Vård- och äldrenämnden — 17 mars 2026

4 § AB HR-funktionen om eventuell företrädesrätt enligt LAS. Innan anställnings-beslutet ska lönen vara fastställd och accepterad av den sökande. Beslut om anställning av legitimerad personal innefattar även beslut om lönesättning Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 5 Anställa för viss tid. 5 § LAS Respektive chef Ja, anmäls 2 ggr Anställnings-beslutet ska per år. alltid föregås av samråd 4 § AB Anställning upp med HR-enheten om till tre månader eventuell företrädesrätt anmäls inte enligt LAS. Innan anställnings-beslutet ska lönen vara fastställd och accepterad av den sökande. Beslut om anställning av legitimerad personal innefattar även beslut om lönesättning Beslut om anställning upp till tre månader är verkställighet. 6 Beslut om lönesättning av legitimerad Enhetschef Ja, anmäls 2 ggr Rutin för lönesättning av personal. per år. legitimerad personal ska följas innan beslut om lön tas. 7 Beslut om uppsägning på grund av 4 §, 7-10 §§, 11-14 HR-chef Ja personliga skäl samt beslut om avsked. §§ och 18-20 §§ LAS

6 §§ OSL enskild eller annan myndighet, uppgift Enhetschef (KU) ur sådan handling till myndighet eller 10-12 kap OSL uppställande av förbehåll i samband Verksamhetschef med utlämnande till enskild. 25-26 kap. OSL (2 kap. 2 och

8 § AB 1.E. Medbestämmandelagen (MBL)/Samverkansavtalet 1 Förhandling och information. 11-12, 19 §§ MBL Enhetschef Nej Genomförs som huvudregel i samverkan Verksamhetschef enligt Borås Stads samverkansavtal. HR-chef 2 Förhandling. 14 § MBL HR-chef Nej Verksamhetschef Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 3 Förhandling. 38 § MBL Förvaltningschef Nej Genomförs som huvudregel i samverkan enligt Borås Stads samverkansavtal. 2. Ärendehandläggning Punkt 5-16, 18-19 avser att 2.A. Handläggning och bifalla, avslå och/eller insatser upphöra insats. 1 Beslut om att utredning ska inledas. 14 kap. 2 § SoL Biståndshandläggare Ja Socialsekreterare Metodhandledare 2 Beslut om att utredning inte ska inledas. 14 kap. 2§ SoL Biståndshandläggare Nej Socialsekreterare Metodhandledare 3 Beslut om att avvisa en ansökan. Ingen laghänvisning Biståndshandläggare Ja Socialsekreterare Metodhandledare Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 4 Beslut om att utredning ska 14 kap. 2 § SoL Biståndshandläggare Ja avskrivas/avlutas. Socialsekreterare Metodhandledare 5 Insats i form av hemtjänst. 11 kap. 1 § SoL Biståndshandläggare Ja Socialsekreterare Metodhandledare 6 Beslut att omplacera vid insats om 11 kap. 1 § SoL Biståndshandläggare Ja Byte av utförare hemtjänst. Socialsekreterare Metodhandledare 7 Insats i form av matdistribution. 11 kap. 1 § SoL Biståndshandläggare Ja Socialsekreterare Metodhandledare 8 Insats i form av trygghetslarm. 11 kap. 1 § SoL Automatiserad Ja beslutsfunktion Biståndshandläggare Socialsekreterare Metodhandledare Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 9 Insats i form av dagverksamhet. 11 kap. 1 § SoL Biståndshandläggare Ja Socialsekreterare Metodhandledare 10 Insats i form av kontaktperson. 11 kap. 1 § SoL Enhetschef Ja 11 Insats i form av boendestöd. 11 kap. 1 § SoL Biståndshandläggare Ja Socialsekreterare Metodhandledare 12 Beslut med anledning av ansökan om 29 kap. 7 § SoL Biståndshandläggare Ja insats i annan kommun (inflyttning från Socialsekreterare annan kommun till Borås Stad). 11 kap. 1 § SoL Metodhandledare 13 Insats i form av hemvårdsbidrag, 11 kap. 4 § SoL Biståndshandläggare Ja inklusive insats i form av avgiftsfri Socialsekreterare avlösning. Metodhandledare 14 Insats i form av växelvård. 11 kap. 1 § SoL Biståndshandläggare Ja Socialsekreterare Metodhandledare Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 15 Insats i form av korttidsplats, inom 11 kap. 1 § SoL Biståndshandläggare Ja Borås Stad eller Boråsregionens Socialsekreterare kommuner. Metodhandledare 16 Insats i form av korttidsplats, hos 4 kap. 3 § SoL Enhetschef (M) Ja Verksamhetschef (M) annan huvudman än vad som avses tecknar individavtal med 2.A.15. 11 kap. 1 § SoL extern utförare – se delegation 1.C.9 17 Beslut om hemtjänst eller akut 11 kap. 1 § SoL Sjuksköterska Ja Gäller oavsett om patienten placering på korttidsplats utanför är inskriven i kommunal kontorstid. hälso- och sjukvård. Biståndshandläggare Socialsekreterare ska kontaktas omedelbart näst- kommande vardag för vidare handläggning av ärendet. 18 Insats i form av vård- och 11 kap. 1 § SoL Enhetschef (M) Ja omsorgsboende, inklusive parboende inom Borås Stad eller Boråsregionens 11 kap. 3 § SoL kommuner. Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 19 Insats i form av vård- och 4 kap. 3 § SoL Enhetschef (M) Ja Verksamhetschef (M) omsorgsboende, inklusive parboende, tecknar individavtal med hos annan huvudman än vad som 11 kap. 1 § SoL extern utförare – se avses i 2.A.18. delegation 1.C.10 11 kap. 3 § SoL 20 Beslut om att omplacera eller upphöra 11 kap. 1 § SoL Biståndshandläggare Ja en insats om vård- och Socialsekreterare omsorgsboende inklusive parboende. Metodhandledare 2.B. Överflyttning av ärenden 1 Begäran om överflyttning av ärende till 29 kap. 10 § SoL Enhetschef (M) Ja nämnd i annan kommun. 2 Ansökan till IVO om överflyttning av 29 kap. 11 § SoL Enhetschef (M) Ja ärende till nämnd i annan kommun. 3 Beslut att ta emot ärende från annan 29 kap. 10 § SoL Enhetschef (M) Ja kommun. 4 Beslut att inte ta emot ärende från annan 29 kap. 10 § SoL Enhetschef (M) Ja kommun. Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 5 Beslut om att överklaga IVOs beslut om 35 kap. 2-3 §§ SoL Enhetschef (M) Ja att nämnden ska ta emot ärende från annan kommun. 35 kap. 5 § 2 st SoL 2.C. Avgifter 1 Beslut om avgiftens storlek. 32 kap. SoL Avgiftshandläggare Ja 2 Beslut om jämkning av avgift. 32 kap. SoL Avgiftshandläggare Ja I samråd med enhetschef (M) 3 Beslut om nedsättning av eller befrielse 32 kap. SoL Enhetschef (M) Ja från avgift. 4 Beslut om ändring av minimibelopp vid 32 kap. 9 § SoL Avgiftshandläggare Ja Ex kostnad för god man fördyrade omkostnader. 5 Beslut om ändring av avgift. 32 kap. 10 § SoL Avgiftshandläggare Ja Punkt 1-2. 7-10 avser att 2.D. Bostadsanpassning bifalla eller avslå bidrag. 1 Beslut om bostadsanpassningsbidrag 16 § lag (2018:22) Handläggare Ja upp till 200 000 kr. om bostadsanpassnings- bidrag Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 2 Beslut om bostadsanpassningsbidrag 16 § lag (2018:22) Enhetschef (M) Ja upp till 500 000 kr. om bostadsanpassnings- bidrag Handläggare 3 Beslut om återkallelse av beslut om 19 § lag (2018:22) Ja bidrag upp till 200 000 kr. om bostadsanpassnings- bidrag 4 Beslut om återkallelse av beslut om 19 § lag (2018:22) Enhetschef (M) Ja bidrag upp till 500 000 kr. om bostadsanpassnings- -bidrag Handläggare 5 Beslut om återbetalning av 21 § lag (2018:22) Ja kontantbidrag upp till 200 000 kr. om bostadsanpassnings- bidrag 6 Beslut om återbetalning av 21 § lag (2018:22) Enhetschef (M) Ja kontantbidrag upp till 500 000 kr. om bostadsanpassnings- bidrag Handläggare 7 Beslut om bidrag till återställning upp 12 § lag (2018:22) Ja till 200 000 kr. om bostadsanpassnings- bidrag Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 8 Beslut om bidrag till återställning upp 12 § lag (2018:22) Enhetschef (M) Ja till 500 000 kr. om bostadsanpassnings- bidrag Handläggare 9 Beslut om att bidrag ska lämnas på 16 § lag (2018:22) Ja T ex begagnad anordning annat sätt än kontantbidrag upp till om 200 000 kr. bostadsanpassnings- bidrag Enhetschef (M) 10 Beslut om att bidrag ska lämnas på 16 § lag (2018:22) Ja T ex begagnad anordning annat sätt än kontantbidrag upp till om 500 000 kr. bostadsanpassnings- bidrag 2.E. Jäv 1 Rätt att pröva och avgöra 7 kap. § 4 KomL Enhetschef (M) Ja jävsinvändning mot handläggare, som beslutar i individärenden. 3. Tillsyn och utredning - lex Sarah och lex Maria SAS 1 Utredning, bedömning och beslut om 27 kap. 5 § SoL Ja ej missförhållande, missförhållande SOSFS 2011:5 eller påtaglig risk för missförhållande enligt lex Sarah. Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd SAS 2 Utredning, bedömning och beslut om 27 kap. 6 § SoL Ja Anmälan till IVO, påtaglig risk för allvarligt handlingsplan och ev SOSFS 2011:5 missförhållande eller allvarligt kompletteringar till dessa missförhållande och därmed anmälan ska anmälas till nämnd som till IVO, enligt lex Sarah. anmälningsärende 3 Utredning, bedömning och anmälan till HSLF-FS 2017:27 MAR Ja Läkemedelsverket, av negativ händelse eller tillbud med medicintekniska MAS produkter. 4 Anmälan till IVO av lex Maria-ärenden. 4 kap. 6 § punkt 5b MAS Ja hälso- och sjukvårdsför- MAR ordningen och HSLF-FS 2017:41 4. Överklaganden, yttranden m.m. 1 Beslut om att avslå enskild parts begäran 12 § FL Verksamhetschef Ja om att ärendet ska avgöras. Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 2 Prövning av att överklagande har 45 § FL Delegat i Ja Bevisbördan ligger på kommit in i rätt tid samt avvisning av ursprungsbeslutet förvaltningen. Det räcker överklagande som inkommit för sent. 13 kap. 5-6 §§ KomL inte med datum för när besvärsskrivelse har skickats. Beslut om att avvisa besvär kan överklagas på samma sätt som grundbeslutet. 3 Beslut att ompröva alt. inte ompröva ett 37-39 § FL Delegaten i Ja beslut där ursprungsbeslutet fattats av ursprungsbeslutet delegat. 4 Yttrande till förvaltningsdomstol i Lagrum i ursprungs- Delegat i ursprungs- Ja Avser alla ärenden som överklagats av den beslutet beslutet förvaltningsdomstolar. enskilde. Avser den enskildes möjlighet att överklaga ett ärende. 5 Överklaga och i förekommande fall 40 § FL, Verksamhetschef Ja begära inhibition av beslut när 48 § FL förvaltningsdomstol ändrat beslutet samt avge yttrande i sådana ärenden. 6 Rättelse av beslut. 36 § FL Delegat i Ja ursprungsbeslutet Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 7 Yttrande till IVO över ej verkställda 34 kap. 1 § SoL Enhetschef (M) Ja beslut. 8 Yttrande till förvaltningsdomstol 34 kap. §§ 5-6 SoL Verksamhetschef Ja gällande IVO:s ansökan om utdömande av särskild avgift. 9 Beslut att avvisa ombud. 14 § FL Enhetschef Ja 10 Beslut om föreläggande vid begäran 15 § FL Enhetschef Ja om att ombud ska styrka sin behörighet med fullmakt. 11 Yttrande till myndighet i övrigt. Verksamhetschef Ja Ej yttranden till KF eller yttranden i ärenden som rör myndighets- utövning mot enskild om de är av principiell beskaffenhet. 12 Yttrande till IVO med anledning av MAS/MAR/SAS Ja klagomål eller tillsyn. Verksamhetschef 5. Övriga ärenden 5.A. Anmälan och underrättelser Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd Verkställighet då denna 1 Uppgiftslämnande till 6 kap. 9 § MAS Nej skyldighet följer av lag smittskyddsläkare. Smittskyddslagen Nej Verkställighet då denna 2 Anmälningsskyldighet enligt 6 kap. 12 § MAS skyldighet följer av lag smittskyddslagen. Smittskyddslagen 3 Anmälan till Skatteverket om oriktig 32 c § Enhetschef Ja Sekretessbedömning eller ofullständig uppgift i Folkbokföringslagen folkbokföringen. Metodhandledare (M) 4 Underrättelse till annan 3 § Lag (2008:206) Enhetschef Ja myndighet/organisation om att en om ekonomisk förmån eller ett underrättelseskyldig Metodhandledare (M) ekonomiskt stöd har beslutats, betalats het vid felaktiga ut eller tillgodoräknats felaktigt eller utbetalningar från med ett för högt belopp. välfärdssystemen 5 Polisanmäla misstanke om brott enligt 6 § Enhetschef Ja bidragsbrottslagen. Bidragsbrottslagen Metodhandledare (M) 6 Anmälan till IVO om privata utförare 27 kap. 7 § SoL Enhetschef Ja Anmälningsskyldigheten i gällande saknat tillstånd, olämplighet LSS gäller hela kommunen, eller allvarliga brister i verksamheten. 15 § 11 LSS Metodhandledare (M) inte endast Sociala omsorgsnämnden. Utvecklingsledare privata utförare Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 5.B. Ärenden om god man/ förvaltare 1 Beslut om att till överförmyndare 11 kap. 4 § och 7 § Biståndshandläggare Ja anmäla behov av god man/förvaltare. FB Socialsekreterare Metodhandledare (M) Enhetschef 2 Anmälan till överförmyndare om att 11 kap. 4 och 7 §§ Biståndshandläggare Ja behov av god man/förvaltare inte FB Socialsekreterare längre föreligger. Metodhandledare Enhetschef 5.C. Privata utförare LOU 1 Föreläggande utan vite gentemot privat Chef för kvalitets- Ja utförare vid fel och brister. och utvecklings- funktionen (avtalsansvarig) 2 Föreläggande med vite gentemot privat Förvaltningschef Ja utförare vid fel och brister. Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd Beslut om att häva, säga 3 Ändringar och tillägg till avtal med Förvaltningschef Ja upp eller förlänga avtal privat utförare. fattas av Vård- och äldrenämnden 5.D. Privata utförare LOV 1 Beslut om nya ansökningar och Lag (2008:962) om Förvaltningschef Ja Samråd inför beslut sker i tecknande av avtal med privat utförare valfrihetssystem upphandlingsgruppen. enligt LOV. (LOV) Beslut om uppsägning och vite fattas av Vård- och äldrenämnden 5.E. Övrigt 1 Ändring av inriktning på vård- och Verksamhetschef (k)/ Ja omsorgsboende och korttid, t.ex. Verksamhetschef profilinriktning och (vobo) målgruppsinriktning. 2 Beslut om inflyttningsstopp till Förvaltningschef Ja enhet/enheter på vård- och omsorgsboende i syfte att tillfälligt anpassa antalet platser till förväntat behov. 3 Beslut om verksamhetschef för hälso- HSL 4 kap. 2§ Förvaltningschef Ja och sjukvård. Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 4 Beslut om individuella Arbetsmiljölagen Verksamhetschef Ja Beslut ska om möjligt fattas besöksrestriktioner, besöksregler och (1977:1160) eller (vobo) efter samråd med besökstider för vård- och andra tillämpliga förvaltningschef och omsorgsboenden regler förvaltningsjurist eller stadsjurist. Varje beslut kan gälla som längst i sex månader och ska omprövas så snart det inte längre finns behov av besöksregler. Sida SKRIVELSE 1(1) Datum Instans 2026-03-17 Vård- och äldrenämnden Simon Frånander Dnr VAN 2026-00008 1.1.3.1 Handläggare 033–353666 Arvode för deltagande vid medborgardialog den 16 april 2026 Vård- och äldrenämndens beslut Vård- och äldrenämnden beslutar att godkänna utbetalning av arvode för deltagande vid medborgardialog den 16 april 2026. Ärendet i sin helhet Vård- och äldrenämnden anordnar den 16 april 2026, klockan 16:30-19:00, en medborgardialog med temat ”Boendesituationen för äldre”. Medborgardialogen är arvodesgrundad i enlighet med Borås Stads ”Bestämmelser om ersättning till kommunens förtroendevalda 2022–2026”, under förutsättning att Vård- och äldrenämnden fattar beslut om att arvode ska betalas ut. Från Vård- och äldrenämnden deltar nämndens ordinarie ledamöter. Då ordinarie ledamot har förhinder deltar ersättare enligt Vård- och äldrenämndens ersättningsturordning. Samverkan Information lämnades den 11 mars 2026 vid Förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Beslutet expedieras till 1. Löneservice, Servicekontoret Johan Wikander Ordförande Tina Isaksson Förvaltningschef Vård- och äldrenämnden Postadress Besöksadress Hemsida E-post Telefon 501 80 Borås Ramnåsgatan 1 boras.se aldreomsorg@boras.se 033-35 70 00 vxl Sida SKRIVELSE 1(2) Datum Instans 2026-03-17 Vård- och äldrenämnden Simon Frånander Dnr VAN 2026-00009 2.1.3.0 Handläggare 033–353666 Revidering av informationshanteringsplan för Vård- och äldrenämnden Vård- och äldrenämndens beslut Vård- och äldrenämnden beslutar att fastställa informationshanteringsplanen och att den ska gälla från och med den 1 mars 2026. Ärendet i sin helhet Den 17 februari 2026 fattade Vård- och äldrenämnden beslut om att revidera informationshanteringsplanen. I nämndens beslutsunderlag ingick dokumentet ”Informationshanteringsplan för VÄN 2026-02-17”. I dokumentet saknades:  processerna för kost- och lokalvård, vaktmästeri, kyld mat samt resursgruppen (3.7.1.7–3.7.1.9), sidorna 36–37  vissa handlingstyper under processen ”Bedriva hälso- och sjukvård” (3.7.6.5), sida 45. Revideringen av Vård- och äldrenämndens informationshanteringsplan behöver därför fastställas på nytt. De processer och handlingstyper som saknades vid det tidigare beslutet om att revidera informationshanteringsplanen framgår nu av dokumentet ”Informationshanteringsplan för VÄN 2026-03-17 med spårbara tillägg”. Beslutsunderlag 1. Informationshanteringsplan