i Mörbylånga hanteras av Kalmar. - Återremitterad IT-säkerhetsplan redo till nästa möte. Yrkande Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut.6Signature reference: a703344d-5be8-4e40-85e9-507cead4c610 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (3)

§ 34 Diarienummer 2024/44 041 KS Budgetuppföljning juli Ölands IT-nämnd Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att tacka budgetstrategen för informationen och lägga den till handlingarna. Dagens sammanträde Budgetstrategen föredrar budgetuppföljning juli för nämnden. Följande information delges nämnden: Ekonomi Totala intäkter och kostnader sammanställt Varav politiska kostnader för IT-nämnden i Borgholm.7Signature reference: a703344d-5be8-4e40-85e9-507cead4c610 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 2 (3) Varav IT-kostnader som fördelas mellan kommunerna. Över-/underskott fördelas utifrån antal användare mellan kommunerna vid årsskiftet. Analys av avvikelse för perioden IT avdelningen uppvisar en budgetavvikelse på -182 000 kronor för perioden januari till juli vilket främst beror på arvoden till nämnden som inte är budgeterade samt högre kostnader för licenser. Reglering av lager har skett mellan Ölands kommunalförbund och Borgholms kommun med 689 000 kronor. Semesterlöneskulden mellan Ölands kommunalförbund och Borgholms kommun reglerades i april. IT-lagrets intäkter har bokats upp till samma nivå som kostnaderna. Analys av årsprognos Prognosen är ett underskott på -330 000 kronor fördelat på att nämnden får ett underskott på -160 000 kronor för nämndsarvoden. Detta underskott kommer att belasta Borgholms kommun. Resterande del som ska fördelas mellan kommunerna beräknas ett underskott på - 170 000 kronor. Intäkterna förväntas vara i budgeterad nivå för avtalen vid årets slut, kostnader för Microsoftlicenser har ökat med 300 000 kronor mer än vad som budgeterats. Dock förväntas delvis vakans att täcka en del av kostnadsökningen. Åtgärder - Nämndens kostnader är inte budgeterade för året. Behovet är lyft i budgetberedning för 2025. - Vakant tjänst under januari till februari har bidragit till mindre underskott då licenskostnaderna blir högre under året än beräknat.8Signature reference: a703344d-5be8-4e40-85e9-507cead4c610 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 3 (3) Förväntad utveckling - Dagens cyberattacker kräver att mer satsas på IT-säkerhet och informationssäkerhet. Vi kommer behöva lägga mer resurser på informationssäkerhet för att verksamheterna ska uppfylla kraven i NIS 2 direktivet. Yrkande. Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut.9Signature reference: a703344d-5be8-4e40-85e9-507cead4c610 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (2)

