Protokoll — 7 november 2024

§ 37 Godkännande av dagordningen Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att1 godkänna dagordningen med justeringarna att punkt sju tas bort och en punkt om telefoni och datakommunikation läggs till som ny punkt nio. Dagens sammanträde Nämnden diskuterar huruvida man ska behandla eventuellt samarbetsavtal, i någon form, mellan Mörbylånga och Borgholms kommun under dagens sammanträde eller avvakta tills nämnden får mer information om kommunernas inställning och landar i att det är bättre att avvakta med ärendet. IT-chefen förfrågar om nämnden vill ge synpunkter på upphandlingen av telefoni och datakommunikation, vilket nämnden godkänner. Yrkande Eva-Lena Israelsson (S) yrkar på att ärende 7 utgår ifrån dagordningen. Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut.3Signature reference: 3e39950a-5a04-4388-8c18-81a0777855de Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (1)

§ 38 Diarienummer 2024/36 012 KS Information från IT-avdelningen Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att tacka IT-chefen för informationen och lägga den till handlingarna. Dagens sammanträde IT-chefen föredrar följande information om vad IT-avdelningen jobbar med: • Ny version av sPhere – virtualiseringsplattform • Godkända för att lämna ut e-legitimation, Netld • Ny version av Horizon View – fjärrskrivbord • MFA . MultiFaktorinloggning på okända enheter • Utgivning av e-legitimation, Yubikeys. Vi börjar med social omsorg och pedagoger som ska in i Digitala Nationella Prov. Yrkande Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut.4Signature reference: 3e39950a-5a04-4388-8c18-81a0777855de Ölands IT Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (2)

§ 39 Diarienummer 2024/44 041 KS Budgetuppföljning september Ölands IT-nämnd Beslut Ölands IT beslutar att tacka budgetstrategen för informationen och lägga budgetuppföljningen till handlingarna. Ölands IT-nämnd föreslår kommunstyrelsen i Borgholms kommun besluta att täcka Borgholm kommuns underskott avseende IT-verksamheten genom att fördela ut den faktiska kostnaden till verksamheterna, exklusive nämndsarvode. Dagens sammanträde Budgetstrategen föredrar budgetuppföljningen september för nämnden. Följande information presenteras: • IT-avdelningen uppvisar en budgetavvikelse på -0,8 miljoner kronor för perioden januari -september. • Förbindelser har kostat mer än budgeterat, bland annat eftersom Soldalen lämnades och omkopplingar behövde göras i ett första steg. Ska fastigheten säljas framöver kommer ytterligare kostnader. Det har också skett förändrade avtal och byte av leverantör som har gjort att kostnaderna har fördyrats, -210 000 kronor. • Högre kostnader för licenser, -90 000 kronor. • Kostnader som ska vidarefaktureras Mörbylånga har inte redovisats korrekt -350 000 kronor. Fakturering kommer ske. • Digitalt arkiv, -130 000 kronor. • Inloggning med BankID, -65 000 kronor. • Implementering av nytt ärendehanteringssystem plus kostnader för det gamla systemet. • kostnader för utbildningsplattform är inte budgeterad, -95 000 kronor. • Det finns kostnader som hör till 2027 som har tagits i sin helhet under 2024-2025. Samt kostnader som inte periodiserats rätt under 2024. Rättning sker i oktober.5Signature reference: 3e39950a-5a04-4388-8c18-81a0777855de Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 2 (2) • Kostnader för nytt system (Pointscharp),-150 000 kronor. • Kostnader för telefonin har dubblerats på två år, -138 000 kronor. Prognosen kan bli sämre. • Prognosen är ett underskott på -1 000 000 kronor fördelat på att nämnden får ett underskott på -185 000 kronor för nämndsarvoden. Detta underskott kommer att belasta Borgholms kommun. Resterande del som ska fördelas mellan kommunerna beräknas ett överskott på 128 000 kronor. Intäkterna förväntas vara i budgeterad nivå för avtalen vid årets slut, kostnader för licenser och förbindelser enligt specifikationen i föregående stycke belastar prognosen negativt. Dock förväntas delvis vakans att täcka en del av kostnadsökningen. • Möte med Mörbylångas ekonomiavdelning har ägt rum där diskussion om hur bättre kontroll kan skapas för båda kommunernas IT-kostnader. Från Borgholms sida går det bra att samtliga kostnader för IT läggs i Borgholm för att sedan vidarefaktureras till Mörbylånga med avräkning i varje tertial om det är stora avvikelser. Mörbylånga ska återkoppla angående detta. Nämnden diskuterar hur underskottet avseende IT-verksamheten i Borgholms kommun kan lösas på bästa sätt. De finner att den bästa lösningen är att fördela ut den faktiska kostnaden till verksamheterna, exklusive nämndsarvode. Yrkande Linda Hedlund yrkar att Ölands IT-nämnd föreslår kommunstyrelsen i Borgholms kommun besluta att täcka Borgholm kommuns underskott avseende IT-verksamheten genom att fördela ut den faktiska kostnaden till verksamheterna, exklusive nämndsarvode. Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut. Beslutet skickas till • Ekonomiavdelningen i Borgholms kommun6Signature reference: 3e39950a-5a04-4388-8c18-81a0777855de Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (1)

