Valnämnden — 19 maj 2022

§ 17 Dnr 67 Närvaro Beslut Valnämnden fastställer närvaron. Sammanfattning Efter upprop av närvarande ledamöter och ersättare konstateras det att valnämnden sammanträder med 4 ledamöter och 1 tjänstgörande ersättare. Tjänstgörande ledamöter och ersättare samt övriga närvarande antecknas på protokollets förstasida. 2022-05-19

§ 18 Dnr 68 Val av justerare och tid för justering Beslut Valnämnden utser Ros-Marie Larsson (S) som justerare av protokollet. Sammanfattning Ordförande frågar om valnämnden kan välja Ros-Marie Larsson (S) som justerare av protokollet för dagens sammanträde. Digital justeringen äger rum senast tisdagen den 24 maj kl 12:00 via Ciceron Assistent. 2022-05-19

§ 19 Dnr 69 Godkännande av dagordning Beslut Valnämnden godkänner dagordningen. Sammanfattning Ordförande frågar om valnämnden kan godkänna förslag till dagordning för dagens sammanträde (se ärendelista på sida 3 i protokollet). 2022-05-19

§ 20 Dnr 2022-00002 000 Information från valnämndens ordförande Beslut Sammanfattning Ordförande har ingen information att delge valnämnden vid dagens sammanträde. 2022-05-19

§ 21 Dnr 2022-00003 000 Information från valkansliet Beslut Sammanfattning Valkansliet informerar valnämnden om: - det pågående arbetet med förberedelserna inför valet. - rekrytering av röstmottagare till val- och röstningslokaler samt till ambulerande röstmottagning. - rekrytering av ordförande och vice ordförande till valdistrikt. 2022-05-19

§ 22 Dnr 2022-00028 111 Information om Valmyndighetens ställningstagande om krav på saklighet och opartiskhet hos röstmottagare och rösträknare med flera Beslut Sammanfattning Valnämnden informeras om Valmyndighetens ställningstagande om krav på saklighet och opartiskhet hos röstmottagare och rösträknare med flera och vad det innebär för valnämndens preliminära rösträkning. Ställningstagande om krav på saklighet och opartiskhet hos röstmottagare och rösträknare med flera, daterat av Valmyndigheten 2022-02-18 2022-05-19

§ 23 Dnr 2022-00014 111 Information om kommunikationsplan för Alvesta kommun vid val till riksdag, kommun- och regionfullmäktige 2022 Beslut Sammanfattning Valkansliet informerar om Kommunikationsplan för Alvesta kommun vid val till riksdag, kommun- och regionfullmäktige 2022. Söndagen den 11 september 2022 är det val till riksdag, kommun- och regionfullmäktige i Sverige. Förtidsröstningen startar den 24 augusti 2022. Alvesta kommun behöver informera röstberättigade som bor eller vistas i kommunen om datum, lokaler och tid för förtidsröstning och röstning på valdagen, samt var Valmyndighetens information återfinns. Den övergripande målsättningen med kommunikationsplanen är dels att alla kommuninvånare från 18 år i Alvesta kommun ska känna till att valet äger rum, hur de går till väga för att rösta och var de kan rösta, dels att tillräckligt många röstmottagare kan rekryteras och utbildas. Kommunikationsplan för Alvesta kommun vid val till riksdag, kommun- och regionfullmäktige 2022, fastställd 2022-04-28 2022-05-19