för VÄN 2026-03-17 med spårbara tillägg 2. Protokollsutdrag 2026-02-17 § 22 Revidering av informationshanteringsplan för Vård- och äldrenämnden Samverkan Information lämnades den 11 mars 2026 på förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Beslutet expedieras till 1. Stadsarkivet Vård- och äldrenämnden Postadress Besöksadress Hemsida E-post Telefon 501 80 Borås Ramnåsgatan 1 boras.se aldreomsorg@boras.se 033-35 70 00 vxl Sida Borås Stad 2(2) Johan Wikander Ordförande Tina Isaksson Förvaltningschef Informationshanteringsplan för Vård- och äldrenämnden Fastställd av Vård- och äldrenämnden 2026-03-17 Gäller från: 2026-03-01 Inledning Vad är en informationshanteringsplan? Den information som skapas inom kommunal verksamhet är en värdefull tillgång. För att säkra informationsförsörjningen måste informationen därför förvaltas och hanteras på ett planerat och organiserat sätt. För att kunna skydda informationen och använda den effektivt måste man veta vilken information verksamheten hanterar och på vilket sätt det sker. Av arkivlagen (1990:782) och Arkivregler för Borås Stad följer att varje nämnd och styrelse måste planera och styra hanteringen av sin information. En informationshanteringsplan är ett effektivt redskap för nå upp till kraven att hantera de allmänna handlingarna på ett strukturerat och enhetligt sätt (styra hur och var de registreras, hanteras, förvaras, värderas och arkiveras), vilket säkerställer att lagar och andra påbud efterlevs. Informationshanteringsplanen styr hur de allmänna handlingarna inom en verksamhet ska hanteras genom hela dess livscykel, redan från att de inkommer eller upprättas till dess de ska arkiveras eller gallras. Det är särskilt viktigt att tänka på hur förändrad organisation eller förändrat arbetssätt (införandet av nya rutiner, övergång från pappershantering till digital hantering, nya driftsformer eller nya it-system) kan påverka hanteringen av de allmänna handlingarna och förutsättningarna för gallring eller bevarande. Informationshanteringsplanen är dels en sammanställning över de allmänna handlingar som förekommer hos nämnd eller styrelse, dels ett gallringsbeslut som reglerar hur informationen ska hanteras. Genom dokumenthanteringsplanen säkerställs att rätt och väsentlig information bevaras för framtiden samtidigt som den bidrar till att upprätthålla en god offentlighetsstruktur och till att effektivisera nämndens eller styrelsens informationshantering. För att planen ska motsvara de faktiska förhållandena hos nämnd och styrelse är det viktigt att den årligen gås igenom och revideras vid behov. Handlingar kan bevaras, gallras eller rensas När det i planen anges att en handling ska bevaras innebär detta att den ska sparas för all framtid och levereras till Stadsarkivet enligt angiven leveransfrist eller särskild överenskommelse. Med begreppet gallring avses förstöring av allmänna handlingar. Om inte annat följer av lag eller förordning beslutar nämnd eller styrelse, efter samråd med Stadsarkivet, om gallring i sitt arkiv. Ett gallringsbeslut är framåtsyftande och gäller från och med det datum då gallringen fastställts i nämnden eller styrelsen. Allmänna handlingar som inte är medtagna i planen får alltså inte gallras. Det är viktigt att bygga upp en rutin för hur behov av förändringar i dokumenthanteringsplanen ska rapporteras och dokumenteras, så att de kan tas med i den årliga revideringen av dokumenthanteringsplanen. Vid bedömning av vilka handlingar som ska gallras ska hänsyn tas till i vilken mån de tillgodoser • allmänhetens informationsbehov och rätt till insyn • behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt • forskningens behov Uppgifter om gallring och gallringsfrist anges i informationshanteringsplanen. De handlingar som ska gallras förvaras hos nämnd eller styrelse tills gallring verkställts. Med rensning avses att avlägsna arbetspapper av tillfällig betydelse, som inte behövs för att förstå ärendet. Handlingar som inte ska tillhöra arkivet ska fortlöpande, och senast vid arkivläggning, rensas vilket ska göras av en person med god kännedom om handlingarnas betydelse för förståelsen av ärendet, normalt handläggaren. Arkivbeständighet och arkivförvaring För att undvika framtida informationsförluster ska de handlingar som ska bevaras framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet över tid. För handlingar i elektronisk form ska standardformat användas så långt som möjligt. I de fall arkivmyndigheten inte meddelat särskilda råd eller anvisningar för informationshanteringen är det lämpligt att följa Riksarkivets föreskrifter, allmänna råd och tekniska krav. Kostnader för arkivvården, i form av registrering, lagring, migrering, konvertering, gallring och rensning, är varje nämnd och styrelses ansvar tills handlingarna överlämnats till arkivmyndigheten. Nämnden och styrelsen ansvarar själv för att förvara sina allmänna handlingar på ett sådant sätt att de skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Vid ny- och ombyggnad av arkivlokal ska varje nämnd och styrelse samråda med arkivmyndigheten. Privat/enskild utförare Delar av Vård- och äldrenämndens verksamhet utförs av privata utförare eller vårdgivare enligt Lagen om valfrihet (LOV) eller Lagen om offentlig upphandling (LOU). Information tillhörande dessa verksamheter hanteras i enlighet med avtal mellan Vård- och äldrenämnden/Borås Stad och utföraren. Förklaring till informationshanteringsplanens kolumner Informationshanteringsplanen är uppbyggd utifrån den informationsklassificeringsstruktur som finns i processhanteringsverktyget Canea One. I informationshanteringsplanen ska nämndens eller styrelsens information knytas till dess verksamhetsområden och processer, i vilka de allmänna handlingarna uppstår. Struktur Strukturen byggs upp med hjälp av punktnotation och här anges punktnotationen utifrån processtrukturen i Canea One. Verksamhetstyp, Verksamhetsområde, Processgrupp, Process, Underprocess/Aktivitet Här redovisas i textform den struktur inom vilken verksamhetens handlingar förekommer. Strukturen delas upp i följande nivåer: Verksamhetstyp, är den första nivån och kan vara 1. Styrande, 2. Stödjande eller 3. Kärnverksamhet. Styrande verksamheter ramar in uppdraget, ställer krav på och anger hur verksamheten ska arbeta. Stödjande verksamhet är, liksom den styrande, inåtriktad och innefattar allt som behövs för att kärnverksamheten ska fungera. Kärnverksamheten är utåtriktad och unik för respektive förvaltning. Verksamhetsområde utgör den andra nivån, som beskriver det verksamheten arbetar med, vilket i stora drag kan sägas utgå från de uppdrag förvaltningen har. Processgrupp är den tredje nivån och är en rubriknivå för att hålla ihop de av de underliggande processerna, som är närbesläktade. Den utgör ett mellanled mellan verksamhetsområdet och processerna. Process är den tjänst verksamheten utför i form av ett återkommande arbetsflöde. Det är den fjärde nivån i strukturen och det är på den nivån information skapas till följd av de aktiviteter som utförs. Vid behov kan en process indelas ytterligare, i underprocess/aktivitet. Exempel: Nivå 1 Verksamhetstyp 3. Kärnverksamhet Nivå 2 Verksamhetsområde 3.3. Infrastruktur Nivå 3 Processgrupp 3.3.6. Gator, vägar och parkering Nivå 4 Process 3.3.6.1. Hantera gator, vägar, torg och broar Handlingstyp Här anges de allmänna handlingar som skapas till följd av den verksamhet som bedrivs, till exempel protokoll eller bygglovsansökan, utifrån var i strukturen de förekommer. Handlingsbegreppet omfattar inte bara pappershandlingar. Handlingarna uppräknas i den ordning de förekommer inom processen. Information redovisas inte på högre nivå än den fjärde nivån. Registrering Här anges hur handlingen hanteras på förvaltningen utifrån något av nedanstående hanteringssätt. Diarieföring är ett sätt att registrera handlingar, huvudsakligen de som saknar tydliga sorteringsbegrepp och därför klassificeras utifrån ett ämnesområde - en registreringsplan eller diarieplan. När registrering sker i nämndens eller styrelsens huvuddiarium anges det med ett D. Om det inom nämnden eller styrelsen förekommer flera diarier än huvuddiariet anges i vilket diarium handlingen registreras, till exempel SPKC:s diarium eller Skolans diarium etc. När handlingen eller uppgift i handlingen registreras i annat it-system än ovan anges it-systemets namn, till exempel ByggR, Heroma eller VIVA. Systematisk förvaring innebär att handlingarna inte registreras, utan förvaras på ett i förväg bestämt sätt baserat på ett naturligt sorteringsbegrepp, till exempel i kronologisk ordning, efter personnummer eller i verifikationsnummerordning. Den fysiska sorteringen och placeringen kan då sägas utgöra ”registreringen”, vilket förutsätter att det klart framgår om handlingen inkommit eller upprättats och att alla snabbt kan återfinna en handling. Systematisk förvaring kan dock inte användas för handlingar som omfattas av sekretess eftersom förvaringsformen inte uppfyller lagens krav, att handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter ska registreras om det inte finns ett undantag från registreringsskyldigheten. Systematisk förvaring anges med ett S. Sekretess Här anges med en hänvisning till lagparagraf om handlingen (kan) omfattas av sekretess, eller Nej om handlingen inte omfattas av sekretess. Förvaringsplats/Sorteringsordning Här anges var handlingen förvaras, till exempel Närarkiv, plan 3. Om det av olika anledningar inte går att ge handlingen en fysisk placering kan man istället ange vid vilken funktion som handlingen går att återfinna, till exempel ”Flyktingsamordnare” eller ”Enhetschef för X”. Här kan även anges om handlingen ingår i någon särskild akt, till exempel personalakt, klientakt eller liknande. Om handlingen förekommer digitalt i ett it-system anges it-systemets namn, till exempel Ciceron. Förekommer handlingen digitalt på annan plats än i it-systemet, anges i vilken mapp den går att återfinna, till exempel J:\Förvaltningen\Mapp1\Undermapp. Platsen ska vara tillräckligt specificerad för att lätt kunna återfinnas, oberoende av vilken personal som är närvarande. Handlingar som ska bevaras bör förvaras åtskilda från de som ska gallras. Handlingstyper som ska gallras märks lämpligen med aktuell gallringstidpunkt. Handlingar som ska gallras vid olika tidpunkter bör förvaras åtskilda från varandra. Sorteringsordning anger hur handlingarna är ordnade, vilket inte alltid är alldeles uppenbart. För handlingar som inte registreras ställer lagen krav på att de ”hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats”, till exempel genom systematisk förvaring. För att allmänna handlingar ska kunna lämnas ut skyndsamt är det viktigt att ha en genomtänkt ordning med tydliga sökvägar. Genom att ange handlingarnas sorteringsordning underlättas uppfyllandet av detta lagkrav. Sorteringsordning kan vara exempelvis kronologiskt efter beslutsdatum, alfabetiskt efter fastighetsbeteckning, i personnummerordning etc. Tänk på att såväl förvaring som ordning bör vara praktisk ur hanteringssynpunkt, till exempel vid utlämnande av allmän handling och för hantering idag, på sikt, vid slutarkivering och vid gallring. Medium Här anges på vilket medium handlingen är fäst då den förekommer i verksamheten, till exempel papper1 eller digitalt. Bevaras/Gallringsfrist Här görs en informationsvärdering för att avgöra om handlingstypen ska bevaras eller gallras. För handlingar som ska gallras anges en gallringsfrist, vilken anger antalet hela kalenderår, plus innevarande, som måste förflyta innan gallring kan ske. En handlingstyp som inkommit/upprättats 2007 och som har en beslutad gallringsfrist på 2 år, får gallras först 2010. När det står gallring ”vid inaktualitet” finns däremot ingen bestämd gallringsfrist utan handlingen kan gallras när den bedöms sakna framtida värde för förvaltningen, vanligtvis efter kort tid. Arkivmedium/-format För handlingar som ska bevaras anges här det medium eller format handlingen ska arkiveras i, om det skiljer sig från det medium handlingen är fäst på då den förekommer i verksamheten. Lev.frist Med leveransfrist avses tidpunkt för leverans till arkivmyndigheten (Stadsarkivet). Fristen beräknas vanligen från utgången av det år då handlingen upprättades. Avgörande för bedömningen är handlingarnas återsökningsfrekvens och tillväxt. Överenskommelse om leveransfrister träffas med Stadsarkivet. Fristerna begränsas vanligtvis till 2, 5 eller 10 år. Samordna leveranser från nämnden eller styrelsen, istället för många små leveranser. Anmärkning Här görs förtydliganden eller upplysningar som är relevant för hanteringen, såsom relation till annan handling, hänvisning till gällande lagstiftning, sekretess eller liknande. Systembeskrivning Under denna rubrik ges en kort beskrivning av de IT-system som används av nämnden eller styrelsen och som hanterar allmänna handlingar. 1 Med papper avses åldringsbeständigt papper, om inget annat anges. Andra papperskvaliteter är till exempel, SvA 80 eller SvA 100 (svenskt arkiv 80 respektive 100 gram). Alla här omnämnda papperskvaliteter uppfyller kvalitetskraven för långsiktigt bevarande, men de två senare står sig dessutom bättre mot slitage. För handlingar som ska bevaras ska alltid någon av dessa papperskvaliteter användas. Enligt avtal 2025 är allt papper för utskrift och kopiatorer arkivbeständigt. Innehållsförteckning Inledning Administration 1 Styrande processer 1.1. Ledning 1.1.3. Vård- och äldrenämnden 1.1.3.1 Hantera nämndprocess 1.1.4 Versamhetsledning 1.1.4.1 Överlägga och besluta 1.1.4.2 Planera och följa upp verksamhet 1.1.4.3 Utveckla verksamhet 1.1.4.4 Bedriva systematiskt kvalitetsarbete 1.1.4.7 Hantera skadeståndsanspråk 1.2 Styrning 1.2.3 Nämndens styrning och kontroll 1.2.3.1 Hantera egen styrning 1.2.3.2 Bedriva internkontroll 1.2.4 Mål- och resursplanering 1.2.4.1 Hantera 1-åriga mål- och resursplan 1.3 Organisering 1.3.1 Organisering 1.3.1.2 Organisera verksamhet 1.4 Demokrati och insyn 1.4.1 Hantering av allmänna handlingar 1.4.1.0 Leda - Styra - Organisera 1.4.1.1 Tillhandahålla allmänna handlingar 1.4.1.2 Hantera personuppgifter 1.4.2 Offentlig dialog 1.4.2.1 Hantera allmänhetens synpunkter 1.4.2.2 Anordna hearings, öppet hus etc. 2 Stödjande processer 2.1 Informationsförvaltning 2.1.1 Informationssäkerhet 2.1.1.1 Hantera informationssäkerhet 2.1.2 Registratur 2.1.2.2 Hantera och registrera ärenden 2.1.3 Dokumentation och dokumentationshantering 2.1.3.0 Leda - styra - organisera 2.1.3.2 Planera och hantera dokumentation 2.1.5 Arkivförvaltning 2.1.5.1 Beskriva och redovisa arkiv 2.2 Systemförvaltning och arkitektur 2.2.2 Teknisk systemförvaltning 2.2.2.3 Förvalta system 2.2.3.1 Hantera fel 2.3 HR / Personal 2.3.1 Samverkan och förhandling 2.3.1.1 Hantera samverkan enligt avtal 2.3.1.2 Hantera LAS 2.3.1.3 Hantera lönerevision 2.3.1.4 Hantera personalsamtal 2.3.2 Kompetensförsörjning 2.3.2.1 Rekrytera 2.3.2.2 Kompetensutveckla 2.3.2.5 Hantera omställning 2.3.3 Bemanning 2.3.3.2 Hantera schemaläggning 2.3.3.3 Semesterplanera 2.3.3.4 Hantera särskilda anställningsformer 2.3.4 Arbetsmiljö allmänt 2.3.4.1 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete 2.3.4.2 Göra arbetsmiljöutredningar 2.3.4.3 Driva mångfaldsarbete 2.3.5 Personalhälsa 2.3.5.2 Hantera tillbud 2.3.5.3 Hantera arbetsskada 2.3.5.4 Rehabilitering 2.3.5.25 Hantera övriga frågor 2.3.8 Övriga personalåtgärder 2.3.8.1 Hantera bisysslor 2.3.8.2 Hantera disciplinåtgärder 2.3.9 Upphörande av anställning 2.3.9.1 Hantera egen uppsägning 2.3.9.2 Hantera uppsägning från arbetsgivaren 2.3.9.3 Hantera upphörande av tidsbegränsad anställning 2.4 Ekonomi 2.4.1 Redovisning 2.4.1.1 Fakturera kunder 2.4.1.2 Hantera leverantörsfakturor 2.4.1.4 Bokföra och redovisa 2.4.2 Kapitalförvaltning 2.4.2.6 Hantera kreditkort, Swish och övriga betalmedel 2.4.3 Bidragshantering 2.4.3.1 Hantera statsbidrag 2.5 Inköp 2.5.1 Inköp 2.5.1.1 - 2.5.1.2 Hantera upphandling över / under tröskelvärde 2.5.1.3 Avropa och göra direktinköp 2.6 Lokalförsörjning och fastighetsunderhåll 2.6.1 Hyresprocessen 2.6.1.1 Inhyrning 2.6.2 Byggprocessen 2.6.2.1 Byggnation 2.7 Inventariehantering 2.7.1.0 Leda Styra Organisera 2.8 Kris- och säkerhet 2.8.1 Intern krisledning 2.8.1.1 Utöva intern