Planerings- och ekonomiutskottet — 26 maj 2026

§ 58 Remiss gällande ny avgiftsmodell för kommunalförbundet sydarkiveras bastjänster 2026/235 2 0 2 0 / 5 8 42 § 58 KS 2026/235 1.9.1 Remiss gällande ny avgiftsmodell för kommunalförbundet sydarkiveras bastjänster Planerings- och ekonomiutskottets beslut Kommunstyrelsen tillstyrker remissförslaget. Kommunstyrelsen justerar beslutet omedelbart. Beskrivning av ärendet Förbundsstyrelsen i kommunalförbundet Sydarkivera har beslutat att skicka ett beslutsunderlag i fråga om förändring av medlemsavgifterna för kommunalförbundet Sydarkivera på remiss till förbundsmedlemmarna. Sammanfattningsvis anger förbundsstyrelsen följande: ”Kommunalförbundet Sydarkivera har uppdraget från medlemskommunerna att ta emot och långtidsbevara digitalt arkivmaterial (“e-arkiv"/digitalt slutarkiv, i förbundsordningen benämnt som bastjänst). Sedan starten 2015 har detta finansierats genom en linjär medlemsavgift om 27 kronor per kommuninvånare och år. Avgiften har inte justerats sedan starten. Under samma period har förbundet vuxit från 11 till 42 medlemmar (41 kommuner och Region Blekinge) och indexregleringar eller andra höjningar av avgiften har med anledningar av detta också kunnat undvikas. I samband med de senaste årens budgetarbete har noterats en del utmaningar som nuvarande medlemsavgift medför. I korthet råder en snedfördelning i fråga om det ianspråktagande av resurser som större respektive mindre kommuner står för. Med anledning av detta initierade förbundsstyrelsen ett ärende med att se över nuvarande medlemsavgifter och föreslå en ny medlemsavgift som bättre speglar resursförbrukningen och samtidigt medger en rimlig grad av tillväxt för kommunalförbundet Sydarkivera för att fortsätta utnyttja de skalfördelar som finns med att ha tagit ett digitalt slutarkiv i drift. Detta underlag föreslår en ny modell för medlemsavgiften som kombinerar en fast grundavgift per medlem med en rörlig, avtagande avgift per invånare (trappstegsmodell i tre steg). Modellen syftar till att säkerställa långsiktigheten i bevarandet av den digitala arkivinformationen, öka den ekonomiska stabiliteten över tiden och samtidigt säkerställa en resurseffektiv verksamhet där kostnaderna kan hållas på en fortsatt låg nivå. I korthet föreslås att förändra den nuvarande modellen mot att bättre spegla aktuell resursförbrukning hos var och en av medlemmarna och samtidigt medge utrymme för förbundet att växa genom att ansluta nya medlemmar. Den modell som presenteras utgår från analysen att en betydande del av bastjänsternas kostnadsmassa är oberoende av invånarantal och i stället påverkas av antalet medlemmar, medan andra delar har ett tydligt samband med antalet invånare i de kommuner som Sydarkivera tjänar.” Vidare anges följande avseende Undantag från förslag till ny modell samt utgångspunkter: ” Region Blekinge har sedan inträdet haft en särskild beräkningsgrund (schabloniserad faktor av invånarantalet). Förbundet bedömer att regioners systemflora och leveransmönster skiljer sig väsentligt från kommuners och att en korrekt avgiftsmodell3 där regioner också ingår därför behöver föregås av en separat behovs- och kostnadsanalys. Region Blekinge omfattas med anledning av detta inte av förslaget till ny modelll.” ” • Rättvisare fördelning av kostnader mellan medlemmar med hänsyn till hur kostnader uppstår inför och i samband med digitala arkivleveranser. • Summa medlemsavgifter ska sänkas vid införande och modellen ska också tåla att förbundet växer och därmed kan ge utrymme för ytterligare sänkning över tid. • Modellen ska göra det möjligt att ansluta kommuner av varierad befolkningsstorlek utan att skapa orimliga tröskeleffekter. • Medlemsavgiften bör inte kopplas direkt till hur mycket en medlem nyttjar bastjänsterna eller till antalet leveranser, eftersom det skapar felaktiga incitament att skjuta leveranser på framtiden vilket står i konflikt med arkivlagen. • Stabil och långsiktigt trovärdig finansiering som minskar sårbarhet och möjliggör kompetensuppbyggnad. • Modellen ska vara pedagogisk, transparent och förutsägbar för medlemmarnas budgetplanering. • Modellen införas stegvis för att skydda medlemmarnas planeringsförutsättningar.” Förslag till förbundsfullmäktiges beslut är: ”Förbundsfullmäktige föreslås utifrån detta förändringsunderlag, besluta att: 1. Införa en differentierad medlemsavgift för förbundets bastjänster från och med 1 januari 2028 enligt detta beslutsunderlag som exkluderar avgift för regioner. 2. Fastställa att medlemsavgiften består av (1) en grundavgift per medlem och (2) en rörlig avgift som beräknas trappstegsvis utifrån invånarantal. 3. Fastställa övergångsregler för införandet genom: a) grundavgiften för nuvarande medlemmar införs med ett inledande belopp på 100 tkr för befintliga medlemmar som successivt trappas upp till 200 tkr under en införandeperiod, b) en begränsningsregel som innebär att en enskild medlemskommuns avgiftsökning inte får överstiga 20 000 kronor per år under införandetiden. c) nya medlemmar betalar direkt en grundavgift på 200 tkr. Den nuvarande anslutningsavgiften för nya medlemmar slopas. 4. Uppdra åt förbundsstyrelsen att i samband med budgetprocessen årligen redovisa utfallet av avgiftsmodellen, inklusive effekter för förbundets ekonomi, medlemskommunernas avgifter samt fånga upp eventuella behov av justeringar.” Kommunledningsförvaltningen bedömer att det ur ett långsiktigt perspektiv behövs en justering av medlemsavgifterna för att förbundet ska öka, eller vart fall inte minska, sin attraktivitet mot större kommuner. En sådan utveckling bör beaktas då ett utträde ur förbundet av en eller flera större kommuner sannolikt medför en betydligt större fördyring för kommunen. På samma sätt skulle ett inträde av en eller flera större kommuner sannolikt medföra en lägre kostnad/kostnadsökning.4 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - svar på remiss gällande ny avgiftsmodell för kommunförbundet Sydarkivera E-post remiss gällande ny avgiftsmodell kommunalförbundet Sydarkivera Remiss gällande ny avgiftsmodell för kommunalförbundet Sydarkiveras bastjänster Protokollsutdrag från Sydarkiveras förbundsstyrelse 20260227 - differentierad medlemsavgift Bilagor till remiss gällande ny avgiftsmodell kommunalförbundet Sydarkivera Beslutet skickas till Akt Sydarkivera5