§ 24 Dnr 2022-00027 110 Arvode till röstmottagare vid förtidsröstningen i röstningslokal och vid ambulerande röstmottagning Beslut 1. Valnämnden beslutar att ersättning till röstmottagare som tjänstgör under förtidsröstningen i röstningslokal och vid ambulerande röstmottagning vid val till riksdag, kommun och regionfullmäktige 2022 ska utgå med ett arvode på 193 kr per timme. Timarvodet är detsamma oavsett om tjänstgöringen sker vardag, kväll eller helg. Till tjänstepersoner anställda i Alvesta kommun som inom ramen för sin anställning tjänstgör som röstmottagare i röstningslokal och vid ambulerande röstmottagning utgår ordinarie lön. 2. Valnämnden beslutar att ersättning till röstmottagare som tjänstgör i röstningslokal på valdagen utgår med fast arvode om 2 200 kr. Om röstmottagare på valdagen tjänstgör 8 timmar eller färre utgår arvode med 193 kr per tjänstgjord timme. 3. Valnämnden beslutar att timarvode för deltagande i det obligatoriska utbildningstillfället inte ska utgå till röstmottagare som tjänstgör vid förtidsröstningen. Reseersättning lämnas inte för resor till och från utbildningstillfället eller röstningslokaler. Sammanfattning Valnämnden beslutade om ersättning till röstmottagare som tjänstgör under valdagen § 8 2021-08-19 samt ersättning till röstmottagare som ställer upp som reserver § 13 2022-02-17. Valnämnden har även att ta ställning till ersättning för röstmottagare som tjänstgör under förtidsröstningen i röstningslokal och vid ambulerande röstmottagning. Förtidsröstningen pågår under perioden 24 augusti till 11 september. Under den perioden kommer röstmottagare att tjänstgöra i varierad omfattning. Arvodering till röstmottagare sker därför lämpligen i form av timarvodering, till skillnad mot ersättningen till röstmottagare under valdagen som utgörs av ett fast arvode om 2 200 kr. Enligt Regler för ersättning till förtroendevalda antagna av kommunfullmäktige § 127 2021 har förtroendevalda i Alvesta kommun rätt till ett timarvode som uppgår till 0,27 % av heltidsarvodet. Det motsvarar i dagsläget 193 kr per timme. Förvaltningen bedömer att arvode per timme till röstmottagare som tjänstgör vid förtidsröstning i röstningslokal och vid ambulerande röstmottagning ska utgå med samma belopp som till förtroendevalda, det vill säga med 193 kr per timme. Arvodet är detsamma oavsett om tjänstgöringen sker vardag, kväll eller helg. 2022-05-19 För tjänstepersoner inom Alvesta kommun som inom ramen för sin anställning tjänstgör som röstmottagare utgår inget arvode, till den anställde utbetalas ordinarie lön. Undantag vad gäller timarvodering till röstmottagare som tjänstgör vid förtidsröstningen bör göras för röstmottagare som tjänstgör i röstningslokal på valdagen, om röstmottagaren tjänstgör fler än 8 timmar. I det fallet bedöms det lämpligare att arvodet i stället utgörs av det fasta arvodet röstmottagare i vallokal erhåller, det vill säga 2 200 kr. Det obligatoriska utbildningstillfället ingår, enligt tidigare beslut i valnämnden, i det fasta arvodet till röstmottagare som tjänstgör i vallokal. I likhet med det beslutet bör inte timarvode för utbildningstillfället utgå till röstmottagare som tjänstgör under förtidsröstningen. Inte heller bör reseersättning till röstningslokal utgå till röstmottagare inom förtidsröstningen, då tjänstgöringen får ses som en form av ”timanställning”. Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen avseende arvode till röstmottagare vid förtidsröstningen i röstningslokal och vid ambulerande röstmottagning, daterad 2022-05-12 HR-avdelningen 2022-05-19

§ 25 Dnr 2022-00026 000 Verksamhetsskyddsanalys/-plan inför val till riksdag, kommun- och regionfullmäktige 2022 Beslut Valnämnden beslutar att anta förslag till verksamhetskyddsanalys/-plan inför val till riksdag, kommun- och regionfullmäktige 2022. Sammanfattning Såväl Säkerhetspolisen (Säpo) som Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har sedan valen 2018 bedömt att riskerna för hot, sabotage och desinformation riktade mot genomförandet av allmänna val har ökat. Valmyndigheten konstaterade efter valen 2018 att några av de största hoten mot valen rörde spridning av felaktig och vilseledande information samt aktörer som ville undergräva förtroendet för valsystemet och valgenomförandet. Valmyndigheten bedömer i Ställningstagande avseende verksamhetskyddsanalys daterad 2021-06-04 att valadministrationen bör genomföra en verksamhetskyddsanalys av den valverksamhet som inte omfattas av bestämmelserna i säkerhetsskyddslagen. Valmyndigheten har utarbetat en metod för verksamhetskyddsanalys som till stora delar bygger på Säkerhetspolisens metod för säkerhetskyddsanalys. Syftet med analysen är att identifiera vad som ska skyddas, mot vad och vem det ska skyddas från, vilka situationer som ska undvikas, hur man förebygger att dessa situationer uppstår, samt hur man hanterar dem om de ändå uppstår. Kommunledningsförvaltningen har upprättat ett förslag till verksamhetskyddsanalys och verksamhetskyddsplan inför val till riksdag, kommun- och regionfullmäktige 2022 som delges valnämnden vid sammanträdet. Verksamhetsskyddsåtgärderna som presenteras i verksamhetskyddsplanen bedöms inte vara av allmän karaktär, vilket medför att verksamhetskyddsplanen omfattas av sekretess. Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen avseende verksamhetskyddsanalys/-plan inför val till riksdag, kommun- och regionfullmäktige 2022, daterad 2022-05-03 Förslag till verksamhetskyddsanalys/-plan inför val till riksdag, kommun- och 2022-05-19