krisledning 2.8.2 Kris- och säkerhetsarbete 2.8.2.1 Bedriva systematiskt riskhanteringsarbete 2.8.2.2 Bedriva systematiskt brandskyddsarbete 2.9 Information och marknadsföring 2.9.2 Informationsförsörjning 2.9.2.1 Publicera på extern webb 2.9.2.2 Publicera på intern webb 2.9.2.3 Publicera på sociala medier 2.9.2.4 Hantera broschyrer 2.9.2.6 Annonsera 2.9.2.25 Övriga frågor (informationsförsörjning) Leda vård- och omsorg 3 Kommunal kärnverksamhet 3.7 Vård och omsorg 3.7.0 Ledning 3.7.0.1 Leda och styra Rapportera och utreda avvikelser SoL / LSS och HSL, lex Sarah 3.7.0.3 och lex Maria 3.7.0.4 Rapportera och utreda organisatoriska avvikelser 3.7.0.5 Riskanalys 3.7.0.8 Kvalitetsgranskning 3.7.0.9 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut SoL 3.7.0.25 Hantera övriga frågor 3.7.1 Gemensam verksamhet 3.7.1.1 Handlägga avgifter och ersättningar 3.7.1.2 Hantera återkrav 3.7.1.3 Hantera ansvar och ersättningar mellan kommuner 3.7.1.4 Tillhandahålla främjande och förebyggande åtgärder 3.7.1.6 Hantera enskildas privata medel 3.7.1.7 Tillhandhålla måltider för brukare / patienter / externa kunder 3.7.1.8 Tillhandahålla lokalvård 3.7.1.9 Tillhandahålla vaktmästeritjänster, kyld mat och resursgruppen Äldreomsorg 3. Kommunal kärnverksamhet 3.7 Vård och omsorg 3.7.5 Insatser för äldre och funktionsnedsatta 3.7.5.0 Leda och organisera 3.7.5.2 Handlägga socialtjänst VÄF 3.7.5.3- Ge stöd i ordinärt boende (Hemtjänst, trygghetslarm, 3.7.5.5 dagverksamhet) 3.7.5.6- Ge stöd i särskilt boende (korttid, växelvård, vård- och 3.7.5.7 omsorgsboende) 3.7.5.22 Bostadsanpassning Hälso- och sjukvård 3.7 Vård och omsorg 3.7.6 Tillhandahålla Kommunal hälso- och sjukvård 3.7.6.1 Delegering - säkerställa delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser 3.7.6.4 Kommunalt akutläkemedelsförråd 3.7.6.5 Bedriva hälso- och sjukvård Systembeskrivning Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Övergripande anmärkning: För handlingar av tillfällig eller liten betydelse gallras enligt Vård- och äldrenämndens beslut 2020-06-16 § 78, se bilaga. I detta gallringsbeslut avses handlingar av tillfällig eller liten betydelse för verksamheten som vare sig behöver hållas ordnade eller registreras och som regleras i 5 kap. 1§ 4 st. Offentlighet och sekretesslagen (2009:400) 1 Styrande processer 1.1. Ledning 1.1.3. Vård- och Inledande anmärkning: Pappershandlingar gallras äldrenämnden efter skanning till ärendehanteringssystemet Ciceron, enligt Vård- och äldrenämndens beslut 2017-09-14. Beslutet innebär att inkommande pappershandlingar, som tillhör ett ärende i ärendehanteringssystemet Ciceron skannas för att därefter gallras. Innan gallringen kan verkställas ska Vård- och äldreförvaltningen ha säkerställt att skanning gjorts till ett filformat som är godkänt för bevarande enligt Stadsarkivets anvisningar, att kontroll har gjorts för att garantera att gallringen inte medför förlust av betydelsebärande information eller möjligheten att fastställa autenciteten och att gallringen inte möter hinder i lagstiftning eller påverkar informationens bevisvärde. Gallringsbeslutet gäller inte retroaktivt och avser pappershandlingar som inkommit till myndigheten från och med 2018-01-01. 1.1.3.1 Hantera nämndprocess Kallelser till sammanträden ink föredragningslistor S Nej Ciceron-möten Digitalt Gallras efter 2 år Sammansatta handlingar till nämnd S Nej J: / VAF Namnden Digitalt Gallras efter 5 år Sammanträdestider för nämnden D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Närvarolista vid nämndens sammanträde S Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Redovisas i protokollet Voteringslista från nämndens sammanträde S Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Redovisas i protokollet Motioner / initativärenden D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Delegationsbeslut D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Protokoll D Nej / Ciceron Digitalt Bevaras PDF-A 5 år Enligt Vård- och äldrenämndens beslut 2020-12-15 § OSL 153, justeras nämndens protokoll digitalt och kap diarieförs årsvis i diariet från och med januari 2021. 15,17- 19, 21,22, 25, 26, 39 m.fl Anslagsbevis D Nej Site Vision Digital Gallras efter 1 år Anslagsbevisen sparas digitalt i SiteVisons inbyggda loggfunktion i 1 år. Uppgiften framgår i protokollet. Protokollsbilagor D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Protokollsanteckningar och inkomna reservationer med mera som redovisas i protokoll eller diareförs i tillhörde ärende Alternativa förslag D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Biläggs protokollet i de fall de inte återges i sin helhet i protokollet. Skriftliga reservationer D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Biläggs protokollet i de fall de inte återges i sin helhet i protokollet. Remisshandlingar (inkomna) D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Remisshandlingar (upprättade) D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Arvodesunderlag S Nej Nämndsekreterare, Digitalt Gallras vid Original sänds till servicekontoret. Kopior av J: / VAF Namnden eller inaktualitet arvodesblanketter och inkomstuppgifter förvaras i papper pärm hos nämndsekreteraren / i digital mapp Kallelse presidiemöte S Nej Ciceron-möte Digital Gallras vid inaktualitet Mötesanteckningar presidiemöte S Nej Ciceron-möte Digital Gallras efter 5 år Enkel fråga D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Samlingsärende per år i Ciceron. Enkla frågor besvaras muntligt på KS / KF. Interpellation D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Svar på Interpellation D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Ska bevaras i VÄN diarium, interpellation inkl det skriftliga svaret som skickas vidare till KF. Beslutsunderlag nämnden D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år 1.1.4 Verksamhetsledning 1.1.4.1 Överlägga och besluta Protokoll och mötesanteckningar från förvaltningsledningD Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Mötesanteckningar från verksamhetsledning S Nej Stratsys eller J- Digital Gallras vid mapp under inaktualitet respektive verksamhet och enhet Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Mötesanteckningar från styrgrupp (ej projekt) D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år T.ex. Styrgrupp IT Vård och omsorg, Styrgrupp LIS-D Mötesanteckningar från informationsmöten eller liknande S Nej Stratsys eller J- Digital Gallras efter 5 år till exempel boenderåd mapp under respektive verksamhet och enhet Utredning, underlag för samråd och beslut om utveckling D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år eller förändring av verksamhet Protokoll Lokal ledningsgrupp Närvårdssamverkan D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Mötesanteckningar Lokal beredningsgrupp S Nej J:\VAF Digital Gallras vid Närvårdssamverkan Narvardssamverkan inaktualitet Mötesanteckningar: Närvård i sociala klustret S Nej Digital Gallras vid inaktualitet J:\VAF Narvardssamverkan Mötesanteckningar AU Närvård S Nej Digital Gallras vid Avser Vård- och äldrenämndens verksamhet. inaktualitet Operativ hantering J:\VAF Narvardssamverkan 1.1.4.2 Planera och följa upp Verksamhetsplaner / verksamhetsbeskrivning på lägst D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Avser även handlingsplaner inom exempelvis miljö- verksamhet verksamhetsnivå och klimatstrategi samt uppföljning. Upprättas och förvaras i Stratsys. Registreras i Ciceron. Verksamhetsplaner på enhetsnivå S Nej Stratsys Digital Gallras efter 5 år Verksamhetsberättelser D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Kan ingå i årsredovisningen. Kvalitetsdokument och kvalitetsredovisning D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Till exempel patient-och kvalitetssäkerhetsberättelse. 1.1.4.3 Utveckla verksamhet Arbeta i projektform Behovsanalys D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Beställnig av förstudie D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Projektbeställning D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Kommunikationsplan D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Projektplan D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Begäran om ändring D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Tid- och aktivitetsplan D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Riskanalys D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Projektbudget D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Delrapport D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Slutrapport D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Utvärderingsrapport D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Mötesanteckningar / protokoll från styrgrupp D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Korrespondens som tillför ärendet sakuppgift eller är D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år betydelsefull för framtida förståelse av projektet eller dess arbetsgång. Övrig korrespondens S Nej J: Projektmapp Digital Gallras vid inaktualitet Arbeta i uppdragsform Uppdragsbeställning / initiativdokument D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Kommunikationsplan D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Mötesanteckningar som tillför ärendet sakuppgift eller är D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år betydelsefull för framtida förståelse av uppdraget eller dess arbetsgång. Rapporter D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Utvärderingar D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Korrespondens som tillför ärendet sakuppgift eller är D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år betydelsefull för framtida förståelse av projektet eller dess arbetsgång. Övrig korrespondens S Nej J: Uppdragsmapp Digital Gallras vid inaktualitet 1.1.4.4 Bedriva systematiskt Ansökningar om tillstånd att bedriva hemtjänst i Borås D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Stad enligt lag om valfrihet (LOV) kvalitetsarbete Utredning av LOV-ansökningar D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år PM om tillstånd att bedriva hemtjänst i Borås Stad enligt D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år LOV Korrespondens gällande avtal om tillstånd att bedriva D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år hemtjänst i Borås Stad enligt LOV Avtalsuppföljningar - brev D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Redovisning av godkända LOV-företag D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Beslut i Vård- och äldrenämnden rörande LOV-företag D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år 1.1.4.7 Hantera Begäran om skadestånd D Nej / Ciceron Digitalt Bevaras 5 år skadeståndsanspråk OSL kap 15,17- 19, 21,22, 25, 26, 39 m.fl Nämndens utredning D Nej / Ciceron Digitalt Bevaras 5 år OSL kap 15,17- 19, 21,22, 25, 26, 39 m.fl Nämndens beslut D Nej / Ciceron Digitalt Bevaras 5 år OSL kap 15,17- 19, 21,22, 25, 26, 39 m.fl 1.2 Styrning 1.2.3 Nämndens styrning och kontroll 1.2.3.1 Hantera egen styrning Delegationsordning D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Styrdokument, politiskt beslutade (ex. mål- och D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år policydokument) Styrdokument, beslutade av chefer (rutiner) S Nej Canea Digital Se anmärkning till Äldre version gallras efter att ny upprättats. höger 1.2.3.2 Bedriva internkontroll Intern kontrollplan D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Riskanalys inför fastställande av intern kontrollplan D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Uppföljning av intern kontrollplan D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Underlag för att följa upp risker i intern kontrollplan bevaras inte. Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet 1.2.4. Mål- och resursplanering 1.2.4.1 Hantera 1-åriga mål- Budget D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år och resursplan Tertial och månadsuppföljningar D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Årsredovisning D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år 1.3 Organisering 1.3.1 Organisering 1.3.1.2 Organisera verksamhet Organisationsplaner, Organisationsscheman / D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år På verksamhetsnivå bevaras som en del i beskrivningar verksamhetsplan / beskrivning. Organisationsschema på enhetsnivå gallras vid inaktualitet. Processkarta S Nej Canea Digital Se anmärkning till Äldre version gallras efter att ny upprättats. höger 1.4 Demokrati och insyn 1.4.1 Hantering av allmänna handlingar 1.4.1.0 Leda - Styra - Ordning / rutin för sekretessprövning S Nej Canea Digital Gallras vid Organisera inaktualitet Beslut / domar i domstol D Nej / Ciceron Digitalt Bevaras 5 år OSL kap 15,17- 19, 21,22, 25, 26, 39 m.fl Begäran om yttrande till domstol D Nej / Ciceron Digitalt Bevaras 5 år OSL kap 15,17- 19, 21,22, 25, 26, 39 m.fl Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet D Nej / Ciceron Digitalt Bevaras 5 år OSL kap 15,17- 19, 21,22, 25, 26, Nämndens yttrande till domstol (delegationsbeslut) 39 m.fl 1.4.1.1 Tillhandahålla allmänna Inkommen begäran om utlämnande av handling S Nej Förvaltningens e- Digitalt Se anmärkning till Begäran om allmän handling som leder till att handlingar postlåda, eller höger handlingen lämnas ut ska normalt sett gallras. Om en Nämndsekreterare, papper begäran resulterar i att frågan om att lämna ut Ciceron handlingar avgörs med ett delegationsbeslut (normalt att avslå hela eller delar av begäran), ska begäran och skrivelsen diarieföras och bevaras. Vid begäran av avslutade journalhandlingar hanteras ärendet i Viva Lexmodul, både själva begäran och utlämnandet. Svar på begäran om utlämnande S Nej Förvaltningens e- Digitalt Gallras vid Vid avslag, se hantering för avslag på begäran om postlåda, eller inaktualitet handling vid delegationsbeslut. Nämndsekreterare, papper Ciceron Kopia på utlämnad maskad sekretesshandling från S Nej Respektive Digitalt Se anmärkning till Kopia på utlämnad maskad handling finns kvar under diariet eller journalsystem verksamhet eller höger tiden för överklagande och gallras därefter. papper Avslag på begäran om allmän handling D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Kopia på handlingar, t ex journalhandlingar ur Viva, som utgör underlag för yttrande eller beslut ska inte registreras i ärendet Överklagan avslag på begäran om allmän handling D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Upprättade sammanställningar S Nej J-mapp på enheten Digital Gallras vid inaktualitet Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet 1.4.1.2 Hantera Anmälan till Integritetsskyddsmyndigheten om D Nej / Ciceron Digital Bevaras 5 år Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) personuppgifter personuppgiftsincident OSL kap 15,17- 19, 21,22, 25, 26, 39 m.fl Bekräftelse från Integritetsskyddsmyndigheten om D Nej / Ciceron Digital Bevaras 5 år personuppgiftsincident OSL kap 15,17- 19, 21,22, 25, 26, 39 m.fl Beslut från Integritetsskyddsmyndigheten angående D Nej / Ciceron Digital Bevaras 5 år personuppgiftsincident OSL kap 15,17- 19, 21,22, 25, 26, 39 m.fl Begäran om registerutdrag enligt S Nej Selfpoint Digital Gallras vid Dataskyddsförordningen (GDPR) inaktualitet Svar på begäran om registerutdrag enligt S Nej Selfpoint Digital Gallras vid Dataskyddsförordningen (GDPR) inaktualitet Konsekvensbedömningar D Nej Stratys, Ciceron Digital Bevaras 5 år Uppdateras kontinuerligt i Stratys men sparas årsvis i Ciceron. Register över personuppgiftsbehandlingar enligt S Nej Stratsys Digital Gallras efter 5 år Dataskyddsförordningen Granskningsprotokoll enligt Dataskyddsförordningen D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år 1.4.2 Offentlig dialog 1.4.2.1 Hantera allmänhetens Inkomna synpunkter och klagomål D: OSL Infracontrol Online Digital Gallras efter 2 år Gallras när sammanställning gjorts. Synpunkter / synpunkter Infra 25:1 & klagomål via IVO, se 3.7.0.8 contr 26:1 ol Onli ne Sammanställning av synpunktshantering D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Rapporteras årsvis till nämnden. E-petitioner, medborgarförslag D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet 1.4.2.2 Anordna hearings, Inbjudan till medborgardialog D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år öppet hus etc. Anteckningar från medborgardialog D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år 2 Stödjande processer 2.1 Informationsförval tning 2.1.1 Informationssäkerhet 2.1.1.1 Hantera Logglistor (åtkomst till verksamhetssystem) D: OSL VIVA Digital Gallras vid Listor över slumpmässigt utvalda handläggare och de informationssäkerhet VIV 25:1 & inaktualitet sökningar och uppgifter som handläggarna tagit del A 26:1. av i verksamhetssystemet VIVA. Listan gallras efter att behörighetskontroll genomförts. Beslut från förvaltningsledning gällande sekretess- och S Nej Pärm på enhet Papper Gallras vid Föregående gallras när nytt beslut fattats. behörighetsgränser för dokumentation inaktualitet S OSL J:\VAF Kvalitet och Digital Gallras vid Beslut undertecknas i Verified. 