§ 40 Diarienummer 2024/71 041 KS Verksamhetsplan för Ölands IT-nämnd med budget 2025, samt plan 2026 Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att fastställa verksamhetsplan med budget 2025 samt plan 2026 för Ölands IT-nämnd. Ärendebeskrivning Årsplan med budget 2025 och plan 2026-2028 beslutades av kommunfullmäktige i 2024-06- 17 § 108. Enligt beslutad styrmodell ska sedan respektive nämnd ta fram en verksamhetsplan som ska innehålla internbudget, verksamhetsinvesteringar och intern kontroll. Av verksamhetsplanen framgår: - Fördelningen av IT-kostnader som uppgår till 30 307 400 kr mellan kommunerna. - att budgetramen 206 000 kronor fördelats ut per kommun, internbudget. - nämndens mål, nyckeltal, målvärde samt aktiviteter. - intern styrning och kontroll. Beslutsunderlag • Verksamhetsplan Ölands IT-nämnd med budget 2025 samt plan 2026, daterad 2024-10- 30 Dagens sammanträde Budgetstrategen föredrar förslaget på verksamhetsplan för nämnden. Yrkande Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut. Beslutet skickas till • Ekonomiavdelningarna i Borgholms och Mörbylångas kommun • Kommunstyrelsen i Mörbylånga kommun • Kommunstyrelsen i Borgholms kommun7Signature reference: 3e39950a-5a04-4388-8c18-81a0777855de Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (2)

§ 41 Diarienummer 2024/36 012 KS IT-säkerhetsplan Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att anta IT-säkerhetsplanen. Ärendebeskrivning Förslag till IT-säkerhetsplan blev återremitterat på Ölands IT-nämnd 2024-05-08 § 26 med följande motivering: ”att ytterligare beredning behövs för att titta på samverkan gällande SOC-tjänst med andra kommuner, genomlysning av informationssäkerhet i kommunerna och möjlighet till Microsoft-tjänst i stället för SIEM”. IT-chefen har sedan dess arbetat fram ett nytt förslag utefter nämndens önskemål. Beslutsunderlag • IT-säkerhetsplan Ölands IT-nämnd, daterad 2024-10-29 • Beslut KSAU-IT 2024-05-08 § 26 Bedömning Sedan ärendet blev återremiterat har Kalmar och Mörbylånga startat ett projekt för att se om kommunerna kan samverka om gemensam BAS-IT. Mörbylånga har också i förslag till budget aviserat att de inte tänker förlänga samverkan med Borgholm. IT-nämnden kan då inte genomföra rekrytering av tjänster till logghantering eller säkerhetstjänster. I det nya förslaget ingår i stället att köpa funktionerna av leverantörer och samtidigt starta dialoger med övriga kommuner i länet kring samverkan av IT-säkerhetstjänster. Konsekvensanalys Det finns budget för förslagen. Om vi inte genomför IT-säkerhetsplanen kommer vi få svårt att nå upp till kraven i NIS 2. Dagens sammanträde IT-chefen går igenom de förändringar som gjorts sedan nämnden återremitterade ärendet.8Signature reference: 3e39950a-5a04-4388-8c18-81a0777855de Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 2 (2) Yrkande Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut. Beslutet skickas till • IT-chef • Kommunikatörer9Signature reference: 3e39950a-5a04-4388-8c18-81a0777855de Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (2)

§ 42 Diarienummer 2024/36 012 KS Tidsplan och innehåll för inventering av IT-miljön Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att1 inventering av vår IT-miljön ska redovisas senast utgången av december 2024. att2 inventeringen ska specificera följande: - HW – Vilken hårdvara - SW – Vilken mjukvara/programvara - IT-kommunikationsutrustning och tillhörande SW - Datacenter/serverhall - Eventuellt andra gemensamma övriga resurser, fordon med mera - IT/IS-personal i vår gemensamma IT-funktion (anställningsform, funktion, månadslön) att3 redovisningen ska innehålla den information som finns upptaget i inventeringsregistret (juridisk ägare, inköpskostnad, inköpsdatum, avskrivningsstatus). Det gäller hela miljön och inkluderar också det bolagen äger. Ärendebeskrivning Önskemål har inkommit ifrån ledamöter i Ölands IT-nämnd om att genomföra en inventering av IT-miljön i kommunerna. Dagens sammanträde Nämnden diskuterar behovet och tidsplanen för inventering av IT-miljön. Yrkanden Yrkanden från Patrik Löfvin (M): att1 inventering av vår IT-miljö ska redovisas senast utgången av december 2024. att2 inventeringen ska specifiera följande: - HW – Vilken gårdvara - SW – Vilken mjukvara/programvara10Signature reference: 3e39950a-5a04-4388-8c18-81a0777855de Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 2 (2) - IT-kommunikationsutrustning och tillhörande SW - Datacenter/serverhall - Eventuellt andra gemensamma övriga resurser, fordon med mera - IT/IS-personal i vår gemensamma IT-funktion (anställningsform, funktion, månadslön) att3 redovisningen ska innehålla den information som finns upptaget i inventeringsregistret (juridisk ägare, inköpskostnad, inköpsdatum, avskrivningsstatus). Det gäller hela miljön och inkluderar också det bolagen äger. Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut. Beslutet skickas till • IT-chef11Signature reference: 3e39950a-5a04-4388-8c18-81a0777855de Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (1)