§ 26 Dnr 2022-00029 041 Internbudget för valnämnden 2022 Beslut Valnämnden antar förslag till internbudget för 2022. Sammanfattning Valnämnden ansvarar för de uppgifter som enligt vallagen, folkomröstningslagen och lag om kommunala folkomröstningar gäller för valnämnd. Valnämnden ansvarar även för övrigt för de uppgifter som enligt författning åligger valnämnden. Valnämndens huvuduppgift är att ansvara för och genomföra allmänna val till riksdag, region och kommun samt val till Europaparlamentet. Nationella val genomförs vart fjärde år och val till Europaparlamentet vart femte år. Under 2022 ansvarar valnämnden för genomförandet av de allmänna valen till riksdag, region och kommun. Valnämnden ansvarar för att organisera valet på valdagen, men också att genomföra förtidsröstning och ambulerande röstmottagning. Vidare ansvarar valnämnden för den så kallade onsdagsräkningen och för transporterna av rösterna till länsstyrelsen. Valnämnden ansvarar också för information till väljarna om praktiska frågor gällande valet. Internbudget 2022 Kommunfullmäktige fastställde 2021-10-19 §116 en budgetram för valnämnden för 2022 till 400 000 kr. Vidare har valmyndigheten fastställt statsbidraget för Alvesta kommuns medverkan vid 2022 års val till 569 000 kr. Statsbidrag -569 000 Interna tjänster 100 000 Personalkostnader 496 000 Övriga kostnader 373 000 Kostnad enligt fastställd budgetram 400 000 Interna tjänster Kostnaden avser i första hand de tjänster som kultur- och fritidsförvaltningen tillhandahåller avseende bemanning av förtidsröstningen. Personal Avser kostnader för förtroendevalda samt arvoden till röstmottagare på valdag, i förtidsröstningen samt ambulerande röstmottagare. Vidare ingår kostnad för reserver till röstmottagare. Kostnader för förtroendevalda baseras på fyra sammanträden (inklusive onsdagsräkningen). Kostnaden för arvoden till röstmottagare på valdagen baseras på antalet röstmottagare per distrikt och arvodesnivåer. Kostnaden för arvoden för förtidsröstning är beräknad utifrån antalet förtidsröstningsdagar, två röstmottagare per lokal samt övriga bemanningsförutsättningar. 2022-05-19 Övriga kostnader Avser kostnader för inköp av valmaterial, transporter, sortering och förvaring av förtidsröster, marknadsföring/annonsering, bilhyra, lokalkostnader mm. Ärendet bedöms inte behöva innehålla en konsekvensanalys. Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen Valnämndens internbudget för 2022, daterad 2022-05-06 Valnämnden kansli Controller ekonomiavdelningen 2022-05-19

§ 27 Dnr 2022-00024 002 Beslutsattestanter för valnämnden Beslut Valnämnden utser kanslichef Sofie Thor till beslutsattestant för valnämndens verksamhet, med kommunchef Camilla Holmqvist som ersättare i enlighet med föreslagen attestförteckning. Sammanfattning Enligt kommunens attestreglemente ansvarar varje nämnd för att ha en gällande attestförteckning över beslutsattestanter. Attestmomenten är ett led i den interna kontrollen inom nämnderna. Utsedda attestanters ansvar är att tillämpa attestreglerna och attestanterna är var för sig ansvariga för sina respektive åtgärder. Attestförteckningen ska innehålla ordinarie beslutsattestant, ersättare och befattning för dessa, ansvarskod, verksamhetskod samt beloppsgränser. Ärendet behöver inte en konsekvensanalys. Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse Beslutsattestanter för valnämnden, daterad 2022-04-19 Attestförteckning med beslutsattestanter för valnämnden, 2022-04-19 Controller KS 2022-05-19