18:8 utveckling\1. Kansli inaktualitet och Beslut om avsteg från instruktion för autentisering och verksamhetsstöd\Inf lösenordshantering och riktlinjer för ormationssäkerhet informationssäkerhet. KU Informationssäkerhetsplan D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Informationssäkerhetsberättelse D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Rapporter / uppföljningar inom informationssäkerhet S Nej J:\VAF Kvalitet och Digital Gallras vid Till exempel Mognadsdialog, Ledningens genomgång utveckling\1. Kansli inaktualitet och verksamhetsstöd\Inf ormationssäkerhet KU Samtycke till personuppgiftsbehandling för brukare och D OSL Viva Digital Gallras vid närstående i samband med digital tillsyn 26:1 inaktualitet Samtycke till behandling av personuppgifter, annat än S Nej Pärm på enhet Papper Gallras vid Uppdateras kontinuerligt men sparas årsvis. trygghetskamera inaktualitet Säkerhetsklassningar av information S Nej Stratsys, Ciceron Digital Bevaras 5 år Uppdateras kontinuerligt i Stratys men sparas årsvis i Ciceron. Riskanalys informationssäkerhet S OSL Stratsys Digital Gallras efter 5 år 18:13 Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Anmälan till Myndigheten för samhällsskydd och D Nej / Ciceron Digital Bevaras 5 år beredskap (från och med 1 jan 2026 Myndigheten för OSL civilt försvar) om informationssäkerhetssincident kap 15,17- 19, 21,22, 25, 26, 39 m.fl Bekräftelse från Myndigheten för samhällsskydd och D Nej / Ciceron Digital Bevaras 5 år beredskap (från och med 1 jan 2026 Myndigheten för OSL civilt försvar) om informationssäkerhetssincident kap 15,17- 19, 21,22, 25, 26, 39 m.fl Beslut från Myndigheten för samhällsskydd och D Nej / Ciceron Digital Bevaras 5 år beredskap (från och med 1 jan 2026 Myndigheten för OSL civilt försvar) om informationssäkerhetssincident kap 15,17- 19, 21,22, 25, 26, 39 m.fl 2.1.2 Registratur 2.1.2.2 Hantera och registrera Diarium Ciceron S Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år ärenden Övrigt post diarium S Nej Ciceron Digitalt Gallras efter 2 år Diarium HR S OSL J:\VAF HR Digitalt Bevaras 39:1-3 2.1.3 Dokumentation och dokumentationshante ring 2.1.3.0 Leda - styra - Inspektionsrapporter och PM från arkivmyndigheten D Nej Ciceorn Digitalt Bevaras 5 år organisera Egenproducerade rapporter D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år 2.1.3.2 Planera och hantera Informationshanteringsplan D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år dokumentation Planer, Rutiner, instruktioner, manualer, handböcker, S Nej Canea Digital Se anmärkning till Äldre version gallras efter att ny upprättats. checklistor höger Dokument som upphör att gälla gallras. Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet 2.1.5 Arkivförvaltning 2.1.5.1 Beskriva och redovisa Arkivbeskrivning D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år arkiv Arkivförteckning S Nej J:\VAF Digitalt Se anmärkning till Föregående version gallras när ny upprättas. höger 2.2 Systemförvaltning och arkitektur 2.2.2 Teknisk systemförvaltning 2.2.2.3 Förvalta system Objektsplan D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Objektberättelse D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år 2.2.3.1 Hantera fel Korrespondens med IT om support S Nej VisionFlow Digital Gallras efter 5 år 2.3 HR / Personal Inledande anmärkning 2: Personalakter levereras tidigast 2 år efter att personalakterna avställts. Ange avställningsperiod för avställda akter. Sorteras i personnummerordning. 2.3.1 Samverkan och förhandling 2.3.1.1 Hantera samverkan Dagordning och mötesanteckningar för beredningsgrupp S Nej J:\VAF Digital Gallras vid enligt avtal Samverkan\Beredni inaktualitet ngsgrupp Kallelser och dagordningar samverkansgrupper S Nej J:\VAF Samverkan\ Digital Gallras vid inaktualitet Protokoll för FSG och LSG D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Diarieförs årsvis i diariet. Digital justering/signering med Verified från och med 2023-01-01. Förhandlingsprotokoll (MBL) och överläggningar S OSL Diarium HR Digitalt Bevaras 5 år Sekretess kan gälla om personalsociala förhållanden 39:1-3 och framgår. Registreras i Diarium HR enligt 5 kap OSL papper under 2.1.2.2. Förhandlingsprotokoll vid individärende S OSL Diarium HR och Digitalt Bevaras 5 år/ Sekretess kan gälla om personalsociala förhållanden 39:1-3 Personalakt och Se inl framgår. Registreras i Diarium HR enligt 5 kap OSL papper anm. under 2.1.2.2. 2 Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Mötesanteckningar från arbetsplatsträffar (APT) S Nej Hos enheten Digitalt Gallras vid eller inaktualitet papper Anmälan om skyddsombud och fackliga ombud S Nej Pärm hos HR-admin Papper Gallras vid inaktualitet Förteckning över skyddsombud och fackliga ombud S Nej J:\VAF HR Digital Gallras vid Original på J:\VAF HR. Publiceras på intranätet inaktualitet 2.3.1.2 Hantera LAS Omplaceringsutredning på grund av arbetsbrist S Nej Diarium HR och Digitalt Bevaras Se inl Personalakt och anm.2 papper . Turordningslista D Nej Heroma Digitalt Gallras vid inaktualitet Bevakningslistor, företrädesrätt / konvertering S Nej J:\VAF HR Digitalt Gallras vid Underlag hämtas i Heroma. inaktualitet Överenskommelse om att avstå tillsvidareanställning S Nej Pärm hos HR-admin Papper Gallras vid inaktualitet Erbjudande om återanställning S Nej Pärm hos HR-admin Papper Gallras vid inaktualitet Begäran om företrädesrätt S Nej Pärm hos HR-admin Papper Gallras vid inaktualitet 2.3.1.3 Hantera lönerevision Mötesanteckningar uppstartsmöte S Nej J:\VAF HR Digitalt Gallras vid inaktualitet Lönesamtal S Nej Chef Digitalt Gallras vid eller inaktualitet papper Lönelistor löneöversyn S OSL J:\VAF HR Digitalt Gallras vid 39:1 inaktualitet 2.3.1.4 Hantera personalsamtal Medarbetarsamtal, avgångssamtal S Nej J:, Chef Digitalt Gallras vid En individuell utvecklingsplan ingår i eller inaktualitet medarbetarsamtalet. papper Omtankesamtal S, D OSL J:, Chef / Heroma Digitalt Se anmärkning till Om omtankesamtalet inte leder till 39:2 eller höger rehabiliteringsutredning gallras informationen vid papper inaktualitet. Om omtankesamtal leder till rehabiliteringsutredning se 2.3.5.4, bevaras. 2.3.2 Kompetensförsörjnin g 2.3.2.1 Rekrytera Ansökningshandlingar, erhållen tjänst S Nej Heroma och Digitalt Bevaras 5 år CV, betyg, intyg, kopia på körkort m.m. För personalakt eller handlingar i personalakt se inledande anmärkning 2. papper Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Kopia på arbetstillstånd,betyg, intyg, körkort med flera S Nej E-tjänst: Digitalt Gallras efter 1 år Handlingarna skickas in via e-tjänst där handlingarna underlag för anställning Dokumentportal ligger i 1 år innan de gallras. Om personen anställs Bemanningsenheten finns handlingarna kvar i Heroma, se ovan. vård-och äldreförvaltningen Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst S Nej Heroma Digitalt Gallras efter 2 år På grund av möjlighet att överklaga enligt §23 i Lagen om förbud mot diskriminering. Om handlingarna ska sparas längre än 2 år krävs samtycke. Annons och vakansprövning S Nej Heroma Digitalt Bevaras 5 år I Heroma är annons och vakansprövning sammanfogat. Spontanansökningar S Nej Förvaltningens e- Digitalt Gallras vid Spontanansökningar gallras, hänvisas till webbsidan postinkorg inaktualitet för lediga jobb. Anteckningar från referenstagning och S Nej Chef Digitalt Gallras efter 2 år anställningsintervju eller papper Anställningsavtal S Nej Personalakt Papper Bevaras Se inl anm.2 Intyg om arbetsförmåga enligt AB S Nej / Personalakt Papper Bevaras Se inl OSL anm.2 39:2 Meddelande om tillsatt tjänst till övriga sökande D Nej Heroma Digitalt Se anmärkning till Gallras i Heroma 2 år efter tillsättning enligt rutin. höger Anställds försäkran om rapporteringsskyldighet enligt lex S Nej Personalakt Papper Gallras vid Gallras efter avslutad anställning. Sarah inaktualitet Tystnadspliktsförsäkran, sekretessförbindelse S Nej Personalakt Papper Bevaras Se inl anm.2 Undertecknat introduktionsmaterial S Nej Chef Digitalt Gallaras vid T.ex. Nyckelförsäkran, hygienrutiner och likvärdigt. eller inaktualitet papper Uppehållstillstånd / Arbetstillstånd S Nej Personalakt Papper Gallras 2 år efter att anställningen avslutats 2.3.2.2 Kompetensutveckla Fritidsstudier och vidareutbildning - Söka ersättning S Nej Personalakt Papper Bevaras Se inl anm.2 Intyg / bevis på behörighetsgivande kurser och S Nej Personalakt Papper Bevaras Se inl Kursintyg från rutinartade eller återkommande kurser utbildning anm.2 som saknar betydelse ur ett långsiktigt perspektiv (tex brand, HLR, miljö etc) gallras vid inaktualitet. 2.3.2.5 Hantera omställning Omplaceringsutredning av personliga skäl (misskötsel) S Nej Personalakt Papper Bevaras Se inl Personliga skäl är misskötsel. Sekretess gäller ej vid anm.2 disciplinansvar. Jfr 2.3.5.4 (medicinska orsaker). Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Erbjudande om omplacering S Nej Personalakt Papper Bevaras Se inl anm.2 2.3.3 Bemanning 2.3.3.2 Hantera Arbetstidsschema / tjänstgöringsschema D Nej Heroma Digitalt Gallras vid schemaläggning inaktualitet 2.3.3.3 Semesterplanera Ledighetsansökan / semesteransökan D Nej Heroma Digital Gallras efter 2 år Semesterlistor / semesterplanering S Nej Chef Digitalt Gallras vid inaktualitet 2.3.3.4 Hantera särskilda Beslut och beslutsunderlag från Arbetsförmedlingen S Nej Personalakt Papper Gallras vid Se inl Anställningsform enligt AB. anställningsformer inaktualitet anm.2 Överenskommelse om arbetsuppgifter och rutiner S Nej Chef Papper Gallras vid Gäller arbetsmarknadsanställda på BEA-avtalet som inaktualitet placeras och anställs av Arbetslivsförvaltningen. 2.3.4 Arbetsmiljö allmänt 2.3.4.1 Bedriva systematiskt Risk- och konsekvensanalys vid verksamhetsförändring S Nej Stratsys Digitalt Gallras efter 5 år Ligger till grund för handlingsplan. arbetsmiljöarbete Handlingsplan för arbetsmiljöåtgärder S Nej Stratsys Digitalt Gallras efter 5 år Checklistor vid skyddsrond S Nej Hos respektive chef, Digitalt Gallras efter 5 år J:\-mapp under eller respektive papper verksamhet och enhet Skyddsrondsprotokoll S Nej Hos respektive chef, Digitalt Se anmärkning till Gallras när ny skyddsrond genomförts, under J:\-mapp under eller höger förutsättning att åtgärdspunkter har åtgärdats eller respektive papper överförts till det nya protokollet. verksamhet och enhet Mertids- och övertidsjournaler D Nej Heroma Digitalt Gallras efter 5 år Skyddsombudsstopp enligt 6 kap 7§ Arbetsmiljölagen D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Åtgärd Skyddsombudsstopp enligt 6 kap 7§ D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Arbetsmiljölagen Begäran enligt 6 kap 6a § arbetsmiljölagen D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Åtgärd enligt 6 kap 6a § arbetsmijölagen D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Handlingar gällande delegering och fördelning av S Nej Personalakt Digitalt Bevaras Se inl arbetsmiljöuppgifter och arbetsmiljöansvar eller anm.2 papper 2.3.4.2 Göra Arbetsmiljöutredningar D OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Sekretess gällande personliga förhållanden. arbetsmiljöutredningar 39:2 Inspektionsmeddelande från Arbetsmiljöverket D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Underrättelse från Arbetsmiljöverket D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Beslut om förbud eller föreläggande från D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Arbetsmiljöverket Färdigställd utredning om kränkande särbehandling D OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år 39:2 2.3.4.3 Driva mångfaldsarbete Begäran från Diskrimineringsombudsmannen, om D OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år yttrande 39:2 Beslut från Diskrimineringsombudsmannen D OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år 39:2 Nämndens yttrande till Diskrimineringsombudsmannen D OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år 39:2 2.3.5 Personalhälsa 2.3.5.2 Hantera tillbud Tillbudsanmälan D OSL KIA Digitalt Bevaras 39:2 2.3.5.3 Hantera arbetsskada Olycksfallsanmälan D OSL KIA Digitalt Bevaras 39:2 2.3.5.4 Rehabilitering Rehabiliteringsutredning D OSL Heroma Digitalt Bevaras 5 år 39:2 Omplaceringsutredning av personliga skäl (medicinska) S OSL Personalakt Digitalt Bevaras Se inl Personliga skäl av medicinska orsaker. Sekretess. Jfr 39:2 och anm.2 disciplinåtgärder 2.3.2.5 och 2.3.8.2. papper Besked om omreglering av anställning p.g.a. partiell S OSL Personalakt Papper Bevaras Se inl sjukersättning 39:2 anm.2 Företagshälsovårdens bedömning av arbetsförmågan D OSL Heroma och Digitalt Bevaras 5 år / För handlingar i personalakt se inledande 39:2 personalakt och Se inl anmärkning 2. papper anm.2 2.3.5.25 Hantera övriga frågor Läkarintyg S OSL Arkivskåp hos HR- Papper Se anmärkning till Gallras vid inaktualitet men bevaras om läkarintyget 39:2 administratör höger ingår i rehabutredning. Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Polisanmälan inklusive bilagor S OSL Personalakt Papper Bevaras Se inl 39:2 anm.2 Delegationsbeslut om polisanmälan S OSL Personalakt Papper Bevaras Se inl 39:2 anm.2 Bekräftelse polisanmälan S OSL Personalakt Papper Bevaras Se inl 39:2 anm.2 2.3.8 Övriga personalåtgärder Anhöriglistor, medarbetare D: Nej Heroma, respektive Digitalt Gallras vid Hero chef eller inaktualitet ma papper 2.3.8.1 Hantera bisysslor Anmälan om bisyssla S Nej Personalakt Papper Gallras vid inaktualitet Beslut om förbud av bisyssla S Nej Personalakt Papper Bevaras Se inl Konkurrerande och arbetshindrande bisyssla finns i anm.2 MBLprotokollet. Förtroendeskadlig bisyssla är skriftligt beslut med motivering. Anmäls som delegationsbeslut. 2.3.8.2 Hantera Handlingar rörande varning S Nej HR Diarium och Digital Bevaras 5 år/ Exempelvis skriftliga varningar. Personalakt och Se inl disciplinåtgärder papper anm.2 2.3.9 Upphörande av anställning 2.3.9.1 Hantera egen Skriftlig uppsägning S Nej Personalakt Papper Bevaras Se inl anm.2 uppsägning Avgångsenkät i Heroma för medarbetare S Nej Chef Digitalt Gallras vid inaktualitet 2.3.9.2 Hantera uppsägning Omplaceringserbjudande S OSL Personalakt Digitalt Bevaras Se inl 39:2 och anm.2 från arbetsgivaren papper Underrättelse om uppsägning vid personliga skäl S Nej HR Diarium och Digitalt Bevaras 5 år/ Personalakt och Se inl papper anm.2 Varsel om uppsägning vid personliga skäl S Nej HR Diarium och Digitalt Bevaras 5 år/ Personalakt och Se inl papper anm.2 Besked om uppsägning vid personliga skäl och S Nej HR Diarium och Digitalt Bevaras 5 år/ arbetsbrist Personalakt och Se inl papper anm.2 Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Underrättelse om avsked S Nej HR Diarium och Digitalt Bevaras 5 år/ Personalakt och Se inl papper anm.2 Varsel om avsked S Nej HR Diarium och Digitalt Bevaras 5 år/ Personalakt och Se inl papper anm.2 Besked om avsked S Nej HR Diarium och Digitalt Bevaras 5 år/ Personalakt och Se inl papper anm.2 Besked om att anställning upphör p.g.a. hel S Nej Personalakt Papper Bevaras 5 år/ sjukersättning Se inl anm.2 Beslut om avgångsvederlag S Nej HR Diarium och Digitalt Bevaras 5 år/ Personalakt och Se inl papper anm.2 2.3.9.3 Hantera upphörande Varsel om att tidsbegränsad anställning upphör S Nej Pärm hos HR-admin Papper Gallras vid inaktualitet av tidsbegränsad anställning Besked om att tidsbegränsad anställning upphör S Nej Pärm hos HR-admin Papper Gallras vid inaktualitet 2.4 Ekonomi Inledande anmärkning: Ekonomihandlingarna förvaras i ekonomirummen i 1 år, varefter de flyttas till ekonomiarkivet. 