Samhällsbyggnadsnämnden — 21 november 2022

§ 187 2022.390 SBN Skrivelse om efterlevnadskontroll av dataskyddsarbete 2022 Ärendebeskrivning Alingsås kommuns dataskyddsombud har skickat en begäran om redovisning av hur personuppgiftsansvarig nämnd jobbar med och efterföljer förordningen och interna riktlinjer. Enligt dataskyddsförordningen är varje nämnd ansvarig för att verksamheten följer dataskyddslagstiftningen vid hantering av personuppgifter. Det innebär att nämnden behöver informera sig, styra och följa upp sin verksamhet avseende behandlingen av personuppgifter. Kontrollen för 2022 gäller följande områden: 1. Dataskyddsorganisation 2. Behandlingsregister och informationsskyldigheten 3. Personuppgiftsincidenter 4. Registrerades rättigheter 5. Konsekvensbedömningar Dataskyddsombuden önskar att verksamheten svarar på frågorna utifrån bästa förmåga och försöker ge dataskyddsombuden en så god verklighetsbild som möjligt. Svaren från verksamheten önskar dataskyddsombuden få åter i löpande, beskrivande text utifrån kontrollpunkterna. Tanken är att rapporten delvis ska redovisa förvaltningens upplevda nuläge och förutsättningarna för att leva upp till dataskyddslagstiftningens krav så beskrivande det går. Beredning Förvaltningen har i skrivelse den 26 oktober lämnat följande yttrande: Ett av syftena med dataskyddsförordningen (GDPR) är att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter, särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter. All behandling av personuppgifter måste följa de grundläggande principerna som anges i dataskyddsförordningen. Alingsås kommun har utsett dataskyddsombud (DSO) via avtal om samverkan i Göteborgs Regionen (GR). Dataskyddsombuden har både en stödjande och kontrollerande roll i dataskyddsarbetet. En av uppgifterna är att kontrollera att organisationen följer bestämmelser och interna styrdokument. Förvaltningens GDPR-samordnare och e-samordnare har tagit fram redovisningen. Sammanfattningsvis visar utredningen att vi har få personuppgiftsincidenter och att registrerades rättigheter följer riktlinjer och rutiner. Samhällsbyggnadsnämnden har få eller inga konsekvensbedömningar dokumenterade. Behandlingsregister finns och här behöver förvaltningen inrikta fortsatt arbete på djupare bedömningar av befintliga IT-system för att säkerställa att inte överföring av personuppgifter till tredje land (utanför EU) förekommer. Dataskyddsombuden kommer att analysera svaren och lämna sina kommentarer och rekommendationer utifrån de svar verksamheten lämnat och sammanställa resultatet i en4 slutrapport som lämnas till förvaltningen förhoppningsvis innan årsskiftet. Svaren från verksamheten kommer klippas in i slutrapporten ihop med dataskyddsombudens kommentarer och rekommendationer. Arbetsutskottet har behandlat ärendet under sitt sammanträde 14 november, § 164. Beslut Årskontroll för dataskyddsarbetet godkänns och översänds till dataskyddsombuden. Expedieras till dso@goteborgsregionen.se5

§ 192 2020.077 SBN Uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter inom samhällsbyggnadskontoret Ärendebeskrivning Huvudansvaret för arbetsmiljön vilar på arbetsgivaren. Det är arbetsgivarens ansvar att bedriva ett aktivt och praktiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsgivarens yttersta företrädare är kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige har fördelat arbetsmiljöuppgifter till nämnden i dess reglemente. Nämnden har därmed det övergripande ansvaret för att det finns ett fungerande arbetsmiljöarbete på förvaltningen. Det gemensamma reglementet för styrelsen och nämnder, antaget av kommunfullmäktige den 21 november 2018, § 197, gäller från och med den 1 januari 2019. I detta anges att styrelsen/nämnden är anställningsmyndighet för personal vid dess förvaltning, med undantag för förvaltningschef som anställs av kommunstyrelsen. Styrelsen/nämnden har hand om personalfrågor, inklusive arbetsmiljöfrågor, inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som anges i 10 § i kommunstyrelsens reglemente. Mot bakgrund av detta ska nämnden dels fatta beslut om att ge förvaltningschefen uppgifter i arbetsmiljöarbetet, dels ska nämndordförande fördela arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschefen. Fördelningen sker genom att ordförande och förvaltningschef undertecknar uppgiftsfördelningen. Förvaltningen fördelar i sin tur skriftligen arbetsmiljöuppgifter så långt ut i förvaltningen som är lämpligt. Beredning Förvaltningen har i skrivelse den 17 november lämnat följande yttrande. Den 29 augusti 2022, § 138, fattade samhällsbyggnadsnämnden beslut om att ge TF förvaltningschef, Hanna Jonsson från och med 30 augusti 2022, uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet med rätt att delegera arbetsmiljöuppgifter så lång ut i förvaltningen som är lämpligt (gällande områdena Samhällsplanering och offentlig utemiljö, Avfall samt GIS). Hanna Jonssons förordnande som förvaltningschef upphör 30 oktober och Cecilia Knutsson tillträder. Med anledning av det behöver samhällsbyggnadsnämnden fatta beslut om att ge Cecilia Knutsson uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet med rätt att delegera arbetsmiljöuppgifter så lång ut i förvaltningen som är lämpligt (gällande områdena Samhällsplanering och offentlig utemiljö, VA-avdelningen, Avfallsavdelningen samt enheten GIS) från och med 1 november 2022. Beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att ge TF förvaltningschef, Cecilia Knutsson, uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet (gällande områdena Samhällsplanering och offentlig utemiljö, VA-avdelningen, Avfallsavdelningen samt enheten GIS) med rätt för att delegera arbetsmiljöuppgifter så långt ut i förvaltningen som är lämpligt. Detta gäller från och med 1 november 2022.6 Nämndens ordförande fördelar arbetsmiljöuppgifter till respektive förvaltningschef genom att ordförande och förvaltningschef undertecknar uppgiftsfördelningen i dokumentet ”Fördelning av arbetsmiljöuppgifter nämnd till förvaltningschef”. Expedieras till SBF tf förvaltningschef7