§ 35 Diarienummer 2024/72 808 KS Nytt samverkansavtal mellan Borgholms kommun och Mörbylånga kommun Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att bordlägga ärendet till nästkommande möte. Ärendebeskrivning Ölandskommunerna har samverkan kring IT sedan 2014. Fram till 2023-12-31 organiserades detta i Ölands kommunalförbund. Samverkan har sedan dess drivits i en gemensam nämnd, Ölands IT-nämnd, med ett samverkansavtal som beskriver nämndens uppdrag och ansvar. Nuvarande avtal är generellt skrivet och löper ut 2026-12-31. Enligt tidigare beslut 2024-04- 05 §19 har IT-chefen fått i uppdrag att se över samverkansavtalet. Enligt beslut 2024-05-08 §28 skulle nämnden samlas till ett planeringsmöte för att få fram inriktning och tidsplan för ett nytt samverkansavtal. Beslutsunderlag • Nuvarande avtal ”Avtal om samverkan i gemensam IT-nämnd” dnr 2023/128-808 • Utkast till nytt avtal med objekt som finansieringsgrund ”Avtal om samverkan i gemensam IT-nämnd version 2026 objekt” Bedömning I en uppdelning av kostnaderna i objekt finns det många kostnader som måste uppskattas då till exempel licenser kan gälla för flera objekt. Arbetstiden som ingår i respektive objekt måste också uppskattas då personalen på IT-avdelningen arbetar med flera objekt var. De flesta IT-kostnader, licenser, produkter och tjänster faktureras direkt till nyttjande kommun eller bolag och fördelas inte. Det som fördelas är kostnaderna för personal och omkostnader. En modell som bygger på att IT-nämnden ska erhålla fördefinierade objekt eller IT-tjänster kommer tillföra mer administration, men också ge både verksamheterna och nämnden en uppskattad bild av vilken leverans som ges. Det finns en risk att verksamheter sparar in på vilka objekt, men som inte ger en lägre kostnad för IT-nämnden totalt. Det är fortfarande oklart vad som ska uppnås med ett nytt samverkansavtal.10Signature reference: a703344d-5be8-4e40-85e9-507cead4c610 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 2 (2) Under hösten 2024 och våren 2025 utreds möjligheten att Kalmar kommun samverkar med Mörbylånga kommun kring IT-drift. Konsekvensanalys Nuvarande avtal är giltigt till 2026-12-31 och redovisning av objekt och tjänster kan göras till nämnden utan att justera samverkansavtalet. Utredningen kring samverkan mellan Kalmar och Mörbylånga kan också användas eller påverka framtida samverkansavtal. Samsyn kring utformningen av samverkansavtalet saknas och det är bättre vi utnyttjar tiden med nuvarande avtal för att få fram ett bättre avtal. Dagens sammanträde IT-chefen föredrar ärendet för nämnden. Ledamöterna från Mörbylånga kommun framför önskemål om att bordlägga ärendet till nästkommande sammanträde så att även vice ordförande i nämnden kan delta vid beslutet. Yrkande Mikael Jonsson Granstedt (S), Björn Gustafsson (-) och Per-Olof Johansson (C) yrkar på att bordlägga ärendet. Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut. Beslutet skickas till • IT-chefen • Kommundirektör/Kommunchef11Signature reference: a703344d-5be8-4e40-85e9-507cead4c610 Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (1)

§ 36 Diarienummer 2024/61 002 KS Redovisning av delegationsbeslut och meddelanden Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att godkänna redovisning av delegationsbeslut och meddelanden och lägga dem till handlingarna.12Signature reference: a703344d-5be8-4e40-85e9-507cead4c610 Skrivelse 2024-08-28 Ärendenummer 2024/61 002-KS Telefon: 0485-880 00 | kommun@borgholm.se | www.borgholm.se Borgholms kommun, Box 52 387 21 Borgholm | Besöksadress: Torget, Östra Kyrkogatan 10 | Sida 1 (1) Redovisning av delegationsbeslut Ölands IT-nämnd 2024- 09-05 Namn Delegat Ärendegrupp Avtal MBAB och Ölands IT- nämnd Ordförande Ölands IT- nämnd A16 Avtal BHEM och Ölands IT- nämnd Ordförande Ölands IT- nämnd A16 Avtal ÖBAB och Ölands IT- nämnd Ordförande Ölands IT- nämnd A16 Avtal BEAB och Ölands IT- nämnd Ordförande Ölands IT- nämnd A16 Anton Karlsson Kommunsekreterare13Signature reference: a703344d-5be8-4e40-85e9-507cead4c610 Detta dokument är elektroniskt signerat enligt EU:s förordning eIDAS och utgör en avancerad elektronisk underskrift och är juridiskt bindande. Ledamot: Marcel van Luijn Sekreterare: Anton Karlsson Ordförande: Eva-Lena IsraelssonSignature reference: a703344d-5be8-4e40-85e9-507cead4c610Kopia/bekräftelse på e-signerat dokument.Signed by: MARCEL VAN LUIJNDate: 2024-09-12 09:37:08BankID refno: d6c0963c-ebcb-4c01-b4fd-5739ce361cf0Signed by: ANTON KARLSSONDate: 2024-09-12 10:33:38BankID refno: 71d4f2ff-2daf-45c7-80f7-3cd70aef3712Signed by: KERSTIN EVA-LENA ISRAELSSONDate: 2024-09-12 10:13:00BankID refno: 0ada36a3-c263-42b5-8f46-c84b2c5721a3