2.4.1 Redovisning 2.4.1.1 Fakturera kunder Underlag för faktureringar S Nej Ekonomirummen, Papper Gallras efter 1 år I kronologisk ordning. ekonomiarkivet Kundfakturor S Nej Agresso Digitalt Gallras efter 7 år 2.4.1.2 Hantera leverantörsfakturor Underlag / bilagor till leverantörsfakturor S Nej Ekonomirummen / Papper Gallras efter 3 år ekonomiarkivet Leverantörsfakturor (ej skannade), utbetalningar med S Nej Ekonomirummen / Papper Gallras efter 7 år I verifikationsnummerordning. Avser pappersversion buntsammandrag ekonomiarkivet av bilagor (som av förvaltningen tilläggsskannas) såsom kvitton, följesedlar och deltagarlistor, som specifierar den skannade fakturan i Agresso. Följesedlar / fraktsedlar om uppgift ej finns på fakturan S Nej Agresso Digitalt Gallras efter 3 år Övriga utbetalningsverifikationer S Nej Agresso, Digitalt Gallras efter 7 år ekonomrummet / eller ekonomiarkivet papper Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Underlag till övriga utbetalningsverifikationer S Nej Agresso, Digitalt Gallras efter 7 år ekonomrummet / eller ekonomiarkivet papper 2.4.1.4 Bokföra och redovisa Bokföringsorder S Nej Ekonomirummen / Papper Gallras efter 7 år ekonomiarkivet 2.4.2 Kapitalförvaltning 2.4.2.6 Hantera kreditkort, Kvittenser för betalkort S Nej Ekonomirummen / Papper Gallras efter 7 år I kronologisk ordning. Swish och övriga ekonomiarkivet 2.4.3 Bidragsha ntering 2.4.3.1 Hantera statsbidrag Statsbidragsansökningar D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Underlag till statsbidragsansökningar D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats. Beslut / redovisning av statsbidragsansökningar D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Ansökan momsstatsbidrag S Nej Ekonomirummen / Digitalt Gallras efter 5 år ekonomiarkivet eller papper Redovisning av momsstatsbidrag S Nej Ekonomirummen / Digitalt Gallras efter 5 år ekonomiarkivet eller papper 2.5 Inköp 2.5.1 Inköp Endast upphandlingar till ett värde av minst 100.000 kr behöver dokumenteras. 2.5.1.1 - Hantera upphandling Avtal (med ev. bilagor & tillägg) D Nej Ciceron, Digitalt Bevaras 5 år Se inledande anmärkning 1.1.3 avseende 2.5.1.2 över / under nämndsekreterare eller pappersoriginal. Avtal gällande insatser för enskilda papper se Äldreomsorg 3.7.5.2. Avtal kan utöver registrering tröskelvärde i Ciceron också registreras i Cicerons avtalsmodul. Upphandlingsunderlag D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Anbudsinbjudan, branschvillkor, kravspecifikationer, avtalsvillkor, annonsering, förfrågningsunderlag. Anbudsutvärdering D OSL Ciceron Digital Bevaras 5 år OSL 19:3. Sekretess kan gälla på anbudsgivarens 19:3 begäran. Enligt rättspraxis sekretessbeläggs styckpriser, men inte totalpris eller det pris man utvärderar på. Anbud, antagna D OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år OSL19:3. Absolut sekretess gäller för samtliga 19:3 anbudshandlingar med bilagor fram till tilldelningsbeslut fattats eller ärendet avslutats på annat sätt. Sekretess kan gälla även därefter på anbudsgivarens begäran. Enligt rättspraxis sekretessbeläggs styckpriser, men inte totalpris eller det pris man utvärderar på. Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Anbud, ej antagna S OSL Upphandlingsmodul Digitalt Gallras efter 4 år OSL 19:3. Räknas från den dag avtal slöts eller 19:3 upphandling avbröts. Sekretess kan gälla på abudsgivarens begäran. Enligt rättspraxis sekretessbeläggs styckpriser, men inte totalpris eller det pris man utvärderar på. Öppningsprotokoll S Nej J: \ VAF Ekonomi Digitalt Gallras efter 4 år Gäller om det i förekommande fall sker på förvaltningen. Över tröskelvärde hanteras av Stadsledningskansliet koncerninköp. Korrespondens med anbudsgivare S Nej Upphandlingsmodul Digitalt Gallras efter 4 år Leverantörsutvärdering S Nej Upphandlingsmodul Digitalt Gallras efter 4 år Anbudssammanställning D OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år 19:3 Tilldelningsbeslut D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Protokoll och handlingar vid avtalsuppföljning D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Gäller om det i förekommande fall sker på förvaltningen. Över tröskelvärde hanteras av Kommunstyrelseförvaltningen, koncerninköp. Beslut om uppsägning av avtal D Nej Ciceron, Digitalt Bevaras 5 år Hanteras på samma sätt som avtalet uppsägningen nämndsekreterare rör. Fullmakter D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Överklagan upphandling D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Gäller om det i förekommande fall sker på förvaltningen. Över tröskelvärde hanteras av Kommunstyrelseförvaltningen, koncerninköp. Beslut / domar i domstol D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Gäller om det i förekommande fall sker på förvaltningen. Över tröskelvärde hanteras av Kommunstyrelseförvaltningen, koncerninköp. Begäran om yttrande till domstol D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Gäller om det i förekommande fall sker på förvaltningen. Över tröskelvärde hanteras av Kommunstyrelseförvaltningen, koncerninköp. D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Nämndens yttrande till domstol (delegationsbeslut) 2.5.1.3 Avropa och göra Beställningsbekräftelse, orderbekräftelse, S Nej Respektive Digitalt Gallras vid direktinköp leveransbekräftelse etc verksamhet eller inaktualitet papper Avrop på andra myndigheters upphandlade ramavtal (ex D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år VGR) Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet 2.6 Lokalförsörjning och fastighetsunderhå ll 2.6.1 Hyresprocessen 2.6.1.1 Inhyrning Framställan D Nej Ciceron Digital Bevaras Beställningar D Nej Ciceron Digital Bevaras Återkallande av beställningar D Nej Ciceron Digital Bevaras Kopior på ritningar över lokaler som nämnden hyr S Nej J:\Vard och Digital Gallras vid aldreforvaltningen inaktualitet ekonomifunktionen\ Lokaler\Ritningar Regler för ansvars - och kostnadsfördelning för Borås D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Fördelningsnyckel. Stads verksamhetslokaler (Blå boken) Lokalbehovsplan D Nej Ciceron Digital Bevaras 2.6.2 Byggprocessen 2.6.2.1 Byggnation Handlingar rörande ombyggnation eller nybyggnation D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Ramprogram för vård- och omsorgsboende D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år 2.7 Inventariehanterin g 2.7.1.0 Leda - styra - Inventarieförteckningar S Nej Viva Digitalt Gallras vid Grundutrustning registreras i Viva. organisera inaktualitet Uppgifter om stöldskyddsmärkta inventarier S Nej EasyApp Digitalt Gallras vid inaktualitet Nyckelkvittenser och förteckningar över utlämnade S Nej Lokalsamordnare Papper Gallras vid nycklar inaktualitet Polisanmälan D Nej / Ciceron Digital Bevaras 5 år OSL kap 15,17- 19, 21,22, 25, 26, 39 m.fl Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Delegationsbeslut om polisanmälan D Nej / Ciceron Digital Bevaras 5 år OSL kap 15,17- 19, 21,22, 25, 26, 39 m.fl Bekräftelse polisanmälan D Nej / Ciceron Digital Bevaras 5 år OSL kap 15,17- 19, 21,22, 25, 26, 39 m.fl 2.8 Kris- och säkerhet 2.8.1 Intern krisledning Se Arkivmyndighetens skrivelse om ”Utökat bevarande av handlingar kopplade till kriser” för mer information om hanteringen av handlingar vid kris, 2.8.1.1 Utöva intern krisledning Kontaktlistor S OSL J:VAF Krisledning Digitalt Gallras vid 15:2, och inaktualtiet och papper 17:1 Informationsutskick D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Beredskapsberättelse D OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år 15:2, och 17:1 Krisledning - Rutin vid samhällsstörningar och S Nej Canea Digitalt Gallras vid Ersätts med ny vid gallring. extraordinära händelser inaktualitet Mallar för krisledningsstaber S Nej Canea Digitalt Gallras vid Ersätts med ny vid gallring. inaktualitet Händelselogg D OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Scannas och diarieförs i de fall dokumentationen är i 15:2, pappersform. och 17:1 Loggbok D OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Scannas och diarieförs i de fall dokumentationen är i 15:2, pappersform. och 17:1 Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Startmöte D OSL Ciceon Digitalt Bevaras 5 år Scannas och diarieförs i de fall dokumentationen är i 15:2, pappersform. och 17:1 Stabsorientering OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Scannas och diarieförs i de fall dokumentationen är i 15:2, pappersform. och 17:1 Lägesbild OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Scannas och diarieförs i de fall dokumentationen är i 15:2, pappersform. och 17:1 Resursöversikt OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Scannas och diarieförs i de fall dokumentationen är i 15:2, pappersform och 17:1 Uppdragslogg OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Scannas och diarieförs i de fall dokumentationen är i 15:2, pappersform. och 17:1 Beslutslogg OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Scannas och diarieförs i de fall dokumentationen är i 15:2, pappersform. och 17:1 Frågor och förslag OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Scannas och diarieförs i de fall dokumentationen är i 15:2, pappersform. och 17:1 Bemanningsplan OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Scannas och diarieförs i de fall dokumentationen är i 15:2, pappersform. och 17:1 Avlösningsplan OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Scannas och diarieförs i de fall dokumentationen är i 15:2, pappersform och 17:1 Kontaktlista OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Scannas och diarieförs i de fall dokumentationen är i 15:2, pappersform. och 17:1 Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Kommunikativt läge OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Scannas och diarieförs i de fall dokumentationen är i 15:2, pappersform. och 17:1 Utvärdering OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Scannas och diarieförs i de fall dokumentationen är i 15:2, pappersform. och 17:1 2.8.2 Kris- och säkerhetsarbete 2.8.2.1 Bedriva systematiskt Risk- och sårbarhetsanalys (RSA) D OSL Ciceron Digitalt Bevaras Avser förvaltningsövergripande RSA som del i riskhanteringsarbete 15:2, kommunövergripande och nationell krisberedskap. och 17:1 Plan för samhällsstörningar och extraordinära händelser D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Beredskapsplaner, till exempel evakueringsplaner och D OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 åt Avser förvaltningsövergripande risk- och beredskap vid cyberattack 15:2, sårbarhetsanalys (RSA) som del i och kommunövergripande och nationell krisberedskap. 17:1 Reservrutiner S Nej Canea, pärm på Digitalt Gallras vid Kontinuitetsplaner benämns reservrutiner inom Vård- respektive enhet eller inaktualitet och och äldrenämnden. papper ersätts med ny 2.8.2.2 Bedriva systematiskt Dokumentation från systematiskt brandskyddsarbete S Nej Respektive enhet Papper Gallras vid brandskyddsarbete inaktualitet Inspektionsrapporter brandstillsyn D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år 2.9 Information och marknadsföring 2.9.2 Informationsförsörjni ng 2.9.2.1 Publicera på extern Hemsidor, webbsidor D Nej SiteVision Digitalt Gallras vid Kommunstyrelsen ansvarar för Borås interna och webb inaktualitet externa webbplatser och bevarandet hanteras i deras informationshanteringsplan. 2.9.2.2 Publicera på intern Hemsidor, webbsidor S Nej Intranätet Digitalt Gallras vid Kommunstyrelsen ansvarar för Borås interna och webb inaktualitet externa webbplatser och bevarandet hanteras i deras informationshanteringsplan. 2.9.2.3 Publicera på sociala Facebooksidor S Nej Digitalt Bevaras 5 år medier Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Regi Sekrete Förvaringsplats / Medium Bevaras / Gallras Arkivmed Lev.fri Anmärkningar streri ss Sorteringsordning ium /- st Verksamhetsområ ng format de Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet LinkedIn S Nej Extern sida. Digitalt Gallras vid Annonser gallras när ansökningstid gått ut. inaktualtiet Gemensam för sociala klustret. Instagram S Nej Digitalt Bevaras 5 år 2.9.2.4 Hantera releaser och Pressmeddelanden och pressinbjudningar S Nej MyNewsDesk Digitalt Se anm 5 år Kommunstyrelsen ansvarar för pressmeddelanden presskontakter och pressinbjudningar och bevarandet hanteras i deras informationshanteringsplan. Hantera broschyrer Informationsskrifter, affischer och broschyrer målgrupp D Nej Ciceron / Digitalt Bevaras 5 år Registreras årsvis. externa mottagare brukare, allmänhet Kommunikatör eller papper 2.9.2.6 Annonsera Annonser i tidskrift och dagstidningar. Målgrupp externa D Nej Ciceron / Digitalt Bevaras 5 år Registreras årsvis. mottagare brukare, allmänhet Kommunikatör eller papper Annonser i ljud- och bildmedia (ej sociala medier) S Nej Massmedia Digitalt Gallras vid inaktualitet Annonser i sociala medier S Nej Sociala medier Digitalt Gallras vid inaktualitet 2.9.2.25 Övriga frågor Nyhetsbrev till medarbetare (internt) S Nej J-mapp på Digitalt Gallras vid (informationsförsörjnin respektive enhet inaktualitet g) Presentationsmaterial, till exempel dokument i S Nej J-mapp på Digitalt Gallras vid powerpoint respektive enhet inaktualitet Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp RegistreringSekretess Förvaringsplats / Medium Bevaras / Arkivmediu Lev.-frist Anmärkningar Sorteringsordning Gallras m / Verksamhetsområde -format Processgrupp Process Underprocess/Aktivitet Övergripande anmärkning: För handlingar av tillfällig eller liten betydelse gallras enligt Vård- och äldrenämndens beslut 2020-06-16 § 78, se bilaga. I detta gallringsbeslut avses handlingar av tillfällig eller liten betydelse för verksamheten som vare sig behöver hållas ordnade eller registreras och som regleras i 5 kap. 1§ 4 st. Offentlighet och sekretesslagen (2009:400) 3 Kommunal kärnverksamhet 3.7 Vård och omsorg Inledande anmärkning: SoL-handlingar för personer födda den 5, 15, 25 varje månad bevaras för forskningens behov. Handlingarna översänds till Stadsarkivet 5 år efter sista anteckning. SoL-handlingar för personer födda övriga datum gallras 5 år efter sista anteckning. Pappershandlingar gallras efter skanning till ärendehanteringssystemet VIVA enligt Vård- och äldrenämndens beslut 2020- 09-21. Vid leverans av pappersburna personakter enligt SoL ska det vara en personakt per person, där både myndighetsdelen och verkställighetsdelen ingår. Gallringsbeslutet gäller inte retroaktivt och avser pappershandlingar som inkommit till myndigheten från och med 2021-01-01. 3.7.0 Ledning 3.7.0.1 Leda och styra Kvalitetsdokument och kvalitetsredovisning D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Enkäter, egenproducerade S Nej Handläggare Digitalt eller Se anmärkning till höger Gallras då sammanställningen är klar. papper Inkomna enkätsvar S Nej Handläggare Papper, digital Gallras efter 2 år Om bearbetning och sammanställning gjorts. Sammanställningar av resultat av S Nej Ciceron Digital Se anmärkning till höger 5 år Bevaras om sammanställningen innehåller egenproducerade enkäter information som är av betydande värde för förvaltningen eller framtida forskning. Bevara då alltid ett exemplar av undersökningens frågeställningar om dessa inte tydligt framgår av sammanställningen. Övriga sammanställningar gallras vid inaktualitet. Svar på externa enkäter D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Enkäter från andra myndigheter. Polisanmälan D Nej / OSL Ciceron Digital Bevaras 5 år kap 15,17- 19, 21,22, 25, 26, 39 med flera Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp RegistreringSekretess Förvaringsplats / Medium Bevaras / Arkivmediu Lev.