§ 43 Diarienummer 2024/133 006 KS Sammanträdestider 2025 Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att anta datumen 2025-02-06, 2025-05-08, 2025-09-04 och 2025-11-06, klockan 13:00, till sammanträdestider 2025. Ärendebeskrivning Inför varje år har kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna att, i nämnd ordning, godkänna datum för sammanträde. Förslag på datum grundar sig på de preferenser som framfördes föregående år, nämligen första torsdagen i månaden klockan 13:00 (totalt fyra sammanträden). Plats för sammanträdet föreslås skifta mellan medlemskommunerna för varje gång. Beslutsunderlag • Tjänsteskrivelse - Sammanträdestider 2025 Ölands IT-nämnd, daterad 2024-10-30 Dagens sammanträde Kommunsekreteraren föredrar föreslagna mötestider för nämnden. Yrkande Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut. Beslutet skickas till • Samtliga nämnder • Mörbylånga kommun • Revisorerna • Ekonomiavdelningen • HR-avdelningen • Kommunikation12Signature reference: 3e39950a-5a04-4388-8c18-81a0777855de Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (1)

§ 44 Diarienummer 2024/61 002 KS Redovisning av delegationsbeslut och meddelanden Ärendebeskrivning Det finns inga delegationsbeslut eller meddelande till detta sammanträde.13Signature reference: 3e39950a-5a04-4388-8c18-81a0777855de Justerandes signering (protokollet kan vara justerat digitalt, se marginal/sista sidan) Utdragsbestyrkande Sida 1 (1)

§ 45 Diarienummer 2024/36 012 KS Telefoni och datakommunikation Beslut Ölands IT-nämnd beslutar att Lämna följande yttrande till kommunchefen i Borgholms kommun och kommundirektören i Mörbylånga kommun: att Borgholms och Mörbylånga kommun bör ge Region Kalmar fullmakt att förhandla telefoni och datakommunikation i kommunernas namn, men att denna fullmakt ska dras tillbaka om inte kommunernas önskemål tas tillvara på i upphandlingen. Ärendebeskrivning Borgholms kommun och Mörbylånga kommun har fått erbjudande om att lämna fullmakt till Region Kalmar att upphandla telefoni och datakommunikation. Det är inte önskvärt att upphandla telefoni och datakommunikation samtidigt. Fullmakten måste lämnas in innan kraven lämnas ut till kommunerna. IT-chefen upplever att verksamheten inte är nöjd med nuvarande avtal. Fullmakt måste signeras och lämnas in 2024-11-15. Dagens sammanträde IT-chefen informerar nämnden om olika tillvägagångsätt för att upphandla telefoni och datakommunikation. Nämnden diskuterar alternativa tillvägagångsätt. De anser att det kan vara önskvärt att förhandla telefoni och datakom separat. Det är dock komplicerat att göra upphandlingen själva. Att samarbeta med fler kommuner kan pressa ner priser, men det är inte garanterat att Mörbylånga och Borgholms kommun får med ska-krav, och andra önskemål, som passar nämnda kommunerna. Yrkande Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut. Beslutet skickas till • IT-chef14Signature reference: 3e39950a-5a04-4388-8c18-81a0777855de Detta dokument är elektroniskt signerat enligt EU:s förordning eIDAS och utgör en avancerad elektronisk underskrift och är juridiskt bindande. Ordförande: Eva-Lena Israelsson Sekreterare: Anton Karlsson Ledamot: Björn GustafssonSignature reference: 3e39950a-5a04-4388-8c18-81a0777855deKopia/bekräftelse på e-signerat dokument.Signed by: KERSTIN EVA-LENA ISRAELSSONDate: 2024-11-15 14:12:23BankID refno: ce7b1fa0-d601-4a4e-9747-7227dc089bc1Signed by: ANTON KARLSSONDate: 2024-11-15 14:21:55BankID refno: e071e259-a1bd-441e-bf32-af1be023b792Signed by: BJÖRN GUSTAFSSONDate: 2024-11-15 14:11:49BankID refno: ab112711-1a27-4035-a70c-145cdb04cb87