§ 28 Dnr 2022-00025 004 Informationshanteringsplan för valnämnden Beslut Valnämnden beslutar att anta förslag till informationshanteringsplan för valnämnden. Sammanfattning Informationshanteringsplanen redogör för vilka allmänna handlingar som förekommer inom en myndighet och ger anvisningar för hur informationen ska förvaras, gallras och slutarkiveras. Enligt 5 kap. 1 § i kommunens arkivreglemente ska varje myndighet upprätta en förteckning (informationshanteringsplan) över allmänna handlingar med hanteringsanvisningar och beslut om gallring. Förteckningen ska hållas aktuell och ses över minst en gång per mandatperiod. I informationshanteringsplanen ska de handlingstyper som förekommer inom nämndens verksamhet redovisas. Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen Informationshanteringsplan för valnämnden, daterad 2022-04-29 Förslag till informationshanteringsplan för valnämnden 2022-05-19

§ 29 Dnr 2022-00010 002 Anmälan om delegationsbeslut Beslut Valnämnden godkänner redovisningen av fattade delegationsbeslut. Sammanfattning Enligt 6 kap 37 § kommunallagen får en nämnd delegera sin beslutanderätt. Delegerad beslutanderätt innebär att nämnden överlåter beslutanderätten i vissa ärenden till en delegat. Delegaten fattar beslut på nämndens vägnar och besluten har samma rättsverkan som nämndens egna beslut. Beslut som fattas på delegation ska enligt 6 kap 40 § kommunallagen redovisas till nämnden. Sedan valnämndens senaste sammanträde har följande delegationsbeslut fattats i enlighet med valnämndens delegationsordning: Beslut Delegat Enligt delegations- ordningen Undertecknande av avtal med PostNord Sverige AB avseende tjänsten Postens Valtjänster Kanslichef Sofie Thor 2.3 Förordna röstmottagare till vallokal vid val till riksdag, kommun- och 1.2 Förordna ordförande och vice ordförande i valdistrikt vid val till riksdag, kommun- och 1.1 Förordna röstmottagare till förtidsröstning i röstningslokal och vid ambulerande röstmottagning vid val till riksdag, kommun- och 1.2 och 1.4 Förordna röstmottagare till förtidsröstning i röstningslokal och vid ambulerande röstmottagning vid val till riksdag, kommun- och Kanslichef Sofie Thor 1.2 och 1.4 2022-05-19 Tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen Anmälan av delegationsbeslut, daterad 2022-05-12 2022-05-19

§ 30 Dnr 2022-00020 110 Meddelande till valnämnden Beslut Sammanfattning Valnämnden är lokal myndighet för allmänna val till riksdag, region- och kommunfullmäktige, för val till Europaparlamentet samt för folkomröstningar och eventuella extra val. Valnämnden har till uppgift att genomföra valen på ett rättssäkert sätt. För att valnämnden ska hållas informerad delges nämnden Valmyndighetens nyhetsbrev 2022:6V – 2022:15V tillsammans med eventuella bilagor. till webbseminarium till webbseminarium nr 2 köhantering köhantering MSB Valmyndighetens nyhetsbrev 2022:10V, daterad 2022-03-30 med bilagorna Valmyndigheten Valsäkerhet PM efter workshoppar i valsäkerhet och Valmyndigheten Valsäkerhet Mall för verksamhetskyddsanalys Valmyndighetens nyhetsbrev 2022:6V, daterad 2022-02-21 med bilaga Lista över partier som har rät att begära utläggning 2022-05-19

§ 31 Dnr 2022-00005 000 Övriga ärenden Beslut Sammanfattning Valnämndens ordförande frågar nämnden om de har några övriga ärenden att anmäla till dagens sammanträde. Valnämnden samtalar kring nämndens uppgift på valdagen. Undertecknat av följande personer TOMMY MASES ROS-MARIE LARSSON Underskriftstjänst: Visma Federationstjänst © Visma Dokumentet är signerat av Ciceron DoÄ Organisation Organisation: Visma Consulting Organisationsnr: 556117-7543 E-post: ciceron@localhost