-frist Anmärkningar Sorteringsordning Gallras m / Verksamhetsområde -format Processgrupp Process Underprocess/Aktivitet Delegationsbeslut om polisanmälan D Nej / OSL Ciceron Digital Bevaras 5 år kap 15,17- 19, 21,22, 25, 26, 39 med flera Bekräftelse polisanmälan D Nej / OSL Ciceron Digital Bevaras 5 år kap 15,17- 19, 21,22, 25, 26, 39 med flera 3.7.0.3 Rapportera och utreda Rapport enligt lex Sarah D OSL 26:1 VIVA, Ciceron Digital Se anmärkning till höger Handling i Ciceron bevaras. För handling i avvikelser SoL / LSS och HSL, VIVA, se inledande anmärkning 3.7 lex Sarah och lex Maria Utredning lex Sarah D OSL 26:1 VIVA, Ciceron Digital Se anmärkning till höger Handling i Ciceron bevaras. För handling i VIVA, se inledande anmärkning 3.7 Avvikelser enligt SoL D OSL 26:1 VIVA Digital Se inledande anmärkning 5 år Rapport, utredning och uppföljning Vidtagna åtgärder med anlending av lex D OSL 26:1 VIVA Digital Se inledande anmärkning Sarah-rapport Avvikelser enligt HSL D OSL 25:1 VIVA Digtal Se inledande anmärkning 1 under HSV 10 år Rapport, utredning och uppföljning. 3.7.6 Kopior på avvikelser enligt HSL som förvaras i pärm hos MAS / MAR, gallras vid inaktualitet. Anmälan till IVO: lex Sarah och lex Maria D OSL 25:1 / Ciceron Digital Bevaras 5 år Kopia på handlingar, t ex journalhandlingar ur OSL 26:1 Viva, som utgör underlag för yttrande eller beslut ska inte registreras i ärendet. Klagomål via IVO: Meddelande om D OSL 25:1 / Ciceron, VIVA Digtal Bevaras 5 år registrerat klagomål som gäller brukare och OSL 26:1 patienter, återsänds till förvaltningen (klagomålet kan användas vid framtida tillsynsärenden) Kompletteringar till IVO D OSL 25:1 / Ciceron, VIVA Digital Bevaras 5 år OSL 26:1 Begäran från IVO om yttrande / handlingar. D OSL 25:1 / Ciceron Digital Bevaras 5 år Gäller brukare och patienter. OSL 26:1 Beslut från IVO D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år 3.7.0.4 Rapportera och utreda Organisatoriska avvikelser S Nej Canea Digital Gallras efter 2 år organisatoriska avvkelser Rapport riskanalys, övergripande enligt D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år 3.7.0.5 Riskanalys Socialstyrelsens kvalitetsledningssystem Uppföljning riskanalys, övergripande enligt D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Socialstyrelsens kvalitetsledningssystem Riskanalys, verksamhetsnära enligt S Nej J:/ Berörd enhet, Digital Gallras efter 5 år Socialstyrelsens kvalitetsledningssystem Stratsys 3.7.0.8 Kvalitetsgranskning Meddelande från IVO: Inkommet klagomål / D OSL 25:1 / Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Om det förekommer en synpunkt i Infracontrol synpunkt OSL 26:1 Online i samma ärened, avslutas synpunkten där och registreras i diariet. Yttrande till IVO med anledning av klagomål D OSL 25:1 / Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Kopia på handlingar, t ex journalhandlingar ur / synpunkt OSL 26:1 Viva, som utgör underlag för yttrande eller beslut ska inte registreras i ärendet. Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp RegistreringSekretess Förvaringsplats / Medium Bevaras / Arkivmediu Lev.-frist Anmärkningar Sorteringsordning Gallras m / Verksamhetsområde -format Processgrupp Process Underprocess/Aktivitet Utredning med anledning av klagomål som D OSL 25:1 / Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Kopia på handlingar, t ex journalhandlingar ur återsänts av IVO till nämnden. OSL 26:1 Viva, som utgör underlag för yttrande eller beslut ska inte registreras i ärendet. Beslut från IVO med anledning av klagomål / D OSL 25:1 / Ciceron Digitalt Bevaras 5 år synpunkt OSL 26:1 Svar till den som lämnat klagomål D OSL 25:1 / Ciceron Digitalt Bevaras 5 år OSL 26:1 Meddelande om IVO-tillsyn D OSL 25:1 / Ciceron Digitalt Bevaras 5 år OSL 26:1 Begäran från IVO om yttrande / handlingar D OSL 25:1 / Ciceron Digitalt Bevaras 5 år från nämnd. Gäller tillsyn OSL 26:1 Nämndens yttrande till IVO inklusive D OSL 25:1 / Ciceron Digitalt Bevaras 5 år begärda handlingar. Gäller tillsyn OSL 26:1 Beslut efter IVO-tillsyn D OSL 25:1 / Ciceron Digitalt Bevaras 5 år OSL 26:1 Rapport från verksamhetsgranskning D Nej / OSL Ciceron Digitalt Bevaras 5 år 25:1/OSL 26:1 Begäran från Justitieombudsmannen, om D OSL 25:1 / Ciceron Digitalt Bevaras 5 år yttrande OSL 26:1 Beslut från Justitieombudsmannen D OSL 25:1 / Ciceron Digitalt Bevaras 5 år OSL 26:1 Nämndens yttrande till D OSL 25:1 / Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Justitieombudsmannen OSL 26:1 3.7.0.9 Rapprtering av ej verkställda Rapportering av ej verkställda gynnande D Nej Ciceron Digitalt Bevaras 5 år gynnande beslut SoL beslut SoL Sammanställning av rapportering till IVO av D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år gynnande beslut som inte verkställts i tid Fråga eller begäran från IVO gällande ej D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år verkställda beslut Yttrande till IVO med anledning av ej D OSL 25:1 / Ciceron Digital Bevaras 5 år Kopia på handlingar, t ex journalhandlingar ur verkställt gynnande beslut OSL 26:1 Viva, som utgör underlag för yttrande eller beslut ska inte registreras i ärendet. Beslut från IVO D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år 3.7.0.25 Hantera övriga frågor Nyckelkvittenser, enhetens nycklar S OSL 26:1 Enheten Digitalt eller Gallras vid inaktualitet Efter återlämnande. papper Nyckelkvittenser, brukares nycklar D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande anmärkning papper Nyckellistor, brukares nycklar S OSL 26:1 Axsor Digital Gallras vid inaktualitet Under ständig uppdatering. Larmloggar S OSL 26:1 Webaccess Digitalt Gallras efter 2 år Larmrapporter med register S OSL 26:1 Webaccess Digitalt Gallras efter 5 år 3.7.1 Gemensam verksamhet 3.7.1.1 Handlägga avgifter och Underlag för fastställande av avgift D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande anmärkning 5 år Inkomstförfrågan ersättningar papper Registerkontroller som endast har tillfällig D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Gallras vid inaktualitet betydelse papper Överklagan inkl bilagor D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande anmärkning 5 år papper Fakturor D OSL 26:1 VIVA Digitalt Gallras efter 7 år Faktureringsunderlag D OSL 26:1 J-mapp, VIVA Digital Gallras vid inaktualitet Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp RegistreringSekretess Förvaringsplats / Medium Bevaras / Arkivmediu Lev.-frist Anmärkningar Sorteringsordning Gallras m / Verksamhetsområde -format Processgrupp Process Underprocess/Aktivitet Avgiftsbeslut D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande anmärkning 5 år Beslut som ska bevaras förvaras i papper pappersjournal i väntan på att avgiftsmodulen i Viva kopplas till e-arkiv. Jämkning D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande anmärkning 5 år papper Makulering av faktura D OSL 26:1 VIVA Digitalt Gallras vid inaktualitet Beslut och domar i domstol D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande anmärkning 5 år papper Begäran om yttrande D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande anmärkning 5 år papper Nämndens yttrande till domstol D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande anmärkning 5 år (delegationsbeslut) papper Meddelande från inkassobolag och D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Gallras vid inaktualitet kronofogdemyndighet om skulder papper 3.7.1.2 Hantera återkrav Återkravshandlingar D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande anmärkning 5 år papper 3.7.1.3 Hantera ansvar och Begäran om överflyttning från annan D OSL 26:1 Ciceron Digitalt Bevaras 5 år ersättningar mellan kommunerkommun Begäran om överflyttning av ärende till D OSL 26:1 VIVA Digitalt Se inledande anmärkning 5 år annan kommun Handlingar rörande tillfällig vistelse i egen D OSL 26:1 VIVA Digitalt Se anmärkning till höger Gallras, 5 år efter personen ej varit aktuell i eller annan kommun socialregistret. Underrättelse från IVO om möjlighet att D OSL 26:1 Ciceron Digitalt Bevaras lämna yttrande om överflyttning till annan kommun Begäran från IVO om överflyttning D OSL 26:1 Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Nämndens yttrande till IVO om överflyttning D OSL 26:1 Ciceron Digitalt Bevaras 5 år till annan kommun 3.7.1.4 Tillhandahålla främjande och Aktivitetsutbud, program i dagverksamhet S Nej Planeringsbok Papper Gallras vid inaktualitet förebyggande åtgärder Deltagarstatistik i dagverksamhet S Nej J:mapp VAF Digitalt Gallras efter 1 år Dagverksamhet: Levnadsberättelse S Nej Pärm på enhet Papper Gallras vid inaktualitet Intresseanmälan surfplatta S OSL 26:1 Selfpoint Digital Gallras efter 7 år Beställningsunderlag: Surfplatta för seniorer S OSL 26:1 SelfPoint, beställning Digitalt Gallras 7 år efter återlämnande Avtal: Surfplatta för seniorer S OSL 26:1 Pärm på enhet Papper Gallras 7 år efter återlämnande Avtal för surfplattor som har återlämnats sorteras årsvis och levereras till Ramnåsgatan i sju år innan gallring. 3.7.1.6 Hantera enskildas privata Förtydligande: För privata medel gäller ej medel inledande anmärkning 3.7.0. Gallring sker oavsett personens födelsedatum. Överenskommelse S OSL 26:1 Personakt Papper Gallras efter 7 år Inventarieförteckning S OSL 26:1 Personakt Papper Se anmärkning till höger Gallras 5 år efter brukare flyttar eller avlider Förbindelse att hantera privata medel S Nej Personalakt Papper Se anmärkning till höger När anställningen har upphört ska handling (personal) gallras, dock senaste efter 1 år OSL 26:1 Brandfördröjande skåp Kassablad kontanter S på enhet Papper Gallras efter 7 år OSL 26:1 Brandfördröjande skåp Kassablad bankmedel S på enhet Papper Gallras efter 7 år Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp RegistreringSekretess Förvaringsplats / Medium Bevaras / Arkivmediu Lev.-frist Anmärkningar Sorteringsordning Gallras m / Verksamhetsområde -format Processgrupp Process Underprocess/Aktivitet OSL 26:1 Brandfördröjande skåp Kassablad kontokort S på enhet Papper Gallras efter 7 år Brandfördröjande skåp Kassablad handkassekort S Nej på enhet Papper Gallras efter 7 år OSL 26:1 Brandfördröjande skåp Tillfällig fullmakt S på enhet Papper Gallras vid inaktualitet OSL 26:1 Brandfördröjande skåp Kvittens vid in- och utflyttning S på enhet Papper Gallras vid inaktualitet 3.7.1.7 Tillhandhålla måltider för Beställningslistor varubeställningar S Nej Matilda, J-mapp, på Digitalt eller Gallras vid inaktualitet brukare / patienter / externa enhet, pärm på enhet papper kunder Beställningslistor portionsbeställningar S Nej Matilda, J-mapp på Digitalt eller Gallras vid inaktualitet enhet, pärm på enhet, papper mejl Specialkostblanketter S OSL 25:1 Viva, Pärm på enhet Digitalt (Viva) Gallras vid inaktualitet Underlag hämtas ur patientjournalen i Viva. Papper (kostenheten) Statistik över matsvinn S Nej Matilda Digital Gallras vid inaktualitet Matsedlar S Nej Matilda / omsorgen.se Digital Gallras vid inaktualitet (app) Inspektionsrapporter, livsmedel och lokaler D Nej Ciceron, pärm på enhet Digitalt eller Bevaras Handlingar mejlas från myndigheten till papper respektive enhetschef som vidarebefordrar till diariet. Serveringstillstånd restauranger D Nej Ciceron Digtal Bevaras Besked om upphörande av D Nej Ciceron Digital Bevaras serveringstillstånd Egenkontroller hygien och livsmedel, S Nej Pärm på enhet Papper Gallras efter 2 år HACCP 3.7.1.8 Tillhandahålla lokalvård Städinstruktinoner och städrutiner S Nej J-mapp på enhet, pärm Digitalt eller Gallras vid inaktualitet Ersätts med ny när inaktuell gallras. på enhet papper Kemikalielistor och säkerhetsdatablad S Nej J-mapp på enhet, pärm Digitalt eller Gallras vid inaktualitet Ersätts med ny när inaktuell gallras. på enhet papper Egenkontroller, kvalitetskontroll S Nej J-mapp på enhet, pärm Digitalt eller Gallras efter 2 år på enhet papper Inspektionsrapporter lokaler D Nej Ciceron, pärm på enhet Digitalt eller Bevaras Handlingar mejlas från myndigheten till papper respektive enhetschef som vidarebefordrar till diariet. Föreläggande om krav på åtgärd, mijötillsyn D Nej Ciceron, pärm på enhet Digitalt eller Bevaras 5 år Till exempel legionella-ärende papper Beslut om att avsluta ärende, miljötillsyn D Nej Ciceron, pärm på enhet Digitalt eller Bevaras 5 år Till exempel legionella-ärende papper Beslut om avgift för uppföljnade tillsyn av D Nej Ciceron, pärm på enhet Digitalt eller Bevaras 5 år Till exempel legionella-ärende vård- och omsorgsboende, miljötillsyn papper Provrapporter, mijö S Nej Pärm på enhet Papper Gallras efter 2 år Till exempel legionella-ärende Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp RegistreringSekretess Förvaringsplats / Medium Bevaras / Arkivmediu Lev.-frist Anmärkningar Sorteringsordning Gallras m / Verksamhetsområde -format Processgrupp Process Underprocess/Aktivitet 3.7.1.9 Tillhandahålla Beställningar av uppdrag S Nej Intranätet, J-mapp på Digital Gallras vid inaktualitet Går in som pdf via outlook. Blir fakturaunderlag vaktmästeritjänster, kyld mat enhet, mappar i outlook, papper och resursgruppen Beställningar till Borås Energi och Miljö: S Nej J-mapp på enhet Digital Gallras vid inaktualitet Vaktmästare beställer hämtning av farligt Farligt avtfall, vaktmästeri avfall, av Borås Energi och Miljö. Kopia från Borås Energi och miljö: S Nej J-mapp på enhet Digital Gallras vid inaktualitet Rapporteras av och diarieförs hos Borås rapportering till Naturvårdsverket, farligt Energi och Miljö. Ska uppvisas vid tillsyn. avfall Inspektionsrapporter, livsmedel och lokaler D Nej Ciceron, pärm på enhet Digitalt eller Bevaras Handlingar mejlas från myndigheten till papper respektive enhetschef som vidarebefordrar till diariet. Egenkontroll kylkedja S Nej Pärm på enhet Papper Gallras efter 2 år Avvikelser S Nej J-mapp på enhet Digital Gallras vid inaktualitet Rör bland annat kyld mat (till exempel missade brukare, frånvarande brukare vid leverans) och läkemedel kvarglömt i bil Skadeanmälan fordon till Servicekontoret S Nej J-mapp på enhet Digital Gallras efter 7 år Efter 7 år gallras anmälan hos Servicekontoret Skadekontroller för fordon: protokoll och S Nej J-mapp på enhet Digital Gallras efter 2 år Lämnas från Resursgruppens bilhall / biltvätt fotografier till berörd verksamhet Kvittens upphittade föremål i bilar S Nej J-mapp på enhet Digital Gallras vid inaktualitet Schema på uppdrag samt tidsåtgång för S Nej Outlook, pdf i J-mapp Digital Gallras efter 2 år uppdrag (Resursgruppen) som backup Kvittens arbetskläder S Nej J-mapp på enhet Digital Gallras vid inaktualitet Gallras när anställtning avslutas Praktikanvisningar från ALN, Resursgruppen S Nej J-mapp på enhet Digital Gallras vid inaktualitet Gallras när anställtning avslutas Nyckelkvitttens S Nej J-mapp på enhet Digital Gallras vid inaktualitet Gallras när anställtning avslutas Underskritt fordonspolicy S Nej J-mapp på enhet Digital Gallras vid inaktualitet Gallras när anställtning avslutas Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Registrering Sekretess Förvaringsplats / Medium Bevaras / Arkivmediu Lev.-frist Anmärkningar Sorteringsordning Gallras m / Verksamhetsområde -format Processgrupp Process Underprocess/Aktivitet Övergripande anmärkning: För handlingar av tillfällig eller liten betydelse gallras enligt Vård- och äldrenämndens beslut 2020-06-16 § 78, se bilaga. I detta gallringsbeslut avses handlingar av tillfällig eller liten betydelse för verksamheten som vare sig behöver hållas ordnade eller registreras och som regleras i 5 kap. 1§ 4 st. Offentlighet och sekretesslagen (2009:400) 3 Kommunal kärnverksamhet 3.7 Vård och omsorg Inledande anmärkning: SoL-handlingar för personer födda den 5, 15, 25 varje månad bevaras för forskningens behov. Handlingarna översänds till Stadsarkivet 5 år efter sista anteckning. SoL-handlingar för personer födda övriga datum gallras 5 år efter sista anteckning. Pappershandlingar gallras efter skanning till ärendehanteringssystemet VIVA enligt Vård- och äldrenämndens beslut 2020-09-21. Vid leverans av pappersburna personakter enligt SoL ska det vara en personakt per person, där både myndighetsdelen och verkställighetsdelen ingår. Gallringsbeslutet gäller inte retroaktivt och avser pappershandlingar som inkommit till myndigheten från och med 2021-01-01. 3.7.5 Insatser för äldre och funktionsnedsatta 3.7.5.0 Leda och organisera Protokoll från VÄN Pensionärsråd D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Justeras digitalt med Verified från 2026. Kopia utan underskrift publiceras på webben och finns i Ciceron som anmälningsärende till VÄN. Kallelse och dagordning VÄN pensionärsråd S Nej J:\VAF Digital Gallras vid Namnden\Pensionärsrå inaktualitet det Mötesanteckningar från samrådsgrupp D Nej Ciceron Digital Bevaras 5 år Mötesanteckningar från boenderåd på vård- S Nej J: vård-och Digital Gallras vid och omsorgsboende omsorgsboende, inaktualiet enheten 3.7.5.2 Handlägga socialtjänst VÄF Se inledande anmärkning. Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Registrering Sekretess Förvaringsplats / Medium Bevaras / Arkivmediu Lev.-frist Anmärkningar Sorteringsordning Gallras m / Verksamhetsområde -format Processgrupp Process Underprocess/Aktivitet Avtal med extern utförare om köp eller S OSL 26:1 Ciceron Digitalt Bevaras 5 år Avser avtal om köp eller försäljning av insats, försäljning av individuell insats boendeplats, korttidsplats etc av extern utförare, kommun eller enskild. Ansökningar om insatser (till exempel D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år hemtjänst, plats på vobo, trygghetslarm ) papper anmärkning med eventuella bilagor Anmälan eller ansökan om behov av god D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år man / förvaltare papper anmärkning Beslut om god man / förvaltare / ombud eller D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år annan ställföreträdare papper anmärkning God man / förvaltare / förmyndare, D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år handlingar rörande papper anmärkning Beslut i enskilt ärende D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning Beslutsunderlag D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning Dokumentation av planering som rör den D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år T.ex. genomförandeplan, överenskommelse, SAMSA enskilde papper anmärkning Anmälningar och förhandsbedömningar som D OSL 26:1 VIVA Digitalt eller Gallras 5 år inte leder till någon åtgärd papper Fullmakt D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning Registerkontroller som utgör underlag för D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år Tillförs akten i läsbar form. beslut papper anmärkning Registerkontroller som endast har tillfällig D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Gallras vid betydelse papper inaktualitet Beslut / domar D OSL 25:1 / VIVA Digitalt eller Se inledande 5 år OSL 26:1 papper anmärkning Överklagande med bilagor D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning Begäran om yttrande D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning D OSL 25:1 / VIVA Digitalt eller Se inledande Nämndens yttrande till domstol OSL 26:1 papper anmärkning (delegationsbeslut) 5 år Yttrande till annan myndighet D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning Utredningar i enskilt ärende D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning Kopior av anteckningar från annan kommun D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år eller region papper anmärkning Inkomna och utgående handlingar av D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år betydelse i ärenden papper anmärkning Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Registrering Sekretess Förvaringsplats / Medium Bevaras / Arkivmediu Lev.-frist Anmärkningar Sorteringsordning Gallras m / Verksamhetsområde -format Processgrupp Process Underprocess/Aktivitet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Gallras vid etcetera papper inaktualitet Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Gallras vid uppsägningar etcetera) papper inaktualitet Anmälan om misstänkt bidragsbrott D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning Utredning misstänkt bidragsbrott D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning Polisanmälan inklusive bilagor D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning Delegationsbeslut om polisanmälan D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning Bekräftelse polisanmälan D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning 3.7.5.3-3.7.5.5 Ge stöd i ordinärt boende Åtgärdsregistrering / journalanteckning D OSL 26:1 VIVA Digital Se inledande 5 år (exempelvis Hemtjänst, anmärkning trygghetslarm, dagverksamhet) Beställning från Myndighetsenheten D OSL 26:1 VIVA Digital Se inledande 5 år anmärkning Löpande arbetsanteckningar D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Gallras vid När dokumentation sammanfattats i personakt. papper inaktualitet Planering av genomförande av insatser D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Gallras vid papper inaktualitet Genomförandeplaner D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning Levnadsberättelser D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning Inkomna och utgående handlingar av D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år betydelse i ärendet papper anmärkning Inkomna och utgående handlingar av tillfällig D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Gallras vid betydelse och / eller rutinmässig karaktär papper inaktualitet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Gallras vid och / eller rutinmässig karaktär papper inaktualitet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning Trygghetslarm, register över innehavare, D OSL 26:1 SOS Alarm Digitalt Gallras efter 2 år händelseloggar Insatsplanering D OSL 26:1 TES Digitalt Gallras vid inaktualitet Handlingsplaner för verksamheten / enheten S OSL 25:1 / J-mapp eller pärm på Digitalt eller Gallras vid OSL 26:1 / enheten papper inaktualitet kap 39 3.7.5.6-3.7.5.7 Ge stöd i särskilt boende Åtgärdsregistrering / journalanteckning D OSL 26:1 VIVA Digital Se inledande 5 år (korttid, växelvård, vård- och anmärkning omsorgsboende) Beställning från Myndighetsenheten D OSL 26:1 VIVA Digital Se inledande 5 år anmärkning Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Registrering Sekretess Förvaringsplats / Medium Bevaras / Arkivmediu Lev.-frist Anmärkningar Sorteringsordning Gallras m / Verksamhetsområde -format Processgrupp Process Underprocess/Aktivitet Löpande arbetsanteckningar D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Gallras vid När dokumentation sammanfattats i personakt. papper inaktualitet Planering av genomförande av insatser D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Gallras vid papper inaktualitet Genomförandeplaner D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning Levnadsberättelser D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning Inkomna och utgående handlingar av D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år betydelse i ärendet papper anmärkning Inkomna och utgående handlingar av tillfällig D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Gallras vid betydelse och / eller rutinmässig karaktär papper inaktualitet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Gallras vid och / eller rutinmässig karaktär papper inaktualitet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet D OSL 26:1 VIVA, Personakt Digitalt eller Se inledande 5 år papper anmärkning Trygghetslarm, register över innehavare, D OSL 26:1 Everon Digitalt Gallras efter 2 år händelseloggar Handlingsplaner för verksamheten / enheten S OSL 25:1 / J-mapp eller pärm på Digitalt eller Gallras vid OSL 26:1 / enheten papper inaktualitet kap 39 3.7.5.22 Bostadsanpassning Inledande anmärkning för 3.7.5.22: Sorteras efter fastighetsbeteckning vid arkivläggning. Inkommande pappershandlingar skannas och gallras. Inkommande pappershandlingar som tillhör ett ärende i verksamhetssystemet BAB-Online, skannas för att därefter gallras. Innan gallringen kan verkställas ska förvaltningen ha säkerställt att: - Skanning har gjorts till ett filformat som är godkänt för bevarande enligt Stadsarkivets anvisningar. - Kontroll har gjorts för att garantera att gallringen inte medför förlust av betydelsebärande information eller möjligheten att fastställa autenticiteten. - Kontroll har gjorts att gallringen inte möter hinder i lagstiftning eller påverkar informationens bevisvärde. Beslut gäller från 2022-01-01. Journalanteckning D OSL 26:12 VIVA, BAB Digital Gallras efter 10 år När beslutshandläggning har införts i BAB-Online avslutas registrering i VIVA. Ansökan från enskild om bidrag i form av D OSL 26:12 BAB Digital Gallras efter 10 år bostadsanpassning, inklusive intyg, ev uppdragsblankett (ang hantverkare), ev åtgärdsförslag från arbetsterapeut Inkomna och utgående handlingar av tillfällig D OSL 26:12 BAB Digitalt eller Gallras vid betydelse i ärendet och / eller rutinmässig papper inaktualitet karaktär Beslutsunderlag utifrån ansökan om D OSL 26:12 VIVA, BAB Digital Gallras efter 10 år När beslutshandläggning har införts i BAB-Online bostadsanpassning avslutas registrering i VIVA. Bilagor t.ex. foton, personliga brev D OSL 26:12 BAB Digital Gallras efter 10 år Beslut i enskilt ärende om D OSL 26:12 VIVA, BAB Digital Gallras efter 10 år När beslutshandläggning har införts i BAB-Online bostadsanpassning avslutas registrering i VIVA. Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Registrering Sekretess Förvaringsplats / Medium Bevaras / Arkivmediu Lev.-frist Anmärkningar Sorteringsordning Gallras m / Verksamhetsområde -format Processgrupp Process Underprocess/Aktivitet Tilläggsbeslut D OSL 26:12 BAB, Ciceron Digital Gallras efter 10 år Om beslut överstiger det belopp som är delegerat till handläggare och därmed fattas av nämnd registreras i Ciceron. Överklaganden D OSL 26:12 VIVA, BAB, Digitalt eller Gallras efter 10 år Gäller bostadsanpassning. bostadsanpassningsarki papper vet Beslut / domar i förvaltningsdomstol D OSL 26:12 VIVA, BAB, Digitalt eller Gallras efter 10 år bostadsanpassnings- papper arkivet Begäran om yttrande D OSL 26:12 VIVA, BAB, Digitalt eller Gallras efter 10 år bostadsanpassnings- papper arkivet Nämndens yttrande till domstol D OSL 26:12 VIVA, BAB, Digitalt eller Gallras efter 10 år (delegationsbeslut) bostadsanpassnings- papper arkivet Beställning till entreprenör D OSL 26:12 BAB Digital Gallras efter 10 år Ritningar, tekniska lösningar och underlag D OSL 26:12 BAB Digital Gallras efter 10 år för kostnader Register över åtgärdade lägenheter och hus D OSL 26:12 BAB, Ciceron Digital Bevaras 5 år Registreras i Ciceron följande år för e-arkivering. Statistiska sammanställningar D OSL 26:12 BAB, Ciceron Digital Bevaras 5 år Registreras i Ciceron följande år för e-arkivering. Lista över beslut om D OSL 26:12 BAB, Ciceron Digital Bevaras 5 år Registreras i Ciceron följande år för e-arkivering. bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Registrering Sekretess Förvaringsplats / Medium Bevaras / Arkivmediu Lev.-frist Anmärkningar Sorteringsordning Gallras m / Verksamhetsområde -format Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Övergripande anmärkning: För handlingar av tillfällig eller liten betydelse gallras enligt Vård- och äldrenämndens beslut 2020-06-16

11 § MBL Före beslut om anställning av chef ska skyldigheterna enligt 11 § MBL i enlighet med Borås Stads samverkansavtal vara uppfyllda. Innan anställningsbeslutet ska lönen vara fastställd och accepterad av den sökande. Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 3 Tillsvidareanställning av enhetschef 4-5 §§ LAS Verksamhetschef Ja, anmäls 2 ggr Anställningsbeslut ska alltid före fyllda 69 år samt anställning för per år. föregås av samråd med HR- viss tid. 4 § AB funktionen om eventuell företrädesrätt enligt LAS. 11 § MBL Före beslut om anställning av chef ska skyldigheterna enligt 11 § MBL i enlighet med Borås Stads samverkansavtal vara uppfyllda. Innan anställningsbeslutet ska lönen vara fastställd och accepterad av den sökande. 4 Tillsvidareanställning av övrig 4 § LAS Respektive chef Ja, anmäls 2 ggr Anställnings-beslutet ska personal. Före fyllda 69 år. per år. alltid föregås av samråd med

14 §§ TF) Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd Beslut om att ta ut avgift för allmän Beslut om att ta ut avgift 3 6 kap. 1 a § OSL Nämndsekreterare Ja handling i förskott. enligt taxa vid utlämnande Enhetschef (KU) är verkställighet och anmäls ej. Verksamhetschef Bedömning av sekretess 4 Lämna ut en uppgift till en Lag (2025:170) om Enhetschef Nej krävs för utlämnande, vid brottsbekämpande myndighet, om skyldighet att lämna uppgiften behövs i den uppgifter till de Metodhandledare (M) avslag se delegationspunkt brottsbekämpande verksamheten. brottsbekämpande 1.2 myndigheterna 1.B. Dataskydds- förordningen 1 Ingå eller säga upp Dataskydds- Den delegat som har Ja personuppgiftsbiträdesavtal inklusive förordningen rätt att teckna instruktioner och datadelningsavtal. huvudavtalet 2 Beslut att anmäla en Dataskydds- Enhetschef Ja personuppgiftsincident samt att förordningen upprätta anmälan och dokumentation. 1.C. Ekonomi, upphandling m.m. 1 Begäran till Kommunstyrelsen om Kontanthanterings- Chef för ekonomi- Ja handkassa. PM från Stads- funktionen revisionen Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 2 Skadeersättning till personal, brukare, Respektive chef Ja OBS! Konsultera alltid patient, anhörig och allmänhet. försäkringsansvarig säkerhetssamordnare (vid CKS) 3 Tecknande av avtal samt uppsägning Förvaltningschef Ja Hyra för ev. lokaler som därav, för förhyrning av lokaler inom lämnas i samband med vård- och omsorgsnämndens förhyrning av nya räknas verksamhetsområde upp till en av. hyreskostnad motsvarande 50 prisbasbelopp per år. 4 Uppdrag till Förvaltningschef Se anmärkning Ex ombyggnad av befintlig Lokalförsörjningsförvaltningen om lokal fastighetsrelaterade investeringar upp till 50 prisbasbelopp. Uppdrag om fastighetsrelaterade investeringar som är med i nämndens beslutade lokalresursplan är inte ett delegationsbeslut som ska redovisas till nämnden 5 Uppdrag till Chef för Ja Ex ombyggnad av befintlig Lokalförsörjningsförvaltningen om ekonomifunktionen lokal fastighetsrelaterade investeringar upp till 10 prisbasbelopp. Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 6 Upphandling av varor och tjänster upp Enhetschef Se anmärkning Avrop på befintliga till ett (1) prisbasbelopp inom drifts- ramavtal, inom drifts- och och investeringsbudget anvisade investerings-budget medel. anvisade medel är verkställighet och anmäls ej Se anmärkning 7 Upphandling av varor och tjänster upp Verksamhetschef Avrop på befintliga till 10 prisbasbelopp inom drifts- och ramavtal, inom drifts- och investeringsbudget anvisade medel. investerings-budget anvisade medel är verkställighet och anmäls ej 8 Upphandling av varor och tjänster upp Förvaltningschef Se anmärkning Avrop på befintliga till 50 prisbasbelopp inom drifts- och ramavtal, inom drifts- och investeringsbudget anvisade medel. investerings-budget anvisade medel är verkställighet och anmäls ej 9 Teckna individavtal med externa Verksamhetschef (M) Ja utförare för köpt korttidsplats eller boendeplats. 10 Tecknande av individavtal om att sälja Verksamhetschef (K) Ja I samråd med boende- korttidsplats till annan kommun eller planeringen myndighet. Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 11 Tecknande av individavtal om att sälja Verksamhetschef (D) Ja plats på dagverksamhet till annan kommun eller myndighet. 12 Tecknande av individavtal om att sälja Verksamhetschef Ja I samråd med boende- vård- och omsorgsboendeplats till (vobo) planeringen annan kommun eller myndighet. 13 Utse attestanter. Borås Stads attest- Förvaltningschef Ja reglemente 14 Beslut om fördelning av Chef för ekonomi- Ja tillfälliga/riktade statsbidrag. funktionen 15 Ansöka om samt återrapportera Chef för ekonomi- Ja statsbidrag. funktionen 16 Avskrivning av fordran avseende avgift Avgiftshandläggare Ja enligt taxa för vård och omsorg om äldre och personer med funktionsnedsättning samt avgift enligt taxa för mat inom omsorgen om äldre och personer med funktionsnedsättning upp till ett halvt basbelopp. Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 1.D. Personalärenden 1 Ställföreträdande förvaltningschef vid Förvaltningschef Ja Tillförordnad förvaltningschefens frånvaro (ex. förvaltningschef utses av semester). kommunstyrelsen 2 Tillsvidareanställning av 4-5 §§ LAS Förvaltningschef Ja, anmäls 2 ggr Anställningsbeslut ska alltid verksamhetschef före fyllda 69 år samt per år. föregås av samråd med HR- anställning för viss tid. 4 § AB funktionen om eventuell företrädesrätt enligt LAS.

§ 22 Dnr VAN 2026-000092.1.3.0 Revidering av informationshanteringsplan för Vård- och äldrenämnden Vård- och äldrenämndens beslut Vård- och äldrenämnden beslutar att fastställa informationshanteringsplanen och att den ska gälla från och med den 1 mars 2026. Sammanfattning av ärendet Enligt Arkivregler för Borås Stad ska det finnas en informationshanteringsplan för varje nämnd. Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen, arkivförordningen, arkivregler samt andra av Stadsarkivet utfärdade råd och anvisningar. För att planen ska motsvara de faktiska förhållandena i verksamheten ska den ses över årligen och revideras vid behov. Det som är nytt i den omarbetade informationshanteringsplanen är att processerna för kost- och lokalvård, vaktmästeri, kyld mat samt resursgruppen (3.7.1.7–3.7.1.9) har inkluderats. Stadsarkivet har granskat Vård- och äldrenämndens omarbetade informationshanteringsplan och lämnat ett antal synpunkter, men utöver detta finns inga invändningar mot föreslagna gallringsbeslut. I samrådsskrivelsen har Stadsarkivet synpunkter som rör dels begäran som rör ärenden enligt patientskadelagen, dels handlingar i HR-processerna. I den slutgiltiga versionen av informationshanteringsplan, är ”Begäran som rör ärenden enligt patientskadelagen” borttagen med anledning av att detta inte utgör en handling eller informationstillgång. När det gäller synpunkterna kring handlingar i HR-processerna inväntar Vård- och äldrenämnden resultatet i projektet ”Samlad styrning och arbetssätt kring klassificeringsstruktur, informationshanteringsplan och informationssäkerhet” och ett stadenövergripande arbetssätt, innan nämnden gör förändringar i hanteringen av handlingar i HR-processerna. I övrigt har Vård- och äldrenämnden tagit hänsyn till Stadsarkivets synpunkter, i det upprättade förslaget till nämnden. Vård- och äldrenämnden beslutar att fastställa informationshanteringsplanen och att den ska gälla från och med 1 mars 2026. Beslutsunderlag 1. Informationshanteringsplan för VÄN 2026-02-17 Samrådsskrivelse från Stadsarkivet Elektronisk justering Utdragsbestyrkande 038C0F65799E3B8DD95A3E7013B5DFBE9CD3CFC458 Sida ANMÄLNINGSÄRENDEN 1(1) Datum Instans 2026-03-17 Vård- och äldrenämnden Simon Frånander Dnr VAN 2026-00044 1.1.3.1 Handläggare 033–353666 Anmälningsärenden 2026-03-17 Vård- och äldrenämndens beslut Redovisade anmälningsärenden läggs till handlingarna. Anmälningsärenden 1. Protokoll FSG 2025-12-10 2. Protokoll FSG 2026-01-14 3. Förvaltningsrättens dom i mål 4507–25 Dnr 2025–00263 & 2025–00270 4. Beslut från Arbetsmiljöverket om avslutat ärende, Kristinegränd 7 Dnr 2025–00334 5. Beslut om avslutat tillsynsärende enligt lagen om skydd mot olyckor (LSO), Kvibergsgatan 19 Dnr 2026–00050 6. Beslut från IVO – lex Maria Dnr 2025–00204 7. Beslut från IVO – lex Maria Dnr 2025–00305 8. Inkommet Boråsförslag - Etablering av hospicepalliativ enhet inom äldreomsorgen Dnr 2026–00060 9. Interpellation ställd till ordförande - Bristande kontinuitet i hemtjänsten Dnr 2026–00061 10. Interpellation ställd till ordförande - Tryggheten för äldre med hemtjänst Dnr 2026–00062 Johan Wikander Ordförande Tina Isaksson Förvaltningschef Vård- och äldrenämnden Postadress Besöksadress Hemsida E-post Telefon 501 80 Borås Ramnåsgatan 1 boras.se aldreomsorg@boras.se 033-35 70 00 vxl Sida DELEGATIONSBESLUT 1(1) Datum Instans 2026-03-17 Vård- och äldrenämnden Simon Frånander Dnr VAN 2026-00045 1.1.3.1 Handläggare 033–353666 Delegationsbeslut 2026-03-17 Vård- och äldrenämndens beslut Redovisade delegationsbeslut läggs till handlingarna. Delegationsbeslut 1. Delegationslista Myndighet februari 2026 2. Delegationslista Myndighet under 65 år februari 2026 3. Delegationslista Bostadsanpassning februari 2026 4. Lista delegationsbeslut HR – 1.D. Personalärenden punkt 10, januari 2026 5. Beslut om avslag på begäran om utlämnande av allmän handling Dnr 2026–00053 6. Anmälan till IVO och utredning enligt lex Maria Dnr 2026–00032 7. Utredning enligt lex Sarah Dnr 2025–00112 8. Utredning enligt lex Sarah Dnr 2025–00128 9. Utredning enligt lex Sarah Dnr 2025–00174 10. Utredning enligt lex Sarah Dnr 2026–00031 Johan Wikander Ordförande Tina Isaksson Förvaltningschef Vård- och äldrenämnden Postadress Besöksadress Hemsida E-post Telefon 501 80 Borås Ramnåsgatan 1 boras.se aldreomsorg@boras.se 033-35 70 00 vxl

33 § AB Ärende Lagrum Delegat på lägsta Anmäls till Anmärkning nivå nämnd 8 Beslut om uppsägning på grund av 4 §, 7-10 §§, 11-14 Verksamhetschef Ja arbetsbrist. §§ och 22 § LAS 33 § AB 9 Skriftlig varning. 11 § AB HR-chef Ja 10 Avstängning. 10 § AB HR-chef Ja 11 Beslut om förbud mot bisyssla. § 7 LOA Verksamhetschef Ja

§ 78, se bilaga. I detta gallringsbeslut avses handlingar av tillfällig eller liten betydelse för verksamheten som vare sig behöver hållas ordnade eller registreras och som regleras i 5 kap. 1§ 4 st. Offentlighet och sekretesslagen (2009:400) 3.7 Vård och omsorg 3.7.6 Tillhandahålla Kommunal Inledande anmärkning: HSL-handlingar för hälso- och sjukvård personer födda den 5, 15, 25 varje månad bevaras för forskningens behov. Handlingarna översänds till Stadsarkivet 10 år efter sista anteckning. HSL-handlingar för personer födda övriga datum gallras 10 år efter sista anteckning. Pappershandlingar gallras efter skanning till ärendehanteringssystemet VIVA enligt Vård- och äldrenämndens beslut 2020-09-21. 3.7.6.1 Delegering - säkerställa Beslut om delegering S OSL 25:1 VIVA, MCSS, Digitalt eller Gallras efter 10 år delegerade hälso- och pappersjournal papper sjukvårdsinsatser Återkallad delegering D OSL 25:1 VIVA, MCSS, Digitalt eller Gallras efter 10 år pappersjournal papper 3.7.6.4 Kommunalt Narkotikajournal S OSL 25:1 Berörd enhet Papper Gallras efter 10 år akutläkemedelsförråd Signaturförtydligande ( handstilsprov) S OSL 25:1 Berörd enhet Papper Gallras efter 10 år 3.7.6.5 Bedriva hälso- och sjukvård Inskrivning eller avslag om inskrivning i D OSL 25:1 VIVA, pappersjournal Digitalt eller Se inledande hemsjukvården papper anmärkning Journal, HSL D OSL 25:1 VIVA, pappersjournal Digitalt eller Se inledande papper anmärkning Anamnes D OSL 25:1 VIVA, pappersjournal Digitalt eller Se inledande Anamnes är en sammanställning av papper anmärkning information av vikt för diagnostik, vård och behandling, som är inhämtad av legitimerad personal eller information från patienten/närstående, det vill säga bakgrund till inskrivning i hälso- och sjukvården. Vad en anamnes ska innehålla regleras i Patientdatalagen (2008:355) och i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (HSLF-FS 2016:40) Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Registrering Sekretess Förvaringsplats / Medium Bevaras / Arkivmediu Lev.-frist Anmärkningar Sorteringsordning Gallras m / Verksamhetsområde -format Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Status D OSL 25:1 VIVA, pappersjournal Digitalt eller Se inledande Status i journalen avser vad vårdpersonalen papper anmärkning själva ser, hör, mäter eller undersöker. Status är det tillstånd patienten för närvarande befinner sig i, både patientens upplevda och vårdpersonalens bedömdning. Planer D OSL 25:1 VIVA, pappersjournal Digitalt eller Se inledande Exempelvis vårdplan, rehabplan, papper anmärkning hjälpmedelsplan, vård i livets slutskede-plan. Bedömningar D OSL 25:1 VIVA, pappersjournal Digitalt eller Se inledande papper anmärkning Provtagning (mätvärden) D OSL 25:1 VIVA, pappersjournal Digitalt eller Se inledande papper anmärkning Åtgärdsregistrering D OSL 25:1 VIVA, pappersjournal Digitalt eller Se inledande papper anmärkning Epikris D OSL 25:1 VIVA, pappersjournal Digitalt eller Se inledande Epikris är en sammanfattning som skrivs när papper anmärkning en vårdperiod avslutas. Den innehåller i korthet varför personen sökte vård, vad man kom fram till (resultat, diagnoser), vilka undersökningar eller behandlingar som gjorts, hur det har gått under vårdtiden, vilka råd eller instruktioner personen får med sig vidare, om något behöver följas upp och av vem. Korfattat är epikris en avslutande sammanfattning av vårdförloppet och vad som gäller framåt. Vårdtidssammanfattning D: VIVA OSL 25:1 VIVA, pappersjournal Digitalt eller Se inledande papper anmärkning Uppmärksamhetsinformation D: VIVA OSL 25:1 VIVA, pappersjournal Digitalt eller Se inledande papper anmärkning Media (bilder) D: VIVA OSL 25:1 VIVA Digitalt Se inledande Bland annat status på sår, hudförändringar, anmärkning svullnader eller skador, fotodokumentation av hjälpmedel till exempel sittställning. Intyg D: VIVA OSL 25:1 VIVA, pappersjournal Digitalt eller Se inledande papper anmärkning Upprättade remisser D: VIVA OSL 25:1 VIVA, pappersjournal Digitalt eller Se inledande papper anmärkning Dokumentation HSL S OSL 25:1 Viva, pappersjournal Digitalt eller Se inledande Åtgärdsregistrering för assistenbolagen som papper anmärkning inte har tillgång till Viva. Remiss och ordinationer från annan OSL 25:1 Viva, pappersjournal Digital eller Se inledande vårdgivare papper anmärkning Förflyttning, instruktioner D OSL 25:1 VIVA, Exorlive Digital Se inledande anmärkning Dokument från andra vårdgivare D: VIVA OSL 25:1 VIVA, pappersjournal Digitalt eller Se inledande Till exempel epikris från sjukhus papper anmärkning Inskannade instruktioner D: VIVA OSL 25:1 VIVA, pappersjournal Digitalt eller Se inledande papper anmärkning Struktur Verksamhetstyp Handlingstyp Registrering Sekretess Förvaringsplats / Medium Bevaras / Arkivmediu Lev.-frist Anmärkningar Sorteringsordning Gallras m / Verksamhetsområde -format Processgrupp Process Underprocess / Aktivitet Läkemedelslista / ordinationshandling / PK- S OSL 25:1 Pappersjournal Papper Se inledande Handling skannas ej in i VIVA på grund av brev anmärkning och patientsäkerhetsrisk. anmärkning till höger Läkemedelslista Viva D OSL 25:1 Viva, pappersjournal Digitalt eller Se inledande papper anmärkning Palliativa ordinationer D OSL 25:1 Pappersjournal Papper Se inledande Handling skannas ej in i VIVA på grund av anmärkning och patientsäkerhetsrisk anmärkning till höger Namnkort vid dödsfall S OSL 25:1 pappersjournal Papper Galllras vid Handling skannas ej in i VIVA. Västra inaktualitet Götalandsregionen förser Vård- och äldrenämnden med namnkorten som sedan fylls i. Identitetsmärke som lämnas till läkaren. Därefter gallringsbar. Signaturförtydligandelistor (handstilsprov) S Nej Pärm på enhet Papper Galllras vid inaktualitet Signaturförtydligandelistor (handstilsprov) S OSL 25:1 pappersjournal Papper Se inledande Handling skannas ej in i VIVA. Kopia anmärkning och arkiveras i HSL-journalen efter avslutat anmärkning till ärende. Kopian hör till patientens journal. höger Signeringslistor D OSL 25:1 MCSS, VIVA, Digitalt eller Se inledande pappersjournal papper anmärkning Tandvårdskort D OSL 25:1 VIVA, pappersjournal Digitalt eller Se inledande papper anmärkning Hälsodeklaration D OSL 25:1 VIVA Digitalt Originalhandling skickas till Vårdcentralen Listor och schema som rör patienten D OSL 25:1 Viva, papper hos Papper Gallras vid Till exempel vätskelista, vändschema, patienten inaktualitet beteendeschema, anteckningar välkomstsamtal, avföringslista m.fl. Gallras när uppgifterna förts in i Viva. Underlag för vaccination D OSL 25:1 VIVA, pappersjournal Papper Gallras vid Underlaget scannnas in i journalen. inaktualitet Originalet skickas tillbaka till Vårdcentralen. Är inte Vård- och äldrenämndens dokument. Systembeskrivning It-system Beskrivning Användare Togs i Föregångar Kopplingar Förvaltas av bruk e till andra Agresso Redovisningssystem. I Agresso hanteras fakturor och Ekonomi, attestanter, chefer Kommmunstyrelsen uppföljning av ekonomiärenden. Axsor Nyckellistor Larm och nattorganisationen 2019 Vård- och äldrenämnden BAB-Online Program för bostadsanpassning Bostadsanpassning 2016 Viva Vård- och äldrenämnden Canea Processhanteringssystem. Verktyg för hantering av Alla medarbetare Kommmunstyrelsen projekt, processer, dokument och ärenden. Ciceron Diarie- och ärendehanteringssystem Nämndsekreterare, utredare, 2017 Ledning i Kommmunstyrelsen handläggare, SAS Samverkan (LIS) Ciceron Ärendehanteringssystem för avtal Nämndsekreterare och 2021 Kommmunstyrelsen Avtalsmodul avtalshandläggare EasyApp Verksamhetssystem för stöldmärkning och Samordnare Lokalförsörjningsnämnden inventarieförteckning Everon Larmtjänster särskilt boende Systemadministratörer (teknikgruppen), 2021 TunStall AD Vård- och äldrenämnden utvalda i larm och nattorganisationen (EC, samordnare, ombud). Särskilt boende: (EC, samordnare, teknikombud) Exorlive Verksamhetssystem för träning och Sjukgymnaster och arbetsterapeuter 2022 Mobilus Viva Vård- och äldrenämnden rehabiliteringsprogram Heroma Kommunens gemensamma personal- och HR och chefer Kommmunstyrelsen löneadministrationssystem. Här hanteras anställningar, statistik, e-rekrytering. Infracontrol Online Ärendehanteringssystem för synpunkter Synpunktsansvariga, SAS, chefer Kommmunstyrelsen KIA Hantering av arbetsskador och tillbud Alla medarbetare Kommmunstyrelsen (incidentrapportering) Matilda Mathantering, bland annat beställningar och matsedlar Verksamhetsområde kost Kommmunstyrelsen MCSS Verktygssystem för digital hantering av delegeringar HSV-organisationen 2018 Viva/Papper AD Vård- och äldrenämnden och signeringslistor inom vård- och omsorg Outlook System för hantering av mejl och mötesboknignar Alla medarbetare Lotus Notes Kommmunstyrelsen Selfpoint System för hantering av registerbegäran enligt GDPR Nämndsekreterare, utredare Robot RPA Kommmunstyrelsen samt ansökningar om trygghetslarm handlägger ansökningar om trygghetslarm i SiteVision Webbverktyg för publicering av nyheter, Kommunikatör, Nämndsekreterare, Vi Kommmunstyrelsen nämndhandlingar med mera på webben. samordnare med flera Stratsys Webbaserat verktyg som används för att underlätta Alla chefer, strateger, utvecklare mfl Kommmunstyrelsen och förenkla planerings- och uppföljningsprocessen i Borås Stad SOS Alarm Larmtjänster ordinärt boende Systemadministratörer (teknikgruppen), 2024 Everon Vård- och äldrenämnden utvalda i larm och nattorganisationen (EC, samordnare, ombud). TES Planeringsverktyg insatsplanering hemtjänst Koordinatorer 2014 Excel/pappe Heroma, Viva Vård- och äldrenämnden r Upphandlingsmodul System för genomförande och publicering av Medarbetare med uppdrag att hantera Kommmunstyrelsen (Tendsign Mercell) upphandlingar. upphandling och direktupphandling VisionFlow Ärendehanteringssystem för IT-support IT Vård- och omsorg, IT-samordnare, 2017 Lotus Notes AD Servicenämnden enhetschefer KU VIVA Verksamhetssystem av dokumentation för insatser Verksamhetsområde myndighet, 2013 Magna Cura AD, Agresso, Vård- och äldrenämnden enligt socialtjänstlagen och hälso- och sjukvårdslagen verksamhetsområde verkställighet, TES, Heroma, verksamhetsområde hälso- och Exorlive, sjukvård Nationell Patientöversikt (NPÖ) Sida SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(1) Sammanträdesdatum 2026-02-17 Vård- och äldrenämnden